Ministerio de Defensa Nacional

RESOLUCIÓN 4859 DE 2018

(Julio 9)

“Por la cual se adopta el modelo integrado de planeación y gestión, y se integra el modelo estándar de control interno, se conforma el comité institucional de gestión y desempeño y el subcomité de coordinación del sistema de control interno en la unidad de gestión general del Ministerio de Defensa Nacional”.

El Ministro de Defensa Nacional,

en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial la que le confiere el artículo 208 de la Constitución Política, el artículo 2º, numerales 2º, 7º y 8º del Decreto 4890 de 2011, y en desarrollo del Decreto 1499 de 2017 que modificó el Decreto 1083 de 2015, y

CONSIDERANDO:

Que los artículos 1º y 6º de la Ley 87 de 1993 definen qué se entiende por control interno y determina que la responsabilidad del control interno de los organismos y entidades públicas, recae en los representantes legales.

Que el artículo 13 de la Ley 87 de 1993 establece que los organismos y entidades de las Ramas del Poder Público deberán establecer un comité de coordinación del sistema de control interno.

Que la Ley 1753 de 2015, incluye en la estrategia transversal “seguridad, justicia y democracia para la construcción de la paz”, el objetivo de “modernizar y fortalecer las instituciones de seguridad y defensa” e identifica la necesidad de consolidar la planeación por capacidades y la iniciativa de sostenibilidad y eficiencia del gasto del sector con el fin de definir una estructura institucional que evolucione de manera consistente con los retos operacionales futuros y garantice la coherencia entre el marco presupuestal existente, las misiones y las capacidades de la fuerza pública.

Que el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015, por la cual se expide el plan nacional de desarrollo 2014-2018, integró en un solo sistema de gestión los sistemas de desarrollo administrativo y de gestión de la calidad, previstos en las leyes 489 de 1998 y 872 de 2003 respectivamente, el cual deberá articularse con el sistema de control interno consagrado en la Ley 87 de 1993 y en los artículos 27 al 29 de la Ley 489 de 1998, de tal manera que permita el fortalecimiento de los mecanismos, métodos y procedimientos de control al Interior de los organismos y entidades del Estado.

Que mediante resoluciones 984 de 2004 y 1385 de 2006, el Ministerio de Defensa Nacional adoptó el sistema de control interno y el modelo estándar de control interno MECI 1000:2005, respectivamente, lo anterior, en cumplimiento a lo ordenado mediante decretos 2539 de 2000, 1599 de 2005 y 2621 de 2006.

Que la Resolución 4942 de 2008, modificó la Resolución 1385 de 2006 en su artículo 28 designando los representantes de la alta dirección en la unidad de gestión general del ministerio de defensa nacional, el comando general de las Fuerzas Militares, las Fuerzas Militares y la Policía Nacional, con el fin de garantizar la operacionalización de las acciones necesarias para el desarrollo, implementación y mejoramiento de los sistemas de control interno y de gestión de la calidad.

Que mediante Resolución 3506 de 2008, se adoptó la política de gerencia pública activa en el sector defensa, siendo esta una iniciativa de articulación del modelo estándar de control interno (MECI), sistema de desarrollo administrativo (Sisteda) y el sistema de gestión de calidad, cuyo propósito era implementar en el desarrollo de sus procedimientos, mejores prácticas de gerencia, incentivar la cultura de la responsabilidad, la rendición de cuentas y la gestión por resultados en el sector defensa, armonizando en forma coherente los tres sistemas antes referenciados.

Que mediante la Resolución 5173 de 2008, modificada parcialmente por la Resolución 3803 de 2010 se adopta el manual de procedimientos o de operación, el manual de calidad, la política de calidad, los objetivos de calidad y el plan de trabajo para la implementación de la política de gerencia pública activa en la unidad de gestión general del Ministerio de Defensa Nacional.

Que mediante la Resolución 5176 de 2008 se adoptan las políticas generales para la administración de riesgos en la unidad de gestión general del Ministerio de Defensa Nacional.

Que mediante Resolución 188 de 2017 se adopta el modelo integrado de planeación y gestión en la unidad de gestión general del Ministerio de Defensa Nacional, se conforma el comité institucional de desarrollo administrativo de la unidad de gestión general del Ministerio de Defensa Nacional, y se dictan otras disposiciones.

Que el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015 establece que se reglamente y entre en aplicación el nuevo modelo de gestión, y se deroguen los artículos 15 al 23 de la Ley 489 de 1998 y la Ley 872 de 2003.

Que mediante el Decreto 1083 de 2015 se expidió el Decreto Único Reglamentario del sector de función pública y compiló en un solo cuerpo normativo los decretos reglamentarios vigentes de competencia del sector de la función pública, incluidos los atinentes a las siguientes materias: modelo integrado de planeación y gestión, y sistema de gestión de calidad.

Que el artículo 2.2.22.3.8 del Decreto 1083 de 2015 modificado por el Decreto 1499 de 2017 ordena la creación de un comité institucional de gestión y desempeño encargado de orientar la implementación y operación del modelo integrado de planeación y gestión y sustituirá los demás comités que tengan relación con el modelo y no sean obligatorios por mandato legal.

Que el Decreto 1499 de 2017 sustituyó el título 22 de la parte 2 del libro 2 del Decreto 1083 de 2015 en relación con el objeto e instancias de dirección y coordinación del sistema de gestión, las políticas de gestión y desempeño institucional y el modelo integrado de planeación y gestión. Así mismo actualizó el modelo integrado de planeación y gestión (definición, objetivos y campo de aplicación); se establece la articulación del sistema de gestión con el sistema de control interno; se determinan las políticas de gestión y desempeño institucional; se redefinen los comités sectoriales de gestión y desempeño; y se derogan los artículos 15 al 23 de la Ley 489 de 1998 y la Ley 872 de 2003.

Que mediante el Decreto 612 de 2018, se fijan directrices para la integración de los planes institucionales y estratégicos al plan de acción por parte de las entidades del Estado.

Que mediante Decreto 1008 de 2018, se establecen los lineamientos generales de la política de Gobierno Digital y se subroga el capítulo 1 del título 9 de la parte 2 del libro 2 del Decreto 1078 de 2015, decreto único reglamentario del sector de tecnologías de la información y las comunicaciones.

Que mediante Resolución 4240 de 2018, se deroga la política de gerencia pública activa para el sector defensa, con el fin de articular el modelo integrado de planeación y gestión (MIPG) en el sector defensa y el modelo estándar de control interno (MECI) y unificar la política de gerencia pública activa en un único sistema integrado de gestión y desempeño institucional, en virtud a lo establecido en el Decreto 1499 de 2017 y el Decreto 612 de 2018.

Que es necesario, de acuerdo a las disposiciones normativas, actualizar el modelo integrado de planeación y gestión (MIPG) en la unidad de gestión general del MDN e integrarlo con el modelo estándar de control interno (MECI); unificar la política de gerencia pública activa con estos nuevos arreglos institucionales en un único sistema integrado de gestión y desempeño institucional; sustituir el comité de desarrollo administrativo por el comité institucional de gestión y desempeño; crear el subcomité institucional de coordinación del sistema de control interno, y dictar otras disposiciones para el correcto funcionamiento del sistema de gestión y desempeño institucional y del sistema de control interno en la UGG.

RESUELVE:

TÍTULO I

De los sistemas de gestión y control de la unidad de gestión general del Ministerio de Defensa Nacional

CAPÍTULO I

Sistema de gestión y desempeño institucional de la unidad de gestión general del Ministerio de Defensa Nacional

ART. 1º—Sistema de Gestión y desempeño institucional de la unidad de gestión general del Ministerio de Defensa Nacional. Adóptese el sistema de gestión y desempeño institucional de la unidad de gestión general del Ministerio de Defensa Nacional que estará conformado por el conjunto de dependencias de la unidad, así como por las políticas, normas, recursos e información, que tienen por objeto dirigir la gestión pública al mejor desempeño institucional y a la consecución de resultados para la satisfacción de las necesidades y el goce efectivo de los derechos de los ciudadanos, en el marco de la legalidad y la integridad, de acuerdo con lo establecido por el Decreto 1499 de 2017.

PAR. 1º—El sistema de gestión de la unidad de gestión general integrará los antiguos sistemas de gestión de calidad y de desarrollo administrativo en un solo sistema, que en adelante se denominará sistema de gestión y desempeño institucional de la unidad de gestión general del Ministerio de Defensa Nacional.

PAR. 2º—El sistema de gestión se articulará con el sistema de control interno, de tal manera que permita el fortalecimiento de los mecanismos, métodos y procedimientos de control al interior de la unidad de gestión general.

PAR. 3º—El sistema de gestión se complementará y articulará, entre otros, con los sistemas nacional de servicio al ciudadano, de gestión de la seguridad y salud en el trabajo, de gestión ambiental y de seguridad de la información, a través del modelo integrado de planeación y gestión, y las políticas de gestión y desempeño institucional.

PAR. 4º—El sistema de gestión operará por procesos y procedimientos, y generará a través de ellos, los productos y servicios que se propongan en los planes de acción para el cumplimiento de la satisfacción de las expectativas del cliente interno y de los ciudadanos, en cumplimiento de las funciones de la unidad de gestión general y la normatividad vigente.

PAR. 5º—De acuerdo con el Decreto 1499 de 2017, la unidad de gestión general del Ministerio de Defensa Nacional podrá continuar certificándose bajo las normas nacionales e internacionales de calidad. Los sistemas certificados deberán integrarse y ajustarse a los principios, procedimientos y demás lineamientos del modelo integrado de planeación y gestión.

PAR. 6º—De manera transitoria se mantendrán algunos de los elementos y herramientas existentes que hacen parte integral del sistema de gestión de la UGG, los cuales serán actualizados bajo los nuevos lineamientos del modelo integrado de planeación y gestión en los plazos que a continuación se indica:

Documentos transitoriosDocumentos MIPGResponsablePlazo
Manual de procedimientos y demás documentos de la UGG que se encuentran en la Suite(i) Mapa de procesos
(ii) Procesos
(iii) Procedimientos
Directores, jefes de oficina y coordinadoresSegundo semestre de 2018
Manual de calidad Caracterización de productos y servicios

Caracterización de grupos de interés
Directores, jefes de oficina y coordinadores Segundo semestre de 2018
Política de calidad
Objetivos de calidad
Política de administración de riesgosGuía de administración de riesgosDirección de planeación y presupuestaciónSegundo semestre de 2018

CAPÍTULO II

Del sistema de control interno de la unidad de gestión general del Ministerio de Defensa Nacional

ART. 2º—Sistema de control interno de la unidad de gestión general del Ministerio de Defensa Nacional. Se mantendrá el sistema de control interno de la unidad de gestión general del Ministerio de Defensa Nacional estará compuesto por las dependencias de la unidad de gestión general y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos.

PAR. 1º—A través del modelo integrado de planeación y gestión se garantizará el funcionamiento del sistema de gestión y desempeño institucional y su articulación con el sistema de control interno en la unidad de gestión general.

PAR. 2º—El sistema de control interno previsto en la Ley 87 de 1993 y en la Ley 489 de 1998, se articulará al sistema de gestión y desempeño institucional de la unidad de gestión general en el marco del modelo integrado de planeación y gestión, a través de los mecanismos de control y verificación que permiten el cumplimiento de los objetivos y el logro de resultados de las entidades.

PAR. 3º—El control interno es transversal a la gestión y desempeño y se implementa a través del modelo estándar de control interno (MECI).

CAPÍTULO III

Del modelo de planeación y gestión de la unidad de gestión general del Ministerio de Defensa Nacional

ART. 3º—Adopción de la actualización del modelo integrado de planeación y gestión de la unidad de gestión general del Ministerio de Defensa Nacional. Adóptese el modelo integrado de planeación y gestión en la unidad de gestión general del Ministerio de Defensa Nacional, de acuerdo con lo establecido por el Decreto 1499 de 2017, para garantizar el funcionamiento del sistema de gestión y desempeño institucional de la unidad de gestión general del Ministerio de Defensa Nacional y su articulación con el sistema de control interno, el modelo integrado de planeación y gestión de la unidad de gestión general será el marco de referencia para dirigir, planear, ejecutar, hacer seguimiento, evaluar y controlar la gestión, con el fin de generar resultados que atiendan los planes de desarrollo y resuelvan las necesidades y problemas de los ciudadanos, con integridad y calidad en los servicios.

PAR.—Será responsabilidad de los líderes de las dimensiones y políticas del modelo integrado de planeación y gestión de la unidad de gestión general del Ministerio de Defensa Nacional, la implementación, seguimiento y evaluación, así como la definición de las oportunidades de mejora, que surjan como parte del sistema de gestión y desempeño institucional de la unidad de gestión general del Ministerio de Defensa Nacional.

ART. 4º—Objetivos del modelo integrado de planeación y gestión de la unidad de gestión general del Ministerio de Defensa Nacional. El modelo integrado de planeación y gestión, tendrá como objetivos.

1. Fortalecer el liderazgo y el talento humano bajo los principios de integridad y legalidad, como motores de la generación de resultados.

2. Agilizar, simplificar y flexibilizar la operación de las entidades para la generación de bienes y servicios que resuelvan efectivamente las necesidades de los ciudadanos.

3. Desarrollar una cultura organizacional fundamentada en la Información, el control y la evaluación para la toma de decisiones y la mejora continua.

4. Facilitar y promover la efectiva participación ciudadana en la planeación, gestión y evaluación de las entidades públicas.

5. Promover la coordinación entre entidades públicas para mejorar su gestión y desempeño.

ART. 5º—Dimensiones y políticas de gestión y desempeño institucional. El modelo integrado de planeación y gestión de la unidad de gestión general del Ministerio de Defensa Nacional está constituido sobre 7 dimensiones: (i) talento humano, (ii) direccionamiento estratégico y planeación, (iii) gestión con valores para resultados, (iv) evaluación de resultados, (v) información y comunicación, (vi) gestión del conocimiento y la innovación, y (vii) control interno. Cada dimensión se desarrolla a través de una o varias políticas de gestión y desempeño institucional, a saber:

1. Talento humano.

2. Integridad.

3. Planeación institucional.

4. Gestión presupuestal y eficiencia del gasto público.

5. Fortalecimiento organizacional y simplificación de procesos.

6. Transparencia, acceso a la información pública y lucha contra la corrupción.

7. Gestión documental.

8. Servicio al ciudadano.

9. Participación ciudadana en la gestión pública.

10. Racionalización de trámites.

11. Gobierno digital.

12. Seguridad digital.

13. Defensa jurídica.

14. Seguimiento y evaluación del desempeño institucional.

15. Gestión del conocimiento y la innovación.

16. Control Interno.

PAR.—Las políticas de gestión y desempeño institucional se regirán por las normas que las regulan o reglamentan y se implementarán a través de planes, programas, proyectos, metodologías y estrategias, siguiendo los lineamientos establecidos en el manual operativo del modelo emitido por el Departamento Administrativo de la Función Pública, y demás documentos relacionados.

ART. 6º—Los planes. A partir del plan estratégico del sector defensa, la unidad de gestión general del Ministerio de Defensa Nacional realizará su plan estratégico institucional y su plan de acción anual. El plan estratégico institucional constituye la principal carta de navegación de la unidad de gestión general del Ministerio de Defensa Nacional y contiene los objetivos estratégicos y metas para dar cumplimiento al plan estratégico del sector defensa, a la política de defensa y seguridad, al plan nacional de desarrollo y a los demás lineamientos del Gobierno nacional y del Ministro de Defensa Nacional. Esta herramienta es la base para la formulación del plan de acción anual, así como para el control, seguimiento y evaluación de los resultados en la gestión institucional. El plan estratégico institucional contendrá las acciones relacionadas con las políticas de gestión y desempeño institucional señaladas en el artículo 5 de esta resolución y se formulará para un periodo de cuatro (4) años. El plan de acción anual es la herramienta por medio de la cual la unidad de gestión general del Ministerio de Defensa Nacional identifica las acciones para el cumplimiento del plan nacional de desarrollo, del plan estratégico del sector defensa, del plan estratégico institucional, y de los demás lineamientos del Gobierno nacional y del Ministro de Defensa Nacional. Tiene como propósito describir los objetivos, acciones, responsables, costos e indicadores de gestión. El plan de acción anual se construye con fundamento en el plan estratégico institucional y contendrá las acciones para el cumplimiento de las políticas de gestión y desempeño institucional señaladas en el artículo 5º de esta resolución.

PAR.—El plan de acción anual de la unidad de gestión general del Ministerio de Defensa Nacional contendrá entre sus líneas de acción, los siguientes planes institucionales, de acuerdo con lo establecido por el artículo 1º del Decreto 612 de 2018. Los siguientes planes harán parte integral del plan de acción anual:

1. Plan institucional de archivos de la entidad (PINAR).

2. Plan anual de adquisiciones.

3. Plan anual de vacantes.

4. Plan de previsión de recursos humanos.

5. Plan estratégico de talento humano.

6. Plan institucional de capacitación.

7. Plan de incentivos institucionales.

8. Plan de trabajo anual en seguridad y salud en el trabajo.

9. Plan anticorrupción y de atención al ciudadano.

10. Plan estratégico de tecnologías de la información y las comunicaciones (PETT).

11. Plan de tratamiento de riesgos de seguridad y privacidad de la información.

12. Plan de seguridad y privacidad de la información.

CAPÍTULO II(sic)

Del modelo estándar de control interno (MECI) de la unidad de gestión general del Ministerio de Defensa Nacional

ART. 7º—Modelo estándar de control interno (MECI) de la unidad de gestión general del Ministerio de Defensa Nacional. Intégrese el modelo estándar de control interno MECI: 2014 al modelo integrado de planeación y gestión en la unidad de gestión general del Ministerio de Defensa Nacional (UGG) para garantizar el control interno transversal a la gestión y desempeño. El MECI será el marco de referencia que determine los parámetros de control necesarios para que la UGG establezca acciones, políticas, métodos, procedimientos, mecanismos de prevención, verificación y evaluación en procura del mejoramiento continuo de la administración pública.

ART. 8º—Definición de control interno. El MECI concibe el control interno como el sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una organización, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la Información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos.

ART. 9º—Principios del MECI. Los siguientes principios constituyen el fundamento para garantizar la efectividad del sistema de control interno y su implementación:

a) Autocontrol: Capacidad que deben desarrollar todos y cada uno de los servidores públicos de la Unidad, independientemente de su nivel jerárquico, para evaluar y controlar su trabajo, detectar desviaciones y efectuar correctivos de manera oportuna para el adecuado cumplimiento de los resultados que se esperan en el ejercido de su función, de tal manera que la ejecución de los procesos, actividades y/o tareas bajo su responsabilidad, se desarrollen con fundamento en los principios establecidos en la Constitución Política.

b) Autogestión: Capacidad de toda la unidad para interpretar, coordinar, aplicar y evaluar de manera efectiva, eficiente y eficaz la función administrativa que le ha sido asignada por la Constitución, la ley y sus reglamentos.

c) Autorregulación: Capacidad de toda la unidad para desarrollar y aplicar en su interior métodos, normas y procedimientos que permitan el desarrollo, implementación y fortalecimiento continuo del sistema de control interno, en concordancia con la normatividad vigente.

TITULO II

De los comités

CAPÍTULO I

Del comité institucional de gestión y desempeño de la unidad de gestión general del Ministerio de Defensa Nacional

ART. 10.—Conformación. Confórmese en la unidad de gestión general del Ministerio de Defensa Nacional el comité institucional de gestión y desempeño, el cual estará Integrado por los siguientes miembros:

1. El viceministro para la estrategia y planeación, quien lo presidirá.

2. El viceministro para las políticas y asuntos internacionales.

3. El viceministro del grupo social y empresarial del sector defensa (GSED) y bienestar.

4. El secretario general.

5. El secretario de gabinete.

6. Los directores.

7. Los jefes de oficinas asesoras.

8. El jefe de la oficina de control interno sectorial, quien asistirá a las reuniones con voz pero sin voto.

9. El director de planeación y presupuestación del Ministerio de Defensa Nacional, quien será el secretario técnico.

PAR. 1º—En los casos que el Ministro de Defensa Nacional asista al comité será él quien lo presida.

PAR. 2º—Serán invitados ocasionales los servidores públicos y/o particulares que, por las funciones y responsabilidades que cumple su dependencia frente a los requerimientos del modelo integrado de planeación y gestión, y del modelo estándar de control interno, les corresponda proporcionar la información necesaria para la toma de decisiones del comité. Los Invitados ocasionales asistirán a las reuniones con voz pero sin voto, y serán de obligatoria aceptación y cumplimiento.

Actuará como invitado con voz y voto el coordinador del grupo archivo general MDN, únicamente en aquellas sesiones donde se cumplan las funciones del comité interno de archivo conforme a lo establecido en el Decreto 2578 de 2012.

ART. 11.—Funciones. Son funciones del comité institucional de gestión y desempeño de la unidad de gestión general del Ministerio de Defensa Nacional, las siguientes:

1. Aprobar y hacer seguimiento, por lo menos una vez cada tres meses, a las acciones y estrategias adoptadas para la operación del modelo integrado de planeación y gestión, y del modelo estándar de control interno.

2. Articular los esfuerzos institucionales, recursos, metodologías y estrategias para asegurar la implementación, sostenibilidad y mejora del modelo integrado de planeación y gestión, y del modelo estándar de control interno.

3. Proponer al comité sectorial de gestión y desempeño, iniciativas que contribuyan al mejoramiento en la implementación y operación del modelo integrado de planeación y gestión, y del modelo estándar de control interno.

4. Presentar y aprobar los informes que el comité sectorial de gestión y el desempeño y los organismos de control requieran sobre la gestión y el desempeño.

5. Adelantar y promover acciones permanentes de autodiagnóstico para facilitar la valoración interna de la gestión.

6. Asegurar la implementación y desarrollo de las políticas de gestión y directrices en materia de seguridad digital y de la información.

7. Liderar, coordinar y facilitar la implementación del modelo integrado de planeación y gestión, y el modelo estándar de control interno.

8. Realizar seguimiento a la aplicación de cada una de las políticas de gestión y desempeño, a fin de proponer nuevas orientaciones bajo un enfoque por procesos, estableciendo los niveles de responsabilidad y autoridad.

9. Evaluar, de forma trimestral, la implementación del plan estratégico institucional y del plan de acción anual, así como el cumplimiento de las recomendaciones y lineamientos del comité sectorial de gestión y desempeño.

10. Hacer seguimiento al avance en la implementación del modelo integrado de planeación y gestión, y del modelo estándar de control interno, en el formulario único de reporte de avances de la gestión de las entidades de la Rama Ejecutiva del orden nacional (Furag).

11. Recomendar al Ministro de Defensa Nacional la adopción de decisiones y revisión de políticas internas a que haya lugar, con el propósito de lograr un desempeño institucional integral.

12. Cumplir con las funciones señaladas en los decretos 2609 de 2012, 2578 de 2012 y 1080 de 2015 en relación con la ley de archivo y el programa de gestión documental.

13. Las demás que tengan relación directa con la implementación, desarrollo y evaluación del modelo integrado de planeación y gestión, y del modelo estándar de control interno.

ART. 12.—Convocatoria. El comité institucional de gestión y desempeño de la unidad de gestión general del Ministerio de Defensa Nacional se reunirá en sesión ordinaria por lo menos una (1) vez cada trimestre, sin embargo, el comité se podrá reunir de manera extraordinaria en cualquier momento por solicitud de los integrantes, previa citación comunicada por el secretario técnico. El secretario técnico del comité procederá a convocar a los integrantes del mismo con al menos cinco (5) días de anterioridad, indicando día, hora y lugar de la reunión y el respectivo orden del día.

PAR. 1º—El comité podrá deliberar, votar y decidir en sesión virtual, utilizando los medios electrónicos idóneos, dejando constancia de lo actuado, por ese mismo medio, con los atributos de seguridad necesarios y en las actas que se elaboren de la respectiva sesión.

PAR. 2º—Cuando uno de los miembros del comité no pueda asistir a una sesión deberá comunicarlo por escrito, enviando a la secretaría técnica la correspondiente excusa, con la indicación de las razones de su inasistencia, lo cual se hará a más tardar tres (3) días hábiles siguientes a la respectiva sesión.

ART. 13.—Quórum deliberatorio y adopción de las decisiones. El comité institucional de gestión y desempeño de la unidad de gestión general del Ministerio de Defensa Nacional deliberará y decidirá como mínimo con la mitad más uno de sus integrantes con voz y voto. Las proposiciones serán aprobadas por la mayoría simple, es decir la mitad más uno de los miembros asistentes a la sesión.

ART. 14.—Secretaría técnica. El director de planeación y presupuestación del Ministerio de Defensa Nacional ejercerá la secretaría técnica del comité institucional de gestión y desempeño de la unidad de gestión general del Ministerio de Defensa Nacional, quien tendrá a su cargo las siguientes funciones:

1. Proponer al comité estrategias para incluir en el plan estratégico institucional de la UGG y en el plan de acción anual de la UGG para dar cumplimiento a las políticas de gestión y desempeño institucional.

2. Realizar seguimiento a la implementación del modelo integrado de planeación y gestión, y del modelo estándar de control interno, a través del Furag, a los indicadores de la ley de transparencia y a los indicadores de implementación de la estrategia de GEL y demás herramientas que el Gobierno nacional destine para este propósito.

3. Presentar al comité los resultados de los instrumentos de evaluación de la gestión pública y los indicadores de gestión y estratégicos de la UGG, así como las oportunidades de mejora que se identifiquen, entre los cuales están: la evaluación del Furag, los indicadores de la ley de Transparencia, los indicadores de la implementación de la estrategia de Gobierno en línea, los indicadores de la actividad litigiosa que mide la agenda nacional de defensa jurídica del Estado.

4. Coordinar las reuniones, convocar a los integrantes e invitados, elaborar el orden del día de la reunión, verificar el quórum y realizar seguimiento a los compromisos.

5. Preparar, consolidar y presentar los documentos, informes o material que se requiera para el normal desarrollo de las sesiones.

6. Elaborar, divulgar y conservar las actas de cada sesión. El acta deberá estar debidamente elaborada y suscrita por el presidente y el secretario técnico, dentro de los diez (10) días siguientes a cada sesión.

7. Las demás que le asigne el comité y por la normatividad que rige la materia.

CAPÍTULO II

Subcomité institucional de coordinación del sistema de control interno de la unidad de gestión general del Ministerio de Defensa Nacional

ART. 15.—Conformación. Confórmese el subcomité de coordinación del sistema de control interno de la unidad de gestión general, de acuerdo con lo establecido en el artículo 26 de la Resolución 4240 de 2018, el cual estará integrado por los siguientes miembros:

1. El viceministro para la estrategia y planeación, quien lo presidirá.

2. El viceministro para las políticas y asuntos internacionales.

3. El viceministro del grupo social y empresarial del sector defensa (GSED) y bienestar.

4. El secretario general.

5. El secretario de gabinete.

6. Los directores.

7. Los jefes de oficinas asesoras.

8. El jefe de la oficina de control interno sectorial, quien será el secretario técnico, y asistirá a las reuniones con voz pero sin voto.

PAR. 1º—En los casos que el Ministro de Defensa Nacional asista al comité será él quien lo presida.

PAR. 2º—Serán invitados ocasionales los servidores públicos y/o particulares que, por las funciones y responsabilidades que cumple su dependencia frente a los requerimientos del modelo integrado de planeación y gestión, y del modelo estándar de control interno, les corresponde proporcionar la información necesaria para la toma de decisiones del subcomité. Los invitados ocasionales asistirán a las reuniones con voz pero sin voto.

PAR. 3º—En caso de supresión de cargos o cambio de denominación de los mismos, se entenderá que hará parte del Subcomité quien tenga autoridad y responsabilidades equivalentes del citado en el presente acto administrativo.

ART. 16.—Funciones. Son funciones del subcomité institucional de coordinación de sistema de control interno de la unidad de gestión general, las siguientes:

1. Evaluar el estado del sistema de control interno en la entidad de acuerdo con las características propias de la UGG y aprobar las modificaciones, actualizaciones y acciones de fortalecimiento del sistema a partir de la normatividad vigente, los informes presentados por el Jefe de Control Interno Sectorial, organismos de control y las recomendaciones del equipo MIPG-MECI.

2. Revisar la ejecución del plan anual de auditoría, hacer sugerencias y seguimiento a las recomendaciones producto de la ejecución del plan de acuerdo con lo dispuesto en el estatuto de auditoría, basado en la priorización de los temas críticos según la gestión de riesgos de la administración.

3. Revisar la información contenida en los estados financieros de la entidad y hacer las recomendaciones a que haya lugar.

4. Servir de instancia para resolver las diferencias que surjan en desarrollo del ejercicio de auditoría interna para realizar los correspondientes planes de mejoramiento.

5. Conocer y resolver los conflictos de interés del jefe de control interno sectorial cuando afecten la independencia de la auditoría.

6. Someter a aprobación del representante legal la política de administración del riesgo y hacer seguimiento, en especial a la prevención y detección de fraude y mala conducta.

7. Las demás funciones afines y complementarias que determine la normatividad vigente necesarias para cumplir su objetivo.

ART. 17.—Convocatoria. El subcomité se reunirá en sesión ordinaria por lo menos una (1) vez cada semestre. Sin embargo, el Subcomité se podrá reunir de manera extraordinaria en cualquier momento por solicitud de los integrantes, previa citación comunicada por el secretario técnico. El secretario técnico del subcomité procederá a convocar a los integrantes del mismo con al menos cinco (5) días de anterioridad, indicando día, hora y lugar de la reunión y el respectivo orden del día.

PAR. 1º—El subcomité podrá deliberar, votar y decidir en sesión virtual, utilizando los medios electrónicos idóneos, dejando constancia de lo actuado, por ese mismo medio, con los atributos de seguridad necesarios y en las actas que se elaboren de la respectiva sesión.

PAR. 2º—Cuando uno de los miembros del subcomité no pueda asistir a una sesión deberá comunicarlo por escrito, enviando a la secretaría técnica la correspondiente excusa, con la indicación de las razones de su inasistencia, lo cual se hará a más tardar tres (3) días hábiles siguientes a la respectiva sesión,

ART. 18.—Quórum deliberatorio y adopción de las decisiones. El subcomité deliberará y decidirá como mínimo con la mitad más uno de sus integrantes con voz y voto. Las proposiciones serán aprobadas por la mayoría simple, es decir la mitad más uno de los miembros asistentes a la sesión.

ART. 19.—Secretaría técnica. El jefe de la oficina de control interno sectorial del Ministerio de Defensa Nacional ejercerá la secretaría técnica del subcomité, quien tendrá a su cargo las siguientes funciones:

1. Coordinar las reuniones, convocar a los integrantes e invitados, elaborar el orden del día de la reunión, verificar el quórum y realizar seguimiento a los compromisos.

2. Preparar, consolidar y presentar los documentos, informes o material que se requiera para el normal desarrollo de las sesiones.

3. Proponer al subcomité estrategias para incluir en el plan estratégico institucional de la UGG y en el plan de acción anual de la UGG para dar cumplimiento a las políticas de gestión y desempeño institucional, y la implementación del modelo integrado de planeación y gestión, y del modelo estándar de control interno.

4. Presentar al subcomité los resultados de la evaluación del MECI, los resultados de las auditorías, de las investigaciones de las denuncias recibidas por la línea de honor 163, y otros instrumentos diseñados para medir el riesgo en el Ministerio de Defensa Nacional (UGG).

5. Elaborar, divulgar y conservar las actas de cada sesión. El acta deberá estar debidamente elaborada y suscrita por el presidente y el secretario técnico, dentro de los diez (10) días siguientes a cada sesión.

6. Las demás que le asigne el subcomité y por la normatividad que rige la materia.

CAPÍTULO IV(sic)

Roles y responsabilidades

ART. 20.—Representante de la alta dirección. Para efectos de liderar, articular y operativizar la implementación y mejora de los sistemas de gestión y desempeño institucional, y de control interno, basados en el modelo integrado de planeación y gestión, y en el modelo estándar de control interno, el viceministro para la estrategia y planeación de acuerdo con el artículo 31 de la Resolución 4020 de 2018 (sectorial MIPG), en concurso con los comités institucional de gestión y desempeño y de coordinación de control interno de la unidad de gestión general del Ministerio de Defensa Nacional, y con los líderes de dimensión y de políticas de gestión y desempeño institucional, por lo cual podrá requerir la información que considere necesaria y citar a las reuniones pertinentes para el cumplimiento de los objetivos propuestos, así como conformar los respectivos equipos técnicos que estime necesarios para el cumplimiento de la función delegada.

PAR. 1º—El representante de la alta dirección está facultado para expedir actos administrativos para la adopción de políticas y metas, de manuales y guías, planes de implementación y herramientas gerenciales, encaminados a implementar el sistema de gestión y desempeño institucional y el sistema de control interno basado en el modelo integrado de planeación y gestión, y en el modelo estándar de control interno.

PAR. 2º—El grupo de gestión y valor público se encargará de poner en conocimiento los actos administrativos a que hace referencia el parágrafo anterior al equipo MIPG-MECI, quienes se encargarán de apoyar su implementación en la dependencia que representa.

ART. 21.—Líderes de dimensión y de políticas. Para la implementación del modelo integrado de planeación y gestión, y del modelo estándar de control interno, se designan líderes y responsables de las dimensiones y las políticas de gestión y desempeño institucional, quienes deberán implementar, controlar, hacer seguimiento y mejorar los procesos, procedimientos, políticas e instrumentos que garanticen la consecución de los resultados de la unidad de gestión general del Ministerio de Defensa Nacional, como se presenta a continuación:

Dimensión: talento humano
Líder de la dimensión: secretario general
Política del MIPG 2.0Elemento del MECILíderResponsablesProductosHerramientas de seguimiento
Gestión estratégica del talento humano• Acuerdos, compromisos o protocolos éticos
• Desarrollo del talento humano
• Estructura organizacional control de riesgos
Director administrativo• Coordinador grupo talento humano
• Jefe oficina de sistemas
• Procesos y procedimientos
• Plan estratégico de gestión de talento humano
• Plan anual de vacantes
• Plan anual institucional de capacitación (PIC)
• Plan de bienestar e incentivos
• Plan de previsión de recursos humanos
• Plan de inducción y reinducción
• Plan anual de trabajo de seguridad y salud en el trabajo
• Acuerdos de gestión
• Evaluación de desempeño
• Manual de funciones y competencias laborales
• Productos de las políticas de gobierno digital y seguridad digital
• Sistema de seguridad y salud en el trabajo
• Sistema de información y gestión del empleo público (SIGEP)
• Sistema de información y administración del talento humano (SIATH)
• Formulario único reporte de avance de la gestión (FURAG II)
• Encuesta sobre ambiente y desempeño institucional DANE (EDI)
• Índice sistémico de desempeño institucional
• Encuesta de clima organizacional
• Evaluación MECI
• Transparencia por Colombia
• Transparencia internacional
Integridad • Acuerdos, compromisos o protocolos éticos
• Control de riesgos
Director administrativo• Coordinador grupo talento humano • Procesos y procedimientos
• Valores éticos y principios
• Acuerdos y compromisos éticos
• Código de integridad (Ética)
• Productos de las políticas de gobierno digital y seguridad digital
• Sistema integrado peticiones, quejas, reclamos y denuncias (PQRD)
• Formulario único reporte de avance de la gestión (FURAG II)
• Índice sistémico de desempeño institucional
• Encuesta sobre ambiente y desempeño institucional - DANE (EDI)
• Encuesta de clima organizacional
• Barómetro ético OCI- UGG
• Evaluación MECI
• Transparencia por Colombia
• Transparencia internacional

Dimensión: direccionamiento estratégico y planeación
Líder de la dimensión: viceministro para la estrategia y planeación
PolíticaElemento del MECILíderResponsablesProductosHerramientas de seguimiento
Planeación institucional • Planes, programas y
proyectos
• Control del
riesgos
• Indicadores
de gestión
Director de planeación y presupuestación• Director de políticas y consolidación de la seguridad
• Director de estudios estratégicos
• Director de planeación y presupuestación
• Director de proyección de capacidades
• Responsables indicadores estratégicos
• Coordinador grupo de gestión y valor público
• Visión y misión
• Procesos y procedimientos
• Política del sector seguridad y defensa
• Plan estratégico sectorial - guía de planeamiento estratégico
• Plan estratégico institucional
• Plan de acción anual
• Plan anticorrupción y de atención al ciudadano
• Indicadores estratégicos y metas de gobierno
• Productos de las políticas de gobierno digital y seguridad digital
• Sistema de gestión:
Suite visión empresarial
• Sistema de seguimiento a metas de gobierno -(Sismeg)
• Sistema nacional de evaluación de gestión y resultados (Sinergia)
• Formulario único reporte de avance de la gestión (Furag II)
• Índice sistémico de desempeño institucional
• Evaluación MECI
• Transparencia por Colombia
• Transparencia internacional
Gestión presupuestal y eficiencia del gasto público• Planes programas y proyectos
• Control de riesgos
• Indicadores de gestión
Director administrativo • Director administrativo
• Coordinador grupo de adquisiciones
• Coordinador grupo logístico
• Director de finanzas
• Coordinador grupo control presupuestal de la dirección de finanzas
• Coordinador del grupo financiero
• Director de contratación
• Director planeación y presupuestación
 • Sistema electrónico de contratación pública (Secop)
• Sistema integrado de información financiera (SIIF)
• Sistema unificado de inversiones y finanzas públicas (SUIFP)
• Security Cooperation Information Portal (SCIP)
• Portal transparencia económica (PTE)
• Sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo (SGDEA)
• Encuesta sobre ambiente y desempeño institucional DANE (EDI)

Dimensión: direccionamiento estratégico y planeación
Líder de la dimensión: viceministro para la estrategia y planeación
PolíticaElemento del MECILíderResponsablesProductosHerramientas de seguimiento
   • Jefe oficina asesora de sistemas • Procesos y procedimientos
• Anteproyecto de presupuesto
• Plan Anual de adquisiciones
• Programación y ejecución presupuestal (ingresos y gastos)
• Programa anual de caja (PAC)
• Proyectos de inversión
• Política Cero Papel
• Política ambiental
• Productos de las políticas de gobierno digital y seguridad digital
• Sistema de gestión ambiental
• Formulario único reporte de avance de la gestión (Furag II) índice sistémico de desempeño institucional
• Evaluación MECI
• Transparencia por Colombia
• Transparencia internacional

Dimensión: gestión con valores para resultados
Líder de la dimensión: secretario general
A) de la ventanilla hacia adentro
PolíticaElemento del MECILíderResponsablesProductosHerramientas de seguimiento
Fortalecimiento organizacional y simplificación de procesos • Modelo de operación por procesos
• Políticas de operación
• Control de riesgos
Director planeación y presupuestación• Director administrativo
• Coordinador grupo talento humano
• Jefe oficina de sistemas
• Coordinador grupo de gestión y valor público
• Mapa de procesos
• Mapas de riesgo
• Políticas de administración de riesgos
• Caracterización de procesos
• Procedimientos guías
• Productos de las políticas de gobierno digital y seguridad digital
• Página Web MDN
• Sistema de gestión: suite visión empresarial
• Formulario único reporte de avance de la gestión (Furag II)
• Evaluación MECI
Seguridad digital • Información y comunicación
• Control de riesgos
Jefe oficina asesora de sistemas • Administradores funcionales y técnicos de los sistemas de información administrados por la UGG
• Administradores de hardware en la UGG
• Procesos y procedimientos
• Plan estratégico institucional de las tecnologías y la información (PETI)
• Plan de seguridad y privacidad de la información
• Plan de tratamiento de riesgos de seguridad y privacidad de la información
• Política de manejo de datos personales
• Protocolo de Internet
• Plan de ajuste tecnológico
• Subsistema de gestión de seguridad de la información
• Formulario único reporte de avance de la gestión (Furag II)
• Evaluación MECI
Gobierno digital • Información y comunicación
• Control de riesgos
Jefe oficina asesora de sistemas Líderes de las otras 15 políticas de gestión y desempeño institucional, en lo que a cada uno respecta. • Procesos y procedimientos
• Plan estratégico institucional de las tecnologías y la información (PETI)
• Productos específicos de la estrategia de Gobierno en Línea en las 4 dimensiones de la estrategia: TIC para servicios, TIC para gobierno abierto, TIC para la gestión, y seguridad y privacidad de la información.
• Indicadores GEL
• Formulario único reporte de avance de la gestión (Furag II)
• Evaluación MECI
• Transparencia por Colombia
• Transparencia internacional
Defensa jurídica • Política de operación
• Control de riesgos
Director asuntos legales• Grupo contencioso constitucional
• Comité de conciliación y defensa jurídica
• Fondetec
• Procesos y procedimientos
• Políticas de prevención del daño antijurídico
• Políticas de conciliación
• Políticas y estrategias de defensa judicial
• Políticas de aplicación de mecanismos alternativos de resolución de conflictos
• Políticas de recuperación de dineros públicos
• Productos de las políticas de gobierno digital y seguridad digital
• Sistema único de gestión e información de la actividad litigiosa del Estado (eKOGUI)
• Informes de la actividad litigiosa de la ANDJE
• Formulario único reporte de avance de la gestión (Furag II)
• Evaluación MECI
B) Relación Estado - ciudadano
PolíticaElemento del MECILíderResponsablesProductosHerramientas de seguimiento
Transparencia, acceso a la información pública y lucha contra la corrupción• Autoevaluación del control y gestión
• Auditoría interna
• Plan de mejoramiento
• Políticas de operación
• Control de riesgos
Secretario de gabinete • Director de comunicación sectorial
• Jefe oficina asesora de sistemas
• Director de contratación estatal
• Coordinador grupo de atención y orientación ciudadana
• Coordinador grupo de gestión y valor público
• Jefe oficina control interno sectorial
• Directores técnicos
• Procesos y procedimientos
• Plan anticorrupción y atención al ciudadano
• Política de servicio al ciudadano.
• Código de integridad (ética)
• Página web MDN
• Plan estratégico de comunicaciones
• Productos de las políticas de gobierno digital y seguridad digital
• Sistema electrónico de contratación pública (Secop)
• Portal transparencia económica (PTE)
• Formulario único reporte de avance de la gestión (Furag II)
• índice sistémico de desempeño institucional
• Sistema integrado peticiones, quejas, reclamos y denuncias (PQRD)
• Formulario de la PGN
- Seguimiento a la ley de transparencia
• Barómetro ético OCI-UGG
• Evaluación MECI
• Transparencia por Colombia
• Transparencia internacional
• Informes línea de honor
• Auditorías internas y externas
Servicio al ciudadano • Información y comunicación
• Control de riesgos
Secretario general• Coordinador grupo de atención y orientación ciudadana
• Jefe oficina asesora de sistemas
• Directores técnicos
• Procesos y procedimientos
• Plan anticorrupción y atención al ciudadano
• Caracterización de usuarios
• Evaluación de la satisfacción del usuario
• Solución a peticiones, quejas, reclamos y denuncias (PQRD)
• Trámites y servicios en línea
• Productos de las políticas de gobierno digital y seguridad digital
• Sistema nacional de servicio al ciudadano
• Sistema integrado peticiones, quejas, reclamos y denuncias (PQRD)
• Sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo (SGDEA)
• Sistema único de información de trámites (SUIT)
• Formulario único reporte de avance de la gestión (FURAG II)
• Evaluación MECI

Dimensión: gestión con valores para resultados
Líder de la dimensión: secretario general
A) de la ventanilla hacia adentro
PolíticaElemento del MECILíderResponsablesProductosHerramientas de seguimiento
Racionalización de trámites• Modelo de operación por procesos
• Información y comunicación
• Control de riesgos
Secretario general • Coordinador grupo de atención y orientación ciudadana
• Jefe oficina asesora de sistemas
• Directores técnicos con trámites a cargo
• Procesos y procedimientos
• Plan anticorrupción y atención al ciudadano
• Trámites y servicios en línea
• Evaluación de la satisfacción del usuario
• Productos de las políticas de gobierno digital y seguridad digital
• Sistema único de información de trámites (SUIT)
• Sistema integrado peticiones, quejas, reclamos y denuncias (PQRD)
• Página web MDN
• Formulario único reporte de avance de la gestión (Furag II)
• Evaluación MECI
Participación ciudadana en la gestión pública • Información y comunicación
• Control de riesgos
Secretaría de gabinete • Coordinador grupo de atención y orientación ciudadana
• Jefe oficina asesora de sistemas
• Director de asuntos legales
• Directores técnicos con políticas y programas a cargo
• Procesos y procedimientos
• Plan anticorrupción y atención al ciudadano
• Participación por medios electrónicos
• Consultas a la ciudadanía
• Plan estratégico de comunicaciones
• Productos de las políticas de gobierno digital y seguridad digital
• Página web MDN
• Formulario único reporte de avance de la gestión (Furag II)
• Evaluación MECI

Dimensión: evaluación de resultados
Líder de la dimensión: viceministro para la estrategia y planeación
PolíticaElemento del MECILíderResponsablesProductosHerramientas de seguimiento
Seguimiento y evaluación del desempeño institucional • Indicadores de gestión
• Control de riesgos
Director planeación y presupuestación• Coordinador grupo de gestión y valor público • Procesos y procedimientos
• Identificación aspectos para la formulación de planes de mejoramiento por política de gestión y desempeño institucional a cargo de cada líder.
• Productos de las políticas de gobierno digital y seguridad digital
• Sistema de gestión: Suite Visión empresarial (evaluación plan estratégico institucional y plan de acción anual)
• Sistema de seguimiento a metas de gobierno (Sismeg)
• Sistema nacional de evaluación de gestión y resultados (Sinergia)
• Formulario único reporte de avance de la gestión (Furag II)

Dimensión: información y comunicación
Líder de la dimensión: secretario de gabinete
PolíticaElemento del MECILíderResponsablesProductosHerramientas de seguimiento
Transparencia, acceso a la información pública y lucha contra la corrupción • Autoevaluación del control y gestión
• Auditoría interna
• Plan de mejoramiento
• Políticas de operación
• Control de riesgos
Secretario de gabinete• Director de comunicación sectorial
• Jefe oficina asesora de sistemas
• Director de contratación estatal
• Coordinador grupo de atención y orientación ciudadana
• Coordinador grupo de gestión y valor público
• Jefe oficina control interno sectorial
• Directores técnicos
• Procesos y procedimientos
• Plan anticorrupción y atención al ciudadano
• Política de servicio al ciudadano
• Código de integridad (ética)
• Página web MDN
• Plan estratégico de comunicaciones
• Productos de las políticas de gobierno digital y seguridad digital
• Sistema electrónico de contratación pública (Secop)
• Portal transparencia económica (PTE)
• Formulario único reporte de avance de la gestión (Furag II)
• Índice sistémico de desempeño institucional
• Sistema integrado peticiones, quejas, reclamos y denuncias (PQRD)
• Formulario de la PGN - seguimiento a la ley de transparencia
• Barómetro ético OCI UGG
• Evaluación MECI
• Transparencia por Colombia
• Transparencia internacional
• Informes línea de honor
• Auditorías internas y externas
Gestión
documental

• Información y comunicación
• Control de riesgos
Director administrativo • Director de comunicación sectorial
• Coordinador de archivo
• Jefe oficina asesora de sistemas
• Procesos y procedimientos
• Política editorial y de actualización
• Plan institucional de gestión de archivos (Pinar)
• Programa de gestión documental
• Tablas de retención documental
• Tablas de valoración documental
• Productos de las políticas de gobierno digital y seguridad digital
• Sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo (SGDEA)
• Sistema integrado peticiones, quejas, reclamos y denuncias (PQRD)
• Página web-MDN

Dimensión: gestión del conocimiento y la innovación
Líder de la dimensión: director administrativo
PolíticaElemento del MECILíderResponsablesProductosHerramientas de seguimiento
Gestión del conocimiento y la innovación • Información y comunicación
• Desarrollo del talento humano
• Control de riesgos
Director administrativo • Director de estudios estratégicos
• Coordinador grupo talento humano
• Administradores funcionales de los sistemas de información administrados por la UGG
• Oficina asesora de sistemas directores técnicos y jefes de oficina
• Procesos y procedimientos
• Libro blanco de estadísticas de seguridad y defensa
• Política de identificación del conocimiento, su desarrollo, formalización, transferencia, apropiación, uso y medición de la gestión del mismo.
• Política de Gobierno de información para cada sistema de información administrado por la UGG
• Plan estratégico de comunicaciones
• Programa de gestión documental
• Plan institucional y de capacitación (PIC)
• Proceso de inducción y reinducción
• Política de innovación enfocada a la mejora de procesos internos y la generación de eficiencias
• Productos de las políticas de gobierno digital y seguridad digital
• Página web -MDN
• Intranet MDN
• Formulario único reporte de avance de la gestión (Furag II)

Dimensión: control interno
Líder de la dimensión: jefe de la oficina de control interno sectorial
PolíticaElemento del MECILíderResponsablesProductosHerramientas de seguimiento
Control interno• Acuerdos, compromisos o protocolos éticos
• Autoevaluación del control y gestión
• Auditoría interna
• plan de mejoramiento
Jefe de oficina de control interno sectorial • Ministro
• Viceministros y secretarios
• Directores técnicos y jefes de oficina
• Todos los funcionarios
• Comité institucional de coordinación de control interno
• Procesos y procedimientos
• Informe del Estado de Sistema de Control Interno
• Informe pormenorizado de control interno
• Programa anual de auditoría auditorías
• Productos de las políticas de gobierno digital y seguridad digital
• Sistema de gestión: Suite Visión empresarial
• Formulario único reporte de avance de la gestión (Furag II)
• Evaluación MECI
• Auditorías internas y externas
• Evaluación planes de mejoramiento

PAR. 1º—Los líderes de las dimensiones y de las políticas de gestión y desempeño institucional deberán garantizar la aplicación de las políticas de gobierno digital y seguridad digital, así como los elementos del modelo estándar de control interno, en el desarrollo de su respectiva dimensión.

PAR. 2º—Los productos antes señalados son los mínimos que se deben generar en desarrollo de cada dimensión y política. No obstante, los líderes podrán incorporar nuevos productos que consideren necesarios para su cumplimiento.

PAR. 3º—Los líderes de las políticas de gestión y desempeño institucional deberán presentar ante el líder de la dimensión, y este a la secretaria técnica del comité, previo a la reunión del comité, un informe ejecutivo con periodicidad semestral, que señale las acciones adelantadas frente a la política de gestión y desempeño institucional correspondiente, con sus respectivos soportes.

ART. 22.—Equipos de trabajo temáticos. Para el desarrollo de las políticas de gestión y desempeño institucional, los líderes de las políticas de gestión y desempeño institucional deberán conformar equipos de trabajo, los cuales presentarán propuestas y estrategias de operación para la implementación y sostenibilidad de la política correspondiente, y realizar los ajustes que el comité institucional de gestión y desempeño considere necesarios en cada uno de los procesos. Los equipos de trabajo temáticos tendrán las siguientes funciones:

1. Construir para aprobación del comité institucional gestión y desempeño los planes que incorporen acciones y lineamientos que permitan dar cumplimiento a los requerimientos de las políticas de gestión y desempeño institucional establecidos en el modelo integrado de planeación y gestión, y del modelo estándar de control interno.

2. Dar cumplimiento a los planes, acciones y lineamientos definidos por el comité institucional de gestión y desempeño y del comité de coordinación de control interno para dar cumplimiento a los requerimientos de las políticas de gestión y desempeño institucional establecidos en el modelo integrado de planeación y gestión, y en el modelo estándar de control interno.

3. Presentar el seguimiento a los planes y las acciones realizadas en desarrollo de la mejora del modelo gestión y desempeño institucional, y del modelo estándar de control interno.

PAR.—El líder de la dimensión deberá informar a la secretaría técnica los nombres, cargos, responsabilidades de los integrantes de los equipos de trabajo temático.

ART. 23.—Funciones de los líderes de dimensiones del modelo de planeación y gestión. Los líderes de dimensión tendrán las siguientes funciones:

1. Implementar el modelo integrado de planeación y gestión, y el modelo estándar de control interno, de acuerdo con su competencia.

2. Aplicar los lineamientos emitidos por el comité institucional de gestión y desempeño, el comité sectorial de gestión y desempeño, y el comité de coordinación de control interno.

3. Proponer actividades, metas y acciones de mejora con el fin de cumplir los objetivos y metas propuestas en los planes estratégicos institucional y sectorial, en lo que a cada uno respecta.

4. Efectuar seguimiento a las acciones realizadas por los equipos de trabajo temáticos para presentar informes al comité de gestión y desempeño institucional.

5. Publicar los planes relacionados en el Decreto 612 de 2018, y las evaluaciones a los mismos, garantizando el cumplimiento de los plazos establecidos.

ART. 24.—Equipo MIPG-MECI. Para la unidad de gestión general del Ministerio de Defensa, este equipo estará integrado por los gestores de valor público, de que trata el artículo 1º, literal (q) de la Resolución 5310 de 2016, quienes al interior de sus dependencias apoyarán al ministro, viceministros, secretarios, directores o jefes de oficina, en la implementación del modelo integrado de planeación y gestión, y del modelo estándar de control interno.

ART. 25.—Roles y responsabilidades del equipo MIPG-MECI, el equipo MIPG-MECI cumplirá los siguientes roles y responsabilidades:

a) Apoyar el proceso de implementación y fortalecimiento continuo del modelo integrado de planeación y gestión, y el modelo estándar de control interno bajo las orientaciones del representante de la alta dirección.

b) Capacitar a los servidores de su dependencia en el modelo integrado de planeación y gestión, y en el modelo estándar de control interno, e informar los avances en la implementación y fortalecimiento continuo de los mismos.

c) Asesorar a las dependencias en la implementación y fortalecimiento continuo del modelo integrado de planeación y gestión, y del modelo estándar de control interno.

d) Revisar, analizar y consolidar la información para presentar propuestas para la implementación y fortalecimiento continuo del modelo integrado de planeación y gestión, y del modelo estándar de control interno, al representante de la alta dirección, para su aplicación.

e) Realizar seguimiento a las acciones de implementación y fortalecimiento continuo e informar los resultados al representante de la alta dirección, para la toma de decisiones.

ART. 26.—Responsabilidad de los servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas. Los servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas, son responsables de la operatividad eficiente de los procesos, actividades y tareas a su cargo; de la autoevaluación permanente a los resultados de su labor, como parte del cumplimiento de las metas previstas por la dependencia a la cual pertenecen; del autocontrol en sus puestos de trabajo, con el fin de detectar las desviaciones que puedan entorpecer el desarrollo de sus funciones, como parte fundamental y eje principal de la correcta implementación y fortalecimiento continuo y permanente del sistema de gestión y desempeño institucional, y del sistema de control interno.

CAPÍTULO IV(sic)

Disposiciones finales

ART. 27.—Oficina de control interno sectorial. La oficina de control interno sectorial evaluará el funcionamiento del sistema de gestión y desempeño institucional de la unidad de gestión general del Ministerio de Defensa Nacional, y el sistema de control interno de la unidad de gestión general del Ministerio de Defensa Nacional, a través de la implementación del modelo integrado de planeación y gestión, y del modelo estándar de control interno. Así mismo, en cumplimiento del artículo 9º de la Ley 87 de 1993, efectuará lo pertinente para medir y evaluar la eficiencia, eficacia y economía de los controles y demás responsabilidades que le sean asignadas por ley.

PAR.—La evaluación independiente que realiza la oficina de control interno sectorial, deberá enfocarse en la revisión de los aspectos definidos en el modelo integrado de planeación y gestión, para garantizar su implementación. Adicionalmente, los líderes de las dimensiones y políticas serán los responsables de asegurar el avance en los temas de su competencia.

ART. 28.—La asistencia a los comités, así como a las reuniones de coordinación no genera honorarios, ni asignación de ninguna clase para los miembros.

ART. 29.—Vigencia y derogatorias. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga:

Resolución 5173 de 2008 (por la cual se adopta el manual de procedimientos, el manual de calidad, la política de calidad, los objetivos de calidad y el plan de trabajo de implementación de la política de gerencia pública activa de la unidad de gestión general).

Resolución 5176 de 2008 (por la cual se adoptan las políticas generales para la administración de riesgos en la unidad de gestión general).

Resolución 3803 de 2010 (por la cual por se modifica parcialmente la resolución por la cual se adopta el manual de procedimientos, el manual de calidad, la política de calidad, los objetivos de calidad y el plan de trabajo de implementación de la política de gerencia pública activa de la unidad de gestión general).

• Resolución 188 de 2017 (por medio de la cual se adopta el modelo integrado de planeación y gestión en la unidad de gestión general del Ministerio de Defensa Nacional se conforma el comité institucional de desarrollo administrativo de la unidad de gestión general del Ministerio de Defensa Nacional, y se dictan otras disposiciones) y demás normas que le sean contrarias.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 9 de julio de 2018.