Registraduría Nacional del Estado Civil

RESOLUCIÓN 4877 DE 2013

(Mayo 27)

“Por medio de la cual se establece la conformación y funcionamiento de los comités de convivencia laboral, los mecanismos de prevención y corrección de las conductas de acoso laboral, se adopta el procedimiento interno conciliatorio para superarlas y se establece el procedimiento para la elección de los representantes y los suplentes de los funcionarios ante los comités de convivencia laboral”.

El Registrador Nacional del Estado Civil,

En uso de sus atribuciones legales y en especial las que le confiere el artículo 9º del Decreto-Ley 1010 de 2006, y

CONSIDERANDO:

Que la Ley 1010 de 2006 adoptó medidas tendientes a prevenir, corregir y sancionar el acoso laboral y otros hostigamientos en el marco de las relaciones de trabajo, buscando protección de bienes jurídicos tales como el trabajo en condiciones dignas y justas, la libertad, la intimidad, la honra y la salud mental de las trabajadoras y los trabajadores, la armonía entre quienes comparten un mismo ambiente laboral y el buen ambiente de la empresa.

Que de conformidad con el artículo 9º de la Ley 1010 de 2006 y los lineamientos trazados por la Corte Constitucional a través de las sentencias C-898 de 2006 y C-282 de 2007, la organización electoral debe adoptar mecanismos de prevención de las conductas de acoso laboral y fijar un procedimiento interno confidencial que permita superar los casos de acoso que se presenten a su interior.

Que mediante las resoluciones 652 del 30 de abril de 2012 y 1356 del 18 de julio de 2012, el Ministerio de Trabajo estableció la conformación y funcionamiento del comité de convivencia laboral en entidades públicas y empresas privadas.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

CAPITULO I

Disposiciones generales

ART. 1º—Objeto. Adoptar medidas orientadas a prevenir las conductas que constituyen acoso laboral, mediante el establecimiento de un procedimiento interno, confidencial, conciliatorio y efectivo para superar las que ocurran en el lugar de trabajo. Dicho comité procurará generar una conciencia colectiva conviviente entre la comunidad laboral de la Registraduría Nacional del Estado Civil, con el fin de promover el trabajo en condiciones dignas y justas, la armonía y el buen ambiente ocupacional para todos los funcionarios de la entidad, protegiendo la intimidad, la honra, la salud mental y la libertad de estos.

ART. 2º—Campo de aplicación. Las disposiciones del presente acto rigen para todos los funcionarios de la organización electoral, quienes pueden ser sujetos pasivos o activos de acoso laboral, sin interesar su nivel o grado, sus ingresos, o la forma de provisión del empleo.

PAR.—Es competencia del Comité de Convivencia Laboral de Oficinas Centrales, estudiar las quejas presentadas entre funcionarios de la Registraduría Nacional del Estado Civil, que desempeñen funciones en el Consejo Nacional Electoral.

CAPÍTULO II

Mecanismos de prevención

ART. 3º—Medidas preventivas y correctivas de acoso laboral. Se establecen los siguientes mecanismos de prevención de las conductas de acoso laboral:

1. Plan anual de capacitación: los programas que se adelante a través del Plan institucional de formación y capacitación de la Registraduría Nacional del Estado Civil, deberán contener acciones encaminadas a potenciar los recursos emocionales y la competencia psicosocial de los funcionarios, tales como:

1.1. Inteligencia emocional aplicada al trabajo; con ellos se busca que los funcionarios aprendan a descubrir y controlar los aspectos propios de la personalidad, como la autoconciencia, el autocontrol, la automotivación, la empatía, la autorregulación y las habilidades sociales. Al mismo tiempo, se desarrollarán actividades sobre la motivación del grupo de trabajo, creación de equipos de éxito, técnicas de comunicación, preparación para la jubilación activa, gestión de conflictos laborales, relaciones interpersonales u organización del tiempo de trabajo.

1.2. Fortalecimiento del comportamiento de liderazgo, enfocado hacia la negociación y solución al conflicto, dirigido a las jefaturas de las áreas, capacitándolos para reconocer conflictos y para manejarlos adecuadamente, conocer los síntomas del acoso laboral y detectarlos precozmente.

1.3. Habilidades para el desarrollo del trabajo, a través de la formación en temas misionales.

1.4. Habilidades sociales en comunicación, asertividad, empatía y técnicas de trabajo en equipo.

2. Inducción y reinducción: se debe contemplar la presentación de la Ley 1010 de 2006, así como las normas que la modifiquen o adicionen, teniendo en cuenta las acciones preventivas que se adelantarán en la Registraduría Nacional del Estado Civil. Se deberá incorporar dentro de los contenidos temáticos de convivencia laboral.

3. Programa de salud ocupacional: a través del Programa de salud ocupacional anual de la Registraduría Nacional del Estado Civil y con el apoyo de la administradora de riesgos laborales, se adelantarán acciones de prevención, detección de áreas sintomáticas e intervención de problemáticas específicas en riesgo psicosocial.

4. Compromiso ético: dentro del compromiso ético adoptado por la Registraduría Nacional del Estado Civil, se incorporarán acciones encaminadas a obtener un marco adecuado de respeto por la dignidad humana, de carácter preventivo y correctivo, dirigido a evitar la realización de conductas que constituyen acoso laboral.

5. Capacitación en circunscripciones electorales: la Registraduría Nacional del Estado Civil brindará el apoyo necesario a las delegaciones departamentales y Registraduría Distrital, para realizar procesos de capacitación sobre el contenido de la Ley 1010 de 2006, así como todo el marco de derechos, deberes, prohibiciones, faltas gravísimas y sanciones disciplinarias de los servidores públicos en cuanto hace relación con el respeto de la dignidad humana y con los bienes jurídicos protegidos.

CAPÍTULO III

Comités de convivencia laboral

ART. 4º—Comités de convivencia laboral. Los integrantes del comité preferiblemente contarán con competencias actitudinales y comportamentales, tales como respeto, imparcialidad, tolerancia, serenidad, confidencialidad, reserva en el manejo de información y ética; así mismo, habilidades de comunicación asertiva, liderazgo y resolución de conflictos.

ART. 5º—Funciones de los comités de convivencia laboral. (Res. 652/2012, art. 6º, expedida por el Ministerio del Trabajo). Tendrán únicamente las siguientes funciones:

1. Recibir y dar trámite a las quejas presentadas en las que se describan situaciones que puedan constituir acoso laboral, así como las pruebas que las soportan.

2. Examinar de manera confidencial los casos específicos o puntuales en los que se formule queja o reclamo, que pudieran tipificar conductas o circunstancias de acoso laboral al interior de la entidad.

3. Escuchar a las partes involucradas de manera individual sobre los hechos que dieron lugar a la queja.

4. Adelantar reuniones con el fin de crear un espacio de diálogo entre las partes involucradas, promoviendo compromisos mutuos para llegar a una solución efectiva de las controversias.

5. Formular un plan de mejora concertado entre las partes, para construir, renovar y promover la convivencia laboral, garantizando en todos los casos el principio de la confidencialidad.

6. Hacer seguimiento a los compromisos adquiridos por las partes involucradas en la queja, verificando su cumplimiento de acuerdo con lo pactado.

7. En aquellos casos en que no se llegue a un acuerdo entre las partes, no se cumplan las recomendaciones formuladas o la conducta persista, el comité de convivencia laboral, deberá remitir a la Procuraduría General de la Nación.

8. Presentar a la gerencia de talento humano y a quien haga sus veces en las delegaciones departamentales y en la Registraduría Distrital, las recomendaciones para el desarrollo efectivo de las medidas preventivas y correctivas del acoso laboral, así como el informe anual de resultados de la gestión del comité de convivencia laboral y los informes requeridos por los organismos de control.

9. Hacer seguimiento al cumplimiento de las recomendaciones dadas por el comité de convivencia a la gerencia de talento humano y a quien haga sus veces en las delegaciones departamentales y en la Registraduría Distrital.

10. Elaborar informes trimestrales sobre la gestión del comité que incluya estadísticas de las quejas, seguimiento de los casos y recomendaciones, los cuales serán presentados a la alta dirección en oficinas centrales, a los delegados en las delegaciones departamentales y a los registradores distritales en la Registraduría Distrital.

PAR.—Es competencia del Comité de Convivencia Laboral de Oficinas Centrales, estudiar las quejas presentadas contra los representantes del señor Registrador Nacional del Estado civil en el nivel desconcentrado.

ART. 6º—Conformación de los comités de convivencia laboral. Se conformará un solo comité de convivencia laboral para los funcionarios de oficinas centrales y Consejo Nacional Electoral, uno para la Registraduría Distrital y uno en cada delegación departamental.

ART. 7º—Composición de los comités de convivencia laboral. En oficinas centrales, Registraduría Distrital y en delegaciones departamentales que cuentan con más de 20 funcionarios el comité estará conformado así: dos (2) representantes del Registrador Nacional y dos (2) de los funcionarios, con sus respectivos suplentes, para el caso de las delegaciones departamentales que tienen en su planta hasta 20 funcionarios, estará integrado por un (1) representante del Registrador Nacional y un (1) funcionario con su respectivo suplente.

ART. 8º—Requisitos para participar en la elección. Los aspirantes a ser representantes de los funcionarios y sus suplentes ante el comité de convivencia laboral, deberán reunir los siguientes requisitos:

1. Que no se le haya formulado queja por acoso laboral o que haya sido víctimas de acoso laboral en los últimos seis (6) meses anteriores a la conformación del comité.

2. No haber sido sancionado disciplinariamente durante el año anterior a la fecha de la inscripción de la candidatura.

3. Estar vinculado en oficinas centrales, Consejo Nacional Electoral, delegación departamental, Registraduría Distrital, según sea el caso.

PAR.—Cuando un provisional o supernumerario se postule como candidato principal deberá presentar como suplente un funcionario de carrera. La postulación o la elección no generarán garantías de renovación de la vinculación en el personal provisional o supernumerario. En caso de culminar el periodo de nombramiento de uno de estos funcionarios o terminar el periodo de vinculación, la elección en el CCL no garantiza ni proporciona derechos laborales para su incorporación.

ART. 9º—Representantes de la entidad. Para oficinas centrales son designados directamente por el Registrador Nacional del Estado Civil; en la Registraduría Distrital serán los registradores distritales y dos (2) suplentes que serán designados por ellos mismos; en las delegaciones departamentales que cuentan con más de 20 funcionarios el comité estará conformado por los dos (2) delegados departamentales y dos (2) suplentes que serán designados por ellos mismos; en las delegaciones departamentales que tienen en su planta hasta 20 funcionarios, estará integrado por un (1) delegado departamental y otro delegado departamental será su suplente, esta designación será de común acuerdo entre los delegados.

ART. 10.—Representantes de los funcionarios. Serán elegidos a través de votación secreta que represente la expresión libre, espontánea y auténtica de todos los funcionarios y mediante escrutinio público.

ART. 11.—Convocatoria a elección de representantes de los funcionarios. En oficinas centrales, la realizará el gerente de talento humano. A nivel desconcentrado, la convocatoria será expedida por los respectivos delegados departamentales o registradores distritales, según sea el caso.

ART. 12.—Presidente del comité de convivencia laboral. El Comité de Convivencia Laboral de Oficinas Centrales, Delegaciones Departamentales y Registraduría Distrital, deberá elegir por mutuo acuerdo entre sus miembros, un presidente, quien tendrá las siguientes funciones:

1. Convocar a los miembros del comité a las sesiones ordinarias y extraordinarias.

2. Presidir y orientar las reuniones ordinarias y extraordinarias en forma dinámica y eficaz.

3. Tramitar ante los delegados departamentales, registradores distritales o ante la gerencia de talento humano según corresponda, las recomendaciones aprobadas en el comité.

4. Gestionar ante la gerencia administrativa y financiera y gerencia de talento humano, los recursos requeridos para el funcionamiento del comité.

ART. 13.—Secretaria del comité de convivencia laboral. El Comité de Convivencia Laboral de Oficinas Centrales, Delegaciones Departamentales y Registraduría Distrital deberá elegir entre sus miembros un secretario, por mutuo acuerdo, quien tendrá las siguientes funciones:

1. Recibir y dar trámite a las quejas presentadas por escrito en las que se describan las situaciones que puedan constituir acoso laboral, así como las pruebas que las soportan.

2. Enviar por medio físico o electrónico a los miembros del comité la convocatoria realizada por el presidente a las sesiones ordinarias y extraordinarias, indicando el día, la hora y el lugar de la reunión.

3. Citar individualmente a cada una de las partes involucradas en las quejas, con el fin de escuchar los hechos que dieron lugar a la misma.

4. Citar conjuntamente a los trabajadores involucrados en las quejas con el fin de establecer compromisos de convivencia.

5. Llevar el archivo de las quejas presentadas, la documentación soporte y velar por la reserva, custodia y confidencialidad de la información.

6. Elaborar el orden del día y las actas de cada una de las sesiones del comité.

7. Enviar las comunicaciones con las recomendaciones dadas por el comité a los delegados departamentales, registradores distritales o gerencia de talento humano, según corresponda.

8. Citar a reuniones y solicitar los soportes requeridos para hacer seguimiento al cumplimiento de los compromisos adquiridos por cada una de las partes involucradas.

9. Elaborar informes trimestrales sobre la gestión del comité que incluya estadísticas de las quejas, seguimiento de los casos y recomendaciones, los cuales serán presentados a los delegados departamentales, registradores distritales o gerencia de talento humano, según corresponda.

ART. 14.—Periodo del comité de convivencia laboral. El periodo de los integrantes del comité de convivencia laboral será de dos (2) años, a partir del 2 de julio de 2013 y podrán ser reelegidos por un solo periodo. (Res. 652/2012, art. 5º, expedida por el Ministerio de Trabajo).

ART. 15.—Reuniones. El comité de convivencia laboral se reunirá ordinariamente cada tres (3) meses y sesionará con la mitad más uno de sus integrantes y extraordinariamente cuando se presenten casos que requieran de su inmediata intervención y podrá ser convocado por cualquiera de sus integrantes (Res. 1356/2012, art. 3º expedida por el Ministerio de Trabajo).

ART. 16.—Conformación del comité de oficinas centrales.

1. Dos (2) representantes por los funcionarios de las oficinas centrales y sus respectivos suplentes elegidos por los funcionarios.

2. Por la entidad: dos (2) principales designados directamente por el Registrador Nacional con sus respectivos suplentes.

ART. 17.—Conformación del comité de la Registraduría Distrital.

1. Dos (2) representantes por los funcionarios de la Registraduría Distrital y sus respectivos suplentes elegidos por los funcionarios.

2. Por la entidad: serán los registradores distritales y dos (2) suplentes que serán designados por ellos mismos.

ART. 18.—Conformación del comité de las delegaciones departamentales.

1. Dos (2) representantes por los funcionarios de la circunscripción electoral y sus respectivos suplentes elegidos por los funcionarios.

2. Por la entidad: estará conformado por los dos (2) delegados departamentales y dos (2) suplentes que serán designados por ellos mismos.

PAR.—En las delegaciones que tienen en su planta hasta 20 funcionarios se designará un (1) representante por los funcionarios de la circunscripción electoral y su respectivo suplente elegido por los funcionarios. Por la entidad: estará integrado por un (1) delegado departamental y otro delegado departamental será su suplente, esta designación será de común acuerdo entre los delegados.

ART. 19.—Impedimentos. Cuando la persona involucrada en una situación de acoso laboral como sujeto pasivo o activo sea el representante de los funcionarios, este deberá declararse impedido ante el comité respectivo, y el suplente lo reemplazará.

CAPITULO IV

Procedimiento interno conciliatorio

ART. 20.—Características del procedimiento interno conciliatorio. El procedimiento interno conciliatorio como mecanismo preventivo y correctivo de las situaciones de acoso laboral y de las que puedan llegar a constituirlo, será confidencial, efectivo y respetuoso de la dignidad humana.

PAR. 1º—Todas y cada una de las personas partícipes del procedimiento previsto en este capítulo tendrán la obligación de guardar absoluta reserva y confidencialidad frente a los hechos y en relación con los sujetos activos y pasivos.

PAR. 2º—El procedimiento preventivo y correctivo interno consagrado en este capítulo no impide ni condiciona la obligación de guardar absoluta reserva y confidencialidad frente a los hechos y en relación con los sujetos activos y pasivos que puedan encontrarse involucrados.

ART. 21.—Sujeción. En relación con la definición, las modalidades de acoso, conductas atenuantes, circunstancias agravantes, graduación, sujetos y ámbito de aplicación de la ley, conductas que constituyen y no acoso laboral, las medidas preventivas y correctivas del acoso laboral, tratamiento sancionatorio al acoso laboral y todo lo no establecido en esta resolución, se debe atender lo estipulado por la Ley 1010 de 2006 y las normas que la modifiquen o adicionen.

ART. 22.—Procedimiento interno conciliatorio. El procedimiento conciliatorio interno como mecanismo correctivo de las situaciones de acoso laboral será confidencial, reservado, amigable, basado en el diálogo y el respeto mutuo en procura de superar dichas conductas.

a) La petición, queja o denuncia de conductas de acoso laboral debe ser radicada ante la secretaría del Comité de Convivencia Laboral de Oficinas Centrales, Delegación Departamental o Registraduría Distrital según corresponda, por escrito y debe contener:

— Identificación del (a) quejoso (a), indicando cargo que desempeña en la entidad, la forma de vinculación, dirección y teléfono de contacto.

— Exposición sucinta de los hechos denunciados.

— Nombres y apellidos de la persona que presuntamente incurrió en la conducta de acoso laboral.

— Anexar la prueba sumaria.

Las quejas serán atendidas en estricto orden de radicación.

b) Recibida la petición, queja o denuncia, el secretario (a) deberá ponerla en conocimiento de los integrantes del comité de convivencia laboral e informar al servidor público sobre el trámite dado a su queja.

c) El presidente convocará al comité con el fin de evaluar las posibles situaciones de acoso laboral, a la cual adjunta copia del escrito de denuncia, pero cuidando la confidencialidad del proceso.

d) El comité, analizará la queja y en el evento de que los hechos denunciados se puedan configurar como una conducta de acoso laboral, citará a las personas involucradas con el fin de escuchar sus versiones de manera separada, en caso contrario, procederá a rechazar la denuncia por versar sobre situaciones que no se enmarcan en conductas de acoso laboral.

e) Cuando la petición, queja o denuncia sea tramitada y luego de escuchar a las partes involucradas, el comité deliberará y adoptará las decisiones que correspondan, esto es, archivar la actuación cuando no se hubiere demostrado la conducta de acoso laboral; promover la celebración de compromisos entre los interesados para mejorar el clima laboral; recomendar alguna medida de prevención y corrección pertinentes y concertar un plan para mejorar la convivencia laboral, de lo cual se dejará constancia en un acta.

f) En el evento de no llegar a ningún acuerdo o cuando las partes incumplan el com­promiso ya pactado, el comité remitirá la queja a la Procuraduría General con sede en la circunscripción correspondiente.

ART. 23.—Derechos de las partes. El comité deberá garantizar el debido proceso, el derecho a la defensa, la presunción de inocencia, confidencialidad y demás derechos constitucionales y legales.

ART. 24.—Garantías. El comité de convivencia laboral vigilará y velará que no se cometa ningún acto de represalia contra quienes hayan formulado peticiones, quejas o denuncias de acoso laboral o sirvan de testigos en su trámite, de conformidad con el artículo 11 de la Ley 1010 de 2006.

CAPITULO V

Procedimiento de elección de los comités

ART. 25.—Elección de representantes. Los representantes de los funcionarios y sus suplentes ante los comités de convivencia laboral serán elegidos mediante votación universal, directa y secreta por los funcionarios de oficinas centrales, Consejo Nacional Electoral y la correspondiente circunscripción electoral.

ART. 26.—Convocatoria para elección de representantes y suplentes. En oficinas centrales, la realizará el gerente de talento humano. A nivel desconcentrado, la convocatoria será expedida por los respectivos delegados departamentales o registradores distritales, según sea el caso.

ART. 27.—Contenido y publicidad. Las convocatorias deberán ser publicadas el primer miércoles del mes de junio del año de elección y deberá contener la siguiente información:

1. Fecha y objeto de la convocatoria

2. Funciones del comité de convivencia laboral

3. Calidades que deben acreditar los aspirantes

4. Dependencia donde se deberán inscribir los candidatos

5. Requisitos para la inscripción y fecha para hacerlo

6. Lugar y hora en que se abrirá y cerrará la votación y

7. Lugar y hora del escrutinio general y de la declaración de la elección

ART. 28.—Candidatos. Los aspirantes a representantes de los funcionarios y sus suplentes en los comités de convivencia laboral deberán acreditar las siguientes calidades:

1. Que no se le haya formulado queja por acoso laboral ó que hayan sido víctimas de acoso laboral en los últimos seis (6) meses anteriores a la conformación del comité.

2. No haber sido sancionado disciplinariamente durante el año anterior a la fecha de la inscripción de la candidatura.

3. Estar vinculado en oficinas centrales, Consejo Nacional Electoral o la correspondiente circunscripción, según sea el caso.

ART. 29.—Inscripción candidatos. Los candidatos a representantes de los funcionarios y sus suplentes en los comités de convivencia laboral, deberán inscribirse y acreditar las calidades exigidas ante el gerente de talento humano, o antes los delegados departamentales o registradores distritales, según sea el caso. La inscripción deberá hacerse por escrito y contener la siguiente información:

1. Nombre y apellidos completos del candidato y su suplente

2. Número de documento de identidad

3. Firma del candidato y su suplente como garantía de seriedad de la inscripción.

PAR. 1º—Las inscripciones se efectuarán a partir del quinto día hábil de la publicación de la convocatoria y se prolongarán durante cinco (5) días hábiles.

PAR. 2º—Si dentro del término descrito en el parágrafo anterior no se inscribieren por lo menos cuatro (4) candidatos o los inscritos no acrediten los requisitos exigidos, dicho término se prorrogará en cuatro (4) días hábiles más.

PAR. 3º—En las delegaciones que tengan hasta 20 funcionarios, no se inscribieren por lo menos dos (2) candidatos dentro del término descrito en el parágrafo primero o los inscritos no acrediten los requisitos exigidos, dicho término se prorrogará en cuatro (4) días hábiles más.

PAR. 4º—Si al vencimiento de esta prórroga persisten las circunstancias que la motivaron, los representantes de los funcionarios y sus suplentes serán designados por el Registrador Nacional, los delegados departamentales o los registradores distritales, según corresponda.

ART. 30.—Lista de candidatos. El gerente del talento humano, los delegados departamentales o los registradores distritales, según sea el caso, a partir del día hábil siguiente al vencimiento del término previsto para la inscripción de candidaturas, divulgarán ampliamente la lista de los candidatos inscritos que hubieren reunido los requisitos exigidos. Para lo cual se utilizarán los medios más idóneos a fin de garantizar que esta información llegue a todos los funcionarios.

ART. 31.—Día de elección. La elección se realizará el primer viernes del mes de julio del año de elección.

ART. 32.—Mesas de votación. Mesas de votación: el gerente del talento humano, los delegados departamentales y los registradores distritales, en su respectiva jurisdicción organizarán las mesas de votación de acuerdo con el potencial de electores, las identificará numéricamente en forma consecutiva y las distribuirá en forma tal que se garantice a todos los funcionarios de la entidad, el ejercicio del derecho a votar.

PAR.—La Dirección de Gestión Electoral, prestará la asesoría y apoyo logístico necesario para el desarrollo de las votaciones, a fin de garantizar su correcta y oportuna ejecución y en el nivel desconcentrado lo hará el área electoral, quienes contarán con el apoyo de la Dirección de Gestión Electoral.

ART. 33.—Designación de jurados. El gerente de talento humano, los delegados departamentales y los registradores distritales, designarán a los jurados de votación, a más tardar dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la divulgación de la lista de candidatos inscritos; a razón de tres (3) principales y tres (3) suplentes por cada mesa, quienes actuarán respectivamente como presidente, vicepresidente y vocal.

PAR. 1º—Estar vinculado en oficinas centrales, Consejo Nacional Electoral o la correspondiente circunscripción, según sea el caso.

PAR. 2º—La notificación a los jurados se efectuará mediante la publicación de la lista respectiva, a partir del día hábil siguiente al vencimiento del término previsto en este artículo para integrarla.

ART. 34.—Listado de jurados. La publicación de que trata el artículo anterior deberá contener la siguiente información:

1. Nombre y apellidos completos de los miembros del jurado, con indicación del cargo asignado a cada uno y del número y ubicación de la mesa de votación en la que ejercerá sus funciones.

2. Número de documento de identidad

3. Funciones

4. Citación para instrucción de los jurados

ART. 35.—Funciones de los jurados. Funciones de los jurados: son funciones de los jurados de votación:

1. Recibir y verificar los documentos y los elementos de la mesa de votación

2. Revisar la urna

3. Instalar la mesa de votación

4. Vigilar el proceso de votación

5. Verificar la identidad de los votantes

6. Realizar el escrutinio de los votos; y consignar los resultados en el acta de escrutinio

7. Firmar las actas

ART. 36.—Lista general de votantes. El gerente de talento humano, los delegados departamentales y los registradores distritales, publicarán durante los dos (2) días hábiles anteriores a la elección, la lista general de votantes con la indicación del documento de identidad.

PAR.—Los jurados de votación sufragarán en la mesa en la cual desempeñarán sus funciones.

ART. 37.—Proceso de votación. La elección se realizará el primer viernes del mes de julio del año de elección y se abrirá a partir de las 09:00 a.m. y se extenderá hasta las 04:00 p.m.

PAR. 1º—Para votar el elector presentará al jurado su documento de identidad o carné de la entidad que lo acredite como funcionario, que será confrontado con la lista de sufragantes de funcionarios de la respectiva mesa; acto seguido, el elector secretamente votará por el candidato de su preferencia.

PAR. 2º—En las circunscripciones electorales, los funcionarios que laboren en lugares distintos al de la sede de las votaciones, sufragarán electrónicamente vía web de acuerdo con el software que se desarrolle para tal fin. En oficinas centrales se podrá efectuar mediante voto electrónico.

ART. 38.—Cierre de la votación. Cerrada la votación, inmediatamente uno de los miembros del jurado leerá en voz alta el número total de sufragantes, de lo cual dejará constancia en el acta de instalación, lista de sufragantes, registro general de votantes y en el acta de escrutinio de los jurados; y se procederá, sin contar, a romper los votos no utilizados o sobrantes, y se depositarán en un sobre destinado para tal fin.

PAR. 1º—Practicadas las anteriores actividades, la urna se abrirá públicamente y se contará sin desdoblar uno a uno los votos depositados en la urna. Si el número de votos supera el número de funcionarios que sufragaron, se introducirán de nuevo en la urna y se sacarán al azar tantos votos cuantos sean los excedentes y sin desdoblarlos se incinerarán en el acto. De tal evento se dejará constancia en el acta de escrutinio.

PAR. 2º—Para los casos en que la votación sea por medio electrónico, la Dirección de Gestión Electoral elaborará el respectivo instructivo.

ART. 39.—Escrutinio. Los jurados procederán a realizar el escrutinio anotando en la correspondiente acta el número de votos emitidos a favor de cada candidato, así como el de los votos en blanco y votos nulos. Del acta de escrutinio de los jurados, se extenderá un (1) ejemplar que será firmado por los miembros del jurado de votación y entregado al gerente de talento humano, los delegados departamentales y los registradores distritales, según sea el caso.

ART. 40.—Resultados. Una vez terminado el escrutinio, se leerá el resultado en voz alta y se introducirán en un sobre los votos y los demás documentos utilizados durante la votación; este sobre se sellará y firmará por los jurados de votación y será entregado al ge­rente del talento humano, los delegados departamentales o los registradores distritales, según corresponda y se dejará constancia escrita.

ART. 41.—Comisiones escrutadoras. Estarán conformadas así:

1. Oficinas centrales: Registrador Nacional del Estado Civil o su delegado, el gerente del talento humano y un funcionario de la lista potencial de votantes seleccionado al azar por el secretario general.

2. Delegaciones departamentales: delegados departamentales y un funcionario de la circunscripción respectiva que labore en la sede de la elección, escogido al azar de la lista potencial de votantes seleccionado al azar por los delegados departamentales.

3. Registraduría Distrital: registradores distritales y un funcionario que labore en la 4. Registraduría Distrital (sic), escogido al azar de la lista potencial de votantes seleccionado al azar por los registradores distritales.

PAR. 1º—La elección del funcionario que integrará la comisión escrutadora, se efectuará en acto público dentro de los dos (2) días hábiles anteriores a la elección y se comunicará el mismo día al elegido.

PAR. 2º—Como secretario de la comisión escrutadora actuará el gerente del talento humano en la sede central, y uno de los delegados departamentales o de los registradores distritales, en las circunscripciones electorales.

ART. 42.—Escrutinio general. Se llevará a cabo el mismo día de la votación, a partir del momento del cierre del proceso de votación.

La comisión escrutará con base en los resultados de las actas de escrutinio de los jurados.

ART. 43.—Reclamaciones. Los candidatos, en el acto mismo del escrutinio general, podrán formular reclamaciones por escrito debidamente sustentadas o solicitar verbalmente a la comisión escrutadora el recuento de votos, cuando en las actas de los jurados aparezcan tachaduras o enmendaduras en los nombres de los candidatos o en los resultados de la votación.

ART. 44.—Recuento de votos. La comisión escrutadora, además de los eventos previstos en el artículo anterior, podrá recontar los votos cuando existiere duda sobre la exactitud de los cómputos hechos por los jurados.

PAR.—Resueltas las reclamaciones o solicitudes, la comisión escrutadora declarará la elección de los representantes de los funcionarios y de sus suplentes al comité de convivencia laboral. Del escrutinio se levantará un acta que contendrá un resumen de lo acontecido y copia de esta será remitida a la gerencia de talento humano dentro de los tres (3) días hábiles siguientes.

ART. 45.—Elegidos. Serán elegidos como representantes de los funcionarios en el comité de convivencia laboral, aquellos candidatos que obtengan la mayoría de votos.

ART. 46.—Empate. Si el número de votos a favor de dos (2) o más candidatos con sus respectivos suplentes fuere igual, la elección se decidirá a la suerte, para lo cual, se colocarán en una urna las papeletas con los nombres de los candidatos y sus respectivos suplentes, que hubieren obtenido igual número de votos, y un funcionario designado por los respectivos candidatos extraerá de la urna una de las papeletas. El nombre que en esta aparezca será el del candidato a cuyo favor se declarará la elección como representante de los funcionarios.

ART. 47.—Faltas absolutas y temporales. Las faltas absolutas y temporales de los representantes de los funcionarios de los comités de convivencia laboral, serán cubiertas por el suplente.

PAR. 1º—En caso de falta absoluta de los representantes de los funcionarios en el comité de convivencia, el suplente asumirá tal calidad hasta el final de periodo.

PAR. 2º—De presentarse falta absoluta de los representantes de los funcionarios y de sus suplentes, se convocará a elecciones dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes a la configuración de tal situación. El periodo del representante electo en estos casos se extenderá hasta que culmine el periodo de su antecesor.

ART. 48.—Publicidad. La presente resolución deberá difundirse a través de la intranet de la entidad y en las carteleras de las delegaciones y Registraduría Distrital.

ART. 49. TRANS.—Mientras se agoten todas las etapas de convocatoria y elección de los representantes de los funcionarios y en aras de garantizar el funcionamiento de los comités, los representantes de los trabajadores que fueron elegidos para el periodo 2011-2013 continuarán ejerciendo sus funciones hasta tanto se inicie periodo de los nuevos comités de convivencia laboral.

ART. 50.—Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga todas las disposiciones vigentes, así como las demás que le sean contrarias.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá D.C., a 27 de mayo de 2013.