Instituto Colombiano de Bienestar Familiar- Cecilia de la Fuente de Lleras

RESOLUCIÓN 004890 DE 2010 

(Noviembre 3)

“Por la cual se establecen medidas de austeridad en el manejo de los recursos del ICBF y se derogan unas resoluciones”.

(Nota: Derogada por la Resolución 3959 de 2012 artículo 7° del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar- Cecilia de la Fuente de Lleras)

La Directora General del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar - Cecilia de la Fuente de Lleras, en uso de sus facultades legales y estatutarias, y

CONSIDERANDO:

Que mediante el Decreto 1737 del 21 de agosto de 1998, el Gobierno Nacional expidió medidas de austeridad y eficiencia y sometió a condiciones especiales, la asunción de compromisos por parte de las entidades públicas que manejan recursos del tesoro público.

Que el Decreto 1737 de 21 de agosto de 1998 ha sido modificado por diversos actos administrativos, en cuya concordancia, la dirección general del ICBF expidió las resoluciones 1270 de 17 de julio de 2003 y 904 de 27 de marzo de 2008.

Que bajo el marco de lo establecido por el Decreto 1737 de 21 de agosto de 1998, sus actos administrativos modificatorios, el artículo 92 de la Ley 617 de 2000, y como producto del análisis del actual déficit, dentro del presupuesto de funcionamiento de la entidad, se requiere fijar nuevos parámetros que reduzcan los costos en la cuenta de servicios personales y gastos generales.

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—Establecer medidas de austeridad relacionadas con las horas extras, así:

Para que proceda el pago de horas extras, así como el reconocimiento, cuando a ello hubiere lugar, de descansos compensatorios de que trata el Decreto 1042 de 1978 y sus modificatorios, los servidores públicos deben desempeñar cargos de conductores mecánicos o del nivel técnico hasta el grado 09 o nivel asistencial hasta el grado 19 en la dirección general y en las direcciones regionales.

A los servidores públicos señalados en el inciso anterior se les podrá autorizar el pago de horas extras hasta el tope establecido por la dirección general para cada vigencia, la cual deberá tener en cuenta el nivel y grados para establecer dichos topes.

Las horas extras que superen los topes establecidos en el inciso anterior serán reconocidas exclusivamente en tiempo compensatorio y en ningún caso en dinero; cualquier autorización por encima de los topes fijados será responsabilidad de los ordenadores del gasto.

El disfrute del tiempo compensatorio deberá ser programado por el jefe inmediato, de manera que no se afecte la prestación del servicio. En todo caso la autorización para laborar en horas extras sólo podrá otorgarse cuando exista disponibilidad presupuestal.

El trabajo laborado fuera de la jornada ordinaria deberá ser autorizado previamente por el jefe inmediato, mediante comunicación dirigida a la dirección de gestión humana de la dirección general o a la coordinación administrativa de la respectiva dirección regional, en la que se especifiquen las actividades a desarrollar, teniendo en cuenta que solo procederá dicha autorización cuando por razones especiales del servicio, se requiera indispensablemente realizar esa labor en horas diferentes a la jornada ordinaria.

En ningún caso podrá pagarse mensualmente por el total de horas extras, dominicales y festivos más del cincuenta por ciento (50%) de la remuneración mensual de cada servidor público.

En el caso de que los servidores públicos a quienes se autoriza la labor en la jornada fuera de la ordinaria, acumulen tiempo compensatorio de treinta (30) días para los con­ductores y sesenta (60) días para los demás niveles autorizados, el disfrute del mismo se deberá decretar inmediatamente.

(Nota: Derogada por la Resolución 3959 de 2012 artículo 7° del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar- Cecilia de la Fuente de Lleras)

ART. 2º—Establecer medidas de austeridad relacionadas con las comisiones, así:

Los directores regionales deberán expedir una resolución en la que se establezca la escala de viáticos a pagar cuando se confiera comisión de servicios a municipios del área de influencia de la dirección regional, teniendo como cuantías máximas los valores establecidos en el decreto que expida el Gobierno Nacional para cada vigencia fijando las escalas de viáticos.

Al inicio del año deberá elaborarse una programación anual mensualizada ajustada a las necesidades reales de desplazamiento; así mismo, los directores regionales deben llevar un estricto control de los resultados que arrojen los informes de comisiones, frente al cumplimiento de los objetivos de la misma.

Las comisiones de servicios serán autorizadas sólo cuando respondan a necesidades estrictas del servicio y deben ser previamente valoradas y autorizadas por el jefe de la dependencia a la que esté vinculado el servidor público o contratista. Las comisiones solo pueden conferirse una vez cuenten con la disponibilidad presupuestal.

En el evento de que las comisiones impliquen desplazamiento aéreo, se deberá pro­pender porque el mismo se efectúe en el primer vuelo disponible y el regreso en el último vuelo con el fin de reducir los días pernoctados, por los cuales se le reconocerán viáticos al servidor o contratista comisionado.

En el evento en que el asunto se pueda resolver mediante teleconferencia o cualquier otro medio de comunicación, se preferirán estos medios y no la comisión. Para el efecto, las teleconferencias deberán ser programadas al menos con dos (2) días de antelación, con el fin de que sea eficiente su celebración.

(Nota: Derogada por la Resolución 3959 de 2012 artículo 7° del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar- Cecilia de la Fuente de Lleras)

ART. 3º—Establecer medidas de austeridad relacionadas con el uso de servicios telefónicos y teléfonos celulares, así:

El uso de los servicios telefónicos institucionales es exclusivo para asuntos de carácter oficial.

Tendrán derecho al servicio telefónico celular exclusivamente, el director general, el secretario general, los directores y subdirectores en la dirección general y los directores regionales, previa autorización del plan corporativo por parte de la dirección administrativa.

Para la utilización de este servicio deberá tenerse en cuenta que por ser únicamente para asuntos de carácter oficial, el ICBF solo asumirá el costo hasta un tope máximo de 0.35 salarios mínimos legales mensuales vigentes. El pago de los consumos que superen este límite, deberá ser cancelado por los usuarios dentro del mes siguiente a su causación. Se exceptúa de esta disposición la dirección general. El control de estos pagos será responsabilidad de la dirección administrativa en la dirección general.

Únicamente la dirección general, la subdirección de adopciones y la oficina de cooperación y convenios tienen autorizado el uso de discado directo internacional. No obstante lo anterior, la dirección administrativa podrá autorizar este servicio a aquellas dependencias que, para el cumplimiento de sus funciones esporádicamente requiera de este servicio, previa solicitud debidamente justificada.

En el evento de pérdida del aparato celular, el deducible lo deberá asumir el servidor público que lo tenga asignado.

En el evento en que se requiera comunicación con las diferentes direcciones regionales, esta deberá efectuase mediante el servicio IP, por lo que no podrá usarse el servicio de larga distancia para las direcciones regionales que cuentan con este servicio.

El servicio de larga distancia nacional únicamente podrá ser utilizado para la comunicación con direcciones regionales sin servicio IP y para la comunicación con entidades oficiales o particulares, siempre y cuando el carácter de la llamada sea oficial.

El uso de las líneas telefónicas destinadas para el servicio de fax, queda sometido a las anteriores disposiciones.

PAR. —En caso de presentarse circunstancias de orden público que impidan la comunicación, se podrán asumir transitoriamente y sin consideración a los topes establecidos en el presente artículo, los costos de la comunicación de carácter oficial que se facture por concepto de telefonía celular causados por el director regional.

(Nota: Derogada por la Resolución 3959 de 2012 artículo 7° del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar- Cecilia de la Fuente de Lleras)

ART. 4º—Establecer medidas de austeridad relacionadas con la asignación y uso de vehículos oficiales, así:

Contarán con vehículo asignado únicamente el director general, el secretario general, los directores de la dirección general y los directores regionales.

El uso de los vehículos del ICBF será exclusivo para el cumplimiento de funciones y actividades de carácter oficial. El coordinador del grupo de apoyo logístico de la dirección general y el coordinador del grupo administrativo en las direcciones regionales serán los responsables de establecer medidas de control para garantizar que los vehículos oficiales únicamente se utilicen para cumplir actividades propias del servicio y determinarán con fundamento en las necesidades y los requerimientos de las diferentes dependencias del Instituto, el funcionamiento del servicio de transporte.

Los vehículos oficiales deberán ser conducidos por los funcionarios que tengan asignada esta función, no obstante, por necesidades del servicio, los podrán conducir los funcionarios públicos a quienes se les haya asignado el uso de los mismos, u otros funcionarios expresamente autorizados por aquellos a quienes se les haya asignado el uso y que acrediten la idoneidad suficiente para cumplir con diligencia y eficiencia este servicio.

Con el fin de preservar los vehículos oficiales estos deberán permanecer en los parqueaderos del ICBF durante los días no laborales; no obstante en el evento en que se requiera su uso durante dichos días, deberán solicitar autorización previa y por escrito a la dirección administrativa justificando plenamente tal requerimiento. Una vez otorgada la autorización por la dirección administrativa el uso del vehículo estará bajo la responsabilidad exclusiva del funcionario al cual esté asignado.

Los vehículos oficiales únicamente podrán desplazarse a otros municipios o departamentos previa autorización, mediante acto administrativo suscrito por la secretaria general en la dirección general y, por el director regional en las direcciones regionales.

PAR. 1º—El coordinador del grupo de apoyo logístico de la dirección general y el coordinador administrativos en las direcciones regionales deberán elaborar un informe, a más tardar el 30 de noviembre de cada año, en el cual se determine el costo de manteni­miento, consumo de combustible y puesta en funcionamiento de los vehículos oficiales, a fin de establecer y justificar la necesidad de reposición del parque automotor de la entidad. Para el efecto la dirección administrativa establecerá el formato y parámetros del informe.

El coordinador del grupo administrativo en las direcciones regionales y el coordinador del grupo de apoyo logístico de la dirección general serán los responsables de registrar permanentemente el uso de los vehículos en el sistema ERP-Seven.

PAR. 2º—La dirección administrativa fijará el cupo de combustible de cada vehículo, con base en las características y cilindraje respectivo.

La dirección administrativa en la dirección general y los coordinadores de los grupos administrativo y administrativo y financiero en las direcciones regionales, deberán adoptar medidas encaminadas a obtener la mayor racionalización en el consumo de combustible en los vehículos de uso oficial a que se refiere el presente artículo.

(Nota: Derogada por la Resolución 3959 de 2012 artículo 7° del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar- Cecilia de la Fuente de Lleras)

ART. 5º—Establecer medidas de austeridad relacionadas con el consumo de servicios públicos, así:

La dirección administrativa revisará el consumo promedio de los últimos seis (6) meses de cada uno de los servicios públicos, y elaborará el estándar de uso de cada servicio públi­co. En el evento en que este sea superior al inmediatamente anterior, efectuarán un estudio sobre las posibles causas del incremento y realizarán gestiones internas tendientes al ahorro.

La dirección administrativa deberá comunicar, el quinto día hábil de cada semestre, a las direcciones regionales el estándar promedio de consumo de cada uno de los servicios públicos, sobre el cual estas deberán, a más tardar el decimo día hábil del cada semestre, formular y comunicar a la dirección administrativa las acciones tendientes a garantizar su cumplimiento y aumentar el ahorro por cada concepto.

La dirección administrativa diseñará y comunicará de manera concomitante con los estándares de consumo, los incentivos que se otorgarán a las direcciones regionales que registren mayor nivel de ahorro en servicios públicos.

PAR. —Cada servidor público será responsable de realizar un uso adecuado de los servicios públicos dentro de su área de trabajo.

(Nota: Derogada por la Resolución 3959 de 2012 artículo 7° del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar- Cecilia de la Fuente de Lleras)

ART. 6º—Establecer medidas de austeridad relacionadas con la racionalización en los elementos de papelería y útiles menores de oficina, así:

El uso de los elementos de papelería y oficina suministrados por el ICBF será de uso exclusivo para el desarrollo de las funciones del instituto.

El tóner a color, únicamente estará autorizado para la dirección general y la oficina asesora de comunicaciones y atención al ciudadano.

El jefe de cada dependencia será el responsable de reintegrar al almacén de la dirección regional o de la dirección general los cartuchos de impresión usados que han sido efectivamente reemplazados, efecto para el cual el responsable de bodega llevará el registro necesario y entregará los mismos al proveedor de papelería; quien está obligado a dar cumplimiento al plan de manejo ambiental.

El uso del papel deberá estar acorde a las impresiones realizadas, por lo cual los coordinadores del grupo administrativo o administrativo y financiero en las direcciones regionales y la dirección administrativa deberán implementar controles para el adecuado uso del papel.

La impresión de informes, folletos o textos institucionales se deberá hacer con observancia del orden y prioridades establecidos en normas y directivas presidenciales en cuanto respecta a la utilización de la Imprenta Nacional.

(Nota: Derogada por la Resolución 3959 de 2012 artículo 7° del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar- Cecilia de la Fuente de Lleras)

ART. 7º—Establecer medidas de austeridad relacionadas con la racionalización de los servicios de impresión y fotocopiado, así:

La revisión y ajuste de documentos deberá realizarse en medio magnético, razón por la cual únicamente se podrán imprimir los documentos para su suscripción.

En el evento en que sea dable realizar la impresión múltiple del mismo documento o la toma de fotocopias, deberá optarse por esta última.

El servidor público que suscriba un documento deberá garantizar que el original llegue al destinatario que le corresponde atender el trámite requerido de acuerdo con la competencia y que el envío de copias se realice a los destinatarios estrictamente necesarios, cuando se requiera pronunciamiento de los mismos. Para el caso de copias internas de carácter informativo, el interesado o productor del documento seleccionará del aplicativo SIGA la imagen correspondiente y la enviará por medio electrónico a los destinatarios que considere pertinentes, con el ánimo de evitar la generación de copias en medio físico.

Las direcciones regionales que requieran efectuar este procedimiento deberán escanear este documento y remitirlo como imagen en PDF.

La contratación de servicios de fotocopiado deberá realizarse por medio de subastas, en el entendido que la olerla más favorable para la entidad será aquella que garantice óptima calidad de las fotocopias y el servicio a un menor precio.

Las direcciones regionales deberán diseñar mecanismos de reciclaje y adelantar procesos de contratación de permuta del mismo, por papel bond o elementos de papelería, según las necesidades que se determine en los estudios previos.

Los actos administrativos únicamente se producirán en un original.

Las actas y documentos de reuniones de trabajo deben revisarse y ser avalados por los integrantes del comité o interesados de la reunión a través de las cuentas de correo electrónico y solo se hará la impresión de un original con destino a la oficina que ejerza la secretaría del respectivo comité, una vez el documento esté validado por los interesados.

Las comunicaciones de carácter masivo o con destino a más de diez destinatarios servidores públicos del ICBF, deberán radicarse en el grupo de gestión documental o quien haga sus veces en las direcciones regionales y posteriormente, se fijará la imagen escaneada en la intranet, para consulta pública de los interesados. De esta manera, será responsabilidad directa de los servidores públicos del ICBF incrementar sus visitas en la página de intranet y cumplir oportunamente con las directrices, orientaciones, solicitudes, recomendaciones e información en general.

Las cartas y memorandos, se deben imprimir en original y dos copias, siendo el original para el destinatario, la primera copia para el expediente que deberá conservarse en la dependencia productora y la segunda copia para el consecutivo de correspondencia. Se prohíbe la producción y envío de copias informativas en papel a servidores o instancias que no tienen relación con el asunto. De requerirse alguna copia informativa deberá tramitarse mediante las cuentas de correo por parte de los productores de los documentos.

El jefe de cada dependencia deberá estimular y fijar los criterios para el uso masivo del correo electrónico y las consultas de la información que se publique en la intranet. Así mismo, se deberán diseñar formatos, en medio magnético, para efectuar trámites administrativos inmediatos y evitar la impresión de documentos innecesarios.

Los supervisores de contratos suscritos con el ICBF, vigilarán para que los informes mensuales de avances de los respectivos contratos se produzcan en un (1) original con destino al expediente que reposa en la oficina asesora jurídica. Cada supervisor deberá guardar, de ser necesario, la copia informativa o de apoyo en medio magnético para su consulta.

(Nota: Derogada por la Resolución 3959 de 2012 artículo 7° del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar- Cecilia de la Fuente de Lleras)

ART. 8º—La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga las resoluciones 1270 de 17 de julio de 2003 y 904 de 27 de marzo de 2008.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 3 de noviembre de 2010.

(Nota: Derogada por la Resolución 3959 de 2012 artículo 7° del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar- Cecilia de la Fuente de Lleras)