RESOLUCIÓN 49 DE 1998 

(Febrero 23)

“Por la cual se adopta el sistema de control interno, se crea el comité de coordinación del sistema de control interno y se dictan otras disposiciones”.

El Ministro de Cultura,

en uso de las facultades constitucionales y legales en especial las conferidas por el Decreto 1826 de 1994 y el artículo 3º del Decreto 1970 del 7 de agosto de 1997, y

CONSIDERANDO:

Que la Constitución Política de Colombia en su artículo 209 señala que la administración pública en todos sus órdenes tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señala la ley y que la función administrativa se desarrollará con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones;

Que el artículo 269 de la Constitución Política de Colombia, determina en las entidades públicas la obligación de diseñar y aplicar según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno de conformidad con lo que disponga la ley;

Que la Ley 397 del 7 de agosto de 1997, en su artículo 67 señaló dentro de la estructura orgánica del Ministerio de Cultura, entre otras la oficina de control interno;

Que la Ley 87 de 1993 establece normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y determina sus objetivos, características y elementos;

Que la Ley 397 en su artículo 6º determina que “el establecimiento y desarrollo del sistema de control interno en los organismos y entidades públicas, será responsabilidad del representante legal o máximo directivo correspondiente”;

Que de igual manera, consagró el artículo 13 de la citada ley, las obligaciones de establecer al más alto nivel jerárquico un comité de coordinación del sistema de control interno, de acuerdo con la naturaleza de las funciones propias de la organización;

Que el Consejo Nacional de Política Económica y Social, Conpes, mediante Resolución número 63 de 1994, estableció en el artículo 6º la obligatoriedad para todos los organismos y entidades de la Rama Ejecutiva del sector público de nivel nacional, de organizar, al interior de sus dependencias, un mecanismo de autoevaluación de gestión y resultados;

Que la Ley 87 de 1993 estableció que el control interno deberá expresarse a través de las políticas aprobadas por los niveles de dirección y administración de las respectivas entidades y se cumplirá en toda la escala de la estructura administrativa mediante la elaboración y aplicación de técnicas de dirección, verificación y evaluación de regulaciones administrativas, de manuales de funciones y procedimientos, de sistemas de información y de programas de selección, inducción y capacitación de personal;

Que se hace necesario implementar en el Ministerio de Cultura, el sistema de control interno que permita desarrollar los principios constitucionales y legales para el logro de su objetivo social mediante la racionalización de trámites, simplificación de procesos y operaciones que permitan al nivel directivo y ejecutivo concentrar esfuerzos sobre los aspectos más importantes de la gestión dirigidos al cumplimiento del plan estratégico y al plan indicativo de la entidad,

RESUELVE:

CAPÍTULO I

Aspectos generales

ART. 1º—Adoptar el sistema de control interno para el Ministerio de Cultura. Se entiende por control interno el sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por la entidad con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y de los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes, dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos.

ART. 2º—El sistema de control interno adoptado en esta resolución se aplica a toda la estructura organizacional del Ministerio de Cultura.

ART. 3º—El sistema de control interno en el Ministerio de Cultura debe facilitar que el ejercicio del control se desarrolle dentro de los siguientes enfoques:

a) En forma total y permanente en todos los procesos de la entidad;

b) Como parte integral de la función gerencial que ejecuten los funcionarios del nivel directivo, ejecutivo y en general de los responsables de áreas, procesos y proyectos;

c) Que facilite la participación de los usuarios de los servicios y la información generada por el Ministerio de Cultura en el control de la gestión de la entidad;

d) Que propicie el mejoramiento de la calidad de los servicios que presta la entidad, en función de los usuarios, y

e) Que propicie la cultura de autocontrol en la gestión de todos los funcionarios de la entidad.

ART. 4º—Los funcionarios del Ministerio de Cultura en el ejercicio de las funciones propias de su cargo, desarrollarán sus tareas teniendo en cuenta:

a) El cumplimiento leal, eficiente y eficaz de sus obligaciones funcionales, administrativas y operacionales;

b) El establecimiento, la modernización y actualización de los procedimientos y técnicas que aseguren un oportuno y eficaz control;

c) La identificación de las causas de riesgo en los procesos de la entidad que puedan originar errores o fraudes y diseño de barreras preventivas, detectivas y correctivas que den la solución;

d) La obligación de asumir la voluntad y el compromiso de enfrentar y erradicar el fraude y la corrupción administrativa;

e) La generación de información fidedigna, veraz y su transmisión adecuada y oportuna a los funcionarios que la requieran dentro del proceso de toma de decisiones;

f) El ejercicio del autocontrol como proceso permanente de verificación de la planeación y sus resultados;

g) La revisión permanente de sus trámites y procedimientos buscando su simplificación y mejoramiento, y

h) La colaboración con la oficina de control interno en sus procesos de evaluación y el compromiso de aplicar las recomendaciones para el mejoramiento del sistema de control interno.

ART. 5º—El sistema de control interno se efectuará siguiendo los principios de igualdad, moralidad, eficiencia, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad, eficacia y valoración de los costos ambientales.

a) El principio de igualdad implica que el sistema de control interno debe velar por que las actividades de la entidad estén orientadas efectivamente hacia el interés general, sin privilegios otorgados a persona (s) o grupos especiales;

b) El principio de moralidad indica que todas las operaciones se realicen con base en las normas constitucionales y legales, de acuerdo con los principios éticos y morales que rigen nuestra sociedad;

c) El principio de eficiencia obliga a velar por que, en igualdad de condiciones de calidad y oportunidad, el Ministerio de Cultura obtenga la máxima productividad de los recursos que le han sido confiados;

d) El principio de economía ordena vigilar que la asignación de los recursos sea la más adecuada, en función de los objetivos y metas del ministerio;

e) El principio de celeridad establece que uno de los aspectos principales sujeto de control, debe ser la capacidad de respuesta oportuna por parte de la entidad a las necesidades sociales que caen dentro de su ámbito de competencia;

f) Los principios de imparcialidad y publicidad, se refiere a la transparencia que debe existir en las distintas actuaciones de la entidad, de tal forma que nadie se sienta afectado en sus intereses o ser objeto de discriminación, y

g) El principio de eficacia, determina si los resultados se logran de manera oportuna y guardan relación con los objetivos, planes y programas del ministerio.

ART. 6º—Atendiendo los principios constitucionales que deben caracterizar a la administración pública, el diseño y el desarrollo del sistema de control interno adoptado por la presente resolución se orientará al logro de los siguientes objetivos fundamentales:

a) Proteger los recursos del Ministerio de Cultura, buscando su adecuada administración ante posibles riesgos que los afecten;

b) Garantizar la eficacia, la eficiencia y la economía en todas las operaciones, promoviendo y facilitando la correcta ejecución de las actividades definidas para el logro de la misión institucional;

c) Velar por que todas las actividades y recursos del Ministerio de Cultura estén dirigidos al cumplimiento de los objetivos;

d) Garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión organizacional;

e) Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información y de sus registros;

f) Definir y aplicar medidas para prevenir los riegos, detectar y corregir las desviaciones que se presenten en la organización y que puedan afectar el logro de sus objetivos;

g) Garantizar que el sistema de control interno disponga de sus propios mecanismos de verificación y evaluación;

h) Velar por que el Ministerio de Cultura disponga de procesos de planeación y mecanismos adecuados para el diseño y desarrollo organizacional, de acuerdo con su naturaleza y características.

CAPÍTULO II

Características del control interno

ART. 7º—Son características del control interno las siguientes:

a) El sistema de control interno forma parte integrante de los sistemas contables, financieros, de planeación, de información y operacionales de la respectiva entidad;

b) Corresponde al Ministro de Cultura, la responsabilidad de establecer, mantener y perfeccionar el sistema de control interno, el cual debe ser adecuado a la naturaleza, estructura y misión del Ministerio de Cultura;

c) En cada área del ministerio, el funcionario encargado de dirigirla es responsable por el control interno ante su jefe inmediato de acuerdo con los niveles de autoridad establecidos en el ministerio;

d) La oficina de control interno, es la encargada de evaluar en forma independiente el sistema de control interno del Ministerio de Cultura y proponer al Ministro de Cultura las recomendaciones para mejorarlas;

e) Todas las transacciones del ministerio deberán registrarse en forma exacta, veraz y oportuna, de forma tal que permita preparar informes operativos, administrativos y financieros;

f) Corresponde a las directivas y sus funcionarios acatar, observar, respaldar y apoyar permanentemente el sistema de control interno y su mantenimiento, así como ejercer las acciones de control que le correspondan, frente a cada deber asignado, y

g) Todos los funcionarios del Ministerio de Cultura serán responsables de la gestión, ejecución y autocontrol de las funciones asignadas.

ART. 8º—Serán acciones de aseguramiento del sistema de control interno, entre otras:

a) La identificación de debilidades, fortalezas, amenazas y oportunidades, DOFA;

b) La revalidación sistemática de objetivos y metas programadas;

c) El mantenimiento de planes de contingencia que operen en situaciones de conflicto o crisis;

d) La identificación de errores, sus causas, prevenciones y correcciones;

e) El mejoramiento continuo de los procesos;

f) La confrontación entre modelos y resultados;

g) La acción y toma oportuna de decisiones;

h) La búsqueda continua de la simplificación de los trámites, e

i) La adopción de medidas de mejoramiento y fortalecimiento del sistema de control interno;

ART. 9º—La documentación del sistema de control interno estará constituida por los manuales que contengan en forma ordenada y sistemática las instrucciones e información sobre políticas, normas, funciones, sistemas, actividades, procesos y procedimientos de las diferentes áreas del ministerio, acordes con la Constitución, la Ley y los reglamentos.

La secretaría general, las oficinas, las direcciones y las unidades administrativas especiales, velarán por que sus procedimientos estén, así mismo suficientemente soportados y documentados en los correspondientes manuales, con información completa, exacta, actualizada y disponible en cada una de sus áreas.

El manual de funciones especificará claramente las tareas que debe cumplir cada uno de los funcionarios del ministerio. Las funciones asignadas serán comunicadas a cada empleado quien responderá por el cumplimiento de las mismas de acuerdo con la ley, el reglamento y el manual.

CAPÍTULO III

Elementos del sistema de control interno

ART. 10.—El ministerio bajo la responsabilidad de sus directivos debe por lo menos implantar los siguientes aspectos que deben orientar la aplicación del sistema de control interno:

a) Establecimiento de objetivos y metas tanto generales como específicas, así como la formulación de los planes operativos que sean necesarios;

b) Definición de políticas como guía de acción y procedimientos para la ejecución de los procesos;

c) Adopción de un sistema de organización adecuado para ejecutar los planes;

d) Delimitación precisa de la autoridad y los niveles de responsabilidad;

e) Adopción de normas para la protección y utilización racional de los recursos;

f) Dirección y administración del personal conforme a un sistema de méritos y sanciones;

g) Aplicación de las recomendaciones resultantes de las evaluaciones del control interno;

h) Establecimiento de mecanismos que faciliten el control ciudadano a la gestión de las entidades;

i) Establecimiento de sistemas modernos de información que faciliten la gestión y el control;

j) Organización de métodos confiables para la evaluación de la gestión;

k) Establecimiento de programas de inducción, capacitación de directivos y demás personal del ministerio, y

l) Simplificación y actualización de normas y procedimientos.

CAPÍTULO IV

Controles aplicables

ART. 11.—Para la verificación y evaluación del sistema de control interno se aplicarán los controles financieros, de legalidad, administrativo y del recurso humano, informático y de gestión, de acuerdo con lo previsto en los artículos siguientes:

ART. 12.—El control financiero es el examen que se realiza, con base en las normas de auditoría de aceptación general, para establecer si los estados financieros del Ministerio de Cultura reflejan razonablemente el resultado de sus operaciones y los cambios de su situación financiera, comprobando que en la elaboración de los mismos y en las transacciones y operaciones que los originaron, se observaron y cumplieron las normas prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad generalmente aceptados.

ART. 13.—El control de legalidad es la comprobación que se hace de las operaciones financieras, administrativas, económicas y de otra índole en el ministerio para establecer que se hayan realizado conforme a las normas que le son aplicables.

ART. 14.—El control administrativo y del recurso humano permite determinar que los mecanismos internos del ministerio sean los adecuados, promoviendo la eficiencia en las operaciones administrativas e igualmente fomentando la adhesión a las políticas institucionales, con el fin de alcanzar los objetivos y metas programadas por la entidad.

ART. 15.—El control informático es el examen objetivo, crítico, sistemático y selectivo de las políticas, normas, prácticas, procesos y procedimientos con el fin de emitir una opinión respecto a la eficiencia en la utilización de los recursos informáticos; la confiabilidad, consistencia, integridad y oportunidad de la información y la efectividad de los controles en los sistemas de información.

ART. 16.—El control de gestión es el examen de la eficiencia y la eficacia del Ministerio de Cultura en la administración de los recursos públicos, determinada mediante la evaluación de sus procesos administrativos, la utilización de indicadores de rentabilidad pública y desempeño.

ART. 17.—El control de evaluación y verificación mide y evalúa en forma independiente la eficiencia, eficacia y economía del sistema de control interno.

CAPÍTULO V

Comité de coordinación del sistema de control interno

ART. 18.—El Ministerio de Cultura tendrá un comité de coordinación del sistema de control interno en cumplimiento al artículo 13 de la Ley 87 de 1993, con el fin de trazar los objetivos generales para mejorar la eficiencia y los resultados de la entidad y estudiar la planeación anual de la oficina de control interno.

ART. 19.—El comité de coordinación del sistema de control interno estará constituido así:

— El Ministro de Cultura, o su delegado, quien lo presidirá.

— El secretario general.

— El Jefe de la oficina de control interno.

— El Jefe de la oficina de planeación.

El comité podrá invitar a los directores y otros funcionarios a participar en las sesiones del comité, según los asuntos a tratar.

Actuará como secretario técnico del comité de coordinación del sistema de control interno, el jefe de la oficina de control interno, quien no tendrá derecho a voto.

ART. 20.—El comité de coordinación del sistema de control interno deberá contar con un reglamento interno, se reunirá ordinariamente cada seis (6) meses y extraordinariamente cuando lo convoque el Ministro de Cultura o el jefe de la oficina de control interno.

(Nota: Modificado por la Resolución 1824 de 2005 del Ministerio de Cultura)

ART. 21.—Corresponde al comité de coordinación del sistema de control interno el ejercicio de las funciones contempladas en el artículo 5º del Decreto Reglamentario 1826 del 3 de agosto de 1994:

a) Recomendar pautas para la determinación, implementación, adaptación, complementación y mejoramiento permanente del sistema de control interno, de conformidad con las normas vigentes y las características propias del Ministerio de Cultura;

b) Estudiar y revisar la evaluación del cumplimiento de las metas y objetivos del ministerio, dentro de los planes y políticas sectoriales y recomendar los correctivos necesarios;

c) Asesorar al Ministro de Cultura en la definición de planes estratégicos y en la evaluación del estado de cumplimiento de las metas y objetivos allí propuestos;

d) Recomendar prioridades para la adopción, adaptación, adecuado funcionamiento y optimización de los sistemas de información gerencial, estadístico, financiero de planeación y de evaluación de procesos, así como para la utilización de indicadores de gestión generales y por áreas;

e) Estudiar y revisar la evaluación al cumplimiento de los planes, sistemas de control y seguridad interna y los resultados obtenidos por las dependencias del Ministerio de Cultura;

f) Revisar el estado de ejecución de los objetivos, políticas, planes, metas y funciones que corresponden a cada una de las dependencias del Ministerio de Cultura;

g) Coordinar con las dependencias del ministerio de Cultura el mejor cumplimiento de sus funciones y actividades;

h) Presentar a consideración del Ministerio de Cultura propuestas de modificación a las normas sobre control interno vigentes;

i) Reglamentar el funcionamiento de los distintos subcomités de coordinación del sistema de control interno que se organicen;

j) Impulsar en el Ministerio de Cultura, a todos los niveles, el autocontrol en las operaciones, y

k) Las demás que le sean asignadas por el Ministro de Cultura.

CAPÍTULO VI

Oficina de control interno

ART. 22.—La misión de la oficina de control interno es la de medir y evaluar la eficiencia, la eficacia y economía de los demás controles, asesorando al Ministro de Cultura en la continuidad del proceso administrativo, la revaluación de los planes establecidos y en la introducción de los correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas u objetivos previstos.

Como mecanismos de verificación y evaluación del control interno, se utilizarán las normas de auditoría generalmente aceptadas, la selección de indicadores de desempeño, los informes de gestión y cualquier otro mecanismo moderno de control que implique el uso de la mayor tecnología, eficiencia y seguridad.

ART. 23.—Son funciones de la oficina de control interno, las consagradas en el artículo 6º del Decreto 1970 del 7 de agosto de 1997, las demás normas que las modifiquen, reglamenten o adicionen y las que a continuación se describen:

a) Planear, dirigir y organizar la verificación y evaluación del sistema de control interno del Ministerio de Cultura;

b) Elaborar periódicamente un análisis de riegos y formular el respectivo diagnóstico y recomendaciones;

c) Aplicar el control de gestión e interpretar sus resultados con el objetivo de presentar recomendaciones al Ministro de Cultura;

d) Servir de apoyo a todo y cada uno de los directivos del ministerio en el proceso de la toma de decisiones, con el fin de obtener los resultados esperados;

e) Verificar los procesos relacionados con el manejo de los recursos, bienes y los sistemas de información del ministerio y recomendar los correctivos que sean necesarios;

f) Fomentar en toda la organización una cultura de autocontrol, que contribuya al mejoramiento continuo y al cumplimiento de la misión del Ministerio de Cultura;

g) Verificar que los controles sean establecidos por los responsables y que los registros se hagan en forma sistemática; que la información sea confiable y oportuna y los procesos sean eficaces;

h) Periódicamente la oficina de control interno vigilará que el trámite dado a las quejas, reclamos, sugerencias y peticiones recibidas por el Ministerio de Cultura esté de acuerdo con las normas legales vigentes y rendirá un informe semestral al Ministro de Cultura, con el fin de que se adopten acciones correctivas;

i) Presentar informes al Ministro de Cultura, y

j) Las demás funciones que le sean asignadas de acuerdo con la naturaleza de la dependencia.

ART. 24.—Los informes que presenten los funcionarios de la oficina de control interno tendrán valor probatorio en los procesos disciplinarios, administrativos, judiciales y fiscales cuando las autoridades competentes los soliciten.

ART. 25.—La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Santafé de Bogotá, D.C., 23 de febrero de 1998.

___________________