RESOLUCIÓN 49 DE 2009 

(Febrero 10)

“Por la cual se conforma el comité de archivo de la organización electoral - Consejo Nacional Electoral”.

El Presidente del Consejo Nacional Electoral,

en uso de sus facultades legales, y en especial las que le confieren los artículos 11 y 12 del artículo 265 de la Constitución, el artículo 24 de la Ley 594 de 2000, numeral 12 del artículo 12 del Decreto 2241 de 1986, y

CONSIDERANDO:

Que la Ley 594 de 2000, “por medio de la cual se dicta la Ley general de archivos y se dictan otras disposiciones”, señala las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado.

Que el Acuerdo 12 del 18 de octubre de 1995, artículo 4º expedido por el Archivo General de la Nación, modificó el artículo 19 del Acuerdo 7 del 29 de junio de 1994 y en él se determinó la creación del comité de archivo para las entidades estatales.

Que es necesario garantizar la adecuada conservación de los documentos que reposan en el archivo de la corporación y facilitar su consulta; así mismo procurar reducir costos de espacio físico y tiempo.

Que de conformidad al acuerdo mencionado es necesario que el Consejo Nacional Electoral conforme el comité de archivo con el fin de armonizar la gestión documental de la entidad con la política archivística del Estado.

Que por lo anterior, el Consejo Nacional Electoral,

RESUELVE:

ART. 1º—Créase el comité de archivo del consejo nacional electoral responsable de proponer ante la corporación a través de su presidente, las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos del sistema archivístico.

ART. 2º—El comité de archivo estará integrado por:

1. El asesor de subsecretaría general, quien lo presidirá.

2. El asesor de la secretaría general.

3. El asesor de la oficina jurídica.

4. El asesor administrativo.

5. El asesor de inspección y vigilancia.

6. El asesor de comunicaciones y encuestas.

7. El asesor del fondo de campañas.

Actuará como secretario del comité, el responsable del archivo de la subsecretaría hasta la conformación del grupo de archivo de la corporación.

PAR. 1º—A las sesiones del comité de archivo podrán asistir como invitados, con voz pero sin voto, todos aquellos funcionarios o particulares que puedan aportar elementos de juicio importantes para el buen funcionamiento del comité.

PAR. 2º—El Comité podrá sesionar con la asistencia de la mitad más uno de sus miembros.

Las decisiones o recomendaciones del comité de archivo, se adoptarán por consenso y se harán constar con actas suscritas por sus miembros.

El secretario del comité tendrá a su cargo la elaboración y archivo de las actas con numeración consecutiva.

PAR. 3º—El presidente convocará a sesión como mínimo cuatro (4) veces al año y cada vez que las circunstancias lo requieran en el lugar y hora que sea determinada por quien la preside.

ART. 3º—Las funciones a realizar por parte del comité de archivo del Consejo Nacional Electoral serán las siguientes:

a) Asesorar y recomendar sobre la función archivística de la entidad y presentar los informes que les sean solicitados.

b) Proponer las políticas y directrices generales para garantizar la organización, conservación, uso y manejo de los documentos de la entidad.

c) Proponer los planes y programas de la función archivística y coadyuvar su ejecución, control y seguimiento.

d) Proponer las tablas de retención documental y las tablas de valoración de las diferentes dependencias, así como sus actualizaciones, para establecer el tiempo de permanencia de los documentos en las diferentes etapas de su ciclo vital.

e) Estudiar y aprobar la eliminación de documentos de la entidad, previa acta de eliminación, de acuerdo con las normas vigentes y las tablas de retención documental.

f) Establecer los controles y demás mecanismos de seguridad para garantizar la custodia, la conservación y el manejo de la información física y micrográfica.

g) Presentar a consideración del Consejo Nacional Electoral propuestas de modificación a las normas internas vigentes sobre archivo y correspondencia y las demás que regulen la función archivística de la entidad.

h) Proponer la reglamentación necesaria para el uso, organización y conservación adecuada del patrimonio del Consejo Nacional Electoral.

i) Fijar criterios para la implementación de procesos de capacitación y entrenamiento en las áreas de la gestión documental y administrativa de archivos, dirigidos a los funcionarios del Consejo Nacional Electoral, encargados del manejo de los archivos.

j) Recomendar la adquisición de elementos, equipos, programas, etc., que se requieran para el cumplimiento de manejo archivístico de la entidad.

k) Las demás funciones que de acuerdo con su naturaleza y necesidades del servicio le sean asignadas por el presidente de la corporación.

ART. 4º—La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 10 de febrero de 2009.

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