Imprenta Nacional de Colombia

RESOLUCIÓN 49 DE 2016 

(Julio 6)

“Por medio de la cual se adopta el Manual de contratación de la Imprenta Nacional de Colombia”.

La Gerente General,

en ejercicio de las atribuciones legales, especialmente las conferidas en el artículo 11, numerales 8º y 14 del Decreto 2469 de 2000, y

CONSIDERANDO:

Que la Imprenta Nacional de Colombia es una empresa industrial y comercial del Estado, vinculada al Ministerio del Interior, con personería jurídica, autonomía administrativa y financiera, patrimonio propio e independiente, organizada acorde con los mandatos del Capítulo XIII de la Ley 489 de 1998, en cuanto a empresas industriales y comerciales se refiere.

Que de acuerdo a lo señalado en el artículo 13 de la Ley 1150 de 2007 “Las entidades estatales que por disposición legal cuenten con un régimen contractual excepcional al del estatuto general de contratación de la administración pública, aplicarán en desarrollo de su actividad contractual, acorde con su régimen legal especial los principios de la función administrativa y de la gestión fiscal de que tratan los artículos 209 y 267 de la Constitución Política, respectivamente según sea el caso y estarán sometidas al régimen de inhabilidades e incompatibilidades previsto legalmente para la contratación estatal”.

Que el artículo 209 de la Constitución Política de Colombia establece que “La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones. Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado (...)”.

Que el artículo 14 de la Ley 1150 del 2007, modificado por el artículo 93 de la Ley 1474 de 2011, estipula que las empresas industriales y comerciales del Estado, las sociedades de economía mixta en las cuales el Estado tiene participación superior al cincuenta por ciento (50%), sus filiales y las sociedades entre entidades públicas con participación mayoritaria del Estado superior al cincuenta por ciento (50%), que se encuentren en competencia con el sector privado nacional o internacional o desarrollen su actividad en mercados regulados, su actividad contractual se regirá por las disposiciones legales y reglamentarias aplicables a su actividad económica y comercial.

Que respecto a la naturaleza de las empresas industriales y comerciales del Estado y el régimen especial que las rige en materia de contratación, el Consejo de Estado, Sala de lo Contencioso Administrativo, Sección Tercera, realizó algunas de las siguientes precisiones: El sometimiento de las empresas industriales y comerciales del Estado y de las sociedades de economía mixta al régimen de derecho privado se justifica, según lo ha determinado la jurisprudencia de la Sala, en “la necesidad de que en su actividad industrial y comercial, tradicionalmente ajena al Estado y propia de los particulares, ellas actúen en términos equivalentes a estos cuando realicen actividades similares, sin tener prerrogativas exorbitantes que atenten contra el derecho a la igualdad ni estar sujetas a procedimientos administrativos que entraben sus actuaciones y las pongan en situación de desventaja frente a sus competidores”(1) de tal manera que “(...) sus actividades de explotación industrial o comercial se desarrollen con las mismas oportunidades y las mismas ventajas o desventajas que las adelantadas por aquellos, sin que influya para nada su investidura de entidad estatal;

Que puedan actuar como particulares, frente a las exigencias de la economía y del mercado. Por ello, la regla general es que en sus actos y contratos se rijan las normas de derecho privado, (...)(2).

Que la jurisprudencia en este sentido ha sostenido que “la participación activa del Estado en el sector financiero, industrial y comercial, ha exigido que el legislador colombiano señale un régimen contractual especial aplicable a las empresas industriales y comerciales del Estado y a las sociedades de economía mixta con participación mayoritaria estatal, con miras a garantizar la agilidad y eficiencia de sus operaciones y por ende su competitividad frente al sector privado (...)”(3).

Que en este sentido la Ley 489 de 1998, indicó de manera clara el régimen jurídico aplicable a los contratos celebrados por las empresas industriales y comerciales del Estado, precisando en su artículo 93 lo siguiente: “Los actos que expidan las empresas industriales y comerciales del Estado para el desarrollo de su actividad propia, industrial o comercial o de gestión económica se sujetarán a las disposiciones del derecho privado

(...)”.

Que en cuanto a las modalidades contratación que contiene el presente Manual, vale precisar que en relación con la modalidad de contratación directa, el inciso 2º del literal c) del numeral 4º del artículo 2º de la Ley 1150 de 2007, modificado por el artículo 95 de la Ley 1474 de 2011, sobre las modalidades de selección, contratación directa señaló que: “En aquellos eventos en que el régimen aplicable a la contratación de la entidad ejecutora no sea el de la Ley 80 de 1993, la ejecución de dichos contratos estará en todo caso sometida a esta ley, salvo que la entidad ejecutora desarrolle su actividad en competencia con el sector privado o cuando la ejecución del contrato interadministrativo tenga relación directa con el desarrollo de su actividad”.

Que teniendo en cuenta la normatividad y jurisprudencia citada, los procesos contractuales que adelante la Imprenta Nacional de Colombia, empresa industrial y comercial del Estado, no se rigen por el estatuto general de la contratación pública, sino por el derecho privado, sin perjuicio de observar e implementar los principios generales consagrados en el artículo 209 de la Constitución Política.

Que una vez definida la naturaleza jurídica de la Imprenta Nacional de Colombia es importante indicar el objeto y alcance de su actividad comercial, referente a lo cual el artículo 2º de la Ley 109 de 1994, modificado por el artículo 269 de la Ley 1450 de 2011 y el Decreto número 960 de 2013 define que la Imprenta Nacional de Colombia es una Empresa Industrial y Comercial de Estado, que tiene por objeto: “la edición, diseño, impresión, divulgación, comercialización y distribución de las normas, documentos, políticas públicas, impresos y publicaciones de las entidades nacionales que integran las ramas del poder público en Colombia, en aras de garantizar la seguridad jurídica (...)”.

Que en cuanto al objeto de la Imprenta Nacional de Colombia vale la pena precisar que el mismo se ajustó en el segundo párrafo del artículo 1º del Decreto 960 de 2013, donde se indicó que la entidad “podrá editar, diseñar, imprimir, divulgar, comercializar y distribuir los documentos y necesidades de comunicación gráfica de las entidades nacionales que integran las ramas del poder público”, aclarando el alcance que tiene el concepto de comunicación gráfica en el párrafo del artículo 2º del referido decreto, de la siguiente manera “todo medio por el cual se transmiten mensajes de manera visual utilizando palabras, símbolos o imágenes en cualquier tipo de medio o soporte, permitiendo al emisor interrelacionarse con sus mercados, clientes y usuarios, intercambiar información con la ciudadanía, con las instituciones, la administración, los medios de comunicación y en general con la sociedad”.

Que el gerente o presidente de las empresas industriales y comerciales del Estado será el representante legal de la correspondiente entidad y cumplirá todas aquellas funciones que se relacionen con la organización y funcionamiento que no se hallen expresamente atribuidas a otra autoridad de conformidad con lo establecido en el artículo 92 de la Ley 489 de 1998.

Que conforme a los numerales 8º, 11 y 14 del artículo 11 del Decreto 2469 de 2000, por el cual se modifica la estructura de la Imprenta Nacional de Colombia, indicó que corresponde, entre otras funciones, al Gerente General “Controlar y cuidar la organización y administración de la empresa, el recaudo e inversión de los fondos y el cumplimiento de todas las obligaciones legales y contractuales de la entidad; contratar con empresas públicas o privadas, la ejecución de cualquier proceso administrativo o productivo que se requiera para el desarrollo de las funciones asignadas a la entidad”, así como “Las demás funciones que le establezca la ley, los estatutos y los reglamentos y que se relacionen con la organización y funcionamiento de la empresa”.

Que la Imprenta Nacional de Colombia mediante Resolución 313 del 30 de agosto de 2013, adoptó un nuevo Manual de contratación para la entidad, previa revisión y aportes en su momento realizados por los miembros del Comité de coordinación de la Imprenta, creado mediante Decreto 2469 de 2000, cuyas funciones se determinaron en la Resolución 40 de 2009 de la Gerencia General de la Imprenta Nacional de Colombia.

Que la Resolución 313 del 30 de agosto de 2013, fue modificada por la Resolución 338 del 24 de septiembre de 2013, en el sentido de incluir algunas causales de contratación en las que el Comité asesor de contratación sería el responsable de presentar su aprobación o recomendación, ajustándose los literales b) y d) del artículo 21 de la referida resolución.

Que en el año 2014 por medio de la Resolución 238 del 25 de junio se derogó la Resolución 313 de 2013 y se adoptó un nuevo Manual de contratación para la Imprenta Nacional de Colombia acorde con el giro ordinario del negocio y los desarrollos legales y jurisprudenciales, además de la necesidad de acogerse a los acuerdos marco que adelanta Colombia Compra Eficiente y de hacer adicionalmente algunos ajustes de tipo procedimental en los artículos 6º parágrafos 1º y 2º literales c) y k), 13 literal c), parágrafo del 22, 277, parágrafo del 31, 33, literal h) del 34 y 36.

Que en la actualidad se requiere realizar algunos ajustes de procedimiento general y cuantías de las modalidades de contratación y sus causales, entre otras modificaciones, con el fin de fortalecer el sistema de compras y de contratación pública de la Imprenta Nacional, y de esta manera obtener mejores bienes y servicios en términos de calidad y precio, y desarrollar procesos de selección en menores tiempos, en aras de lograr una gestión fiscal y administrativa eficiente.

Que la Imprenta Nacional ha considerado necesario expedir un nuevo Manual de contratación, el cual se rige por los principios de la función administrativa y se encuentra sometida al derecho privado, con el fin de hacerla más ágil y competitiva dinamizando así sus procedimientos para lograr mejores prácticas que le permitan actuar con la celeridad, eficiencia y calidad que los nuevos proyectos y la actual demanda del sector requieren. Así mismo actualizar la contratación administrativa y su funcionamiento según lo dispuesto en el Decreto 1082 de 2015, adoptando los nuevos procesos y procedimientos establecidos en el sistema integrado de gestión de la entidad para las distintas modalidades de contratación.

Que en aras de unificar normativamente los procedimientos contractuales por medio de los cuales se adquieren y se prestan los bienes y servicios que requiera la entidad, se considera procedente expedir la presente resolución adoptando en su integridad el nuevo Manual de contratación (derogando así todas las disposiciones que le sean contrarias) para la Imprenta Nacional de Colombia, el cual fue socializado a los subgerentes; jefe de oficina, coordinadores y servidores involucrados en los diferentes procesos.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

CAPÍTULO I

Objeto, ámbito de aplicación, régimen aplicable y principios rectores de la actividad contractual

ART. 1º—Objeto. El presente Manual de contratación tiene por objeto establecer las reglas, principios y procedimientos generales aplicables a la actividad contractual de la Imprenta Nacional de Colombia, en adelante la Imprenta.

ART. 2º—Ámbito de aplicación. Las reglas contenidas en el presente Manual de contratación se aplicarán a toda la actividad precontractual, contractual y poscontractual que se adelante en el marco del objeto, misión y funciones de la Imprenta. Estas reglas serán desarrolladas a través de los respectivos procesos y procedimientos adoptados a través del sistema de gestión de calidad para tal fin.

PAR.—Se exceptúan los contratos de trabajo, los requeridos para obtener la prestación de servicios públicos, los que celebre en calidad de contratista con entidades públicas y privadas, los que se ejecuten con cargo a los recursos de caja menor, al Fondo de Solidaridad, Fondo de Capacitación y los que por su naturaleza sean excluidos, mediante acto administrativo, por la Gerencia General.

ART. 3º—Régimen aplicable. La actividad contractual que desarrolle la Imprenta se regirá por las normas de derecho civil y comercial vigentes y por lo dispuesto en este Manual de contratación, excepto aquellos que por expresa disposición legal, estén sometidos a regímenes especiales.

ART. 4º—Principios rectores de la actividad contractual. La actividad contractual de la Imprenta se enmarca en los principios que rigen la función administrativa y actividad contractual del Estado, tales como: buena fe, igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad, transparencia y selección objetiva previstos en el artículo 209 de la Constitución Política y en la Ley 80 de 1993.

CAPÍTULO II

Disposiciones generales

ART. 5º—Ordenación del gasto, celebración de contratos y ordenación del pago. Corresponde al Gerente General, en su calidad de representante legal de la Imprenta, ordenar el gasto, celebrar los contratos y convenios y ordenar los pagos correspondientes. El Gerente General podrá delegar total o parcialmente las funciones relacionadas con la actividad contractual u otorgar poderes especiales o generales para el efecto. La delegación que haga referencia a la ordenación del gasto, celebración de contratos y ordenación de pago requerirá aprobación previa de la Junta Directiva.

ART. 6º—Contratistas. Podrán contratar con la Imprenta, las personas naturales o jurídicas, de manera individual o conjunta a través de las figuras de asociación previstas en la Ley 80 de 1993 como son los consorcios y uniones temporales según se indique en el documento de la invitación correspondiente. En este último caso la responsabilidad de los asociados será solidaria tanto para el cumplimiento de las obligaciones derivadas de la oferta y del contrato, como en relación con la imposición de sanciones.

ART. 7º—Inhabilidades e incompatibilidades para participar en las modalidades de contratación o suscribir contratos. A la actividad contractual adelantada por la Imprenta le será aplicado el régimen de inhabilidades e incompatibilidades previsto en la normatividad vigente para las entidades estatales.

PAR.—Si al oferente le sobreviniere alguna de las incompatibilidades, inhabilidades o impedimentos de que trata la ley, se entenderá que renuncia a la participación en el proceso de selección conforme a la modalidad de contratación que se adelante y a los derechos surgidos del mismo.

Si la incompatibilidad, inhabilidad o impedimento surge con posterioridad a la aceptación de la oferta por parte de la Imprenta, el oferente favorecido deberá renunciar a los derechos surgidos de dicha aceptación o ceder el contrato, si ya se ha celebrado, a quien expresamente autorice la Imprenta.

Si la inhabilidad, incompatibilidad o impedimento sobreviene en uno de los miembros de un consorcio o unión temporal, este cederá su participación a un tercero, previa autorización escrita de la Imprenta. En ningún caso podrá haber cesión del contrato entre quienes integran el consorcio o unión temporal.

No quedan cobijadas por estas inhabilidades e incompatibilidades, las personas que contraten con la Imprenta por obligación legal o lo hagan para usar los bienes o servicios que la Imprenta ofrezca al público en condiciones comunes a quienes los soliciten, ni las personas jurídicas sin ánimo de lucro cuyos representantes legales hagan parte de las juntas o consejos directivos en virtud de su cargo o por mandato legal o estatutario.

En las causales de inhabilidad por parentesco o por matrimonio o unión marital de hecho, los vínculos desaparecen por muerte o por disolución del matrimonio o unión marital de hecho.

Conflicto de interés. En caso de presentarse un conflicto de intereses de alguno de los servidores públicos de la entidad, frente a cualquiera de los oferentes o respecto a contratistas, este se encuentra en la obligación de manifestarlo con el fin de ser estudiada la situación por parte del Gerente General y, de ser necesario, relevar a este servidor público por otro, para el conocimiento, manejo y trámites que deban ser adelantados respecto al asunto en cuestión.

ART. 8º—Trámite presupuestal. En los procesos contractuales que adelante la entidad se deberá contar de manera previa con el certificado de disponibilidad presupuestal, y en los procesos que se genere contrato se expedirá el registro presupuestal, con anterioridad al inicio de la ejecución.

CAPÍTULO III

Registro de proveedores de la Imprenta Nacional

ART. 9º—Registro de proveedores de bienes y servicios. La Imprenta contará con un registro de proveedores de bienes y servicios, que contendrá la información jurídica y financiera de los proveedores, la cual será actualizada cada año directamente con los proveedores o a través del registro único de proveedores de la Cámara de Comercio de Bogotá.

PAR. 1º—El registro único de proveedores de bienes y servicios estará clasificado por grupos de acuerdo a la clasificación de actividades económicas CIIU(4) y conforme a los códigos UNSPSC(5), teniendo en cuenta los bienes y servicios que requiere la Imprenta en atención a su objeto y funciones. Cada grupo deberá tener como mínimo veinte (20) proveedores con el fin de garantizar la pluralidad de oferentes y garantizar así una selección objetiva en los procesos contractuales que se adelante.

PAR. 2º—De la información jurídica, financiera y de experiencia contenida en cada uno de los registros de las empresas, se deberá dejar la constancia de la consulta y verificación de los mismos en cada proceso contractual, mediante el procedimiento y formato que para tal fin sean adoptados a través del sistema de gestión de calidad.

PAR. 3º—Para la suscripción de contratos o convenios los proveedores deberán estar inscritos en el registro de proveedores de bienes y servicios de la Imprenta, no obstante, la inscripción en dicho registro no genera obligación alguna a la empresa, para invitar a los proveedores a participar en los procesos de contratación.

PAR. 4º—Las solicitudes de cotizaciones para estudio de mercado se deberán realizar contando con la base de datos de la cual se compone el registro de proveedores.

CAPÍTULO IV

Garantías

ART. 10.—Garantías de los contratos. En los contratos que celebre la Imprenta por cuantía igual o superior a treinta (30) smlmv incluido IVA y dependiendo de la naturaleza del bien o servicio, se deberán amparar los riesgos de cumplimiento, calidad, responsabilidad civil extracontractual, estabilidad de obra, pago de salarios, prestaciones sociales y demás riesgos derivados de la ejecución del contrato. Si se ha pactado anticipo, se exigirá póliza que garantice su manejo y correcta inversión. Si se trata de pago anticipado se exigirá la garantía correspondiente.

Para los contratos suscritos a través de la modalidad de contratación directa literal b) no será obligatoria la exigencia de garantías, sin embargo, atendiendo la naturaleza y cuantía del contrato, el subgerente o jefe de oficina solicitante o el ordenador del gasto, podrán solicitar la constitución de dichas garantías.

Según la naturaleza del contrato, independientemente de la modalidad de contratación, se podrá prescindir de las garantías si se ha pactado el pago contra el recibo a satisfacción del bien o servicio.

El valor y la vigencia de los amparos de las garantías se determinarán de acuerdo con el objeto, el valor, la naturaleza y las obligaciones contenidas en cada contrato, en todo caso no podrán ser menores a los exigidos en la ley.

En cualquier evento en que se adicione el valor del contrato, se prorrogue el plazo de ejecución o se suspenda, el contratista deberá ampliar el valor de los amparos de la garantía otorgada o ampliar su vigencia, según sea el caso.

El área solicitante podrá solicitarle a la oficina asesora jurídica con la debida justificación el aumento en los porcentajes de los amparos, los riesgos y las vigencias de las pólizas, siempre y cuando no se desconozcan los mínimos de cobertura.

Las garantías deberán ser expedidas por compañías de seguros o entidades bancarias legalmente autorizadas y con sujeción a las reglas propias de dichos contratos. La aprobación de las garantías será competencia del jefe de la oficina asesora jurídica, deberá constar en el cuerpo de la póliza, y será requisito necesario para iniciar la ejecución del contrato.

ART. 11.—Garantía de seriedad de la oferta. En las invitaciones privadas y/o públicas que realice la Imprenta por cuantía igual o superior a cien (100) smlmv incluido IVA, se deberá solicitar póliza de seriedad de la oferta por el monto indicado en la respectiva invitación.

CAPÍTULO V

Generalidades de la solicitud de la contratación

ART. 12.—Solicitud de la contratación. El subgerente o jefe de área interesado en la contratación del bien, servicio, u obra a adquirir, o quien este designe, será el responsable de elaborar el requerimiento con el cual inicia el proceso precontractual, que deberá contener como mínimo la siguiente información.

a) Objeto del contrato. Descripción del bien o servicio a contratar con sus especificaciones y condiciones técnicas generales;

b) Alcance del objeto. Descripción detallada y específica de las condiciones técnicas del bien y/o servicio a contratar, donde se indique: unidad de medida, ítems, cantidades y los servicios conexos y/o necesarios para cumplir con el objeto de la contratación;

c) Requisitos de orden técnico y jurídico. Se deberán indicar las condiciones, requisitos y obligaciones de orden técnico y aquellos requisitos jurídicos directamente relacionados con el bien y/o servicio a contratar, los cuales deberán cumplir los proponentes y quedarán consignados en el cuerpo del contrato.

En este aparte se deberá indicar igualmente los siguientes datos: plazo de ejecución, plazo de entrega, plazo de reposición, garantías, y forma de pago.

Nota. Se deberán indicar la calidad de los días (hábiles o calendarios) en los plazos anteriormente indicados. Cuando no se indiquen en el requerimiento o en las cotizaciones presentadas por los oferentes, se entenderán que los días son calendario;

d) Justificación de la solicitud. Descripción detallada de las razones y argumentos por los cuales se requiere el bien y/o servicio objeto de la solicitud de contratación;

e) Modalidad de contratista. Indicar del literal, artículo, capítulo y número de la resolución (Manual de contratación) donde se encuentra establecida la modalidad de contratación a la cual se invoca para el proceso contractual. Se deberán anexar al requerimiento los demás soportes que exija la causal de contratación que se invoque e indicar en este aparte el número de folios que se adjuntan al requerimiento cuando aplique;

f) Cuantía asignada al proceso. Indicar en letras y en número el valor asignado a la contratación con el IVA incluido cuando aplique, cuando el proceso no incluya IVA se deberá dejar la observación. Como soporte del presupuesto se deberá adjuntar el estudio de mercado. Cuando el valor del contrato esté determinado por precios unitarios se debe soportar la forma como fueron asignados.

g) Forma y sistema de calificación. En el requerimiento se deberá indicar la forma y el sistema de calificación que se aplicarán en las modalidades de contratación: privada y pública.

PAR. 1º—En la descripción del bien o servicio a contratar no se hará referencia a marcas o nombres comerciales, patentes, diseños, fabricantes, ni ninguna descripción que oriente la contratación a determinada marca, fabricante o tipo de producto, salvo cuando así lo autorice el ordenador del gasto previa justificación del subgerente o jefe de oficina solicitante con base en las necesidades del servicio y cuando medie solicitud expresa de nuestros clientes.

ART. 13.—Solicitudes de cotización y estudio de mercado. Las solicitudes de cotizaciones para estudios de mercado soporte de los procesos contractuales serán realizadas por el cotizador asignado, procedimientos que estarán avalados y aprobados por el subgerente o jefe de oficina, quienes serán los responsables por las inconsistencias en este contenidas.

PAR. 1º—Las solicitudes de cotizaciones para la contratación directa establecida en el literal a) del artículo 15 del presente manual y las ofertas presentadas en atención a este requerimiento deben contener como mínimo: objeto, alcance del objeto, requisitos de orden técnico, plazo de entrega, plazo de reposición, garantía y vigencia de la cotización.

PAR. 2º—Servirá como estudio de mercado el histórico de contratación de la Imprenta de los bienes y/o servicios objeto del proceso contractual a adelantar, los contratos reportados en el Secop sobre los mismos bienes y/o servicios a contratar, de igual forma se pueden adjuntar catálogos. No obstante se deberá entregar un análisis de las ofertas, catálogos, o contratos que indique el presupuesto asignado a la contratación.

PAR. 3º—La subgerencia administrativa y financiera, a través del área encargada de presupuesto, verificará que la contratación solicitada se encuentre en el plan compras y, verificada la existencia de recursos para la misma, y expedirá la disponibilidad presupuestal correspondiente.

CAPÍTULO VI

Modalidades de contratación de la Imprenta Nacional régimen privado

ART. 14.—Modalidades de la contratación. La Imprenta establece para sus procesos contractuales las siguientes modalidades de contratación:

a) Contratación directa;

b) Invitación privada;

c) Invitación pública.

PAR. 1º—No se aplicarán las modalidades de contratación previstas en el presente artículo cuando se trate de alguno de los procedimientos especiales contenidos en el Capítulo VI del presente manual.

PAR. 2º—Las invitaciones o solicitudes de cotización que realice la Imprenta, no la obligan a celebrar contrato alguno. La Imprenta se reserva el derecho de declarar desierto el proceso, o de desistir unilateralmente del mismo, por motivos de interés general o conveniencia institucional según lo disponga el Comité asesor de contratación o el ordenador del gasto.

PAR. 3º—La Imprenta no responderá frente a los oferentes por los gastos en que hayan incurrido en la presentación de las ofertas.

TÍTULO I

Contratación directa

ART. 15.—Procedencia. La modalidad de contratación directa procederá en caso de verificarse algunas de las siguientes causales.

a) Cuando la cuantía del contrato a celebrar sea igual o inferior a cien (100) smlmv.

b) Cuando se trate de procesos contractuales que tengan por objeto servicios profesionales o personales con personas jurídicas y/o naturales.

c) Cuando se trate de procesos contractuales que tengan por objeto la elaboración o realización de trabajos artísticos que solo puedan encomendarse a determinadas personas naturales y/o jurídicas;

d) Cuando el objeto a contratar constituya la realización de actividades científicas, tecnológicas o de innovación;

e) Cuando se contrate la adquisición de un bien o servicio cuya titularidad sea exclusiva, o se trate de fabricante único o titular del derecho de propiedad intelectual o su representante.

f) Cuando se trate de arrendamiento de bienes muebles o inmuebles;

g) Cuando se trate de la celebración de contratos o convenios interadministrativos;

h) Cuando se trate de contratos de comodato de bienes muebles e inmuebles, o de depósito a título gratuito;

i) Cuando se trate de contratos de cooperación, asistencia o ayuda internacional, que se vayan a celebrar con organismos multilaterales, personas extranjeras de derecho público u organismos de cooperación, de conformidad con los lineamientos y requisitos que exija la normatividad que regula la materia;

j) Cuando se trate de convenios regulados en los artículos 95 y 96 de la Ley 489 de 1998;

k) Cuando se trate de convenios con entidades privadas sin ánimo de lucro, para impulsar programas y actividades de interés público. Estos se sujetarán a los requisitos y formalidades exigidas en el Decreto 777 de 1992 y demás normas que los reglamenten, modifiquen, adicionen o sustituyan.

l) Cuando no se presente oferta alguna, o presentándose ofertas se declare desierto el proceso de selección de invitación privada, caso en el cual no se podrá modificar el objeto contractual, pero se podrán modificar algunas condiciones con la justificación pertinente;

m) Cuando una vez adjudicado el proceso efectuado mediante invitación privada el oferente seleccionado no suscriba el contrato dentro del término señalado, o suscrito no presente los documentos requeridos para su ejecución, o no lo ejecute y no exista un segundo mejor proponente;

n) Cuando se trate de contratos que tengan por objeto la capacitación de los servidores de la Imprenta o estén encaminados a la recreación de los trabajadores y su grupo familiar;

o) Cuando se trate de contratos con organizaciones comunitarias legalmente reconocidas, organizaciones no gubernamentales legalmente reconocidas, asociaciones de vecinos legalmente reconocidas, juntas de acción comunal con personería vigente, asociaciones de discapacitados o de desplazados, legalmente reconocidas;

p) Cuando se haya identificado por la Imprenta, un proveedor con amplia experiencia, idoneidad y trayectoria en la ejecución de objetos contractuales o actividades similares a las requeridas. Esta situación deberá estar justificada por el subgerente o jefe de oficina solicitante, quien previamente adelantará consultas documentadas (estudio de mercado)(6), para el caso de los contratistas, y la justificación técnica y jurídica para el caso de los aliados estratégicos y/o acuerdos marco;

q) Cuando se requieran garantías para amparar los contratos interadministrativos que celebra la entidad en condición de contratista;

r) Cuando se trate de contratos para conjurar situaciones urgentes o imprevistas, se requiere de justificación por el área solicitante y contar con el aval de los miembros del Comité asesor de contratación.

PAR. 1º—Para la aplicación de la causal contendida en los literales a) y b) del presente artículo, la subgerencia u oficina solicitante deberá dar estricta aplicación al principio de selección objetiva y contar, al menos, con dos (2) cotizaciones adicionales o referencias del precio de mercado. En caso de no obtener las cotizaciones, explicar las razones o motivos por las cuales no fue posible anexar el número exigido, caso en el cual deberá anexar los demás soportes (histórico de contratación, contratos reportados en Secop, catálogos, etc.) que pueden sustentar un estudio de mercado.

PAR. 2º—Para la aplicación de las causales contendidas en los literales d) y e) del presente artículo, deberá allegarse con la solicitud, la certificación o soporte que permita la verificación de la condición citada del literal, por la que justifica la solicitud de contratación directa.

ART. 16.—Procedimiento general. La subgerencia u oficina solicitante, radicará en el sistema de gestión documental el respectivo requerimiento con la información señalada en el artículo 12 y con la totalidad de documentos necesarios que justifican la contratación directa.

El subgerente o jefe de oficina solicitante deben señalar en el requerimiento la causal que se invoca para la contratación directa, así como la recomendación en la selección del contratista y la justificación del por qué la oferta recomendada constituye la mejor oferta para la entidad.

Cuando la contratación directa sea igual o superior a cincuenta (50) smmlv, los miembros del Comité asesor de contratación verificarán la procedencia de la aplicación de la causal de contratación directa que se invoca, así como las condiciones de capacidad del contratista, de tal manera que se garantice la selección objetiva y que su oferta resulte favorable respecto al mercado y definirá su contratación. La suscripción del contrato estará a cargo del ordenador del gasto o su delegado.

PAR. 1º—El proceso para la escogencia del contratista en cuanto a la causal establecida en el literal a) se realizará conforme a los procedimientos establecidos a través del Grupo de gestión integral, quien será el responsable de ajustar el procedimiento correspondiente en el sistema de gestión de calidad en coordinación con la oficina asesora jurídica. Para las demás causales se indicarán las reglas generales de su procedimiento.

TÍTULO II

Invitación privada

ART. 17.—Definición. Es la modalidad por la cual se invita a un número limitado de proponentes a presentar oferta.

ART. 18.—Procedencia. La modalidad de invitación privada procederá en caso de verificarse alguna de las siguientes causales.

a) Cuando la cuantía del contrato a celebrar sea superior a cien (100) smlmv y hasta doscientos (200) smlmv;

b) Cuando se haya identificado, por la Imprenta, un número limitado de proveedores con amplia experiencia, idoneidad y trayectoria en la ejecución de contratos con objeto igual o similar al requerido; circunstancia esta que debe estar previamente justificada por el subgerente o jefe de oficina solicitante, quien como soporte a su solicitud deberá anexar estudio de mercado;

e) (sic) Cuando el proceso de invitación pública sea declarado desierto, caso en el cual no podrá modificarse el objeto a contratar, pero podrán modificar algunas condiciones con la justificación pertinente;

d) Cuando una vez adjudicada la invitación pública, el proponente seleccionado no suscriba el contrato en el plazo indicado, o que suscrito el contrato no allegue los documentos requeridos para iniciar su ejecución, o no ejecute el objeto contractual y no exista un segundo mejor proponente.

ART. 19.—Procedimiento general. La subgerencia u oficina solicitante, radicará el respectivo requerimiento con la información señalada en el artículo 12 del presente manual y con la totalidad de documentos necesarios que justifican el proceso mediante la modalidad de invitación privada.

El grupo de compras o la oficina que tenga a cargo el trámite de contratos, identificará los posibles oferentes consultando el registro de proveedores de bienes y servicios y demás proveedores que se encuentren en el histórico de contratación de la Imprenta u otros proveedores que cumplan con las exigencias establecidas en el proceso a realizar, seleccionando el grupo de proveedores conforme a la clasificación existente del registro de proveedores por actividad económica de conformidad con los códigos mencionados en el artículo 9º, y así realizar la correspondiente invitación.

Una vez identificado el grupo de posibles proveedores, para la causal contenida en el literal a) este deberá estar conformado mínimo por veinte (20) proveedores, salvo que se justifique por qué el número de proveedores es menor al aquí indicado.

En la invitación será fijado un plazo mínimo de tres (3) días hábiles para que los proveedores invitados presenten sus ofertas.

Recibidas las ofertas, la Imprenta a través de las áreas respectivas realizará el proceso de evaluación y la oferta más favorable a los intereses de la entidad, será la seleccionada. El oferente seleccionado será informado de la adjudicación del contrato y de las gestiones requeridas para la suscripción, perfeccionamiento y ejecución del mismo.

PAR. 1º—Por razones de urgencia o necesidades del servicio, debidamente justificadas por el subgerente o jefe de oficina solicitante, podrá disminuirse el plazo referido en el presente artículo para la presentación de las ofertas.

PAR. 2º—La presentación de una sola oferta no impedirá que se continúe con el respectivo proceso.

PAR. 3º—Para la adquisición de bienes o servicios requeridos por la Imprenta cuya forma de adquisición sea a través de contratos de adhesión, la obtención de las ofertas se realizará a través de consultas de catálogos, portales de internet o información suministrada directamente por el proveedor. El contrato se suscribirá con el proveedor que ofrezca el menor precio siempre y cuando se ajuste a las necesidades requeridas y a las condiciones técnicas exigidas.

ART. 20.—Procedimiento. El proceso por medio del cual se establecen cada uno de los pasos y las reglas específicas del procedimiento contractual para esta modalidad de invitación, será establecido a través del grupo de gestión integral con la coordinación de la oficina asesora jurídica quienes serán los responsables de ajustar el procedimiento correspondiente en el sistema de gestión de calidad.

TÍTULO III

Invitación pública

ART. 21.—Definición. Es la modalidad de contratación mediante la cual la Imprenta invita a través de la página web a un número indeterminado de proponentes para que presenten ofertas.

ART. 22.—Procedencia. La modalidad de invitación pública procederá en cualquiera de los siguientes causales.

a) Cuando la cuantía del contrato a celebrar sea superior a doscientos (200) smlmv;

b) Cuando se trate de la celebración de contratos de corredores de seguros;

c) Cuando se trate de acuerdos marco para la adquisición o suministro de bienes y/o servicios;

d) Cuando se trate de alianzas estratégicas.

ART. 23.—Procedimiento general. La subgerencia u oficina solicitante, radicará en el sistema de gestión documental el respectivo requerimiento con la información señalada en el artículo 12 y con la totalidad de documentos necesarios que justifican el proceso mediante la modalidad de invitación pública.

Efectuado el requerimiento, se elaborará el proyecto de invitación pública, el cual será revisado y avalado por el área solicitante, por la oficina asesora jurídica y finalmente por la subgerencia administrativa y financiera quien ordenará su publicación en la página web de la Imprenta.

La Imprenta una vez publique en su página web la respectiva invitación concederá a los interesados un plazo de cinco (5) días hábiles para que presenten sus ofertas. Esta invitación contendrá los requisitos jurídicos, técnicos, económicos y financieros que deben cumplir los oferentes para poder participar en el proceso. Así como el presupuesto oficial con base en el cual deben presentar su oferta económica.

El plazo para la presentación de observaciones o realizar preguntas, se indicará en cada una de las invitaciones, las cuales serán resueltas por la Imprenta, cuando las mismas generan modificaciones a la invitación, se procederá a publicar la modificación a la invitación pertinente en la página web de la entidad. Si las observaciones o preguntas son presentadas por fuera del plazo indicadas en la invitación, la Imprenta no está obligada a absolverlas sin que esto impida a la entidad realizar modificaciones a la invitación respectiva con base en las mismas.

Recibidas las ofertas la Imprenta a través de las áreas respectivas realizará el proceso de evaluación, y los miembros del comité asesor de contratación recomendarán la adjudicación a la oferta más favorable a los intereses de la entidad. El oferente seleccionado será informado de la adjudicación del contrato y de las gestiones requeridas para la suscripción, perfeccionamiento y ejecución del mismo.

PAR. 1º—Por razones de urgencia o necesidades del servicio, debidamente justificadas por el subgerente o jefe de oficina solicitante, podrá disminuirse el plazo referido en el presente artículo para la presentación de las ofertas.

PAR. 2º—La presentación de una sola oferta no impedirá que se continúe con el respectivo proceso.

CAPÍTULO VII

Procedimientos especiales

ART. 24.—Procedencia. Podrán adoptarse procedimientos especiales en materia de contratación, cuando se presente la necesidad de suscribir alianzas estratégicas o compras en el exterior.

ART. 25.—Alianzas estratégicas. Procederá la consolidación de alianzas estratégicas entre la Imprenta y otra(s) empresas, para integrar parcialmente operaciones o actividades que formen parte de su actividad empresarial, a través de la puesta en común de su misión, objeto y recursos de manera estable y duradera, para mejorar la situación competitiva de la Imprenta y participar de manera conjunta y proporcional en los resultados de la explotación, tendientes a ampliar, mejorar y satisfacer las necesidades de los clientes.

De conformidad con el numeral 12, artículo 11 del Decreto 2469 de 2000, para la consolidación de estas alianzas, se requerirá de previa autorización del Gerente General de la Imprenta. En los casos que dichas alianzas comprometan más del 10% del presupuesto de la entidad requerirá aprobación de la Junta Directiva.

ART. 26.—Compras en el exterior. Procederá la realización de compras en el exterior requeridas por la Imprenta, en atención a su actividad industrial y comercial cuando se requiera para atender los negocios de forma más eficiente y competente. No obstante, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 13 de la Ley 80 de 1993, este tipo de procesos se regirán por la ley del país donde se ejecuta el objeto contractual.

PAR. 1º—En todo caso, el procedimiento de selección para la consolidación de alianzas estratégicas, deberá garantizar la convocatoria pública mediante la publicación de una invitación en la página web de la entidad, salvo que para la selección del aliado se den las condiciones previstas para el proveedor de que trata el literal m) del artículo 15 de la presente resolución.

ART. 27.—Contrato de comodato. Por razones de rentabilidad o conveniencia, los miembros del comité asesor de contratación podrán recomendar la celebración de contratos de comodato o préstamo de uso sobre bienes muebles, los cuales estarán sujetos a lo establecido en el Código Civil y demás normas aplicables.

ART. 28.—Acuerdos marco para la adquisición o suministro de bienes y servicios. La Imprenta podrá suscribir a través de la modalidad de invitación pública acuerdos marco para la adquisición o suministro de bienes y servicios requeridos ordinariamente para su funcionamiento y el cumplimiento de misión y objetivos, durante un período máximo de dos (2) años, en la forma, plazo y condiciones de entrega, calidad y garantía establecidas en el contrato y conforme a las reglas establecidas en la invitación correspondiente. Los acuerdos marco podrán adjudicarse a uno o varios proveedores.

Para tal efecto, una vez adjudicado el acuerdo marco, en el momento en que surja el requerimiento específico de bienes y servicios, se requerirá la cotización correspondiente al proveedor o proveedores adjudicatarios del contrato y se realizará la adquisición del bien o servicio con el que ofrezca el menor precio.

La disponibilidad presupuestal se solicitará previa la realización de cada orden de pedido y a la misma se le efectuará el registro presupuestal correspondiente.

La suscripción del contrato marco no obliga a la Imprenta a realizar pedidos con el o los proveedores que hayan resultado adjudicatarios.

Los acuerdos marco podrán terminarse unilateralmente por la Imprenta Nacional o por mutuo acuerdo cuando la ejecución de los mismos no genere los resultados de eficiencia y eficacia esperados por la entidad, y no permita el cumplimiento oportuno de nuestras obligaciones con los clientes.

ART. 29.—Acuerdos marco de precios - Colombia Compra Eficiente. La Imprenta Nacional de Colombia podrá hacer uso de los acuerdos marco de precios diseñados, organizados y celebrados por Colombia Compra Eficiente para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes, en la forma, plazo y condiciones establecidas en dicho acuerdo.

En cualquier caso se seleccionará el proveedor que ofrezca las condiciones más favorables para la entidad, para lo cual se deben tener en cuenta los criterios de selección del proveedor establecidos por Colombia Compra Eficiente en cada acuerdo marco de precios.

CAPÍTULO VIII

Evaluación de ofertas y selección del contratista

ART. 30.—Evaluadores. Para la evaluación de las ofertas recibidas en el marco de los procesos de invitación privada e invitación pública, se designarán los servidores públicos como evaluadores: jurídico, técnico y financiero (económico), según corresponda, quienes prepararán la evaluación correspondiente que servirá de insumo al Comité asesor de contratación para la recomendación de adjudicación o declaratoria de desierta según corresponda.

Este proceso será adoptado a través del grupo de gestión integral quien deberá dejarlo consignado en el sistema de calidad.

No obstante lo anterior, la Imprenta podrá contratar externamente a través de contrato de prestación de servicios a personas naturales o jurídicas para que realicen las evaluaciones: jurídica, técnica y financiera (económica) de las ofertas.

Los evaluadores deberán cumplir con el plazo que se les indique para la elaboración de las correspondientes evaluaciones.

ART. 31.—Criterios de calificación. La calificación de las ofertas será realizada por personal con conocimientos técnicos, económicos, financieros y jurídicos, quienes elaborarán la evaluación respectiva que harán llegar al secretario del Comité asesor de contratación. En la calificación de las ofertas deberán tenerse en cuenta los criterios de la invitación respectiva.

La oferta más favorable será aquella que, teniendo en cuenta los factores técnicos, jurídicos, financieros y económicos de escogencia y la ponderación precisa y detallada de los mismos contenida en las invitaciones, resulte ser la más favorable para la Imprenta, sin que la favorabilidad la constituyan factores diferentes a los contenidos en los documentos presentados y/o requeridos a los oferentes. En los contratos de obra pública, el menor plazo ofrecido no será objeto de evaluación.

La entidad efectuará las comparaciones del caso mediante el cotejo de los ofrecimientos recibidos y la consulta de precios o condiciones del mercado y los estudios y deducciones de la entidad o de los organismos consultores o asesores designados para ello.

PAR.—Teniendo en cuenta que la Imprenta es una empresa industrial y comercial del Estado, que en desarrollo de su objeto debe atender los requerimientos de sus clientes con calidad y oportunidad, se reserva el derecho de no adjudicar o no suscribir contratos con aquellos proveedores de bienes y/o servicios, cuya ejecución contractual se encuentre catalogada en el registro de proveedores de bienes y servicios como regular, deficiente, mala o adjetivos similares. Para realizar esta calificación en el registro de proveedores, el supervisor del contrato deberá allegar los soportes respectivos, de acuerdo con la reglamentación del registro de proponentes, que se desarrollará a través del grupo de gestión integral en el sistema de calidad.

ART. 32.—Selección del contratista. Surtida la etapa de evaluación de las ofertas, los miembros del Comité asesor de contratación, podrán promover la negociación de un mejor precio o de condiciones más favorables con el oferente seleccionado. La Imprenta notificará al oferente seleccionado la aceptación de su oferta y lo citará para la suscripción del contrato, previa autorización del ordenador del gasto.

PAR.—Cuando el oferente seleccionado no suscriba el contrato en el plazo indicado o no ejecute el mismo, la subgerencia o área solicitante podrá solicitar que se adjudique el proceso contractual al segundo mejor proponente y, en su defecto, al que lo suceda en el orden de calificación correspondiente, siempre que este cumpla con los requisitos establecidos en la correspondiente invitación y la oferta presentada sea favorable para los intereses de la Imprenta.

En caso de no existir un segundo mejor proponente habilitado para adjudicarle el contrato, la Imprenta podrá utilizar la modalidad de contratación de invitación privada o contratación directa, según sea el caso, de conformidad con lo establecido en el literal j) del artículo 15 y literal c) del artículo 18 de la presente resolución.

En todos los casos en que el proveedor seleccionado no suscriba o ejecute el contrato que le fue adjudicado, este será suspendido del registro de proveedores de la Imprenta por un término de seis (6) meses, plazo durante el cual no podrá contratar con la entidad, salvo que los integrantes del Comité asesor de contratación determinen lo contrario.

Lo anterior sin perjuicio de hacer efectiva la póliza que garantiza la seriedad de la oferta del proponente que no suscriba o ejecute el contrato adjudicado, si esta se hubiere solicitado según la modalidad de contratación.

CAPÍTULO IX

Comité asesor de contratación

ART. 33.—Funciones. Además de las funciones establecidas en el reglamento que determina el funcionamiento y conformación del Comité asesor de contratación de la Imprenta, este será responsable de:

a) Recomendar al ordenador del gasto sobre la adopción de políticas en materia de contratación, especialmente en lo que tiene que ver con modalidades de contratación, requisitos habilitantes, reglas de subsanabilidad, factores de evaluación y presupuestos;

b) Recomendar al ordenador del gasto la adjudicación o declaratoria de desierto de los procesos, de acuerdo con el análisis previo que realice de las evaluaciones presentadas por los servidores públicos o contratistas que se designen para tal efecto, en los procesos que superen los cincuenta (50) smlmv;

c) Recomendar al ordenador del gasto la adjudicación o suscripción del documento en el que se materialice cualquier vínculo como resultado de la utilización de los procedimientos especiales contemplados en el Capítulo VI de la presente resolución, esto es, alianzas estratégicas, compras en el exterior, contratos de comodato y acuerdos marco que superen los 50 smlmv.

d) Recomendar al ordenador del gasto adelantar por medio de los acuerdos marco de precios de Colombia Compra Eficiente la adquisición de los bienes y/o servicios que requiera la entidad y se encuentren dentro de estos procedimientos contractuales.

e) Recomendar al ordenador del gasto la contratación que se realice bajo la modalidad de contratación directa, en el marco de las causales previstas en los literales d), f), h), i), j), k), n), p) y r) del artículo 15 de la presente resolución cuando estas supere los 50 smlmv. Las demás causales y las que no superen los 50 smmlv deberán ser avaladas por la oficina asesora jurídica al momento de recibir el requerimiento con los soportes respectivos para la elaboración del contrato;

f) Recomendar al ordenador del gasto la celebración de las adiciones que superen los 50 smmlv a los contratos que haya suscrito la Imprenta;

g) Recomendar al ordenador del gasto la autorización o no de las cesiones de contratos.

PAR. 1º—Cada uno de los integrantes del Comité asesor de contratación responderá por las recomendaciones emitidas, teniendo en cuenta su formación profesional y las funciones propias de su cargo.

PAR. 2º—El Comité asesor de contratación de la Imprenta podrá pedir a los evaluadores la revisión de las evaluaciones derivadas de la verificación de las ofertas o su corrección en caso de encontrar errores en los mismos. De igual manera, el Comité asesor de contratación podrá apartarse del concepto de los evaluadores designados para la verificación.

PAR. 3º—El ordenador del gasto podrá separarse de la recomendación de la adjudicación que haga el Comité asesor de contratación de forma motivada o podrá optar por devolver la evaluación para la correspondiente revisión por parte del Comité y de los evaluadores si así lo determina este último, o integrar un nuevo Comité para que efectúe otra evaluación, que será la definitiva.

PAR. 4º—Cuando de conformidad con la información a su alcance el Comité estime que el valor de una oferta resulta artificialmente bajo, requerirá al oferente para que explique las razones que sustenten el valor por el ofertado, oídas las explicaciones, el comité recomendará el rechazo o la continuidad de la oferta en el proceso, explicando sus razones. En ese mismo sentido, cuando una oferta presente un valor considerablemente muy alto frente a las demás ofertas o al mercado, el Comité podrá citar al oferente para que dé las explicaciones correspondientes antes de la adjudicación. Se podrá solicitar la presentación de una nueva oferta económica ajustada al mercado o rechazar la oferta.

Cuando falte alguno de los miembros del Comité asesor de contratación o alguno de ellos se declare impedido para conocer de un proceso o asunto en especial, para efecto de completar el quórum se convoca al reemplazo que establece la resolución que rige este asunto.

CAPÍTULO X

Suscripción, ejecución y liquidación

ART. 34.—Perfeccionamiento. Los contratos que celebre la Imprenta constarán por escrito y se perfeccionarán con la firma de las partes. En todo caso los contratos elaborados por el grupo de compras se entenderán perfeccionados una vez estén firmados por el correspondiente ordenador del gasto de la Imprenta y se configure la aceptación tácita o expresa del contratista.

ART. 35.—Ejecución. Para dar inicio a la ejecución de los contratos suscritos por la Imprenta se requiere:

a) La expedición del registro presupuestal por parte de la Imprenta;

b) La aprobación de la garantía por parte de la oficina asesora jurídica, en caso de que haya sido exigida;

c) La suscripción del acta de inicio, si así quedó previsto en el contrato;

d) Y el cumplimiento de los demás requisitos de ejecución que se hayan estipulado en la correspondiente invitación, en el contrato o en los requisitos que la ley o los reglamentos establezcan para la realización del objeto contratado.

ART. 36.—Liquidación de los contratos. Los contratos que celebre la Imprenta y que excedan en cuantía el equivalente a cien (100) smlmv incluido IVA que sean de tracto sucesivo o cuya ejecución o cumplimiento se prolongue en el tiempo, requerirán liquidación.

Los contratos cuya cuantía sea inferior a cien (100) smlmv incluido IVA, no son objeto de liquidación, en cambio será necesaria la expedición de un recibo a satisfacción que dé cuenta de la ejecución del contrato, la cual debe ser elaborada por el supervisor del mismo.

De no existir acuerdo acerca de la liquidación del contrato, el supervisor elaborará y suscribirá un informe, dejando constancia del desacuerdo y negativa del contratista para liquidar de mutuo acuerdo el contrato, así como de todos los datos relevantes sobre la ejecución del contrato. En caso de existir obligaciones pendientes o incumplimientos contractuales por parte del contratista, este informe será remitido a la oficina asesora jurídica, para su análisis y adopción de las medidas a que haya lugar, ya bien sea a través de esta oficina o del ordenador del gasto según corresponda.

El acta de liquidación una vez suscrita por las partes, deberá ser notificada al grupo de presupuesto para efectos de liberar los saldos presupuestales pertinentes, si a ello hubiere lugar.

PAR.—Para efectos de la liquidación de los contratos, la cuantía será el valor total, esto es el valor inicial más el valor adicionado, si a ello hubiere lugar.

CAPÍTULO XI

Modificaciones del contrato

ART. 37.—Clases de modificaciones. Dentro de las modificaciones a los contratos que suscriba la Imprenta se encuentran las siguientes:

a) Adición. Es un incremento al valor pactado inicialmente. Los contratos celebrados por la Imprenta Nacional en cumplimiento a su objeto misional serán adicionados hasta en un cien (100%) por ciento. Los contratos de servicios personales solo serán adicionados hasta en un cincuenta (50%), de su valor inicial, este expresado en salarios mínimos mensuales vigentes;

b) Prórroga. Es una prolongación del plazo de ejecución pactado en el contrato inicial, que podrá ser prorrogado hasta el doble del plazo de ejecución inicial;

c) Cesión. Es una transferencia de derechos y obligaciones del contratista a una tercera persona para que este continúe con la ejecución del contrato. Es importante señalar que el cesionario, debe tener las mismas o mejores calidades que el cedente. Esta debe ser aprobada por la Imprenta;

d) Suspensión. Es la interrupción temporal de la ejecución del contrato, de mutuo acuerdo entre las partes, o de manera unilateral por parte de la Imprenta previa justificación. Esta será evaluada y aprobada por la Imprenta;

e) Modificación. Es cuando se requieren modificaciones a las condiciones pactadas, esta debe ser revisada y aprobada por ambas partes, no será objeto de modificación el objeto de contrato.

CAPÍTULO XII

Supervisión de contratos

ART. 38.—Designación de supervisión. En los contratos elaborados por la oficina asesora jurídica o por el grupo de compras (órdenes de servicio, compra o pedido)(7) que celebre la Imprenta se designará un supervisor, quien estará a cargo del seguimiento y control de la ejecución del mismo.

No obstante lo anterior, la Imprenta podrá contratar externamente a través de contrato de prestación de servicios a personas naturales o jurídicas para que realicen las supervisiones de contratos.

PAR. 1º—El área que elabora el requerimiento en la entidad es quien debe indicar el nombre del supervisor y dependencia, al cual la oficina asesora jurídica o el grupo de compras según corresponda, notificarán la supervisión del contrato.

PAR. 2º—La supervisión consistirá en el seguimiento técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico sobre el desarrollo del contrato, con el fin de garantizar la correcta y oportuna ejecución del mismo, hasta el vencimiento de las garantías constituidas por el contratista. Para tal efecto, los supervisores deberán presentar informes sobre la ejecución del contrato a la oficina asesora jurídica o al grupo de compras, cuando se trate de órdenes de servicio, compra y pedido.

Las demás funciones y obligaciones se encuentran establecidas en el Manual de supervisores de la entidad.

CAPÍTULO XIII

Indemnidad, indemnizaciones, sanciones y solución de conflictos

ART. 39.—Indemnidad. En todos los contratos que celebre la Imprenta se entenderá incluida la cláusula de indemnidad y, en esta, la obligación del contratista de mantener a la Imprenta libre de cualquier reclamación por daño o perjuicio originado por el contratista o sus empleados o subcontratistas frente a las reclamaciones de terceros, que se deriven de la ejecución del contrato o de las labores previas encaminadas a su ejecución o de las actividades ejecutadas por sus subcontratistas o dependientes.

ART. 40.—Indemnizaciones y sanciones. En todos los contratos que celebre la Imprenta, en ejercicio del principio de autonomía de la voluntad, se pactará la cláusula penal pecuniaria. En los contratos cuyas obligaciones se cumplan periódicamente, se incluirá una cláusula que regule las sanciones que se pactan para apremiar el cumplimiento y su monto se establecerá de acuerdo con la cuantía del contrato. En ambos casos el contratista autorizará a la entidad para hacer efectiva la cláusula penal pecuniaria o las sanciones en forma directa, para lo cual se hace necesario que en el contrato celebrado el contratista acepte y autorice el descuento de las cuentas que se le adeuden.

PAR. 1º—Se dejará constancia en el registro de proveedores de la aplicación de la cláusula penal pecuniaria y de la imposición de sanciones. Para la aplicación de sanciones o la efectividad de la cláusula penal pecuniaria, una vez agotado el debido proceso y garantizados los derechos de defensa y contradicción del contratista y de su garante, proferirá la comunicación correspondiente en la cual especifica la sanción impuesta y ordenará su pago en forma directa de los valores que le adeude al contratista, si fuere el caso. Para este evento la comunicación con la sanción constituye el siniestro en las garantías otorgadas mediante póliza de seguro.

PAR. 2º—En caso de incumplimiento, una vez agotado el debido proceso y garantizados los derechos de defensa y contradicción del contratista y de su garante, proferirá una comunicación mediante la cual se declare el incumplimiento, procederá a cuantificar el monto de la pérdida o a hacer efectiva la cláusula penal, si ella está pactada y a ordenar su pago tanto al contratista como al garante en un término máximo de diez (10) días hábiles. Para este evento la comunicación que suscriba el representante legal constituye la reclamación en las garantías otorgadas mediante póliza de seguro.

ART. 41.—Solución de conflictos y controversias contractuales. Para la solución de los conflictos, diferencias y controversias contractuales surgidas entre la Imprenta y el contratista con ocasión de la ejecución y liquidación de los contratos, podrá hacerse uso de los mecanismos alternativos de solución de conflictos. En caso de no llegarse a un acuerdo a través de estos mecanismos, tales diferencias o conflictos serán dirimidos ante la jurisdicción competente.

CAPÍTULO XIV

Vigencia

ART. 42.—Implementación. La presente resolución regirá una vez la oficina asesora de planeación a través del grupo de gestión integral, realice los ajustes a los procedimientos a que haya lugar en el sistema de gestión de calidad. Para este procedimiento la oficina jurídica y de planeación tendrán un plazo de un (1) mes contado a partir de la publicación de la presente resolución. Este procedimiento deberá adelantarse con la coordinación y acompañamiento de la oficina asesora jurídica.

ART. 43.—Régimen de transición. Los requerimientos de bienes y servicios radicados con anterioridad a la adopción de los procedimientos adoptados para este manual así como los procesos contractuales y los contratos que se encuentran en ejecución a la entrada en vigencia de la presente resolución, se regirán hasta su terminación y liquidación cuando a esta haya lugar por el Manual de contratación que se encontraba vigente en el momento de su celebración.

ART. 44.—Vigencia. La entrada en vigencia de la presente resolución se encuentra CONDICIONADA a adopción de los procedimientos en el sistema de gestión de calidad. Una vez empiece a regir la presente resolución, esta deroga la Resolución 238 de 2014, y demás disposiciones que le sean contrarias.

Publíquese y cúmplase.

Se expide en Bogotá, D.C., a 6 de julio de 2016.

1 Sentencia del 19 de agosto de 2004. Expediente 12.342. Actor: Sociedad Tronix Ltda. M.P.: Ramiro Saavedra Becerra, reiterada en sentencia de 6 de febrero de 2006. Exp. 13414 del mismo ponente.

2 Redacción tomada del proceso número 5400123310001995912601 del 13 de agosto de dos mil ocho (2008) del Consejo de Estado, Sala de lo Contencioso Administrativo, Sección Tercera, Consejero Ponente: Myriam Guerrero de Escobar, citado a su vez de la Sentencia del 19 de agosto de 2004. Expediente 12.342.

3 Concepto del mayo veintinueve (29) de dos mil tres (2003) Consejo de Estado, Sala de Consulta y Servicio Civil, Consejera ponente: Susana Montes de Echeverri. Radicación número: 1488 Actor: Director del Departamento Nacional de Planeación.

4 Clasificación Industrial Internacional Uniforme. Código elaborado por las Naciones Unidas y adoptado por Colombia.

5 The United Nations Standard Products and Services Cade® (UNSPSC) Código Estándar de Productos y Servicios de Naciones Unidas, es una metodología uniforme de codificación utilizada para clasificar productos y servicios fundamentada en un arreglo jerárquico y en una estructura lógica. Colombia Compra Eficiente.

6 Histórico de contratación de la Imprenta de los bienes y/o servicios objeto del proceso contractual a adelantar, los contratos reportados en el Secop sobre los mismos bienes y/o servicios a contratar, de igual forma se pueden adjuntar catálogos.

7 Estas denominaciones son asignadas a los contratos que elabora el grupo de compras.