Ministerio de Relaciones Exteriores 

RESOLUCIÓN 4914 DE 2010 

(Noviembre 5)

“Por la cual se deroga la Resolución 316 de 2009, se crea y reglamenta el comité de Gobierno en Línea y Antitrámites del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su fondo rotatorio”.

La Ministra de Relaciones Exteriores,

en uso de sus atribuciones constitucionales y legales, y especialmente las conferidas por el artículo 61 de la Ley 489 de 1998 y en desarrollo de los numerales 4º, 11 y 13 del artículo 6º del Decreto 3355 de 2009, y

CONSIDERANDO:

Que de acuerdo con lo establecido en el artículo 6º del Decreto 1151 de 2008, el programa agenda de conectividad del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones como líder y responsable de coordinar la implementación de la estrategia de Gobierno en Línea, debe elaborar un manual para la implementación de la estrategia del Gobierno en Línea, con el fin de definir las políticas y estándares del programa, y facilitar su adopción por parte de las entidades.

Que de acuerdo con el artículo 7º del Decreto 1151 de 2008 los lineamientos establecidos en el manual para la implementación de la estrategia de Gobierno en Línea son de obligatorio cumplimiento por parte de las entidades que conforman la Administración Pública.

Que el programa agenda de conectividad del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, elaboró y publicó el manual para la implementación de la estrategia de Gobierno en Línea en el mes de mayo de 2008, señalando como acción de preparación preliminar para la implementación de la estrategia Gobierno en Línea, la creación del comité de Gobierno en Línea, en cada entidad.

Que mediante la Resolución 316 del 26 de enero de 2009 se creó el comité de Gobierno en Línea del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su fondo rotatorio, en cumplimiento a lo establecido por el artículo 7º del Decreto 1151 de 2008 y el manual para la implementación de la estrategia de Gobierno en Línea, omitiendo la designación del secretario técnico del comité para facilitar la convocatoria a las sesiones, la asignación de sus funciones, y creando un grupo de trabajo adicional, que operativamente no se evidencia necesario.

Que mediante el Decreto 3355 de septiembre 7 de 2009 se modificó la estructura del Ministerio de Relaciones Exteriores, y en consecuencia, se hace necesario actualizar la conformación del comité de Gobierno en Línea del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su fondo rotatorio, así como reglamentar las sesiones y el funcionamiento del mismo.

Que recientemente se expidió la segunda versión del manual para la implementación de la estrategia de Gobierno en Línea —versión 2010— dirigido a lograr la efectividad de las necesidades y expectativas de los ciudadanos, de los empresarios y los servidores públicos, que además incorpora la modernización estatal y la política de racionalización de trámites.

Que el precitado manual señala que el representante legal de la entidad o a quien este haya delegado facultades para tal, deberá ordenar la creación del comité de Gobierno en Línea y Antitrámites de la entidad, especificando los objetivos del comité, los miembros que lo integran y sus funciones.

Conforme lo anterior,

RESUELVE:

ART. 1º—Créase el comité de Gobierno en Línea y Antitrámites del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su fondo rotatorio.

ART. 2º—El objetivo del comité de Gobierno en Línea y Antitrámites del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su fondo rotatorio, es el de garantizar la adecuada implementación de la estrategia de Gobierno en Línea, de manera que contribuya con la construcción de un Estado más eficiente, más transparente, más participativo y que preste mejores servicios a los ciudadanos y empresas mediante el aprovechamiento de las tecnologías de la información y la comunicación.

ART. 3º—El comité de Gobierno en Línea y Antitrámites del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su fondo rotatorio estará integrado por:

1. El ministro de Relaciones Exteriores o su delegado.

2. El viceministro de Relaciones Exteriores o su delegado.

3. El viceministro de Asuntos Multilaterales o su delegado.

4. El secretario general o su delegado.

5. El director de protocolo o su delegado.

6. El director de asuntos jurídicos internacionales o su delegado.

7. El director de la academia diplomática o su delegado.

8. El director de soberanía territorial y desarrollo fronterizo o su delegado.

9. El director de Europa o su delegado.

10. El director de América o su delegado.

11. El director Asía, África y Oceanía o su delegado.

12. El director de cooperación internacional o su delegado.

13. El director de asuntos políticos o su delegado.

14. El director de asuntos económicos, sociales y ambientales o su delegado.

15. El director de derechos humanos y derecho internacional humanitario o su delegado.

16. El director de asuntos culturales o su delegado.

17. El director de asuntos migratorios, consulares y servicio al ciudadano o su delegado.

18. El director de talento humano o su delegado.

19. El director administrativo y financiero o su delegado.

20. El director de gestión de información y tecnología o su delegado.

21. El jefe de la oficina asesora de planeación y desarrollo organizacional o su delegado.

22. El coordinador de prensa o su delegado.

23. El coordinador de comunicaciones internas y externas o quien haga sus veces o su delegado.

El jefe de la oficina asesora jurídica interna o su delegado, del nivel asesor, el coordinador de la oficina de control interno de gestión o su delegado, del nivel asesor, serán invitados permanentes.

PAR. 1º—Los funcionarios delegados por los integrantes del comité de Gobierno en Línea y Antitrámites, deberán ser del nivel directivo o asesor.

PAR. 2º—El comité será presidido por el ministro de Relaciones Exteriores o su delegado, quien será el líder de la estrategia de Gobierno en Línea del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su fondo rotatorio.

PAR. 3º—Las reuniones del comité de Gobierno en Línea y Antitrámites serán convocadas por el líder de Gobierno en Línea, al menos una vez al mes, y sólo se aplazarán cuando la mitad de los miembros del respectivo comité notifiquen al líder de Gobierno en Línea, por escrito y con razones justificadas, con al menos dos (2) días hábiles de anticipación, la imposibilidad para asistir a la reunión programada.

PAR. 4º—El comité podrá invitar a las sesiones a funcionarios del Ministerio de Relaciones Exteriores, de otras entidades estatales y a particulares, cuya presencia sea conveniente para la mejor ilustración de los diferentes temas de competencia del comité, o para brindar asesoría técnica.

PAR. 5º—Las sesiones del comité de Gobierno en Línea y Antitrámites podrán adelantarse virtualmente, pero independientemente del medio en que se realicen, deberá elaborarse un acta escrita, en la que conste la verificación del quórum decisorio, el cual corresponde a un mínimo de quince (15) miembros, las decisiones tomadas, bajo la metodología de la mayoría simple de los asistentes, los compromisos asumidos, y el responsable, así como los resultados de la gestión adelantada en el plan de acción.

ART. 4º—Serán funciones del comité de Gobierno en Línea y Antitrámites del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su fondo rotatorio, las siguientes:

1. Liderar, planear e impulsar la implementación de la estrategia de Gobierno en Línea en el Ministerio de Relaciones Exteriores y de su fondo rotatorio y ser el canal de comunicación con la institución responsable de coordinar la estrategia de Gobierno en Línea, con la comisión interinstitucional de políticas y de gestión de la información para la administración pública (Coinfo) y de los demás grupos de trabajo relacionados con la transformación y modernización de la administración pública, apoyados en el aprovechamiento de la tecnología.

2. Definir los mecanismos para dar cumplimiento a la normatividad relacionada con el Gobierno en Línea, como la Ley 962 de 2005, la Ley 1150 de 2007, la Ley 1341 de 2009, la Circular 58 de 2009 y los decretos 2474 y 1151 de 2008, entre otros.

3. Liderar, bajo los lineamientos de la estrategia de Gobierno en Línea, la elaboración del diagnóstico y la elaboración y seguimiento al plan de acción de Gobierno en Línea del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su fondo rotatorio.

4. Promover y facilitar la coordinación, concertación, planeación, seguimiento, toma de decisiones y evaluación de la ejecución de las actividades definidas en el plan de acción de Gobierno en Línea.

5. Coordinar y articular la estrategia de Gobierno en Línea del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su fondo rotatorio.

6. Impulsar y apoyar la implementación de la Política de racionalización de trámites en cada una de las fases de Gobierno en Línea en el Ministerio de Relaciones Exteriores y su fondo rotatorio.

7. Analizar los trámites desarrollados por el Ministerio de Relaciones Exteriores y su fondo rotatorio, identificando aquellos que son transversales (en los que participen otras entidades) y proponer acciones integrales de racionalización, simplificación o automatización, contemplando los principios señalados en la Ley 489 de 1998 y la Ley 962 de 2005.

8. Liderar la automatización de los trámites y servicios del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su fondo rotatorio.

9. Identificar las barreras normativas existentes para la racionalización de trámites y servicios en línea y propender por superar dichos obstáculos, de manera que puedan ser prestados por medios electrónicos.

10. Elaborar y realizar seguimiento al plan de acción de racionalización de Trámites del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su fondo rotatorio, en el que se incluyan las estrategias de interacción con otras entidades para los trámites transversales. Este plan como mínimo debe ser anual o con la periodicidad exigida por el departamento administrativo de la función pública.

11. Analizar los proyectos de creación de nuevos trámites en el Ministerio de Relaciones Exteriores y de su fondo rotatorio, con el fin de verificar que se cumpla con los requisitos exigidos por la Ley 962 de 2005 y su Decreto Reglamentario 4669 de 2005 o aquel que lo sustituya, adicione o modifique.

12. Acompañar a los diversos grupos conformados al interior del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su fondo rotatorio, relacionados con servicio al ciudadano, calidad y control interno, con el fin de incorporar el aprovechamiento de las TIC en las acciones que estos grupos adelanten.

13. Definir los lineamientos para la implementación efectiva de políticas y estándares asociados, como la política de actualización del sitio web (donde deberán estar involucradas las diversas áreas, direcciones y/o programas del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su fondo rotatorio, política de uso aceptable de los servicios de red y de internet, política de servicio por medios electrónicos, política de privacidad y condiciones de uso y política de seguridad de los sitios web, entre otros.

14. Definir e implementar el esquema de vinculación del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su fondo rotatorio a la internet Gubernamental y a cada uno de sus componentes.

15. Definir y generar incentivos o estímulos para el uso de los servicios de Gobierno en Línea por parte de los ciudadanos, las empresas del sector público y privado, y el Ministerio de Relaciones Exteriores y su fondo rotatorio.

16. Involucrar las iniciativas de las diferentes dependencias que tengan como objetivo la participación en las actividades de la entidad.

17. Adelantar investigaciones, de tipo cualitativo y cuantitativo, que permitan identificar necesidades, expectativas, uso, calidad e impacto de los servicios de Gobierno en Línea del Ministerio de Relaciones Exteriores y su fondo rotatorio.

18. Garantizar el cumplimiento de todos los criterios de las cinco fases de la estrategia de Gobierno en Línea.

19. Garantizar la participación de funcionarios del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su fondo rotatorio en procesos de generación de capacidades (sensibilización, capacitación y formación) que se desarrollen bajo el liderazgo de la institución responsable de coordinar la implementación de la estrategia de Gobierno en Línea.

20. Apoyar las acciones que en materia de interoperabilidad defina la entidad y la institución responsable de coordinar la implementación de la estrategia de Gobierno en Línea.

21. Garantizar que los archivos, documentos o registros cumplan con las políticas de preservación y recuperación de información definidas para el Estado colombiano, que para tal efecto expidan las entidades competentes.

22. Velar por el cumplimiento de la política editorial establecida en el manual para la implementación de la estrategia del Gobierno en Línea, al momento de publicar contenidos generales en medios electrónicos.

23. Elaborar y presentar al representante legal del Ministerio de Relaciones Exteriores y su fondo rotatorio un informe del avance y los resultados de su gestión, con una periodicidad de seis (6) meses, así como, garantizar su publicación en el sitio web del Ministerio de Relaciones Exteriores y su fondo rotatorio.

ART. 5º—El líder de Gobierno en Línea y Antitrámites del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su fondo rotatorio deberá:

1. Ser canal de comunicación con el programa agenda de conectividad del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, o la entidad que haga sus veces.

2. Gestionar y coordinar las acciones tendientes al cumplimiento del objeto del comité.

3. Orientar, coordinar y hacer seguimiento a las acciones de cada dependencia miembro, relacionadas con la implementación de la estrategia de Gobierno en Línea del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su fondo rotatorio.

4. Gestionar la activa participación de las dependencias miembros del comité.

5. Convocar con el apoyo administrativo de la secretaría técnica, a los miembros del comité a sesiones ordinarias y extraordinarias y cursar invitación a las personas que deban participar en las mismas.

6. Coordinar la presentación, y publicación en la página web del Ministerio de Relaciones Exteriores del informe de avance y resultados de la gestión del comité de Gobierno en Línea y Antitrámites del Ministerio y de su fondo rotatorio, así como remitirlo a los correos electrónicos de la estrategia de Gobierno en Línea: info@gobiernoenlinea.gov.co.

7. En caso de que el líder de Gobierno en Línea, no corresponda al representante legal del Ministerio de Relaciones Exteriores, por delegación previa que se haya realizado, el líder de Gobierno en Línea delegado, deberá informar al representante legal del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su fondo rotatorio, el resultado de las acciones interinstitucionales de Gobierno en Línea realizadas con los líderes de Gobierno en Línea de las entidades que integran el sector.

ART. 6º—La secretaría técnica del comité de Gobierno en Línea y Antitrámitres será ejercida por la dirección de gestión de información y tecnología y ejercerá las siguientes funciones:

a) Facilitar la comunicación con los miembros del comité para lo cual proporcionará la información necesaria a efecto de plantear situaciones de interés para sus integrantes;

b) Buscar la alternativa de encuestas y cuestionarios que permitan el desarrollo de las actividades del comité que se conformará para brindar apoyo a su gestión;

c) Dar el carácter de confidencialidad a los documentos que lo requieran;

d) Convocar a las reuniones por cualquier medio que se considere más expedito, incluyendo el correo electrónico, para obtener certeza de la participación de sus integrantes, para lo cual solicitará que una vez sea convocado el respectivo miembro, se produzca la confirmación de su asistencia;

e) Preparar y presentar la agenda o el orden del día de las sesiones del comité de Gobierno en Línea y Antitrámites previa convocatoria;

f) Elaborar las actas de cada sesión del comité de Gobierno en Línea y Antitrámites. El acta deberá estar debidamente suscrita por todos los asistentes a cada sesión y dentro de los cinco (5) días siguientes a la correspondiente sesión;

g) Realizar el seguimiento al cumplimiento de los compromisos asumidos en cada comité por cada uno de los miembros, una vez aprobada y suscrita la respectiva acta. En caso de ser necesario, solicitará la correspondiente información sobre la ejecución de los mismos.

h) Manejar sistemas de alerta que permitan llamar la atención de los integrantes al comité a efecto de obtener respuestas oportunas;

i) Redactar su reglamento para la obtención de los resultados requeridos;

j) Coordinar la elaboración y presentación del Informe semestral al representante legal del ministro de Relaciones Exteriores y de su fondo rotatorio sobre el avance en el plan de acción y el resultado de las acciones interinstitucionales realizadas de Gobierno en Línea;

k) Compilar la documentación que sirva de base para el estudio correspondiente de las tareas que deban adelantarse;

l) Custodiar los archivos pertinentes;

m) Recibir de otras dependencias y presentar al comité de Gobierno en Línea y Antitrámites, las propuestas de formulación de planes, acciones y lineamientos para la implementación efectiva de políticas y estándares asociados.

n) Hacer seguimiento a los mecanismos formulados por los Miembros del comité de Gobierno en Línea y Antitrámites para el cumplimiento de la normatividad relacionada con el Gobierno en Línea;

o) Las demás necesarias para la ejecución de las funciones asignadas al comité de Gobierno en Línea y Antitrámites.

ART. 7º—El comité de Gobierno en Línea y Antitrámites del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su fondo rotatorio, realizará reuniones mensuales para hacer seguimiento a la implementación de la estrategia de Gobierno en Línea, las cuales serán convocadas con una antelación no inferior a cinco (5) días hábiles. Las sesiones de carácter extraordinario del comité podrán ser convocadas cuando las circunstancias así lo ameriten, con la anticipación que se estime conveniente, por iniciativa de cualquiera de sus integrantes, quien la presentará en la secretaría técnica, quien en ejercicio de sus funciones realizará la convocatoria. A las convocatorias a sesiones se adjuntará la documentación pertinente de acuerdo con la agenda o el orden del día propuesto. Todo lo tratado en las sesiones del comité de Gobierno en Línea y Antitrámites constará en actas.

ART. 8º—Los miembros del comité de Gobierno en Línea y Antitrámites del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su fondo rotatorio, deberán como mínimo:

1. Asistir de manera regular a las reuniones convocadas del comité, así como a las reuniones extraordinarias en caso de así requerirse.

2. Trabajar conjuntamente para llevar adelante el plan de acción de Gobierno en Línea establecido.

3. Apoyar desde sus respectivas dependencias los procesos que se definan bajo su competencia, relacionados con la implementación de la estrategia de Gobierno en Línea.

4. Apoyar la ejecución de las actividades del comité definidas en el plan de acción de Gobierno en Línea de acuerdo con sus competencias y a los compromisos adquiridos o derivados de cada una de las sesiones del comité.

5. Participar, al menos una vez al semestre, en el reporte de avance y resultados de la gestión del comité al representante legal del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su fondo rotatorio.

ART. 9º—Las dependencias y áreas del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su fondo rotatorio deberán radicar a la secretaría técnica, para su presentación ante el comité, y su posterior evaluación y coordinación con las áreas responsables de brindar apoyo y desarrollarlas, todas las iniciativas que involucren la prestación de servicios de información, publicación, transacción, transformación y participación que afecten las actividades de Gobierno en Línea del Ministerio de Relaciones Exteriores y del fondo rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores.

Las dependencias y áreas del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su fondo rotatorio deberán abstenerse de contratar, desarrollar, publicar, crear sitios web, implementar herramientas de software para adelantar labores de Gobierno en Línea del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su fondo rotatorio toda vez que, la coordinación de esas iniciativas será únicamente competencia del comité de Gobierno en Línea y Antitrámites.

ART. 10.—La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga en su integridad la Resolución 316 del 26 de enero de 2009.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a 5 de noviembre de 2010.