Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales 

RESOLUCIÓN 4941 DE 1998 

(Julio 17)

“Por la cual se reglamenta el proceso de administración de la información electrónica vía internet e intranet, se crea y asignan funciones al comité para publicaciones electrónicas en la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales”.

(Nota: Derogada por la Resolución 7652 de 2000 artículo 10 de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales).

El Director General de Impuestos y Aduanas Nacionales,

en uso de sus facultades legales y en especial las dispuestas en el artículo 14 literal z) del Decreto 1693 de 1997, y

CONSIDERANDO:

1. Que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, cuenta con los recursos tecnológicos necesarios para ofrecer servicios de formación a través de la red corporativa intranet y la red mundial de información internet;

2. Que es necesario reglamentar el proceso de recepción, aprobación, generación, inclusión, publicación, evaluación y seguimiento de los servicios e información electrónica de la entidad;

3. Que se debe promover en la entidad, una cultura de Servicio mediante la generación y divulgación oportuna de información electrónica de calidad;

4. Que se deben canalizar las iniciativas que en materia de producción de información con criterios de calidad, se generen en las áreas del nivel central y administraciones de la entidad;

5. Que es necesario garantizar la actualización de la información disponible en intranet e internet;

6. Que se deben reglamentar los mecanismos de consulta de información a través de internet e intranet, relacionada con la operación de la entidad, para los usuarios internos.

7. Que las áreas funcionales del nivel central deben garantizar la coherencia en la información a publicar en intranet e internet,

RESUELVE:

TÍTULO I

Definiciones

ART. 1º—Entiéndase para la presente resolución los siguientes términos:

Internet. Es la red de redes más importante del mundo, allí se encuentra información generada por universidades, instituciones públicas, centros de investigación, empresas e individuos para contribuir a la expansión de los recursos de información, con alto valor agregado para el servicio de la comunidad global. Este servicio debe ser usado para consultar únicamente temas que sean de interés institucional, racionalizando el tiempo de utilización en beneficio de la productividad de la entidad.

Intranet. Es la red al interior de la entidad, es un medio de comunicación e información, que utiliza la tecnología web, similar a la presentación dada por internet.

La intranet contribuye a una relación organizacional más eficiente y horizontal en donde únicamente los funcionarios participan en beneficio de la productividad, innovación y competitividad de la entidad.

La intranet, se considera como una gran cartelera pública de información para los funcionarios de la entidad. Se puede manejar a través de ella, información de carácter general como revistas, boletines, circulares, noticias, grupos de discusión y otros.

Extranet. Es una porción de la intranet con servicio a usuarios externos completamente identificados.

(Nota: Derogada por la Resolución 7652 de 2000 artículo 10 de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales).

TÍTULO II

Comité para publicaciones electrónicas y responsabilidades

ART. 2º—Créase el comité para publicaciones electrónicas en la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales integrado por, el jefe de la oficina de planeación, jefe de la oficina nacional de normativa y doctrina, jefe de la oficina nacional de servicio de información, el jefe del grupo ejecutor de comunicación externa del despacho del director general y el jefe de la división de apoyo al usuario de la oficina nacional de servicio de información.

Podrán participar igualmente en calidad de invitado el jefe del área del nivel central, los directores regionales o administradores interesados en publicar información a través de estas redes.

(Nota: Derogada por la Resolución 7652 de 2000 artículo 10 de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales).

ART. 3º—Son funciones del comité para publicaciones electrónicas, las siguientes:

a) Aprobar o rechazar en reuniones periódicas o extraordinarias las propuestas de información a publicar o modificar en la red intranet o internet, que surjan en las diferentes áreas o administraciones de la entidad;

b) Solicitar y tomar en consideración el concepto técnico relacionado con las propuestas de información a incluir en intranet y/o internet;

c) Propender por el mejoramiento continuo y el cumplimiento de los estándares de calidad que se definen para publicar información, y

d) Suscribir las actas, resultado de los comités que se celebren.

(Nota: Derogada por la Resolución 7652 de 2000 artículo 10 de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales).

ART. 4º—Son dependencias involucradas y responsables en el proceso de administración de los servicios suministrados a través de las redes las siguientes: oficina de planeación.

a) Actuar como coordinador del comité para publicaciones electrónicas;

b) Coordinar con la oficina nacional de servicio de información la automatización de procesos y procedimientos de administración de información electrónica de las redes, y

c) Convocar a las reuniones del comité para publicaciones electrónicas.

Oficina nacional de normativa y doctrina

a) Verificar la consistencia, calidad y contenido de la información a publicar, entregada por las áreas;

b) Revisar la legalidad y competencia de la información suministrados por las áreas para publicar en las redes, y

c) Decidir sobre la conveniencia o viabilidad jurídica de incluir o rechazar la información presentada por las áreas, comunicando por escrito las razones respectivas en el último evento.

Oficina nacional de servicio de información

a) Administrar los recursos informáticos (equipos, redes, sistemas operativos, comunicaciones, software operativo, copias de seguridad) destinados a prestar el servicio de internet e intranet y las páginas web de la entidad;

b) Poner a disposición de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, tanto en internet como en intranet, nuevos servicios aprovechando las herramientas y recursos tecnológicos, garantizando innovaciones en materia informática;

c) Administrar y controlar los códigos de usuario, grupos de usuarios, roles de acceso de carácter nacional en los equipos servidores de internet e intranet;

d) Definir los procedimientos para mantener la seguridad de la información corporativa;

e) Generar estadísticas de uso sobre la información publicada;

f) Ser el canal primario de comunicación con el proveedor de servicios de internet (ISP);

g) Ser el canal interno para recepción de las solicitudes de publicación de información de las áreas y administraciones de la entidad;

h) Actuar como secretario del comité para publicaciones electrónicas;

i) Remitir a los miembros del comité para publicaciones electrónicas la información que deba ser clasificada, antes de llevarse a cabo la reunión, y

j) Coordinar con la oficina nacional de servicio de desarrollo humano la formación y capacitación sobre internet e intranet a los funcionarios de la entidad.

Grupo ejecutor de comunicación externa

a) Revisar, proponer ajustes y aprobar el diseño de la página, en cuanto a la forma de presentación de la información a publicar, y

b) Realizar la divulgación de los asuntos inherentes al fortalecimiento de la imagen institucional.

Jefe división de apoyo al usuario de la oficina nacional de servicio de información

a) Administrar las páginas web del internet e intranet;

b) Incluir, modificar o suprimir la información a publicar en las páginas web, aprobada por el comité para publicaciones electrónicas, y

c) Monitorear la utilización de los servicios e información publicada en las redes, producir estándares sobre este aspecto y proponer mejoras o ajustes.

Director general, director de impuestos, director de aduanas, secretario general y jefes de áreas del nivel central

a) Evaluar y clasificar la información funcional que considere de interés para los usuarios internos y/o externos de la entidad;

b) Generar la información a publicar, verificando la consistencia, calidad y contenido de la misma, y

c) Solicitar al comité para publicaciones electrónicas la inclusión de la información en intranet y/o internet, oportunamente.

Directores regionales, administradores especiales de impuestos nacionales, administradores especiales de aduanas nacionales administradores locales y administradores delegados.

a) Evaluar y clasificar la información funcional que considere de interés para los usuarios internos y/o externos de la entidad, dentro de su jurisdicción;

b) Producir la información a publicar, verificando la consistencia, calidad y contenido de la misma;

c) Solicitar al comité para publicaciones electrónicas la inclusión de la información en intranet y/o internet, oportunamente.

(Nota: Derogada por la Resolución 7652 de 2000 artículo 10 de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales).

TÍTULO III

Etapas del proceso de administración de la información víainternet e intranet

ART. 5º—Etapa de generación de propuestas de información. a) El director general, director de impuestos, director de aduanas, secretario general, jefes de área del nivel central, directores regionales, administradores especiales, administradores locales y administradores delegados, deberán establecer y clasificar la información a publicar, consultando al área funcional respectiva cuando sea del caso, determinando cual debe ser incluida, modificada o eliminada en intranet y/o internet, y

b) Las dependencias antes citadas, deberán elaborar la propuesta, utilizando el logotipo institucional para mantener la imagen corporativa de acuerdo con el manual de identidad visual, siguiendo el estándar y línea gráfica de las páginas generadas y publicadas por la oficina nacional de servicio de información; enviarla vía correo electrónico al secretario del comité para publicaciones electrónicas, con el fin de que éste la remita a los miembros del comité dentro de los tres días hábiles siguientes a su recibo.

(Nota: Derogada por la Resolución 7652 de 2000 artículo 10 de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales).

ART. 6º—Etapa de recepción y aprobación de la información. a) La oficina nacional de normativa y doctrina, deberá recibir la información y revisar los aspectos legales, procediendo a determinar las condiciones de calidad, teniendo en cuenta criterios de exactitud y consistencia;

b) Los actos administrativos generados por la entidad, no necesitarán pasar por el comité para publicaciones electrónicas, los enviará directamente la oficina nacional de normativa y doctrina a la división de apoyo al usuario de la oficina nacional de servicio de información;

c) El primer día hábil de cada mes, el comité para publicaciones electrónicas, se reunirá y estudiará las propuestas de información que hayan sido enviadas por el secretario del comité para publicaciones electrónicas, previamente, conforme con su recibo;

d) Cuando el comité para publicaciones electrónicas encuentre que las propuestas enviadas no cumplen con las condiciones dispuestas, pero su inclusión es viable, las devolverá al proponente para su corrección, dentro de los dos (2) días hábiles a la celebración del comité para que éste elabore y envíe los ajustes nuevamente al comité dentro de los tres (3) días hábiles siguientes. Cuando no sea procedente la inclusión, el secretario del comité, comunicará al interesado la decisión de rechazo definitivo de la propuesta;

e) Las propuestas que reúnan las condiciones dispuestas por el comité serán remitidas a la oficina nacional de servicio de información quien verificará, entre otros, los requerimientos y controles técnicos como enlaces y seguridad para la información corporativa;

f) Cuando lo considere necesario, el comité para publicaciones electrónicas, podrá solicitar un concepto técnico adicional acerca de la propuesta, a otra área de la entidad o a una administración, con el fin de garantizar que la información que se incluya en intranet o internet, sea de interés público y no afecte los procesos internos de la entidad;

g) El comité para publicaciones electrónicas, definirá si la información se incluirá en intranet o en internet, o en ambas redes, de acuerdo con el interés de la información para los usuarios internos y/o externos de la entidad, y

h) El secretario del comité para publicaciones electrónicas, deberá elaborar el acta en la cual consten las propuestas que se evaluaron, así como los rechazos y aprobaciones que se hicieron durante la sesión, la cual será refrendada por cada uno de los integrantes del comité y reposará en los archivos de la oficina nacional de servicio de Información, siendo el único documento válido para proceder a incluir la información en las redes.

PAR.—sin perjuicio de lo establecido en el literal c), el secretario del comité para publicaciones electrónicas, podrá solicitar a la oficina de planeación la convocatoria del mismo, en el momento en que considere que información extraordinaria de interés interno y/o externo deba ser estudiada e incorporada en el menor tiempo posible.

(Nota: Derogada por la Resolución 7652 de 2000 artículo 10 de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales).

ART. 7º—Etapa de inclusión y publicación de la información. Copia del acta de la reunión y la información electrónica con las propuestas, deberá ser enviada a la división de apoyo al usuario de la oficina nacional de servicio de información para incluir, modificar o suprimir la información, dentro de los tres (3) días siguientes a la aprobación definitiva.

(Nota: Derogada por la Resolución 7652 de 2000 artículo 10 de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales).

ART. 8º—Etapa de evaluación y seguimiento. a) Mensualmente, el administrador de la página web, elaborará y enviará un informe al comité para publicaciones electrónicas que contenga estadísticas de utilización de los diferentes servicios informativos, preguntas de mayor y menor frecuencia en las consultas, sugerencias y recomendaciones para la optimización del servicio, y

b) La oficina de control interno, podrá realizar auditoría cuando lo considere pertinente y enviará al comité para publicaciones electrónicas para su conocimiento y aplicación las consideraciones y recomendaciones del caso.

(Nota: Derogada por la Resolución 7652 de 2000 artículo 10 de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales).

ART. 9º—Se autoriza el acceso a internet a través de la red corporativa al nivel directivo hasta jefes de división y/o grupo, el acceso a intranet inicialmente se hará de igual forma y se extenderá gradualmente a todos los funcionarios de la entidad.

(Nota: Derogada por la Resolución 7652 de 2000 artículo 10 de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales).

ART. 10.—Vigencia. La presente resolución, rige a partir de la fecha de su publicación.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Santafé de Bogotá, D.C., 17 de julio de 1998.

(Nota: Derogada por la Resolución 7652 de 2000 artículo 10 de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales).