RESOLUCIÓN 4953 DE 2005 

(Septiembre 12)

“Por la cual se fijan las políticas en materia de administración del riesgo”.

El Superintendente de Notariado y Registro,

en ejercicio de sus facultades legales, en especial las conferidas por el numeral 2º del artículo 9º del Decreto 302 de 2004, y

CONSIDERANDO:

Que la Constitución Política en el artículo 209 establece que la administración pública en todos sus órdenes tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la ley;

Que la Ley 87 de 1993 estableció normas para el ejercicio del control interno en la entidades y organismos del Estado y dentro de este propósito las oficinas de control interno deben asesorar “a la dirección en la continuidad del proceso administrativo, la reevaluación de los planes establecidos y la introducción de los correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas y objetivos previstos”;

Que igualmente la ley establece como mecanismos de verificación y evaluación del control interno además de las normas de auditoria generalmente aceptadas, “la selección de indicadores de desempeño, los informes de gestión y de cualquier otro mecanismo moderno de control que implique el uso de mayor tecnología, eficiencia y seguridad”;

Que el estatuto básico de la organización y funcionamiento de la administración pública contemplado en la Ley 489 de 1998, establece que la administración del riesgo constituye uno de los elementos técnicos y administrativos para fortalecer el sistema de control interno de las entidades y organismos del Estado;

Que, de igual forma, el Decreto 1537 de 2001, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993, en su artículo 3º menciona la valoración del riesgo, como uno de los cinco tópicos en los cuales se enmarca el rol que deben desempeñar las oficinas de control interno dentro de las entidades públicas, y en el artículo 4º determina que las políticas de administración de riesgo hacen parte integral del fortalecimiento de los sistemas de control interno de tales entidades;

Que mediante Decreto 1599 de mayo 20 de 2005, se adopta el modelo estándar de control interno para el Estado colombiano, MECI 1000-2005, el cual se debe implantar en un término no superior a 24 meses, contados a partir de la vigencia de este, (mayo 20/2005);

Que el numeral 2º del artículo 12 del Decreto 302 de 2004, en relación con las funciones de la oficina de control interno, establece la función de “Planear, dirigir y organizar la verificación y evaluación del sistema de control interno”, del cual forma parte la administración del riesgo; que igualmente el numeral 11 del mismo artículo establece como obligación de esta oficina “Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presenten en la entidad y que pueda afectar el logro de sus objetivos y funciones”;

RESUELVE:

ART. 1º—Políticas internas en materia de administración del riesgo. La administración del riesgo de la Superintendencia de Notariado y Registro, hace parte esencial e integral de la gestión administrativa y dentro de este propósito se busca el cumplimiento de su misión, el alcance de metas, el fortalecimiento del control interno, el mejoramiento de la actividad administrativa, el cumplimiento de los lineamientos y el logro de los objetivos estratégicos, en aras de la transparencia y la probidad en las actuaciones, con fundamento en los principios señalados en el artículo 209 de la Constitución Política.

La identificación de los principales factores de riesgo debe estar asociada con el ejercicio de las funciones administrativas, tanto gerenciales como misionales; debe señalar cómo se manifiestan estos riesgos, su descripción y valoración, para establecer cuál será la mejor manera de prevenirlos y combatirlos.

ART. 2º—Responsables del diseño del mapa de riesgo. De conformidad con el numeral 11 del artículo 12 del Decreto 302 de 2004, le corresponde a la oficina de control interno definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, y en ese sentido participará con las diferentes dependencias de la entidad en el levantamiento y actualización de los mapas de riesgos respectivos, recomendando las actuaciones de carácter correctivo a que haya lugar, con miras a evitar, reducir, dispersar o transferir los riesgos.

ART. 3º—Funcionalidad de la administración del riesgo. La administración del riesgo es un proceso dinámico, interactivo, continuo, lógico y sistemático desarrollado en cada área en coordinación con la oficina de control interno, plasmado en un “Mapa de riesgos” que se consolidará anualmente en un instrumento denominado “Mapa de riesgos institucional” dentro de los primeros sesenta (60) días hábiles de cada año calendario.

ART. 4º—Metodología de la administración del riesgo. La Superintendencia de Notariado y Registro, se sujetará a las orientaciones metodológicas que sobre la materia imparta el Departamento Administrativo de la Función Pública, organismo rector de la administración pública y en concordancia con las políticas que se impartan sobre la materia.

ART. 5º—Etapas metodológicas. La metodología contempla el desarrollo de los siguientes pasos, los cuales se deberán adelantar en su integridad:

1. Identificar los aspectos críticos y diseñar estrategias propositivas con la participación de las diferentes dependencias que conforman la estructura orgánica de Superintendencia de Notariado y Registro, con el propósito de realizar un control sobre los riesgos de mayor ocurrencia que generen impacto considerable en la entidad, en los resultados y, por ende, en la satisfacción de los fines institucionales y funcionales.

2. Estudio y análisis de la entidad, su proyección estratégica, objetivos, funciones, procesos, procedimientos, controles existentes, aspectos administrativos, operativos y legales, así como la identificación de sus fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas, con el propósito de establecer las correspondientes alertas tempranas.

3. Identificación de los riesgos, para lo cual se utilizará la matriz que con tal fin proporcione el Departamento Administrativo de la Función Pública.

4. Análisis del riesgo, el cual contempla el estudio de probabilidad e impacto, hasta determinar las prioridades, fase necesaria para la implementación del sistema de gestión de la calidad, de acuerdo con los lineamientos establecidos en la Ley 872 de 2003. En este caso se utilizarán también las escalas establecidas en la metodología vigente.

5. Estudio y análisis de los controles existentes. Sobre las bases reales y no sobre supuestos, lo que implica un proceso de investigación y conocimiento.

6. Determinación del nivel de riesgo. Acción que permite comparar la prioridad establecida con la calidad de los controles y su aplicación, para definir el nivel de riesgo y poder tomar una decisión acertada.

7. Manejo de riesgo. Basado en la decisión tomada frente a las diferentes alternativas de solución para proporcionar un tratamiento específico al riesgo, de acuerdo con las opciones de manejo establecidas dentro de la metodología.

8. Acciones. Muestra el compromiso que asumen todos y cada uno de los servidores públicos frente al riesgo, con relación al tratamiento que se le va a proporcionar, o las sugerencias que presenten a los niveles superiores de la organización para su mejoramiento y para proporcionar un tratamiento al riesgo para evitarlo, trabajar en su reducción, dispersarlo, transferirlo o asumir su existencia residual.

9. Responsables. Permite conocer en cabeza de quién o quiénes están las acciones correctivas o tratamiento del riesgo.

10. Cronogramas. Son indispensables para fijar en el tiempo el compromiso adquirido en materia de tratamiento de riesgo y la seriedad que este proceso requiere.

11. Indicadores. Son los criterios de medición que permiten observar la calidad y efectividad de las acciones propuestas frente a las metas fijadas.

ART. 6º—Responsabilidad. Los jefes de cada dependencia serán los responsables de desarrollar e implementar las técnicas y metodologías para administrar el riesgo de acuerdo con las orientaciones que imparta la oficina de control interno.

ART. 7º—Seguimiento y evaluación. Será responsabilidad de cada dependencia, en coordinación con la oficina de control interno, proceder de conformidad y mantener actualizado el proceso, sin perjuicio de que la oficina de control interno dentro de las funciones que le son propias pueda solicitar en el momento en que lo estime conveniente el resultado de la gestión adelantada en relación con el instrumento “Mapa de riesgos”.

ART. 8º—Herramientas de acciones de mejoramiento. Los resultados obtenidos durante el desarrollo de este proceso se constituirán en herramientas para adelantar las acciones de mejoramiento de la Superintendencia de Notariado y Registro.

ART. 9º—Planes de capacitación. La oficina de investigación y capacitación en coordinación con la oficina de control interno establecerá los planes de capacitación que este proceso requiera, de acuerdo con la estructura de la entidad.

ART. 10.—Ejecución y cumplimiento obligatorios. La administración del riesgo, por sus características y beneficios será de obligatoria ejecución y cumplimiento; deberá incluirse dentro de la concertación de objetivos para la evaluación del desempeño y dentro de los planes de acción de la entidad, como compromiso institucional.

ART. 11.—La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

Comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 12 de septiembre de 2005.

_____________________________________