Ministerio de Defensa Nacional

RESOLUCIÓN 4955 DE 2017

(Julio 12)

“Por la cual se conforma y estructura el comité asesor para el estudio, análisis y seguimiento a los documentos LOR y LOA del programa de asistencia y seguridad del gobierno de los Estados Unidos y se dictan otras disposiciones”.

El Ministro de Defensa Nacional,

en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial aquellas conferidas por el artículo 208 de la Constitución Política, el artículo 2º del Decreto 4890 de 2011, y

CONSIDERANDO:

Que mediante el Acuerdo de Asistencia Militar del 17 de abril de 1952, firmado entre los gobiernos de los Estados Unidos de América y de la República de Colombia, se facultó la implementación del programa de asistencia y seguridad, mediante el cual el gobierno de los Estados Unidos realiza la venta de bienes y/o servicios de defensa a la República de Colombia;

Que con el fin de organizar y coordinar el buen uso de las adquisiciones que se realizan a través de este programa de asistencia y seguridad del gobierno de los Estados Unidos, se requiere para su adecuada planeación, ejecución y seguimiento la definición de funciones y competencias en el sector defensa de la Nación;

Que mediante Resolución 1088 del 2 de marzo 2012, se creó el comité asesor para el estudio, análisis y seguimiento a los documentos LOR y LOA del programa de asistencia y seguridad del gobierno de los Estados Unidos y se derogó la Resolución 4157 del 24 de septiembre de 2008;

Que mediante la Resolución 1490 del 24 de febrero de 2014 y la Resolución 738 del 11 de febrero 2015 se modificó parcialmente la composición y funciones del comité asesor para el estudio, análisis y seguimiento a los documentos LOR y LOA del programa de asistencia y seguridad del gobierno de los Estados Unidos;

Que es necesario realizar ajustes a la composición y funciones del comité, así como en los procedimientos para el estudio de proyectos que se analizarán en dicha instancia, con el fin de articular las decisiones de inversión y gasto en el sector defensa con el modelo de planeación y desarrollo de las capacidades de la Fuerza Pública,

RESUELVE:

CAPÍTULO I

Comité asesor para el estudio, análisis y seguimiento a los documentos LOR y LOA del programa de asistencia y seguridad del gobierno de los Estados Unidos

ART. 1º—Conformación. Conformar el comité asesor para el estudio, análisis y seguimiento a los documentos LOR y LOA del programa de asistencia y seguridad del gobierno de los Estados Unidos, el cual estará integrado por los siguientes miembros:

1. El Viceministro para la Estrategia y Planeación, quien lo presidirá.

2. El Viceministro del Grupo Social Empresarial del Sector Defensa “GSED” y Bienestar.

3. El Jefe de Estado Mayor Conjunto de las Fuerzas Militares.

4. Los Jefes de Operaciones Logísticas o su equivalente en cada una de las Fuerzas.

5. El Director Administrativo y Financiero de la Policía Nacional.

6. El Jefe de Planeación Estratégica y Transformación del Comando General de las Fuerzas Militares.

7. El Secretario General del Ministerio de Defensa Nacional.

8. El Director de Contratación Estatal del Ministerio de Defensa Nacional.

9. El Director de Finanzas del Ministerio de Defensa Nacional.

10. El Director de Logística del Ministerio de Defensa Nacional.

11. El Director de Proyección de Capacidades del Ministerio de Defensa Nacional.

12. El Director de Desarrollo del Capital Humano del Ministerio de Defensa Nacional.

13. El Director de Ciencia, Tecnología e Innovación del Ministerio de Defensa Nacional.

14. El Director de Planeación y Presupuestación del Ministerio de Defensa Nacional, quien será el secretario técnico.

PAR. 1º—Asistencia. La participación de los integrantes del comité asesor es obligatoria e indelegable, salvo caso fortuito o fuerza mayor debidamente justificada.

Cuando uno de los miembros del comité no pueda asistir a una sesión deberá comunicarlo por escrito, enviando al despacho del viceministro para la estrategia y planeación y a la secretaría técnica la correspondiente excusa, con la indicación de las razones de su inasistencia, lo cual se hará a más tardar un día (1) hábil antes de la respectiva sesión del comité, con el fin de que el secretario técnico verifique la existencia del mínimo quórum para deliberar.

PAR. 2º—Invitados permanentes. Serán invitados permanentes los servidores públicos que, por las funciones y responsabilidades que cumplen su dependencia, les corresponde proporcionar la información necesaria para la toma de decisiones del comité asesor, y asistirán a las reuniones con voz pero sin voto. Serán invitados permanentes los jefes de planeación de cada una de las Fuerzas Militares y su equivalente en la Policía Nacional, así como los jefes de educación y doctrina de cada una de las Fuerzas Militares y su equivalente en la Policía Nacional, cuando el caso a estudiar sea de su competencia funcional.

PAR. 3º—Sustentación de proyectos. Sin excepción, para la sustentación de proyectos, es obligatoria la presencia del respectivo jefe de operaciones logísticas o quien haga sus veces en las Fuerzas Militares o del director administrativo y financiero de la Policía Nacional. En caso de no asistir, el proyecto no podrá ser presentado ante el comité asesor.

PAR. 4º—Invitados ocasionales. Serán invitados ocasionales los servidores públicos que, por su condición jerárquica, funcional o conocimiento técnico, deban asistir según sea el caso concreto o tema a tratar. De igual forma, el comité asesor, por medio de su secretaría técnica, podrá invitar a sus sesiones a los funcionarios que requiera para la mejor comprensión de los asuntos a considerar, quienes asistirán a las sesiones con derecho a voz pero sin voto.

PAR. 5º—En caso de supresión de cargos o cambio de denominación de los mismos, se entenderá que hará parte del comité asesor aquel cargo que tenga autoridad y responsabilidades equivalentes del citado en el presente acto administrativo.

ART. 2º—Funciones. Son funciones del comité asesor para el estudio, análisis y seguimiento a los documentos LOR y LOA del programa de asistencia y seguridad del gobierno de los Estados Unidos, las siguientes:

1. Asesorar al secretario general en la suscripción de las cartas de solicitud (LOR - Letter of Request) y cartas de oferta y aceptación (LOA - Letter of Offer and Acceptance), así como en las modificaciones y enmiendas que sean tramitadas para su firma, para lo cual se analizará, bajo el modelo de planeación y desarrollo de las capacidades de la Fuerza Pública, la viabilidad, conveniencia y disponibilidad de recursos que se pretendan destinar para cada proyecto.

2. Efectuar recomendaciones que conduzcan a la adecuada ejecución de los recursos a través del programa de asistencia y seguridad del gobierno de los Estados Unidos.

3. Las demás que, conforme a la naturaleza de sus funciones, determine el Ministro de Defensa Nacional.

ART. 3º—Convocatoria. El comité asesor se reunirá en sesión ordinaria al menos dos (2) veces al año y extraordinariamente en cualquier momento por solicitud de los integrantes. El secretario técnico del comité asesor procederá a convocar a los integrantes del mismo con al menos cinco (5) días hábiles de anterioridad, indicando día, hora y lugar de la reunión y el respectivo orden del día.

PAR.—El comité asesor podrá deliberar, votar y decidir en sesión virtual, utilizando los medios electrónicos idóneos, dejando constancia de lo actuado por ese mismo medio, con los atributos de seguridad necesarios y en las actas que se elaboren de la sesión respectiva. En cualquier caso se debe cumplir con la asistencia y quórum necesario para su realización.

ART. 4º—Quórum deliberatorio y adopción de las decisiones. El comité asesor deliberará y decidirá como mínimo con nueve (9) de sus miembros con voz y voto, entre los cuales deben asistir obligatoriamente mínimo tres (3) jefes de operaciones logísticas, o quien haga sus veces, de las Fuerzas Militares y/o el director administrativo y financiero de la Policía Nacional. Las proposiciones serán aprobadas por la mayoría simple de los miembros asistentes a la sesión.

ART. 5º—Secretaría técnica. El director de planeación y presupuestación del Ministerio de Defensa Nacional ejercerá la secretaría técnica del comité asesor, quien tendrá a su cargo las siguientes funciones:

1. Coordinar las reuniones del comité asesor, convocar a los integrantes e invitados, elaborar el orden del día de la reunión, verificar el quórum y realizar seguimiento a los compromisos adquiridos en sesiones previas.

2. Preparar, consolidar y presentar los documentos, informes o material que se requiera para el normal desarrollo de las sesiones del comité asesor.

3. Enviar por medio electrónico al jefe de planeación estratégica y transformación del comando general de las Fuerzas Militares y a los miembros de la unidad de gestión general del Ministerio de Defensa Nacional, los documentos necesarios para la sustentación y aprobación de una adquisición en el comité asesor, en un plazo no inferior a diez (10) días hábiles previos a la realización del comité.

4. Consolidar el concepto que emita el jefe de planeación estratégica y transformación del comando general de las fuerzas militares y cada dirección o dependencia de la unidad de gestión general del Ministerio de Defensa Nacional sobre cada proyecto para ser informado a los integrantes del comité asesor.

5. Elaborar informes trimestrales de seguimiento a la ejecución de las adquisiciones a través del programa de asistencia y seguridad del gobierno de los Estados Unidos al Ministro de Defensa Nacional, o cada vez que se requiera por otra instancia.

6. Elaborar, divulgar y conservar las actas de cada sesión del comité asesor.

El acta deberá estar debidamente elaborada y suscrita por el presidente y el secretario técnico del comité dentro de los quince (15) días hábiles siguientes correspondientes a cada sesión.

7. Las demás que le asigne el comité asesor y por la normatividad que rige la materia.

CAPÍTULO II

Del procedimiento previo a la sustentación en el comité asesor

ART. 6º—Revisión y validación. Previo a la sustentación ante el comité asesor, el gerente del proyecto deberá enviar los documentos soportes en un plazo máximo de quince (15) días hábiles de antelación a la fecha de la sesión, con el fin de que sean revisados y avalados por las siguientes direcciones y/o dependencias:

1. Dirección de planeación y presupuestación: Recibe los documentos soportes físicos y/o virtuales y verifica la viabilidad del proyecto bajo los criterios del programa de asistencia y seguridad del gobierno de los Estados Unidos. Así mismo, si el proyecto se encuentra financiado con recursos de cooperación, validará su disponibilidad.

El proyecto se soporta en los siguientes documentos:

• Presentación.

• Estudio previo firmado por el respectivo gerente de proyecto.

• Alineación del proyecto con el modelo de planeación y desarrollo de las capacidades de la Fuerza Pública.

• Calculadora de ciclo de vida y soportes (si aplica).

• Concepto técnico del jefe de planeación de cada una de las fuerzas mediante el cual avala la incorporación del proyecto y la sostenibilidad del mismo en la proyección del marco de gasto de mediano plazo.

• Concepto técnico del análisis del plan de formación y capacitación basado en los reportes del sistema para la administración del talento humano (SIATH), emitido por la dirección de desarrollo del capital humano y la jefatura de educación y doctrina del comando general de las Fuerzas Militares en los casos de proyectos de entrenamiento.

• Concepto técnico emitido por el comité de tecnologías de información y comunicaciones (CITI) del Ministerio de Defensa Nacional en el caso de que el proyecto esté relacionado con tecnologías de información y comunicaciones (TIC).

La ausencia de alguno de estos documentos impedirá su puesta a consideración en el marco del comité asesor.

2. Dirección de finanzas: Revisa la disponibilidad presupuestal del proyecto en el caso de estar financiado con presupuesto nacional. Adicionalmente verifica la agenda de pagos y la ejecución financiera del proyecto.

3. Dirección de logística: Realiza la revisión técnica a través de las siguientes dependencias:

a) Subdirección de normas técnicas: Revisa las especificaciones técnicas de los proyectos, la catalogación de los bienes y las fichas técnicas de los proyectos, solo si corresponde a proyectos de adquisición o mantenimiento de bienes;

b) Grupo Silog: Valida los reportes enviados por el gerente del proyecto en el sistema de información logística del sector defensa (Silog) y confirma si corresponde a proyectos de adquisición o mantenimiento de bienes;

c) Grupo TIC: Verifica qué proyectos requieren contar con el concepto técnico por parte del comité de tecnologías de información y comunicaciones (CITI), del Ministerio de Defensa Nacional.

4. Dirección de proyección de capacidades: Evalúa y analiza el estudio previo y el documento de alineación del proyecto con el modelo de planeación y desarrollo de las capacidades de la Fuerza Pública y su impacto sobre los estándares de capacidad.

5. Dirección de contratación estatal: Revisa el estudio previo del proyecto y las condiciones legales mínimas requeridas para la adquisición de bienes y servicios bajo el programa de asistencia y seguridad del gobierno de los Estados Unidos.

6. Dirección de desarrollo del capital humano: Evalúa y analiza los reportes del sistema de información de administración del talento humano (SIATH), en los casos en que el proyecto tenga componentes de formación de capital humano.

7. Dirección de ciencia, tecnología e innovación: Revisa que el proyecto cumpla los requisitos de la aplicación de la política de cooperación industrial y social offset enmarcados bajo la directiva ministerial correspondiente.

8. Comando general de las Fuerzas Militares: La jefatura de planeación estratégica y transformación del comando general emite concepto consolidado de los proyectos de las Fuerzas Militares.

9. Jefes de Planeación de las Fuerzas Militares y la Policía Nacional: La jefatura de planeación de la respectiva fuerza, o su equivalente en la Policía Nacional emite concepto sobre la incorporación del proyecto y la sostenibilidad del mismo en la proyección del marco de gasto de mediano plazo.

PAR. 1º—El tiempo máximo de revisión de los documentos soportes para cada una de las dependencias descritas en el presente artículo no podrá exceder los tres (3) días hábiles luego de la recepción de la documentación física o electrónica.

PAR. 2º—Sin excepción, ningún proyecto que no haya sido analizado y evaluado por estas direcciones o dependencias del Ministerio de Defensa Nacional podrá ser presentado a consideración en el comité.

ART. 7º—Consolidación. La dirección de planeación y presupuestación en cumplimiento de su función de secretaría técnica consolida la información suministrada por cada una de las dependencias descritas en el artículo anterior, con el fin de informar a los miembros del comité asesor, para cada uno de los proyectos, las observaciones, inquietudes y/o recomendaciones a que hubo lugar.

ART. 8º—Confidencialidad. Previo a la sustentación de los proyectos, los miembros del comité asesor podrán determinar según los intereses estratégicos en materia de defensa y seguridad nacional el nivel de confidencialidad de la información a presentarse en la sesión, por lo anterior, y si se considera un proyecto confidencial o reservado se limitará el ingreso de personal, equipos electrónicos y de comunicaciones a la sesión del comité, adicionalmente se llevará un registro de asistencia al final de la sesión con el fin de proteger la información manejada durante la sustentación.

CAPÍTULO III

Disposiciones finales

ART. 9º—La asistencia al comité asesor, así como a las reuniones de coordinación, no genera honorarios, ni asignación de ninguna clase para los miembros.

ART. 10.—Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga la Resolución 1088 del 2 de marzo de 2012, “por la cual se conforma y asignan unas funciones y competencias al comité asesor para el estudio, análisis y seguimiento a los documentos LOR y LOA, relacionadas con la adquisición de bienes y servicios a través del programa de asistencia y seguridad del gobierno de los Estados Unidos” y la Resolución 738 del 11 de febrero de 2015, “por la cual se modifica parcialmente la Resolución 1088 del 2 de marzo de 2012, modificada por la Resolución 1490 del 24 de febrero de 2014”.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 12 de julio de 2017.