RESOLUCIÓN DDC-5 DE 2006 

(Diciembre 29)

“Por la cual se establecen los plazos, requisitos y procedimientos para la presentación de la información contable necesaria en el proceso de consolidación en el Distrito Capital”.

(Nota: Derogada por la Resolución 4 de 2007 artículo 12 de la Secretaria de Hacienda Distrital)

El Contador General de Bogotá, D.C.,

en uso de sus facultades legales y en especial las conferidas por los artículos 9º y 10 del Acuerdo 17 de 1995 y artículos 44 y 45 del Decreto 333 de 2003, modificados por el Decreto 109 de 2006 y

CONSIDERANDO:

Que la función pública está al servicio de los intereses generales de la comunidad.

Que la Resolución 139 de 1999, por medio de la cual se precisan los criterios y procedimientos con los cuales la Contaduría General de la Nación ejecuta técnicamente los procesos de consolidación del sector público y de sus niveles nacional y territorial, describe algunos criterios básicos en materia de consolidación e incorpora al Distrito Capital en el ámbito de aplicación.

Que en el parágrafo transitorio del artículo 28 de la Resolución 139 de 1999, el Contador General de la Nación, manifiesta que la descentralización del proceso de consolidación se hará en forma progresiva, garantizando previamente el cumplimiento de los requerimientos técnicos mínimos de consolidación.

Que el Contador General de la Nación no ha dado instrucciones a las entidades para adelantar el proceso de consolidación, pero en el contexto de la competencia interna del Distrito, su desarrollo e implementación es responsabilidad de la dirección distrital de contabilidad y deberá estructurarse acogiendo rigurosamente los criterios técnicos pertinentes, lo cual incluye la parametrización de las aplicaciones adecuadas para tal fin.

Que la Resolución 550 del 19 de diciembre de 2005, establece los plazos, requisitos y otras obligaciones relacionadas con la presentación de la información financiera, económica y social a la Contaduría General de la Nación.

Que de acuerdo con los artículos 6º y 14 de la Resolución 550 del 19 de diciembre de 2005 los entes públicos y privados que integran el sistema CHIP, suprimirán el envío de los estados contables básicos, sin perjuicio de que deban atender requerimientos de organismos de control y de otros usuarios de la información, dando lugar a que la Secretaría de Hacienda - dirección distrital de contabilidad solicite los que considere útiles y necesarios para preparar los estados contables consolidados del Distrito Capital.

Que el artículo 9º del Acuerdo 17 del 24 de septiembre de 1995, define las funciones a cargo de la dirección de contabilidad del Distrito, entre las cuales se destacan las señaladas en los siguientes numerales:

2. Impartir las instrucciones pertinentes para la elaboración del balance general del Distrito, con arreglo a las normas superiores, en particular las dictadas por el Contador General de la Nación, a los métodos técnicos y procedimientos de información, seguimiento, evaluación y control necesarios.

4. Supervisar la consolidación de la contabilidad general de las entidades descentralizadas, fondos de desarrollo local, organismos de control Distrital y administración central, de forma que permita determinar la situación financiera y patrimonial del Distrito Capital, de acuerdo con lo preceptuado sobre la materia por el Contador General de la Nación.

5. Establecer los procedimientos y plazos para que los servidores públicos reporten información contable para su consolidación, de acuerdo con las instrucciones expedidas por el Contador General de la Nación.

11. Remitir oportunamente el balance general distrital al señor Alcalde Mayor de Santa Fe de Bogotá, D.C., a la Secretaría de Hacienda y a la Contraloría Distrital, para los fines de su competencia”.

Que los artículos 13 y 14 del Decreto 109 de 2006 modifican los artículos 44 y 45 del Decreto Distrital 333 de 2003 los cuales describen las funciones de la dirección distrital de contabilidad y del Contador General de Bogotá, respectivamente.

Que la Resolución 020 del 20 de septiembre de 2006 expedida por la Contraloría de Bogotá, D.C., prescribe los métodos y establece la forma, términos y procedimientos para la rendición de la cuenta y la presentación de informes, reglamenta su revisión y unifica la información que se presenta a este organismo.

Que el numeral 52 del artículo 48 de la Ley 734 del 5 de febrero de 2002, determina como falta gravísima no dar cumplimiento injustificadamente a la exigencia de adoptar el sistema nacional de contabilidad pública de acuerdo con las disposiciones emitidas por la Contaduría General de la Nación y no observar las políticas, principios y plazos que en materia de contabilidad pública se expidan con el fin de producir información confiable, oportuna y veraz.

RESUELVE:

ART. 1º—Ámbito de aplicación. Los plazos, requerimientos y procedimientos establecidos en la presente resolución, deberán ser cumplidos por los organismos y dependencias que conforman el sector central, las localidades y entidades descentralizadas del Distrito Capital.

(Nota: Derogada por la Resolución 4 de 2007 artículo 12 de la Secretaria de Hacienda Distrital)

ART. 2º—Funcionarios responsables. Serán responsables ante la Secretaría de Hacienda - dirección distrital de contabilidad por la presentación de los estados e informes contables, el cumplimiento de las normas, procedimientos y obligaciones relacionadas, los siguientes:

a) Sector central y localidades: El Veedor Distrital, el Personero Distrital, el Contralor Distrital, el director administrativo y financiero del Concejo de Bogotá, D.C., secretarios de despacho, directores de departamentos administrativos, gerentes o directores de unidades administrativas especiales, alcaldes locales, jefes de áreas financieras y los jefes o responsables del área contable.

b) Sector descentralizado: Los representantes legales, jefes de áreas financieras, jefes de contabilidad y/o contadores y revisor fiscal cuando la entidad esté obligada a tenerlo. La responsabilidad y funciones del revisor fiscal se circunscriben a las normas que al respecto están integradas en el Código de Comercio, la Ley 43 de 1990, los estatutos internos de la entidad y demás normas legales que le asignan funciones.

(Nota: Derogada por la Resolución 4 de 2007 artículo 12 de la Secretaria de Hacienda Distrital)

ART. 3º—Actividades previas al cierre contable. Todos los entes públicos distritales deben garantizar un cierre integral de todas las áreas que generan hechos financieros, económicos y sociales, de conformidad con lo previsto en las instrucciones expedidas por el Contador General de la Nación (1) .

(Nota: Derogada por la Resolución 4 de 2007 artículo 12 de la Secretaria de Hacienda Distrital)

ART. 4º—Información y plazos sector central y local. Los organismos y dependencias del sector central y las localidades, deberán reportar a la Secretaría de Hacienda - Dirección Distrital de Contabilidad - dentro de los primeros diez (10) días calendario del mes siguiente al cierre del período respectivo, la información financiera, económica y social relacionada a continuación:

Información mensual

1. Formato CGN2004.06 - Cuentas por pagar.

2. Informe y conciliación de operaciones de enlace y depósitos entregados en administración.

Información trimestral

3. CGN2005_001_SALDOS_Y_MOVIMIENTOS.

4. CGN2005_002_OPERACIONES _ RECÍPROCAS.

5. Certificación suscrita por el representante legal y el contador público (2) , en la cual conste que la información reportada en medio magnético corresponde a la información preparada por la entidad para el período de corte respectivo y revela la realidad financiera, económica y social del ente público.

Información semestral

6. Balance general comparativo a nivel de cuenta.

7. Estado de actividad financiera, económica, social y ambiental comparativo a nivel de cuenta.

8. Informe del boletín de deudores morosos del estado, con corte a 31 de mayo y a 30 de noviembre, el 5 de junio y 5 de diciembre, respectivamente.

Información anual

9. C G N 2 0 0 5 N G _ 0 0 3 _ N O T A S

_DE_CARÁCTER_GENERAL (3)

10. C G N 2 0 0 5 N E _ 0 0 3 _ N O T A S_DE_CARÁCTER_ESPECÍFICO (4)

11. Notas a los estados contables en texto (5)

12. Informe de control interno contable (6)

13. Copia del dictamen emitido por el organismo de control fiscal e informe de observaciones de carácter contable y la correspondiente respuesta, dentro del mes siguiente a su formalización.

14. Copia del plan de mejoramiento definido con la Contraloría de Bogotá, D.C., dentro del mes siguiente a su formalización. Así mismo, a más tardar el 15 de febrero siguiente, deberán adjuntar copia del informe de ejecución del mismo durante la vigencia anterior.

15. Demás estados contables, informes o formularios que reglamente la Contaduría General de la Nación.

PAR. 1º—Los organismos y dependencias que adelanten procesos de agregación y/o consolidación de información financiera, económica y social presentarán la información trimestral, dentro de los diecisiete (17) días calendario del mes siguiente al cierre del período.

PAR. 2º—La información correspondiente al cierre de cada vigencia se deberá entregar a la Secretaría de Hacienda - dirección distrital de contabilidad, dentro de los primeros diecisiete (17) días calendario del mes de enero de la siguiente vigencia. Los organismos y dependencias que adelanten procesos de agregación y/o consolidación presentarán dicha información dentro de los veinticinco (25) días calendario de enero de la siguiente vigencia.

PAR. 3º—De conformidad con el numeral 36 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002, en forma mensual los organismos y dependencias del sector central y las localidades, deben generar los estados contables básicos (7) para uso interno y publicarlos en un lugar visible y de fácil acceso a la ciudadanía en general, para efectos del control social.

PAR. TRANS. PRIMERO.—Según lo dispuesto en la Carta Circular 072 del 13 de diciembre de 2006, expedida por el Contador General de la Nación, los organismos y dependencias del sector central y las localidades deben tomar el balance general a 31 de diciembre de 2006 y homologarlo como su balance general a 1º de enero de 2007, cargándolo al sistema de información que utilice cada uno, para iniciar las operaciones del año 2007 con base en el nuevo catálogo de cuentas.

En tal sentido, a más tardar el 20 de febrero de 2007, los organismos y dependencias del sector central y las localidades deben presentar en medio magnético e impreso la homologación efectuada de los saldos a 31 de diciembre de 2006 y el movimiento contable correspondiente al mes de enero de 2007 en los formatos que para el efecto establezca la dirección distrital de contabilidad. Tal información deberá certificarse por los responsables a que hace referencia el artículo 2º de la presente resolución.

PAR. TRANS. SEGUNDO.—Los organismos y dependencias del sector central, que según el Acuerdo 257 de noviembre 30 de 2006 “por el cual se dictan normas básicas sobre la estructura, organización y funcionamiento de los organismos y de las entidades de Bogotá Distrito Capital, y se expiden otras disposiciones”, se transformen en entidad descentralizada, deberán reportar la información contable a 31 de diciembre de 2006, de acuerdo con lo dispuesto en el presente artículo y a partir del primer trimestre de 2007 de acuerdo con el artículo quinto de la presente resolución.

(Nota: Derogada por la Resolución 4 de 2007 artículo 12 de la Secretaria de Hacienda Distrital)

ART. 5º—Información entidades descentralizadas. Las entidades descentralizadas, deberán reportar la siguiente información financiera, económica y social ante la Secretaría de Hacienda - dirección distrital de contabilidad, en los plazos establecidos por la Contaduría General de la Nación:

Información trimestral

1. CGN2005_001_SALDOS_Y_MOVIMIENTOS - en Excel.

2. CGN2005_002_OPERACIONES _ RECÍPROCAS - en Excel.

3. Certificación suscrita por el representante legal y el contador público (8) , en la cual conste que la información reportada en medio magnético e impreso corresponde a la información preparada por la entidad para el período de corte respectivo y revela la realidad financiera, económica y social del ente público.

Información semestral

4. Balance general comparativo a nivel de cuenta.

5. Estado de actividad financiera, económica, social y ambiental comparativo a nivel de cuenta.

6. Anexo detallado de operaciones recíprocas con organismos y dependencias del sector central y las localidades.

7. Para empresas societarias se requiere la tabla de composición patrimonial siempre que los porcentajes de participación de los inversionistas se modifique.

Información anual

8. C G N 2 0 0 5 N G _ 0 0 3 _ N O T A S_DE_CARÁCTER_GENERAL (9)

9. C G N 2 0 0 5 N E _ 0 0 3 _ N O T A S_DE_CARÁCTER_ESPECÍFICO (10)

10. Notas a los estados contables - en texto.

11. Estado de flujos de efectivo (11) (sólo entidades obligadas por la Contaduría General de la Nación).

12. Informe de control interno contable (12)

13. Las entidades obligadas a tener revisor fiscal, deberán adjuntar el dictamen sobre los estados contables al cierre de la vigencia con el correspondiente informe previo cumplimiento de los requisitos exigidos por la ley.

14. Copia del dictamen e informe de observaciones de carácter contable y la correspondiente respuesta, dentro del mes siguiente a su formalización.

15. Copia del plan de mejoramiento definido con el organismo de control fiscal dentro del mes siguiente a su formalización. Así mismo, a más tardar el 15 de febrero siguiente deberán adjuntar copia del informe de ejecución del mismo durante la vigencia anterior.

16. Demás estados contables, informes o formularios que reglamente la Contaduría General de la Nación.

PAR. TRANS.—Las entidades descentralizadas que según el Acuerdo 257 de noviembre 30 de 2006 “por el cual se dictan normas básicas sobre la estructura, organización y funcionamiento de los organismos y de las entidades de Bogotá, Distrito Capital, y se expiden otras disposiciones”, se transformen en organismo o dependencia del sector central, deberán reportar la información contable a 31 de diciembre de 2006, de acuerdo con lo dispuesto en el presente artículo y a partir del primer trimestre de 2007 de acuerdo con el artículo cuarto de la presente resolución.

(Nota: Derogada por la Resolución 4 de 2007 artículo 12 de la Secretaria de Hacienda Distrital)

ART. 6º—Información específica para análisis financiero. Las empresas de servicios públicos, sociedades de economía mixta, empresas sociales del estado y empresas industriales y comerciales del Distrito Capital, de conformidad con la Circular 123 del 21 de febrero de 2003, expedida por el Contador General de Bogotá, deberán remitir con la información semestral, los informes de análisis financiero, datos estadísticos sobre el número y tipo de servicios prestados de acuerdo con el objeto social de la entidad, informes específicos sobre el origen de las variaciones de la composición patrimonial y su respectivo impacto en la participación del Distrito Capital.

Para el caso de las empresas distritales inscritas en la Bolsa de Valores de Colombia se requiere un informe semestral del comportamiento de la acción en el mercado de valores.

(Nota: Derogada por la Resolución 4 de 2007 artículo 12 de la Secretaria de Hacienda Distrital)

ART. 7º—Requisitos para la presentación de información financiera, económica, social y ambiental. La información financiera, económica, social y ambiental presentada por los organismos, dependencias, localidades y entidades descentralizadas del Distrito Capital deberá cumplir con los siguientes requisitos ante la dirección distrital de contabilidad:

a) Presentarse en medio magnético e impreso en forma legible, sin tachones, ni enmendaduras, ordenada, foliada y legajada.

b) Los saldos reportados en los estados, formatos, formularios e informes deberán estar en miles de pesos, sin utilizar decimales, para lo cual se aproximará al múltiplo de mil inmediato, teniendo en cuenta reducir al valor inferior si la fracción de mil es de 1 a 499 y aproximar al siguiente superior si la fracción es de 500 a 999 (13) .

c) La información reportada en medio impreso, no debe incluir cuentas y subcuentas con saldos y movimientos en ceros.

d) Cuando la fecha de presentación coincida con un día no hábil, la información deberá entregarse el día hábil siguiente.

e) La información debe radicarse en la dirección distrital de contabilidad, en el despacho del Contador General de Bogotá o del subdirector de consolidación, gestión e investigación.

f) Se entenderá recibida la información sólo si esta es radicada en el sistema de correspondencia de la Secretaría de Hacienda, mediante comunicación escrita firmada por el representante legal de cada entidad, relacionando cada uno de los informes y número de folios anexos.

g) La información debe presentarse debidamente certificada por los funcionarios responsables señalados en el artículo 2º de la presente resolución. Para todos los efectos además de la firma del contador y/o jefe de contabilidad deberá indicarse el número de la tarjeta profesional e incluir la firma del revisor fiscal si es una entidad obligada a tenerlo.

h) El informe de control interno contable deberá indicar los aspectos definidos en las normas expedidas por la Contaduría General de la Nación y debe remitirse en medio impreso firmado por el responsable de control interno en la entidad y magnético en un archivo denominado ICICONTABLE_2005.DOC.

i) Las entidades que a 31 de diciembre, deban someter su información financiera, económica, y social a la aprobación de asambleas de accionistas o juntas directivas, deberán remitirla en la fecha indicada en la presente resolución. Si la información inicialmente enviada llegare a ser modificada, deberá remitirse la nueva información con el acta de aprobación respectiva, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de realización del evento (14) .

(Nota: Derogada por la Resolución 4 de 2007 artículo 12 de la Secretaria de Hacienda Distrital)

ART. 8º—Notas a los estados contables. De conformidad con lo descrito en el artículo cuarto y quinto de la presente resolución, los organismos, dependencias, localidades y entidades descentralizadas deben entregar a la Secretaría de Hacienda - dirección distrital de contabilidad las notas, tanto en texto (esquema tradicional) como en excel, de acuerdo con los formularios diseñados y reglamentados por la Contaduría General de la Nación: CGN2005NG_003_NOTAS_DE_CARÁCTER_GENERAL y CGN2005NE_003_NOTAS_DE_CARÁCTER_ESPECÍFICO.

Respecto de la presentación e información mínima que deben contener las notas a los estados contables, son de obligatorio cumplimiento los lineamientos establecidos en el numeral 2.9.3.1.5 del plan general de contabilidad pública PGCP, párrafos 375 a 381, las cuales deberán precisar la explicación de las variaciones cuantitativas más relevantes y los aspectos cualitativos de las mismas, a fin de proveer a sus usuarios, a la ciudadanía, a los organismos de control y a la administración, de herramientas que les permita formarse un juicio sobre su contenido.

(Nota: Derogada por la Resolución 4 de 2007 artículo 12 de la Secretaria de Hacienda Distrital)

ART. 9º—Informe de operaciones recíprocas no correspondientes. En desarrollo del proceso de consolidación y como resultado del análisis, verificación y eliminación de saldos recíprocos entre entes del nivel distrital, la dirección distrital de contabilidad entregará a las entidades distritales un informe semestral sobre operaciones recíprocas no correspondientes, el cual identificará las partidas sin correspondencia parcial o total. Con base en este informe, se requiere que la entidad:

a) Identifique las causas que originaron las diferencias para cada una de las partidas relacionadas en el informe.

b) Efectúe la circularización y confrontación permanente de los saldos de operaciones recíprocas.

c) Concilie y adelante los trámites requeridos en forma conjunta con las entidades correspondientes para depurar los saldos de operaciones recíprocas no coincidentes.

d) Clarifique la situación de cada partida teniendo en cuenta los lineamientos que para el efecto disponga la dirección distrital de contabilidad.

e) Establezca las acciones que permitan conciliar al 100% las operaciones recíprocas.

f) Reporte únicamente los saldos de cuentas recíprocas entre entidades públicas que figuren en la tabla de correlativas de la dirección distrital de contabilidad. Es procedente analizar el origen del registro para su reclasificación contable o solicitar ante la autoridad competente la incorporación (15) de las cuentas requeridas.

g) Presente un informe firmado por el contador y el representante legal, en el cual se detalle para cada una de las partidas, las acciones adelantadas y/o situaciones encontradas que dificultaron su conciliación.

(Nota: Derogada por la Resolución 4 de 2007 artículo 12 de la Secretaria de Hacienda Distrital)

ART. 10.—Saldos operaciones de enlace y depósitos entregados en administración entre dependencias del sector central y local. Los organismos y dependencias del sector central, deberán reportar mensualmente a la dirección distrital de contabilidad la conciliación de los saldos de nivel auxiliar definidos para registrar las operaciones de enlace realizadas con la Secretaría de Hacienda o entre sí, por cualquiera de los siguientes conceptos: gastos de personal, gastos de funcionamiento, gastos de inversión, transferencias, derechos, obligaciones e impuestos transferidos y recibidos, diligenciando los formatos establecidos.

Así mismo, las localidades deben reportar mensualmente la conciliación de los saldos de la cuenta “depósitos entregados en administración”, en los formatos establecidos para tal fin por la dirección distrital de contabilidad.

PAR.—En forma adicional a los reportes de que trata el presente artículo, se deberá remitir mensualmente un informe en el que se detallen las acciones adelantadas respecto de las partidas conciliatorias con más de sesenta días de antigüedad a la fecha de corte.

(Nota: Derogada por la Resolución 4 de 2007 artículo 12 de la Secretaria de Hacienda Distrital)

ART. 11.—Validación de la información. La información contable se recibirá con la constancia satisfactoria del proceso de validación realizado en el programa facilitado por la Contaduría General de la Nación, o la justificación escrita de las inconsistencias arrojadas por este, de acuerdo con lo señalado en el artículo 4º de la Resolución 550 de 2005, expedida por la Contaduría General de la Nación.

La dirección distrital de contabilidad podrá incorporar los controles de validación pertinentes en el sistema de consolidación de los estados contables del Distrito Capital, que se ajusten a los criterios técnicos referidos en el régimen de contabilidad pública y contribuyan al mejoramiento de la calidad de la información objeto de consolidación.

(Nota: Derogada por la Resolución 4 de 2007 artículo 12 de la Secretaria de Hacienda Distrital)

ART. 12.—Vigencia. La presente resolución rige a partir de su expedición, será aplicable a la información con corte a diciembre 31 de 2006 y períodos subsiguientes según corresponda y deroga las normas que le sean contrarias, en especial la Resolución DDC-000001 del 16 de enero de 2006, por la cual se fijaron fechas, requerimientos y procedimientos para la presentación de la información contable necesaria en el proceso de consolidación del Distrito Capital.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 29 de diciembre de 2006.

(Nota: Derogada por la Resolución 4 de 2007 artículo 12 de la Secretaria de Hacienda Distrital)

(1) Carta Circular 071 del 11 de diciembre de 2006.

(2) Artículo 4º de la Resolución 550 de 2005 expedida por la Contaduría General de la Nación.

(3) Ver artículo 8º de la presente resolución.

(4) Ibídem.

(5) Ibídem.

(6) Artículos 13 y 17 de la Resolución 550 de 2005 expedida por la Contaduría General de la Nación.

(7) Balance general y estado de actividad, financiera, económica, social y ambiental.

(8) Artículo 4º de la Resolución 550 de 2005 expedida por la Contaduría General de la Nación.

(9) Ver artículo 8º de la presente resolución.

(10) Ibídem.

(11) Circular Externa 036 del 27 de diciembre de 2000 expedida por la Contaduría General de la Nación.

(12) Artículos 13 y 17 de la Resolución 550 de 2005 expedida por la Contaduría General de la Nación.

(13) Artículo 21 de la Resolución 550 de 2005 expedida por la Contaduría General de la Nación.

(14) Parágrafo 1º del artículo 3º de la Resolución 550 del 19 de diciembre de 2005.

(15) La entidad que por su cometido estatal o en desarrollo de convenios y proyectos requiere del manejo especial de cuentas, que no se encuentran en la tabla de correlativas debe informar a la dirección distrital de contabilidad el tratamiento contable y administrativo que viene aplicando y anexar copia del respectivo convenio.

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