Centro de Memoria Histórica

RESOLUCIÓN 50 DE 2012 

(Agosto 3)

“Por la cual se conforma el comité de conciliación del Centro de Memoria Histórica (CMH)”.

El Director General,

en uso de las facultades legales y estatutarias contempladas en el artículo 9º de la Ley 489 de 1998 y el Decreto 4803 del 20 de diciembre de 2011, y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 209 de la Constitución Política consagra que la función administrativa está al servicio de los intereses generales y debe desarrollarse con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad.

Que así mismo, el artículo 90 de la Constitución Política consagra como una herramienta de protección y defensa de los intereses públicos, el deber de repetir cuando el Estado sea condenado a la reparación patrimonial de los daños antijurídicos que le sean imputables como consecuencia de la conducta dolosa o gravemente culposa de un agente suyo.

Que la conciliación, de acuerdo con el artículo 64 de la Ley 446 de 1998, es definida como el mecanismo alternativo de resolución de conflictos jurídicos por medio del cual dos o más personas gestionan la solución de sus diferencias con la ayuda de un tercero neutral y calificado denominado conciliador.

Que de igual manera, el artículo 75 de la Ley 446 de 1998 establece que las entidades y organismos de derecho público del orden nacional, departamental, distrital y de los municipios capital de departamento y los entes descentralizados de estos mismos niveles deben integrar un comité de conciliación, los cuales tienen la función de orientar las políticas de defensa de los intereses públicos de cada entidad.

Que el artículo 13 de la Ley 1285 de 2009, por la cual se reforma la Ley 270 de 1996 Estatutaria de la Justicia, dispuso como requisito de procedibilidad para acudir a la jurisdicción contencioso administrativa, el adelantamiento de la conciliación extrajudicial, cuando se trate del ejercicio de las acciones previstas en los artículos 85, 86 y 87 del Código Contencioso Administrativo o en las normas que lo sustituyan.

Que mediante el artículo 15 del Decreto 1716 de 2009 el Gobierno Nacional estableció la existencia de los comités de conciliación para las entidades de derecho público, los organismos públicos del orden nacional, departamental, distrital, los municipios que sean capital de departamento y los entes descentralizados de estos mismos niveles. Estos entes pondrán en funcionamiento los comités de conciliación, de acuerdo con las reglas que se establecen en el presente decreto.

Que mediante el artículo 17 del Decreto 1716 de 2009 se estableció la estructura, y funcionamiento del comité de conciliación.

Que mediante el artículo 146 de la Ley 1448 de 2011 se creó el Centro de la Memoria Histórica, como establecimiento público del orden nacional, adscrito al Departamento Administrativo para la Prosperidad Social, con personería jurídica, patrimonio propio y autonomía administrativa y financiera, con sede principal en la ciudad de Bogotá, D.C.

Que mediante el artículo 148 de la precitada ley, se señalaron las funciones del Centro de Memoria Histórica.

Que mediante el artículo 1º del Decreto 2244 de 2011 se adicionó un inciso al artículo 148, relacionado con la facultad da suscribir convenios, contratos y cualquier otro acto jurídico que se requiera para la ejecución de sus funciones y el desarrollo de su mandato.

Que el numeral 1º del artículo 9º del Decreto número 4803 del 20 de diciembre de 2011 señala como una de las funciones del director general del Centro de la Memoria Histórica la de dirigir, coordinar, controlar y evaluar las políticas, planes, programas y proyectos, y ordenar los gastos, dictar los actos, realizar las operaciones y celebrar los contratos necesarios para el cumplimiento de los objetivos y funciones del Centro de Memoria Histórica.

Que el numeral 13 del artículo 9º del Decreto 4803 del 20 de diciembre de 2011 señala como una de las funciones del director general del Centro de la Memoria Histórica la de ordenar los gastos y suscribir como representante legal los actos, convenios y contratos, para el cumplimiento de los objetivos y funciones asignadas a la entidad.

Que de conformidad con los numerales 1º y 2º del artículo 10 del Decreto 4803 de 2011 son funciones de la oficina asesora jurídica, las de asesorar a las instancias directivas del Centro de Memoria Histórica en la interpretación y aplicación de las normas relacionadas con los objetivos, funciones y competencias de la Entidad y cada una de sus dependencias, así como conceptuar sobre las normas, proyectos o materias legales que afectan o estén relacionadas con la misión y funciones del Centro de Memoria Histórica.

Que la aludida disposición señala como función de la oficina jurídica, la de ejercer la representación del Centro de Memoria Histórica ante las autoridades judiciales y administrativas en los procesos en que sea parte la entidad, resolver las consultas formuladas por los organismos públicos y privados, así como los usuarios y particulares, de conformidad con las normas que rigen los servicios de la entidad y revisar los proyectos de acuerdo, resoluciones y demás actos administrativos que guarden relación con al funcionamiento del Centro de Memoria Histórica y con el ejercicio de sus competencias.

Que el parágrafo del artículo 5º de la Ley 1444 de 2011 creó la Agencia Nacional de Defensa Jurídica de la Nación, como una unidad administrativa especial, que como entidad descentralizada del orden nacional, con personaría jurídica, autonomía administrativa y financiera y patrimonio propio adscrita al Ministerio de Justicia y del Derecho, tendrá como objetivo la estructuración, formulación. aplicación, evaluación y difusión de las políticas de prevención del daño antijurídico, así como la defensa y protección efectiva de los intereses litigiosos de la Nación, en las actuaciones judiciales de las entidades públicas, en procura de la reducción de la responsabilidad patrimonial y la actividad litigiosa. Para ello, tiene como misión planificar, coordinar, ejercer, monitorear y evaluar la defensa efectiva de la Nación, con el fin de prevenir el daño antijurídico y fomentar el respeto de los derechos fundamentales.

Que mediante el Decreto 4085 de 2011 se reglamentó la unidad administrativa especial Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, asignándole entre otras funciones la de participar en los comités de conciliación de las entidades u organismos del orden nacional, cuando lo estime conveniente, con derecho a voz y voto y actuar como mediador en los conflictos que se originen entre entidades y organismos del orden nacional.

Que en virtud de lo expuesto, se hace necesario establecer la conformación y funcionamiento del comité de conciliación del Centro de la Memoria Histórica.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

TÍTULO I

Naturaleza

ART. 1º—El comité de conciliación del Centro de la Memoria Histórica es una instancia administrativa que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de la entidad. Decidirá en cada caso específico, sobre la procedencia de la conciliación o cualquier otro medio alternativo de solución de conflictos, con sujeción estricta a las normas jurídicas sustantivas, procedimentales y de control vigentes, evitando lesionar el patrimonio público. La decisión de conciliar tomada en los términos anteriores, por sí sola, no dará lugar a investigaciones disciplinarias, ni fiscales, ni al ejercicio de acciones de repetición, contra sus miembros.

PAR.—Las decisiones del comité de conciliación acerca de la viabilidad de conciliar no constituyen ordenación del gasto.

ART. 2º—El comité de conciliación del Centro de la Memoria Histórica, debe aplicar de manera rigurosa los principios de la función administrativa contenidos en el artículo 209 de la Constitución Política y en ese sentido, está obligado a tramitar las solicitudes de conciliación y demás asuntos propios de las funciones asignadas a la entidad, con eficacia, economía, celeridad, moralidad, imparcialidad y publicidad.

CAPÍTULO SEGUNDO

Integración

ART. 3º—El comité de conciliación del Centro de Memoria Histórica estará integrado por los siguientes funcionarios, quienes concurrirán con voz y voto y serán miembros permanentes:

1. El director general o su delegado, quien lo presidirá.

2. La directora administrativa y financiera, en calidad de ordenadora del gasto.

3. El jefe de la oficina jurídica o de la dependencia que tenga a su cargo la defensa de los intereses litigiosos de la entidad.

4. Director de acuerdos de la verdad.

5. Un asesor designado por el director general.

La participación de los miembros será indelegable salvo las excepciones previstas en los numerales 1º y 3º del presente artículo.

PAR. 1º—Concurrirán con voz y sin voto, los funcionarios invitados, el apoderado que represente los intereses de la entidad en cada proceso, el jefe de la oficina de control interno o quien haga sus veces y el secretario técnico del comité.

PAR. 2º—Podrá participar con derecho a voz y voto, el delegado de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado y actuar como mediador en los conflictos que se originen entre entidades y organismos del orden nacional.

ART. 4º—Sesiones y votación. El comité de conciliación se reunirá por lo menos dos veces al mes, y cuando las circunstancias lo exijan.

Presentada la petición de conciliación ante la entidad, el comité de conciliación cuenta con quince (15) días a partir de su recibo para tomar la correspondiente decisión, la cual comunicará en el curso de la audiencia de conciliación, aportando copia auténtica de la respectiva acta o certificación en la que consten sus fundamentos.

El comité podrá sesionar con un mínimo de tres de sus miembros permanentes y adoptará las decisiones por mayoría simple.

ART. 5º—Funciones. El comité de conciliación ejercerá las siguientes funciones:

1. Formular y ejecutar políticas de prevención del daño antijurídico.

2. Diseñar las políticas generales que orientarán la defensa de los intereses de la entidad.

3. Estudiar y evaluar los procesos que cursen o hayan cursado en contra del ente, para determinar las causas generadoras de los conflictos; el índice de condenas; los tipos de daño por los cuales resulta demandado o condenado; y las deficiencias en las actuaciones administrativas de las entidades, así como las deficiencias de las actuaciones procesales por parte de los apoderados, con el objeto de proponer correctivos.

4. Fijar directrices institucionales para la aplicación de los mecanismos de arreglo directo, tales como la transacción y la conciliación, sin perjuicio de su estudio y decisión en cada caso concreto.

5. Determinar, en cada caso, la procedencia o improcedencia de la conciliación y señalar la posición institucional que fije los parámetros dentro de los cuales el representante legal o el apoderado actuará en las audiencias de conciliación, para tal efecto, el comité de conciliación deberá analizar las pautas jurisprudenciales consolidadas, de manera que se concilie en aquellos casos donde exista identidad de supuestos con la jurisprudencia reiterada.

6. Evaluar los procesos que hayan sido fallados en contra de la entidad con el fin de determinar la procedencia de la acción de repetición e informar al coordinador de los agentes del Ministerio Público ante la jurisdicción en lo contencioso administrativo las correspondientes decisiones anexando copia de la providencia condenatoria, de la prueba de su pago y señalando el fundamento de la decisión en los casos en que se decida no instaurar la acción de repetición.

7. Determinar la procedencia o improcedencia del llamamiento en garantía con fines de repetición.

8. Definir los criterios para la selección de abogados externos que garanticen su idoneidad para la defensa de los intereses públicos y realizar seguimiento sobre los procesos a ellos encomendados.

9. Designar al funcionario que ejercerá la secretaría técnica del comité, preferentemente un profesional del derecho.

10. Dictar su propio reglamento.

ART. 6º—Secretaría técnica. Son funciones del secretario del comité de conciliación las siguientes:

1. Elaborar las actas de cada sesión del comité. El acta deberá estar debidamente elaborada y suscrita por el presidente y el secretario del comité que hayan asistido, dentro de los cinco (5) días siguientes a la correspondiente sesión.

2. Verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el comité.

3. Preparar un informe de la gestión del comité y de la ejecución de sus decisiones, que será entregado al representante legal del ente y a los miembros del comité cada seis (6) meses. Una copia del mismo será remitida a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado.

4. Proyectar y someter a consideración del comité la información que este requiera para la formulación y diseño de políticas de prevención del daño antijurídico y de defensa de los intereses del ente.

5. Informar al coordinador de los agentes del Ministerio Público ante la jurisdicción en lo contencioso administrativo acerca de las decisiones que el comité adopte respecto de la procedencia o no de instaurar acciones de repetición.

6. Las demás que le sean asignadas por el comité.

PAR. ÚNICO.—La designación o el cambió del secretario técnico deberá ser informado inmediatamente a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado.

ART. 7º—Indicador de gestión. La prevención del daño antijurídico será considerada como un indicador de gestión y con fundamento en él se asignarán las responsabilidades al interior de cada entidad.

ART. 8º—Apoderados. Las decisiones adoptadas por el comité de conciliación serán de obligatorio cumplimiento para los apoderados de cada entidad.

ART. 9º—Asesoría. La Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado asesorará a los respectivos entes en la conformación y funcionamiento de los comités y en el diseño y desarrollo de las políticas integrales de defensa de los intereses públicos en litigio y de las de prevención del daño antijurídico estatal.

ART. 10.—Red nacional de información. Con el propósito de evaluar la situación litigiosa del Estado, determinar las causas generadoras de los conflictos; el índice de condenas; los tipos de daño por los cuales resulta demandado o condenado; y las deficiencias en las actuaciones procesales, la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado recopilará la información relacionada con las conciliaciones y el estado de los procesos en los que sean parte las entidades y organismos de derecho público de los órdenes nacional, departamental, distrital y de los municipios capital de departamento y los entes descentralizados de estos mismos niveles. También procesará la información de los demás municipios o entidades que de conformidad con el presente decreto constituyan el comité de conciliación.

Con base en esta información, la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado elaborará anualmente un informe para el Gobierno Nacional con el fin de proporcionar herramientas para la formulación y ejecución de políticas y planes de defensa judicial y de prevención del daño antijurídico estatal. Igualmente, evaluará la eficacia de la conciliación como requisito de procedibilidad en asuntos contencioso administrativos, el impacto de la legislación en esta materia y si es del caso propondrá medidas para asegurar la eficiencia de la normatividad existente o las reformas normativas pertinentes.

PAR. ÚNICO.—La Procuraduría General de la Nación en cumplimiento de las atribuciones preventivas de que trata el artículo 277 de la Constitución Política, velará por el cumplimiento de las funciones y políticas públicas en materia de situación litigiosa del Estado.

ART. 11.—Formato único de información litigiosa y conciliaciones. La Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado diseñará un formato para la recolección de la información el cual será solicitado por cada ente con el fin de que a través del secretario técnico del comité de conciliación respectivo sea diligenciado y remitido semestralmente.

ART. 12.—De la acción de repetición. Los comités de conciliación de las entidades públicas deberán realizar los estudios pertinentes para determinar la procedencia de la acción de repetición.

Para ello, el ordenador del gasto, al día siguiente del pago total del capital de una condena, de una conciliación o de cualquier otro crédito surgido por concepto de la responsabilidad patrimonial de la entidad, deberá remitir el acto administrativo y sus antecedentes al comité de conciliación, para que en un término no superior a seis (6) meses adopte la decisión motivada de iniciar o no el proceso de repetición y se presente la correspondiente demanda, cuando la misma resulte procedente, dentro de los tres (3) meses siguientes a la decisión.

PAR. ÚNICO.—La oficina de control interno de las entidades o quien haga sus veces, deberá verificar el cumplimiento de las obligaciones contenidas en este artículo.

ART. 13.—Llamamiento en garantía con fines de repetición. Los apoderados de los entes públicos deberán presentar informe al comité de conciliación para que este pueda determinar la procedencia del llamamiento en garantía para fines de repetición en los procesos judiciales de responsabilidad patrimonial. Lo anterior sin perjuicio de la obligación contenida en el artículo anterior.

ART. 14.—Informes sobre repetición y llamamiento en garantía. En los meses de junio y diciembre, se remitirá a la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado un reporte que deberá contener como mínimo la siguiente información:

a) Número de casos sometidos a estudio en el semestre correspondiente, y la indicación de la decisión adoptada por el comité de conciliación o por el representante legal, según el caso;

b) Número de acciones de repetición iniciadas durante el semestre correspondiente y la descripción completa del proceso de responsabilidad que les dio origen, en especial, indicando el valor del pago efectuado por la entidad;

c) Número de acciones de repetición culminadas mediante sentencia, el sentido de la decisión y el valor de la condena en contra del funcionario si fuere el caso;

d) Número de acciones de repetición culminadas mediante conciliación con descripción del acuerdo logrado;

e) Número de condenas y de conciliaciones por repetición pagadas a la entidad y su correspondiente valor;

f) Número de llamamientos en garantía y de fallos sobre ellos indicando el sentido de la decisión.

ART. 15.—Publicación. Las entidades y organismos de derecho público publicarán en sus páginas web las actas contentivas de los acuerdos conciliatorios celebrados ante los agentes del Ministerio Público, dentro de los tres (3) días siguientes a su suscripción, con miras a garantizar la publicidad y transparencia de los mismos.

ART. 16.—Comunicar por conducto de la dirección administrativa y financiera el contenido de la presente resolución a todos los servidores del Centro de Memoria Histórica.

ART. 17.—La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial, conforme a lo dispuesto en el artículo 119 de la Ley 489 de 1998, sin perjuicio de lo reglado en el artículo 65 de la Ley 1437 de 2011.

Dada en Bogotá, D.C., a 3 de agosto de 2012.