RESOLUCIÓN 5016 DE 2001 

(Junio 4)

“Por la cual se señalan los formatos y especificaciones técnicas de la información tributaria a que se refieren los artículos 1º y 2º del Decreto 2524 de 2000, que puede ser presentada a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales en medio electrónico o magnético".

El Director General de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales,

en uso de sus facultades legales y especialmente de las consagradas en la Ley 383 del 10 julio de 1997, el Decreto 1071 del 26 junio de 1999 y en los artículos 1º y 2º del Decreto 2524 de 2000,

RESUELVE:

ART. 1º—Información a suministrar. Las personas naturales y personas jurídicas o entidades, contribuyentes y no contribuyentes, a que se refieren los artículos 1º y 2º del Decreto 2524 de 2000 que opten por presentar en medio magnético la información correspondiente a solicitudes de devolución y/o compensación de saldos a favor originados en el impuesto sobre la renta, ventas, así como IVA retenido, IVA pagado por instituciones oficiales de educación superior, por la adquisición de materiales de construcción de vivienda de interés social, embajadas y organismos internacionales o cualquier otro tipo de devolución que surja con posterioridad a la vigencia de la presente resolución, deberán regirse según las especificaciones técnicas que se establecen a continuación.

ART. 2º—Medio magnético para la entrega de información. La información debe entregarse en disquete, teniendo en cuenta las siguientes características:

1. Tamaño disquetes:3 ½ pulgadas
2. Densidad de grabación:Doble cara, alta densidad.
3. Formato de grabación:ASCII u hoja electrónica Excel

ART. 3º—Formatos de grabación. La información puede ser grabada en dos formatos así:

— Código ASCII como archivo plano (extensión ASC).

— Hoja de cálculo excel de office 95 versión original para windows 95.

La información presentada en formato excel debe cumplir los siguientes requisitos:

— Las hojas no deben contener títulos en las columnas

— No se deben justificar celdas numéricas con ceros a la izquierda

— No se deben incluir fórmulas, líneas o registros de títulos en toda la hoja

— No se deben presentar celdas en blanco en la matriz de información

— Toda la información debe estar correctamente diligenciada

PAR. 1º—El formato de la hoja electrónica debe ser el modelo normal compuesto por la siguiente combinación de formatos:

FormatoConfiguración
NúmeroGeneral
FuenteArial 10
AlineaciónGeneral, inferior
BordesSin bordes
DiseñoNinguno
ProtecciónSin bloqueo, desactivada

PAR. 2º—Cuando se grabe con código ASCII en ningún caso los campos definidos como numéricos deben grabarse con caracteres especiales tales como punto (.), coma (,), signo pesos ($), etc., y deben venir justificados con ceros a la izquierda.

Cuando se grabe en archivo Excel sin justificar con ceros a la izquierda, tampoco se acepta la información que contenga líneas o registros de títulos.

PAR. 3º—En ningún caso los campos definidos como texto deben grabarse con caracteres especiales tales como comilla ( ‘ ), slash ( / ), backslash ( \ ), etc.

ART. 4º—Nombre del archivo. Debe corresponder a la siguiente estructura

T000000000DDMMAAAA.EXT

Donde:

T = Tipo de información que contiene el archivo, es decir:

F si son facturas

R si son retenedores

P si son proveedores

000000000: Nueve dígitos en los cuales se almacena el número del NIT del contribuyente sin el dígito de verificación, así:

860042055

DD: Corresponde a los dos dígitos del día de presentación del archivo.

MM: Corresponde a los dos dígitos del mes de presentación del archivo.

AAAA: Corresponde a los cuatro dígitos del año de presentación del archivo.

EXT: Corresponde a la extensión según el formato del archivo.

Formato ASCII entonces EXT = ASC,

Formato Excel EXT = XLS.

Por ejemplo, se desea adicionar la información de las facturas, que están almacenadas en formato ASCII cuya solicitud se hace a nombre del contribuyente y cuyo NIT es 860042055 el día 29 de marzo de 2000.

El nombre que el archivo debe llevar será:

F86004205529032000.ASC

ART. 5º—Tipos de registro. La información para cada uno de los tipos de archivos recibidos contiene un único tipo de registro, cuya descripción aparece a continuación:

Formato de registros

De acuerdo con el tipo de archivo, facturas, retenedores o proveedores y con el formato en que esté grabado el archivo, Excel o ASCII, los registros deben estar conformados así:

a) Tipo archivo facturas

— Formato Excel

ColumnaDescripción del contenido Longitud máxima de caracteresFormato
ANúmero de la factura10Cadena
BNIT de quien emite factura14Numérico
CRazón social de quien emite factura100Cadena
DDirección de quien emite factura100Cadena
EFecha de emisión de factura8DDMMAAAA
FValor total transacción comercial14Numérico
GValor total impuesto (IVA)14Numérico

— Formato ASCII

ContenidoFormatoLongitud máxima de caracteresPosición inicialPosición final
Número de la facturaCadena10110
NIT de quien emite facturaNumérico141124
Razón social quien emite facturaCadena10025124
Dirección quien emite facturaCadena100125224
Fecha emisión facturaDDMMAAAA8225232
Valor total transacción comercialNumérico14233246
Valor total impuesto IVANumérico14247260

b) Tipo archivo proveedores

— Formato Excel:

ColumnaDescripción del contenido Longitud máxima de caracteresFormato
ANIT del proveedor14Numérico
BRazón social del proveedor100Cadena
CDirección del proveedor50Cadena
DImpuesto descontable (IVA)14Numérico

— Formato ASCII

ContenidoFormatoLongitud Posición inicialPosición final
NIT del proveedorNumérico14114
Razón social del proveedorCadena10015114
Dirección del proveedorCadena50115164
Impuesto descontable (IVA)Numérico14165178

c) Tipo archivo retenedores

— Formato Excel:

ColumnaDescripción del contenido Máxima de caracteresLongitudFormato
ANIT del retenedor14Numérico
BRazón social del retenedor100Cadena
CDirección del retenedor50Cadena
DConcepto de retención2Numérico
EValor total base retención14Numérico
FValor total retenido14Numérico
— Formato ASCII

ContenidoFormatoLongitud Posición inicialPosición final
NIT del retenedorNumérico14114
Razón social del retenedorCadena10015114
Dirección del retenedorCadena50115164
Concepto retenciónNumérico2165166
Valor total base retenciónNumérico14167180
Valor total retenidoNumérico14181194

ART. 6º—(Modificado).* Identificación conceptos de retención. A continuación se describe la tabla de conceptos de retención en la fuente de que trata el artículo anterior:

1. Arrendamientos

2. Auto retenciones otros conceptos

3. Auto retenciones rendimientos financieros

4. Auto retenciones servicios

5. Auto retenciones ventas

6. Comisiones

7. (sic)

8. Compras

9. Dividendos y participaciones

10. Enajenación activos fijos ante notarios autoridades tránsito

11. Honorarios

12. Honorarios comisiones servicios

13. Ingresos provenientes exterior

14. Intereses rendimientos financieros

15. Loterías, rifas, apuestas similares

16. Otras retenciones

17. Pagos exterior remesas

18. Pagos exterior rentas

19. Remesas pagos exterior

20. Ventas

21. Rendimientos financieros

22. Retención sobre ingresos tarjetas débito, crédito

23. Salarios demás pagos laborales

24. Servicios

Nota: Si el concepto de retención es repetitivo y corresponde a un mismo agente retenedor, se debe consolidar y totalizar la sumatoria de dichos valores.

Cuando los conceptos de retención sean diferentes pero correspondan a un mismo agente retenedor, se llenarán los campos por aparte.

*(Nota: Modificado por la Resolución 5651 de 2001 artículo 1º de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales).

ART. 7º—Corrección de la información. Para corregir la información se debe conformar un nuevo medio magnético que incluya toda la información de acuerdo con las características, especificaciones y organización establecidas en la presente resolución.

PAR.—No recepcionará la solicitud de devolución y/o compensación cuyo contenido del disquete no pueda ser leído.

ART. 8º—Vigencia. La presente resolución rige desde la fecha de su publicación.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 4 de junio de 2001.