Ministerio de la Protección Social

RESOLUCIÓN 5045 DE 2010 

(Diciembre 1º)

“Por la cual se reorganiza el comité de administración documental del Ministerio de la Protección Social y se crean los comités de administración documental en el nivel territorial”.

El Ministro de la Protección Social,

en uso de sus atribuciones constitucionales, legales y en especial las conferidas por la Ley 489 de 1998, el Decreto 205 de 2003, y

CONSIDERANDO:

Que la Ley 594 de 2000, por la cual se dicta la Ley General de Archivos estableció los principios generales que regulan la función archivística del Estado colombiano.

Que el artículo 19 del Acuerdo 7 de l994 señala que cada entidad establecerá un comité de archivo, como un grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos. Adicionalmente señala los funcionarios que conforman dicho comité, así como las personas que podrán asistir como invitados a sus sesiones.

Que el Ministro de la Protección Social creó el comité de administración de documentos de la entidad mediante la Resolución 1248 de 2003 modificada por la Resolución 159 de 2008, el cual teniendo en cuenta las normas legales vigentes debe ser reorganizado.

Que con el objetivo de cumplir con los preceptos legales como la elaboración y adopción de las tablas de retención documental, se hace necesaria la creación del comité de administración documental en las direcciones territoriales.

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—Objeto. Reorganizar el comité de administración documental del Ministerio de la Protección Social, como órgano asesor interno de la secretaría general, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos de la entidad.

ART. 2º—Integración. El comité de administración documental del Ministerio de la Protección Social estará integrado por los siguientes servidores públicos, quienes actuarán con voz y voto:

1. El secretario general o su delegado quien lo presidirá.

2. El jefe de la oficina asesora jurídica o su delegado.

3. El director de planeación o su delegado.

4. El coordinador del grupo de recursos físicos.

5. El coordinador del grupo de mejoramiento institucional.

6. El coordinador del grupo de administración documental, quien actuará como secretario.

7. Un funcionario del archivo central.

Podrán asistir como invitados a las reuniones del comité de administración documental, los servidores públicos o particulares que puedan ser consultados en temas específicos relacionados con el desarrollo de los procesos archivísticos objeto de estudio.

PAR.—En el evento de que los servidores públicos que conforman el comité de administración documental, deleguen la asistencia al comité, la misma solo podrá hacerse por escrito al servidor público de mayor jerarquía dentro de la dependencia.

ART. 3º—Funciones. El comité de administración documental cumplirá las siguientes funciones:

1. Definir criterios para la producción, recepción, distribución, organización, consulta, retención, almacenamiento, recuperación, preservación y disposición final de documentos.

2. Analizar y aprobar las actualizaciones de las tablas de retención documental, TRD, de acuerdo con las modificaciones propuestas por las dependencias con ocasión de los cambios estructurales, funcionales o normativos, en lo referente a la creación y conformación de series, subseries, valoración, disposición final y metodología de selección (%); decisiones que deben quedar registradas en actas de comité de administración documental, previa evaluación técnica del grupo de gestión documental, así como propender por su aplicación en el nivel territorial.

3. Hacer seguimiento y control al cumplimiento de las políticas relacionadas con la gestión documental, como son: (i) asegurar la centralización y correcta administración de las comunicaciones oficiales enviadas y recibidas a través de las unidades de correspondencia, (ii) velar por la organización de los archivos de gestión y transferencias documentales, (iii) gestionar la consecución de espacios apropiados para la administración y conservación de los archivos, en cumplimiento de la normativa archivística, y (iv) efectuar los llamados de atención correspondientes a los servidores públicos que incumplan lo dispuesto en las normas vigentes.

4. Analizar lo relativo al valor histórico de los documentos, así como la verificación y aprobación de lineamientos para la selección y eliminación documental, recomendando el porcentaje a conservar de acuerdo con la importancia de los documentos para la entidad, la ciencia o la cultura. Las actas de eliminación de archivo deben ser suscritas por el jefe de la dependencia respectiva y el coordinador del grupo de gestión documental o quien haga sus veces, y hacer constar la destrucción de los documentos seleccionados al efecto, de acuerdo con la tabla de retención documental aplicable a dicha dependencia.

5. Establecer mecanismos de seguimiento y control del cumplimiento de las políticas relacionadas con la producción, organización y administración de documentos.

6. Apoyar la elaboración, presentación y desarrollo de proyectos archivísticos, así como la asignación de los recursos requeridos para tal fin.

7. Gestionar la asignación del talento humano requerido para el desarrollo de actividades relacionadas con la gestión documental y velar por su constante capacitación y formación de competencias laborales.

8. Propiciar la articulación del programa de gestión documental con el sistema de gestión de calidad, modelo estándar de control interno, sistema de gestión ambiental, manejo de identidad visual y seguridad de la información.

9. Establecer mecanismos de seguimiento y control del cumplimiento de las políticas relacionadas con la producción, archivo y administración de documentos y velar por el cumplimiento de las normas archivísticas.

10. Solicitar a los directores territoriales de las regionales, a través del grupo de gestión documental, informes semestrales sobre las necesidades y las actividades adelantadas en la respectiva regional e inspecciones de trabajo para el cumplimiento de la gestión documental.

11. Apoyar la supervisión de los contratos o convenios que adelante el ministerio tendientes al desarrollo de la gestión documental, efectuando permanente seguimiento y evaluación de los informes y productos entregados.

12. Estudiar y resolver los asuntos que por competencia sean sometidos a su consideración.

13. Darse su propio reglamento.

14. Las demás actividades que demande la implementación de la función archivística en el Ministerio de la protección Social acordes con las exigencias tecnológicas y la normativa vigente.

PAR.—Todo documento o proposición que se presente ante el comité de administración documental por parte de las diferentes dependencias del Ministerio de la Protección Social debe contar con la revisión técnica del grupo de administración documental.

ART. 4º—Secretaría técnica. El comité tendrá una secretaría técnica, la cual será ejercida por el coordinador del grupo de gestión documental y cumplirá las siguientes funciones:

1. Convocar a las sesiones ordinarias y extraordinarias, por indicación del Presidente del Comité.

2. Elaborar y someter a aprobación el orden del día de cada reunión.

3. Elaborar, suscribir y archivar las actas de cada sesión del comité, los antecedentes y demás soportes documentales.

4. Velar porque las proposiciones objeto de estudio del comité estén acordes con la normativa vigente.

5. Coordinar el cumplimiento de las funciones del comité.

6. Verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el comité.

7. Preparar los informes que deban presentarse en nombre del comité.

8. Las demás que le sean asignadas por el comité.

ART. 5º—Reuniones. El comité de administración documental se reunirá por derecho propio cada tres (3) meses, previa convocatoria realizada por la secretaría técnica con una antelación no menor de tres (3) días hábiles y extraordinariamente por convocatoria del presidente, cuando lo estime necesario o a solicitud de alguno de sus integrantes.

ART. 6º—Quórum. El comité sesionará con la presencia de cuatro (4) de sus miembros y las decisiones se adoptarán por mayoría simple de los asistentes.

ART. 7º—Creación de los comités de administración documental territoriales. En cada una de las direcciones territoriales y oficinas especiales del ministerio se creará un comité de administración documental territorial que deberá dar cumplimiento en sus respectivas jurisdicciones, a las directrices, criterios, políticas y programas definidos por el comité de administración documental del nivel central. Será el espacio de planeación, coordinación, control y evaluación regional en materia documental.

ART. 8º—Integración. El comité de administración documental territorial estará conformado por los siguientes servidores públicos, quienes actuarán con voz y voto:

1. El director territorial, quien lo presidirá.

2. El coordinador del grupo atención al ciudadano y trámites.

3. El coordinador del grupo de prevención, inspección vigilancia y control.

4. El coordinador del grupo de trabajo empleo y seguridad social.

5. El funcionario encargado del manejo de los archivos.

ART. 9º—Funciones. El comité de administración documental territorial ejercerá las siguientes funciones:

1. Responder en su respectiva jurisdicción por el cumplimiento de las directrices, criterios, políticas y programas impartidos por el comité de administración documental central.

2. Presentar a consideración del comité de administración documental central la propuesta de actualización de las tablas de retención documental, TRD regional, quien dará la aprobación final, así como propender por su aplicación en la respectiva jurisdicción.

3. Hacer seguimiento y control del cumplimiento de las políticas relacionadas con: (i) la gestión documental en la territorial e inspecciones de trabajo mediante el aseguramiento, centralización y correcta administración de las comunicaciones oficiales enviadas y recibidas por medio de las unidades de correspondencia, (ii) velar por la organización de los archivos de gestión y transferencias documentales, (iii) gestionar la consecución de espacios apropiados para la administración y conservación de los archivos de la regional e inspecciones de trabajo, en cumplimiento de la normativa archivística, y (iv) efectuar llamados de atención a los servidores que incumplan lo dispuesto en la normativa vigente.

4. Recomendar la eliminación de documentos que hayan perdido su valor administrativo, legal, fiscal, jurídico o contable y que no tengan valor histórico o carezcan de relevancia para la ciencia y la tecnología.

Las actas de eliminación de archivo deberán ser suscritas por el servidor público que preside el comité y el jefe de la dependencia respectiva y hacer constar la propuesta de eliminación de documentos que se presente con atención a la aplicación de las tablas de retención documental aplicable a dicha dependencia, la cual hará parte de la propuesta de eliminación que se debe presentar al comité de archivo nacional.

5. Establecer mecanismos de seguimiento y control del cumplimiento de las políticas relacionadas con la producción, organización y administración de documentos, así como el cumplimiento de las normas archivísticas en la regional e inspecciones de trabajo.

6. Presentar proyectos de desarrollo archivístico regional y gestionar la consecución de recursos que permitan su implementación e inclusión en el plan de compras anual.

7. Gestionar la asignación de talento humano requerido para el desarrollo de actividades relacionadas con la gestión documental en el nivel regional y velar por su constante capacitación y formación de competencias laborales.

8. Velar por la optimización en la distribución y utilización de los recursos físicos, tecnológicos y de consumo entregados para el servicio y desarrollo de la función archivística en la regional e inspecciones de trabajo.

9. Propiciar la articulación del programa de gestión documental en el nivel territorial con el sistema de gestión de calidad, modelo estándar de control interno, sistema de gestión ambiental, manejo de identidad visual, seguridad de la información, acorde con las políticas y directrices impartidas por la secretaría general.

10. Remitir al grupo de gestión documental del ministerio informes semestrales avalados por el comité territorial, sobre las necesidades y actividades adelantadas en la respectiva territorial e inspecciones de trabajo para el cumplimiento de la gestión documental.

11. Atender los requerimientos emitidos por los entes de Control en lo referente a la administración y conservación documental en su jurisdicción, así como velar por el cumplimiento de los planes de mejoramiento propuestos para atender hallazgos de tipo archivístico registrados por entes de control del Estado.

12. Estudiar y conceptuar sobre los asuntos que por competencia sean sometidos a su consideración.

13. Las demás actividades que demande la implementación de la función archivística en la territorial e inspecciones de trabajo acordes con las orientaciones impartidas por el comité de administración documental central a través del grupo de gestión documental y la normativa archivística vigente.

ART. 10.—Secretaría técnica. La secretaría técnica del comité de administración documental territorial será ejercida por el funcionario que el director territorial designe y tendrá las siguientes funciones:

1. Convocar a las sesiones ordinarias, y a las extraordinarias por indicación del director regional.

2. Elaborar el orden del día de cada reunión.

3. Elaborar, suscribir y archivar las actas de cada sesión del comité de administración documental territorial, los antecedentes y demás soportes documentales.

4. Velar porque las proposiciones objeto de estudio del comité territorial estén acordes con la normativa vigente.

5. Coordinar el cumplimiento de las funciones del comité de administración documental territorial.

6. Verificar el cumplimiento de los compromisos establecidos en el comité de administración documental territorial.

7. Consolidar y remitir los informes que le sean solicitados o que el comité territorial considere que deben ser de conocimiento del comité central.

8. Las demás que le sean asignadas por el comité territorial.

ART. 11.—Reuniones. El comité de administración documental territorial se reunirá bimestralmente en forma ordinaria y extraordinariamente cuando así lo solicite cualquiera de sus integrantes o el director territorial, por medio de su secretaría técnica.

ART. 12.—Quórum. El comité de administración documental territorial sesionará válidamente con tres (3) de sus integrantes y las decisiones se adoptarán por mayoría simple de los asistentes.

ART. 13.—Seguimiento. El responsable de cada dependencia se encargará de hacer el seguimiento al cumplimiento de los compromisos pactados y de elaborar el informe que se presentará en la siguiente reunión del comité de administración documental territorial.

ART. 14.—Vigencia y derogaciones. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las resoluciones 1248 del 27 de mayo de 2003 y 159 del 22 de enero de 2008, así como las demás disposiciones que le sean contrarias.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 1º de diciembre de 2010.