Instituto Colombiano de Bienestar Familiar

RESOLUCIÓN 5050 DE 2017

(Junio 28)

“Por la cual se adopta una metodología de reconocido valor, para el cálculo de la provisión contable en caso de condena dentro de los procesos judiciales”.

La Directora General del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar Cecilia de la Fuente de Lleras,

en uso de sus facultades legales y estatutarias, en especial las conferidas en el artículo 78 de la Ley 489 de 1998 y en el numeral b) del artículo 28 de la Ley 7ª de 1979, y

CONSIDERANDO:

Que el numeral 5º del artículo 2.2.3.4.1.10 del Decreto 1069 de 2015, describe como una de las funciones de los apoderados dentro del Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado (EKOGUI), el incorporar el valor de la provisión contable o del pasivo contingente, de conformidad con la metodología que se defina para tal fin.

Que la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado (ANDJE), expidió la Resolución 353 de 2016, “por la cual se adopta una metodología de reconocido valor técnico, para el cálculo de la provisión contable de los procesos judiciales, conciliaciones extrajudiciales y trámites arbitrales en contra de la entidad”, como resultado de un trabajo conjunto con la Contaduría General de la Nación (CGN), encaminado a alinear la citada metodología, en los aspectos propios de los marcos normativos de contabilidad expedidos por la CGN, en convergencia con las Normas Internacionales de Información Financiera (NIF) y Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público (NICSP).

Que posteriormente la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, profirió la Circular Externa 09 de noviembre de 2016, mediante la cual pone a disposición de las entidades públicas del orden nacional la Resolución 353 de 2016, la cual se ajusta al nuevo marco normativo señalado por la CGN.

Que en virtud de lo anterior, por medio de este acto administrativo se adoptará una metodología de reconocido valor, para el cálculo de la provisión contable de los pasivos contingentes por actividad litigiosa, de acuerdo con lo establecido en la normatividad vigente y por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, en ejercicio de sus funciones.

Qué en mérito a lo expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—Adoptar para el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, la metodología de reconocido valor para el cálculo de la provisión contable, en caso de condena dentro de los procesos judiciales, conciliaciones extrajudiciales y trámites arbitrales, contenida en la Resolución 353 de 1º de noviembre de 2016, expedida por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado. La cual se describe a continuación.

ART. 2º—Que para los efectos antes indicados, es importante tener presente las siguientes definiciones:

• Provisión contable: Pasivos a cargo de la entidad que estén sujetos a condiciones de incertidumbre en relación con su cuantía y/o vencimiento.

• Calificación del riesgo procesal: Determinación del riesgo de pérdida de un proceso en contra de la entidad, mediante la aplicación de una metodología técnica. Dicha calificación es responsabilidad del apoderado a cargo del proceso.

• Probabilidad de pérdida de un proceso: Valoración porcentual derivada de la calificación del riesgo procesal, que indica en mayor o menor proporción la tasa de éxito o fracaso futuro de un proceso en contra de la entidad.

• Pretensiones determinadas: Aquellas por las cuales se solicita el reconocimiento de un derecho que ha sido perfectamente establecido en la solicitud de conciliación o en la demanda.

• Pretensiones indeterminadas: Aquellas por las cuales se solicita el reconocimiento de un derecho, que no ha sido perfectamente cuantificado o establecido en la solicitud de conciliación o en la demanda.

• Pretensiones que incluyen prestaciones periódicas: Aquellas por las cuales se solicita el reconocimiento y pago de prestaciones periódicas.

• Tasa de condena esperada de pretensiones: Valoración económica realizada por el apoderado de la entidad, de las pretensiones solicitadas, teniendo en cuenta los criterios técnicos y jurisprudenciales necesarios para estimar el monto de la posible condena en caso de pérdida.

• Tasa de descuento: Es un factor financiero que se utiliza para determinar el valor del dinero en el tiempo, en este caso, para calcular el valor actual del capital futuro. La tasa de descuento que se utilizará para el procedimiento corresponde a la tasa vigente al momento de registro de los títulos TES cero cupones a 5 años en pesos, que publica el Banco de la República.

ART. 2º—La Metodología para el Cálculo de la Provisión Contable. Para la determinación de la provisión contable tras la admisión de la demanda, por el despacho judicial correspondiente, se debe realizar el registro contable, en cuentas de orden, de acuerdo a la naturaleza del proceso. Tras la contestación de la demanda, si en el proceso existen elementos probatorios o, jurisprudenciales o sustanciales, que indiquen una la probabilidad de pérdida, el apoderado, deberá realizar el cálculo de la provisión contable.

La metodología a aplicar consta de cuatro (4) pasos en los que deben actuar el apoderado del proceso y el área financiera de la entidad:

1) Determinación del valor de las pretensiones: El apoderado deberá determinar el valor total de las pretensiones de la demanda. A continuación, se presentan los diferentes tipos de pretensiones y la forma en que los apoderados deben calcular ese valor total.

a) Pretensiones determinadas: El apoderado debe definir el valor de la pretensión de la contraparte, sumando todas las pretensiones de la demanda.

b) Pretensiones indeterminadas: Aquellas por las cuales se solicita el reconocimiento de un derecho que no ha sido perfectamente establecido en la solicitud de conciliación o en la demanda, de ser posible, el apoderado del proceso debe determinar el valor de las pretensiones de la demanda, teniendo en cuenta entre otros: datos históricos de situaciones similares, sentencias precedentes y doctrina jurisprudencial, siempre y cuando las mismas tengan la vocación de generar erogación económica para la entidad.

c) Pretensiones periódicas laborales: El apoderado debe tasar el valor de los dineros adeudados tomando como referencia para el inicio del cálculo, la fecha indicada por la contraparte y, como fecha final la fecha estimada de pago.

El apoderado informara con los soportes necesarios al funcionario encargado de consolidar la información en el grupo jurídico u oficina asesora jurídica para que a su vez solicite el registro contable de la pretensión en las respectivas cuentas de orden al funcionario encargado del área financiera.

2. Ajuste del valor de las pretensiones: Para ajustar el valor de las pretensiones, el apoderado del proceso deberá indexar el valor de las pretensiones(1), luego efectuar su tasación real y, por último, con base en la duración estimada del proceso, expresar el valor anterior en valor presente neto:

PAR.—Con el fin de indexar el valor de las pretensiones de la demanda, a la fecha actual, el apoderado debe dividir el IPC, certificado por el DANE, para el mes inmediatamente anterior a la fecha presente, entre el IPC certificado por el DANE para el mes en el cual se presentó la demanda. La cifra resultante se multiplica por el valor de las pretensiones de la demanda, que se pretende actualizar. El resultado es el valor indexado de las pretensiones de la demanda. La siguiente ecuación resume este procedimiento:

Valor de las pretensiones indexado = Valor de las pretensiones x IPC final

IPC inicial

PAR. 2º—Para hacer la tasación real de las pretensiones, el apoderado debe multiplicar el valor de las pretensiones indexadas –determinado en el paso anterior– por el valor resultante de la relación condena/pretensión de ese tipo de proceso. La relación condena/pretensión se calcula mediante la división del valor histórico de condena entre el valor histórico de las pretensiones o por la disminución o aumento porcentual, cuando las pretensiones están determinadas o subestimadas por el actor, según sea el caso. El valor que se obtiene al realizar el anterior procedimiento corresponde a la pretensión ajustada.

La siguiente ecuación resume este procedimiento:

Tasación real de las pretensiones = Valor pretensiones indexadas x % relación condena/pretensión.

PAR. 3º—En caso de no contar con las bases estadísticas para realizar este cálculo, el apoderado deberá estimar, con base en su experiencia, el valor que efectivamente, tendría que pagar la entidad, en caso de ser condenada y utilizar este monto como referencia en el reporte al área financiera con el documento soporte para su registro contable.

PAR. 4º—El apoderado debe calcular la duración estimada del proceso judicial o arbitral desde la fecha de admisión de la demanda y proyectar el valor que deberá pagar la entidad, en la fecha estimada de finalización del proceso utilizando como base el valor obtenido anteriormente y traer dicho valor a valor presente. Para ello deberá aplicar la siguiente fórmula:

FORMUR1
 

El apoderado informará con los soportes necesarios al funcionario encargado de consolidar la información en el grupo jurídico u oficina asesora jurídica para que se actualice el valor de la pretensión y a su vez solicite la actualización de la pretensión en las respectivas cuentas de orden al funcionario encargado del área financiera.

3. Cálculo de la probabilidad de pérdida del proceso: Para cada proceso el apoderado debe calificar el nivel de los siguientes riesgos (a partir de los niveles: alto, medio alto, medio bajo o bajo), en este cálculo se emplea la metodología del cálculo de riesgo incorporada al Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado –EKOGUI–. Para cada proceso el apoderado deberá calificar el nivel de los siguientes criterios:

Criterio 1: Riesgo de pérdida del proceso por relevancia jurídica de las razones de hecho y derecho expuestas por la contraparte.

a) Alto: Existe relevancia jurídica y completitud en los hechos y normas que sustenten las pretensiones de la contraparte.

b) Medio alto: Existen normas, pero no existen hechos ciertos y completos que sustenten las pretensiones de la contraparte.

c) Medio bajo: Existen hechos ciertos y complejos, pero no existen normas que sustenten las pretensiones de la contraparte.

d) Bajo: No existen hechos ni normas, que sustenten las pretensiones de la contraparte.

Criterio 2: Riesgos de pérdida del proceso asociados a la contundencia, congruencia y pertinencia de los medios probatorios que soportan la demanda.

a) Alto. El material probatorio aportado en la demanda es contundente, congruente y pertinente, para demostrar los hechos y pretensiones de la demanda.

b) Medio alto: El material probatorio aportado en la demanda es suficiente para demostrar los hechos y pretensiones de la demanda.

c) Medio bajo: El material probatorio aportado en la demanda es insuficiente para demostrar los hechos y pretensiones de la demanda.

d) Bajo: El material probatorio aportado en la demanda no es contundente, congruente, y pertinente, para demostrar los hechos y pretensiones de la demanda.

Criterio 3: Presencia de riesgos procesales y/o extraprocesales.

a) Alto: Cuando se presenta uno o varios de los siguientes eventos – Posición del juez de conocimiento (existencia de elementos que afectan la objetividad del juez en razón a su edad, origen regional, filiación política y/o religiosa, ideología, pertenencia a grupos socio-culturales o socio-económicos); - Presencia de medidas de protección transitoria a favor de la contraparte como acción de tutela y/o medidas cautelares; corrupción.

b) Medio alto: Cuando se presenta el evento: Inminencia de revocatoria del fallo favorable o ratificación de fallo desfavorable en segunda instancia o recurso extraordinario.

c) Medio bajo: Cuando se presenta alguno de los siguientes eventos: Medidas de descongestión judicial - Cambio del titular del despacho.

d) Bajo: Cuando no se presenta ningún evento de los anteriores.

Criterio 4: Riesgo de pérdida del proceso asociado al nivel de jurisprudencia.

a) Alto: Existe suficiente material jurisprudencial que soporta fallos desfavorables para los intereses del Estado, principalmente sentencias de unificación y/o constitucionalidad.

b) Medio alto: Se han presentado al menos tres fallos de casos similares en un mismo sentido que podrían definir líneas y tendencias jurisprudenciales desfavorables para los intereses del Estado.

c) Medio bajo: Se han presentado menos de tres casos similares que podrían definir líneas y tendencias jurisprudenciales desfavorables para los intereses del Estado.

d) Bajo: No existe ningún precedente jurisprudencial.

Una vez se realicen los criterios señalados anteriormente se obtiene la probabilidad de pérdida del proceso, debe tenerse en cuenta que tanto el ajuste del valor de las pretensiones como el cálculo de la probabilidad de pérdida del proceso deben ser realizados por el apoderado, en el Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado (EKOGUI), donde se encuentra contemplada una herramienta que tiene en cuenta dicha metodología y que sean congruente con los demás sistemas de información (SIIF Nación - SIRECI - EKOGUI).

4. Registro del valor de la provisión contable: Teniendo en cuenta la probabilidad de pérdida del proceso, el apoderado debe realizar el registro en el Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado - EKOGUI, como se indica a continuación:

1) Si la probabilidad de pérdida se califica como ALTA (más del 50%), el apoderado registra el valor de las pretensiones ajustado como provisión contable.

2) Si la probabilidad de pérdida se califica como MEDIA (superior al 25% e inferior o igual al 50%), el apoderado registrará el valor “0” en el Sistema Único de Información Litigiosa del Estado y se comunicará al área financiera el valor de las pretensiones ajustado; para que sea registrado como cuenta de orden.

3) Si la probabilidad de pérdida se califica como BAJA (entre el 10% y al 25%) el apoderado registrará el valor “0” en EKOGUI y Sistema Único de Información Litigiosa del Estado y se comunicará al área financiera el valor de las pretensiones ajustado; para que sea registrado como cuenta de orden.

4) Si la probabilidad de pérdida se califica como REMOTA (inferior al 10%), el apoderado registrará el valor “0”, en el Sistema Único de Información Litigiosa del Estado. Dado que la probabilidad es remota, el área financiera no deberá registrar esta información.

Seguidamente el apoderado informará con los soportes necesarios al funcionario encargado de consolidar la información en el grupo jurídico u oficina asesora jurídica, para que se informe al área financiera sobre registro de la provisión contable o su actualización correspondiente.

ART. 3º—La metodología para la determinación de la provisión contable excluye los procesos en que la entidad actúe como demandante, aquellos en donde no hay pretensión económica que generen erogación, las conciliaciones judiciales y los trámites relacionados con extensión de jurisprudencia. Sin embargo, sí deberá realizarse la valoración de la probabilidad de pérdida del proceso en el sistema EKOGUI, y registrar el valor “0” en el campo de captura de la provisión contable.

ART. 4º—Los procesos judiciales cuyas pretensiones son de carácter indeterminado, se estimarán económicamente a juicio de experto en aquellos casos en que resulte viable tal ejercicio. En los casos en que no sea posible su cálculo deberá ingresarse el valor “0” en el campo de captura del sistema EKOGUI e informarse al área financiera para que se revele en las notas a los estados financieros.

ART. 5º—Cuando exista sentencia condenatoria de primera instancia, el valor de la provisión contable se ajustará al valor de la condena impuesta. Si la sentencia es favorable en primera y segunda instancia, y el demandante apela o interpone recurso extraordinario de casación, se debe mantener el valor de la provisión indicada antes del fallo correspondiente, hasta que el proceso se encuentre debidamente ejecutoriado.

ART. 6º—En caso de que existan múltiples entidades demandadas frente a un mismo proceso, el apoderado de cada entidad debe hacer el mismo ejercicio de manera independiente teniendo en cuenta la probabilidad de condena de la entidad en el proceso y no solamente la probabilidad de pérdida del proceso en general. En el presente caso, el valor de la provisión contable nunca se suma con lo estimado por las otras entidades.

Seguidamente el apoderado informará con los soportes necesarios al funcionario encargado de consolidar la información en el grupo jurídico u oficina asesora jurídica para que se informe al área financiera sobre registro de la provisión contable o su actualización correspondiente.

ART. 7º—No se deben provisionar los procesos en los cuales la entidad actúa en calidad de demandante y en dicho evento deberá ingresarse el valor “0” en el campo del Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado EKOGUI.

ART. 8º—Provisión contable para las conciliaciones extrajudiciales. Una vez exista un acuerdo conciliatorio, el apoderado del proceso deberá valorar el riesgo de que el acuerdo sea aprobado judicialmente y registrar contablemente el valor de acuerdo a lo aprobado en el Comité de Conciliación de la sede de la dirección general del ICBF.

Seguidamente el apoderado informará con los soportes necesarios al funcionario encargado de consolidar la información en el grupo jurídico u oficina asesora jurídica para que se informe al área financiera sobre registro de la provisión contable o su actualización correspondiente.

ART. 9º—Informar al área financiera. Una vez finalizado el proceso, es decir generada la sentencia definitiva y ejecutoriada el apoderado del proceso deberá informar al área financiera para los ajustes correspondientes y proceso subsiguiente a que haya lugar.

ART. 10.—La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

Comuníquese, publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D. C., a 28 de junio de 2017.

1 El Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado (EKOGUI) indexa automáticamente el valor de las pretensiones de las demandas que se encuentran registradas en el sistema.