Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses

RESOLUCIÓN 507 DE 2013 

(Julio 12)

“Por medio de la cual se establecen las políticas de administración de riesgos en el Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses”.

(Nota: Derogada por la Resolución 502 de 2015 artículo 10 del Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses)

El Director General,

en ejercicio de sus facultades legales, en especial de las conferidas por los numerales 4º, 5º, del artículo 40, de la Ley 938 del 30 de diciembre de 2004, y

CONSIDERANDO:

Que el Estatuto Básico de la Organización y funcionamiento de la administración pública contemplado en la Ley 489 de 1998, en concordancia con lo reglamentado en el Decreto 1537 de 2001 establece que la administración del riesgo constituye uno de los elementos técnicos y administrativos para fortalecer el sistema de control interno de las entidades y organismos del Estado.

Que el Decreto 1537 de 2001, en su artículo 4º, señala que la administración del riesgo es parte integral del fortalecimiento de los sistemas de control en las entidades públicas; y que en ese orden, las instituciones establecerán y aplicarán políticas de administración de los riesgos.

Que mediante el Decreto 1599 de 2005, se adoptó el modelo estándar de control interno, señalando en el subsistema de control estratégico que la administración de riesgos es uno de los componentes diseñados para permitir el cumplimiento de la orientación estratégica y organizacional de la entidad pública.

Que el Decreto 2145 de 1999, concibe la planeación como una herramienta gerencial que articula y orienta las acciones de la entidad, para el logro de los objetivos institucionales en cumplimiento de su misión particular y los fines del estado en general, es el principal referente de la gestión y marco de las actividades del control interno puesto que a través de ella se definen y articulan las estrategias, objetivos y metas.

Que la Ley 1474 de 2011 en su artículo 73, establece que cada entidad del orden nacional, departamental y municipal deberá elaborar anualmente una estrategia de lucha contra la corrupción y de atención al ciudadano. Dicha estrategia contemplará, entre otras cosas, el mapa de riesgos de corrupción en la respectiva entidad, las medidas concretas para mitigar esos riesgos, las estrategias antitrámites y los mecanismos para mejorar la atención al ciudadano.

Que el Decreto 2641 de 2012 establece la metodología para diseñar y hacer seguimiento a la estrategia de lucha contra la corrupción, dentro de lo cual establece la metodología para dar tratamiento a los riesgos de corrupción identificados en las entidades.

Que en el Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses, se requiere contar con mecanismos de gestión que se materialicen en criterios orientados a la toma de decisiones relacionadas con la consecución de los objetivos institucionales, el cumplimiento de su misión, visión y plan estratégico vigente, así como la prevención y el tratamiento de sus riesgos, construcción de estrategias del plan anticorrupción, y atención al usuario, constituyéndose estos en guías de acción que le permiten a la organización coordinar y administrar los eventos que puedan afectar su operación y el logro de sus objetivos.

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

CAPÍTULO I

Marco general

ART. 1º—Actualización. Mediante el presente acto se actualizan e implementan las políticas de administración de riesgos del Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses.

(Nota: Derogado por la Resolución 502 de 2015 artículo 10 del Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses)

ART. 2º—Definición. Las políticas de administración de riesgos corresponden a un elemento de control que permite estructurar criterios orientadores en la toma de decisiones, respecto al tratamiento de los riesgos y sus efectos al interior de la entidad pública.

(Nota: Derogado por la Resolución 502 de 2015 artículo 10 del Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses)

ART. 3º—Objetivo. La política de administración de riesgos del Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses, tiene como propósito fortalecer los procesos institucionales, a través de la implementación de acciones necesarias que ayuden a disminuir la vulnerabilidad frente a situaciones que puedan interferir en el cumplimiento de sus funciones y en el logro de sus objetivos.

(Nota: Derogado por la Resolución 502 de 2015 artículo 10 del Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses)

CAPÍTULO II

Marco metodológico

ART. 1º(sic)—Referencia. Las políticas de administración del riesgo en el Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses tienen en cuenta las orientaciones metodológicas impartidas por el Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP) para asegurar el correcto tratamiento de los riesgos identificados y el establecimiento de medidas de respuesta oportunas.

PAR. 1º—Para explicar la metodología y definir los parámetros para el tratamiento de los riesgos, el Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses cuenta con el documento “DG-C-GUIA-01 – Administración de riesgos”.

PAR. 2º—Se entiende la política de administración de riesgo. El conjunto de actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización con respecto al riesgo de corrupción.

(Nota: Derogado por la Resolución 502 de 2015 artículo 10 del Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses)

ART. 2º—Asesoría. La oficina de planeación brindará apoyo y asesoría metodológica en las actividades correspondientes a la administración de riesgos en el Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses. Así mismo los facilitadores de la calidad y planeación deberán asesorar y apoyar las labores correspondientes al levantamiento de los mapas de riesgos, su consolidación y monitoreo en su respectiva regional o unidad organizacional donde presten su apoyo.

(Nota: Derogado por la Resolución 502 de 2015 artículo 10 del Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses)

ART. 3º—Implementación. La aplicación de la metodología de administración de riesgos se fundamentará en los procesos de la entidad aprobados e incluidos en el mapa de procesos institucional, a través de la ejecución de cada una de las etapas de la administración de riesgos, como son: Contexto estratégico (Análisis DOFA), identificación, análisis y valoración de riesgos, así como la formulación e implementación de las acciones de tratamiento, las cuales estarán reflejadas en el levantamiento del mapa de riesgos correspondiente, para que puedan ser monitoreadas.

PAR. 1º—El desarrollo de las etapas se realiza por los líderes de los proyectos y sus procesos, y a través del “Comité de planeación y del sistema de gestión de la calidad”.

PAR. 2º—Cada regional, jefes de las diferentes áreas o líderes de los procesos, constituirá sus mapas de riesgos, asociados directamente con los procesos: del misional o servicio forense y de apoyo o administrativo, es decir: gestión administrativa y financiera, gestión de desarrollo y soporte informático y gestión en salud ocupacional, seguridad industrial y medio ambiente. Para ello se apoyarán en sus seccionales y unidades básicas, quienes participarán a través de la labor de identificación, prevención, tratamiento y seguimiento de sus riesgos, siendo estos, insumo para la consolidación del mapa de riesgos regional.

PAR. 3º—De acuerdo con las estrategias para la construcción del plan anticorrupción y de atención al ciudadano, los riesgos de corrupción, tendrán la misma metodología de tratamiento, a excepción de su evaluación.

Por los efectos que generan, tales como lesionar la imagen, la credibilidad, la transparencia y la probidad de las entidades, afectando los recursos públicos, la confianza y el cumplimiento de las funciones de la administración y por la frecuencia con que se pueden presentar, la probabilidad, se califica entre media o alta y su impacto, será único como “Severo”.

(Nota: Derogado por la Resolución 502 de 2015 artículo 10 del Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses)

ART. 4º—Acciones de tratamiento. Las acciones propuestas para dar tratamiento a los riesgos detectados, deben estar relacionadas a las circunstancias del riesgo, es decir, riesgos potenciales con acciones preventivas o riesgos materializados con acciones correctivas, según lo establecido en el procedimiento de acciones correctivas y acciones preventivas DG-C-P-14.

PAR. 1º—Los procesos que hayan identificado riesgos que no posean controles, deben diseñar controles para evitar la materialización del riesgo o establecer acciones preventivas para eliminar la causa del posible riesgo.

PAR. 2º—Cuando el nivel del riesgo ubique en zona de riesgo aceptable o tolerable, las acciones propuestas, pueden estar relacionadas con la aplicación de los controles existentes y el monitoreo permanente del comportamiento del riesgo.

PAR. 3º—De las medidas de respuesta establecidas (Evitar o prevenir, reducir el riesgo, compartir o transferir el riesgo, asumir el riesgo), las que deben tenerse en cuenta para el caso particular de los riesgos de corrupción identificados que son: “Evitar el riesgo” y “Reducir el riesgo”.

(Nota: Derogado por la Resolución 502 de 2015 artículo 10 del Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses)

ART. 5º—Seguimiento. Las áreas líderes de los procesos del Instituto serán las responsables de realizar el seguimiento al desarrollo de las acciones de prevención o tratamiento, de acuerdo al cronograma planteado para su ejecución.

PAR. 1º—Teniendo en cuenta el impacto que puede generar la materialización de los riesgos de corrupción y obedeciendo las directrices establecidas por el gobierno nacional, es necesario realizar seguimiento a los riesgos de corrupción detectados, por lo menos tres veces al año, esto con corte a abril 30, agosto 31 y diciembre 31.

PAR. 2º—El cumplimiento a las políticas establecidas, será revisado por la alta dirección, a través de los informes de administración de riesgos realizados por la oficina de planeación y a través de la revisión periódica del sistema de gestión de la calidad, en donde se propondrán las acciones de mejora pertinentes.

(Nota: Derogado por la Resolución 502 de 2015 artículo 10 del Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses)

ART. 6º—Actualización. Los mapas de riesgos levantados deberán ser actualizados de acuerdo al resultado del monitoreo de las acciones de tratamiento y de acuerdo al cambio de cada vigencia, remitiendo toda la información correspondiente a la oficina de planeación.

(Nota: Derogado por la Resolución 502 de 2015 artículo 10 del Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses)

ART. 7º—Trazabilidad. Los responsables del proceso serán los encargados de guardar la información que soporta la evolución de los riesgos, sirviendo como trazabilidad del proceso y como evidencia ante cualquier ente de control. Esta información deberá ser guardada en carpetas electrónicas o documentos digitalizados, con el fin de fortalecer la política de cero papel.

(Nota: Derogado por la Resolución 502 de 2015 artículo 10 del Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses)

ART. 8º—Planeación estratégica. La administración de riesgos está articulada con la planeación estratégica toda vez que permite comprobar el estado de los procesos de la entidad encaminados a cumplir con la misión, visión y los objetivos institucionales. Por tanto las acciones de prevención y tratamiento planteadas en los mapas de riesgos, podrán incluirse dentro de los planes de acción anuales y viceversa, como estrategias encaminadas hacia la gestión y mejoramiento organizacional.

(Nota: Derogado por la Resolución 502 de 2015 artículo 10 del Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses)

ART. 9º—Cumplimiento. Las políticas de administración del riesgo serán de obligatoria ejecución y cumplimiento.

PAR.—Los responsables de los procesos que incurran en incumplimiento de los lineamientos de esta política, deberán adelantar acciones correctivas que permitan eliminar lo causa del incumplimiento. De ser reiterativa esta situación, se presentará a consideración de la alta dirección para que tome las decisiones pertinentes.

(Nota: Derogado por la Resolución 502 de 2015 artículo 10 del Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses)

ART. 10.—La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga la Resolución 917 del 21 de noviembre de 2011.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 12 de julio de 2013.

(Nota: Derogada por la Resolución 502 de 2015 artículo 10 del Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses)