RESOLUCIÓN 5093 DE 2008 

(Septiembre 30)

“Por la cual se adoptan el plan estratégico institucional 2006-2010, los planes de acción, el manual de operaciones y los procedimientos del Ministerio de Relaciones Exteriores y del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores”.

El Ministro de Relaciones Exteriores,

en ejercicio de las facultades legales, en especial las que le confieren la Ley 489 de 1998 y el Decreto 110 de 2004, y

CONSIDERANDO:

Que el inciso 2º del artículo 209 de la Constitución Política establece: “Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. La administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la ley”;

Que, el artículo 269 de la Constitución Política establece que: “En las entidades públicas, las autoridades correspondientes están obligadas a diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno, de conformidad con lo que disponga la ley (...)”;

Que el artículo 6º de la Ley 87 de 1993, señala con respecto a la responsabilidad del control interno “El establecimiento y desarrollo del sistema de control interno en los organismos y entidades públicas, será responsabilidad del representante legal o máximo directivo correspondiente. No obstante, la aplicación de los métodos y procedimientos al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del control interno, también será de responsabilidad de los jefes de cada una de las distintas dependencias de las entidades y organismos”;

Que la Ley 152 de 1994, en su artículo 26 consagró el deber de cada uno de los organismos públicos de preparar su respectivo plan de acción en armonía con el plan nacional de desarrollo, con fundamento en los principios consagrados en el artículo 3º de dicha norma, de autonomía, ordenación de competencias, coordinación, consistencia, prioridad del gasto público social, continuidad, participación, sustentabilidad ambiental, desarrollo armónico de las regiones, proceso de planeación, eficiencia, viabilidad, coherencia y conformación de los planes de desarrollo;

Que de acuerdo con el artículo 48 de la Ley 190 de 1995, todas las entidades públicas de la Rama Ejecutiva deberán establecer, a más tardar el 31 de diciembre de cada año, los objetivos a cumplir para el cabal desarrollo de sus funciones durante el año siguiente, así como los planes que incluyan los recursos presupuestados necesarios y las estrategias que habrán de seguir para el logro de esos objetivos, de tal manera que los mismos puedan ser evaluados de acuerdo con los indicadores de eficiencia que se diseñen para cada caso;

Que el Decreto 2145 de 1999, el artículo 12, concibe la planeación como una herramienta gerencial para el logro de los objetivos institucionales en cumplimiento de su misión particular y los fines del Estado en general, es el principal referente de la gestión y marco de las actividades de control interno, puesto que a través de ella se definen y articulan las estrategias, objetivos y metas;

Que el parágrafo 1º del artículo 2º de la Ley 872 de 2003 establece que: La máxima autoridad de cada entidad pública tendrá la responsabilidad de desarrollar, implementar, mantener, revisar y perfeccionar el sistema de gestión de la calidad que se establezca de acuerdo con lo dispuesto en la presente ley;

Que mediante el Decreto 4110 de 2004 se reglamentó la Ley 872 de 2003 y se adoptó la norma técnica de calidad en la gestión pública NTCGP1000:2004 para establecer, documentar, implementar y mantener un sistema de gestión de la calidad;

Que de acuerdo con el numeral 1º del artículo 9º del Decreto 110 de 2004, entre las funciones de la oficina asesora de planeación, está la de “Dirigir, coordinar, controlar y evaluar, el proceso planificador del sector de relaciones exteriores”;

Que dicha oficina asesora a las diversas áreas del ministerio y su fondo rotatorio en la definición y elaboración de los planes de acción y ofrece los elementos necesarios para su articulación y correspondencia en el marco del plan estratégico;

Que el plan estratégico institucional es la herramienta básica del proceso administrativo, que permite dirigir la organización de acuerdo con su misión, visión, política y objetivos de calidad y permite garantizar el desarrollo de las estrategias, programas y acciones a emprender, frente a los nuevos retos asignados a la organización y cumple un papel fundamental en los acuerdos de gestión con los gerentes públicos y sus planes de acción;

Que el Decreto 1599 de 2005, adopta el modelo estándar de control interno, MECI 1000:2005, y determinó la estructura necesaria, para establecer, documentar, implementar y mantener dicho sistema en las entidades y agentes obligados;

Que el MECI 1000:2005 incluye el componente de direccionamiento estratégico, que está integrado por los siguientes elementos de control:

Planes y programas: Elemento de control, que permite modelar la proyección de la entidad pública a corto, mediano y largo plazo e impulsar y guiar sus actividades hacia las metas y los resultados previstos.

• Modelo de operación por procesos: Elemento de control, que permite conformar el estándar organizacional que soporta la operación de la entidad pública, armonizando con enfoque sistémico la misión y visión institucional orientándola hacia una organización por procesos, los cuales en su interacción, interdependencia y relación causa-efecto garantizan una ejecución eficiente, y el cumplimiento de los objetivos de la entidad pública.

• Estructura organizacional: Elemento de control, que configura integral y articuladamente los cargos, las funciones, las relaciones y los niveles de responsabilidad y autoridad en la entidad, permitiendo dirigir y ejecutar los procesos y actividades de conformidad con su misión;

Que la Resolución 5344 de 19 de noviembre de 2007, adopta disposiciones sobre el comité de coordinación del sistema de control interno del Ministerio de Relaciones Exteriores y su fondo rotatorio, y en desarrollo de las mismas consagra el artículo 5º de esta disposición dentro de las funciones del comité las de: Diseñar, formular y proponer políticas, objetivos, metas y estrategias que orienten el diseño e implementación del sistema integral de gestión (SIG) MECI-Calidad orientadas a la satisfacción del cliente y al mejoramiento continuo en la prestación de los servicios a cargo del Ministerio de Relaciones y su fondo rotatorio;

Que el literal a) del artículo 6º de la Resolución 5344 del 19 de noviembre de 2007 establece que al jefe de la oficina asesora de planeación, como representante de la dirección para el sistema integral de gestión MECI–Calidad (SIG) le corresponde: “a) Asegurarse de que se establecen, implementan y mantienen los procesos necesarios para la implementación del sistema integral de gestión MECI–Calidad (SIG)”;

Que el comité de coordinación del sistema de control interno del Ministerio de Relaciones Exteriores, mediante acta de 14 de marzo de 2008 aprobó el plan estratégico que incluye visión, misión, política de calidad, objetivos de política, objetivos específicos y planes de acción del Ministerio de Relaciones Exteriores y el Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores;

Que el comité de coordinación del sistema de control interno mediante acta de 19 de junio de 2008 aprobó el manual de operaciones del sistema integral de gestión MECI-Calidad;

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—Adoptar el plan estratégico institucional 2006-2010. Adóptese el plan estratégico institucional 2006-2010, del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su fondo rotatorio aprobado por el comité de coordinación del sistema de control interno, en sesión del 14 de marzo de 2008, el cual forma parte de la presente resolución.

ART. 2º—Adoptar los planes de acción. Adóptense los planes de acción de las direcciones, oficinas y programas de las dependencias del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su fondo rotatorio, aprobados por el comité de coordinación del sistema de control interno, en su sesión del 14 de marzo de 2008 y que forman parte de la presente resolución.

ART. 3º—Adoptar el manual de operaciones. Adóptese el manual de operaciones del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su fondo rotatorio aprobado por el comité de coordinación del sistema de control interno, en su sesión del 19 de junio de 2008 y que forma parte de la presente resolución.

ART. 4º—Divulgación. La oficina asesora de planeación, dispondrá lo necesario para que los documentos, plan estratégico institucional 2006-2010, manual de operaciones, los planes de acción, y los procedimientos de que tratan los artículos 5º y siguientes de la presente resolución sean publicados y dados a conocer en todas las dependencias del Ministerio de Relaciones Exteriores y su fondo rotatorio.

ART. 5º—Implementación y seguimiento. La oficina asesora de planeación coordinará la puesta en marcha de la estrategia institucional encaminada a coordinar con las demás dependencias del Ministerio de Relaciones Exteriores y su fondo rotatorio, la implementación, seguimiento y evaluación permanente de las acciones que se pongan en marcha para su ejecución.

ART. 6º—Documentación de los procedimientos estratégicos. Adoptar la versión número 1 de la documentación correspondiente a los procedimientos de los procesos estratégicos del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su fondo rotatorio, que a continuación se señalan y que hacen parte integrante de la presente resolución, así:

Proceso FA-PR-01Tipo de documentoCódigoNombre del documento
Formulación de la política exteriorProcedimientoFA-PT-02Coordinación y orientación de la política exterior
Proceso DE-PR-02Tipo de documentoCódigoNombre del documento
Direccionamiento estratégicoProcedimientoDE-PT-01Procedimiento para definir o actualizar y dar seguimiento al direccionamiento estratégico del Ministerio de Relaciones Exteriores
Direccionamiento estratégicoProcedimientoDE-PT-02Procedimiento para elaborar código del buen gobierno
Direccionamiento estratégicoProcedimientoDE-PT-03Procedimiento para la formulación del plan estratégico del MRE
Direccionamiento estratégicoProcedimientoDE-PT-04Procedimiento para la formulación del plan indicativo del MRE
Direccionamiento estratégicoProcedimientoDE-PT-05Procedimiento para las formulaciones de los planes de acción del MRE
Direccionamiento estratégicoProcedimientoDE-PT-06Procedimiento para formular el plan sectorial e institucional de desarrollo administrativo
Direccionamiento estratégicoProcedimientoDE-PT-07Procedimiento para formular el marco de gasto de mediano plazo - MGMP
Direccionamiento estratégicoProcedimientoDE-PT-08Procedimiento para establecer lineamientos, requisitos o condiciones de operación de procesos
Direccionamiento estratégicoProcedimientoDE-PT-09Procedimiento para realizar seguimiento y medición a través de indicadores
Direccionamiento estratégicoProcedimientoDE-PT-10Procedimiento para formular, inscribir, y actualizar los proyectos de inversión y generación de fichas de EBI
Direccionamiento estratégicoProcedimientoDE-PT-11Procedimiento para realizar seguimiento a los planes del MRE
Direccionamiento estratégicoProcedimientoDE-PT-12Procedimiento para realizar la revisión por parte de la dirección
Direccionamiento estratégicoProcedimientoDE-PT-13Procedimiento para realizar la audiencia pública de rendición de cuentas
Direccionamiento estratégicoProcedimientoDE-PT-14Procedimiento para realizar seguimiento a los proyectos de inversión
Direccionamiento estratégicoProcedimientoDE-PT-15Procedimiento para la elaboración del documento de memorias al Congreso
Direccionamiento estratégicoProcedimientoDE-PT-16Procedimiento para la consolidación del informe de convenios internacionales
Direccionamiento estratégicoProcedimientoDE-PT-17Gestión ética
Direccionamiento estratégicoGuíaDE-GS-01Política administración de indicadores
Direccionamiento estratégicoGuíaDE-GS-02Alineación de planes

ART. 7º—Documentación de los procedimientos misionales. Adoptar la versión número 1 de la documentación correspondiente a los procedimientos de los procesos misionales del Ministerio de Relaciones Exteriores, que a continuación se señalan y que hacen parte integrante de la presente resolución, así:

Proceso CI-PR-05Tipo de documentoCódigoNombre del documento
Coordinación interinstitucionalProcedimientoCI-PT-01Representación en comités interinstitucionales y organismos regionales o multilaterales
Coordinación interinstitucionalProcedimientoCI-PT-02Repatriación del patrimonio cultural

Proceso PP-PR-06Tipo de documentoCódigoNombre del documento
Planificación de la política exterior y migratoriaProcedimientoPP-PT-01Definir estrategias de negociación del país
Planificación de la política exterior y migratoriaProcedimientoPP-PT-02Apoyar con el departamento nacional de planeación la formulación de los planes, programas y estrategias de desarrollo de las zonas de frontera
Planificación de la política exterior y migratoriaProcedimientoPP-PT-03Promover la realización de cursos de capacitación sobre temas fronterizos para las regiones de frontera y las entidades nacionales interesadas
Planificación de la política exterior y migratoriaProcedimientoPP-PT-04Fortalecer los vínculos con los países limítrofes, en el marco de las comisiones de vecindad
Planificación de la política exterior y migratoriaProcedimientoPP-PT-05Preparar instrucciones en temas de derechos humanos y DIH para la participación de Colombia en foros y conferencias internacionales
Planificación de la política exterior y migratoriaProcedimientoPP-PT-06Analizar los instrumentos internacionales en materia de derechos humanos y DIH y emitir concepto para su presentación ante el Congreso
Planificación de la política exterior y migratoriaProcedimientoPP-PT-09Establecer líneas de acción- Plan de acción
Planificación de la política exterior y migratoriaProcedimientoPP-PT-10Promoción, proyección, y seguimiento de temas
Planificación de la política exterior y migratoriaProcedimientoPP-PT-11Elaborar agendas de visita
Planificación de la política exterior y migratoriaProcedimientoPP-PT-12Representación del Ministerio de Relaciones Exteriores en reuniones interinstitucionales y foros
Planificación de la política exterior y migratoriaProcedimientoPP-PT-13Fichas de memoria y documento
Planificación de la política exterior y migratoriaProcedimientoPP-PT-14Preparar insumos respecto posición de Colombia
Planificación de la política exterior y migratoriaProcedimientoPP-PT-15Documento de apoyo
Planificación de la política exterior y migratoriaProcedimientoPP-PT-16Proyecto de acuerdo bilateral
Planificación de la política exterior y migratoriaProcedimientoPP-PT-17Preparación de memorias al Congreso
Planificación de la política exterior y migratoriaProcedimientoPP-PT-18Instrucción Cumbre de las Américas
Planificación de la política exterior y migratoriaProcedimientoPP-PT-19Informe nacional cumbre de las Américas
Planificación de la política exterior y migratoriaProcedimientoPP-PT-20Respuesta a comunicaciones
Planificación de la política exterior y migratoriaProcedimientoPP-PT-21Revisión de prensa
Planificación de la política exterior y migratoriaProcedimientoPP-PT-22Elaboración de insumos para política exterior colombiana multilateral

Proceso DP-PR-07Tipo de documentoCódigoNombre del documento
Desarrollo de la política exterior y migratoriaProcedimientoDP-PT-01Ejecutar reuniones de carácter binacional e interinstitucional
Desarrollo de la política exterior y migratoriaProcedimientoDP-PT-02Realizar estudios técnicos y trabajos de campo bilaterales y/o unilaterales en zona de frontera
Desarrollo de la política exterior y migratoriaProcedimientoDP-PT-03Elaboración de documentos de concepto: ayudas de memorias, oficios, discursos, comentarios
Desarrollo de la política exterior y migratoriaProcedimientoDP-PT-04Desarrollar la política marítima, aérea y antártica con énfasis en la defensa de los territorios insulares, bajo la jurisdicción colombiana, en el marco del derecho internacional
Desarrollo de la política exterior y migratoriaProcedimientoDP-PT-05Plan frontera
Desarrollo de la política exterior y migratoriaProcedimientoDP-PT-06Atender los casos denunciados internacionalmente por violaciones de derechos humanos
Desarrollo de la política exterior y migratoriaProcedimientoDP-PT-07Preparar audiencias ante el Sistema Interamericano de Derechos Humanos
Desarrollo de la política exterior y migratoriaProcedimientoDP-PT-08Ejecutar reuniones de carácter binacional e interinstitucional
Desarrollo de la política exterior y migratoriaProcedimientoDP-PT-09Ejecución del plan de promoción de Colombia en el exterior
Desarrollo de la política exterior y migratoriaProcedimientoDP-PT-11Envío de material de promoción y obras de arte al exterior a través de la empresa de transporte seleccionada
Desarrollo de la política exterior y migratoriaProcedimientoDP-PT-12Plan de promoción de Colombia en el exterior
Desarrollo de la política exterior y migratoriaProcedimientoDP-PT-13Diseño y ejecución de proyectos culturales
Desarrollo de la política exterior y migratoriaProcedimientoDP-PT-14Elaborar documentos y conceptos especializados de conformidad con las necesidades del proceso ante la Corte Internacional de Justicia
Desarrollo de la política exterior y migratoriaProcedimientoDP-PT-15Recopilar y organizar información de carácter histórico-jurídico
Desarrollo de la política exterior y migratoriaProcedimientoDP-PT-16Administración financiera de proyectos
Desarrollo de la política exterior y migratoriaProcedimientoDP-PT-17Elaboración de planes de trabajo parara visibilizar Unesco
Desarrollo de la política exterior y migratoriaProcedimientoDP-PT-18Formulación de instrucciones de política pública
Desarrollo de la política exterior y migratoriaProcedimientoDP-PT-19Coordinación de actividades programáticas
Desarrollo de la política exterior y migratoriaProcedimientoDP-PT-20Coordinación editorial de las publicaciones
Desarrollo de la política exterior y migratoriaProcedimientoDP-PT-21Participar en la definición, negociación, y ejecución de la política amazónica del país, en el marco de tratados vigentes y futuros
Desarrollo de la política exterior y migratoriaProcedimientoDP-PT-22Acceso a la ayuda oficial al desarrollo
Desarrollo de la política exterior y migratoriaProcedimientoDP-PT-23Suscripción de instrumentos internacionales
Desarrollo de la política exterior y migratoriaProcedimientoDP-PT-24Preparación, realización, seguimiento y evaluación de las comisiones mixtas de cooperación
Desarrollo de la política exterior y migratoriaProcedimientoDP-PT-25Participación en conferencias, foros y organismos internacionales
Desarrollo de la política exterior y migratoriaProcedimientoDP-PT-26Elaboración de insumos
Desarrollo de la política exterior y migratoriaProcedimientoDP-PT-27La cooperación internacional y asistencia mutua frente a los desastres
Desarrollo de la política exterior y migratoriaProcedimientoDP-PT-28Negociación internacional y vinculación a instrumentos internacionales / elaborar instrucciones para la participación de Colombia en foros, conferencias y/o negociación de instrumentos internacionales y otros documentos relativos a asuntos económicos, sociales y ambientales
Desarrollo de la política exterior y migratoriaProcedimientoDP-PT-29Relación con otros Estados y organismos internacionales/elaboración de insumos para la participación de Colombia en foros de integración regional y, reuniones bilaterales y multilaterales que son atendidas por otras dependencias del ministerio, misiones o embajadas
Desarrollo de la política exterior y migratoriaProcedimientoDP-PT-30Participación de funcionarios en reuniones como convocadas por otras entidades, y organismos internacionales en Bogotá
Desarrollo de la política exterior y migratoriaProcedimientoDP-PT-31Trámite de ley aprobatoria y depósito de instrumento de ratificación o adhesión de tratados y convenios multilaterales de competencia de la dirección
Desarrollo de la política exterior y migratoriaProcedimientoDP-PT-32Apoyar la negociación del tratado de libre comercio y acuerdos de promoción y protección recíproca de inversión
Desarrollo de la política exterior y migratoriaProcedimientoDP-PT-36Seguimiento de la Organización de los Estados Americanos
Desarrollo de la política exterior y migratoriaProcedimientoDP-PT-40Elaborar insumos para la participación de Colombia en reuniones bilaterales y multilaterales que son atendidas por otras dependencias del ministerio
Desarrollo de la política exterior y migratoriaProcedimientoDP-PT-41Elaborar y presentar informes convencionales y no convencionales y hacer seguimiento a las recomendaciones de los organismos internacionales
Desarrollo de la política exterior y migratoriaProcedimientoDP-PT-42Coordinar y atender visitas a Colombia de delegaciones gubernamentales, de organismos multilaterales, parlamentarios y ONG de derechos humanos y DIH
Desarrollo de la política exterior y migratoriaProcedimientoDP-PT-43Atender las solicitudes de información y medidas cautelares y provisionales de la comisión y la Corte Interamericana de Derechos Humanos
Desarrollo de la política exterior y migratoriaProcedimientoDP-PT-44Atender los requerimientos de información de las embajadas y misiones permanentes de Colombia en relación con solicitudes de información sobre presuntas violaciones de derechos humanos en Colombia que reciban de entidades estatales extranjeras y ONG
Desarrollo de la política exterior y migratoriaProcedimientoDP-PT-45Gestión de proyectos
Desarrollo de la política exterior y migratoriaProcedimientoDP-PT-46Acceso a becas y cursos

Proceso SE-PR-08Tipo de documentoCódigoNombre del documento
Seguimiento y evaluación de la política exterior y migratoriaProcedimientoSE-PT-01Informe de gestión
Seguimiento y evaluación de la política exterior y migratoriaProcedimientoSE-PT-04Elaboración de informes sobre cumplimiento y desarrollo de los convenios internacionales vigentes para Colombia que son de competencia para la dirección

Proceso SC-PR-09Tipo de documentoCódigoNombre del documento
Servicio al ciudadanoProcedimientoSC-PT-01Renuncia de la nacionalidad Colombiana
Servicio al ciudadanoProcedimientoSC-PT-02Recuperación de la nacionalidad colombiana
Servicio al ciudadanoProcedimientoSC-PT-03Adopción de la nacionalidad colombiana
Servicio al ciudadanoProcedimientoSC-PT-04Solicitud de expediente de antepasados o certificación de no nacionalidad colombiana por adopción
Servicio al ciudadanoProcedimientoSC-PT-10Trámite de visa en Bogotá (decisión negativa)
Servicio al ciudadanoProcedimientoSC-PT-11Trámite documento de viaje
Servicio al ciudadanoProcedimientoSC-PT-43Expedición de apostilla
Servicio al ciudadanoProcedimientoSC-PT-44Legalización de documentos
Servicio al ciudadanoProcedimientoSC-PT-45Expedición certificado del DAS en consulados para colombianos que están legalizando su situación en el exterior
Servicio al ciudadanoProcedimientoSC-PT-50Asesorar al director de asuntos consulares y dependencias de la cancillería que sean conjuntas con visas e inmigración
Servicio al ciudadanoProcedimientoSC-PT-52Registro de firmas ante el Ministerio de Relaciones Exteriores

ART. 8º—Documentación de los procedimientos de apoyo. Adoptar la versión número 1 de la documentación correspondiente a los procedimientos de los procesos de apoyo del Ministerio de Relaciones Exteriores y del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores, que a continuación se señalan y que hacen parte integrante de la presente resolución, así:

Proceso GH-PR-10Tipo de documentoCódigoNombre del documento
Gestión del talento humanoProcedimientoGH-PT-01Calificar el mérito a la queja
Gestión del talento humanoProcedimientoGH-PT-02Apertura de indagación preliminar
Gestión del talento humanoProcedimientoGH-PT-03Investigación disciplinaria
Gestión del talento humanoProcedimientoGH-PT-04Verbal
Gestión del talento humanoProcedimientoGH-PT-05Programa de bienestar social y capacitación
Gestión del talento humanoProcedimientoGH-PT-06Salud ocupacional
Gestión del talento humanoProcedimientoGH-PT-07Evaluación, calificación del desempeño de carrera diplomática y consular
Gestión del talento humanoProcedimientoGH-PT-08Correspondencia que ingresa y que se emite por la dirección
Gestión del talento humanoProcedimientoGH-PT-09Inducción y reinducción
Gestión del talento humanoProcedimientoGH-PT-10Incentivos
Gestión del talento humanoProcedimientoGH-PT-11Alternación de funcionarios de carrera diplomática y consular
Gestión del talento humanoProcedimientoGH-PT-12Retiro de un funcionario de la nómina (planta interna y planta externa)
Gestión del talento humanoProcedimientoGH-PT-13Embargos
Gestión del talento humanoProcedimientoGH-PT-14Cursos de capacitación y examen de idoneidad profesional para ascenso en el escalafón de la carrera diplomática y consular
Gestión del talento humanoProcedimientoGH-PT-15Acuerdos de gestión
Gestión del talento humanoProcedimientoGH-PT-16Nombramiento y posesión de funcionarios (vinculación de funcionarios)
Gestión del talento humanoProcedimientoGH-PT-17Préstamo historia laboral
Gestión del talento humanoProcedimientoGH-PT-18Ascenso dentro de la carrera diplomática y consular
Gestión del talento humanoProcedimientoGH-PT-19Disponibilidad de funcionarios de carrera diplomática y consular
Gestión del talento humanoProcedimientoGH-PT-20Comisión de personal de carrera diplomática y consular
Gestión del talento humanoProcedimientoGH-PT-21Apertura de historia laboral
Gestión del talento humanoProcedimientoGH-PT-22Actualización de archivo y de historias laborales
Gestión del talento humanoProcedimientoGH-PT-23Encargos
Gestión del talento humanoProcedimientoGH-PT-25Certificaciones factores salariales
Gestión del talento humanoProcedimientoGH-PT-26Certificaciones laborales
Gestión del talento humanoProcedimientoGH-PT-27Traslado de EPS y/o fondo de pensiones
Gestión del talento humanoProcedimientoGH-PT-28Totalización de cesantías
Gestión del talento humanoProcedimientoGH-PT-29Afiliación de un funcionario a seguridad social
Gestión del talento humanoProcedimientoGH-PT-30Liquidación mensual de cesantías
Gestión del talento humanoProcedimientoGH-PT-31Retiro de cesantías
Gestión del talento humanoProcedimientoGH-PT-32Licencia de paternidad y/o maternidad
Gestión del talento humanoProcedimientoGH-PT-33Inclusión de un nuevo funcionario a la nómina
Gestión del talento humanoProcedimientoGH-PT-34Incapacidad de funcionarios por enfermedad
Gestión del talento humanoProcedimientoGH-PT-35Vacaciones y licencias
Gestión del talento humanoProcedimientoGH-PT-36Liquidación de nómina de planta interna y planta externa
Gestión del talento humanoProcedimientoGH-PT-37Ambiente de trabajo
Gestión del talento humanoProcedimientoGH-PT-38Elaboración y actualización del manual de funciones y competencias laborales
Gestión del talento humanoProcedimientoGH-PT-39Selección y preparación de personal de carrera diplomática y consular
Gestión del talento humanoProcedimientoGH-PT-40Solicitud de evaluación del desempeño para funcionarios de carrera administrativa
Gestión del talento humanoProcedimientoGH-PT-41Informe de nómina para la coordinación grupo interno de trabajo financiero
Gestión del talento humanoProcedimientoGH-PT-42Manejo de cooperativas
Gestión del talento humanoProcedimientoGH-PT-43Manejo de autoliquidaciones
Gestión del talento humanoProcedimientoGH-PT-44Programa de cooperación académica
Gestión del talento humanoProcedimientoGH-PT-45Comisión de estudio
Gestión del talento humanoProcedimientoGH-PT-46Desvinculación de funcionarios
Gestión del talento humanoProcedimientoGH-PT-47Trámite de actos administrativos (decretos-resoluciones)
Gestión del talento humanoProcedimientoGH-PT-49Dotación funcionarios
Gestión del talento humanoProcedimientoGH-PT-50Horas extras-días festivos-compensatorios
Gestión del talento humanoProcedimientoGH-PT-51Actualización de la liquidación de procesos laborales
Gestión del talento humanoProcedimientoGH-PT-52Ventanilla única de comercio exterior, VUCE
Gestión del talento humanoProcedimientoGH-IN-01Reinducción
Proceso GF-PR-11Tipo de documentoCódigoNombre del documento
Gestión FinancieraProcedimientoGF-PT-01Elaboración e incorporación del presupuesto del fondo rotatorio
Gestión FinancieraProcedimientoGF-PT-02Elaboración y modificaciones al PAC del fondo rotatorio
Gestión FinancieraProcedimientoGF-PT-03Ejecución del presupuesto del fondo rotatorio
Gestión FinancieraProcedimientoGF-PT-04Modificaciones al presupuesto
Gestión FinancieraProcedimientoGF-PT-05Constitución y ejecución de reservas presupuestales
Gestión FinancieraProcedimientoGF-PT-06Vigencias futuras
Gestión FinancieraProcedimientoGF-PT-07Cierre presupuestal
Gestión FinancieraProcedimientoGF-PT-08Recaudos
Gestión FinancieraProcedimientoGF-PT-09Pago de obligaciones y entrega de cheques con sus respectivos soportes
Gestión FinancieraProcedimientoGF-PT-10Compra y venta de divisas
Gestión FinancieraProcedimientoGF-PT-11Inversión forzosa
Gestión FinancieraProcedimientoGF-PT-12Comisiones de servicio y beneficios especiales
Gestión FinancieraProcedimientoGF-PT-13Elaboración de comprobantes de pago
Gestión FinancieraProcedimientoGF-PT-14Creación, legalización y desembolso de cajas menores
Gestión FinancieraProcedimientoGF-PT-15Legalización de anticipos
Gestión FinancieraProcedimientoGF-PT-16Cierre diario de cuentas por pagar
Gestión FinancieraProcedimientoGF-PT-17Control y registro por cada responsable de la caja menor
Gestión FinancieraProcedimientoGF-PT-18Arqueos de caja menor
Gestión FinancieraProcedimientoGF-PT-19Ordenar giros periódicos y ocasionales a las misiones
Gestión FinancieraProcedimientoGF-PT-20Legalizar gastos de las misiones
Gestión FinancieraProcedimientoGF-PT-21Trámites administrativos de las misiones en el exterior
Gestión FinancieraProcedimientoGF-PT-22Proceso contable
Gestión FinancieraProcedimientoGF-PT-23Registros y ajustes contables
Gestión FinancieraProcedimientoGF-PT-24Elaboración, presentación, análisis e interpretación de los estados contables y demás informes
Gestión FinancieraProcedimientoGF-PT-25Elaboración del presupuesto del Ministerio de Relaciones Exteriores
Gestión FinancieraProcedimientoGF-PT-26Ejecución del presupuesto del MRE
Gestión FinancieraProcedimientoGF-PT-27Modificaciones al presupuesto del Ministerio de Relaciones Exteriores
Gestión FinancieraProcedimientoGF-PT-28Constitución y ejecución de reservas presupuestales del Ministerio de Relaciones Exteriores
Gestión FinancieraProcedimientoGF-PT-29Vigencias futuras del Ministerio de Relaciones Exteriores
Gestión FinancieraProcedimientoGF-PT-30Cierre presupuestal Ministerio de Relaciones Exteriores
Gestión FinancieraProcedimientoGF-PT-31Registro y elaboración de pagos del Ministerio de Relaciones Exteriores
Gestión FinancieraProcedimientoGF-PT-32Compra de divisas del Ministerio de Relaciones Exteriores
Gestión FinancieraProcedimientoGF-PT-33Elaboración de certificaciones y recibos de caja del Ministerio de Relaciones Exteriores
Gestión FinancieraProcedimientoGF-PT-34Generación de informes, pago de tributos y seguridad social del Ministerio de Relaciones Exteriores
Gestión FinancieraProcedimientoGF-PT-35Proceso contable – MRE
Gestión FinancieraProcedimientoGF-PT-36Registros y ajustes contables – MRE
Gestión FinancieraProcedimientoGF-PT-37Elaboración del presupuesto del Ministerio de Relaciones Exteriores – MRE
Gestión FinancieraProcedimientoGF-PT-38Control y registro de la caja menor de viáticos
Gestión FinancieraProcedimientoGF-PT-40Incorporación del presupuesto del Ministerio de Relaciones Exteriores
Gestión FinancieraProcedimientoGF-PT-41Constitución y ejecución de la relación de cuentas por pagar
Proceso GA-PR-12Tipo de documentoCódigoNombre del documento
Gestión administrativaProcedimientoGA-PT-01Entrada almacén
Gestión administrativaProcedimientoGA-PT-02Salida de almacén
Gestión administrativaProcedimientoGA-PT-03Control de inventario de bienes de consumo y bienes inmuebles
Gestión administrativaProcedimientoGA-PT-04Mantenimiento de infraestructura y equipos
Gestión administrativaProcedimientoGA-PT-05Administración y mantenimiento de vehículos
Gestión administrativaProcedimientoGA-PT-06Administración del personal operativo de servicios generales
Proceso SC-PR-09Tipo de documentoCódigoNombre del documento
Gestión contractualProcedimientoGC-PT-01Plan de compras
Gestión contractualProcedimientoGC-PT-02Contratación de mínima cuantía
Gestión contractualProcedimientoGC-PT-03Selección abreviada – Contratación de menor cuantía
Gestión contractualProcedimientoGC-PT-04Contratación directa
Gestión contractualProcedimientoGC-PT-06Licitación pública
Gestión contractualProcedimientoGC-PT-07Seguimiento contractual
Gestión contractualProcedimientoGC-PT-08Interventoría a contratos
Gestión contractualProcedimientoGC-PT-09Selección abreviada por características técnicas uniformes subasta inversa presencial
Proceso GR-PR-13Tipo de documentoCódigoNombre del documento
Gestión de tecnologías de la información y de las comunicacionesProcedimientoGR-PT-02Administración y mantenimiento de aplicaciones
Gestión de tecnologías de la información y de las comunicacionesProcedimientoGR-PT-03Administración de redes y telecomunicaciones
Gestión de tecnologías de la información y de las comunicacionesProcedimientoGR-PT-05Servicio de correo electrónico
Gestión de tecnologías de la información y de las comunicacionesProcedimientoGR-PT-07Gestión y administración del centro de cómputo
Gestión de tecnologías de la información y de las comunicacionesProcedimientoGR-PT-08Plan estratégico de sistemas
Gestión de tecnologías de la información y de las comunicacionesProcedimientoGR-PT-09Gestión de proyectos de tecnologías de la información y de las comunicaciones
Gestión de tecnologías de la información y de las comunicacionesProcedimientoGR-PT-10Administración del SIIF
Gestión de tecnologías de la información y de las comunicacionesProcedimientoGR-PT-12Aplicación de planes de contingencia
Gestión de tecnologías de la información y de las comunicacionesProcedimientoGR-PT-13Outsourcing en tecnologías de la información y de las comunicaciones
Gestión de tecnologías de la información y de las comunicacionesProcedimientoGR-PT-14Administración de licencias y medios magnéticos
Gestión de tecnologías de la información y de las comunicacionesProcedimientoGR-PT-15Adquisición de recursos de hardware y software
Gestión de tecnologías de la información y de las comunicacionesProcedimientoGR-PT-16Administración del sistema de información para la vigilancia de la contratación estatal, SICE
Gestión de tecnologías de la información y de las comunicacionesProcedimientoGR-PT-17Generación de políticas de buenas prácticas del manejo de tecnologías de la información y de las comunicaciones
Gestión de tecnologías de la información y de las comunicacionesProcedimientoGR-PT-19Gestión de flujos de información
Proceso GD-PR-15Tipo de documentoCódigoNombre del documento
Gestión documentalGuíaGD-GS-01Elaboración de documentos
Gestión documentalProcedimientoGD-PT-02Control de documentos
Gestión documentalProcedimientoGD-PT-03Organización y conservación de documentos
Gestión documentalProcedimientoGD-PT-04Transferencia primaria
Gestión documentalProcedimientoGD-PT-05Gestión de correspondencia recibida
Gestión documentalProcedimientoGD-PT-06Gestión de correspondencia enviada
Gestión documentalProcedimientoGD-PT-07Transferencia secundaria
Gestión documentalProcedimientoGD-PT-08Consulta y préstamo de documentos
Gestión documentalProcedimientoGD-PT-10Elaboración y actualización de tablas de retención documental
Proceso GJ-PR-16Tipo de documentoCódigoNombre del documento
Apoyo jurídicoProcedimientoGJ-PT-03Administración del normograma interno
Apoyo jurídicoProcedimientoGJ-PT-04Administración del normograma externo

ART. 9º—Documentación de los procedimientos de evaluación. Adoptar la versión número 1 de la documentación correspondiente a los procedimientos de los procesos de evaluación del Ministerio de Relaciones Exteriores y del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores, que a continuación se señalan y que hacen parte integrante de la presente resolución:

Proceso ES-PR-17Tipo de documentoCódigoNombre del documento
Evaluación independiente del SIGProcedimientoES-PT-01Procedimiento para realizar las actividades de auditoría
Evaluación independiente del SIGProcedimientoES-PT-02Procedimiento para fomentar la cultura de autocontrol, autogestión y autorregulación del MRE
Evaluación independiente del SIGProcedimientoES-PT-03Procedimiento para realizar el informe de evaluación del nivel de efectividad y conformidad del SIG
Evaluación independiente del SIGProcedimientoES-PT-04Procedimiento para efectuar seguimientos de ley
Proceso MC-PR-18Tipo de documentoCódigoNombre del documento
Mejora continuaProcedimientoMC-PT-01Procedimiento para administrar las acciones correctivas a través de planes de mejoramiento
Mejora continuaProcedimientoMC-PT-02Procedimiento para realizar la solicitud de acciones correctivas y/o preventivas
Mejora continuaProcedimientoMC-PT-03Procedimiento para mantener y mejorar el modelo de operación por procesos
Mejora continuaProcedimientoMC-PT-04Procedimiento para realizar seguimiento y medición a los procesos
Mejora continuaProcedimientoMC-PT-05Procedimiento para implementar acciones preventivas y correctivas

ART. 10.—Vigencia y derogatorias. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las normas que le sean contrarias.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 30 de septiembre de 2008.

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