Ministerio de Salud y Protección social

RESOLUCIÓN 5094 DE 2017

(Diciembre 5)

“Por la cual se adopta una metodología de reconocido valor técnico para el cálculo de la provisión contable y la evaluación del riesgo procesal de los pasivos contingentes de los procesos judiciales, conciliaciones extrajudiciales y trámites arbitrales en contra del Ministerio de Salud y Protección Social”.

El Ministro de Salud y Protección Social,

en ejercicio de sus facultades legales y, en especial, las conferidas en los artículos 41 de la Ley 489 de 1998 y 194 de la Ley 1437 de 2011 y, en desarrollo del artículo 1º de la Ley 448 de 1998, y

CONSIDERANDO:

Que conforme a lo estipulado por el artículo 1º de la Ley 448 de 1998, “por medio de la cual se adoptan medidas en relación con el manejo de las obligaciones contingentes de las entidades estatales” la Nación deberá incluir en su presupuesto de servicio de deuda, las apropiaciones necesarias para cubrir las posibles pérdidas de las obligaciones o pasivos contingentes, entendidos como pagos sometidos a condición, es decir, que su origen está sujeto a la ocurrencia de un hecho futuro e incierto.

Que en tal sentido, las obligaciones que surjan de procesos judiciales y conciliaciones en donde una entidad del Estado sea parte, adquieren esta cualificación de obligaciones o pasivos contingentes por cuanto su nacimiento depende de la expedición de fallos condenatorios y suscripción de conciliaciones que impliquen para la entidad, el pago de indemnizaciones a terceros.

Que el artículo 194 de la Ley 1437 de 2011, por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, establece que las entidades que constituyan una sección del presupuesto general de la Nación harán una valoración de las contingencias respecto a los procesos judiciales que se adelanten en su contra, con el fin de atender oportunamente las obligaciones dinerarias contenidas en providencias judiciales en firme.

Que frente a lo dispuesto en el capítulo V del manual de procedimientos del régimen de contabilidad pública, adoptado mediante la Resolución 356 de 2007 de la Contaduría General de la Nación, las entidades estatales deberán llevar el registro contable de las cuantías de los procesos adelantados en su contra; este procedimiento establece que las demandas, arbitrajes y conciliaciones extrajudiciales que se interpongan contra la entidad contable pública deben reconocerse en cuentas de orden acreedoras contingentes o cuentas de provisión.

Que de acuerdo a lo anterior las entidades y organismos estatales del orden nacional, deben calificar el riesgo e incorporar el valor de la provisión contable en cada uno de los procesos judiciales que tienen a su cargo, conforme al sistema de información litigiosa “e-Kogui”.

Que en virtud de todo lo anterior se hace necesario adoptar la metodología de reconocido valor técnico para el cálculo de la provisión contable y la evaluación del riesgo procesal de los pasivos contingentes, con el fin de fortalecer la función de control al momento de atender una eventual obligación pecuniaria derivada de un proceso judicial, una conciliación extrajudicial o un trámite arbitral.

Que en mérito de todo lo expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—Objeto. Adoptar la metodología de reconocido valor técnico para la calificación del riesgo y el cálculo de la provisión contable de los pasivos contingentes, derivados de los procesos judiciales, conciliaciones extrajudiciales y trámites arbitrales, en los que sea parte este ministerio.

ART. 2º—Definiciones. Para efectos de aplicar la presente resolución, se deberán tener en cuenta las siguientes definiciones:

a) Calificación del riesgo procesal: es la valoración cualitativa a cargo del apoderado de cada proceso, conforme a los criterios señalados por la metodología técnica, para identificar la probabilidad de pérdida de un proceso en contra de la entidad.

b) Cuentas de orden: en términos contables, son aquellas que se abren para registrar un movimiento de valores, cuando este no afecta o modifica los estados financieros de la entidad pero es necesaria para consignar sus derechos o responsabilidades contingentes y establecer recordatorios en forma contable.

c) Demanda: instrumento que inicia la relación procesal ante un despacho judicial o arbitral del cual se valen los sujetos procesales para ejercer el derecho de acción.

d) e-Kogui: sistema único de gestión e información de la actividad litigiosa del Estado.

e) Inflación proyectada: proyección macroeconómica a cargo del Banco de la República.

f) Metodología de reconocido valor técnico: corresponde a una sucesión de pasos ligados entre sí por un propósito verificable, comparable, operativo y fidedigno encaminado a la medición de partidas específicas en procesos contables que conducen a resultados comprobables que permiten probar o no hipótesis preexistentes en materia contable. Como método implica que este sea verificable por la experiencia, o sea, empírico; comparable por varios sujetos para obtener el mismo resultado; operativo ya que se expresa la operación por cuyo medio llega a determinarse el objeto de que se habla; fidedigno ya que está formulado de tal manera que, dadas las condiciones expuestas en él, cualquier persona pueda distinguir el objeto definido de los demás objetos.

g) Pasivos contingentes: obligaciones de pago sometidas a condición, es decir, que su origen está sujeto a la ocurrencia de un hecho futuro e incierto, como la expedición de fallos condenatorios y suscripción de conciliaciones que impliquen el pago de indemnizaciones a terceros.

h) Pretensiones determinadas: aquellas por las cuales se solicita el reconocimiento de un derecho que ha sido definido claramente en la solicitud de conciliación o en la demanda.

i) Pretensiones indeterminadas: aquellas por las cuales se solicita el reconocimiento de un derecho que no ha sido definido claramente en la solicitud de conciliación o en la demanda.

j) Pretensiones que incluyen prestaciones periódicas: aquellas por las cuales se solicita el reconocimiento y pago de derechos cuyo cumplimiento es continuo en el tiempo.

k) Provisión contable: son los pasivos a cargo de este ministerio que están sujetos a condiciones de incertidumbre en relación con su cuantía o vencimiento.

l) Probabilidad de pérdida de un proceso: valoración porcentual derivada de la calificación del riesgo procesal que indica en mayor o menor proporción la tasa de éxito o fracaso futuro de un proceso en contra de la entidad.

m) Tasa de condena esperada de pretensiones: valoración económica realizada por el apoderado de la entidad de las pretensiones solicitadas, teniendo en cuenta los criterios técnicos y jurisprudenciales necesarios para estimar el monto de la posible condena en caso de pérdida.

n) Tasa de descuento: factor financiero que se utiliza para determinar el valor del dinero en el tiempo, en este caso, para calcular el valor actual del capital futuro. La tasa de descuento que se utilizará para el procedimiento corresponde a la tasa vigente al momento del registro de los títulos “TES” cero cupón a 5 años en pesos que publica el Banco de la República.

ART. 3º—Metodología para el cálculo de la provisión contable. Tras la contestación de la demanda se debe realizar el registro contable. En el evento en el que se profiera una sentencia, o cuando en el proceso existan elementos probatorios, jurisprudenciales o sustanciales que modifiquen su probabilidad de pérdida, se deberá actualizar dicha provisión contable. En todos los casos, deberán ser los apoderados de cada proceso los encargados de evaluar la calificación del riesgo procesal y, junto con el área financiera, determinar la provisión contable con el objetivo de que haya congruencia entre estos dos elementos.

La metodología consta de los siguientes pasos:

a) Determinar el valor de las pretensiones.

b) Ajustar el valor de las pretensiones.

c) Calcular la probabilidad de pérdida de un proceso.

d) Registrar del valor de las pretensiones.

PAR.—Esta metodología excluye:

a) Los procesos en los cuales este ministerio actúe en calidad de demandante.

b) Aquellos en donde no hay pretensiones económicas que genere erogación.

c) Las conciliaciones judiciales.

d) Los trámites relacionados con extensión de jurisprudencia.

ART. 4º—Determinación del valor de las pretensiones. El apoderado del proceso está a cargo de la determinación del valor total de las pretensiones de la demanda para lo cual deberá tener en cuenta los diferentes tipos de pretensiones y la forma en que deben calcular el valor total:

a) Pretensiones determinadas: el apoderado del proceso sumará todas las pretensiones de la demanda para definir el valor total de estas.

b) Pretensiones indeterminadas: de ser posible, el apoderado del proceso debe aproximar el valor de las pretensiones de la demanda teniendo en cuenta, entre otros: datos históricos de situaciones similares, sentencias precedentes y doctrina jurisprudencial, siempre y cuando dichas pretensiones tengan y puedan generar una erogación económica para la entidad.

c) Pretensiones periódicas laborales: el apoderado del proceso debe tasar el valor de los dineros adeudados, para lo cual se toma como referencia para el inicio del cálculo, la fecha indicada por el demandante desde la cual se adeuda la pretensión solicitada y, como fecha final, la estimada para el pago.

PAR.—En todos los casos, con independencia de si es posible determinar o no el valor de la pretensión, se debe garantizar que la información obtenida sea comunicada a la subdirección financiera de este ministerio, una vez sea contestada la demanda.

ART. 5º—Ajustes del valor de las pretensiones. Para ajustar el valor de las pretensiones, el apoderado del proceso debe indexar el valor de estas, luego efectuar la tasación real y, por último, con base en la duración estimada del proceso, expresar el valor anterior en valor presente neto.

ART. 6º—Indexación de las pretensiones. Con el fin de indexar el valor de las pretensiones de la demanda a la fecha actual, se debe dividir el índice de precios al consumidor, IPC, certificado por el Departamento Administrativo Nacional de Estadística, DANE, para el mes inmediatamente anterior a la fecha presente, entre el IPC certificado por el DANE para el mes en el cual se presentó la demanda. La cifra resultante se multiplica por el valor de las pretensiones que se pretenden actualizar. El resultado es el valor indexado de las pretensiones de la demanda. Para este procedimiento, se debe tener en cuenta la siguiente ecuación:

RES 5094 MSPSF1
 

ART. 7º—Tasación real de las pretensiones. Para hacer la tasación real de las pretensiones, cuando están sobreestimadas o subestimadas por el actor, según sea el caso, el apoderado debe multiplicar el valor de las pretensiones indexadas —indicado en el paso anterior— por el valor resultante de la relación condena/pretensión de ese tipo de proceso. La relación condena/pretensión se calcula mediante la división del valor histórico de condena entre el valor histórico de pretensiones o por su disminución o aumento porcentual; valores establecidos conforme al criterio del apoderado y a bases estadísticas que se encuentran en el sistema de información litigiosa e-Kogui y en el aplicativo CRM Microsoft Dynamics. El valor que se obtiene al realizar el anterior procedimiento corresponde a la pretensión ajustada. Para realizar este procedimiento, debe tenerse en cuenta la siguiente ecuación:

RES 5094 MSPSF2
 

En caso de no contar con bases estadísticas para realizar el cálculo, el apoderado deberá estimar, con base en su experiencia, el valor que efectivamente se tendría que pagar en caso de ser condenado y utilizar este monto como referencia para los registros contables.

ART. 8º—Valor real ajustado. El apoderado debe calcular la duración probable del proceso judicial o arbitral, desde la fecha de admisión de la demanda y proyectar el valor que deberá pagar la entidad en la fecha estimada de finalización del proceso, utilizando como base la tasación real de pretensiones, valor obtenido anteriormente y traerlo a valor presente aplicando la siguiente fórmula:

RES 5094 MSPSF3
 

ART. 9º—Calculo de la probabilidad de pérdida de un proceso. El apoderado calificará el nivel de los riesgos que a continuación se describen, de cada uno de los procesos a su cargo, teniendo en cuenta los siguientes niveles:

a) Alto: Si la valoración que hace el apoderado de la probabilidad de perderlo es superior al 50%.

b) Medio alto - Medio bajo: Si la valoración que hace el apoderado de la probabilidad de perderlo se encuentra entre el 25% y el 50%.

c) Bajo: Si la valoración que hace el apoderado de la probabilidad de perderlo es inferior a 25%.

Conforme a los niveles de riesgo, el apoderado debe evaluar los siguientes criterios:

a) Riesgos de pérdida del proceso por relevancia jurídica de las razones de hecho y de derecho expuestas por el demandante.

Alto: Existe relevancia jurídica y completitud en los hechos y normas que sustentan las pretensiones del demandante.

Medio - Alto: Existen normas, pero no existen hechos ciertos y completos que sustenten las pretensiones del demandante.

Medio - Bajo: Existen muchos hechos ciertos y completos, pero no existen normas que sustenten las pretensiones del demandante.

Bajo: No existen hechos ni normas que sustenten las pretensiones del demandante.

b) Riesgo de pérdida del proceso asociado a la contundencia, congruencia y pertinencia de los medios probatorios que soportan la demanda.

Alto: El material probatorio aportado en la demanda es contundente, congruente y pertinente para demostrar los hechos y pretensiones de la demanda.

Medio - Alto: El material probatorio aportado en la demanda es suficiente para demostrar los hechos y pretensiones de la demanda.

Medio - Bajo: El material probatorio aportado en la demanda es insuficiente para demostrar los hechos y pretensiones de la demanda.

Bajo: El material probatorio aportado en la demanda no es contundente, congruente ni pertinente para demostrar los hechos y pretensiones de la demanda.

c) Presencia de riesgos procesales y extraprocesales.

Se pueden identificar como riesgos procesales y extraprocesales, los que afectan la defensa del Estado:

1. Posición del juez de conocimiento: existencia de elementos que afectan la objetividad del juez en razón a su edad, origen regional, filiación política y/o religiosa, ideología, pertenencia a grupos socioculturales o intereses económicos.

2. Presencia de medidas de protección transitoria a favor del demandante como acción de tutela y/o medidas cautelares.

3. Corrupción.

4. Probabilidad de revocatoria del fallo favorable o ratificación del desfavorable en segunda instancia o recurso extraordinario.

5. Medidas de descongestión judicial.

6. Cambio del titular al despacho.

El riesgo procesal y extraprocesal se clasificará así:

Alto: Cuando se presentan algunos de los eventos (1), (2) y/o (3).

Medio - Alto: Cuando se presenta solamente el evento (4).

Medio - Bajo: Cuando se presente el evento (5), o el evento (6).

Bajo: Cuando no se presenta ninguno de los eventos mencionados.

d) Riesgo de pérdida del proceso asociado al nivel de jurisprudencia.

Incidencia de los precedentes jurisprudenciales respecto de un proceso y que afirma la posición de la parte demandante.

Alto: Existe suficiente material jurisprudencial que soporta fallos desfavorables para los intereses del Estado; principalmente sentencias de unificación o de constitucionalidad.

Medio - Alto: Se han presentado al menos tres fallos de casos similares en un mismo sentido que podrían definir líneas y tendencias jurisprudenciales desfavorables para los intereses del Estado.

Medio - Bajo: Se han presentado entre uno y dos casos similares que podrían definir tendencias jurisprudenciales desfavorables para los intereses del Estado.

Bajo: No existe ningún precedente jurisprudencial.

PAR.—Una vez realizada esta calificación, se obtiene la probabilidad de pérdida del proceso.

ART. 10.—Registro del valor de las pretensiones. Teniendo en cuenta la probabilidad de pérdida del proceso, el apoderado deberá realizar el registro del mismo en “e-Kogui”, conforme a la información registrada en CRM Microsoft Dynamics que es el sistema de información de procesos que permite un control administrativo al grupo de defensa legal de este ministerio, así:

a) Si la probabilidad de pérdida se califica como alta (más del 50%), el apoderado registra el valor de las pretensiones ajustado como provisión contable en “e-Kogui”, y en CRM Microsoft Dynamics.

b) Si la probabilidad de pérdida se califica como media (superior al 25% e inferior al 50%), el apoderado registrará el valor “0” en “e-Kogui”, pero en CRM Microsoft Dynamics registrará el valor de la pretensión ajustada.

c) Si la probabilidad de pérdida se califica como baja (entre el 10% y el 25%), el apoderado registrará el valor “0” en “e-Kogui”, pero en CRM Microsoft Dynamics deberá registrar el valor de la pretensión ajustada.

d) Si la probabilidad de pérdida se califica como remota (inferior al 10%), el apoderado registrará el valor “0” tanto en “e-Kogui”, como en CRM Microsoft Dynamics. De igual forma se hará en la base de control de proceso de CRM Microsoft Dynamics; no obstante, el grupo de contabilidad del Ministerio de Salud y Protección Social no deberá registrar esta información.

PAR.—Si la probabilidad de pérdida se califica como alta, media o baja se comunicará el valor de la pretensión ajustada al grupo de contabilidad de este ministerio para que sea registrado como cuenta de orden.

ART. 11.—Oportunidad y actualización. Teniendo en cuenta la probabilidad de pérdida del proceso, el apoderado deberá realizar la calificación con la indicación de la cuantía estimada del proceso y el monto de la provisión contable. Igualmente revisará, con una periodicidad no superior a tres (3) meses, cada proceso con el propósito de constituir las responsabilidades contingentes, variaciones en la calificación del riesgo y provisión contable.

En el evento en que se profiera una sentencia o cuando en el proceso existan elementos probatorios, jurisprudenciales o sustanciales que modifiquen su probabilidad de pérdida, se deberá actualizar de inmediato la provisión contable.

PAR.—Para todos los casos, será el apoderado de cada proceso, el encargado de evaluar la calificación del riesgo procesal, determinar la provisión contable y reportarla con una periodicidad no superior a tres (3) meses a la coordinación del grupo de defensa legal que consolidará la información y la remitirá al grupo de contabilidad de este ministerio dentro de los diez (10) días calendario siguientes al cierre trimestral con corte a marzo, junio, septiembre, diciembre y este a su vez, realizará la verificación y cruces contables pertinentes.

ART. 12.—Reglas adicionales. Para determinar los valores a provisionar, adicionalmente se tendrán en cuenta las siguientes indicaciones:

a) Los procesos judiciales cuyas pretensiones son de carácter indeterminado y en los casos en los que no sea posible su cálculo, deberá ingresarse el valor de “0” en el campo de captura del “e-Kogui” y CRM Microsoft Dynamics, y reflejarse como nota a los estados financieros.

b) Todo proceso que se pierda en primera instancia por parte de la entidad, se deberá provisionar por el valor de la condena y el mismo será registrado por el apoderado en el campo de captura del “e-Kogui” y en CRM Microsoft Dynamics.

c) Si el proceso se gana en primera o segunda instancia y el demandante apela o interpone un recurso extraordinario, se mantendrá el resultado del cálculo de la provisión contable antes del fallo correspondiente.

d) En caso de que existan múltiples entidades demandadas frente a un mismo proceso, el apoderado de este ministerio debe hacer el mismo ejercicio, teniendo en cuenta la probabilidad de condena de la entidad en el proceso y no solamente la probabilidad de pérdida del proceso en general. El valor de la provisión contable nunca se suma con lo estimado por otras entidades.

e) No se deben provisionar los procesos en los cuales la entidad actúa en calidad de demandante, y en dicho evento deberá ingresarse el valor “0” en el campo de captura del “e-Kogui” y en CRM Microsoft Dynamics.

ART. 13.—Provisión contable para conciliaciones extrajudiciales. Una vez exista un acuerdo conciliatorio, el apoderado deberá valorar el riesgo de que este sea aprobado por vía judicial y registrar contablemente el valor aprobado en sede del Comité de conciliación de este ministerio.

ART. 14.—Ajuste al registro financiero. En caso de que el valor de la pretensión ajustada de un proceso judicial, implique que se refleje un resultado negativo en los estados financieros a causa de dicha provisión, teniendo en cuenta que se trata de una contingencia en la cual no existe certeza de su resultado, esta se registrará como cuenta de orden, y deberá reflejarse como nota a los estados financieros.

ART. 15.—Información a la subdirección financiera. Una vez finalizado el proceso, se deberá informar a la subdirección financiera de este ministerio sobre el valor a registrar como un pasivo real en los estados financieros de esta entidad.

ART. 16.—Vigencia. La presente resolución rige a partir de su publicación.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 5 de diciembre de 2017.