RESOLUCIÓN 5123 DE 2000 

(Noviembre 9)

“Por la cual se reglamenta el procedimiento de expedición de copias, las consultas de los índices de propietarios e inmuebles; la devolución de dineros cobrados en exceso, los recaudos adicionales en las oficinas de registro de instrumentos públicos y se dictan otras disposiciones”.

La Superintendente de Notariado y Registro,

en ejercicio de sus facultades legales y en especial las conferidas en los numerales 3º, 16 y 24 del artículo 9º del Decreto 2158 de 1992, y

CONSIDERANDO QUE:

De conformidad con lo establecido en el artículo 27 del Decreto 2158 de 1992, las oficinas de registro de instrumentos públicos son dependencias de la Superintendencia de Notariado y Registro.

Mediante Decreto 1428 de julio 26 de 2000, el Gobierno Nacional fijó los derechos por concepto del ejercicio de la función registral y dictó otras disposiciones.

Dicha normatividad establece que por parte de esta entidad se reglamenten los procedimientos para la expedición de copias de los documentos que reposan en los archivos de las oficinas de registro; las consultas de los índices de propietarios y de inmuebles; la devolución de dineros cobrados en exceso, los cancelados cuando el documento no es legalmente admisible, o cuando la liquidación fuere mayor a la establecida en la tarifa legal, o porque se paguen valores no debidos, o no se expida el certificado de tradición; así mismo, implementar el sistema de recaudos adicionales o cobros de mayor valor.

El artículo 57 del Decreto-Ley 1250 de 1970, consagra que los registradores de instrumentos públicos permitirán el examen de los elementos de su archivo, entre los cuales se encuentran los folios de matrícula inmobiliaria en medio magnético o en cartulina, para lo cual se hace necesario establecer el procedimiento correspondiente.

El recaudo de los dineros percibidos por concepto del ejercicio de la función registral deberá ceñirse a lo estipulado en la tarifa legal vigente.

El manual de funciones para las oficinas de registro de instrumentos públicos del país contenido en la Resolución 2687 de julio 28 de 1998, de esta superintendencia, establece como obligación del registrador, en aquellos lugares donde no exista división jurídica y para éstas, la de “verificar la liquidación de los derechos de registro y ordenar su corrección cuando fuere necesario”.

Así mismo, dicha resolución consagra como función para los jefes de división administrativa, o quien haga sus veces en aquellas oficinas donde no exista dicho cargo, la de “supervisar el recaudo de ingresos por derechos de registro y expedición de certificados”.

Se hace necesario unificar en un solo acto administrativo el trámite a seguir para la devolución de dineros al público cuando el documento se devuelve sin registrar, se recauden valores en exceso, por el cobro indebido de derechos de registro; así como también, el de los recaudos adicionales cuando la suma cobrada sea inferior a la que realmente debe pagar el usuario al solicitar la inscripción de un documento tanto por derechos como por impuesto de registro o la expedición de un certificado de tradición.

A través de la Resolución 3807 de agosto 10 de 2000, esta superintendencia reglamentó el procedimiento de expedición de copias, las consultas de los índices de propietarios e inmuebles, la devolución de dineros cobrados en exceso, los recaudos adicionales en las oficinas de registro de instrumentos públicos y se dictaron otras disposiciones.

Se requiere disponer la modificación de algunos de los procedimientos establecidos en la última providencia citada, e incluir otros, con el fin de propender por la eficacia y celeridad de la función registral en beneficio del usuario de este servicio público.

Por lo expuesto, en uso de sus facultades legales este despacho,

RESUELVE:

CAPÍTULO I

Expedición de copias, consulta de índices y de folios de matrícula

ART. 1º—Expedición de copias. Toda solicitud de expedición de copias de documentos, contendrá los datos requeridos en el formato establecido por esta superintendencia y cumplirá el siguiente trámite:

a) La petición se presentará en la sección de atención de consultas inmediatas o la que haga sus veces, donde se le asignará un turno de radicación dentro de este mismo consecutivo, por la opción de “otros recaudos”; de allí se remite a la dependencia competente para que se realice la búsqueda en los archivos de la oficina y se establezca el número de páginas a reproducir, determinándose así el valor de los derechos a recaudar.

b) En el formato se anotará el costo de las copias solicitadas, el cual se entregará al interesado para efecto de su cancelación en la ventanilla recaudadora.

c) Acreditado el pago, se dispondrá la entrega de la documentación requerida, dentro de los términos de ley.

PAR. 1º—Se entenderá que el interesado desiste de su petición, cuando transcurridos dos (2) meses contados a partir de la solicitud, no acredite el pago respectivo, de lo cual el registrador dejará expresa constancia en el memorial petitorio de las copias.

PAR. 2º—En la expedición de copias solicitadas por entidades exentas, se someterá al término prudencial señalado por el registrador en consideración a la cantidad y urgencia de las mismas.

PAR. 3º—El procedimiento aquí establecido no obsta para que el registrador de instrumentos públicos atienda la solicitud de copias en un tiempo menor al señalado por la ley, de acuerdo con el recurso humano y técnico con que cuente en su respectiva oficina.

ART. 2º—Consulta de los índices de propietarios y de inmuebles. La respuesta a las consultas formuladas por los particulares, tendientes a obtener el número de matrícula inmobiliaria con base en el nombre o documento de identificación del titular del derecho, o la dirección del predio, sin consideración a que del resultado de la búsqueda se obtenga uno o más folios de matrícula inmobiliaria para un mismo propietario, se tramitarán de la siguiente manera:

En forma inmediata:

En todas las oficinas de registro del país, las consultas se atenderán en forma inmediata hasta un máximo de tres (3) solicitudes por peticionario, previo el siguiente procedimiento:

El interesado diligenciará el formato creado para tal fin, que entregará al funcionario de ventanilla encargado de efectuar el recaudo por este concepto, quien radicará la solicitud y la liquidará teniendo en cuenta que los derechos se causarán por cada inmueble (nombre o dirección) o nombre (persona natural o jurídica, cédula o NIT) que comprenda la consulta.

Pagados los derechos, el usuario presentará su petición al funcionario encargado de suministrar dicha información, quien dejará constancia en el mismo formato del número(s) de matrícula(s) que resulte(n) de la consulta efectuada a los índices de propietarios o de inmuebles.

Solicitud múltiple:

Para responder la solicitud de consultas de cuatro (4) a treinta (30) inmuebles o propietarios, el registrador a través de la división operativa o del funcionario que haga sus veces, dispondrá del término de cuatro (4) días, siguientes a la radicación de la petición y su pago.

Si la solicitud de que se trate supera dicho número, éstas se resolverán en un lapso que no podrá exceder de treinta (30) días.

ART. 3º—Consulta de folios de matrícula inmobiliaria. Los registradores de instrumentos públicos deberán implementar en sus respectivas oficinas la consulta de los folios de matrícula inmobiliaria, servicio que se prestará previa la cancelación en caja de los derechos correspondientes a toda consulta, es decir, la suma de quinientos pesos moneda corriente ($ 500) por cada folio de matrícula que el interesado pretenda consultar.

El examen de los folios, se hará dentro del horario señalado por esta entidad para la atención al público, siempre que con ello no se afecte la prestación normal del servicio por limitaciones de orden técnico o de personal.

ART. 4º—Radicación. El número de radicación asignado a las solicitudes presentadas para expedición de copias, la consulta de los índices de propietarios y de inmuebles, así como las de los folios de matrícula inmobiliaria, será distinta de la establecida para la inscripción de documentos y certificados.

En las oficinas donde se radique en forma manual, se llevará un (1) libro diario radicador de consultas, donde se anotará el número del turno, fecha, nombre del solicitante, matrícula sobre la cual se hizo la consulta, cuando sea del caso, y valor recaudado.

CAPÍTULO II

De los recaudos de mayor valor

ART. 5º—Recaudos adicionales por derechos de registro. Cuando en ejercicio de la función calificadora se establezca que la suma cobrada por concepto de derechos de registro sea inferior a la tarifa legal vigente, la división jurídica o el registrador según el caso, ordenará la corrección de la liquidación, para lo cual se diligenciará un comprobante en el que se dispondrá el cobro del mayor valor y su recaudo se efectuará por la división administrativa o el funcionario que haga sus veces.

El funcionario calificador suspenderá la inscripción del documento y procederá al bloqueo del folio(s) magnético, o su custodia si se trata de folio en cartulina, elaborando nota devolutiva en original y copia, de las cuales se enviará, el original para la ventanilla de entrega de documentos y, la copia junto con sus anexos se remitirá al despacho del registrador quien en forma directa y personal se encargará de su custodia y control, a través de un libro o listado y velará por su efectivo recaudo. Una vez realizado el pago, se continuará con el proceso de registro en los términos de ley.

Si transcurridos los dos (2) meses de que trata el artículo 13 del Decreto 1 de 1984, contados a partir de la radicación del documento, el usuario no los cancela, la oficina de registro procederá a la devolución del documento sin registrar.

ART. 6º—Recaudos Adicionales por impuesto de registro. En las oficinas de registro de instrumentos públicos que por disposición de la asamblea departamental les corresponda cobrar el impuesto de registro, el recaudo de los mayores valores se efectuará de la manera prevista en el artículo quinto de esta providencia.

Cuando exista falsa motivación o error de la oficina de registro en la devolución de un documento, se restituirá el turno inicialmente asignado mediante resolución motivada y no se causarán por este concepto intereses corrientes y/o moratorios en el impuesto de registro, según el caso.

ART. 7º—Responsabilidad disciplinaria. El funcionario por cuya omisión se dejare de recaudar los dineros correspondientes al mayor valor debido, por los usuarios del servicio, responderá disciplinariamente.

CAPÍTULO III

Devolución de dineros al público

ART. 8º—Trámite. Para la devolución o reintegro al usuario de los dineros pagados por concepto tanto de impuesto como por derechos de registro cuando el documento no es legalmente admisible, o la liquidación fuere mayor a la establecida en la tarifa legal, o porque se paguen valores no debidos, o no se expida el certificado de tradición, se procederá así:

a) Solicitud escrita formulada por los intervinientes o quien legalmente acredite el pago o su apoderado, o el representante legal debidamente acreditado en caso de personas jurídicas, o por el acreedor y deudor cuando se trate de documentos contentivos de la constitución de gravámenes hipotecarios.

En todos los casos se indicará específicamente el nombre e identidad de la persona a favor de quien se girará el cheque, cuando a ello haya lugar, dirigida al registrador o al jefe de la división administrativa en donde exista dicho cargo.

b) Presentación de la copia o fotocopia simple del instrumento público cuyo registro se solicitó, al que se acompañará los comprobantes de pago originales y la copia del acto administrativo contentivo de las razones de orden legal en que se fundamenta el rechazo (nota devolutiva), cuando a ello haya lugar.

c) El registrador ordenará la devolución y el pago de los dineros mediante resolución motivada, que contendrá las razones de hecho y de derecho que la fundamentan.

PAR.—El funcionario calificador que al momento de revisar la liquidación tanto de derechos como de impuesto de registro, establezca el cobro en exceso de dineros por estos conceptos, elaborará nota que anexará al documento a efectos de que el usuario tramite la respectiva devolución.

ART. 9º—Del pago. Las sumas a pagar al usuario por la devolución de dineros de que trata el presente capítulo, se tomarán del recaudo diario, previo el procedimiento administrativo establecido en el artículo 8º de esta resolución y cumplidos los requisitos de ley siempre que el valor de la devolución no supere la cuantía de cinco (5) salarios mínimos mensuales legales vigentes.

De superarse esta cuantía, para la devolución de derechos de registro, el registrador adelantará el trámite administrativo cumplido el cual, enviará requerimiento de delegación especial con una copia de la resolución motivada de devolución a la división administrativa y financiera de la superintendencia con el fin de que esta última le sitúe en la cuenta gastos los recursos pertinentes. Una vez recibidos los dineros, el registrador girará a más tardar al día siguiente hábil el cheque correspondiente, con sello restrictivo “páguese únicamente al primer beneficiario”, si se trata de personas naturales; para personas jurídicas, cualquiera que sea su cuantía, el cheque llevará sello de cruce restrictivo “consígnese únicamente en la cuenta del primer beneficiario”.

El anterior procedimiento deberá surtirse en un plazo máximo de quince (15) días contados desde la solicitud elevada por el usuario. El registrador remitirá copia de la resolución a la división administrativa y financiera, quien en el término de tres (3) días situará los dineros para efectuar el pago de que se trate.

Entratándose de la devolución de dineros por concepto de impuesto de registro, cuando la cuantía supere la suma de cinco (5) salarios mínimos mensuales legales vigentes, el registrador ordenará el giro a través de la cuenta del impuesto de registro con destino al usuario, previo el procedimiento administrativo contemplado para la devolución de los derechos de registro.

CAPÍTULO IV

Disposiciones especiales

ART. 10.—Reimpresión de certificados de libertad. Queda prohibida la reimpresión de certificados de libertad sin la debida justificación. La nueva expedición que se origine por error de digitación del cajero o por fallas en el sistema automatizado, deberá ordenarse exclusivamente por el jefe de la división operativa, o por quien haga sus veces donde no exista dicho cargo, una vez se acredite la necesidad de la misma, dejando constancia de este hecho en el conformador de recaudos o boletín diario de caja.

ART. 11.—Expedición de certificados para entidades exentas. Las oficinas de registro que cuentan con el sistema de folio magnético, atenderán las solicitudes de certificados de tradición presentadas por entidades exentas del pago de los respectivos derechos, expidiendo impresión del folio en la que se indicará “copia simple a solicitud de entidad exenta, órganos de control o judiciales”, según el caso, por cada uno de los folios de matrícula inmobiliaria requeridos.

Entratándose de las oficinas de registro que todavía cuentan con folio de matrícula en cartulina, atenderán dichas solicitudes expidiendo fotocopia simple del mismo, sobre la que se impondrá un sello, que indique: “copia simple a solicitud de entidad exenta, órganos de control o judiciales”, según se trate.

Del cumplimiento de lo aquí preceptuado serán responsables el registrador y el jefe de la división operativa, donde exista dicho cargo.

ART. 12.—Apertura de cuenta corriente por impuesto de registro. La división administrativa y financiera de la Superintendencia de Notariado y Registro, autorizará a los registradores de instrumentos públicos a quienes la respectiva asamblea departamental les haya delegado esta labor, la apertura de una cuenta corriente destinada exclusivamente al manejo del recaudo del impuesto de registro.

ART. 13.—Responsabilidad del manejo de la cuenta corriente y del recaudo del impuesto de registro. La cuenta del impuesto de registro será administrada y manejada exclusivamente por el registrador de instrumentos públicos y el jefe de la división administrativa o quien haga sus veces. Igualmente tendrán a su cargo el control del recaudo y el giro de los fondos que se recepcionen por este concepto así como la supervisión y custodia de dichos fondos.

ART. 14.—De los traslados de cuenta producto. Los dineros recibidos en las oficinas de registro por concepto de la función registral, se trasladarán quincenalmente a la respectiva cuenta producto de la superintendencia así: El día siguiente hábil después del quince (15), el valor total correspondiente a la primera quincena y el primer día hábil del siguiente mes, el total de la segunda quincena incluyendo lo percibido el último día del mes a trasladar.

ART. 15.—De la vigilancia. La superintendencia delegada para el registro verificará a través de las visitas de inspección y vigilancia el cumplimiento de lo aquí dispuesto.

ART. 16.—Vigencia. Esta resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga las resoluciones 1717 del 22 de mayo de 1981 y 3807 de agosto 10 de 2000; los artículos 13, 22, 29 en sus literales f) y g) y el 31 de la Resolución 4667 de 31 de agosto de 1994; los artículos 1º, 4º, 10, 14 y 20 de la Resolución 897 de marzo 12 de 1996 y la 1918 de mayo 7 de 1999, esta última en lo atinente al valor de las copias expedidas por las oficinas de registro de instrumentos públicos; así mismo las demás disposiciones que le sean contrarias.

Comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 9 de noviembre de 2000.

_____________________________________