RESOLUCIÓN 513 DE 2016

 

Departamento Administrativo para la Prosperidad Social

RESOLUCIÓN 513 DE 2016

(Marzo 1º)

“Por la cual se crea el comité de donaciones, se reglamenta la gestión de las donaciones en especie entregadas al Departamento Administrativo para la Prosperidad Social”.

La Directora General del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social,

en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial las conferidas por la Ley 489 de 1998, el Decreto 2559 de 2015, el Decreto 1562 de 2014, demás normas concordantes y,

CONSIDERANDO:

Que la Constitución Política de Colombia establece en el artículo 13 que el Estado promoverá las condiciones para que la igualdad sea real y efectiva y adoptará medidas en favor de grupos discriminados o marginados; y que protegerá especialmente a aquellas personas que por su condición económica, física o mental, se encuentren en circunstancia de debilidad manifiesta.

Que el literal d) del artículo 204 del Decreto 2685 de 1999, modificado por el Decreto 1012 de 2004 faculta al Departamento Administrativo para la Prosperidad Social(1), para recibir activos en especie en calidad de donación de origen internacional como ayuda humanitaria a través de la modalidad de “entregas urgentes”.

Que mediante el Decreto 2559 de 2015 se fusionó la Agencia Nacional para la Superación de la Pobreza Extrema (ANSPE) y la Unidad Administrativa para la Consolidación Territorial (UACT) en el Departamento Administrativo para la Prosperidad Social.

Que el Departamento Administrativo para la Prosperidad Social tiene como objetivo dentro del marco de sus competencias y de la ley, formular, adoptar, dirigir, coordinar y ejecutar las políticas, planes, programas y proyectos para la inclusión social y la reconciliación en términos de la superación de la pobreza y la pobreza extrema, la atención de grupos vulnerables, la atención integral a la primera infancia, infancia y adolescencia, el desarrollo territorial y la atención u reparación a víctimas del conflicto armado a las que se refiere el artículo 3º de la Ley 1448 de 2011, el cual desarrollará directamente o a través de sus entidades adscritas o vinculadas, en coordinación con las demás entidades y organismos del Estado competentes.

Que mediante Resolución 83 del 19 de enero de 2016, expedida por la directora del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social se creó el grupo interno de trabajo de cooperación internacional y donaciones, adscrito a la dirección de gestión y articulación de la oferta social, encargado de garantizar que los bienes en especie recibidos en calidad de donación, de origen nacional o internacional, sean orientados a los programas y proyectos que desarrolla el Departamento Administrativo para la Prosperidad Social y el sector de inclusión social y reconciliación.

Que la Corte Constitucional en Sentencia C-543 de 2001, ha manifestado que el ámbito del artículo 355 de la Constitución no significa la extinción benéfica del Estado, por tanto, no estima una violación a la norma referida “cuando el Estado otorga subsidios, estímulos económicos, ayudas o incentivos, en razón del cumplimiento de deberes o principios de origen constitucional que describen actividades públicas irrenunciables”.

Que así mismo es un objetivo del plan nacional de desarrollo la superación de la pobreza extrema y la consolidación de la paz en todo el territorio nacional, la seguridad y la plena vigencia de los derechos humanos y la protección de las víctimas del conflicto, los desplazados, atendiendo, entre otros, la necesidad de protección y garantía de los derechos fundamentales reconocidos por nuestra Carta Política en este ámbito y por la jurisdicción constitucional en sus fallos.

Que mediante la Resolución 512 del 1º de marzo de 2016 se adopta el reglamento operativo para el manejo y control administrativo de los bienes de propiedad del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social; propiedad, planta y equipo, inventarios, bienes de consumo e intangibles.

Que se hace necesario modificar la reglamentación interna sobre el manejo de las donaciones, con el fin de generar mayor eficiencia, eficacia y oportunidad en la entrega de los bienes otorgados en donación a la población objeto de atención del sector de inclusión social y reconciliación.

Que de acuerdo con lo anterior es procedente realizar ajustes tanto a la conformación y la reglamentación del comité de donaciones, así como a la reglamentación para la gestión y el manejo operativo de las donaciones recibidas por el Departamento Administrativo para la Prosperidad Social.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—Alcance. Establecer el reglamento para el manejo de las donaciones en especie entregadas al Departamento Administrativo para la Prosperidad Social por parte de donantes públicos o privados, nacionales o extranjeros, con destino a la población pobre y vulnerable beneficiaria del sector administrativo de inclusión social y reconciliación.

ART. 2º—Objeto. El grupo de cooperación internacional y donaciones tendrá como objetivo gestionar en calidad de donación bienes en especie pertinentes para contribuir al mejoramiento de las condiciones sociales y económicas de la población beneficiaria de los programas misionales del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social y sus entidades adscritas, así como la Consejería Presidencial para la Primera Infancia de la Presidencia de la República.

ART. 3º—Bienes en especie objeto de gestión. Serán objeto de trámite todos aquellos bienes en especie, diferentes a bienes inmuebles, que sean pertinentes y demandados por los proyectos misionales de las subdirecciones generales del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social, sus entidades adscritas, y la Consejería para la Primera Infancia de la Presidencia de la República para el beneficio de la población objeto del sector de inclusión social y reconciliación.

ART. 4º—Destinación. Los bienes recibidos en calidad de donación se orientarán a apoyar, fortalecer y complementar:

a. La inclusión productiva de la población pobre, pobre extrema, vulnerable y víctima de la violencia.

b. Las actividades de prevención, atención humanitaria de emergencias, retornos y reubicaciones y procesos de reconciliación y consolidación territorial.

c. La inclusión social de la población pobre, pobre extrema, vulnerable, primera infancia, infancia y adolescencia y víctima de la violencia.

d. Las iniciativas e intervenciones sociales lideradas por la Consejería para la Primera Infancia de la Presidencia de la República.

ART. 5º—Sobre la operación. Para la identificación, definición y articulación de las demandas con la oferta de bienes recibidos en calidad de donación, se desarrollarán espacios de concertación en el nivel nacional o territorial, que permitan beneficiar a las poblaciones objeto de intervención acorde a sus necesidades. Las reuniones se desarrollarán con:

1. Los grupos internos de trabajo adscritos a las subdirecciones generales y direcciones técnicas del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social y sus proyectos misionales.

2. Las direcciones regionales del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social.

3. Las entidades adscritas al Departamento Administrativo para la Prosperidad Social que beneficien población objetivo del sector de inclusión social y reconciliación, para lo cual, según el caso, se podrán suscribir acuerdos o convenios interadministrativos.

4. La Consejería para la Primera Infancia de la Presidencia de la República.

ART. 6º—Gestión de oferta de bienes en especie: Para atender la demanda identificada, el grupo interno de trabajo de cooperación internacional y donaciones gestionará bienes en especie con la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) y/o con otras personas naturales y jurídicas de derecho público y privado, de carácter nacional o internacional.

Las entidades privadas o las personas naturales deben presentar por escrito la oferta de la donación donde se describa la intención, con las especificaciones de los bienes objeto de la misma, las cantidades, los valores unitarios y los valores totales. En caso de requerir certificado de la donación este será expedido por la subdirección financiera, una vez los bienes objeto de donación se hayan recibido y registrado en los estados financieros de la entidad. El certificado de donación se expedirá de acuerdo con lo establecido en el estatuto tributario y demás normas que lo complementen, sustituyan o modifiquen.

ART. 7º—Aceptación y aprobación. La responsabilidad general para aceptación, asignación y el manejo de las donaciones en especie gestionadas por el Departamento Administrativo para la Prosperidad Social, estará en cabeza de la dirección de gestión y articulación de la oferta social a través del grupo interno de trabajo de cooperación internacional y donaciones.

Dicha competencia comprende los procedimientos de recibo, almacenamiento, entrega y distribución, así como el control sobre las donaciones, y demás actividades operativas conexas.

El grupo interno de trabajo de cooperación internacional y donaciones será el encargado del análisis técnico de las demandas suscritas y de la oferta gestionada; y solo tramitará aquellos ofrecimientos aptos para ser distribuidos en beneficio de la población beneficiaria del sector administrativo de inclusión social y reconciliación, para lo cual estructurará y presentará propuestas de asignación al comité de donaciones.

El director de gestión y articulación de la oferta social podrá autorizar el recibo y la entrega anticipada de bienes en especie pertinentes para la atención de emergencias y las necesidades apremiantes de la población objeto del sector de inclusión social y reconciliación, las cuales serán presentadas posteriormente al comité de donaciones para su convalidación.

La propuesta de asignación incluirá además, almacenajes, convalidaciones, reasignaciones y revocatorias; y el acta del comité de donaciones se constituirá en el acto administrativo mediante el cual el Departamento Administrativo para la Prosperidad Social evidencia la disposición y el destino final de los bienes en especie recibidos en calidad de donación.

El director de gestión y articulación de la oferta social del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social tendrá la facultad para suscribir las cartas de autorización para retiro y entrega de las donaciones y las solicitudes de revocatoria de las resoluciones cuando se requieran, así como la suscripción de los actos administrativos emanados de las decisiones que tome el comité de donaciones, previo cumplimiento de la obligación establecida en el artículo 14 literal f) de la presente resolución.

ART. 8º—Recibo y distribución. El Departamento Administrativo para la Prosperidad Social delegará los funcionarios para que en cada lugar de origen reciban los bienes en especie aceptados y aprobados. Los funcionarios entregarán los bienes en especie recibidos al operador designado, quien actuará como medio operativo y logístico, para la distribución a la población objetivo del sector inclusión social y la reconciliación a beneficiar de los bienes con destinación específica.

El canal de distribución será el seleccionado por las instancias que intervengan en las conversaciones y acuerdos a los que se refiere el artículo 5º de este reglamento, y al momento en que reciba los bienes se comprometerá a cumplir las siguientes obligaciones:

a) Recibir los bienes en especie en los términos y plazos establecidos, así como asumir los costos para el transporte, almacenaje y distribución en los sitios definidos para su entrega a la población beneficiaria.

b) Velar por la adecuada conservación y custodia de las mercancías extremando las medidas de seguridad.

c) Hacer entrega real y material de los bienes en especie a la población beneficiaria final, en términos de igualdad y solidaridad.

d) No comercializar, vender o dar una utilización diferente a los bienes en especie recibidos para entrega a la población en calidad de donación.

e) Levantar los registros administrativos de los elementos entregados a los beneficiarios.

f) Mantener en sus archivos el acta de recibo a satisfacción, así como los registros administrativos de los participantes o beneficiarios y los demás documentos que soporten el adecuado uso de la donación con el fin de presentarlos al Departamento Administrativo para la Prosperidad Social y a los organismos de control cuando así se requiera.

PAR. 1º—El canal de distribución debe contar con la capacidad logística y administrativa para garantizar la realización del evento de entrega a la población de manera organizada y transparente.

PAR. 2º—Si el canal de distribución no se presenta a recibir los bienes en los plazos establecidos en el plan de recibo y entrega, y no existe una razón justificada que lo haya impedido, el Departamento Administrativo para la Prosperidad Social procederá a reasignar los bienes a otro operador.

PAR. 3º—Cuando se identifiquen casos de incumplimiento a los compromisos adquiridos por los canales de distribución o se reciban denuncias relacionadas con el inadecuado uso o distribución de los bienes en especie entregados con destino a la población, el grupo interno de trabajo de cooperación internacional y donaciones trasladará y/o elevará las denuncias ante las entidades competentes.

PAR. 4º—El Departamento Administrativo para la Prosperidad Social podrá realizar la entrega de los bienes con destino a la población a través de operadores logísticos que suministren servicios de almacenaje, transporte, alistamiento, selección, embalaje, agenciamiento aduanero, cargue, descargue, y el registro de entregas a la población beneficiaria; y también lo podrá realizar a través de socios privados que atiendan a la población objeto del sector de la inclusión social y la reconciliación.

ART. 9º—Acompañamiento y evaluación. Para garantizar la entrega efectiva de los bienes en especie recibidos en calidad de donación con destino a la población beneficiaria a través de los canales de distribución, el grupo interno de trabajo de cooperación internacional y donaciones, de manera conjunta con las partes intervinientes, monitoreará las siguientes actividades:

a) Organizar y coordinar el evento de entrega de los bienes a la población;

b) Acompañar el evento de entrega;

c) Realizar la apertura y el cierre del evento;

d) Elaborar los informes y los soportes del evento.

El grupo interno de trabajo de cooperación internacional y donaciones velará por la entrega efectiva de los bienes en especie mediante las siguientes actividades:

a) Cumplir el reglamento y desarrollar los procedimientos;

b) Elaborar y suscribir convenios y/o acuerdos para la adecuada gestión;

c) Generar informes con indicadores de gestión y evaluación de los resultados.

d) Legalizar el recibo y entrega de los bienes con la verificación y validación de los documentos que soportan las operaciones.

Para los casos en donde se presenten diferencias o inconsistencias de fondo en las descripciones, cantidades, valores unitarios y totales de los bienes en especie recibidos y entregados, se documentarán y registrarán los movimientos de revocatoria en las propuestas de asignación para consideración y aprobación por parte del comité de donaciones y se solicitará por escrito a la DIAN la correspondiente resolución de revocatoria. La información registrada será consolidada para generar los informes requeridos por las instancias competentes.

ART. 10.—Manejo y control de inventarios. Para el manejo y control de los bienes recibidos en calidad de donación, nacionales o internacionales, se deberá observar lo dispuesto en las normas legales y reglamentarias vigentes dispuestas por los organismos de regulación y control, de otras normas sobre la materia y de las disposiciones internas del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social.

ART. 11.—Guía operativa. El grupo interno de trabajo-cooperación internacional y donaciones elaborará la correspondiente guía operativa para el manejo de los bienes, la cual deberá ser presentada ante el comité de donaciones para su aprobación, dentro de los cinco días siguientes a la expedición de la presente resolución.

ART. 12.—Responsabilidades generales. De acuerdo con las normas legales vigentes serán disciplinaria, penal, civil y fiscalmente responsables los servidores públicos del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social, las entidades citadas en el artículo 3º y el canal de distribución, que incumpla con lo previsto en el presente reglamento.

ART. 13.—Conformación del comité de donaciones. El comité de donaciones estará integrado por los siguientes funcionarios, quienes tendrán voz y voto:

1. El director general o su delegado.

2. El subdirector general para la superación de la pobreza o su delegado, quien lo presidirá.

3. El subdirector de programas y proyectos o su delegado.

4. El director de gestión y articulación de la oferta social.

PAR. 1º—El jefe de la oficina de control interno será invitado permanente a las sesiones del comité, con voz pero sin voto.

PAR. 2º—El profesional encargado del almacén general del Departamento Administrativo para la Prosperidad Social será invitado permanente a las sesiones del comité, con voz pero sin voto.

PAR. 3º—El coordinador del grupo interno de trabajo de cooperación internacional y donaciones, actuará como secretario técnico del comité y no tendrá voto.

PAR. 4º—La asistencia de los miembros del comité es imperativa. No obstante, sólo cuando en cumplimiento de las funciones propias de su cargo, sea imposible asistir a las sesiones, podrán delegar, por escrito, a un funcionario de lo cual se dejará constancia y soporte en el acta de la respectiva sesión.

PAR. 5º—El comité podrá invitar a las sesiones a funcionarios de la entidad, de las entidades adscritas del sector de la inclusión social y la reconciliación y a particulares, cuya presencia sea necesaria para la mejor ilustración de los diferentes temas de competencia del comité, o que puedan contribuir con el cumplimiento de sus objetivos y propósitos. Los invitados, en los anteriores términos, no harán parte de las decisiones que adopte el comité en desarrollo de sus funciones.

ART. 14.—Funciones del comité. El comité de donaciones tendrá, las siguientes funciones:

a) Actuar como instancia de control y verificación sobre la asignación y destinación final de las donaciones.

b) Aprobar la guía operativa del grupo interno de trabajo de cooperación internacional y donaciones, y las modificaciones que se efectúen en la misma.

c) Hacer seguimiento al cumplimiento de los procedimientos generales para la gestión, administración, supervisión y evaluación de los bienes en especie recibidos por el Departamento Administrativo para la Prosperidad Social en calidad de donación con destino a la población objeto del sector de la inclusión social y la reconciliación.

d) Analizar y aprobar las asignaciones, reasignaciones, convalidaciones, almacenajes y revocatorias contenidas en la propuesta de asignación de bienes en especie presentadas por el grupo interno de trabajo de cooperación internacional y donaciones.

e) Evaluar los informes que le sean presentados por el grupo interno de trabajo de cooperación internacional y donaciones y formular las recomendaciones que estime pertinentes.

f) Las que adicionalmente pueda definir el director general, la ley o sus reglamentos.

ART. 15.—Reuniones del comité. El comité se reunirá ordinariamente por lo menos una vez al mes. Las reuniones serán convocadas con tres (3) días hábiles de anticipación. A la convocatoria deberá adjuntarse la documentación pertinente de acuerdo con la agenda propuesta, de forma que los temas a tratar sean revisados previamente por los asistentes. Para cada reunión del comité se elaborará el acta respectiva.

PAR. 1º—El secretario técnico podrá citar con carácter extraordinario a los miembros del comité, cuando las circunstancias lo ameriten o por iniciativa de alguno de sus integrantes.

PAR. 2º—Excepcionalmente, se podrán celebrar reuniones no presenciales, siempre que los miembros puedan deliberar y decidir los temas sometidos a su consideración por cualquier medio, ya sea por comunicación simultánea o sucesiva inmediata. En todo caso, en los términos del decreto antitrámites, mínimo un 40% de las reuniones surtidas dentro de un mismo año calendario deben ser presenciales.

PAR. 3º—El comité tendrá validez cuando a la sesión asistan dos de sus integrantes y decidirá con el voto favorable de la mayoría absoluta de los miembros habilitados para votar.

ART. 16.—Responsabilidades de los miembros. Los miembros del comité deberán, como mínimo:

1. Asistir de manera regular a las reuniones, ordinarias y/o extraordinarias del comité debidamente convocadas.

2. Pronunciarse oportunamente sobre los temas a tratar en la reunión del comité.

3. Apoyar desde sus respectivas dependencias los procesos que se definan bajo su competencia, relacionados con la gestión de los bienes recibidos por la entidad.

ART. 17.—Funciones de la secretaría técnica. Serán funciones de la secretaría técnica del comité de donaciones, las siguientes:

1. Agendar y convocar a las sesiones ordinarias y/o extraordinarias del comité de donaciones.

2. Elaborar el calendario de sesiones ordinarias del comité de donaciones

3. Llevar el control de las sesiones de acuerdo al cronograma previsto.

4. Elaborar las actas de las sesiones del comité y someterlas a aprobación dentro de los dos días siguientes de su celebración.

5. Consolidar los informes de gestión para presentación a la dirección general, a los organismos de control, internos o externos; y publicar en los sitios autorizados, los informes respectivos a las partes interesadas y al público en general”.

ART. 18.—Vigencia y derogatorias. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga las resoluciones 636 de 2013 y 2860 de 2014.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 1º de marzo de 2016.

1 Decreto 1012 de 2004, artículo 204 literal d). “Los bienes donados a favor de la Red de Solidaridad Social, para el desarrollo de su objeto social, por una entidad extranjera de cualquier orden, un organismo internacional o una organización no gubernamental reconocida en su país de origen. Los bienes así importados al territorio aduanero nacional no podrán ser objeto de comercialización.