Instituto Colombiano de Bienestar Familiar Cecilia de la Fuente de Lleras

RESOLUCIÓN 5185 DE 2010 

(Noviembre 17)

“Por la cual se crea el comité del registro único de beneficiarios del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar Cecilia de la Fuente de Lleras”.

La Directora General del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar Cecilia de la Fuente de Lleras,

en uso de sus facultades legales y estatutarias, en especial las conferidas en el artículo 78 de la Ley 489 de 1998 y el parágrafo del artículo 36 del Decreto 117 de 2010, y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 209 de la Constitución Política ordena que la función administrativa esté al servicio de los intereses generales y se desarrolle con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, delegación y desconcentración de funciones.

Que el Decreto 117 de 21 de enero de 2010, “por el cual se aprueba la estructura del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar Cecilia de la Fuente de Lleras y se determinan las funciones de sus dependencias”, estipuló en su artículo 17, entre otras, las siguientes funciones de la dirección de información y tecnología:

1. Definir los requerimientos estratégicos de la entidad.

2. Planear, desarrollar o controlar de acuerdo al procedimiento establecido, y mantener la estructura informática y de comunicaciones necesaria para la prestación de los servicios técnicos y administrativos de la entidad.

3. Asesorar a la dirección general en la definición de políticas, estrategias y lineamientos para el manejo de la información y desarrollo de los sistemas tecnológicos.

4. Verificar la integridad, disponibilidad y confidencialidad de la información de la entidad.

5. Definir las metodologías, estándares, políticas y estrategias para el diseño, construcción y administración de los sistemas de información y uso de los recursos tecnológicos.

6. Proponer, planear y participar en estudios sobre las tendencias de las tecnologías de la información.

7. Adquirir o construir los instrumentos tecnológicos y brindar el soporte para garantizar la captura de la información de los usuarios de los programas del ICBF a través del registro único de beneficiarios (RUB).

(...).

Que para garantizar la correcta operación y el fortalecimiento del registro único de beneficiarios, RUB, se hace necesario crear un comité que permita coordinar las actividades de consolidación, acceso y uso de la información de beneficiarios por parte de los responsables del diseño, operación y evaluación de los programas y servicios del instituto.

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—Objeto. Crear el comité del registro único de beneficiarios del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar Cecilia de la Fuente de Lleras, ICBF, encargado de coordinar las actividades de consolidación, acceso y uso de la información de beneficiarios para garantizar el diseño, operación y evaluación de los programas y servicios del instituto.

ART. 2º—Objetivos. Los objetivos del comité del registro único de beneficiarios del ICBF, son los siguientes:

1. Promover el acceso, uso y aprovechamiento de la información del registro único de beneficiarios del ICBF para la toma de decisiones por parte de los dueños de los procesos y los responsables del diseño, operación y evaluación de los programas y servicios del instituto.

2. Realizar seguimiento, evaluación y monitoreo a las metodologías, procedimientos, instrumentos y planes de acción para la captura, consolidación y reporte de información de beneficiarios.

3. Definir estrategias que garanticen la familiarización y entrenamiento en la necesidad e importancia de recolectar y utilizar la información de los beneficiarios con oportunidad y calidad a los funcionarios responsables del RUB en el ICBF y los demás actores del proyecto RUB.

4. Liderar la implantación y uso permanente de tecnologías de punta para la actualización y consulta de la información de beneficiarios en tiempo real.

5. Promover la colaboración y articulación de las direcciones del instituto, las direcciones regionales, los centros zonales, las entidades contratistas, las unidades de servicio y demás actores responsables del RUB.

6. Promover el registro, uso, administración y transparencia de la información RUB, por medio de los procesos y procedimientos que se ejecutan en los niveles nacional, regional y zonal.

ART. 3º—Integración del comité. El comité del registro único de beneficiarios del ICBF estará integrado así:

El director de información y tecnología, quien lo presidirá.

El director de planeación y control de gestión.

El director de prevención.

El director de protección.

El director del sistema nacional de bienestar familiar.

El subdirector de programación.

El subdirector de mejoramiento organizacional.

El subdirector de sistemas integrados de información.

El subdirector de nutrición.

El subdirector de primera infancia.

El subdirector de niñez y adolescencia.

El subdirector de familia.

El subdirector de adopciones.

El subdirector de responsabilidad penal.

El subdirector de restablecimiento de derechos.

El coordinador del proyecto del registro único de beneficiarios.

El jefe oficina de aseguramiento a la calidad.

PAR. 1º—Concurrirán con voz pero sin voto los servidores públicos que por su condición de jerarquía y funcional deban asistir según el caso concreto.

PAR. 2º—El secretario técnico convocará a las reuniones del comité, al director de protección o al director de prevención, con su correspondiente equipo de trabajo, según los temas a tratar.

ART. 4º—Funciones del comité. Son funciones del comité del RUB del ICBF las siguientes:

1. Determinar su propio reglamento y modo de operación.

2. Definir y divulgar las políticas y los lineamientos técnicos que afecten la conformación del RUB.

3. Definir y divulgar las políticas, los mecanismos y procedimientos para la administración, actualización e intercambio de información del RUB.

4. Realizar seguimiento a los procesos asociados al RUB proponer alternativas y retroalimentar a los actores responsables de ellos.

5. Definir lineamientos para la utilización del RUB como instrumento para la definición de políticas de atención, la priorización de recursos y el establecimiento de coberturas de atención.

6. Promover el uso de tecnologías y herramientas que faciliten y optimicen la obtención, el registro y la consulta de la información en tiempo real.

7. Las demás que le sean asignadas por la dirección general del instituto, de acuerdo con su naturaleza.

ART. 5º—Reuniones. El comité del RUB del ICBF se reunirá, previa convocatoria de la secretaría técnica, por lo menos una (1) vez al mes de manera ordinaria y, extraordinariamente, cuando se requiera.

ART. 6º—Deliberación y decisión. El comité sesionará válidamente con la mitad más uno de los integrantes que sean convocados y las decisiones se adoptarán por mayoría simple de los asistentes.

ART. 7º—Secretaría técnica. La secretaría técnica del comité será desempeñada por el coordinador del proyecto de registro único de beneficiarios.

ART. 8º—Funciones de la secretaría técnica. Son funciones de la secretaría técnica del comité:

1. Convocar a sesiones ordinarias y extraordinarias.

2. Elaborar la agenda de los temas a tratar en cada una de las reuniones. La agenda de las reuniones ordinarias deberá ser enviada con la convocatoria, mínimo con cinco (5) días de antelación a la fecha de la reunión.

3. Elaborar las actas de cada sesión, las cuales deberán ser suscritas por el presidente y secretario técnico, previa aprobación de los integrantes que asistieron a la respectiva reunión y, deberá contener los aspectos tratados y acordados.

4. Hacer seguimiento a las decisiones, recomendaciones y compromisos acordados por el comité.

5. Someter a consideración del comité la información que este requiera para el cumplimiento de su función.

6. Registrar, custodiar, archivar y conservar la documentación del comité.

7. Las demás que le sean asignadas por el comité.

ART. 9º—Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 17 de noviembre de 2010.