Ministerio de Transporte

RESOLUCIÓN 5228 DE 2011 

(Noviembre 30)

“Por la cual se conforma el comité de licitaciones y contratos y el comité asesor de habilitación y evaluación de ofertas del Ministerio de Transporte”.

(Nota: Derogada por la Resolución 3028 de 2016 artículo 11 del Ministerio de Transporte)

El Ministro de Transporte,

en ejercicio de las facultades legales, en especial las que le confieren los artículos 115 de la Ley 489 de 1998, 12 parágrafo 2º del Decreto 2474 de 2008 y el numeral 6.22 del artículo 6º del Decreto 087 de 2011, y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 209 de la Constitución Política establece que la función administrativa debe estar al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad.

Que el artículo 23 de la Ley 80 de 1993 establece:

“Las actuaciones de quienes intervengan en la contratación estatal se desarrollarán con arreglo a los principios de transparencia, economía, y responsabilidad y de conformidad con los postulados que rigen la función administrativa (...)”.

Que el numeral 9º del artículo 25 de la Ley 80 de 1993, establece que en los procesos de contratación intervendrá el jefe y las unidades asesoras y ejecutoras de la entidad que se señalen en las correspondientes normas sobre su organización y funcionamiento.

Que el Decreto 2474 de 2008, “por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 80 de 1993 y la Ley 1150 de 2007 sobre modalidades de selección, publicidad, selección objetiva y se dictan otras disposiciones”, estableció en el artículo 12 parágrafo 2º que para la evaluación de las propuestas en proceso de selección por licitación, selección abreviada o concurso de méritos, la entidad designará un comité asesor, conformado por servidores públicos o por particulares contratados para el efecto de conformidad con lo dispuesto en el Decreto 4266 de 2010 que modificó el artículo 82 del Decreto 2474 de 2008.

Que en consecuencia, se hace necesario conformar el comité de licitaciones y contratos que se encargue de: 1. Viabilizar: a) El inicio de los procesos contractuales que superen el 10% de la menor cuantía; b) La suscripción de contratos que superen el diez por ciento (10%) de la menor cuantía del presupuesto del ministerio; c) La suscripción de convenios interadministrativos, y d) La suscripción de contratos de prestación de servicios profesionales sin límite de cuantía. 2. Asesorar al ordenador del gasto en las diferentes decisiones que se adopten durante y después de la ejecución de los contratos, y 3. Aprobar el plan de contratación de las diferentes áreas que componen el presupuesto del ministerio y hacer seguimiento bimestral al mismo.

Que igualmente se hace necesario conformar el comité asesor de habilitación y evaluación de ofertas que se encargue del análisis de las propuestas que se presenten en los diferentes procesos contractuales, excepto de contratación directa.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

TÍTULO I

Comité de licitaciones y contratos

ART. 1º—(Derogado).* El comité de licitaciones y contratos del Ministerio de Transporte se encargará de: 1. Viabilizar: a) El inicio de los procesos contractuales que superen el diez por ciento (10%) de la menor cuantía; b) La suscripción de contratos que superen el diez por ciento (10%) de la menor cuantía del presupuesto del ministerio; c) La suscripción de convenios interadministrativos, y d) La suscripción de contratos de prestación de servicios profesionales sin límite de cuantía. 2. Asesorar al ordenador del gasto en las diferentes decisiones que se adopten durante y después de la ejecución de los contratos, y 3. Aprobar el plan de contratación de las diferentes áreas que componen el presupuesto del ministerio y hacer seguimiento bimestral al mismo.

*(Nota: Derogado por la Resolución 925 de 2011 artículo 1° del Ministerio de Transporte)

(Nota: Derogada por la Resolución 3028 de 2016 artículo 11 del Ministerio de Transporte)

ART. 2º—(Derogado).*El comité de licitaciones y contratos del Ministerio de Transporte estará conformado por los siguientes miembros permanentes con voz y voto:

a) El (La) secretario(a) general, quien lo presidirá o quien este designe, pudiendo ser designado un funcionario de nivel directivo o asesor;

b) El (La) viceministro(a) de infraestructura, o quien esta designe, pudiendo ser designado un funcionario de nivel directivo o asesor;

c) El (La) viceministro(a) de transporte, o quien este designe, pudiendo ser designado un funcionario de nivel directivo o asesor;

d) El (La) jefe de la oficina asesora de planeación;

e) El (La) jefe de la oficina asesora de jurídica;

f) Un (1) asesor(a) designado(a) por el Ministro de Transporte;

g) El (La) coordinador(a) del grupo de contratos de la oficina asesora de jurídica.

PAR. 1º—La designación se hará previamente y por escrito.

PAR. 2º—Concurrirán al comité con derecho a voz:

El (La) director(a), el (la) subdirector(a), el (la) jefe de oficina o coordinador(a) del área respectiva que requiera la contratación o a quien estos designen pudiendo ser un servidor público de su dependencia o un contratista de prestación de servicios, quienes ilustrarán el tema a tratar en la respectiva sesión, el jefe de la oficina de control interno del Ministerio de Transporte y el secretario técnico del comité.

*(Nota: Derogado por la Resolución 925 de 2011 artículo 1° del Ministerio de Transporte)

(Nota: Derogada por la Resolución 3028 de 2016 artículo 11 del Ministerio de Transporte)

ART. 3º—(Derogado).* El comité de licitaciones y contratos del Ministerio de Transporte tendrá las siguientes funciones:

a) Viabilizar el inicio de los procesos contractuales que superen el diez por ciento (10%) de la menor cuantía, la suscripción de contratos que superen el diez por ciento (10%) de la menor cuantía del presupuesto del ministerio, la suscripción de convenios interadministrativos y la suscripción de contratos de prestación de servicios profesionales sin límite de cuantía, si previo análisis de los antecedentes lo encuentra apropiado;

b) Asesorar al ordenador del gasto en las diferentes decisiones que se adopten durante y después de la ejecución de los contratos, en consecuencia, recomendará los otrosí, modificaciones, adiciones o prórrogas a los contratos y convenios, y la aplicación de las cláusulas excepcionales, así como la imposición de multas y/o de cláusula penal pecuniaria cuando fuere el caso, previo análisis y sustentación mediante informe escrito elaborado por el supervisor y/o interventor del contrato.

Tratándose de la aplicación de las cláusulas excepcionales, imposición de multas y/o de cláusula penal pecuniaria dicho informe deberá llevar el visto bueno del director, el subdirector, el jefe de oficina del área que solicitó la contratación, tratándose de los grupos de informática y prensa, por el coordinador de dichos grupos, y concepto del abogado designado para tal fin por la oficina asesora de jurídica;

c) Cambiar el funcionario que ejercerá la secretaría técnica del comité y designar su reemplazo en las faltas absolutas, temporales o accidentales;

d) Aprobar el plan de contratación de los viceministerios, direcciones, subdirecciones, oficinas y grupos que componen el presupuesto del ministerio y hacer seguimiento bimestral.

PAR.—El carácter asesor del comité no lo exime de la responsabilidad del ejercicio de la labor encomendada.

*(Nota: Derogado por la Resolución 925 de 2011 artículo 1° del Ministerio de Transporte)

(Nota: Derogada por la Resolución 3028 de 2016 artículo 11 del Ministerio de Transporte)

ART. 4º—(Derogado).* Sesiones. El comité sesionará siempre y cuando asistan el secretario general y los viceministros o sus respectivos designados y lo hará con un mínimo de cinco (5) de sus miembros permanentes.

Podrá sesionar en cualquier tiempo, de acuerdo con las necesidades del área interesada en el proceso de contratación o cuando lo requiera el supervisor del contrato, según el caso.

*(Nota: Derogado por la Resolución 925 de 2011 artículo 1° del Ministerio de Transporte)

(Nota: Derogada por la Resolución 3028 de 2016 artículo 11 del Ministerio de Transporte)

ART. 5º—(Derogado).* El secretario técnico del comité de licitaciones y contratos, será el coordinador del grupo de notificaciones y tendrá las siguientes funciones:

a) Convocar por correo electrónico al comité de licitaciones y contratos de acuerdo con la solicitud del área interesada en adelantar el proceso contractual o del supervisor, según el caso, indicando el objeto, fecha y hora de la reunión;

b) Preparar la agenda a discutir en la sesión del comité, remitiendo a sus integrantes la documentación junto con los soportes;

c) Verificar de manera previa al inicio de la sesión del comité, la designación por escrito de la persona que lo integrará cuando el secretario general o viceministro, no puedan asistir personalmente;

d) Elaborar las actas de cada comité, dejando constancia de los temas tratados, de los intervinientes, del voto de cada uno de los integrantes del comité y las que se consideren pertinentes;

e) Remitir copia de la decisión tomada por el comité al grupo de contratos de la oficina asesora de jurídica;

f) Oficiar a los viceministros, secretario general, directores, subdirectores, jefes de oficina y coordinadores de las áreas que componen el presupuesto del ministerio, para que presenten ante el comité el plan de contratación a ejecutarse en la siguiente vigencia fiscal, a más tardar la última semana del mes de noviembre del año inmediatamente anterior.

Dicho plan deberá contener el objeto contractual, valor y fecha estimada de inicio del proceso contractual;

g) Citar en forma bimestral a los viceministros, directores, subdirectores, jefes de oficina y coordinadores de las áreas que componen el presupuesto del ministerio para que asistan al comité con el fin realizar seguimiento al plan de contratación aprobado;

h) Las demás que le sean asignadas por el comité.

PAR. 1º—Las actas del comité se enumerarán anualmente en forma cronológica y serán firmadas por los miembros del comité que asistieron a la misma.

PAR. 2º—La oficina de control interno del Ministerio de Transporte deberá verificar el cumplimiento de las obligaciones contenidas en este artículo.

*(Nota: Derogado por la Resolución 925 de 2011 artículo 1° del Ministerio de Transporte)

(Nota: Derogada por la Resolución 3028 de 2016 artículo 11 del Ministerio de Transporte)

TÍTULO II

Comité de habilitación y evaluación de ofertas

ART. 6º—El comité de habilitación y evaluación de ofertas del Ministerio de Transporte se encargará del análisis de las propuestas que se presenten en los diferentes procesos contractuales, el cual operará en todos los procesos contractuales a excepción de la contratación directa y estará conformado por:

a) El (La) subdirector(a) financiero(a) o quien este(a) designe, pudiendo ser designado un servidor público de su dependencia y/o contratista de prestación de servicios;

b) El (La) jefe de la oficina asesora de jurídica o quien este(a) designe, pudiendo ser designado un servidor público de su dependencia y/o contratista de prestación de servicios;

c) El (La) director(a), subdirector(a) o jefe de oficina del área interesada en el proceso contractual que se adelante o quien este designe, pudiendo recaer dicha designación en un servidor público de su dependencia y/o contratista de prestación de servicios. Si el área interesada es algún grupo de la secretaria general, lo conformará el coordinador del respectivo grupo.

PAR.—La designación se hará previamente y por escrito, y hará parte integral del expediente contractual.

(Nota: Derogada por la Resolución 3028 de 2016 artículo 11 del Ministerio de Transporte)

ART. 7º—El comité de habilitación y evaluación de ofertas del Ministerio de Transporte, tendrá las siguientes funciones:

a) Verificar los aspectos necesarios para la habilitación de las propuestas, analizando jurídica, financiera y técnicamente las mismas, de acuerdo con los parámetros señalados en los pliegos de condiciones, lo cual puede originar la aceptación o rechazo de las mismas, así mismo, verificar las aclaraciones que se le soliciten al oferente o proponente, para que despeje las dudas. Con la solicitud de aclaraciones no se pueden subsanar las ofertas;

b) Evaluación de las ofertas de acuerdo con los parámetros establecidos en los pliegos de condiciones;

c) En el concurso de méritos, asesorará a la entidad, entre otras, en el proceso de precalificación y selección, según sea el caso, en la validación del contenido de los requerimientos técnicos, en la conformación de la lista corta o de las listas multiusos, en la evaluación y calificación de las ofertas técnicas presentadas, de conformidad con los criterios establecidos en el pliego de condiciones y en la verificación de la propuesta económica del proponente ubicado en primer lugar en el orden de calificación;

d) Elaborar y suscribir el acta de habilitación y evaluación de ofertas determinando el orden de elegibilidad de las mismas;

e) Resolver las observaciones que presenten los proponentes al informe evaluativo;

f) Recomendar al ordenador del gasto el sentido de la decisión a adoptar, de conformidad con la evaluación efectuada;

g) Analizar el rechazo o la continuidad de la oferta en el proceso, cuando de conformidad con la información a su alcance la entidad estime que el valor de una oferta resulta artificialmente bajo.

Para tal efecto el comité requerirá al oferente para que explique las razones que sustenten el valor por él ofertado. Oídas las explicaciones, el comité de habilitación y evaluación de ofertas recomendará al ordenador del gasto, el rechazo o la continuidad de la oferta en el proceso, explicando sus razones.

Procederá la recomendación de continuidad de la oferta en el proceso de selección, cuando el valor de la misma responde a circunstancias objetivas del proponente y su oferta no pone en riesgo el proceso, ni el cumplimiento de las obligaciones contractuales, en caso que se adjudique el contrato a dicho proponente.

PAR. 1º—Dichas actividades deberán desarrollarse de manera objetiva ciñéndose exclusivamente a las reglas contenidas en la ley, decretos reglamentarios y en los pliegos de condiciones o en la invitación pública a participar, entre otros.

PAR. 2º—El carácter asesor del comité no lo exime de la responsabilidad del ejercicio de la labor encomendada.

PAR. 3º—En el evento en el cual el ordenador del gasto no acoja la recomendación efectuada por el comité de habilitación y evaluación de ofertas, deberá justificarlo mediante acto administrativo motivado.

(Nota: Derogada por la Resolución 3028 de 2016 artículo 11 del Ministerio de Transporte)

ART. 8º—La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación, modifica la Resolución 2444 del 18 de junio de 2010 en lo pertinente y deroga las resoluciones 3200 del 3 de agosto de 2010 y 4817 del 11 de noviembre de 2010.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 30 de noviembre de 2011.

(Nota: Derogada por la Resolución 3028 de 2016 artículo 11 del Ministerio de Transporte)