Departamento Administrativo de la Presidencia de la República

RESOLUCIÓN 5239 DE 2014 

(Octubre 20)

“Por la cual se conforman los órganos de coordinación del sistema de control interno del departamento administrativo de la Presidencia de la República.

El director del departamento administrativo de la Presidencia de la República,

en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial las conferidas por el artículo 13 de la Ley 87 de 1993, el artículo 4º del Decreto 1826 de 1994 y el artículo 49 del Decreto 1649 de 2014, y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 209 de la Constitución Política de Colombia determina los principios rectores de la actividad administrativa del Estado.

Que de conformidad con lo dispuesto en la Ley 87 de 1993, corresponde a todas las entidades y organismos de las ramas del poder público, en sus diferentes órdenes y niveles, conformar, al más alto nivel jerárquico, un comité de coordinación del sistema de control interno.

Que en virtud de lo dispuesto en el Decreto 1826 de 1994, la organización del comité de coordinación del sistema de control interno y sus respectivos subcomités centrales, regionales o locales, se hará mediante resolución, expedida por el respectivo representante de la entidad.

Que por lo anterior, dentro de la estructura del departamento administrativo de la Presidencia de la República, mediante el artículo 5º, numeral 11, del Decreto 1649 de 2014 se estableció el comité de coordinación del sistema de control interno como un órgano de asesoría y coordinación.

Que de acuerdo en el artículo 49 del Decreto 1649 de 2014 corresponde al director del departamento administrativo de la Presidencia de la República crear, conformar y asignar funciones al comité de coordinación del sistema de control interno.

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—Conformación del Comité de coordinación del sistema de control interno. El Comité de coordinación del sistema de control interno del departamento administrativo de la Presidencia de la República, estará conformado por:

1. El director del departamento administrativo de la Presidencia de la República quien lo presidirá o su delegado.

2. El subdirector de operaciones del departamento administrativo de la Presidencia de la República, quien en ausencia del Director lo presidirá.

3. El jefe de la oficina de planeación.

4. Los jefes de las áreas administrativa, financiera, contratos, información y sistemas y de talento humano.

5. El jefe de la oficina de control interno disciplinario.

6. El jefe de la oficina de control interno, quien tendrá voz pero no tendrá derecho a voto y actuará como secretario técnico del comité.

ART. 2º—Funciones del Comité de coordinación del sistema de control interno. Corresponde al Comité de coordinación del sistema de control interno del departamento administrativo de la Presidencia de la República, el ejercicio de las siguientes funciones:

1. Recomendar pautas para la determinación, implantación, adaptación, complementación y mejoramiento permanente del sistema de control interno, de conformidad con las normas vigentes y las características propias del departamento administrativo de la Presidencia de la República.

2. Estudiar y revisar la evaluación del cumplimiento de las metas y objetivos del departamento administrativo de la Presidencia de la República, dentro de los planes y políticas sectoriales y recomendar los correctivos necesarios.

3. Asesorar al director del departamento administrativo de la Presidencia de la República, en la definición de planes estratégicos y en la evaluación del estado de cumplimiento de las metas y objetivos allí propuestos.

4. Recomendar prioridades para la adopción, adaptación, adecuado funcionamiento y optimización de los sistemas de información gerencial, estadística, financiera, de planeación y de evaluación de procesos, así como para la utilización de indicadores de gestión generales y por áreas.

5. Estudiar y revisar la evaluación al cumplimiento de los planes, sistemas de control y seguridad interna y los resultados obtenidos por las dependencias y procesos del departamento administrativo de la Presidencia de la República.

6. Revisar el estado de ejecución de los objetivos, políticas, planes, metas y funciones que corresponden a cada una de las dependencias y procesos del departamento administrativo de la Presidencia de la República.

7. Coordinar con las dependencias y procesos del departamento administrativo de la Presidencia de la República, el mejor cumplimiento de sus funciones y actividades.

8. Presentar a consideración del director del departamento administrativo de la Presidencia de la República propuestas de modificación a las normas sobre control interno vigentes.

9. Reglamentar el funcionamiento de los distintos subcomités de coordinación del sistema de control interno que se organicen.

10. Las demás que le sean asignadas por el director del departamento administrativo de la Presidencia de la República.

ART. 3º—Funcionamiento del comité de coordinación del sistema de control interno. El comité de coordinación del sistema de control interno del departamento administrativo de la Presidencia la República, sesionará por lo menos cuatro (4) veces al año y en todo caso, cada vez que alguno de sus miembros lo considere necesario.

Para efectos de lo dispuesto en el presente artículo, el secretario técnico, con una antelación de por lo menos cinco (5) días hábiles, efectuará citación a todos los miembros del Comité.

ART. 4º—Quórum. El comité de coordinación del sistema de control interno del departamento administrativo de la Presidencia de la República, deliberará y decidirá con la mitad más uno de sus miembros.

La inasistencia sin justificación al comité de coordinación del sistema de control interno, será considerada causal de mala conducta.

PAR. 1º—Al Comité de coordinación del sistema de control interno, podrán asistir otros funcionarios o personas en calidad de invitados, los cuales tendrán derecho a voz pero no a voto cuando la naturaleza del asunto a tratar lo requiera.

ART. 5º—Funciones del secretario técnico del comité de coordinación del sistema de control interno. Corresponderá al secretario técnico del comité de coordinación del sistema de control interno del departamento administrativo de la Presidencia de la República:

1. Citar a las sesiones del comité.

2. Elaborar y suscribir las actas correspondientes.

3. Llevar el registro y control de las actas de las sesiones ordinarias y extraordinarias.

4. Coordinar con las dependencias y/o procesos del departamento administrativo de la Presidencia de la República, para que los asuntos a tratar en el respectivo comité, sean inherentes al mismo.

5. Las demás que le sean asignadas.

PAR. 1º—Las decisiones que adopte el comité de coordinación del sistema de control interno, constarán en actas suscritas por el presidente y el secretario técnico.

ART. 6º—Subcomité de coordinación del sistema de control interno. El subcomité de coordinación del sistema de control interno es un instrumento que busca facilitar la gestión de la entidad, con el fin de establecer aspectos que permiten valorar en forma permanente la eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos; el nivel de ejecución de los planes y programas, los resultados de la gestión, detectar desviaciones, establecer tendencias y generar recomendaciones para orientar las acciones de mejoramiento de la Entidad.

ART. 7º—Conformación del subcomité de coordinación del sistema de control interno. El subcomité de coordinación del sistema de control interno estará integrado por el jefe de la dependencia y/o proceso, quien lo presidirá, y los funcionarios designados por el mismo, quien a su vez nombrará un secretario técnico.

PAR. 1º—En cada sesión del subcomité de coordinación del sistema de control interno, asistirá el jefe de la oficina de control interno del departamento administrativo de la Presidencia de la República y/o el funcionario de esta oficina, encargado de la asesoría y acompañamiento en el seguimiento a la gestión del proceso y/o dependencia quien actuará en calidad de invitado.

PAR. 2º—Al subcomité de coordinación del sistema de control interno, podrán asistir otros funcionarios o personas en calidad de invitados, los cuales tendrán derecho a voz pero no a voto cuando la naturaleza del asunto a tratar lo requiera.

ART. 8º—Funciones del Subcomité de coordinación del sistema de control interno. Corresponde al subcomité de coordinación del sistema de control interno del departamento administrativo de la Presidencia de la República, el ejercicio de las siguientes funciones:

1. Apoyar al comité de coordinación del sistema de control interno en el fortalecimiento y desarrollo del sistema de control interno en cada una de las dependencias y/o procesos de la entidad.

2. Impulsar la elaboración y seguimiento de indicadores de gestión y de impacto según corresponda.

3. Velar por la implantación y seguimiento de los procedimientos encaminados a lograr los propósitos institucionales, mejorar los mismos mediante su simplificación, buscando la economía, eficiencia y eficacia en la gestión.

4. Hacer seguimiento a los puntos de control establecidos en cada una de las caracterizaciones de los procesos y proponer las mejoras necesarias.

5. Realizar el seguimiento permanente a los diferentes planes de mejoramiento formulados internamente, o en mutuo acuerdo con los entes de control.

6. Realizar seguimiento al cumplimiento de la gestión, de conformidad con los planes estratégico y operativos de la dependencia y/o proceso, y proponer las mejoras necesarias.

7. Realizar seguimiento al estado de los riesgos del proceso y/o dependencia, así como a las acciones preventivas y correctivas y proponer los ajustes necesarios.

8. Sensibilizar al interior de cada proceso y/o dependencia los valores y el principio establecidos en el código de excelencia ética de la entidad, propendiendo por su aplicabilidad en el transcurso de cada vigencia.

9. Fortalecer la cultura del autocontrol, autogestión y autorregulación, buscando mecanismos de sensibilización de los servidores públicos, creando un ambiente de autocontrol permanente; comprometiéndolos con la organización y haciendo que estos se ejerzan como ejercicio intrínseco de las acciones propias de sus funciones o actividades laborales.

ART. 9º—Funcionamiento del subcomité de coordinación del sistema de control interno. El subcomité de coordinación del sistema de control interno del departamento administrativo de la Presidencia la República, sesionará por lo menos dos (2) veces al año y en todo caso, cada vez que uno de sus miembros lo considere necesario.

PAR. 1º—Para efectos de lo dispuesto en el presente artículo, el secretario técnico, con una antelación de por lo menos cinco (5) días hábiles, efectuará citación a todos los miembros del subcomité.

PAR. 2º—Las decisiones que adopte el subcomité de coordinación del sistema de control interno, constarán en actas suscritas por el presidente y el secretario técnico.

ART. 10Funciones del secretario técnico del subcomité de coordinación del sistema de control interno. Corresponderá al Secretario técnico del subcomité de coordinación del sistema de control interno, las siguientes funciones:

1. Programar, organizar y citar las sesiones del subcomité.

2. Elaborar y suscribir las actas correspondientes.

3. Llevar el registro y control de las actas de las sesiones ordinarias y extraordinarias.

4. Las demás que le sean asignadas.

ART. 11—La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga las resoluciones 1849 del 18 de septiembre de 2009, 2460 del 29 de octubre de 2010 y 4478 del 20 de diciembre de 2012, y demás disposiciones que le sean contrarias.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.