RESOLUCIÓN 524 DE 2007 

(Julio 27)

“Por medio de la cual se reglamenta el uso sello oficial de gestión de la calidad NTCGP 1000:2004 sector público, en el Estado colombiano”.

El Director del Departamento Administrativo de la Función Pública,

en ejercicio de las facultades legales, en especial las conferidas por la Ley 872 de 2003 y el Decreto 2375 de 2006, y

CONSIDERANDO:

Que el plan nacional de desarrollo “Hacia un Estado comunitario” establece que con el fin de mejorar la competitividad de las entidades públicas, estas adoptarán sistemas de gestión de calidad y eficiencia administrativa;

Que la Ley 872 de 2003, crea el sistema de gestión de la calidad de las entidades del Estado como una herramienta de gestión sistemática y transparente que permita dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades y agentes obligados, la cual estará enmarcada en los planes estratégicos y de desarrollo de tales entidades;

Que el Decreto 4110 de 2004, por el cual se reglamenta la Ley 872 de 2003, adopta la norma técnica de calidad en la gestión pública;

Que el artículo 1º del Decreto 2375 de 2006, establece que las entidades y agentes obligados de que trata el artículo 2º de la Ley 872 de 2003, que deseen certificar su sistema de gestión de la calidad bajo la norma NTCGP 1000:2004, deberán realizarlo ante un organismo de certificación de sistemas de gestión de calidad, acreditado bajo dicha norma por la Superintendencia de Industria y Comercio;

Que el inciso 3º del artículo 1º del Decreto 2375 de 2006 establece que los certificados emitidos por las entidades acreditadas deberán hacer referencia expresa a la norma técnica de calidad en la gestión pública NTCGP 1000:2004, mediante el uso del logotipo que diseñe para el efecto el Departamento Administrativo de la Función Pública;

Que con el fin de dar cumplimiento al citado decreto se hace necesario expedir el logotipo o sello que identifique el sistema de gestión de calidad en la administración pública bajo la norma técnica NTCGP 1000:2004;

Que se hace necesario adoptar el reglamento de uso del sello oficial de gestión de la calidad NTCGP 1000:2004 sector público, en el Estado colombiano,

RESUELVE:

CAPÍTULO I

Adopción del logotipo o sello

ART. 1º—Adopción del logotipo o sello. Adóptese el logotipo de calidad en la gestión pública el cual se denominará sello oficial de gestión de la calidad NTCGP 1000:2004 sector público, en el Estado colombiano.

El sello deberá atenerse al manual gráfico del mismo descrito en el artículo 19 y en el anexo de la presente reglamentación.

CAPÍTULO II

Reglamento de uso

ART. 2º—Términos y definiciones. Para efectos de la presente reglamentación, se establecen las siguientes definiciones:

Acreditación: Procedimiento mediante el cual se reconoce la competencia técnica y la idoneidad de organismos de certificación de sistemas de gestión de calidad e inspección, laboratorios de ensayos y de metrología y de personas para llevar a cabo tareas específicas.

Autorización: Instrumento jurídico en virtud del cual el Departamento Administrativo de la Función Pública faculta a un organismo de certificación debidamente acreditado, para que sea este quien otorgue el derecho de uso del sello oficial de gestión de la calidad en el Estado colombiano, en los términos que se establecen en esta resolución.

Certificación: Procedimiento mediante el cual una tercera parte da constancia por escrito o por medio de un sello de conformidad de que un sistema de gestión de la calidad en un organismo o entidad pública cumple los requisitos especificados en una norma o reglamento.

Otorgamiento del derecho de uso del sello oficial de gestión de la calidad en el Estado colombiano: Acuerdo suscrito entre un organismo de certificación debidamente acreditado por el organismo nacional de acreditación y autorizado por el Departamento Administrativo de la Función Pública y un solicitante, mediante el cual se concede a un organismo o entidad pública el derecho de usar el sello oficial de gestión de la calidad en el Estado colombiano en su sistema de gestión de la calidad bajo la norma NTCGP 1000:2004, de acuerdo con lineamientos establecidos por el Departamento Administrativo de la Función Pública.

Evaluación de la conformidad: Todo procedimiento utilizado para determinar directa o indirectamente que se cumplen las prescripciones pertinentes al presente reglamento de uso.

Organismo de acreditación: Entidad oficialmente reconocida que acredita y supervisa los organismos de certificación de sistemas de gestión de calidad, laboratorios de ensayos y de metrología u otros que hagan parte del sistema nacional de normalización, certificación y metrología o su equivalente.

Organismo de certificación: Entidad imparcial, pública o privada, nacional, extranjera o internacional, que posee la competencia y la confiabilidad necesarias para administrar un sistema de certificación y que ha sido reconocido por el organismo nacional de acreditación y, debidamente autorizado por el Departamento Administrativo de la Función Pública para otorgar el derecho al uso del sello oficial de gestión de la calidad en el Estado colombiano.

Nota: para efectos de la presente reglamentación, se entenderá que el término organismo de certificación se refiere a los organismos acreditados para certificar el sistema de gestión de la calidad bajo la NTCGP 1000:2004, con las disposiciones vigentes en la materia.

Sello oficial de gestión de la calidad en el Estado colombiano: Marca de certificación reconocida por la Superintendencia de Industria y Comercio que puede portar un organismo o entidad pública que cumpla con los requisitos establecidos por el presente reglamento de uso.

Titular: Solicitante que ha recibido, por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio el registro de la marca de certificación sello oficial de gestión de la calidad en el Estado colombiano. Para efectos de esta resolución, el titular del sello es el Departamento Administrativo de la Función Pública.

Usuario: Solicitante que ha recibido de parte del respectivo organismo de certificación, el otorgamiento del derecho de uso del sello oficial de gestión de la calidad en el Estado colombiano.

ART. 3º—Objetivo. Establézcase el reglamento de uso del sello oficial de gestión de la calidad en el Estado colombiano, para identificar los sistemas de gestión de la calidad de manera integral en un organismo o entidad pública que cumplen con los requisitos especificados en la norma técnica NTCGP 1000:2004 y se encuentre debidamente certificado.

ART. 4º—Ámbito de aplicación. El sello oficial de gestión de la calidad del Estado colombiano se otorgará a los organismos y entidades públicas que lo soliciten y cumplan con los requisitos establecidos en la norma técnica de calidad en la gestión pública NTCGP 1000:2004 y obtenga la certificación de su sistema de gestión de la calidad, bajo la norma de gestión de la calidad en el sector público NTCGP 1000:2004, por un organismo acreditado para el efecto por la Superintendencia de Industria y Comercio.

ART. 5º—Cumplimiento de la legislación. El otorgamiento y la posterior conservación del derecho de uso del sello oficial de gestión de la calidad del Estado colombiano, deberá tener como condición previa la conformidad del solicitante con la legislación en materia de gestión de la calidad en el Estado colombiano.

ART. 6º—Transparencia, participación y documentación. El procedimiento para otorgar el sello oficial de gestión de la calidad del Estado colombiano deberá regirse, durante todas las etapas de desarrollo y operación, por los principios de transparencia y participación de las partes involucradas. Así mismo, se deberá garantizar el registro y documentación de la información correspondiente a la administración, elaboración de criterios, otorgamiento y uso del mismo.

ART. 7º—Propiedad. Una vez conferida la marca de certificación por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio, el sello oficial de gestión de la calidad del Estado colombiano será de ámbito Nacional y de propiedad exclusiva de la Nación bajo la administración del Departamento Administrativo de la Función Pública, entidad que autorizará su uso en el etiquetado de los productos obtenidos conforme a los requisitos de la norma de gestión de la calidad en el sector público NTCGP 1000:2004.

El Departamento Administrativo de la Función Pública podrá ejercer directamente o a través de terceros todas aquellas acciones pertinentes para proteger el sello oficial de gestión de la calidad del Estado colombiano de utilizaciones indebidas, abusivas, fraudulentas, engañosas o no autorizadas, con el fin de preservar su imagen y propender por el cumplimiento de los fines propuestos en esta reglamentación.

ART. 8º—Conformidad con el sistema nacional de normalización, certificación y metrología. Para todos los efectos de la presente resolución, el procedimiento para otorgar el derecho de uso del sello oficial de gestión de la calidad del Estado colombiano participa de los principios y definiciones consagrados por el sistema nacional de normalización, certificación y metrología organizado mediante el Decreto 2269 de 1993 y las normas que lo modifiquen, aclaren, adicionen o deroguen.

Las disposiciones de esta reglamentación se entenderán sin perjuicio de las competencias de otras entidades en materia de normalización, certificación y metrología.

ART. 9º—Política y administración. El Departamento Administrativo de la Función Pública, en su calidad de ente regulador y administrador del sello oficial de gestión de la calidad del Estado colombiano, adoptará las disposiciones que considere oportunas para asegurar el buen funcionamiento y uso del mismo, conforme a las directrices del reglamento de uso y normas reglamentarias.

Así mismo, podrá autorizar a los organismos de certificación de sistemas de gestión de calidad NTCGP 1000:2004 debidamente acreditados para que a través de estos se reciban solicitudes, se otorgue, deniegue, gestione y cancele, previa investigación, el derecho de uso del sello oficial de gestión de la calidad del Estado colombiano.

ART. 10.—Acreditación. De acuerdo con las disposiciones del sistema nacional de normalización, certificación y metrología, la acreditación de organismos de certificación de sistemas de gestión de calidad será ejercida por la Superintendencia de Industria y Comercio.

Así mismo, corresponde a esta entidad ejercer las funciones de vigilancia y control bajo las competencias que en esta materia le hayan sido atribuidas mediante disposiciones legales.

El Departamento Administrativo de la Función Pública podrá, cuando lo estime conveniente, realizar verificaciones a los organismos acreditados por la Superintendencia de Industria y Comercio y que estén autorizados para hacer uso del sello oficial de gestión de la calidad del Estado colombiano.

ART. 11.—Actividades de administración. En el desarrollo de la labor de administración del sello oficial de gestión de la calidad del Estado colombiano que corresponde al Departamento Administrativo de la Función Pública, se entienden comprendidas las siguientes actividades:

a) Establecer las políticas, objetivos y principios para el otorgamiento del sello oficial de gestión de la calidad del Estado colombiano;

b) Establecer los reglamentos que sean necesarios para el buen funcionamiento del sello oficial de gestión de la calidad del Estado colombiano;

c) Gestionar y hacer seguimiento a las autorizaciones para el otorgamiento del derecho de uso del sello oficial de gestión de la calidad del Estado colombiano a los organismos de certificación de sistemas de gestión de calidad debidamente acreditados;

d) Llevar el registro de los organismos y entidades a las que se haya concedido el uso del sello oficial de gestión de la calidad del Estado colombiano;

e) Difundir el sello oficial de gestión de la calidad del Estado colombiano a través de los medios de comunicación a su alcance, campañas de sensibilización y educación, entre otros;

f) Propiciar acuerdos de reconocimiento mutuo entre gobiernos, entidades o esquemas nacionales e internacionales;

g) Hacer seguimiento al sistema de otorgamiento del derecho de uso del sello oficial de gestión de la calidad del Estado colombiano, con el fin de realizar mejoras al mismo;

h) Las demás que se consideren oportunas para la buena gestión del sello oficial de gestión de la calidad del Estado colombiano.

ART. 12.—Autorización para otorgar el uso del sello oficial de gestión de la calidad del Estado colombiano. El Departamento Administrativo de la Función Pública podrá autorizar a los organismos de certificación de sistemas de gestión de calidad debidamente acreditados para que estos a su vez otorguen el derecho de uso del sello oficial de gestión de la calidad del Estado colombiano, previa verificación por parte del organismo de certificación de la conformidad de los criterios establecidos en la norma técnica de calidad en la gestión pública NTCGP 1000:2004. Para lo anterior, el departamento establecerá los criterios y procedimientos aplicables al otorgamiento de la autorización.

ART. 13.—Solicitud de autorización. Los organismos de certificación de sistemas de gestión de calidad interesados en obtener la autorización para otorgar el derecho de uso del sello oficial de gestión de la calidad del Estado colombiano deberán presentar solicitud formal y escrita al Departamento Administrativo de la Función Pública. Como documentación mínima deberá adjuntarse información completa del organismo solicitante (nombre, dirección, certificado de constitución y gerencia, teléfono, fax, recursos humanos y técnicos y persona de contacto), así como una copia del acto administrativo mediante el cual se le haya otorgado la respectiva acreditación de acuerdo con las normas vigentes dentro del sistema nacional de normalización, certificación y metrología con su respectiva vigencia.

ART. 14.—Contenido de la autorización. La autorización incluirá las condiciones bajo las cuales el organismo de certificación podrá otorgar el derecho de uso del sello oficial de gestión de la calidad del Estado colombiano. Como mínimo, la mencionada autorización dispondrá lo siguiente:

a) El otorgamiento del derecho de uso del sello se formaliza mediante la firma de un acuerdo de voluntades suscrito entre el organismo de certificación y el usuario;

b) El período de disfrute no podrá ser superior a tres años, durante los cuales deberá realizarse como mínimo una auditoría anual. El período de validez podrá prorrogarse a voluntad de las partes (usuario y organismo de certificación de sistemas de gestión de la calidad) siempre y cuando el usuario siga cumpliendo con las disposiciones del presente reglamento y de los criterios establecidos en la norma técnica de calidad en la gestión pública NTCGP 1000:2004; para lo anterior, se deberá realizar la renovación bajo las mismas condiciones con las cuales se efectuó la certificación inicial para el otorgamiento del Sello;

c) El sello deberán portarlo únicamente los organismos y entidades públicas que cumplan satisfactoriamente los criterios mencionados en la presente resolución;

d) La utilización del sello deberá atenerse al manual gráfico del mismo descrito en el artículo siguiente y en el anexo de la presente reglamentación;

e) La publicidad hecha por los usuarios deberá responder igualmente al manual gráfico del sello descrito en el artículo siguiente y en el anexo de la presente resolución;

f) Se estipularán los derechos y obligaciones del usuario así como las condiciones que podrían llevar a la suspensión o cancelación del derecho de uso del sello, incluyendo las siguientes:

— Por solicitud del titular, la entidad certificadora o el usuario dentro de los términos establecidos en el acuerdo.

— Por vencimiento del período para el cual fue otorgado el uso del sello.

— Por determinación justificada del titular o a quien este delegue o autorice para otorgar el derecho de uso del sello.

— Cuando la Superintendencia de Industria y Comercio revoque la acreditación de organismos de certificación, cesará el uso del sello.

— Cuando se suspenda la certificación o la entidad certificada entre en proceso de liquidación, fusión o escisión o cambie su naturaleza jurídica.

g) El acuerdo incluirá la obligación del usuario de llevar un registro de operaciones del sello oficial de gestión de la calidad del Estado colombiano. La información deberá estar disponible como mínimo, para consulta del organismo nacional de acreditación, del organismo de certificación de sistemas de gestión de la calidad y del Departamento Administrativo de la Función Pública;

h) Se estipulará que el derecho de uso del sello oficial de gestión de la calidad del Estado colombiano se otorga sin perjuicio del cumplimiento de los requisitos legales, o de otro tipo, que puedan ser aplicables;

i) Las demás condiciones establecidas en los criterios y procedimientos aplicables al otorgamiento de la autorización, que determine el Departamento Administrativo de la Función Pública.

PAR.—El otorgamiento de la autorización deberá estar acompañado de la asignación de un código consecutivo para otorgar el derecho de uso del sello oficial de gestión de la calidad NTCGP 1000:2004 sector público, el cual deberá incluirse en la imagen del sello concedido al usuario, de acuerdo con las especificaciones del anexo del presente reglamento.

ART. 15.—Solicitantes del sello oficial de gestión de la calidad NTCGP 1000:2004 sector público. Podrán presentar solicitudes para acceder al derecho a uso del sello oficial de gestión de la calidad del Estado colombiano los organismos y entidades públicas que se encuentren debidamente certificados.

ART. 16.—Presentación de la solicitud. La solicitud deberá ser presentada ante un organismo de certificación debidamente acreditado de acuerdo con las disposiciones vigentes en materia de normalización, certificación y metrología, y al cual se le haya autorizado previamente para otorgar el derecho de uso del sello oficial de gestión de la calidad del Estado colombiano en los términos del artículo 13 de la presente resolución.

ART. 17.—Decisión de otorgamiento del derecho de uso del sello oficial de gestión de la calidad del Estado colombiano. El organismo de certificación acreditado y autorizado para otorgar el sello oficial de gestión de la calidad del Estado colombiano tomará la decisión de otorgar el derecho de uso del mismo, previa verificación de la conformidad de los criterios establecidos en la norma técnica de calidad en la gestión pública NTCGP 1000:2004.

ART. 18.—Formalización del otorgamiento. Una vez se haya verificado la conformidad del sistema de gestión de la calidad en un organismo o entidad pública con los criterios establecidos en la norma técnica de calidad en la gestión pública NTCGP 1000:2004, el organismo de certificación de sistemas de gestión de la calidad otorgará el derecho de uso del sello oficial de gestión de la calidad del Estado colombiano a través de un acuerdo escrito con el usuario, en el cual se estipularán las condiciones de uso del sello, las cuales deberán responder a lo establecido en la autorización para otorgar el sello de que habla el artículo 13 de la presente reglamentación.

ART. 19.—Manual gráfico del sello. La utilización del sello debe hacerse cumpliendo con las condiciones que se derivan del manual gráfico de uso que se establece en este artículo y la imagen del sello que se anexa a la presente resolución y hace parte integral de esta:

La imagen del sello está construida sobre la figura de un círculo de fondo blanco con borde en línea azul = cian 100% y magenta 80%, de 0,75 puntos de grosor. En el interior del círculo se encuentra la silueta del mapa de Colombia en color azul = cian 100% y magenta 60% que representa los diferentes organismos y entidades públicas del nivel nacional y territorial, las cuales deberán implementar la norma técnica de calidad en la gestión pública NTCGP 1000:2004.

Sobre el mapa de Colombia y en el centro del mismo, se encuentran tres símbolos de visto bueno, el primero amarillo = amarillo 100% y magenta 10%; el segundo azul = cian 100% y magenta 80%; y el tercero rojo = magenta 100% y amarillo 100%, los cuales representan la verificación de la conformidad frente a los requisitos establecidos en la norma técnica de gestión de la calidad NTCGP 1000:2004, simbolizando el esfuerzo de las instituciones públicas comprometidas con la construcción de un mejor país a través de una gestión pública más cercana al ciudadano.

El sello de certificación de calidad no podrá incluir información escrita diferente a la siguiente: en la parte superior debe ir gestión de la calidad NTCGP 1000:2004 sector público, en mayúsculas fijas alineado internamente alrededor del círculo. Entre este texto y el mapa de Colombia debe ir el texto: Departamento Administrativo de la Función Pública, DAFP, en mayúsculas fijas, y en la parte inferior debe ir la palabra certificado en mayúsculas fijas alineado internamente alrededor del círculo. Todos los textos deben ir en color azul = cian 100% y magenta 80%.

El tipo de letra a utilizar es helvética bold. Para los casos en los que debe reducir el logo su tamaño mínimo será 2,5 cm. de ancho, permitiendo con ello la lectura de los textos, sin la utilización de instrumentos ópticos de ampliación adicionales, y una clara identificación de la imagen. Cuando no sea posible la utilización de policromías, el logo debe utilizarse convirtiéndolo a escala de grises.

El sello no podrá ir acompañado de ningún texto diferente al que se señala, cuando se quiera dar aplique al sello en un producto certificado, este no podrá tener un tamaño menor al de cualquier otra marca de certificación que posea el producto.

ART. 20.—Costo. La inversión para acceder al sello oficial de gestión de la calidad del Estado colombiano tendrá como único valor el precio cobrado por el organismo de certificación debidamente acreditado y autorizado, en razón de la verificación de la conformidad con la respectiva norma técnica de calidad en la gestión pública NTCGP 1000:2004. El otorgamiento del derecho de uso del sello como tal será de carácter gratuito.

ART. 21.—Deber de informar el otorgamiento del derecho de uso. Los organismos de certificación de sistemas de gestión de calidad presentarán semestralmente un informe al Departamento Administrativo de la Función Pública, con la relación de los otorgamientos de derecho de uso del sello oficial de gestión de la calidad del Estado colombiano. Las especificaciones de la información que deberán contener los informes semestrales se determinarán en la autorización del artículo 13 de la presente resolución.

CAPÍTULO V

Disposiciones finales

ART. 22.—Implementación regional. El Departamento Administrativo de la Función Pública coordinará con la Escuela Superior de Administración Pública las estrategias de implementación del sello oficial de gestión de la calidad del Estado colombiano, para su difusión y adecuado funcionamiento en las diferentes regiones del país.

ART. 23.—Promoción del sello oficial de gestión de la calidad del Estado colombiano. El Departamento Administrativo de la Función Pública promocionará la utilización del sello oficial de gestión de la calidad del Estado colombiano mediante campañas de sensibilización y de información dirigidas a los organismos y entidades públicas y al público en general, fomentando así el sistema para el otorgamiento del sello oficial de gestión de la calidad del Estado colombiano.

PAR.—Cualquier actividad dirigida a la promoción del sello oficial de gestión de la calidad del Estado colombiano deberá cumplir con las especificaciones del manual gráfico descrito en el artículo 20 y el anexo de la presente reglamentación.

ART. 24.—Reconocimiento mutuo. El Departamento Administrativo de la Función Pública, en coordinación con el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, mediante convenio, alianza, acuerdo o cualquier otro instrumento que se considere pertinente, podrá adelantar procesos de reconocimiento mutuo u otorgar la equivalencia con normas técnicas o estándares de otros esquemas que cuenten con reconocido prestigio a nivel nacional o internacional y se ajusten a sus requerimientos en materia de otorgamiento del sello oficial de gestión de la calidad del Estado colombiano, incluyendo aquellos que se desarrollen entre un sector productivo y un organismo de certificación.

PAR.—El establecimiento de este tipo de acuerdos con otras entidades o esquemas podrá implicar que lo prescrito por la presente resolución para el funcionamiento del esquema de otorgamiento y condiciones de uso del sello oficial de gestión de la calidad del Estado colombiano, varíe de conformidad con los términos del respectivo acuerdo o instrumento que se haya considerado oportuno, siempre y cuando la alianza responda a los principios, objetivos y política del sello. Lo anterior, sin perjuicio de poner en conocimiento de la autoridad competente, las condiciones y el reglamento del uso de la imagen del sello, bajo los términos del acuerdo o alianza respectiva.

ART. 25.—Seguimiento y control complementario. El Departamento Administrativo de la Función Pública ejercerá actividades de seguimiento y control sobre el sello oficial de gestión de la calidad del Estado colombiano, complementarias al control y vigilancia ejercido por el organismo nacional de acreditación y pondrá en conocimiento de las autoridades competentes respectivas cualquier eventualidad que perjudique el buen uso del sello.

Para tales efectos, el Departamento Administrativo de la Función Pública se reserva la facultad de realizar auditorías periódicas del programa así como de adelantar todas las actividades necesarias para garantizar el adecuado funcionamiento del mismo, incluyendo el establecimiento de un sistema de seguimiento y control.

PAR.—Para asegurar las actividades de seguimiento y control, el departamento deberá tener en cuenta la información brindada por el registro de operaciones de que habla el literal g) del artículo 14 de la presente reglamentación, así como la documentación que deberá reposar en el archivo de los organismos que hacen parte del sistema de seguimiento y control en los términos del artículo 7º de esta resolución.

ART. 26.—Sanciones. La violación de las disposiciones del presente reglamento de uso estará sujeta a las sanciones civiles, comerciales y penales aplicables de conformidad con las disposiciones vigentes sobre estas materias.

ART. 27.—Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación; no obstante, de conformidad con lo establecido en el artículo 187 de la Decisión 486 de la Comunidad Andina, surtirá efectos frente a usuarios a partir de su inscripción ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

El presente reglamento de uso se inscribirá ante la Superintendencia de Industria y Comercio junto con la solicitud de registro de marca de certificación.

27 de julio de 2007.

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