RESOLUCIÓN 5300 DE 2007 

(Octubre 30)

“Por la cual la Aerocivil adopta el Sistema de Administración del Riesgo”.

El Director General,

en ejercicio de las facultades legales, en especial las que le confieren el capítulo IV, artículo 17 de la Ley 489 de 1998 y el artículo 9º, numeral 3º y 14, del Decreto 260 del 28 de enero de 2004, y

CONSIDERANDO:

Que la administración del riesgo, como estrategia institucional juega un papel importante en el logro de los objetivos institucionales y su valoración y mitigación permiten a la alta dirección garantizar una mejor y más efectiva toma de decisiones y por ende una mejor gestión;

Que la Ley 87 de 1993, “por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones” dispone en el artículo 2º, literales a) y f) proteger los recursos de la organización, buscando su adecuada administración ante posibles riesgos que los afectan; y definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presenten en la organización y que puedan afectar el logro de los objetivos;

Que la Ley 489 del 29 de diciembre de 1998, “por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones”, establece en el capítulo IV, artículo 17 las políticas de desarrollo administrativo;

Que el Decreto 1537 del 26 de julio de 2001, “por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993 en cuanto a elementos técnicos y administrativos que fortalezcan el sistema de control interno de las entidades y organismos del Estado”, considera que son objetivos del sistema de control interno entre otros (...) definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones... Igualmente, en el artículo 4º especifica el tema de administración de riesgos como parte integral del fortalecimiento de los sistemas de control interno en las entidades públicas (...);

Que el Gobierno Nacional expidió el Decreto 4110 del 9 de diciembre de 2004, “por el cual se reglamenta la Ley 872 del 30 de noviembre de 2003 y adopta la norma técnica de calidad en la gestión pública”, la cual en su numeral 4.1 literal g) establece como requisito de calidad, que todas las entidades públicas deben identificar y diseñar, con la participación de todos los servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas, los puntos de control sobre los riesgos de mayor probabilidad de ocurrencia o que generen un impacto considerable en la satisfacción de necesidades expectativas de calidad de los clientes, en las materias y funciones que le competen a cada entidad. Igualmente, en el numeral 5.6.2, literal h), establece que dentro de la información de entrada para la revisión por la dirección debe incluir los riesgos actualizados e identificados para la entidad. Así mismo, en el numeral 8.5.3, establece como nota, que los mapas de riesgo constituyen una herramienta para determinar acciones preventivas;

Que el Gobierno Nacional y el Departamento Administrativo de la Función Pública, DAFP, como instancia rectora en materia de control interno, responsable de fijar políticas en este tópico, instrumentalizarlas técnicamente y adelantar procesos de orientación y acompañamiento al Estado para su óptima implementación, expidió el 20 de mayo de 2005 el Decreto 1599, “por el cual se adopta el modelo estándar de control interno para entidades del Estado colombiano”, acompañado del anexo técnico MECI 1000:2005 el cual hace parte del mismo y en él se considera que el componente y los elementos de administración del riesgo forman parte fundamental del subsistema estratégico y por ende del sistema de control interno;

Que la Ley 1150 del 16 de julio de 2007, “por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y transparencia en la Ley 80 de 1993...” y en su artículo 4º establece directrices respecto a la distribución de riesgos asociados al proceso contractual;

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—Adoptar el sistema de administración de riesgos en la Unidad Administrativa Especial de Aeronáutica Civil como herramienta para la identificación, análisis, valoración medición, monitoreo y manejo de los riesgos que afecten la consecución de los objetivos de la entidad.

ART. 2º—Anexar como parte integral de la presente resolución, el mapa de riesgos institucional, y los riesgos y puntos de control por proceso y procedimiento.

ART. 3º—De conformidad con la estructura organizacional de la entidad y de acuerdo con los niveles de autoridad definidos en ella, los jefes de cada área serán responsables por la administración y mitigación de los riesgos del proceso y/o procesos a cargo, y para ello deberán asegurarse de su identificación, monitoreo y mejoramiento permanente, así como de su divulgación al interior de sus dependencias dejando evidencias de ello.

PAR. 1º—Las jefaturas de las áreas de la UAEAC deberán designar un responsable del reporte y seguimiento a los planes de acción para administrar los riesgos de los procesos inherentes al área, cuyo nombre deberá ser dado a conocer a la oficina asesora de planeación - grupo organización y calidad aeronáutica, dentro de los 8 días siguientes a la expedición de la presente resolución.

PAR. 2º—Para efectos del monitoreo, el seguimiento, la evaluación y la realización de auditorías realizadas por las instancias pertinentes, cada dependencia de la Aerocivil deberá mantener la información específica o registros que soporten las acciones preventivas y/o correctivas para administrar, controlar y/o minimizar los riesgos de los procesos bajo su tutela.

PAR. 3º—La administración de los riesgos abarca igualmente las inversiones y la formulación de todos los planes, programas y proyectos que implemente la entidad, y estos deberán ser identificados, valorados y mitigados y sus puntos de control enunciados en la formulación de las actividades anteriormente formuladas.

PAR. 4º—Todas las jefaturas de la estructura organizacional de la UAEAC deberán presentar semestralmente un informe del comportamiento del mapa de riesgos de sus procesos a la oficina asesora de planeación - grupo de organización y calidad aeronáutica, indicando las recomendaciones y/o novedades pertinentes, con el fin de coordinar las acciones y/o ajustes correspondientes.

PAR. 5º—Los pliegos de condiciones o sus equivalentes deberán incluir la estimación, tipificación y asignación de los riesgos previsibles involucrados en la contratación.

ART. 4º—Es de obligatorio cumplimiento por parte de todos los funcionarios de las dependencias la aplicación de los principios de autocontrol, autorregulación, autoevaluación y autogestión y para ello deberán conocer el proceso en que intervienen, el mapa de riesgos del área y del proceso y los mecanismos de control para su manejo y administración.

PAR. 1º—Para lograr una adecuada aplicación del procedimiento adoptado con la presente resolución, los funcionarios de la Aeronáutica Civil deberán comprometerse a conocerlo y acatarlo. Igualmente y si lo estiman conveniente, pueden plantear las modificaciones pertinentes para efecto de ajustes o inconsistencias, debiendo informar oportunamente al jefe del área dueña del proceso para que tome las medidas correctivas necesarias, quien a su vez deberá informar a la oficina asesora de planeación - grupo organización y calidad aeronáutica para su actualización y administración respectiva.

ART. 5º—La consolidación y administración de los mapas de riesgos institucionales y por proceso estarán a cargo de la oficina asesora de planeación - grupo de organización y calidad aeronáutica, la cual conjuntamente con la oficina de control interno asesorarán conforme a su competencia, a las áreas dueñas del proceso en lo pertinente.

PAR. 1º—Para el mantenimiento de los mapas de riesgos de las áreas y/o procesos se observará lo establecido en el procedimiento de actualización libros de área, con la participación activa del área involucrada y el concurso de la dirección de informática, cuando se considere necesario.

PAR. 2º—Cuando se modifique, incluya o elimine un ítem de los índices de los libros de área, se deberá expedir la resolución modificatoria respectiva. La oficina asesora de planeación - grupo organización y calidad aeronáutica llevará el control de modificaciones o ajustes realizados a los mapas de riesgos.

PAR. 3º—Los ajustes y modificaciones efectuados al mapa de riesgos procederán por solicitud de la oficina de control interno y/o jefe de área o dependencia específica ante la oficina asesora de planeación - grupo organización y calidad aeronáutica o por esta última dependencia previa validación con el área respectiva.

ART. 6º—Corresponde a la oficina asesora de planeación - grupo organización y calidad aeronáutica divulgar los resultados y/o ajustes a los mapas de riesgo adoptados en el libro de área y/o manual de procedimientos y estarán a disposición de los usuarios o destinatarios mediante su publicación en la intranet de la Aerocivil.

ART. 7º—La oficina asesora de planeación asumirá la protección, administración y mantenimiento de los archivos que conforman los procesos y procedimientos del área, mapas de riesgos, indicadores y en general el mantenimiento del libro de área, con el soporte y apoyo tecnológico de la dirección de informática.

ART. 8º—Será responsabilidad de los jefes de todas las áreas como responsables de los procesos y procedimientos que les compete, tener presente los informes y recomendaciones formuladas por la oficina de control interno y los órganos de control externos, para adecuar y/o actualizar en coordinación con el grupo de organización y calidad aeronáutica, los mapas de riesgos y puntos de control pertinentes. Así mismo deberán establecer los planes de mejoramiento pertinentes, que evidencien la implementación de mejoras en el tema.

ART. 9º—Será responsabilidad de la oficina de control interno en sus auditorías, revisar los planes de acción para mitigación de los riesgos, los puntos de control establecidos en los procesos y procedimientos y formular las recomendaciones pertinentes.

ART. 10.—El director general de la Unidad Administrativa Especial de Aeronáutica Civil por intermedio de la oficina asesora de planeación establecerá las directrices para la operatividad del comité de administración del riesgo el cual estará integrado por los miembros del comité directivo y tratará permanentemente el tema en las reuniones ordinarias del mismo.

ART. 11.—La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga todas aquellas normas que le sean contrarias.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 30 de octubre de 2007.

NOTA: Los anexos correspondientes al mapa de riesgos institucionales y los riesgos y puntos de control por proceso y procedimiento que hacen parte integral de la presente resolución pueden ser consultados en la Unidad Administrativa Especial de Aeronáutica Civil.

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