RESOLUCIÓN 5304 DE 2003 

(Septiembre 18)

“Por medio de la cual se establecen los términos y condiciones para la rendición de cuentas, el procedimiento para el registro de los libros de contabilidad y la presentación de los informes públicos que deben presentar los partidos y movimientos políticos con personería jurídica y grupos significativos de ciudadanos, que participen en procesos electorales de carácter territorial”.

El Consejo Nacional Electoral,

en ejercicio de sus atribuciones constitucionales, legales y en especial la conferida por el artículo 8º del Decreto 2207 del 5 de agosto de 2003,

CONSIDERANDO:

1. Que el Acto Legislativo 1 del 3 de julio 2003, facultó al Congreso de la República para reglamentar lo concerniente al tema de la financiación de los partidos y movimientos políticos con personería jurídica en las elecciones departamentales y municipales del 26 de octubre de 2003.

2. Que como dicha reglamentación no fue adoptada por el Congreso de la República, el Gobierno Nacional en uso de las facultades a él conferidas por el Acto Legislativo 1 de 2003, expidió el Decreto 2207 del 5 de agosto de 2003, que en su artículo 8º facultó al Consejo Nacional Electoral para reglamentar el sistema de auditoría interna y su correspondiente acreditación, así como los términos y condiciones para la rendición de cuentas,

RESUELVE:

ART. 1º—Responsables de la presentación de los informes y de la rendición de cuentas. Para la presentación de informes y la consiguiente rendición pública de cuentas, los partidos y movimientos políticos con personería jurídica y los grupos significativos de ciudadanos, deberán designar, al tenor del artículo 11 del Decreto 2207 de 2003, una persona por cada lista uninominal o plurinominal, en las circunscripciones electorales donde las han inscrito, como responsable de la presentación de los informes y de la rendición de cuentas.

La acreditación de dichos responsables se hará mediante oficio suscrito por el representante legal o su delegado en el caso de los partidos y movimientos políticos con personería jurídica, o por un mínimo de tres (3) inscriptores, en el de los grupos significativos de ciudadanos, dirigido al Fondo nacional de financiación de partidos y campañas electorales, antes del veinticuatro (24) de octubre de dos mil tres (2003).

En dicho oficio se señalará el nombre del responsable con su respectivo número de cédula de ciudadanía, la circunscripción electoral asignada y el (los) nombre(s) del (los) integrante(s) de la lista uninominal o plurinominal para la cual fue(ron) designado(s).

ART. 2º—Registro de los libros de contabilidad. Los responsables de la rendición de cuentas en los términos del artículo 1º de esta resolución, deberán registrar sus libros de contabilidad por cada lista o candidatura única ante los respectivos delegados departamentales o ante el registrador distrital o municipal del estado civil donde se realizó la inscripción de la lista o candidatura, a más tardar hasta el 24 de octubre de 2003.

Los libros, facturas, comprobantes de contabilidad y demás documentos que soporten la información financiera y contable, deben permanecer de manera física en los archivos del partido o del movimiento o grupo significativo de ciudadanos, por lo menos durante cuatro (4) años, y a partir de allí opcionalmente en archivos electrónicos o microfilmados, para efectos de la realización de las auditorías externas señaladas en el artículo 39 de la Ley 130 de 1994 o de cualquier otro requerimiento administrativo, penal, disciplinario o jurídico a que pudiere haber lugar.

El partido o movimiento político, o el grupo significativo de ciudadanos adoptarán, en el evento en que los candidatos realicen sus campañas de manera individual, las medidas que consideren necesarias para asegurar que todos los candidatos internamente presenten sus cuentas de ingresos y egresos de campaña ante el responsable de la lista.

PAR.—La autoridad electoral deberá anotar en la primera página el nombre del partido, movimiento político o grupo significativo de ciudadanos, identificación del responsable, número de páginas, ciudad y fecha en que se realiza el trámite y nombres y firmas, con sus respectivas cédulas, de quienes intervienen en la diligencia.

ART. 3º—Presentación de los informes públicos. Los responsables de la rendición de cuentas deberán presentarlas, debidamente acompañadas del dictamen de auditoría a que se refiere el artículo 4º de la Resolución 4904 de 2003 proferida por el Consejo Nacional Electoral, ante la autoridad electoral en la que se registraron los correspondientes libros de contabilidad.

Vencido el término para la rendición de las cuentas, la autoridad electoral correspondiente enviará una relación detallada, con la información anterior completa y en lo pertinente refrendada por cada responsable de la lista o candidatura única al Consejo Nacional Electoral —Fondo nacional de financiación de partidos y campañas electorales—.

Dichas autoridades deberán remitirlas al Consejo Nacional Electoral dentro de los ocho (8) días siguientes a su presentación. El incumplimiento de esta obligación será causal de mala conducta.

Estos informes contables públicos deberán ser presentados a más tardar un (1) mes después del correspondiente debate electoral, pero su reconocimiento se hará una vez evaluados por el CNE, Fondo nacional de partidos y campañas electorales, y deberán ser publicados en un diario de amplia circulación de la respectiva circunscripción electoral.

ART. 4º—Procedimiento para realizar los registros contables en el libro de ingresos y gastos de campaña. Además de lo establecido en los artículos 20 y 21 de la Ley 130 de 1994, el procedimiento a cumplir será el siguiente:

4.1. A cada uno de las diversas categorías de ingresos y clases de gastos que contiene el formulario correspondiente, deben destinarse los folios que se consideren necesarios, con el objeto de informar separadamente la contabilización de cada uno de los códigos que aparecen en el formulario.

4.2. Registrar cronológicamente las operaciones realizadas en relación con cada uno de los conceptos, indicando la fecha, los intervinientes, el detalle y el valor.

4.3. Cada concepto debe ser totalizado, determinando su saldo. Su valor debe ser anotado en el renglón asignado para el efecto en el respectivo formulario. Todos estos valores deben coincidir con el mencionado formulario.

4.4. En el diligenciamiento de los libros de contabilidad no se podrá incurrir en las siguientes irregularidades:

I) Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones.

II) Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones.

III) Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos contables.

IV) Borrar o tachar en todo o en parte los asientos contables.

V) Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros.

Como consecuencia de la presentación irregular de libros e informes se incurrirá en la pérdida de los derechos para la reposición de gastos electorales y las sanciones penales a que haya lugar.

ART. 5º—Formatos para la rendición pública de cuentas. La rendición de cuentas deberá ceñirse a los formatos diseñados por el Consejo Nacional Electoral, los cuales estarán a disposición en las delegaciones departamentales, registradurías distritales, especiales y municipales, y en la página web de la registraduría (www.registraduria.gov.co) que hacen parte integral de la presente resolución.

El Consejo Nacional Electoral —Fondo nacional de financiación de partidos y campañas electorales—, enviará a todos los partidos y movimientos con personería jurídica y a los grupos significativos de ciudadanos que hayan inscrito listas o candidatos únicos, dichos formatos.

ART. 6º—Derogatorias. La presente resolución deroga las normas que le sean contrarias.

ART. 7º—Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación en el Diario Oficial.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 18 de septiembre de 2003.

   Formulario 3A
ORGANIZACIÓN ELECTORALLista Nº 
CONSEJO NACIONAL ELECTORAL  
Fondo Nacional de Financiación de Partidos y Campañas ElectoralesNº Candidatos 
INFORME DE INGRESOS Y GASTOS DE LA CAMPAÑA  
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Circunscripción Electoral Municipio Fecha de elección 
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ASAMBLEA GOBERNACIÓN CONCEJO ALCALDÍA 
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 VOTO PREFERENTE    NO 
Lista inscrita por: 
Nombre del responsable del informe C.C.  
Ciudad, dirección y teléfono permanente:  
E-mail:   
 
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Nombre del auditor o su delegado C.C. T.P.  
Ciudad, dirección y teléfono permanente:  
E-mail:   
 
CódigoConceptoValor
100TOTAL DE LOS INGRESOS DE LA CAMPAÑA 
101Recursos propios 
102Contribuciones y donaciones de los miembros 
103Contribuciones y donaciones de los familiares y/o particulares 
104Rendimiento de inversiones 
105Rendimiento netos de actos públicos 
106Créditos (líneas especiales) art. 17 L. 130/94 
107Otros créditos 
108Ayudas en especie valoradas a su precio comercial 
109Otros ingresos incluyendo recursos de la organización que inscribe la lista 
200TOTAL DE LOS GASTOS DE LA CAMPAÑA 
201Gastos de administración 
202Gastos de oficina y adquisiciones 
203Inversión en materiales y publicaciones 
204Actos públicos 
205Servicio de transporte y franquicia postal 
206Gastos de capacitación e investigación política 
207Gastos judiciales y de rendición de cuentas 
208Gastos de propaganda electoral 
209Costos financieros 
210Gastos que sobrepasan la suma fijada por el Consejo Nacional Electoral 
211Otros gastos (publicidad política gratuita) 
Las cifras consignadas en este formulario fueron tomadas fielmente del libro de ingresos y gastos registrado ante la organización electoral
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el día del mes de del año  
     
 Firma del responsable Firma del auditor o su delegado T.P. 
NOTA: Este espacio será diligenciado por la organización electoral 
Fecha de presentación Ciudad  
   
Total folios:  
   
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Dictamen:  NO  
       
Nombre funcionario de la organización electoral  
Cargo: Número de cédula  
  
Firma del funcionario
Ver en la parte posterior el instructivo de diligenciamiento

Para candidatos avalados por partidos o movimientos políticos y grupos significativos de ciudadanos que postulen candidatos.

Instructivo para la rendición del informe de ingresos y gastos de la campaña electoral

Instrucciones generales

La información que se transcribe al formulario 3A, “Informe de ingresos y gastos de la campaña”, debe ser tomada fielmente de los libros de contabilidad que el responsable de la lista ha registrado ante el registrador de la respectiva circunscripción electoral y presentada ante el mismo funcionario.

Esta información debe ser presentada a más tardar un mes después del correspondiente debate electoral.

Datos generales. En la primera parte del formulario, se anotarán los datos solicitados.

Ingresos

100Anotará el total de los ingresos recibidos para la campaña.
101Registrará el total de los recursos propios aportados a la campaña.
102Registrará la totalidad de los dineros recibidos como contribuciones y donaciones de los miembros, distintos de las donaciones de personas naturales o jurídicas.
103Relacionará la totalidad de las contribuciones y donaciones recibidas de personas naturales y jurídicas y en el anexo 3.1 A, incluirá la información sobre: nombre, dirección, teléfono, NIT o cédula y para las donaciones de personas jurídicas, el número del acta donde conste la aprobación expresa de la mitad más uno de los miembros de la junta directiva o de la asamblea general de accionistas o de la junta de socios (L. 130/94, art. 16).
En caso de no haber obtenido donaciones, se anotará en el anexo.
104En rendimiento de las inversiones anotará el total obtenido durante la campaña.
105Anotará el rendimiento neto de los actos públicos, distribución de folletos, insignias, publicaciones y cualquier otra actividad realizada en desarrollo de la campaña.
106Anotará la totalidad de los créditos obtenidos para la campaña por líneas especiales de créditos y diligenciará el anexo 3.2A.
107Anotará la totalidad de los otros créditos obtenidos para la campaña y diligenciará el anexo 3.2B. En caso de no haber obtenido créditos se anotará en el anexo.
108Todas las ayudas recibidas durante la campaña, se valoran a su precio comercial y se trasladan a este numeral.
109Anotará cualquier otro ingreso obtenido, que no esté relacionado en los numerales anteriores y los recibidos de la organización que inscribe la lista.
Egresos

200Anotará la totalidad de los gastos efectuados en desarrollo de la campaña.
201Anotará todos los gastos de administración, como sueldos, honorarios, viáticos, arriendos, servicios públicos y similares ocasionados en desarrollo de la campaña.
202Incluirá los gastos de papelería, elementos de aseo y todos los relacionados con gastos de oficina.
203Todos los gastos para adquisición de materiales para trabajo público y publicaciones no deducidos en el numeral 104, se incluirá en este numeral.
204Anotará todos los gastos de los actos públicos distintos de los gastos de propaganda política.
205Incluye gastos por cualquier clase de transporte y franquicia postal.
206Anotará todos los gastos por concepto de capacitación e investigación política.
207Relacionará los gastos judiciales y de rendición de cuentas.
208Relacionará los gastos de propaganda política no incluidos en el 204.
209Incluirá los pagos de capital, intereses, comisiones y demás relacionados con los créditos obtenidos para la campaña.
210Si sobrepasaron los topes fijados por el CNE, relacionará aquí la cantidad sobrepasada.
211Cualquier suma no incluida en los numerales anteriores, se anotará en este numeral. Incluida la publicidad política.
Documentación. Todos los soportes de este informe deben permanecer en sus archivos para posteriores auditorías.

Relación de candidatos

NOMBREC.C. Nº NOMBREC.C. Nº
    
    
    
    
    
    
    
    
    
    
    
    
    
    
    
    
    
    
    
    
    
    
    
   Anexo 3.1 A
ORGANIZACIÓN ELECTORALLista Nº 
CONSEJO NACIONAL ELECTORAL  
Fondo Nacional de Financiación de Partidos y Campañas Electorales  
RELACIÓN DE CONTRIBUCIONES Y DONACIONES DE LOS FAMILIARES Y/O PARTICULARES  
Correspondientes a la campaña electoral  
Circunscripción electoral Municipio 
Responsable del informe C.C. Nº 
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Nombre de la persona natural o jurídicaValorDirección completaTeléfonosNIT o cédulaActa Nº
1      
2      
3      
4      
5      
6      
7      
8      
9      
10      
11      
12      
13      
14      
 TOTAL     
Las cifras registradas en este anexo fueron tomadas fielmente del libro de ingresos y gastos

 Firma del responsable de la lista Firma del auditor o su delegado 
     
     
 C.C. Nº T.P. Nº 
Ver en la parte posterior el instructivo de diligenciamiento

Este anexo se utiliza para relacionar las donaciones hechas en dinero a las campañas en el caso que hayan sido relacionadas en el código 103 del formulario 3.A.

• En la primera de las casillas se debe indicar nombres y apellidos completos del responsable de la lista, así como su número de cédula, en forma clara y legible, sin tachaduras ni enmendaduras.

• Las casillas siguientes se deben diligenciar renglón por renglón, indicando el nombre de la persona natural o jurídica que realizó las contribuciones y donaciones en dinero a la campaña procedentes de los familiares y/o particulares, anotando dirección completa, teléfono, NIT o cédula según el caso y el número del acta.

• El número de acta se debe anotar cuando la donación la ha realizado una persona jurídica, ya que en este evento, la ley exige que esta donación se apruebe por la mitad más uno de los miembros de la junta o de la asamblea general de accionistas o junta de socios según el caso, lo cual debe constar en el acta.

Serán motivo de observancia y consecuente devolución por parte del Fondo Nacional de Financiación de Partidos y Campañas Electorales, los formularios que presenten tachaduras o enmendaduras.

   Anexo 3.2 A
ORGANIZACIÓN ELECTORALLista Nº 
CONSEJO NACIONAL ELECTORAL  
Fondo Nacional de Financiación de Partidos y Campañas Electorales  
RELACIÓN DE CRÉDITOS POR LÍNEAS ESPECIALES  
Circunscripción electoral Municipio 
Responsable del informe C.C. Nº 
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Nombre de la persona jurídicaValorDirección completaTeléfonosNIT o cédula
1     
2     
3     
4     
5     
6     
7     
8     
9     
10     
11     
12     
13     
14     
 TOTAL    
Las cifras registradas en este anexo fueron tomadas fielmente del libro de ingresos y gastos

 Firma del responsable de la lista Firma del auditor o su delegado 
     
     
 C.C. Nº T.P. Nº 
Ver en la parte posterior el instructivo de diligenciamiento

Este anexo se utiliza para relacionar los créditos obtenidos y relacionados en el código 106 del formulario 3.A.

• En la primera de las casillas se debe indicar nombres y apellidos completos del responsable de lista, así como su número de cédula, en forma clara y legible, sin tachaduras ni enmendaduras.

• Las casillas siguientes se deben diligenciar renglón por renglón, indicando el nombre de la persona jurídica que concedió el crédito a la campaña, el valor del mismo, dirección completa, teléfono y NIT o cédula según el caso.

• Si el formato no es suficiente se puede fotocopiar para efectos de suministrar la información completa.

Serán motivo de observancia y consecuente devolución por parte del Fondo Nacional de Financiación de Partidos y Campañas Electorales, los formularios que presenten tachaduras o enmendaduras.

   Anexo 3.2 B
ORGANIZACIÓN ELECTORALLista Nº 
CONSEJO NACIONAL ELECTORAL  
Fondo Nacional de Financiación de Partidos y Campañas Electorales  
RELACIÓN DE OTROS CRÉDITOS  
Circunscripción electoral Municipio 
Responsable del informe C.C. Nº 
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Nombre de la persona natural o jurídicaValorDirección completaTeléfonosNIT o cédula
1     
2     
3     
4     
5     
6     
7     
8     
9     
10     
11     
12     
13     
14     
 TOTAL    
Las cifras registradas en este anexo fueron tomadas fielmente del libro de ingresos y gastos

 Firma del responsable de la lista Firma del auditor o su delegado 
     
     
 C.C. Nº T.P. Nº 
Ver en la parte posterior el instructivo de diligenciamiento

Este anexo se utiliza para relacionar los créditos obtenidos y relacionados en el código 107 del formulario 3.A.

• En la primera de las casillas se debe indicar nombres y apellidos completos del responsable de lista, así como su número de cédula, en forma clara y legible, sin tachaduras ni enmendaduras.

• Las casillas siguientes se deben diligenciar renglón por renglón, indicando el nombre de la persona natural o jurídica que concedió el crédito a la campaña, el valor del mismo, dirección completa, teléfono y NIT o cédula según el caso.

• Si el formato no es suficiente se puede fotocopiar para efectos de suministrar la información completa.

Serán motivo de observancia y consecuente devolución por parte del Fondo Nacional de Financiación de Partidos y Campañas Electorales, los formularios que presenten tachaduras o enmendaduras.

   Anexo 3.3 A
ORGANIZACIÓN ELECTORALLista Nº 
CONSEJO NACIONAL ELECTORAL  
Fondo Nacional de Financiación de Partidos y Campañas Electorales  
RELACIÓN DE CONTRIBUCIONES Y DONACIONES DE LOS MIEMBROS  
Correspondientes a la campaña electoral  
Circunscripción electoral Municipio 
Responsable del informe C.C. Nº 
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Nombre de la persona natural o jurídicaValorDirección completaTeléfonosNIT o cédulaActa Nº
1      
2      
3      
4      
5      
6      
7      
8      
9      
10      
11      
12      
13      
14      
 TOTAL     
Las cifras registradas en este anexo fueron tomadas fielmente del libro de ingresos y gastos

 Firma del responsable de la lista Firma del auditor o su delegado 
     
     
 C.C. Nº T.P. Nº 
Ver en la parte posterior el instructivo de diligenciamiento

Este anexo se utiliza para relacionar las contribuciones en dinero de los miembros del partido o movimiento registrado en el código 102 del formulario 3.A.

• En la primera de las casillas se debe indicar nombres y apellidos completos del responsable de la lista, así como su número de cédula, en forma clara y legible, sin tachaduras ni enmendaduras.

• Las casillas siguientes se deben diligenciar renglón por renglón, indicando el nombre de la persona que hizo la contribución o donación, cédula, dirección completa, teléfonos, valor de la contribución y número del acta.

Serán motivo de observancia y consecuente devolución por parte del Fondo Nacional de Financiación de Partidos y Campañas Electorales, los formularios que presenten tachaduras o enmendaduras.

   Anexo 3.4 A
ORGANIZACIÓN ELECTORALLista Nº 
CONSEJO NACIONAL ELECTORAL  
Fondo Nacional de Financiación de Partidos y Campañas Electorales  
RELACIÓN DE AYUDAS EN ESPECIE VALORADAS A SU PRECIO COMERCIAL  
Correspondientes a la campaña electoral  
Circunscripción electoral Municipio 
Responsable del informe C.C. Nº 
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Nombre de la persona natural o jurídicaValorDirección completaTeléfonosNIT o cédulaActa Nº
1      
2      
3      
4      
5      
6      
7      
8      
9      
10      
11      
12      
13      
14      
 TOTAL     
Las cifras registradas en este anexo fueron tomadas fielmente del libro de ingresos y gastos

 Firma del responsable de la lista Firma del auditor o su delegado 
     
     
 C.C. Nº T.P. Nº 
Ver en la parte posterior el instructivo de diligenciamiento

Este anexo se utiliza para relacionar las donaciones y contribuciones hechas en especie a las campañas en el caso que hayan sido relacionadas en el código 108 del formulario 3.A.

• En la primera de las casillas se debe indicar nombres y apellidos completos del responsable de la lista, así como su número de cédula, en forma clara y legible, sin tachaduras ni enmendaduras.

• Las casillas siguientes se deben diligenciar renglón por renglón, indicando el nombre de la persona natural o jurídica que realizó la donación, contribución o ayuda en especie a la campaña, dirección completa, teléfono, NIT o cédula según el caso y el número del acta. El número del acta se debe anotar cuando la donación la ha realizado una persona jurídica.

Tenga en cuenta que:

• La publicidad política gratuita se considera donación en especie y se debe contabilizar.

• La franquicia postal que se concede a los partidos y movimientos políticos con personería jurídica, representa una contribución en especie y también se debe contabilizar.

Serán motivo de observancia y consecuente devolución por parte del Fondo Nacional de Financiación de Partidos y Campañas Electorales, los formularios que presenten tachaduras o enmendaduras.

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