RESOLUCIÓN 5340 DE 2004 

(Octubre 11)

“Por la cual se crea el consejo de calidad”.

El Superintendente de Notariado y Registro,

en ejercicio de sus facultades legales y en especial las conferidas por el artículo 9º numerales 9.2 y 9.4 del Decreto 302 de 2004, y

CONSIDERANDO:

Que la Superintendencia de Notariado y Registro tiene como objetivos el optimizar el desempeño institucional y establecer una cultura de gestión de calidad y mejoramiento continuo;

Que el artículo 2º de la Ley 872 de 2003 obliga a desarrollar y poner en funcionamiento el sistema de gestión de calidad y responsabiliza a la máxima autoridad de cada entidad pública para desarrollar, implementar, mantener, revisar y perfeccionar el sistema de gestión de la calidad;

Que la superintendencia para lograr este propósito se encamina a modernizar sus procesos y a obtener su certificación mediante la adopción de la Norma ISO 9001:2000;

Que la implantación de este proyecto se encuentra acorde con los objetivos corporativos y estratégicos de la entidad, con la normatividad vigente y contribuye a lograr eficiencia en el desarrollo de los negocios que le conciernen a la superintendencia —garantizar la fe pública— contribuyendo a la aplicación de las directrices macroeconómicas en el marco de las políticas trazadas por el Gobierno Nacional;

Que de conformidad con lo anterior, es necesario crear el consejo de calidad de la Superintendencia de Notariado y Registro como órgano superior de definición de la política de calidad, en la aplicación, coordinación y evaluación del sistema de gestión de la calidad, en los procesos que abarque el alcance del sistema,

RESUELVE:

ART. 1º—Créase en la Superintendencia de Notariado y Registro el consejo de calidad, como órgano encargado de definir los requisitos para la implantación del sistema gestión de la calidad que brinde confiabilidad a los clientes externos e internos de la institución.

ART. 2º—El consejo de calidad de la Superintendencia de Notariado y Registro estará integrado por:

El Superintendente de Notariado y Registro, quien lo presidirá.

El secretario general.

El jefe de la oficina asesora de plantación.

El director de la dirección de registro.

El director de la dirección de vigilancia.

El director de la dirección de gestión notarial.

El jefe de la oficina de control interno.

El jefe de la oficina de informática.

El jefe de la oficina de investigación y capacitación.

El jefe del grupo de comunicaciones.

PAR. 1º—Cuando el superintendente no pueda presidir el consejo de calidad, lo presidirá el secretario general de la Superintendencia de Notariado y Registro.

PAR. 2º—El jefe de la oficina asesora de planeación tendrá la función de director general del proyecto.

PAR. 3º—El jefe de la oficina de control interno, además de las funciones inherentes al cargo, velará porque se lleve a cabo una auditoría de calidad con su correspondiente seguimiento en las áreas o dependencias objeto de la certificación de calidad, a fin de garantizar un positivo resultado en la auditoría internacional ISO 9000.

(Nota: Adicionado por la Resolución 1200 de 2005 artículo 1º de la Superintendencia de Notariado y Registro)

ART. 3º—Son funciones del consejo de calidad las siguientes:

• Comprometerse con el desarrollo e implementación del sistema de gestión de la calidad.

• Establecer la política de la calidad, sus objetivos y asegurar la disponibilidad de los recursos.

• Evidenciar el compromiso de la entidad con el desarrollo e implementación del SGC, así como con la mejora continua de su eficacia.

• Establecer las estrategias necesarias para la implementación de las normas de calidad ISO 9000 en la Superintendencia de Notariado y Registro.

• Establecer mecanismos que permitan detectar las necesidades para la operatividad del sistema de gestión de la calidad y proponer acciones para su mejoramiento.

• Liderar y fijar pautas para la creación de los círculos de la calidad, tanto a nivel de la superintendencia como en las oficinas de registro de instrumentos públicos en el país.

• Velar porque todos los procesos y procedimientos diseñados por la entidad estén alineados con los propósitos y objetivos del sistema de gestión de la calidad.

• Generar los mecanismos que permitan evaluar las necesidades de entrenamiento del personal, mediante la orientación de un programa permanente de capacitación en pro del mejoramiento continuo y medir la efectividad del mismo.

• Generar herramientas que permitan adelantar las acciones preventivas, correctivas e indicadores de seguimiento y evaluación de procesos.

ART. 4º—El consejo de calidad deberá reunirse quincenalmente o cuando el superintendente, secretario general o director del proyecto lo considere necesario, para realizar las revisiones por parte de la alta gerencia.

(Nota: Modificado por la Resolución 1200 de 2005 artículo 2º de la Superintendencia de Notariado y Registro)

ART. 5º—A las reuniones del consejo podrán ser invitados los registradores u otros funcionarios cuando se considere necesaria su presencia para un tema específico.

ART. 6º—Salvo lo previsto en el parágrafo 1º del artículo 2º, los miembros permanentes no podrán delegar su participación en el consejo de calidad.

ART. 7º—La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

Comuníquese, publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 11 de octubre de 2004.

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