Ministerio de Transporte

RESOLUCIÓN 5426 DE 2017

(Noviembre 27)

“Por la cual se adecúa la conformación y el reglamento interno del Comité institucional de coordinación de control interno y se dictan otras disposiciones”.

El Ministro de Transporte,

en ejercicio de las facultades constitucionales y legales, en especial las conferidas por los artículos 13 de la Ley 87 de 1993 y 2.2.21.1.5 del Decreto 1083 de 2015 modificado y adicionado por el Decreto 648 de 2017, y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 209 y 269 de la Constitución Política, establecen que la administración pública, en todos sus órdenes, tendrán un control interno y que las entidades públicas están obligadas a diseñar y aplicar métodos y procedimientos de control interno de conformidad con lo que disponga la ley.

Que la Ley 87 de 1993, contempla las normas para el ejercicio de control interno en las entidades y organismos del Estado y el artículo 13 señala, que le corresponde a todas las entidades y organismos de las ramas del poder público, constituir al más alto nivel jerárquico un Comité de coordinación del sistema de control interno, de acuerdo con la naturaleza de las funciones propias de la organización.

Que el numeral 5.5.1 del artículo 5º del Decreto 87 de 2011, establece el Comité de coordinación del sistema de control interno como un órgano interno de asesoría y coordinación dentro de la estructura del Ministerio de Transporte.

Que en consecuencia, el Ministerio de Transporte conformó y estableció el reglamento interno del Comité de coordinación del sistema de control interno mediante Resolución 2646 de 2015 modificada por la Resolución 1236 de 2016.

Que el artículo 4º del Decreto 648 de 2017 adicionó los artículos 2.2.21.1.5 y 2.2.21.1.6 al Decreto 1083 de 2015, en los cuales se determinó la obligación para los organismos y entidades de las ramas del poder público en sus diferentes órdenes y niveles de establecer el Comité institucional de coordinación de control interno como órgano asesor e instancia decisoria en los asuntos del control interno, estableció su integración y sus funciones.

Que el numeral 3º del artículo 2.2.21.1.5 del Decreto 1083 de 2015 adicionado por el Decreto 648 de 2017 establece que el representante legal designará los representantes del nivel directivo que, conformarán el Comité institucional de coordinación de control interno.

Que teniendo en cuenta lo dispuesto en los artículos 2.2.21.1.5 y 2.2.21.1.6 del Decreto 1083 de 2015 adicionados por el Decreto 648 de 2017, se hace necesario adecuar la conformación y el reglamento interno del Comité institucional de coordinación de control interno del Ministerio de Transporte.

Que mediante memorando 2017500148433 del 14 de septiembre de 2017, la jefe de la oficina de control interno del Ministerio de Transporte remitió a la oficina asesora de jurídica, el presente acto administrativo para el trámite pertinente.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—Conformación del Comité institucional de coordinación de control interno. El Comité institucional de coordinación de control interno del Ministerio de Transporte, estará conformado por:

a) Ministro de Transporte, quien lo presidirá;

b) Viceministro de Transporte;

c) Viceministro de infraestructura;

d) Secretario general;

e) Director de transporte y tránsito;

f) Director de infraestructura;

g) Subdirector de transporte;

h) Subdirector de tránsito;

i) Subdirector de talento humano;

j) Subdirector administrativo y financiero;

k) Jefe de la oficina de regulación económica.

l) Jefe de la oficina asesora de planeación.

PAR. 1º—El jefe de la oficina de control interno, participará con voz pero sin voto en el mismo y ejercerá la secretaría técnica.

PAR. 2º—El jefe de la oficina asesora de planeación adicionalmente actuará como representante de la alta dirección para la implementación del modelo estándar de control interno.

PAR. 3º—Al Comité institucional de coordinación de control interno, podrán invitarse funcionarios y las demás personas naturales y jurídicas que a criterio del comité, dependiendo del asunto a tratar. Los invitados no tendrán derecho a voto.

ART. 2º—Funciones del Comité institucional de coordinación de control interno. El Comité institucional de coordinación de control interno, será responsable como órgano de coordinación y asesoría del diseño de estrategias y políticas orientadas al fortalecimiento del sistema de control interno institucional, de conformidad con las normas vigentes y las características del Ministerio de Transporte y ejercerá las siguientes funciones:

a) Evaluar el estado del sistema de control interno de acuerdo con las características propias del Ministerio de Transporte y aprobar las modificaciones, actualizaciones y acciones de fortalecimiento del sistema a partir de la normatividad vigente, los informes presentados por el jefe de control interno o quien haga sus veces, organismos de control y las recomendaciones del equipo MECI;

b) Aprobar el plan anual de auditoría de la entidad presentado por el jefe de control interno o quien haga sus veces, hacer sugerencias y seguimiento a las recomendaciones producto de la ejecución del plan de acuerdo con lo dispuesto en el estatuto de auditoría, basado en la priorización de los temas críticos según la gestión de riesgos de la administración;

c) Aprobar el estatuto de auditoría interna y el código de ética del auditor, así como verificar su cumplimiento;

d) Revisar la información contenida en los estados financieros de la entidad y hacer las recomendaciones a que haya lugar;

e) Servir de instancia para resolver las diferencias que surjan en desarrollo del ejercicio de auditoría interna;

f) Conocer y resolver los conflictos de interés que afecten la independencia de la auditoría;

g) Someter a aprobación del Ministro de Transporte la política de administración del riesgo y hacer seguimiento, en especial a la prevención y detección de fraude y mala conducta;

h) Las demás asignadas por el Ministro de Transporte.

ART. 3º—Deberes. Son deberes de los miembros del comité:

1. Cumplir con el reglamento interno del comité.

2. Contribuir al logro de los objetivos del comité, participando activamente en las actividades que se determinen.

3. Asistir cumplidamente a las sesiones que se convoquen y cumplir con los compromisos que se establezcan.

4. Generar propuestas de fortalecimiento y mejoramiento de los sistemas de control y gestión de la entidad.

ART. 4º—Funciones del secretario técnico. La secretaría técnica estará a cargo del jefe de la oficina de control interno, quien ejercerá las siguientes funciones:

1. Elaborar el orden del día.

2. Coordinar en caso de que se requiera, la preparación de la información para las sesiones del comité y remitirlas a los convocados.

3. Proponer al Ministro de Transporte la participación de invitados a las sesiones del comité.

4. Convocar a los integrantes del comité y si corresponde, a los invitados.

5. Exponer las observaciones relevantes que incidan en el sistema de control interno institucional, así como las sugerencias respectivas frente a la situación presentada.

6. Registrar, realizar seguimiento y verificación del cumplimiento de las acciones acordadas en las sesiones del comité.

7. Elaborar las actas de las sesiones del comité, recolectar las firmas correspondientes, circularlas entre sus integrantes y mantener control de actas debidamente foliadas y suscritas.

8. Promover el cumplimiento de las acciones acordadas en las sesiones del comité, de conformidad con los plazos establecidos y las responsabilidades asignadas.

9. Comunicar al Ministro de Transporte las situaciones que se detecten respecto al funcionamiento del comité.

10. Las demás que le sean asignadas por el comité.

ART. 5º—Reuniones. El Comité institucional de coordinación de control interno del Ministerio de Transporte es de carácter permanente y deberá sesionar de manera ordinaria por lo menos dos (2) veces en el año y en forma extraordinaria cuando sea necesario a petición de cualquiera de sus miembros.

PAR.—El comité podrá sesionar de manera presencial, semipresencial y/o virtual, utilizando los medios tecnológicos disponibles en el Ministerio de Transporte. Sesionará en forma ordinaria o extraordinaria previa solicitud de uno de los miembros.

ART. 6º—Convocatorias. Las sesiones ordinarias serán convocadas por el secretario técnico del comité y deberá ser enviada, vía correo electrónico, a los integrantes del mismo, dentro de los cinco (5) días hábiles anteriores a la fecha fijada.

Las sesiones extraordinarias serán convocadas por el secretario técnico del comité, previa solicitud de cualquiera de sus miembros y deberá ser enviada, vía correo electrónico, a los integrantes del mismo, dentro de los dos (2) días hábiles anteriores a la fecha fijada.

ART. 7º—Quórum. El Comité institucional de coordinación de control interno del Ministerio de Transporte sesionará y deliberará con la mitad más uno de sus integrantes, entre los cuales siempre deberán estar el señor Ministro de Transporte.

En cada reunión se registrará la asistencia de los participantes, obteniendo las firmas correspondientes. Cuando no se reúna el quórum requerido, se suspenderá la sesión y el secretario técnico levantará una constancia del hecho, debiendo convocar nuevamente a sus integrantes en un plazo mayor de cinco (5) días hábiles.

PAR.—La asistencia a las reuniones del comité es de carácter obligatorio e indelegable.

ART. 8º—Acta de las sesiones. Por cada sesión del comité se levantará un acta en la que se consignen los asuntos tratados, los acuerdos tomados, los responsables y las fechas de su cumplimiento. Las actas serán suscritas por quien preside el comité y el secretario técnico.

El secretario técnico del comité remitirá por correo electrónico a los miembros del comité, en un plazo no mayor de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de celebración de la reunión, el acta suscrita, para el cumplimiento de las acciones acordadas en las sesiones del comité.

ART. 9º—Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las resoluciones 2646 de 2015, 1236 de 2016 y las demás disposiciones que le sean contrarias.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 27 de noviembre de 2017.