Superintendencia de Sociedades

RESOLUCIÓN 547-000132 DE 2012 

(Enero 16)

“Por la cual se crean las series documentales estados, traslados y avisos para la delegatura de los procedimientos mercantiles para el sistema de gestión integrado (SGI), y se incorpora a las tablas de retención documental y al sistema de información documental de la Superintendencia de Sociedades.

La Secretaria General encargada de la Superintendencia de Sociedades,

en uso de sus facultades legales y en especial de los que le confiere el numeral 18 del artículo 10 del Decreto 1080 de 1996, y

CONSIDERANDO:

Primero. Que a partir del 16 de enero de 2012 comenzó a funcionar el grupo de apoyo judicial adscrito a la delegatura de procedimientos mercantiles, creado para ejecutar la actividad secretarial de los procesos judiciales que se adelantan en la Superintendencia de Sociedades, razón por la cual se hace necesario que dicho grupo lleve sus propias series documentales y tabla de retención documental, con el fin de integrarlo al sistema de información documental (SID) y al sistema de gestión.

Segundo. Que la Superintendencia de Sociedades, mediante Resolución 100-3161 del 20 de octubre de 2004, adoptó y ordenó la aplicación de las tablas de retención documental aprobados por el consejo directivo del Archivo General de la Nación a través del Acuerdo 43 de mayo 5 de 2000.

Tercero. Que la Superintendencia de Sociedades maneja un sistema de información documental automatizado y que implementó un sistema de gestión integrado (SGI) que requiere un control de la producción documental, dadas las funciones jurisdiccionales y administrativas se hace necesario crear las series documentales estado liquidaciones, estado reorganización y concordato, estado procesos especiales, estado intervenidas, traslado liquidaciones; traslado reorganización y concordato, traslado procesos especiales; traslado intervenidas, aviso liquidaciones, aviso reorganización y concordato, aviso procesos especiales y aviso intervenidas.

Cuarto. Que la nueva serie documental se ajusta a lo previsto en la Ley 594 de 2000 y a los parámetros establecidos por el Archivo General de la Nación.

Quinto. Que conforme a las funciones asignadas a los grupos de la Entidad se hace necesario crear los tipos documentales antes mencionados.

Por lo anteriormente expuesto este despacho:

RESUELVE:

ART. 1º—Crear las serie documentales “Estado liquidaciones, estado reorganización y concordato, estado procesos especiales, estado intervenidas, traslado liquidaciones, traslado, reorganización y concordato, traslado procesos especiales, traslado intervenidas, aviso liquidaciones, aviso, reorganización y concordato, aviso procesos especiales, aviso intervenidas”.

ART. 2º—Incorporarlas en el sistema de información documental y en las tablas de retención documental de la Superintendencia de Sociedades los cuales llevarán estricto control sobre el consecutivo y se conservarán hasta que lo culmine totalmente el proceso en el archivo satélite del grupo de apoyo judicial, así mismo, deberá manejarse de acuerdo a las especificaciones técnicas del Archivo General de la Nación.

ART. 3º—El consecutivo de estas series documentales, deberá inicializarse cada año, con el fin de homologarlos con los demás tipos documentales que maneja actualmente en el sistema de gestión, además, el grupo de apoyo judicial deberá crear un espacio físico, adecuado y apto para el estricto manejo de los documentos tanto de entrada como de salida que serán archivados en el expediente cronológicamente;

PAR.—Implementar el ajuste correspondiente a las tablas de retención documental y someterlo a la aprobación del comité de archivo de la Superintendencia de Sociedades.

ART. 4º—Vigencia y derogatorias. La presente resolución deroga todas las disposiciones que le sean contrarias, y rige a partir de la fecha de su publicación.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 16 de enero de 2012.