Superintendencia de Sociedades

RESOLUCIÓN 547-003261 DE 2013

(Mayo 23)

“Por la cual se ajustan y actualizan las Tablas de Retención Documental, TRD, de la Superintendencia de Sociedades, se adoptan y se ordena su aplicación”.

El Superintendente de Sociedades,

en uso de sus atribuciones legales, reglamentarias, y en especial de las conferidas por el artículo 115 de la Ley 489 de 1998, los numerales 15 y 20 del artículo 8º del Decreto 1023 del 18 de mayo de 2012, la Resolución 1657 del 30 de abril de 2013 del Ministerio de Industria y Comercio, y

CONSIDERANDO:

Que las tablas de retención documental de la Superintendencia de Sociedades, una vez aprobadas por el Consejo Directivo del Archivo General de la Nación, mediante el Acuerdo 43 del 5 de mayo de 2000, fueron adoptadas y ordenada su aplicación en todas las dependencias de la entidad mediante Resolución 547-006864 del 27 de octubre de 2009 publicada en el Diario Oficial 47525 del 6 de noviembre de 2009;

Que con la aplicación de las tablas de retención documental en la Superintendencia de Sociedades, se ha contribuido a la normalización de la gestión documental, a la racionalización de la producción de documentos y a la institucionalización de su ciclo vital en los archivos de gestión, central e histórico, garantizando los derechos fundamentales de acceso a los documentos y a la información, facilitando la oportuna prestación de los servicios a los usuarios;

Que en desarrollo de los procesos misionales, la Superintendencia de Sociedades para contribuir al crecimiento de las sociedades comerciales, requiere ajustar y actualizar las normas que regulan las políticas archivísticas institucionales;

Que con motivo de las modificaciones a la estructura orgánica de la entidad como consecuencia de la supresión, creación y fusión de grupos de trabajo, a la adición y traslado de funciones entre los diferentes grupos dadas mediante las resoluciones 511-004064, 511-004065, 4072 del 25 de julio de 2012 y las 511-004537, 511-004571 del 24 y 28 de agosto de 2012, respectivamente, se hace necesario reelaborar, ajustar y actualizar las tablas de retención documental de la Superintendencia de Sociedades;

Que en mérito de lo anteriormente expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—Ajustar, actualizar y reelaborar las tablas de retención documental de la Superintendencia de Sociedades, aprobadas por el Consejo Directivo del Archivo General de la Nación mediante Acuerdo 43 del 5 de mayo de 2000, las cuales fueron adoptadas y ordenada su aplicación de acuerdo con la Resolución 547-006864 del 27 de octubre de 2009.

ART. 2º—Adoptar y ordenar la aplicación de las tablas de retención documental ajustada y actualizada, las cuales se insertan a continuación:

ART. 3º—Proveer lo necesario para la correcta difusión y aplicación de las tablas de retención documental.

ART. 4º—Cuando la estructura orgánica de la entidad sea modificada, se deberá proceder a efectuar el ajuste y actualización de las tablas de retención documental, efectuando su ajuste y actualización de acuerdo a lo dispuesto en el Sistema de Gestión Integral de la Superintendencia de Sociedades.

ART. 5º—La presente resolución rige a partir de la fecha de publicación en el Diario Oficial y deja sin efecto a la Resolución 547-006864 del 27 de octubre de 2009.

Comuníquese, publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 23 de mayo de 2013.