RESOLUCIÓN 550 DE 2009 

(Febrero 13)

“Por la cual se conforma el comité técnico de sostenibilidad contable en el Ministerio de Defensa Nacional, los subcomités de sostenibilidad en cada unidad ejecutora, y se dictan otras disposiciones”.

El Ministro de Defensa Nacional,

en uso de las facultades que le confiere el artículo 208 de la Constitución Política, numeral 7º, del artículo 2º del Decreto 3123 de 2007, en concordancia con la Resolución 357 del 23 de julio de 2008 expedida por el Contador General de la Nación, y

CONSIDERANDO:

Que el Contador General de la Nación expidió la Resolución 357 del 23 de julio de 2008, “por la cual se adopta el procedimiento de control interno contable y de reporte del informe anual de evaluación a la Contaduría General de la Nación”.

Que de conformidad con el numeral 3.11 del procedimiento para la implementación y evaluación del control interno contable, de la Resolución 357 de 2008, se recomienda la integración de un comité técnico de sostenibilidad contable al interior de las entidades públicas.

Que dada la estructura del Ministerio de Defensa Nacional y la complejidad del mismo, se considera pertinente la constitución e integración del comité de sostenibilidad contable, como una instancia asesora a las áreas contables y financieras de las unidades ejecutoras de la sección presupuestal 1501 Ministerio de Defensa Nacional, teniendo en cuenta que a través de ellas se agrega información de 210 unidades contables.

Que el Ministerio de Defensa Nacional como entidad pública del orden nacional se encuentra obligado a dar cumplimiento a lo previsto en la resolución sobre la adopción del procedimiento de control interno contable y de reporte del informe anual de evaluación a la Contaduría General de la Nación.

Que teniendo en cuenta la estructura contable de la sección presupuestal 1501 Ministerio de Defensa y para dar cumplimiento a lo dispuesto en el numeral 3.11 comité técnico de sostenibilidad contable, de que trata la Resolución 357 de 2008, se requiere conformar el comité técnico de sostenibilidad contable del Ministerio de Defensa Nacional y subcomités en cada unidad ejecutora, como instancias asesoras de las áreas contables y financieras,

RESUELVE:

ART. 1º—Crear el comité técnico de sostenibilidad contable en el Ministerio de Defensa Nacional, el cual estará integrado por:

1. Secretario general del Ministerio de Defensa.

2. Jefe de estado mayor conjunto del comando general FF.MM.

3. Segundo comandante Ejército Nacional.

4. Segundo comandante Armada Nacional.

5. Segundo comandante Fuerza Aérea Colombiana.

6. Director general marítimo.

7. Director de planeación y presupuestación del sector defensa.

8. Director financiero del Ministerio de Defensa Nacional.

9. Director de asuntos legales.

10. Director general de sanidad militar.

11. Secretario ejecutivo de la comisión colombiana del océano.

12. Director del fondo nacional para la defensa de la libertad personal.

13. Director administrativo gestión general.

14. Coordinador grupo sistema logístico MDN - Silog.

ART. 2º—El comité técnico de sostenibilidad contable, prestará asesoría a los responsables de la información financiera, económica, social y ambiental, con el propósito de garantizar la presentación de información contable confiable, relevante y comprensible en las unidades ejecutoras, orgánicas de la sección presupuestal 1501 Ministerio de Defensa Nacional.

ART. 3º—El comité técnico de sostenibilidad contable tendrá como alcance la sección presupuestal 1501 Ministerio de Defensa Nacional.

ART. 4º—El comité técnico de sostenibilidad contable, es responsable de recomendar la adopción de directrices, políticas y procedimientos dirigidos a la ejecución, control y seguimiento de los procesos administrativos y financieros en el Ministerio de Defensa Nacional.

PAR. 1º—El comité técnico será presidido por el señor secretario general, quien tendrá la facultad de refrendar el acta del comité.

PAR. 2º—La asistencia al comité técnico será indelegable.

PAR. 3º—El secretario del comité técnico será el coordinador del grupo contabilidad general de la dirección de finanzas del Ministerio de Defensa Nacional.

PAR. 4º—El jefe de la oficina de control interno del Ministerio de Defensa Nacional, será invitado a las reuniones con voz pero sin voto.

ART. 5º—El presidente del comité técnico de sostenibilidad contable, cuando lo considere pertinente o a solicitud de uno de los miembros podrá autorizar la asistencia a la reunión del comité técnico de cualquier funcionario interno o externo, o incluso particular, en calidad de participante o asistente, quienes concurrirán con derecho a voz pero sin voto.

ART. 6º—El comité técnico de sostenibilidad contable del Ministerio de Defensa Nacional, de conformidad con lo establecido en el numeral 3.11 del procedimiento para la implementación y evaluación del control interno contable de la Resolución 357 de 2008, tendrá las siguientes funciones:

1. Recomendar al Ministro de Defensa Nacional las políticas, directrices y procedimientos administrativos y financieros, que permitan garantizar la producción de información contable confiable, relevante y comprensible, al interior de las unidades ejecutoras.

2. Estudiar y evaluar los informes que presenten las unidades ejecutoras sobre el proceso de sostenibilidad de la información contable, de conformidad con las políticas emitidas al respecto.

3. Asesorar a las diferentes unidades ejecutoras del Ministerio de Defensa Nacional, en el cumplimiento de las políticas, directrices y procedimientos para adelantar el proceso de control interno contable.

4. Las demás que correspondan de acuerdo con su naturaleza.

ART. 7º—El comité técnico de sostenibilidad contable del Ministerio de Defensa Nacional, se reunirá semestralmente por convocatoria de su presidente.

ART. 8º—El comité técnico de sostenibilidad contable del Ministerio de Defensa, sesionará válidamente con la asistencia por lo menos de siete (7) de sus miembros, y sus decisiones serán tomadas por mayoría simple.

ART. 9º—Serán funciones del secretario del comité técnico de sostenibilidad contable, las siguientes:

1. Convocar a reuniones ordinarias del comité técnico.

2. Convocar a las reuniones extraordinarias por instrucción del presidente del comité técnico de sostenibilidad contable.

3. Elaborar las actas de las reuniones que efectúe el comité y suscribirlas junto con el presidente del comité, en su condición de secretario del mismo.

4. Citar a la reunión del comité técnico a los participantes y asistentes.

5. Preparar la agenda a tratar en las sesiones del comité.

6. Las demás que corresponda a la naturaleza de esta clase de secretaría.

ART. 10.—Subcomités de sostenibilidad. El comandante general de las Fuerzas Militares, comandante del Ejército Nacional, comandante de la Armada Nacional, comandante de la Fuerza Aérea Colombiana, director general marítimo, secretario general del Ministerio de Defensa Nacional y el director general de sanidad militar, deberán constituir e integrar los subcomités de sostenibilidad contable en la unidad ejecutora del Ministerio de Defensa Nacional bajo su cargo.

PAR.—Los subcomités a que se refiere el presente artículo, también deberán ser constituidos e integrados por las dependencias y direcciones del Ministerio de Defensa Nacional, cuando sea necesario previo estudio de pertinencia.

ART. 11.—Corresponde a los subcomités realizar las siguientes funciones:

1. Preparar los informes que se presentarán al comité técnico de sostenibilidad contable del Ministerio de Defensa Nacional.

2. Analizar y evaluar los procedimientos administrativos y financieros de la unidad ejecutora, con el fin de minimizar los aspectos que afecten la razonabilidad de los estados financieros.

3. Efectuar seguimiento al interior de cada unidad ejecutora, del cumplimiento de las políticas y procedimientos establecidos para la sostenibilidad del sistema de contabilidad pública.

4. Evaluar los aspectos administrativos y financieros, que incidan negativamente en los estados contables de la unidad ejecutora, proponiendo las soluciones al comité técnico de sostenibilidad contable del Ministerio de Defensa Nacional.

5. Las demás que correspondan de acuerdo con su naturaleza.

ART. 12.—Los funcionarios responsables de los procesos adelantarán las acciones administrativas necesarias, para evitar que la información contable revele alguna de las siguientes situaciones:

a) Valores que afecten la situación patrimonial y no representen derechos, bienes y obligaciones ciertos para la unidad.

b) Derechos u obligaciones que, no obstante su existencia, no es posible realizarlos mediante la jurisdicción coactiva.

c) Derechos y obligaciones respecto de los cuales no es posible ejercer su cobro o pago, por cuanto opera alguna causal relacionada con su extinción, según sea el caso.

d) Derechos y obligaciones que carecen de documentos soportes idóneos, a través de los cuales se puedan adelantar los procedimientos pertinentes para obtener su cobro o pago.

e) Valores respecto de los cuales no haya sido legalmente posible su imputación a alguna persona por la pérdida de los bienes o derechos que representan.

ART. 13.—Las actuaciones administrativas que se adelanten para realizar registros contables, requiere de los documentos soporte necesarios que ameriten las acciones tomadas en desarrollo de estudios técnicos adelantados, para sustentar la depuración realizada y harán parte del archivo documental de los registros contables.

ART. 14.—La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las resoluciones 3573 del 10 de noviembre de 2006 y 4326 de octubre 9 de 2007.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 13 de febrero de 2009.

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