Superintendencia de Notariado y Registro

RESOLUCIÓN 5502 DE 2009 

(Julio 16)

“Por la cual se crea el comité de gobierno en línea de la Superintendencia de Notariado y Registro”.

El Superintendente de Notariado y Registro,

en ejercicio de las funciones establecidas en el Decreto 412 de 2007, artículo 12 numerales 2º, 4º, 10 y artículo 13 numerales 3º, 4º, 20, 21,28 y,

CONSIDERANDO:

Que de acuerdo con lo establecido en el artículo 6º del Decreto 1151 de 14 de abril de 2008, el programa agenda de conectividad elaboró el “Manual para la implementación de la estrategia de gobierno en línea”, el cual fue publicado el 28 de mayo de 2008.

Que el artículo 7º del Decreto 1151 de 2008, determina que los lineamientos establecidos en el “Manual para la implementación de la estrategia de gobierno en línea”, son de obligatorio cumplimiento por parte de las entidades que conforman la administración pública, y deberán seguirse por los demás organismos y ramas del Estado, de conformidad con lo previsto en el artículo 209 de la Constitución Política y el artículo 6º de la Ley 489 de 1998, con el fin de garantizar la armonía y articulación en el desarrollo de la estrategia de gobierno en línea.

Que el “Manual para la implementación de la estrategia de gobierno en línea” establece que, con el fin de dar cumplimiento al Decreto 1151 de 2008, las entidades públicas deberán adelantar acciones de preparación preliminar, entre las cuales se señala la creación de un comité de gobierno en línea en la entidad.

Que de acuerdo con todo lo anterior, se hace necesario la creación de un comité de gobierno en línea, en la Superintendencia de Notariado y Registro, con el objeto de garantizar la adecuada implementación de la estrategia de gobierno en línea por parte de la institución.

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—Creación del comité de gobierno en línea. Créase el comité de gobierno en línea de la Superintendencia de Notariado y Registro.

ART. 2º—Objetivo del comité de gobierno en línea. El objetivo del comité de gobierno en línea de la Superintendencia de Notariado y Registro, es garantizar la adecuada implementación de la estrategia de gobierno en línea por parte de la entidad, de manera que se contribuya con la construcción de un Estado más eficiente, más transparente, más participativo y que preste mejores servicios a los ciudadanos y las empresas, mediante el aprovechamiento de las tecnologías de la información y la comunicación.

ART. 3º—Conformación del comité de gobierno en línea. El comité de gobierno en línea de la Superintendencia de Notariado y Registro, estará integrado por:

3.1. El Superintendente de Notariado y Registro, o su delegado,

3.2. El secretario general o su delegado,

3.3. El superintendente delegado para el notariado o su delegado,

3.4. El superintendente delegado para el registro de instrumentos públicos o su delegado,

3.5. El jefe de la oficina asesora de planeación o su delegado,

3.6. El jefe de la oficina asesora de control interno o su delegado,

3.7. El jefe de la oficina de informática o su delegado,

3.8. El coordinador del grupo de orientación y atención al ciudadano o su delegado,

3.9. El coordinador del grupo de divulgación o su delegado.

PAR. 1º—El comité será presidido por el Superintendente de Notariado y Registro o su delegado, quien será el líder de gobierno en línea en la entidad.

La secretaría técnica del comité, será ejercida por la jefatura de la oficina de informática.

PAR. 2º—El comité podrá invitar a las sesiones a funcionarios de la entidad, de otras entidades estatales y a particulares, cuya presencia sea necesaria para la mejor ilustración de los diferentes temas de competencia del comité.

ART. 4º—Funciones del comité de gobierno en línea. Serán funciones del comité de gobierno en línea de la Superintendencia de Notariado y Registro, las siguientes:

4.1. Ser la instancia responsable del liderazgo, planeación e impulso de la estrategia de gobierno en línea en la entidad y canal de comunicación con la institución responsable de coordinar la estrategia de gobierno en línea, con la Comisión interinstitucional de políticas y de gestión de la información para la administración pública, Coinfo, y de los demás grupos de trabajo relacionados con la transformación y modernización de la administración pública, apoyados en el aprovechamiento de la tecnología.

4.2. Definir los mecanismos para dar cumplimiento a la normatividad relacionada con el gobierno en línea, como la Ley 962 de 2005, la Ley 1150 de 2007 y los decretos 66 y 1151 de 2008, entre otros.

4.3. Liderar, bajo los lineamientos de la estrategia de gobierno en línea, la elaboración del diagnóstico y la formulación y seguimiento al plan de acción de gobierno en línea de la entidad.

4.4. Acompañar a los diversos grupos conformados al interior de la entidad, relacionados con servicio al ciudadano, racionalización y simplificación de trámites, calidad y control interno, con el fin de incorporar el aprovechamiento de las TIC en las acciones que estos grupos adelanten.

4.5. Identificar las barreras normativas para la provisión de trámites y servicios en línea y propender por levantar dichos obstáculos, de manera que puedan ser prestados por medios electrónicos.

4.6. Definir los lineamientos para la implementación efectiva de políticas y estándares asociados, como la política de actualización del sitio web (donde deberán estar involucradas las diversas áreas, direcciones y/o programas de la entidad), política de uso aceptable de los servicios de red y de Internet, política de servicio por medios electrónicos, política de privacidad y condiciones de uso y política de seguridad del sitio web, entre otros.

4.7. Definir e implementar el esquema de vinculación de la entidad a la intranet gubernamental y cada uno de sus componentes.

4.8. Definir y generar incentivos y/o estímulos para el uso de los servicios de gobierno en línea por parte de los ciudadanos, las empresas y la entidad misma.

4.9. Promover la realización de investigaciones, de tipo cualitativo y cuantitativo, que permitan identificar necesidades, expectativas, uso, calidad e impacto de los servicios de gobierno en línea de la entidad.

4.10. Garantizar la participación de funcionarios de la entidad en procesos de generación de capacidades (sensibilización, capacitación y formación) que se desarrollen bajo el liderazgo de la institución responsable de coordinar la implementación de la estrategia de gobierno en línea.

ART. 5º—Reuniones del comité de gobierno en línea. El comité de gobierno en línea de la Superintendencia de Notariado y Registro, realizará reuniones mensuales para hacer seguimiento a la implementación de la estrategia por parte de la entidad, las cuales serán convocadas por lo menos, con cinco (5) días hábiles de anticipación. Las reuniones de carácter extraordinario del comité podrán ser convocadas cuando las circunstancias así lo ameriten, con la anticipación que se estime conveniente, por iniciativa de cualquiera de sus integrantes. A las convocatorias a reuniones se adjuntará la documentación pertinente de acuerdo con la agenda propuesta. Todo lo tratado en las sesiones del comité de gobierno en línea constará en actas.

PAR.—Las reuniones solo se aplazarán ante la eventualidad de que al menos la mitad de los miembros del comité notifiquen al líder de gobierno en línea por escrito y con razones justificadas, con al menos dos (2) días hábiles de anticipación, la imposibilidad para asistir a la reunión programada.

ART. 6º—Responsabilidades de los miembros del comité. Los miembros del comité deberán, como mínimo:

6.1. Asistir de manera regular a las reuniones del comité, así como a las reuniones extraordinarias que sean convocadas en caso de así requerirse.

6.2. Trabajar conjuntamente para llevar adelante el plan de acción de gobierno en línea establecido.

6.3. Apoyar desde sus respectivas dependencias los procesos que se definan bajo su competencia, relacionados con la implementación de la estrategia de gobierno en línea.

6.4. Apoyar la ejecución de las actividades del comité definidas en el plan de acción de gobierno en línea, de acuerdo con sus competencias.

6.5. Participar, al menos una vez al semestre, en el reporte del avance y resultados de la gestión del comité al representante legal de la entidad.

ART. 7º—El líder de gobierno en línea. El líder de gobierno en línea de la Superintendencia de Notariado y Registro, deberá:

7.1. Ser canal de comunicación con el programa agenda de conectividad del Ministerio de Comunicaciones, o la entidad que haga sus veces.

7.2. Gestionar y coordinar las acciones tendientes al cumplimiento del objeto del comité.

7.3. Orientar, coordinar y hacer seguimiento a las acciones de cada dependencia miembro, relacionadas con la estrategia de gobierno en línea en la entidad.

7.4. Gestionar la activa participación de las dependencias miembros del comité.

7.5. Convocar, con el apoyo administrativo de la secretaría técnica, a los miembros del comité a sesiones ordinarias y extraordinarias y cursar invitación a las personas que deban participar en las mismas.

7.6. Coordinar, al menos una vez al semestre, el reporte del avance y resultados de la gestión del comité al representante legal de la entidad.

7.7. Informar con corte semestral, el resultado de la gestión del comité al programa agenda de conectividad del Ministerio de Comunicaciones, o la entidad que haga sus veces y garantizar la publicación de dicho informe en la sección de informes de gestión del sitio web de la entidad.

7.8. Asistir, por lo menos una vez cada dos meses, a la reunión de líderes de gobierno en línea de las entidades que integran el sector, con el fin de articular y realizar seguimiento a la estrategia sectorial de gobierno en línea.

ART. 8º—Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

Comuníquese y cúmplase.