Instituto para la Evaluación de la Educación

RESOLUCIÓN 551 DE 2011 

(Octubre 5)

“Por la cual se adoptan mecanismos de solución electrónica y en línea para facilitar los trámites de consulta y expedición de diplomas por el Icfes”.

(Nota: Véase Resolución 596 de 2011 artículo 1° del Instituto para la Evaluación de la Educación)

La Directora General del Instituto Colombiano para la Evaluación de la Educación, Icfes,

en ejercicio de sus atribuciones legales, y en especial de las conferidas por la Ley 489 de 1998, la Ley 1324 de 2009, el Decreto 5014 de 2009, y

CONSIDERANDO:

Que en desarrollo del programa nacional de servicio al ciudadano(1), el Icfes como entidad estatal, ha venido buscando mejorar la calidad y accesibilidad de los servicios que provee al ciudadano, fomentando su confianza en la institución y la satisfacción oportuna de sus necesidades, efecto para el cual se han adoptado modelos de gestión orientados al servicio y a la optimización de los canales de atención al ciudadano.

Que el Decreto 2150 de 1995, suprime y reforma regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios en la administración pública y consagra la eliminación de toda regulación, trámite o requisito que dificulte el ejercicio de las libertades ciudadanas.

Que la Ley 489 de 1998 establece en el artículo 17 que las políticas de desarrollo administrativo formuladas por el Departamento Administrativo de la Función Pública y adoptadas por el Gobierno Nacional tendrán en cuenta, entre otros, la racionalización de trámites, métodos y procedimientos de trabajo. Así mismo, en el artículo 18 se establece que la supresión y simplificación de trámites será objetivo permanente de la administración pública en desarrollo de los principios de celeridad y economía previstos en la Constitución Política.

Que esta política se ha fortalecido en los últimos años con la expedición de otras leyes(2) que han complementado la evolución del marco normativo en materia de supresión de trámites, implementando nuevas estrategias tecnológicas, como la desarrollada por el Programa de Gobierno en Línea, para facilitar la prestación de los servicios a los ciudadanos a través de la utilización de medios electrónicos(3).

Que el Icfes, mediante Resolución 129 de 11 de marzo de 2009, adoptó el proceso de F. información y servicio al ciudadano, dentro del cual se contempla el procedimiento F1.P2 trámites, cuyo objetivo es recibir, remitir y dar respuesta oportuna a los trámites que solicitan los ciudadanos a través de los distintos canales de contacto de la entidad.

Que en el manual de trámites que hace parte de la documentación del procedimiento F1.P2 trámites, se encuentra la descripción detallada y los requisitos para adelantar ante el Icfes los siguientes trámites:

 

TrámiteGestión y requisitos
Copias de acta de grado• Carta de solicitud informando nombres y apellidos de la persona que presentó el examen. Fecha de examen, documentos de identidad con el que presentó el examen, dirección completa a la que se pueda enviar el documento solicitado y número telefónico en el cual se pueda ubicar a la persona para cualquier aclaración necesaria.
• Recibo de consignación a nombre del Icfes, cuenta corriente 07000006-2 Banco Popular por el valor señalado en la resolución vigente de tarifas expedición de resultados.
Expedición de copias resultados examen de Estado anteriores a 1978La gestión se tarda cuatro días hábiles y los requisitos son:
• Carta de solicitud informando fecha de examen, nombres y apellidos completos, dirección completa a la que se pueda enviar el documento solicitado (esto en caso de que haga la solicitud por correo), colegio de egreso, ciudad de presentación del examen.
• Consignación a nombre del Icfes por el valor de cuenta corriente 07000006-2 Banco Popular por el valor señalado en la resolución vigente de tarifas.
Expedición de copias de resultados de validación anteriores a 2003Es inmediata si el ciudadano está en la ventanilla, o tarda 15 días si se solicita por correo. Los requisitos son:
• Solicitud indicando el examen que presentó, la fecha y el documento de identidad con el que se inscribió.
• Haber aprobado el examen de validación.
• Si la solicitud es por ventanilla y viene a reclamar el diploma un tercero, debe traer la carta de autorización del titular indicando el nombre de la persona a quien autoriza y el número de documento de identidad del autorizado.
• Si la solicitud viene por correo la carta debe tener una nota en la que exonera al Icfes de responsabilidad por la pérdida o deterioro del diploma durante el envío.
• Recibo de consignación a nombre del Icfes por el valor de cuenta corriente 07000006-2 Banco Popular por el valor señalado en la resolución vigente de tarifas.
Expedición de copia de diploma de validaciónTarda 25 días hábiles y los requisitos son:
• Haber aprobado el examen de validación.
• Carta manifestando solicitud con dirección, teléfono de contacto, fecha de presentación del examen y programa que validó.
• Fotocopia de la cédula de ciudadanía o cédula de extranjería o cédula de residencian o tarjeta de identidad.
• En caso de que el diploma vaya a ser reclamado por un tercero en nuestras ventanillas el titular debe enviar una carta autorizando el retiro del documento.
• Si el solicitante desea el envío del diploma a través de correo certificado debe incluir en la carta de solicitud una nota en la que exonere al Icfes por la posible pérdida o deterioro.
• Consignación a nombre el Icfes por el valor de cuenta corriente número 07000006-2 Banco Popular por el valor señalado en la resolución vigente de tarifas.
Entrega de diplomas originales de validaciónEs inmediata si el ciudadano está en la ventanilla, o tarda 15 días si la solicitud se hace por correo. Los requisitos son:
• Solicitud indicando el examen que presentó, la fecha y el documento de identidad con el que se inscribió.
• Haber aprobado el examen de validación.
• Si la solicitud es por ventanilla y viene a reclamar el diploma un tercero, debe traer la carta de autorización del titular indicando el nombre de la persona a quien autoriza y el número de documento de identidad del autorizado.
• Si la solicitud viene por correo la carta debe tener una nota en la que exonera al Icfes de responsabilidad por la pérdida o deterioro del diploma durante el envío.
• Recibo de consignación a nombre del Icfes por el valor de cuenta corriente 07000006-2 Banco Popular por el valor señalado en la resolución vigente de tarifas.
Verificaciones académicasTarda dos días y los requisitos son:
• Presentar solicitud escrita de los datos de las personas cuyos resultados haya que verificar, especificando el motivo de la verificación y la persona responsable de hacer uso de la información.
• La carta de solicitud debe provenir de una persona jurídica: empresas temporales de servicio, entidad del Estado, institución de educación superior.

 

Que el Icfes, consciente de que el eje central de una administración pública moderna y racional son las necesidades y expectativas del ciudadano, consignó en el plan de racionalización de trámites 2011 la meta de convertir en servicios en línea web la descarga de actas de grado, resultados de Examen de Estado anteriores a 1978; resultados de validación anteriores a 2006; diplomas de validación anteriores a 2006; diplomas originales de validación y verificaciones académicas, con el propósito de que el ciudadano pueda acceder a estos documentos sin ningún costo, en cualquier momento y desde cualquier lugar.

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—Disponer en la página web del Icfes www.icfes.gov.co un aplicativo que permita a los ciudadanos —titulares— consultar en línea la información que a continuación se enuncia para facilitar, agilizar y simplificar los trámites relacionados con la expedición y consulta de diplomas y certificados por parte de los usuarios del Icfes, de conformidad con los argumentos expuestos en la parte motiva de esta resolución.

En adelante los asuntos que a continuación se detallan se tramitarán de la siguiente manera:

 

TrámiteGestión
1Expedición de copias de resultados de examen de Estado anteriores a 1978El titular ingresará al aplicativo dispuesto para el efecto, con el número de registro que se le asignó para la presentación de la prueba.
2Expedición de copias de resultados de validación anteriores a 2003El titular ingresará al aplicativo dispuesto para el efecto, con el número de registro que se le asignó para la presentación de la prueba.
3Expedición de copias de resultados de validación anteriores a 2006El titular ingresará al aplicativo dispuesto para el efecto, con el número de registro que se le asignó para la presentación de la prueba.
4Verificación de títulosLos ciudadanos interesados podrán consultar en línea en el aplicativo dispuesto para el efecto, la expedición y autenticidad de un diploma o acta otorgado y/o certificada por el Icfes.

 

PAR.—Para los casos señalados en el presente artículo en los que los titulares de la información desconozcan el número de registro que se les asignó para la presentación de la prueba correspondiente podrán comunicarse con el contact center del Icfes: 3077008 ó 018000 11 08 58.

(Nota: Adicionado por la Resolución 596 de 2011 artículo 2° del Instituto para la Evaluación de la Educación)

ART. 2º—Actualizar con base en la presente resolución, el contenido del procedimiento de manual de trámites del proceso F1.P2, el Portal de Gobierno en Línea y el portafolio de servicios del Icfes.

ART. 3º—Ordenar al director de tecnología adoptar las medidas necesarias para implementar los medios electrónicos y/o aplicativos requeridos para la gestión de los trámites de consulta y expedición de diplomas por el Icfes en línea, descritos en la presente resolución.

(...).

ART. 7º—(sic) La presente resolución rige a partir de la fecha de expedición.

Comuníquese, publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 5 de octubre de 2011.

(1) Este programa tiene origen, en la disposición contenida en el artículo 2º de la Constitución Nacional y se ha venido consolidando a partir de la expedición de varios documentos de gran impacto, generados por el Gobierno, entre los cuales se cuentan: el documento Visión Colombia Segundo Centenario 2019 y el plan nacional de desarrollo.

Bajo esta visión se cambia el concepto de funcionario por el de servidor y el de cliente o usuario por el de ciudadano. Finalmente mediante el Decreto 2623 de 2009 se crea el sistema nacional de servicio al ciudadano, como instancia de coordinación de la calidad y excelencia en el servicio al ciudadano en la administración pública con los siguientes objetivos:

1. Contribuir a la generación de confianza y el mejoramiento de los niveles de satisfacción de la ciudadanía respecto de los servicios prestados por la administración pública. 2. Mejorar el tratamiento de las solicitudes del ciudadano que accede a los servicios de la administración pública. 3. Cualificar los equipos de trabajo dispuestos para el servicio al ciudadano. 4. Fortalecer el enfoque de gerencia de servicio al ciudadano en la administración pública. 5. Contribuir a la coordinación y el impulso de iniciativas integrales de mejoramiento de los canales de atención en las entidades.

(2) Ley 962 de 2005 por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos.

(3) Decreto 1151 del 14 de abril de 2008, el Gobierno Nacional establece los lineamientos generales de la estrategia de Gobierno en línea y reglamenta parcialmente la Ley 962 de 2005.

(Nota: Véase Resolución 596 de 2011 artículo 1° del Instituto para la Evaluación de la Educación)