Registraduría Nacional del Estado Civil

RESOLUCIÓN 5510 DE 2012 

(Julio 6)

“Por medio de la cual se modifica, adiciona y actualiza el Reglamento Interno del Recaudo de Cartera de la Registraduría Nacional del Estado Civil y del fondo rotatorio de la Registraduría Nacional del Estado Civil”

El Registrador Nacional del Estado Civil,

en uso de sus facultades legales, en especial las conferidas por el artículo 112 de la Ley 6ª de 1992, el numeral 1º del artículo 2º de la Ley 1066 de 2006, el Decreto Reglamentario 4473 de 2006, el Decreto 1010 de 2000, y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 112 de la Ley 6ª de 1992 otorga jurisdicción coactiva a la Registraduría Nacional del Estado Civil para hacer efectivos los créditos exigibles a su favor.

Que la Ley 1066 de 2006 determina que las entidades con jurisdicción coactiva deben ceñirse al procedimiento de cobro administrativo coactivo descrito en el estatuto tributario.

Que de acuerdo con el Decreto Reglamentario 4473 del 2006, los representantes legales de las entidades con jurisdicción coactiva deben expedir el reglamento interno previsto en el numeral 1º del artículo 2º de la Ley 1066 de 2006 y señalar dentro de su contenido el funcionario competente para adelantar el trámite de recaudo de cartera en la etapa persuasiva y coactiva, de acuerdo con la estructura funcional interna de la entidad.

Que en atención a la expedición del Decreto 019 del 2012 mediante el cual se dictaron normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la administración pública, se hace necesario ajustar la Resolución 0557 de 2007, en concordancia con el mandato de los artículos 27 y 63 del citado decreto, a fin de cumplir con los principios y normas generales aplicables a los trámites y procedimientos administrativos.

Que así mismo surge la necesidad de modificar y adicionar la Resolución 0557 de 2007, con el fin de hacer más ágil y eficiente la función de recaudo de cartera de la entidad y facilitar al ciudadano implicado en los procesos coactivos el ejercicio de su derecho de defensa y contradicción, acudiendo a la desconcentración administrativa como criterio en que se fundamenta y desarrolla la organización de la Registraduría Nacional del Estado Civil, acorde con el numeral 10 del artículo 9º del Decreto 1010 de 2000 y atendiendo al artículo 8º de la Ley 489 de 1998 que lo define.

Que el artículo 10 del Decreto 1010 de 2000, dispone los niveles de organización de la administración mediante los cuales la Registraduría Nacional del Estado Civil facilita el cumplimiento de su misión institucional, determinando un nivel central, “conformado por las dependencias cuyo ámbito de competencias es nacional” y un nivel desconcentrado, “cuyo nivel de competencias está circunscrito a una circunscripción electoral específica o dentro de los términos territoriales que comprendan el ejercicio de funciones inherentes a la Registraduría Nacional y se configura con observancia de los principios de la función administrativa”.

Que en ese orden, al realizar la integración normativa de la Ley 1066 de 2006 y su Decreto Reglamentario 4473 de 2006 con el Decreto 1010 de 2000, ha de entenderse que la función de cobro coactivo debe adelantarse no solo por el nivel central sino también por el nivel desconcentrado.

Que el estatuto tributario consagra en su artículo 825 que el procedimiento coactivo deberá adelantarse “por la oficina de cobranzas de la administración del lugar en donde se hayan originado las respectivas obligaciones tributarias o por la de aquella en donde se encuentre domiciliado el deudor”, razón por la cual, en aras del respeto al debido proceso y la garantía al derecho de defensa que le asiste a los sancionados se hace necesario desconcentrar dicha función del nivel central.

Que en virtud de lo establecido en el Decreto-Ley 1010 de 2000 y el artículo 32 del Decreto 2241 de 1986, los delegados departamentales son los encargados del funcionamiento de todas las dependencias de la Registraduría Nacional del Estado Civil, a nivel seccional.

Que la Constitución Política de 1991(1) de manera imperativa prevé y consagra que la función administrativa se debe desarrollar con fundamento entre otros principios, en los de economía, eficacia y celeridad, lo cual se materializa mediante el mecanismo de la desconcentración de funciones que la propia Carta Política y la Ley 489 de 1998 consagran como principio, en aras de la prevalencia del interés general al servicio del cual se encuentra la función administrativa.

Que no obstante la oficina jurídica de la Registraduría Nacional del Estado Civil tener la competencia de la coordinación del manejo de los procesos de cobro coactivo acorde al Decreto 1010 de 2000, el Registrador Nacional del Estado Civil tiene la facultad de acuerdo con el artículo 1º del Decreto 4473 de 2006 para expedir el reglamento interno de recaudo de cartera de la entidad designando el funcionario competente para adelantar el trámite del procedimiento coactivo en el nivel desconcentrado de la entidad.

Que el artículo 66 del Decreto 1010 del 2000, señala que las diferentes dependencias que integran la Registraduría Nacional del Estado Civil además de las funciones a ellas atribuidas en el mismo, “ejercerán las que determine mediante resolución el Registrador Nacional del Estado Civil de acuerdo con la naturaleza de las funciones básicas que cumplan”. Y que también, “se ocuparán de los distintos asuntos que mediante reparto les encomiende el Registrador Nacional también con consideración de las funciones que cumplen en la entidad”.

Que con el fin de obtener liquidez para el tesoro público y en aras de garantizar que la Registraduría Nacional del Estado Civil y el fondo rotatorio de la misma, realicen dicha gestión de manera ágil, eficaz, eficiente y oportuna, este despacho actualiza el reglamento interno del recaudo de cartera de la Registraduría Nacional del Estado Civil y del fondo rotatorio de la misma.

RESUELVE:

ART. 1º—Al nivel central le corresponde el conocimiento de los siguientes asuntos. Los procesos de cobro coactivo iniciados con anterioridad a la expedición de la presente resolución, a través del grupo de cobros coactivos.

Conocerá además de procesos de cobro coactivo que tienen como fundamento jurídico actos administrativos sancionatorios expedidos por el Consejo Nacional Electoral, decisiones de carácter disciplinario emitidas por la oficina de control disciplinario del nivel central y otros asuntos administrativos que presten mérito ejecutivo, expedidas por las dependencias del nivel central de la Registraduría Nacional del Estado Civil.

ART. 2º—Al nivel desconcentrado le corresponderán los siguientes asuntos. A partir del 1º de agosto de 2012, los delegados del Registrador Nacional del Estado Civil y los registradores distritales del Estado civil, conocerán todos los procesos de recaudo de cartera contra jurados de votación por sanciones impuestas por contravención a normas electorales, cuyas obligaciones se hayan originado en su circunscripción.

Igualmente conocerán de procesos de recaudo de cartera originados en decisiones de carácter disciplinario expedidas por sus oficinas de control disciplinario y otros asuntos administrativos que contengan sanciones pecuniarias.

Conocerán además de los procesos de cobro coactivo que deban adelantarse con ocasión de los procesos electorales celebrados en el año 2010, que al 1º de agosto de 2012, no se hayan iniciado en sus etapas persuasiva y coactiva.

Normatividad aplicable

ART. 3º—Procedimiento. Los operadores de cobro coactivo(2), deberán aplicar el procedimiento establecido en el título VIII del estatuto tributario y demás normas que lo modifiquen y adicionen, a todos los procesos de recaudo de cartera que les corresponda, existentes a favor de la Registraduría Nacional del Estado Civil y del fondo rotatorio de la misma.

En lo no previsto en esta resolución se aplicarán las disposiciones contenidas en los artículos 838 a 840 del estatuto tributario, en las actuaciones relativas al embargo, secuestro y remate de bienes, y de forma subsidiaria, aplicar el Código de Procedimiento Civil en aquellos temas que sean compatibles y no se encuentren previstos en el estatuto tributario.

Los aspectos no reglados en el estatuto tributario respecto al cobro administrativo de cobro coactivo, se regirán por los lineamientos establecidos en el artículo 513 y siguientes del Código de Procedimiento Civil, Decreto 01 de 1984 y la Ley 1437 de 2011 en lo supletorio.

Revisión previa al cobro coactivo

ART. 4º— Trámite. Los operadores de cobro coactivo deberán adoptar para el recaudo de valores de sanciones existentes a favor de la Registraduría Nacional del Estado Civil y del fondo rotatorio de la misma, el siguiente procedimiento:

1. (Modificado).* La coordinación de cobros coactivos recibirá los actos administrativos sancionatorios remitidos por el Consejo Nacional Electoral, la oficina de control disciplinario y otras dependencias del nivel central de la Registraduría Nacional del Estado Civil, cuya información debe ser verificada jurídicamente.

*(Nota: Modificado por la Resolución 14435 de 2015 artículo 1° de la Registraduría Nacional del Estado Civil)

2. Cumplida la vía gubernativa, las delegaciones departamentales recibirán de las registradurías de su circunscripción las resoluciones, sancionatorias, resoluciones revocatorias y constancias de ejecutorias, cuya información debe ser verificada jurídicamente.

3. La Registraduría Distrital del Estado Civil, realizará el mismo procedimiento con sus propios actos administrativos sancionatorios.

4. La coordinación de cobros coactivos, las delegaciones departamentales y la Registraduría Distrital del Estado Civil, verificarán que el acto administrativo sancionatorio se encuentre ejecutoriado en los términos del artículo 829 del estatuto tributario y que el mismo preste mérito ejecutivo de conformidad con lo establecido en el numeral 1º del artículo 68 del Decreto 01 de 1984 y el artículo 99 de la Ley 1437 de 2011(3), es decir, que el mismo contenga una obligación clara, expresa y actualmente exigible a favor de la Registraduría Nacional del Estado Civil y del fondo rotatorio de la misma.

5. Igualmente verificarán en el Archivo Nacional de Identificación, ANI, el cupo numérico asignado al sancionado.

Registro Información en cuentas de orden

1. La coordinación de cobros coactivos recibirá actos administrativos sancionatorios expedidos por el Consejo Nacional Electoral, decisiones de carácter disciplinario emitidas por la oficina de control disciplinario del nivel central y otros asuntos administrativos que contengan sanciones pecuniarias, expedidas por las dependencias del nivel central de la Registraduría Nacional del Estado Civil, sin ejecutoriar, cuya información debe ser cargada en el aplicativo de cobros coactivos a fin de obtener valores en cuentas de orden.

2. Las delegaciones departamentales recibirán los actos administrativos sancionatorios remitidos por sus correspondientes oficinas de control disciplinario y los actos administrativos sancionatorios sin ejecutoriar, remitidos por las registradurías de su circunscripción, cuya información debe ser cargada en el aplicativo de cobros coactivos a fin de obtener valores en cuentas de orden.

3. La Registraduría Distrital del Estado Civil cargará en el aplicativo de cobros coactivos información de actos administrativos sancionatorios sin ejecutoriar, expedidos por esa instancia, a fin de obtener valores en cuentas de orden.

Registro información en cuentas por cobrar

La coordinación de cobros coactivos, las delegaciones departamentales y la Registraduría Distrital del Estado Civil posterior al cargue de información de actos administrativos sancionatorios sin ejecutoriar, registrarán la fecha de ejecutoria a fin de obtener valores en cuentas por cobrar e impulsarán los correspondientes procesos coactivos.

Investigación de bienes

1. En la investigación de bienes por seguridad y agilización del trámite, consultar los canales de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales: buzón de asistencia al cliente asistencia@dian.gov.co o remitir CD solicitando información de los sancionados cuando la cantidad lo amerite.

2. Igualmente se puede oficiar a la coordinación de administración del registro único tributario de la subdirección de gestión y asistencia al cliente de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

En los casos que las consultas anteriores no arrojen resultados positivos se oficiará a las correspondientes oficinas a nivel país.

Cobro persuasivo

Es una invitación al sancionado para que cancele el valor de la obligación evitando el cobro coactivo, el cual le incrementa costos por la actuación de la administración.

1. Adelantar el cobro persuasivo y remitirlo por correo certificado o vía e-mail invitando al sancionado a cancelar en el término de diez (10) días el valor de la multa impuesta, más los intereses acorde al artículo 1617 del Código Civil generados desde la fecha en la cual la obligación se hizo exigible, más las costas procesales.

2. Los operadores de cobro coactivo pueden suscribir acuerdos de pago con los sancionados para la cancelación del total a pagar: valor de la sanción, intereses y costas procesales, mediante el pago inicial del 30 %, cancelando el saldo en cuotas mensuales sucesivas no inferiores a $ 150.000.00, en un plazo no superior a 18 meses.

PAR.—De conformidad con lo dispuesto en el numeral 6º del artículo 2º de la Ley 1066 de 2006, “por la cual se dictan normas para la normalización de la cartera pública y se dictan otras disposiciones”, las entidades públicas que tengan cartera a su favor deben abstenerse de celebrar acuerdos de pago con deudores que aparezcan reportados en el boletín de deudores morosos del Estado por el incumplimiento de acuerdos de pago, salvo que se subsane el incumplimiento y la Contaduría General de la Nación expida la correspondiente certificación.

3. El incumplimiento del acuerdo de pago genera aplicación de cláusula aceleratoria, la cual se declara mediante acto administrativo.

Procedimiento administrativo de cobro coactivo

Los operadores de cobro coactivo, deberán proferir mandamiento de pago en contra de aquellos sancionados que durante la etapa de cobro persuasivo no cancelaron la obligación a su cargo, ordenando en el mismo la cancelación de la obligación, los intereses y las costas procesales.

En el escrito que contiene el mandamiento de pago deberá decretarse el embargo y secuestro de los bienes del deudor que hayan sido establecidos como de su propiedad, teniendo en cuenta los límites de inembargabilidad establecidos en el artículo 837-1 del estatuto tributario para las personas naturales.

Las medidas cautelares podrán levantarse cuando el deudor demuestre que se ha admitido demanda contra el título ejecutivo y que esta se encuentra pendiente de fallo ante la jurisdicción de lo contencioso administrativo. También podrán levantarse cuando admitida la demanda ante la jurisdicción de lo contencioso administrativo contra las resoluciones que fallan las excepciones y ordenan llevar adelante la ejecución, se presta garantía bancaria o de compañía de seguros, por el valor adeudado, de conformidad con lo establecido en el parágrafo del artículo 837 y en el inciso 5º del artículo 837-1 del estatuto tributario.

Citación para notificación mandamiento de pago

Citar por correo certificado al sancionado para que en un término de diez (10) días comparezca a efectos de surtir la notificación personal del mandamiento de pago.

Notificación mandamiento de pago

1. Notificar por correo certificado a aquellos sancionados que en el término de diez (10) días no comparecieron a notificarse del mandamiento de pago librado en su contra, así como a los herederos del deudor, artículo 826 del estatuto tributario.

En caso de existir deudores solidarios, los mismos serán vinculados al proceso de cobro coactivo en los términos y condiciones establecidas en el artículo 828-1 del estatuto tributario.

2. Igualmente, el artículo 568 del estatuto tributario establece que en caso de ser devuelta la notificación remitida por correo, se debe recurrir a la notificación por aviso.

3. Por su parte, el artículo 563 del estatuto tributario, determina que en caso de no ser posible establecer la dirección del sancionado “los actos de la administración le serán notificados por medio de publicación en un diario de amplia circulación”.

El trámite de publicación en un diario de amplia circulación deberá realizarse ante la dirección administrativa de la Registraduría Nacional del Estado Civil.

Excepciones propuestas

1. Contra el mandamiento de pago solo procederán las excepciones contempladas en el artículo 831 del estatuto tributario, las cuales deberán proponerse por el ejecutado o su apoderado dentro de los quince (15) días siguientes a la notificación del mandamiento de pago.

2. Las excepciones propuestas por el ejecutado en el nivel central las decide el coordinador del grupo de cobros coactivos y en el nivel desconcentrado, las deciden los delegados departamentales o los registradores distritales, según sea el caso, dentro del mes siguiente a la presentación del escrito, ordenando previamente la práctica de las pruebas pertinentes y conducentes cuando estas se justifiquen.

3. De conformidad con el artículo 833-1 del estatuto tributario, en el procedimiento administrativo de cobro no procederá recurso alguno, excepto en los casos que expresamente este señala para las actuaciones definitivas. Contra la resolución que rechace las excepciones propuestas, procede únicamente el recurso de reposición ante el mismo coordinador del grupo de cobros coactivos, delegados departamentales o registradores distritales que la hubieren proferido.

4. Declarar y ordenar la terminación del proceso y el levantamiento de las medidas cautelares que se hubieren decretado, en los casos en que las excepciones propuestas por el ejecutado se declaren probadas. De igual forma se procederá cuando en cualquier etapa del proceso, el deudor cancele la totalidad de las obligaciones.

5. Ordenar la ejecución y remate de los bienes embargados y secuestrados en la resolución que rechace las excepciones, señalando en ella que contra la misma procede únicamente el recurso de reposición el cual deberá interponerse dentro del mes siguiente a su notificación, e igualmente debe ser resuelto dentro del mes siguiente a su formulación, de conformidad con lo previsto en el artículo 834 del estatuto tributario.

6. Proferir resolución ordenando la ejecución y el remate de los bienes embargados y secuestrados, en los casos en que vencido el término para excepcionar no se hubieren propuesto excepciones o cuando el deudor no hubiere pagado la obligación a su cargo.

Cuando previamente a la orden de ejecución no se hubieren ordenado medidas cautelares, en la resolución que ordena continuar la ejecución, se ordenará el embargo y secuestro de los bienes del deudor si estuvieren identificados y en caso de desconocerse los mismos, se ordenará la investigación de ellos para que una vez identificados se embarguen, se secuestren y se prosiga al remate de los mismos.

Contra esta resolución no procede recurso alguno.

Facilidades de pago para el sancionado

Acuerdos de pago

Al sancionado se le pueden otorgar facilidades para la cancelación de la obligación suscribiendo acuerdo de pago, para lo cual debe hacer solicitud por escrito, observando por parte de la coordinación del grupo cobros coactivos, delegados departamentales y registradores distritales, las siguientes directrices:

• Para la suscripción de acuerdo de pago el sancionado debe cancelar previamente el 30 % del total a pagar, el cual es la sumatoria del valor de la sanción, más los intereses acorde al artículo 1617 del Código Civil y más las costas procesales, fijando la cancelación del saldo en cuotas.

• El sancionado debe hacer entrega del formato original de consignación previa a la suscripción del auto que ordena acuerdo de pago y acta de acuerdo de pago.

• Cuando el valor de la sanción equivale a un (1) salario mínimo legal mensual vigente, el saldo se difiere en cuotas mensuales sucesivas de cien mil pesos m/c ($ 100.000), ajustando el saldo final en la última cuota.

• Cuando el valor de la sanción equivale a dos (2) salarios mínimos legales mensuales vigentes, el saldo se difiere en cuotas mensuales sucesivas de doscientos mil pesos m/c ($ 200.000), ajustando el saldo final en la última cuota.

• Cuando el valor de la sanción se encuentra entre los tres (3) y diez (10) salarios mínimos legales mensuales vigentes, el saldo se difiere en cuotas mensuales sucesivas de trescientos mil pesos m/c ($ 300.000), ajustando el saldo final en la última cuota.

• En caso que el valor sea mayor a diez (10) salarios mínimos legales mensuales vigentes, el término no podrá exceder de 18 meses.

En el auto que ordena acuerdo de pago y acta de acuerdo de pago, se debe establecer que las cuotas se cancelan en los primeros cinco (5) días de cada mes.

El sancionado debe entregar en la entidad los formatos originales de consignación, en los primeros cinco (5) días de cada mes.

Por consiguiente, en cualquier etapa del proceso administrativo de cobro coactivo el sancionado puede solicitar por escrito la celebración de un acuerdo de pago y aceptada la propuesta se suscribirá acta de acuerdo de pago, en cuyo caso se suspenderá el proceso coactivo.

Remisión y prescripción

ART. 5º—La declaración de remisión y prescripción se realiza mediante acto administrativo.

Remisión. Ordenar el archivo de los procesos en los cuales han transcurrido cinco (5) años desde el momento en que se hizo exigible la multa y no obstante haberse realizado las gestiones pertinentes tendientes a garantizar el recaudo efectivo de la misma, cuyo sustento documental se encuentre archivado en el expediente, este no ha sido posible debido a la falta de bienes que respalden la obligación a cargo del sancionado y su ubicación.

Prescripción. La prescripción de la acción de cobro tiene un término legal de cinco (5) años contados a partir de la fecha de ejecutoria del acto administrativo sancionatorio, la cual conlleva consecuencias disciplinarias y fiscales para el funcionario responsable.

A fin de evitar el acaecimiento de la prescripción de la acción de cobro, la coordinación de cobros coactivos, las delegaciones departamentales y la Registraduría Distrital del Estado Civil, deberán adelantar en forma oportuna las actuaciones procesales encaminadas a ubicar al sancionado y/o sus bienes.

Vigilancia, seguimiento y control

ART. 6º—El coordinador del grupo de cobros coactivos efectuará el debido seguimiento y control a las actuaciones adelantadas por los delegados departamentales del Registrador Nacional del Estado Civil y los registradores distritales del Estado civil, con ocasión al procedimiento previsto para el recaudo de cartera existente a favor de la Registraduría Nacional del Estado Civil y del fondo rotatorio de la misma.

PAR. 1º—La coordinación grupo de cobros coactivos, remitirá a los delegados departamentales y a los registradores distritales del Estado civil, la documentación correspondiente a los procesos de cobro coactivo que deban adelantarse con ocasión de los procesos electorales celebrados en el año 2010, que al 1º de agosto de 2012, no se hayan iniciado en sus etapas persuasiva y coactiva, documentación que deberá encontrarse debidamente ordenada y foliada, suscribiendo acta de entrega a la coordinación de correspondencia.

PAR. 2º—La coordinación grupo de cobros coactivos y la jefatura jurídica de la Registraduría Nacional del Estado Civil, se encuentran facultadas para requerir a los delegados departamentales del Registrador Nacional del Estado Civil y a los registradores distritales del Estado civil, con el fin de informar sobre lo pertinente con respecto al estado de los procesos adelantados en cada circunscripción electoral, los cuales en ningún caso podrán exonerarse de cumplir con esta obligación.

Implementación aplicativo de cobros coactivos

ART. 7º—Con el fin de lograr la transición hacia la implementación del aplicativo leader para el trámite de cobro coactivo en las delegaciones departamentales y en la registraduría distrital, la gerencia de informática, deberá realizar las gestiones necesarias para la debida puesta en marcha del referido aplicativo, generando las pautas de reporte de integración financiera.

De igual manera, es responsabilidad de los delegados departamentales del Registrador Nacional del Estado Civil y los registradores distritales del Estado civil, en cada circunscripción electoral, incluir la información pertinente en el aplicativo de cobros coactivos.

ART. 8º—Vigencia. La presente resolución comenzará a regir a partir del primero (1º) de agosto del año dos mil doce (2012).

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a los 6 días del mes de julio de 2012.

(1) Artículo 209. La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones.

Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. La administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la ley.

(2) Entiéndase por operadores de cobro coactivo, el Grupo de Cobros Coactivos de la Registraduría Nacional del Estado Civil, los Delegados Departamentales del Registrador Nacional del Estado Civil y los Registradores Distritales del Estado Civil.

(3) La Ley 1437 de 2011, se aplicará a todos los procedimientos y actuaciones administrativas que se inicien con posterioridad a la entrada en vigencia de la misma; si dichas actuaciones se iniciaron con anterioridad seguirán rigiéndose y culminarán de conformidad con el régimen jurídico anterior Decreto 01 de 1984.