Ministerio de Salud y Protección Social

RESOLUCIÓN 5512 DE 2013

(Diciembre 26)

“Por la cual se modifica la Resolución 1344 de 2012 respecto al reporte de información de afiliación de las entidades pertenecientes a los regímenes especial y de excepción y se dictan otras disposiciones”.

(Nota: Derogada por la Resolución 4622 de 2016 artículo 15 del Ministerio de Salud y Protección Social)

(Nota: Véase Resolución 2232 de 2015 artículo 4° del Ministerio de Salud y Protección Social)

El Ministro de Salud y Protección Social, en ejercicio de sus facultades legales,

En especial las conferidas en el numeral 7º del artículo 173 de la Ley 100 de 1993, artículo 5º del Decreto 1281 de 2002 y el numeral 23 del artículo 2º del Decreto 4107 de 2011, y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 5º del Decreto 1281 de 2002, estableció que quienes administren recursos del sector salud y quienes manejen información sobre la población incluyendo los regímenes especiales o de excepción del Sistema General de Seguridad Social en Salud, harán parte del Sistema Integral de Información del Sector Salud para el control de la afiliación, del estado de salud de la población y de los recursos y responderán por su reporte oportuno, confiable y efectivo de conformidad con las disposiciones legales y los requerimientos del Ministerio de Salud.

Que el parágrafo 2º del artículo 32 de la Ley 1438 de 2011, contempló que las entidades administradoras de los regímenes de excepción deberán entregar la información periódica que solicite este ministerio.

Que de conformidad con lo previsto en el literal d) de los artículos 13 y 19 del Decreto-Ley 1795 de 2000, corresponde a la Dirección General de Sanidad Militar y a la Dirección de Sanidad de la Policía Nacional organizar un sistema de información, de conformidad con las disposiciones dictadas por este Ministerio, que contenga entre otros aspectos, el censo de afiliados y beneficiarios, sus características socioeconómicas, su estado de salud y registrar la afiliación del personal que pertenezca al subsistema.

Que mediante el artículo 14 del Decreto 1703 de 2002, el Gobierno Nacional determinó que para efecto de evitar el pago doble de cobertura y la desviación de recursos, las personas que se encuentren excepcionadas por ley para pertenecer al Sistema General de Seguridad Social en Salud, de conformidad con lo establecido en el artículo 279 de la Ley 100 de 1993, no podrán utilizar simultáneamente los servicios del régimen de excepción y del Sistema General de Seguridad Social en Salud como cotizantes o beneficiarios, de hacerlo, existirá obligación de las entidades promotoras de salud e instituciones prestadoras de servicios de salud de solicitar el reembolso al régimen de excepción al cual pertenece el usuario, debiendo sufragar este último régimen todos los gastos en que se haya incurrido.

Que mediante la Resolución 1344 de 2012, se dictaron disposiciones sobre el reporte de la información de afiliación al Sistema General de Seguridad Social en Salud, de obligatorio cumplimiento por parte de las entidades promotoras de salud de los regímenes contributivo y subsidiado, las entidades obligadas a compensar (EOC), al Distrito Capital de Bogotá, D.C., a los municipios, a los departamentos que tengan a su cargo corregimientos departamentales, a quienes administren los regímenes especial y de excepción del sector salud, a las entidades de medicina prepagada y a quienes administren pólizas o seguros de salud.

Que en atención, a los mandatos legales referidos y teniendo en cuenta que los subsistemas de salud que administran las Fuerzas Militares y la Policía Nacional hacen parte de los regímenes de excepción considerados en el artículo 279 de la Ley 100 de 1993 y debido a que la Resolución 1344 de 2012, no consideró la obligación de reportar información de los afiliados a estas instituciones, se hace necesario incluirlas, a efecto de que reporten los datos del personal afiliado y sus beneficiarios, en las condiciones y estructuras definidas por el Ministerio de Salud y Protección Social.

Que por otra parte, el Ministerio de Salud y Protección Social requiere realizar cruces y verificaciones de la información de afiliación contenida en la base de datos única de afiliados (BDUA) con la información de las afiliaciones de los regímenes especiales y de excepción, incluidas las Fuerzas Militares y la Policía Nacional, determinando la necesidad de modificar las estructuras definidas en el anexo técnico de la Resolución 1344 de 2012, para el reporte de novedades de ingresos y novedades de actualización y/o corrección de la información de afiliaciones que administran estos regímenes.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—Adiciónese un parágrafo al artículo 3º de la Resolución 1344 de 2012, así:

“PAR. 2º—Ecopetrol, la Dirección General de Sanidad Militar, la Dirección de Sanidad de la Policía Nacional, el Fondo de Previsión Social del Magisterio y las universidades con servicios de salud, entidades que administran la afiliación de los regímenes especial y de excepción, reportarán dentro de los 30 días calendario siguientes a la publicación de la presente resolución, al administrador fiduciario del Fosyga, en la estructura definida en el anexo técnico que hace parte integral de la presente resolución, la información inicial de afiliación de las personas cuya atención en salud estuvo a su cargo en algún período comprendido entre el primero (1º) de febrero de 2005 y el treinta (30) de noviembre de 2013.

A partir de la información reportada, el administrador fiduciario del Fosyga realizará las validaciones correspondientes para establecer la consistencia de la información y los períodos simultáneos de afiliación respecto de los cuales se hayan reconocido recursos del sistema. Los resultados de las validaciones mencionadas serán remitidos a las entidades administradoras de los regímenes de excepción y especial dentro de los veinte (20) días hábiles siguientes contados a partir de la entrega de la información inicial”.

(Nota: Derogada por la Resolución 4622 de 2016 artículo 15 del Ministerio de Salud y Protección Social)

ART. 2º—Modifíquense las tablas contenidas en los numerales 1º y 2º del artículo 4º de la Resolución 1344 de 2012 y adiciónese un parágrafo a dicho artículo así:

1. Tipo de archivos a entregar por parte de las entidades en los procesos de actualización de la BDUA.

 

RégimenEntidad que reporta al FosygaTipo de ArchivosTipo de Novedad
ContributivoEPS o EOCR1Novedad de traslado o movilidad
R4, S4Respuesta a la novedad de traslado o movilidad solicitados en R1 o S1
MC y MAMaestro de ingresos y maestro de aportantes
NCNovedades de actualización y/corrección de información
NRNovedad retroactiva
SubsidiadoEPSSS1Novedad de traslado o movilidad
S4Respuesta a la novedad de traslados o movilidad solicitados en S1
MSMaestro de ingresos
NSNovedades de actualización y/o corrección de información
NRNovedad retroactiva
MunicipiosNSNovedades de actualización de estado de afiliación sobre el resultado de las novedades realizadas por las EPS (retiro por muerte (N09) o novedad de retiro (N13) o novedad de anulación de ingresos no autorizados por el municipio o INPEC (N15)
ExcepciónFondo del Magisterio, Ecopetrol, Dirección General de Sanidad Militar, Dirección de Sanidad de la Policía NacionalMEMaestro de ingresos y maestro de aportantes
NENovedades de actualización y/o corrección de información
EspecialUniversidades con Servicios de SaludMEMaestro de ingresos y maestro de aportantes
NENovedades de actualización y/o corrección de información
Medicina Prepagada y Planes Complementarios de Salud NPMPMaestro de ingresos
Novedades de actualización y/o corrección de información 

 

2. Plazos para la entrega de los archivos al administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga.

 

ProcesoDíasEntidades a reportarArchivo a reportar al FosygaArchivos de respuesta del Proceso por Fosyga
Semana de proceso BDUA (Con mínimo cuatro días hábiles)Segundo día hábil de la semanaRégimen subsidiado
Régimen contributivo
Régimen de excepción y especial
Archivos S1, R1, NRSiguiente día hábil.
Último día hábil de la semanaRégimen Subsidiado
Régimen contributivo
Régimen de excepción y especial
Entidades de medicina prepagada, Administradoras de planes adicionales de salud
Archivos S4, R4
Maestro de ingresos: MS, MC, MA, ME, MP
Novedades de actualización: NS, NC, NE, NP
Siguiente día hábil.
Los archivos correspondientes a resultados.
Última Semana del mes (con mínimo cuatro días hábiles)Último día hábil de la semana de mesRégimen subsidiado:
Las entidades territoriales, los departamentos que tengan a cargo corregimientos y el Inpec.
Novedades de actualización (retiros incluyendo retiro por fallecidos y/o anulaciones de ingresos): NSSiguiente día hábil.
Los archivos correspondientes a resultados.

 

Parágrafo 3º—A partir del mes siguiente a la recepción de los resultados del cargue inicial, Ecopetrol, la Dirección General de Sanidad Militar, la Dirección de Sanidad de la Policía Nacional, el Fondo de Previsión Social del Magisterio y las universidades con servicios de salud, reportarán los maestros de ingresos /o novedades de corrección y actualización, conforme a los plazos establecidos en la anterior tabla.

ART. 3º—Modifíquese el anexo técnico de que trata el artículo 11 de la Resolución 1344 de 2012 modificado por la Resolución 3879 de 2012 conforme a lo aquí previsto.

(Nota: Véase Resolución 2629 de 2014 artículo 1° del Ministerio de Salud y Protección Social)

(Nota: Derogada por la Resolución 4622 de 2016 artículo 15 del Ministerio de Salud y Protección Social)

ART. 4º—Sanciones por el no reporte de información. De conformidad con lo previsto en el numeral 12 del artículo 130 de la Ley 1438 de 2011, la Superintendencia Nacional de Salud en ejercicio de sus funciones de inspección, vigilancia y control, efectuará el seguimiento respecto a la obligación del reporte de información de que trata la presente resolución e impondrá las sanciones pertinentes cuando a ello hubiere lugar.

(Nota: Derogada por la Resolución 4622 de 2016 artículo 15 del Ministerio de Salud y Protección Social)

ART. 5º—Vigencia y derogaciones. La presente resolución rige a la partir de su publicación y deroga la Resolución 3879 de 2012.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 26 de diciembre de 2013.

(Nota: Véase Resolución 2232 de 2015 artículo 4° del Ministerio de Salud y Protección Social)

(Nota: Derogada por la Resolución 4622 de 2016 artículo 15 del Ministerio de Salud y Protección Social)

Anexo técnico

El presente anexo técnico está dividido en 5 partes:

1. Especificaciones para la identificación de los afiliados para la población especial del régimen subsidiado.

2. Estructura y especificaciones de los archivos maestros y de novedades y/o actualización que de acuerdo con el régimen deben remitir al administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga, las entidades obligadas a su reporte.

3. Estructura y especificaciones de los archivos para el reporte de la novedad de traslado de EPS o movilidad entre regímenes.

4. Glosario de campos con los valores específicos y permitidos para el reporte de la información de afiliados y/o aportantes.

5. Especificaciones técnicas para la remisión de la información.

1. Especificaciones para la identificación de los afiliados.

Se utilizará para el reporte de identificación de afiliados de poblaciones especiales del régimen subsidiado BDUA, la siguiente tabla:

Tabla 1

Tipos y número de documentos para población especial del régimen subsidiado

Aplica para los afiliados de población especial del régimen subsidiado que no están identificados por la Registraduría Nacional del Estado Civil (RNEC).

 

CondiciónTipo de documentoLongitud máximaComposición del número de identificación
Personas de la tercera edad en protección de ancianatos.AS10Código de departamento + código de municipio + S + consecutivo por afiliado (alfanumérico). Ej.: 08001S8125
Indígenas mayores de edadAS10Código de departamento + código de municipio + I + consecutivo por afiliado (alfanumérico de 4). Ej.: 76001I8125
Habitantes de la calle mayores de edad.AS10Código de departamento + municipio + D + consecutivo por afiliado (alfanumérico de 4). Ej.: 05001D0008
Habitantes de la calle menores de edad.MS10Departamento + municipio + D + consecutivo por afiliado (4 dígitos). Ej.: 05001D0008
Menores de edad desvinculados del conflicto armado. Población infantil vulnerable bajo protección en instituciones diferentes al ICBF. Menores de edad a cargo del ICBF.MS10Código de departamento + código de municipio + A + consecutivo por afiliado (Alfanumérico de 4). Ej.: 25001A0009
Indígenas menores de edadMS10Código de departamento + código de municipio + I + consecutivo por afiliado (alfanumérico de 4). Ej.: 080014I8125. Solo aplica para régimen subsidiado.
Menor de edad recién nacido con edad menor o igual a un (1) mes.MS12Número de documento de la madre o el número de documento del cabeza de familia y un consecutivo iniciando en uno (1).
*Las entidades territoriales y las EPSS deben gestionar la plena identificación del menor y reportar la actualización antes que cumpla el año.
Desplazados menores de edadMS10Departamento + municipio + P + consecutivo por afiliado (4 dígitos). Ej.: 05001P0008.
*Las entidades territoriales y las EPSS deben gestionar la plena identificación del menor y reportar la actualización del documento a la BDUA.
Desplazados mayores de edadAS10Departamento + municipio + P + consecutivo por afiliado (4 dígitos). Ej.: 05001P0008.
*Las entidades territoriales y las EPSS deben gestionar la plena identificación de esta población y reportar la actualización del documento a la BDUA.
Población Reclusa con identificación interna asignada por el Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario, Inpec.MS6Número asignado por el Inpec. Para menores de tres (3) años que convivan con sus madres recluidos en los establecimientos a cargo del Inpec.
ASNúmero asignado por el Inpec. Para internos recluidos en los establecimientos de reclusión a cargo del Inpec.

 

Para las personas identificadas por la Registraduría Nacional del Estado Civil (RNEC), se tendrá en cuenta la identificación asignada, ya sea: registro civil de nacimiento, tarjeta de identidad o cédula de ciudadanía. Solo se permitirá el uso de tipo y número de identificación para población especial para los especificados en la tabla “1. Tipos y números de documentos para población especial del régimen subsidiado”, para los extranjeros residentes en Colombia se utilizarán los documentos expedidos por la autoridad competente.

2. Estructura y especificaciones técnicas de los archivos maestros y de novedades.

2.1. Datos que las entidades deben suministrar al administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga, para la actualización de la base de datos única de afiliados.

Las entidades deberán enviar al administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga, archivos maestros de datos de acuerdo con las estructuras y estándares que a continuación se definen:

Tabla 2

Siglas para nombres de archivos

Se han de tener en cuenta las siguientes siglas para los nombres de archivos a remitir por parte de las entidades:

 

SiglaDescripciónLongitud
Archivo maestro de ingresos: afiliados que aun no han sido ingresados en la BDUA
MSMaestro subsidiado2
MCMaestro contributivo2
MEMaestro excepción o especial2
MPMaestro de medicina prepagas, seguros de salud y planes adicionales de salud2
MAArchivo maestro de aportantes2
Archivo de novedades de actualización y/o corrección de datos de afiliados que se encuentran actualizados en BDUA
NSNovedades subsidiado2
NCNovedades contributivo2
NENovedades excepción2
NPNovedades medicina prepagas, seguros de salud y planes adicionales de salud2
NRNovedad retroactiva2
Archivo de novedades de actualización de traslado entre EPS o movilidad entre regímenes
R1, R4, S4Para las EPS del régimen contributivo2
S1, S4Para las EPS del régimen subsidiado2
Complementos para el nombre de los archivos
CodentidadCódigo de la entidad de salud que reporta la información6
DDMMAAAAFecha de generación del archivo. No se debe utilizar ningún tipo de separador8
DPTOCódigo del departamento según codificación DANE2
MPIOCódigo del municipio según codificación DANE3

 

Tabla 3

Nombres de archivos de datos

 

RégimenTipo de archivoNombre de archivoLongitud
ContributivoMaestro de afiliadosMCCODENTIDADDDMMAAAA16
Maestro de aportantesMACODENTIDADDDMMAAAA16
Archivo de novedades de actualizaciónNCCODENTIDADDDMMAAAA16
Archivo de novedad retroactivaNRCODENTIDADDDMMAAAA16
Archivo de solicitud de traslado de afiliados (enviado al administrador fiduciario)R1CODENTIDADDDMMAAAA16
Archivo de respuesta dado por la entidad a la que se le solicita el afiliado.R4CODENTIDADDDMMAAAA16
Archivo de respuesta dado por la entidad a la que se le solicita el afiliado. La entidad que solicita el afiliado es del régimen subsidiado.S4CODENTIDADDDMMAAAA16
SubsidiadoMaestro de afiliadosMSCODENTIDADDDMMAAAA16
Archivo de novedades de actualizaciónNSCODENTIDADDDMMAAAA16
Archivo de novedades de retiro del municipioNSDPTOMPIODDMMAAAA15
Archivo de novedad retroactivaNRCODENTIDADDDMMAAAA16
Archivo de solicitud de traslado de afiliados (enviado al administrador fiduciario)S1CODENTIDADDDMMAAAA16
Archivo de respuesta dado por la entidad a la que se le solicita el afiliado.S4CODENTIDADDDMMAAAA16
Excepción y especialMaestro de afiliadosMECODENTIDADDDMMAAAA16
Archivo de novedades de actualizaciónNECODENTIDADDDMMAAAA16
Medicina prepagada, seguros de salud y planes adicionales de saludMaestro de afiliadosMPCODENTIDADDDMMAAAA16
Archivo de novedades de actualizaciónNPCODENTIDADDDMMAAAA16

 

2.2. Diseño de los archivos maestros de datos.

A continuación se define el estándar de datos a presentar para cada uno de los regímenes: contributivo, subsidiado, de excepción y especial y para las entidades de medicina prepagada, seguros de salud y planes adicionales de salud, que deben reportar información de afiliados al SGSSS. Los valores de código y valores permitidos deben consultarse en el numeral “4. Glosario de Campos” de este anexo técnico.

Se entiende por ingreso la información del afiliado que por primera vez se ingresa en la base de datos única de afiliados (BDUA) del administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga, estos afiliados ingresan con estado activo.

Para este caso se deben reportar los datos del afiliado en la estructura del archivo maestro de afiliados para el régimen que aplique.

Para los regímenes de excepción y especial, que formará parte de la BDUA como información de referencia, se deben reportar todas las nuevas afiliaciones en el archivo de maestro de ingresos definido para estos regímenes.

2.2.1. Régimen contributivo.

Aplica para las EPS y EOC.

Tabla 4. Estructura del archivo maestro de afiliados del régimen contributivo

 

CódigoNombre del campoLongitud permitidaValores permitidosCotizanteBeneficiario o adicional
12Código de la entidad6Código de la EPS o EOCXX
15Tipo de documento del cotizante principal2RC, TI, CC, CE, PA, CD (vacío cuando el afiliado es cotizante principal)X vacíoX
16Número de identificación del cotizante principal3-16(Vacío cuando el afiliado es cotizante principal)X vacíoX
1Tipo de documento del afiliado2RC, TI, CC, CE, PA, CDXX
2Número de identificación del afiliado3-16 XX
3Primer apellido del afiliado20 XX
4Segundo apellido del afiliado30 X vacíoX vacío
5Primer nombre del afiliado20 XX
6Segundo nombre del afiliado30 X vacíoX vacío
7Fecha de nacimiento del afiliado10Formato DD/MM/AAAAXX
8Género del afiliado1M, FXX
17Tipo de cotizante21, 2, 3, 4, 10, 11, 12, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 44, 45, 47, 48, 49, 50XVacío
18Tipo de afiliado1C, B, AXX
19Parentesco con cotizante principal11, 2, 3, 4, 5, 6, 7 (vacío cuando el afiliado es cotizante principal)1 vacíoX
20Condición del beneficiario mayor de 18 años.1D, EVacíoX vacío
9Código departamento de afiliación2Codificación del DANEXX
10Código municipio de afiliación3Codificación del DANEXX
11Zona de afiliación1U, RXX
13Fecha de afiliación a la EPS o EOC.10Formato DD/MM/AAAAXX
21Tipo de identificación del aportante2NI, CC, TI, RC, CE, CDXVacío
22Número de identificación del aportante3-11 XVacío
28Actividad económica del afiliado4Tabla CIIU revisión 4 DANE (Este campo no se diligenciará, para el caso de tipos de cotizante pensionado o pensionado por sustitución)X vacíoVacío

 

Si un afiliado tiene más de un aportante, la entidad debe reportar solo un registro por uno de los aportantes y las demás relaciones las debe reportar en el archivo de novedades de actualización (NC).

Si un cotizante es independiente y él es su propio aportante; debe reportarse su tipo y número de identificación en los campos “Tipo de Identificación del aportante” y “Número de identificación del aportante” en el archivo maestro de afiliados.

Tabla 5

Estructura del archivo maestro de aportantes

 

CódigoNombre del campoLongitud permitidaValor permitidoObligatorio
21Tipo de identificación del aportante2NI, CC, TI, RC, CE, CDX
22Número de identificación del aportante3-11 X
23Dígito de verificación1Obligatorio cuando el tipo de identificación es “NI”, de lo contrario debe ir vacíoX vacío
24Nombre o razón social del aportante150Nombres y apellidos completos para cotizantes independientes que son empleadores. Nombre del aportante para cotizantes dependientesX
25Tipo de aportante11, 2, 3
Cuando un afiliado es empleador, se debe reportar independientemente su información como aportante lo que indica que su tipo de aportante debe ser empleador (1).
X
26Sector del aportante11, 2, 3X
28Actividad económica del aportante4Tabla CIIU revisión 4 DANEX

 

Para los cotizantes independientes que son empleadores de uno o más afiliados deberá registrarse en esta tabla como aportante. En el caso de un cotizante independiente que no es empleador no se debe reportar en este maestro.

2.2.2. Régimen subsidiado.

Aplica para las Entidades Promotoras de Salud del Régimen Subsidiado (EPSS).

Tabla 6

Estructura del archivo maestro de afiliados al régimen subsidiado

 

CódigoNombre del CampoLongitud permitidaValor permitidoObligatorio
12Código de la entidad6Código de la EPSSX
1Tipo de documento del afiliado2MS, RC, TI, CC, CE, PA, ASX
2Número de identificación del afiliado3-16 X
3Primer apellido del afiliado20 X
4Segundo apellido del afiliado30 X vacío
5Primer nombre del afiliado20 X
6Segundo nombre del afiliado30 X vacío
7Fecha de nacimiento del afiliado10Formato DD/MM/AAAAX
8Género del afiliado1M, FX
9Código departamento de afiliación2Codificación DANEX
10Código municipio de afiliación3Codificación DANEX
11Zona de afiliación1U, RX
13Fecha de afiliación a la entidad10Formato DD/MM/AAAAX
30Tipo de población especial del régimen subsidiado21, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22X
31Nivel Sisbén11, 2, 3, NX
34Modalidad del subsidio2STX

 

2.2.3. Régimen de excepción y especial.

Aplica para la Dirección General de Sanidad Militar, Dirección de Sanidad de la Policía Nacional, Ecopetrol, Fondo de Prestaciones Sociales del Magisterio y Universidades con Servicio de Salud para nuevas afiliaciones y reingresos.

La primacía de los regímenes de excepción y especial se llevarán de acuerdo con lo establecido en el artículo 14 del Decreto 1703 de 2002 y las normas que lo adicionen o modifiquen.

Tabla 7

Estructura del archivo maestro de afiliados para los regímenes de excepción y especial:

 

CódigoNombre del campoLongitud permitidaValor permitidoCotizante o titularBeneficiario
12Código de la entidad6Código de la entidad del régimen de excepción o especialXX
15Tipo de documento del cotizante o titular2CC, RC, TI, CE, PAVacíoX
16Número de identificación del cotizante o titular3-16 VacíoX
1Tipo de documento del afiliado2CC, RC, TI, CE, PAXX
2Número de identificación del afiliado3-16 XX
3Primer apellido del afiliado20 XX
4Segundo apellido del afiliado30 X vacíoX vacío
5Primer nombre del afiliado20 xX
6Segundo nombre del afiliado30 X vacíoX vacío
7Fecha de nacimiento del afiliado10Formato DD/MM/AAAAXX
8Género del afiliado1M, FXX
18Tipo de afiliado1C, T, BXX
9Código departamento de afiliación2Codificación DANEXX
10Código municipio de afiliación3Codificación DANEXX
13Fecha de afiliación a la entidad10Formato DD/MM/AAAAXX

 

Para el cargue inicial de que trata el artículo 1º de la presente resolución, las entidades deberán reportar la información de las personas cuya atención en salud estuvo a su cargo en algún período desde el primero de febrero de 2005 hasta el 30 de noviembre de 2013, independientemente de que la fecha inicial de afiliación sea anterior al primero de febrero de 2005.

Si el afiliado ha tenido afiliaciones no consecutivas, estas deben ser reportadas en registros independientes.

Tabla 8

Estructura del archivo maestro de afiliados para los regímenes de excepción y especial para el reporte inicial de que trata el artículo 1º de la presente resolución:

 

CódigoNombre del campoLongitud permitidaValor permitidoCotizante o titularBeneficiario
12Código de la entidad6Código de la entidad del régimen de excepción o especialXX
15Tipo de documento del cotizante o titular2CC, RC, TI, CE, PA (vacío cuando el afiliado es cotizante o titular)VacíoX
16Número de identificación del cotizante o titular3-16(Vacío cuando el afiliado es cotizante o titular)VacíoX
1Tipo de documento del afiliado2CC, RC, TI, CE, PAXX
2Número de identificación del afiliado3-16 XX
3Primer apellido del afiliado20 XX
4Segundo apellido del afiliado30 X vacíoX vacío
5Primer nombre del afiliado20 XX
6Segundo nombre del afiliado30 X vacíoX vacío
7Fecha de nacimiento del afiliado10Formato DD/MM/AAAAXX
8Género del afiliado1M, FXX
18Tipo de afiliado1C, T, BXX
9Código departamento de afiliación2Codificación DANEXX
10Código municipio de afiliación3Codificación DANEXX
13Fecha de afiliación a la entidad10Formato DD/MM/AAAAXX
42Fecha de desafiliación a la entidad10Formato DD/MM/AAAA. Si está vigente la afiliación el campo vendrá vacío.X vacíoX vacío

 

2.2.4. Medicina prepagada, seguros de salud o planes adicionales de salud.

Tabla 9

Estructura del archivo maestro de afiliados a medicina prepagada, seguros de salud o planes adicionales de salud

 

CódigoNombre del campoLongitudValor permitidoAsegurado principalBeneficiario
12Código de la entidad6Código de la aseguradora o entidad de medicina prepagadaXX
15Tipo de documento del asegurado principal2CC, RC, TI, CE, PA, CDVacíoX
16Número de identificación del asegurado principal3-16 VacíoX
1Tipo de documento del asegurado2CC, RC, TI, CE, PA, CDXX
2Número de identificación del asegurado3-16 XX
3Primer apellido del asegurado20 XX
4Segundo apellido del asegurado30 X vacíoX vacío
5Primer nombre del asegurado20 XX
6Segundo nombre del asegurado30 X vacíoX vacío
7Fecha de nacimiento del asegurado10Formato DD/MM/AAAAXX
8Género del asegurado1M, FXX
9Código departamento de afiliación2Codificación DANEXX
10Código municipio de afiliación3Codificación DANEXX
11Zona de afiliación1U, RXX
13Fecha de afiliación a la entidad10Formato DD/MM/AAAAXX
18Tipo de asegurado1S, BXX
19Parentesco con asegurado principal11, 2, 3, 4, 5, 7, 8VacíoX
35Número de póliza o contrato plan adicional de salud15 XX
36Fecha de inicio de póliza o contrato plan adicional de salud10Formato DD/MM/AAAAXX
37Tipo de póliza o contrato plan adicional de salud.11, 2, 3, 4XX

 

2.3. Estructura del archivo de novedades.

Aplica para todos los regímenes: contributivo (EPS, EOC), subsidiado (EPSS, entidades territoriales, departamentos que tengan a cargo corregimientos y el Inpec), regímenes de excepción y especiales, medicina prepagada y seguros de salud y planes adicionales de salud.

Novedades de actualización de datos

Las entidades deben mantener actualizada la información de sus afiliados mediante el envío de novedades, reportando para ellas el código de la novedad y su fecha de inicio en la estructura de la tabla 10. “Estructura del archivo de novedades”. Las novedades de actualización deben ser presentadas únicamente por las entidades que tienen el afiliado reportado en la BDUA (de acuerdo con los códigos de la tabla 11. “Códigos de novedades”).

Las entidades deberán remitir las novedades de cada afiliado en el orden en que deben cargarse en la BDUA con el fin de garantizar la consistencia de la información.

Tabla 10

Estructura del archivo de novedades

 

CódigoNombre del campoLongitudValor permitidoContributivoSubsidiadoExcepción y especialMedicina prepagada
 Consecutivo de la novedad8Consecutivo por archivo, iniciando en uno (1)XXXX
12Código de entidad6 XXXX
1Tipo de documento afiliado2MS, RC, TI, CC, CE, CD, PA, AS (según el régimen que aplique)XXXX
2Número de identificación del afiliado3-16 XXXX
3Primer apellido del afiliado20 XXXX
4Segundo apellido del afiliado30 X vacíoX vacíoX vacíoX vacío
5Primer nombre del afiliado20 XXXX
6Segundo nombre del afiliado30 X vacíoX vacíoX vacíoX vacío
7Fecha de nacimiento del afiliado10Formato DD/MM/AAAAXXXX
9Código departamento de afiliación2Codificación del DANEXXXX
10Código municipio de afiliación3Codificación del DANEXXXX
 Código de la novedad3Tabla 11 “Código de novedad”XXXX
32Fecha inicio de novedad10Formato DD/MM/AAAA
Fecha en la cual aplica o se hace efectiva la novedad reportada.
XXXX
 Nuevo valor 1Dependiendo del código de novedad, se deben registrar los nuevos valores, en el mismo orden en que aparecen en la tabla 11 “Códigos de novedades”.X vacíoX vacíoX vacíoX vacío
 Nuevo valor 2X vacíoX vacíoX vacíoX vacío
 Nuevo valor 3X vacíoX vacíoX vacíoX vacío
 Nuevo valor 4X vacíoX vacíoX vacíoX vacío
 Nuevo valor 5X vacíoX vacíoX vacíoX vacío
 Nuevo valor 6X vacíoX vacíoX vacíoX vacío
 Nuevo valor 7X vacíoX vacíoX vacíoX vacío

 

Tabla 11. Códigos de novedades

Se deben diligenciar todos los campos en el orden establecido por esta tabla, estas novedades aplican para afiliados registrados en la BDUA.

 

Código de novedadDescripción de la novedadOrden de variablesContributivoSubsidiadoExcepción y especialMedicina prepagadaObservaciones
N01Actualización o corrección del tipo y número de identificación del afiliado y/o fecha de nacimiento.1, 2, 7, 33XXXXPara actualización del tipo de documento y/o número de identificación y/o fecha de nacimiento del afiliado. Se deben reportar obligatoriamente los 4 campos.
Si el tipo de actualización es una corrección, se puede aplicar para identificaciones que no están vigentes y para afiliados en estado retirado o desafiliado.
1 = tipo de documento del afiliado
2 = número de identificación del afiliado
7 = fecha de nacimiento del afiliado
33 = tipo de actualización del documento.
N02Actualización o corrección de nombres del afiliado.5, 6XXXX5 = primer nombre
6 = Segundo nombre
N03Actualización o corrección de apellidos del afiliado.3, 4XXXX3 = primer apellido
4 = segundo apellido
N04Actualización o cambio de municipio de afiliación en la misma entidad de salud9, 10XXXX9 = departamento de afiliación
10 = Municipio de afiliación
N05Actualización o cambio de segundo cotizante a cotizante principal.15, 16X   15 y 16 = Tipo y número de identificación del cotizante principal con el cual se tiene inscrita en BDUA la relación familiar.
N06Adición de relación con un aportante o reactivación del afiliado en la misma entidad.17, 21, 22, 28X   Aplica únicamente para cotizantes.
17 = tipo de cotizante
21 = tipo de documento del aportante
22 = número de identificación del aportante
28 = actividad económica del afiliado
N07Inclusión de afiliado a un grupo familiar, corrección de parentesco. Cambio de condición de beneficiario.15, 16, 18, 19, 20X   Aplica cuando:
• Un cotizante pasa a ser beneficiario o adicional o segundo cotizante de un grupo familiar dentro de la misma entidad.
• Un beneficiario o adicional o segundo cotizante cambia de grupo familiar dentro de la misma entidad de salud. Se debe tener en cuenta que si el afiliado es un cotizante principal, y tiene un grupo familiar vigente, esta novedad se glosará.
15, 16 = tipo y número de documento del cotizante en estado activo al que se va a unir el afiliado.
18 = tipo de afiliado: A, B y C
19 = parentesco con el cotizante.
20 = exclusivamente para beneficiarios entre 18 y 25 años (estudiantes o discapacitados).
N08Actualización o cambio de beneficiario o adicional a cotizante principal. Actualización o cambio de beneficiario cónyuge a segundo cotizante dentro del mismo grupo familiar.17, 21, 22, 28X   17 = tipo de cotizante.
21= tipo de identificación del aportante
22 = número de identificación del aportante
28 = actividad económica del afiliado.
N09Retiro por muerte. XXXXRégimen contributivo
• Si el afiliado es cotizante principal o Titular, sus beneficiarios y/o adicionales deben hacer parte de otro grupo familiar, utilizando para ello el reporte de novedades, de lo contrario estos beneficiarios y/o adicionales quedarán en estado retirado.
• Si el grupo familiar vigente tiene un segundo cotizante este pasa a ser cotizante principal sin grupo familiar. Régimen de excepción o especial régimen subsidiado:
• Esta novedad la reportan: las EPSS, las entidades territoriales, los departamentos que tienen a cargo corregimientos y el Inpec.
N10Actualización de una relación laboral vigente: fecha vinculación aportante, actividad económica del afiliado y tipo de cotizante.21, 22, 17, 29, 28, 17X   21 = tipo de identificación del aportante
22 = número de identificación del aportante
17 = tipo de cotizante actual
29 = nueva fecha de vinculación al aportante
28 = nueva actividad económica
17 = nuevo tipo de cotizante.
N11Finalización de relación con un aportante.21, 22, 17X   21 = tipo de identificación del aportante
22 = número de identificación del aportante
17 = tipo de cotizante
Si el cotizante es principal con grupo familiar vigente y solo tiene esta relación con este aportante, sus beneficiarios y/o adicionales deben hacer parte de otro grupo familiar, utilizando para ello el reporte de novedades, de lo contrario esta novedad se glosará.
N12Actualización o cambio de condición de beneficiario mayor de 18 años20X   20 = condición de beneficiario mayor de 18 años
N13Novedad de retiro en BDUA. (Entidades territoriales, Departamentos que tienen a cargo corregimientos y el INPEC)39 X  39 = causal de retiro del afiliado por parte del municipio, departamento o el Inpec.
N14Actualización o cambio de estado de afiliación14XXXX14 = estado de afiliación de AF a RE (siempre y cuando el afiliado no se encuentre en estado fallecido en RNEC)
Para el régimen contributivo: de AC a SU (solo se reporta para cotizantes)
De cualquier estado a RE.
De cualquier estado a DE.
De AC a RX (solo se reporta para cotizantes)
Los beneficiarios y/o adicionales heredarán el estado del cotizante. Para el régimen subsidiado y regímenes de excepción y especial: el único cambio permitido es pasar el afiliado a estado retirado (RE).
N15Anulación de ingresos. (entidades territoriales, departamentos con corregimientos a cargo y el Inpec)  X  Esta novedad solamente la reportarán los municipios, los departamentos con corregimientos a cargo y el Inpec, en el respectivo proceso de actualización de BDUA. La anulación del ingreso se reportará para los afiliados que fueron ingresados a la BDUA de manera incorrecta por la EPSS en los procesos del mismo mes del reporte.
N16Activación del estado de afiliación cuando es igual a SU o RX X   Si la activación es a un cotizante principal, los beneficiarios y/o adicionales heredarán el estado del cotizante.
N17Actualización de género del afiliado8XXXX8 = género del afiliado.
N19Actualización de zona de afiliación11XX X11 = zona de afiliación
N20Actualización de nivel Sisbén31 X  31 = nivel Sisbén
N21Tipo de población especial del régimen subsidiado30 X  30 = tipo de población especial del régimen subsidiado
N23Renovación póliza de salud35, 37   X35 = número de póliza de salud 37 = Tipo de póliza de salud
N24Cancelación póliza de salud35, 37   X35 = número de póliza de salud
37 = tipo de póliza de salud

 

Cuando una entidad presente en un mismo período más de una novedad a un afiliado, se debe diligenciar un registro por cada novedad y se aplicarán en el orden que la entidad lo reporte teniendo en cuenta el campo “consecutivo de la novedad”.

2.4. Estructura del archivo para la novedad retroactiva.

2.4.1. Régimen contributivo.

Esta novedad la podrán presentar las EPS y EOC del régimen contributivo para afiliados respecto de los cuales se cuente con el recaudo de la cotización para el período de la novedad, los soportes de la afiliación y se haya garantizado el cumplimiento de lo previsto en el artículo 43 de la Ley 789 de 2002.

Adicionalmente, para el período presentado las EPS y EOC deberán tener en cuenta que:

— El afiliado se encuentre en el régimen especial o de excepción, en estado retirado.

— El afiliado se encuentre en el régimen contributivo en estado retirado, desafiliado, activo o suspendido.

— El afiliado se encuentre en el Régimen Subsidiado en estado activo o retirado.

A fin de que no se afecte el estado actual de la afiliación consignada en la BDUA, solo se activará y cerrará el período presentado de la afiliación para la EPS/EOC solicitante.

Se verificará con los períodos registrados en el histórico de afiliados compensados (HAC) y en el histórico de afiliados pagados en el régimen subsidiado (HAPS), que la cantidad de días solicitados sea menor o igual a los días no reconocidos en dicho período (el período no puede corresponder a un período cerrado por decretos excepcionales). En todo caso, los días reconocidos no podrán ser superiores a treinta (30).

Estas novedades no realizarán actualizaciones a los datos personales del afiliado ni de identificaciones registrados en la BDUA.

Lo anterior sin perjuicio de las validaciones que se efectúan en el proceso de giro y compensación.

Tabla 12. Novedad retroactiva régimen contributivo

 

CódigoNombre del campoLongitudValor permitidoCotizanteBeneficiario
12Código entidad que reporta la novedad6Como está actualmente en la BDUAXX
82Serial BDUA Serial con el cual se encuentra registrado el afiliado en la BDUAXX
15Tipo de documento del Cotizante principal2RC, TI, CC, CE, PA, CD (vacío para cotizante principal)X vacíoX
16Número de identificación del Cotizante principal3-16(Vacío para cotizante principal)X vacíoX
17Tipo de cotizante21, 2, 3, 4, 10, 11, 12, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 44, 45, 47, 48, 49, 50XVacío
18Tipo de afiliado1C, B, AXX
19Parentesco con cotizante principal11, 2, 3, 4, 5, 6, 7 (vacío para cotizante principal) (1 para el segundo cotizante del grupo familiar)1 o vacíoX
20Condición del beneficiario mayor de 18 años.1D, EVacíoX Vacío
9Código departamento de afiliación2Codificación DANEXX
10Código municipio de afiliación3Codificación DANEXX
11Zona de afiliación1U, RXX
21Tipo de documento del aportante2NI, CC, TI, RC, CE, CDXVacío
22Número de identificación del aportante3-11 XVacío
28Actividad económica del afiliado4Tabla CIIU revisión 4 DANE
(Este campo no se diligenciará, para el caso de tipos de cotizante pensionado o pensionado por sustitución)
X vacíoVacío
40Fecha de inicio del período solicitado10Formato DD/MM/AAAA
Corresponde a la fecha de inicio del período solicitado por la entidad
XX
41Fecha fin del período solicitado10Formato DD/MM/AAAA
Corresponde a la fecha de fin del período solicitado por la entidad
XX

 

Nota: Se debe enviar un registro por cada período sobre el cual se desea acceder a través de la novedad retroactiva, ejemplo: si se están presentando 2 períodos completos o parciales, se deben reportar 2 registros.

Se debe generar un registro para cada uno de los afiliados por los cuales se desea aplicar la novedad retroactiva.

2.4.2. Régimen subsidiado.

Esta novedad la podrán presentar las entidades del régimen subsidiado para afiliados respecto de los cuales se cuente con los soportes de la afiliación y haya garantizado el acceso a los servicios de salud. Adicionalmente, la EPSS deberá tener en cuenta que esta novedad la podrán presentar siempre y cuando todo el período solicitado corresponda a una afiliación de cualquier régimen pero en estado retirado o desafiliado.

A fin de que no se afecte el estado actual de la afiliación consignada en la BDUA, solo se activará y cerrará el período presentado de la afiliación para la EPSS solicitante. Se verificará con los períodos registrados en el histórico de afiliados compensados (HAC), que la cantidad de días solicitados sea menor o igual a los días no compensados en dicho período.

Estas novedades no realizarán actualizaciones a los datos personales del afiliado ni de identificaciones registrados en la BDUA.

Lo anterior sin perjuicio de las validaciones que se efectúan en el proceso de liquidación mensual de afiliados (LMA).

Tabla 13

Novedad retroactiva régimen subsidiado

 

CódigoNombre del campoLongitud permitidaValor permitidoObligatorio
12Código Entidad que reporta la novedad6Cómo está actualmente en BDUAX
82Serial BDUA Serial con el cual se encuentra registrado el afiliado en la BDUAX
9Código departamento de afiliación2Codificación DANEX
10Código municipio de afiliación3Codificación DANEX
11Zona de Afiliación1U, RX
30Tipo de población especial del régimen subsidiado21, 2 , 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22X
31Nivel Sisbén11, 2, 3, NX
34Modalidad del subsidio2STX
40Fecha de inicio del período solicitado10Formato DD/MM/AAAA
Corresponde a la fecha de inicio del período solicitado por la entidad
X
41Fecha fin del período solicitado10Formato DD/MM/AAAA
Corresponde a la fecha de fin del período solicitado por la entidad
X

 

3. Reporte de novedades de traslados entre entidades o movilidad entre regímenes.

A continuación se define la forma en que se aplicarán en la BDUA las novedades de traslados entre EPS y/o movilidad entre regímenes remitidas por las entidades: EPS/EOC y EPSS.

Dichas novedades se encuentran previamente soportadas en solicitudes y autorizaciones ante las entidades, de acuerdo a las normas vigentes que aplican a cada régimen. Por lo tanto, en ningún momento se releva a las entidades de su responsabilidad legal de administrar la afiliación ni de proporcionar las aclaraciones pertinentes o el reporte de correcciones sobre los datos reportados para la actualización en la BDUA.

3.1. Glosario de términos del módulo de actualización de traslados entre EPS y/o movilidad entre regímenes.

Solicitud de traslado en BDUA: es la solicitud que realiza la entidad 2 para trasladar uno o varios afiliados a la entidad 1 que es la que tiene los afiliados actualizados en la BDUA.

Entidad 1: entidad que tiene registrado el afiliado en la BDUA al momento de la solicitud de traslado. Esta entidad dará la aceptación o negación a cada uno de los registros reportados en la solicitud de traslado.

Entidad 2: entidad que remite la solicitud de traslado en BDUA a la entidad 1, a través del administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga, en el archivo R1 o S1 según el régimen.

Archivos R1, S1: son los archivos con los registros de los afiliados que la entidad 2 le desea realizar la solicitud de traslado en BDUA a la entidad 1 a través del administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía - Fosyga.

En el caso en el cual el afiliado se encuentre en BDUA con estado de afiliación retirado o desafiliado, la entidad 2 de régimen subsidiado deberá reportar el archivo S1 y la actualización de esta novedad se realizará automáticamente sin surtir el resto del proceso del módulo de traslado sin perjuicio de las demás validaciones de consistencia de la información.

Archivos R2, S2: son los archivos con los registros de los afiliados que remite el administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga, a la entidad 1 como solicitud del traslado en BDUA.

Archivos R3, S3: son los archivos con los registros inconsistentes que remite el administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga, a la entidad 2, en caso de encontrarse glosas en la verificación del registro del afiliado en la BDUA.

Archivos R4, S4: son los archivos con los registros de respuesta de aceptación o negación a la solicitud de la entidad 2, enviado por la entidad 1 al administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga.

Archivos R5, S5: son los archivos con los registros de resultado que entrega el administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga, a la entidad 2. Estos archivos contienen registros con los traslados efectivamente actualizados en la BDUA y los registros de traslados que no fueron aceptados por parte de la entidad 1.

Archivos R6, S6: son los archivos con los registros de resultado que entrega el administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga, a la entidad 2, los cuales contienen los traslados aprobados por la entidad 1 pero que no fueron actualizados en la BDUA porque no cumplieron las validaciones de reglas de negocio.

Fecha de afiliación a la entidad. Es la fecha en la cual el afiliado suscribió el formulario de afiliación o traslado ante la entidad.

Semana de proceso BDUA. Corresponde a la semana del mes que tenga como mínimo 4 días hábiles del mes, y se denomina así por cuanto en dicha semana se realizarán los procesos de actualización de la BDUA.

3.2. Proceso de actualización de novedades de traslado entre EPS o movilidad entre regímenes de afiliados en la BDUA.

Solicitud de traslado en la BDUA de la entidad 2 a la entidad 1. En la “Semana de proceso BDUA” las solicitudes de traslados que cada entidad 2 aprobó se remitirán al administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga, en el archivo R1 o S1 según el régimen.

Actividades a realizar por el administrador fiduciario del Fosyga con los archivos R1 y S1

El administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga, remite a la entidad 2, el archivo R3 o S3 según al régimen correspondiente con la respuesta de los registros que no cruzaron con BDUA y/o los registros que fueron glosados por alguna inconsistencia.

El administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga, enviará a la entidad 1 el archivo R2 o S2 según el régimen con los registros de afiliados que no fueron glosados por ninguna inconsistencia y que están siendo solicitados por la entidad 2.

El envío de los archivos R3, S3 y R2, S2 se realizará en la fecha definida en el calendario establecido para la entrega de los resultados.

3.2.1. Actividades a realizar por la entidad 1 con el archivo R2 o S2.

El último día hábil de la “Semana de proceso BDUA”, exceptuando la última “Semana de proceso BDUA” del mes, la entidad 1 enviará al administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga, el archivo R4 o S4 según corresponda, con la respuesta y la causal de aceptación o negación, a la solicitud de traslado hecha por la entidad 2, de acuerdo con los códigos descritos en este anexo.

3.2.2. Actividades del administrador fiduciario con los archivos R4 y S4.

El administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga, el último día de la “Semana de proceso BDUA”, exceptuando la última “Semana de proceso BDUA” del mes, procederá a validar y actualizar en la BDUA las novedades de traslado que fueron aprobados por la entidad 1, con base en la información solicitada en el archivo R1 o S1 según régimen, e informará a la entidad 2 en el archivo R5, S5 la respuesta a la solicitud dada por la entidad 1, siempre y cuando la aplicación de dicha solicitud haya cumplido con las validaciones definidas en los archivos R4, S4.

Los registros aprobados por la entidad 1 y que no cumplan con las validaciones serán enviados a la entidad 2 en el archivo R6 o S6, según régimen. Este envío se realizará en el día programado para la entrega dentro de calendario de validación BDUA.

3.3. Reglas generales para la aplicación de las novedades de traslados en BDUA.

Este proceso se utiliza para reportar novedades de traslados y/o movilidad realizados en las entidades de acuerdo a las normas vigentes.

La actualización de las novedades de traslado y movilidad remitidas por las Entidades y que cumplan con las condiciones de validación se actualizará en la BDUA en el mismo proceso que se reporta.

El administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga, dará como aceptada la solicitud de traslado de aquellos afiliados que fueron enviados en el archivo R2 o S2 según el régimen y que la entidad 1 no les dio respuesta en el archivo R4 o S4 y por tanto procederá a actualizar la novedad de traslado en la BDUA. Esta misma situación aplicará para los registros que envíe la entidad 1 en el archivo R4 o S4 para los registros que resulten glosados.

Los registros solicitados y válidos después de las verificaciones hechas por el administrador fiduciario del Fosyga a los archivos R1, S1 serán bloqueados y las EPS contributivas no podrán compensar los afiliados que actualmente se encuentran en el módulo de traslados.

El reporte de novedades de traslado realizado para la actualización de la BDUA se puede aplicar entre las entidades, independientemente del régimen y el estado de afiliación en el cual se encuentre el afiliado en BDUA, con excepción del estado de afiliación fallecido.

Los afiliados que sean devueltos en el archivo R3 o S3, no se bloquearán en la BDUA para ningún efecto y no ingresarán al módulo de traslados. Así las cosas, el registro del afiliado quedará como se encontraba en la BDUA antes de ser solicitado en traslado y la entidad que requiere el traslado debe realizar nuevamente el trámite en el siguiente proceso de BDUA.

Las novedades de traslado o movilidad no debe ser utilizada para activar períodos de afiliación no vigentes, para esto se debe utilizar la novedad retroactiva descrita en numeral 2.4 de esta resolución.

Estructura de los archivos para el proceso de traslado.

3.4. Régimen contributivo.

Archivo R1

 

CódigoNombre del CampoLongitudValor permitidoCotizanteBeneficiario
72Código entidad que solicita el traslado6Código de la entidad que solicita el trasladoXX
1Tipo de documento del afiliado2Como está actualmente en BDUAXX
2Número de identificación del afiliado20Como está actualmente en BDUAXX
3Primer apellido del afiliado20Como está actualmente en BDUAXX
4Segundo apellido del afiliado30Como está actualmente en BDUAX vacíoX vacío
5Primer nombre del afiliado20Como está actualmente en BDUAXX
6Segundo nombre del afiliado30Como está actualmente en BDUAX vacíoX vacío
7Fecha de nacimiento del afiliado10Como está actualmente en BDUAXX
8Genero del afiliado1Como está actualmente en BDUAXX
74Código de Entidad a la cual se le solicita el traslado del afiliado6Como está actualmente en BDUAXX
70Número de solicitud de traslado de la nueva entidad que pide el traslado8Consecutivo interno de la entidadXX
76Tipo de traslado10, 1, 2XX
15Tipo de documento del cotizante principal2RC, TI, CC, CE, PA, CD (vacío para cotizante principal)X vacíoX
16Número de identificación del cotizante principal3-11(Vacío para cotizante principal)XVacío X
1Tipo de documento del afiliado2*Datos actualizados del afiliadoXX
2Número de identificación del afiliado3-16*Datos actualizados del afiliadoXX
3Primer apellido del afiliado20*Datos actualizados del afiliadoXX
4Segundo apellido del afiliado30*Datos actualizados del afiliadoX vacíoX vacío
5Primer nombre del afiliado20*Datos actualizados del afiliadoXX
6Segundo nombre del afiliado30*Datos actualizados del afiliadoX vacíoX vacío
7Fecha de nacimiento del afiliado10*Datos actualizados del afiliadoXX
8Género del afiliado1*Datos actualizados del afiliadoXX
17Tipo de cotizante21, 2, 3, 4, 10, 11, 12, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 44, 45, 47, 48, 49, 50.XVacío
18Tipo de afiliado1C, B, AXX
19Parentesco con cotizante principal11, 2, 3, 4, 5, 6, 7 (vacío para cotizante principal) (1 para el segundo cotizante del grupo familiar)1 o vacíoX
20Condición del beneficiario mayor de 18 años1D, EVacíoX vacío
9Código departamento de afiliación2Codificación del DANEXX
10Código municipio de afiliación3Codificación del DANEXX
11Zona de afiliación1U, RXX
13Fecha de afiliación a la EPS o EOC.10Formato DD/MM/AAAAXX
21Tipo de documento del aportante2NI, CC, TI, RC, CE, CDXVacío
22Número de identificación del aportante3-11 XVacío
28Actividad económica del afiliado4Tabla CIIU revisión 4 DANE (este campo no se diligenciará, para el caso de tipos de cotizante pensionado o pensionado por sustitución)X vacíoVacío

 

Archivo R2

CódigoNombre del campoLongitudValor permitidoCotizanteBeneficiario
82Serial BDUA  XX
72Código entidad que solicita el traslado6Código de la entidad que solicita el trasladoXX
1Tipo de documento del afiliado2RC, TI, CC, CE, PA, CDXX
2Número de identificación del afiliado3-16 XX
3Primer apellido del afiliado20 XX
4Segundo apellido del afiliado30 X vacíoX vacío
5Primer nombre del afiliado20 XX
6Segundo nombre del afiliado30 X vacíoX vacío
13Fecha de afiliación a la entidad que solicita10Formato DD/MM/AAAAXX
77Fecha de inicio de compensación de la entidad que lo solicita10Formato DD/MM/AAAAXX

Archivo R3 y R6

 

CódigoNombre del campoLongitudValor permitidoCotizanteBeneficiario
72Código Entidad que solicita el traslado6Código de la entidad que solicita el trasladoXX
1Tipo de documento del afiliado2RC, TI, CC, CE, PA, CDXX
2Número de identificación del afiliado3-16 XX
3Primer apellido del afiliado20 XX
4Segundo apellido del afiliado30 X vacíoX vacío
5Primer nombre del afiliado20 XX
6Segundo nombre del afiliado30 X vacíoX vacío
7Fecha de nacimiento del afiliado10Formato DD/MM/AAAAXX
8Género del afiliado1M, FXX
74Código de entidad a la cual se le solicita el traslado del afiliado6Código de la entidad a la cual se le solicita el trasladoXX
70Número de solicitud de traslado de la nueva entidad que pide el traslado8Consecutivo interno de la entidadXX
76Tipo traslado10, 1, 2XX
15Tipo de documento del cotizante principal2RC, TI, CC, CE, PA, CD (vacío para cotizante principal)X vacíoX
16Número de identificación del cotizante principal3-16(Vacío para cotizante principal)X vacíoX
1Tipo de documento del afiliado2RC, TI, CC, CE, PA, CDXX
2Número de identificación del afiliado3-16 XX
3Primer apellido del afiliado20 XX
4Segundo apellido del afiliado30 X vacíoX vacío
5Primer nombre del afiliado20 XX
6Segundo nombre del afiliado30 X vacíoX vacío
7Fecha de nacimiento del afiliado10Formato DD/MM/AAAAXX
8Genero del afiliado1M, FXX
17Tipo de cotizante21, 2, 3, 4, 10, 11, 12, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 44, 45, 47, 48, 49, 50XX
18Tipo de afiliado1C, B, AXX
19Parentesco con cotizante principal11, 2, 3, 4, 5, 6, 7 (vacío para cotizante principal) (1 para el segundo cotizante del grupo familiar)1Vacío X
20Condición del beneficiario mayor de 18 años.1D, EVacío XVacío
9Código departamento de afiliación2Codificación del DANEXX
10Código municipio de afiliación3Codificación del DANEXX
11Zona de afiliación1U, RXX
13Fecha de afiliación a la EPS o EOC.10Formato DD/MM/AAAAXX
21Tipo de documento del aportante2NI, CC, TI, RC, CE, CDXVacío
22Número de identificación del aportante3-11OXVacío
28Actividad económica del afiliado4Tabla CIIU revisión 4 DANE (este campo no se diligenciará, para el caso de tipos de cotizante pensionado o pensionado por sustitución)X vacíoVacío
80Código de glosa traslado6oXX

 

Archivo R4

CódigoNombre del campoLongitudValor permitidoCotizanteBeneficiario
82Serial BDUA  XX
72Código entidad que solicita el traslado6Código de la entidad que solicita el trasladoXX
1Tipo de documento del afiliado2RC, TI, CC, CE, PA, CDXX
2Número de identificación del afiliado3-16 XX
71Número de aprobación de la entidad de la que se retiró el afiliado8Consecutivo interno de la entidadXX
81Aprobación o negación del traslado11, 0XX
78 o 79Causal de aceptación del traslado o negación del traslado21, 3, 4, 7, 10, 11X vacíoX vacío
1, 5, 7, 8
84Fecha factible de aprobación del traslado10Se diligencia para causal de negación 7.X vacíoX vacío

 

Archivo R5

CódigoNombre del campoLongitudValor permitidoCotizanteBeneficiario
82Serial BDUA  XX
72Código de entidad que solicita el traslado6Código de la entidad que solicita el trasladoXX
1Tipo de documento del afiliado2RC, TI, CC, CE, PA, CDXX
2Número de identificación del afiliado3-16 XX
74Código de entidad a la cual se le solicita el traslado del afiliado6Código de la entidad a la cual se le solicita el trasladoXX
70Número de solicitud de traslado de la nueva entidad que pide el traslado8Consecutivo interno de la entidadXX
1Tipo de documento del afiliado2RC, TI, CC, CE, PA, CDXX
2Número de identificación del afiliado3-16 XX
71Número de aprobación de la entidad de la que se retiró el afiliado8Consecutivo interno de la entidadXX
81Aprobación o negación del traslado11, 0XX
78 o 79Causal de aceptación del traslado o negación del traslado21, 3, 4, 7, 10, 11XX
1, 5, 7, 8
84Fecha factible de aprobación del traslado10Se diligencia para causal de negación 7.XX

 

3.4.1. Régimen subsidiado.

Archivo S1

 

CódigoNombre del campoLongitud permitidaValor permitidoObligatoriedad
72Código Entidad que solicita el traslado6Código de la entidad que solicita el trasladoX
1Tipo de documento del afiliado2Como está actualmente en BDUAX
2Número de identificación del afiliado20Como está actualmente en BDUAX
3Primer apellido del afiliado20Como está actualmente en BDUAX
4Segundo apellido del afiliado30Como está actualmente en BDUAX vacío
5Primer nombre del afiliado20Como está actualmente en BDUAX
6Segundo nombre del afiliado30Como está actualmente en BDUAX vacío
7Fecha de nacimiento del afiliado10Como está actualmente en BDUAX
8Genero del afiliado1Como está actualmente en BDUAX
1Tipo de documento del afiliado2MS, RC, TI, CC, CE, PA, AS *Dato actualizado del afiliadoX
2Número de identificación del afiliado3-16*Dato actualizado del afiliadoX
3Primer apellido del afiliado20*Dato actualizado del afiliadoX
4Segundo apellido del afiliado30*Dato actualizado del afiliadoX vacío
5Primer nombre del afiliado20*Dato actualizado del afiliadoX
6Segundo nombre del afiliado30*Dato actualizado del afiliadoX vacío
7Fecha de nacimiento del afiliado10*Dato actualizado del afiliadoX
8Género del afiliado1*Dato actualizado del afiliadoX
9Código departamento de afiliación2Codificación DANEX
10Código municipio de afiliación3Codificación DANEX
11Zona de afiliación1U, RX
13Fecha de afiliación a la entidad10Formato DD/MM/AAAAX
30Tipo de población especial del régimen subsidiado2 1, 2 , 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22X 
31Nivel Sisbén11, 2, 3, NX
34Modalidad del Subsidio2STX

 

Archivo S2

 

CódigoNombre del campoLongitudValor permitidoRequerido
82Serial BDUA  X
72Código entidad que solicita el traslado6Código de la entidad que solicita el trasladoX
1Tipo de documento del afiliado2MS, RC, TI, CC, CE, PA, ASX
2Número de identificación del afiliado3-16 X
3Primer apellido del afiliado20 X
4Segundo apellido del afiliado30 X vacío
5Primer nombre del afiliado20 X
6Segundo nombre del afiliado30 X vacío
9Código departamento de afiliación2Codificación DANEX
10Código municipio de afiliación3Codificación DANEX
13Fecha de afiliación a la entidad que solicita10Formato DD/MM/AAAAX
83Fecha de inicio de apropiación de UPC de la entidad que lo solicita10Formato DD/MM/AAAAX

 

Archivo S3 y S6

 

CódigoNombre del campoLongitudValor permitidoRequerido
72Código entidad que solicita el traslado6Código de la entidad que solicita el trasladoX
1Tipo de documento del afiliado2MS, RC, TI, CC, CE, PA, ASX
2Número de identificación del afiliado3-16 X
3Primer apellido del afiliado20 X
4Segundo apellido del afiliado30 X vacío
5Primer nombre del afiliado20 X
6Segundo nombre del afiliado30 X vacío
7Fecha de nacimiento del afiliado10Formato DD/MM/AAAAX
8Genero del afiliado1M, FX
1Tipo de documento del afiliado2MS, RC, TI, CC, CE, PA, ASX
2Número de identificación del afiliado3-16 X
3Primer apellido del afiliado20 X
4Segundo apellido del afiliado30 X vacío
5Primer nombre del afiliado20 X
6Segundo nombre del afiliado30 X vacío
7Fecha de nacimiento del afiliado10Formato DD/MM/AAAAX
8Género del afiliado1M, FX
9Código departamento de afiliación2Codificación DANEX
10Código municipio de afiliación3Codificación DANEX
11Zona de afiliación1U, RX
13Fecha de afiliación a la EPSS10Formato DD/MM/AAAAX
30Tipo de población especial del régimen subsidiado21, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22X
31Nivel Sisbén11, 2, 3, NX
34Modalidad del subsidio2STX
80Código de glosa traslado6 X

 

Archivo S4

CódigoNombre del campoLongitudValor permitidoRequerido
82Serial BDUA  X
72Código entidad que solicita el traslado6Código de la entidad que solicita el trasladoX
1Tipo de documento del afiliado2MS, RC, TI, CC, CE, PA, ASX
2Número de identificación del afiliado3-16oX
81Aprobación o negación del traslado11, 0X
78 o 79Causal de aceptación del traslado o negación del traslado21, 4, 7, 10X
1, 5, 7
84Fecha factible de aprobación del traslado10Se diligencia para causal de negación 7.X vacío

 

Archivo S5

 

CódigoNombre del campoLongitudValor permitidoRequerido
82Serial BDUA  X
72Código entidad que solicita el traslado6Código de la entidad que solicita el trasladoX
1Tipo de documento del afiliado2MS, RC, TI, CC, CE, PA, ASX
2Número de identificación del afiliado3-16 X
74Código de entidad a la cual se le solicita el traslado del afiliado6Código de la entidad a la cual se le solicita el trasladoX
1Tipo de documento del afiliado2MS, RC, TI, CC, CE, PA, ASX
2Número de identificación del afiliado3-16 X
81Aprobación o negación del traslado11, 0X
78 o 79Causal de aceptación del traslado o negación del traslado21, 4, 7, 10X
1, 5, 7
84Fecha factible de aprobación del traslado10Se diligencia para causal de negación 7.X vacío

 

4. Glosario de campos.

El siguiente glosario contiene los valores permitidos para las variables que deben ser reportadas al administrador fiduciario de los recursos del Fondo de Solidaridad y Garantía, Fosyga, para la actualización de la base de datos única de afiliados (BDUA).

Definiciones para el uso apropiado de las variables:

Código: se registra el consecutivo asignado en este anexo a cada variable.

Nombre del campo: la descripción de la variable.

Longitud del campo: el tamaño máximo que puede tener el dato o según las especificaciones individuales del mismo.

Valores permitidos: se registran los valores aceptados para cada variable.

Régimen: indica al régimen que aplica la variable a utilizar: contributivo —C—, subsidiado —S—, excepción y especial —E—, prepagadas o pólizas de salud —P—.

RNEC: Registraduría Nacional del Estado Civil.

Tabla 14.

Glosario de campos archivos maestros y de novedades

 

CódigoNombre del campoLongitudesValores permitidosRégimen
1Tipo de documento del afiliado2MSMenor sin documento de identificación S  
RCRegistro civil de nacimiento expedido por RNECCSEP
TITarjeta de identidad expedida por RNECCSEP
CCCédula de ciudadanía expedida por RNECCSEP
CECédula de extranjería expedida por la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia, o la entidad que haga sus veces, para mayores de 7 años de edadCSEP
PAPasaporte solo para menores de 7 años, de acuerdo con lo establecido en el Decreto 834 de 2013CSEP
CDCarné Diplomático expedido por la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia o la entidad que haga sus vecesC  P
ASAdulto sin documento de identificación S  
2Número de identificación del afiliado3-16MS6NuméricoSolo para población menor identificada por el INPEC. S  
10 o 12AlfanuméricoSolo para población especial, menor de 18 años, no identificados por RNEC. S  
RC11NuméricoLongitud y tipo de dato permitido para registro civil asignado por la RNEC.CSEP
10Alfanumérico o numérico
TI10Alfanumérico o NuméricoLongitud y tipo de dato permitido para Tarjeta de Identidad asignada por la RNEC.CSEP
11Numérico
CC3-8 ó 10NuméricoLongitud y tipo de dato permitido para cédula de ciudadanía asignada por la RNEC.CSEP
CE6AlfanuméricoLongitud y tipo de dato permitido para extranjeros mayores de 7 años residentes en Colombia con cédula de extranjería expedida por la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia o la entidad que haga sus veces.CSEP
PA16AlfanuméricoLongitud y tipo de dato permitido para menores de 7 años identificados con pasaporte.CSEP
AS6NuméricoSolo para población mayor de edad identificada por el Inpec. S  
10AlfanuméricoSolo para población especial, mayor de 18 años, no identificados por RNEC. S  
CD9 o 11AlfanuméricoExpedidos por la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia o la entidad que haga sus veces.C  P
3Primer apellido del afiliado20En mayúsculas, sin tildes y sin caracteres especialesCSEP
4Segundo apellido del afiliado30En mayúsculas, sin tildes y sin caracteres especialesCSEP
5Primer nombre del afiliado20En mayúsculas, sin tildes y sin caracteres especialesCSEP
6Segundo nombre del afiliado30En mayúsculas, sin tildes y sin caracteres especialesCSEP
7Fecha de nacimiento del afiliado10Formato DD/MM/AAAACSEP
8Género del afiliado1MMasculinoCSEP
FFemeninoCSEP
9Código del departamento de afiliación a salud2Codificación DANECSEP

 

CódigoNombre del campoLongitudesValores permitidosRégimen
10Código del municipio de afiliación a salud3Codificación DANECSEP
11Zona de afiliación a salud6UUrbanaCS P
RRuralCS P
12Código de la entidad6Código de la EPS o EOC o EPS’S, códigos de entidades de régimen de excepción y especial, entidades de medicina prepagada o planes adicionales de salud.CSEP
13Fecha de afiliación a la entidad10Formato DD/MM/AAAACSEP
14Estado actual de la afiliación2ACActivoCSEP
RERetiradoCSEP
AFAfiliado fallecidoCSEP
DEDesafiliadoC   
SUSuspendido (incluidos: IH interrupción por periodo de huelga o suspensión temporal contrato de trabajo, IS Interrupción por suspensión disciplinaria o licencia no remunerada servidores públicos)C   
RXAfiliación a salud interrumpida por viaje al exteriorC   
15Tipo de documento del cotizante principal o titular.2RCRegistro civil de nacimiento expedido por RNECC EP
TITarjeta de identidad expedida por RNECC EP
CCCédula de ciudadanía expedida por RNECC EP
CDCarné diplomático expedido por el Ministerio de Relaciones Exteriores o la entidad que haga sus veces.C  P
CECédula de extranjería expedida por la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia o la entidad que haga sus veces. Para mayores de 7 años.C EP
PAPasaporte. Solo para menores de 7 años de acuerdo con lo establecido en el Decreto 834 de 2013.C EP
16Número de identificación del cotizante principal, titular o asegurado principal3-16Longitudes según el tipo de documento. Ver especificación del campo 2 de esta tabla.C EP
17Tipo de cotizante21DependienteC   
2Empleada domésticaC   
3IndependienteC   
4Madre comunitaria.C   
10PensionadoC   
11Pensionado por sustituciónC   
12Aprendices del SENA en etapa electivaC   
15Desempleado con subsidio caja de compensación familiarC   
16Independiente agremiadoC   
17Funcionarios públicos sin tope máximo en el IBCC   
18Afiliados con requisitos cumplidos para pensiónC   
19Aprendices del SENA en etapa productivaC   
20Estudiantes régimen especial (Ley 789/02)C   
21Estudiantes de postgrado en salud Decreto 190 de 1996C   
44Cotizante dependiente de empleo de emergencia con duración mayor o igual a un mes (D. 4691/2011)C   
45Cotizante dependiente de empleo de emergencia con duración menor a un mes (D. 4691/2011)C   
47Trabajador dependiente con aportante beneficiario del Sistema General de Participaciones, SGP.C   
48Cotizante dependiente, con aportante beneficiario Ley Primer Empleo (L. 1429/2011)C   
49Cotizante aprendiz del SENA en etapa lectiva, con aportante beneficiario Ley Primer Empleo. (L. 1429/2011)C   
50Cotizante aprendiz del SENA en etapa productiva, con aportante beneficiario Ley Primer Empleo (L. 1429/2011)C   
18Tipo de afiliado o asegurado1CCotizanteC E 
BBeneficiarioC EP
AAdicionalC   
TTitular según corresponda  E 
SAsegurado   P
19Parentesco con cotizante principal, titular o asegurado principal.11Cónyuge o compañero(a) permanenteC  P
2Hijo o hijaC  P
3Padre o madre del Cotizante o TitularC  P
4Segundo grado de consanguinidadC  P
5Tercer grado de consanguinidadC  P
6Menores de 12 años (D. 806/98, art. 40)C   
7Padre o madre del cónyugeC  P
8Otros no parientes   P
20Condición del beneficiario mayor de 18 años1DDiscapacidadC   
EEstudianteC   

CódigoNombre del campoLongitudesValores permitidosRégimen
21Tipo de identificación del aportante2NINúmero de identificación tributariaC   
CCCédula de ciudadaníaC   
TITarjeta de IdentidadC   
RCRegistro civilC   
CECédula de extranjeríaC   
CDCarnet diplomáticoC   
22Número de identificación del aportante3-11Sin guiones, ni puntos, ni caracteres especiales, sin espacios, sin el digito de verificación, para el tipo de documento NI.C   
23Digito de verificación1NuméricoC   
24Nombre o razón social del aportante150Nombre del aportante para cotizantes dependientes o nombres y apellidos completos para cotizantes Independientes que son aportantes. Los caracteres especiales permitidos (comilla doble (“), comilla sencilla o apóstrofo (‘), slash (/), punto (.), signo de pesos ($), menos (-), paréntesis abriendo ((), paréntesis cerrando ()), pipe (|)) y backslash (\).C   
25Tipo de aportante11EmpleadorC   
2Pagador de pensionesC   
3Entidad agrupadoraC   
26Sector del aportante11PúblicoC   
2PrivadoC   
3MixtoC   
28Actividad económica4Según tabla CIIU revisión 4 DANEC   
29Fecha de vinculación al aportante10Formato DD/MM/AAAAC   
30Tipo de población especial del régimen subsidiado.21Habitante de la calle S  
2Población infantil a cargo del ICBF S  
3Madres comunitarias S  
4Creador o gestor cultural Decreto 2283/2010 S  
5Población sisbenizada S  
6Menores desvinculados del conflicto armado S  
7Población discapacitada S  
8Población desmovilizadas S  
9Víctimas del conflicto armado interno Ley 1448 de 2012 S  
10Población infantil vulnerable bajo protección de instituciones diferentes al ICBF S  
11Programa en protección a testigos S  
12Población en centros psiquiátricos S  
13Población rural migratorio S  
14Población reclusa S  
15Población rural no migratoria S  
16Población de la tercera edad en protección de ancianatos. S  
17Comunidades indígenas S  
18Comunidad ROM (gitanos) S  
19Negro(a) o mulato(a) o afrocolombiano(a) o afrodescendiente. S  
20Raizal (población del Archipiélago de San Andrés y Providencia) S  
21Palenquero de San Basilio S  
22Población carcelaria del Inpec, Decreto 2777/2010 S  
31Nivel Sisbén11Nivel I S  
2Nivel II S  
3Nivel III S  
NNo aplica S  
32Fecha de inicio de novedad10Formato DD/MM/AAAACSEP
33Tipo de actualización del documento de identidad10Evolución del tipo del documentoCSEP
1Corrección del documento de identidadCSEP
34Modalidad del subsidio2STSubsidio total S  
35Número de póliza o contrato plan adicional de salud15    P
36Fecha de inicio de póliza o contrato plan adicional de salud10Formato DD/MM/AAAA   P
37Tipo de póliza o contrato plan adicional de salud, se reporta el plan de salud con más beneficios.11Medicina prepagada   P
2Seguros privados en salud   P
3Planes complementarios   P
4Servicio de ambulancia   P
39Causal de retiro reportado por el Inpec o por la entidad territorial11Afiliado no pertenece a la EPSS reportada en BDUA S  
2Afiliado no pertenece al Inpec o al municipio reportado en BDUA S  

 

CódigoNombre del campoLongitudesValores permitidosRégimen
40Fecha de inicio del periodo solicitado10Formato DD/MM/AAAACS  
41Fecha fin del periodo solicitado10Formato DD/MM/AAAACS  
42Fecha de desafiliación a la entidad10Formato DD/MM/AAAA. Archivo maestro de ingreso inicial
  E 

Tabla 15

Glosario de campos archivos de traslado

Este glosario hace referencia a los términos y convenciones utilizadas con el reporte de información para la actualización de novedades de traslados de afiliados ante la BDUA.

 

CódigoNombre del campoLongitudesValores permitidosRégimen
70Número de solicitud de traslado de la nueva entidad que pide el traslado8 C 
71Número de aprobación de la entidad de la que se retiró el afiliado8 C 
72Código de entidad que solicita el traslado6Código EPS o EOC o EPSSCS
74Código de entidad a la cual se le solicita el traslado6Código EPS o EOC o EPSSCS
76Tipo de traslado10InmediatamenteC 
1Primer día del mes siguiente a la fecha de afiliación.C 
2Primer día del segundo mes siguiente a la fecha de afiliación.C 
77Fecha de inicio de compensación de la entidad que lo solicita10El administrador fiduciario calcula esta fecha con base en la información enviada por la entidad solicitante en el archivo R1, campos: 13 Fecha de afiliación a la EPS o EOC y 76 Tipo de traslado.C 
78Causales de aceptación del traslado21El afiliado cumple con el tiempo mínimo de permanencia en la EPS actual.CS
3El afiliado tiene menos del tiempo mínimo de permanencia en la EPS actual y el traslado es por unificación del grupo familiar en otra EPS.C 
4Si afiliado tiene menos del tiempo mínimo de permanencia en la EPS actual y el traslado es porque la EPS actual no tiene cobertura geográfica en municipio que se traslada la afiliación.CS
7Entidad en liquidación Decreto 55/2007CS
10Por cumplimiento de un fallo de tutela que exige traslado a otra entidad de salud.CS
11El Afiliado tiene menos del tiempo mínimo de permanencia y el traslado es por fallecimiento del cotizante en la EPS actual.C 
79Causales de negación del traslado21El Afiliado tiene menos del tiempo mínimo de permanencia en la EPS actual.CS
5Usuarios con tratamiento médico en curso en la EPS actual.CS
7La fecha en que se solicita el afiliado no es válida para la EPS actual que lo tiene actualizado en la BDUA.CS
8El afiliado se encuentra en licencia de maternidad o paternidad o incapacidad por enfermedad general.C 
80Código glosa traslado6Código generado por el FosygaCS
81Aprobación o negación del traslado11AprobadoCS
0NegadoCS
82Serial BDUA Número único asignado por la BDUA a cada afiliadoCS
83Fecha de inicio de apropiación de UPC de la entidad que lo solicita10Formato DD/MM/AAAAC 
84Fecha factible de aprobación del traslado.10Formato DD/MM/AAAA. Aplica para causal de negación 7, la Entidad que tiene la afiliación reporta la fecha viable para el traslado.CS

 

5. Especificaciones técnicas para la remisión de información.

5.1. Medios.

La información debe presentarse en archivos planos. Los siguientes son los formatos técnicos de los medios de entrega aceptados:

a) Disco compacto (CD) y/o DVD

b) Transferencia electrónica.

5.2. Características del formato.

Los archivos deben ser tipo texto y cumplir con las siguientes especificaciones técnicas:

a) Todos los datos deben ser grabados como texto en archivos planos, con extensión ‘.txt’.

b) Los nombres de los archivos y los datos de los mismos deben ser grabados en letras mayúsculas, sin caracteres especiales y sin tildes (excepto la razón social en el maestro de aportantes).

c) El separador de campos debe ser coma (,) y ser usado exclusivamente para este fin.

Se utiliza el enter como fin de registro.

d) Cuando el valor de un campo no se encuentre definido dentro de los valores permitidos, este campo no debe llevar ningún valor, es decir, debe ser vacío y reportarse en el archivo plano como (,,).

e) Ningún dato en el campo debe venir encerrado entre comillas (“) ni ningún otro carácter especial.

f) Los campos tipo fecha deben tener el formato día/mes/año (DD/MM/AAAA) incluido el carácter SLASH (/) a excepción de las fechas incluidas en los nombres de archivos.

g) Los campos numéricos deben venir sin ningún formato de valor ni separación de miles ni decimales.

h) Se debe tener especial cuidado con las longitudes del número de identificación de los afiliados según el tipo de documento.

i) Los valores registrados en los archivos planos no deben tener ninguna justificación, por lo tanto no se les debe completar con ceros ni espacios, especialmente en los campos número de identificación, apellidos y nombres.

j) Tener en cuenta que los datos que contengan ceros, estos no pueden ser reemplazados por la vocal ‘O’ y viceversa.

k) Los archivos planos no deben traer ningún carácter especial de fin de archivo ni de final de registro.

(Nota: Véase Resolución 2232 de 2015 artículo 4° del Ministerio de Salud y Protección Social)

(Nota: Derogada por la Resolución 4622 de 2016 artículo 15 del Ministerio de Salud y Protección Social)