Ministerio de Relaciones Exteriores

RESOLUCIÓN 5552 DE 2010

(Diciembre 22)

“Por la cual se reglamenta el procedimiento para adelantar prácticas estudiantiles y pasantías en el Ministerio de Relaciones Exteriores”.

(Nota: Derogada por la Resolución 7022 de 2016 artículo 16 del Ministerio de Relaciones Exteriores)

La Ministra de Relaciones Exteriores,

en uso de sus atribuciones constitucionales y legales, especialmente las conferidas por el artículo 61 de la Ley 489 de 1998, y los numerales 4º, 9º, 13º y 17º del artículo 6º del Decreto 3355 de 2009, demás normas concordantes, y

CONSIDERANDO:

Que la pasantía es una extensión de la actividad académica educativa, por la cual los estudiantes realizan prácticas relacionadas con sus estudios y formación, y en consecuencia, desarrollan actividades de conformidad con el programa académico que están cursando, lo que garantiza que la práctica resulte lo más formativa posible tanto para el estudiante como para la entidad. Que el programa de pasantías del Ministerio de Relaciones Exteriores está dirigido a estudiantes colombianos que hayan aprobado el séptimo semestre y se encuentren matriculados en octavo, noveno y décimo semestre de programas universitarios, provenientes de instituciones de educación superior, nacionales y legalmente reconocidas y acreditadas por el Ministerio de Educación Nacional, que deseen adquirir experiencia práctica dentro de su campo de estudio. Que se hace necesario reglamentar el procedimiento para adelantar prácticas estudiantiles y pasantías en el Ministerio de Relaciones Exteriores, incluidas las misiones diplomáticas y las oficinas consulares, teniendo en cuenta que, la aprobación de las mismas es discrecional del Ministerio de Relaciones Exteriores, dependiendo de la conveniencia y la necesidad que se evidencie. Que con mérito en lo anterior,

RESUELVE:

Art. 1º—Delegación.Delegaren la secretaría general del Ministerio de Relaciones Exteriores, el trámite correspondiente para convocar, seleccionar, aprobar y autorizarlos estudiantes que deseen realizar sus prácticas estudiantiles o pasantías, en el Ministerio de Relaciones Exteriores, incluidas las misiones diplomáticas y oficinas consulares.

(Nota: Derogado por la Resolución 7022 de 2016 artículo 16 del Ministerio de Relaciones Exteriores)

Art. 2º—Convenios con instituciones de educación superior. El Ministerio de Relaciones Exteriores suscribirá convenios con instituciones de educación superior nacionales, debidamente reconocidas y acreditadas por el Ministerio de Educación Nacional, con las cuales se coordinará la práctica estudiantil o pasantías.

PAR.—Sólo se autorizará la práctica o pasantías a estudiantes que estén matriculados en las instituciones de educación superior con las cuales el Ministerio de Relaciones Exteriores haya suscrito un convenio para tal fin y este se encuentre vigente.

(Nota: Derogado por la Resolución 7022 de 2016 artículo 16 del Ministerio de Relaciones Exteriores)

ART. 3º—Procedimiento. Para la convocatoria, selección, aprobación y autorización de las prácticas estudiantiles o pasantías se seguirá el siguiente procedimiento:

1. Los directores, jefes de oficina, embajadores y cónsules presentarán por escrito a la secretaría general del ministerio la solicitud de contar con uno o más pasantes durante el semestre inmediatamente siguiente, con la debida justificación de la necesidad y conveniencia, e indicando las actividades que serían desempeñadas por el pasante.

2. La secretaría general del Ministerio de Relaciones Exteriores, remitirá la solicitud a las instituciones de educación superior, para que ellas envíen a la misma, las hojas de vida de los estudiantes interesados en presentarse al proceso de selección.

3. Realizada una primera verificación del perfil y de las hojas de vida de los estudiantes por parte de la secretaría general, las mismas serán enviadas a la dependencia solicitante.

4. La dependencia solicitante evaluará las hojas de vida y se pronunciará sobre cada una de ellas, señalando cuál se ajusta al perfil requerido y procederá a remitirlas a la secretaría general quien adoptará la decisión definitiva.

5. La secretaría general previo análisis de la solicitud y con la respectiva conformidad de la dependencia solicitante, aprobará la práctica o pasantía y señalará el término de duración, teniendo en cuenta la exigencia horaria comunicada por la institución de educación superior. El término de duración de la práctica o pasantía en el Ministerio de Relaciones Exteriores no podrá exceder un semestre académico, prorrogable por otro semestre, previa solicitud debidamente motivada de la institución de educación superior respectiva.

6. Aprobada la práctica por la secretaría general, enviará una comunicación escrita a la institución de educación superior solicitando el envío de los documentos de los estudiantes relacionados en el artículo 4º de la presente resolución, para proceder a la autorización de la práctica o pasantía.

7. Una vez allegados la totalidad de los requisitos señalados en el artículo 4º de esta resolución la secretaría general autorizará la práctica estudiantil o la pasantía, e informará a la dependencia solicitante el nombre y el campo de estudio del estudiante seleccionado y autorizado.

8. El Ministerio de Relaciones Exteriores otorgará un carnet o credencial que acredita y autoriza el ingreso al estudiante seleccionado para realizar la práctica estudiantil o pasantía en las instalaciones del ministerio (sede Bogotá) con vigencia limitada por el término de duración de la misma. Documento que deberá ser regresado por el estudiante al expirar el término de duración de la práctica o pasantía o por terminación anticipada de la misma.

9. Una vez finalizado el término de duración autorizado para adelantar la práctica estudiantil o pasantía en el Ministerio de Relaciones Exteriores, la secretaría general expedirá una certificación final con destino a la institución de educación superior respectiva, en la cual dejará constancia del término de su duración, designación de la dependencia donde se adelantó, la descripción de las actividades desarrolladas por el estudiante y el concepto emitido por el jefe de la dependencia sobre el desempeño.

(Nota: Derogado por la Resolución 7022 de 2016 artículo 16 del Ministerio de Relaciones Exteriores)

ART. 4º—Requisitos. La institución de educación superior con la cual el Ministerio de Relaciones Exteriores haya suscrito convenio de acuerdo con el artículo segundo de la presente resolución, deberá enviar para la autorización de prácticas estudiantiles o pasantías de sus estudiantes, a la secretaría general del Ministerio de Relaciones Exteriores, los siguientes documentos:

1. Carta de presentación del estudiante y autorización, por parte de la institución de educación superior.

2. Hoja de vida con foto reciente.

3. Fotocopia de la cédula de ciudadanía. Con ella se acredita la nacionalidad colombiana y la mayoría de edad. No se aceptarán pasantes menores de dieciocho (18) años ni de nacionalidad distinta a la colombiana.

Certificado de antecedentes judiciales expedido por la autoridad competente.

Libreta militar o certificación expedida por la autoridad competente que acredite la situación militar del estudiante.

6. Allegar certificación de que se encuentra afiliado a una empresa promotora de salud, en calidad de beneficiario o cotizante.

7. Certificado expedido por la institución de educación superior, en que conste haber adelantado, cursado y terminado satisfactoriamente y con un promedio sobresaliente, al menos, siete (VII) semestres académicos.

8. Carta informando los datos de ubicación, domicilio y teléfono de la persona a contactar en caso de accidente.

Los estudiantes que adelantarán la práctica estudiantil o pasantía en las misiones diplomáticas o en oficinas consulares acreditadas en el exterior, además de los requisitos mencionados deberán presentar:

1. Seguro médico internacional o póliza de salud con amplia cobertura en el lugar donde se desarrollará la práctica estudiantil o pasantía, y con una vigencia superior a quince (15) días adicionales al término aprobado para adelantar la misma.

2. Copia de la visa vigente o situación migratoria definida en el país donde realizará la práctica estudiantil o pasantía.

3. Tener conocimiento del idioma del país receptor en un nivel intermedio-alto, o en su defecto, tener conocimiento y dominio del idioma inglés en un nivel alto. Lo cual acreditará con la presentación de un certificado expedido por la institución de educación superior a la que pertenece el estudiante.

PAR. 1º—La obtención de la visa es una labor del estudiante, el Ministerio de Relaciones Exteriores ni ninguna de sus dependencias, expedirá documento alguno con destino a las misiones diplomáticas u oficinas consulares acreditadas en el Estado colombiano, ante las que se deberá tramitar la visa, ni mediará en una decisión que por el principio de soberanía, es autónoma de los países receptores.

PAR. 2º—El Ministerio de Relaciones Exteriores, se abstendrá de tramitar la solicitud de realización de práctica estudiantil o pasantía sin el recibo completo de la documentación descrita anteriormente.

(Nota: Derogado por la Resolución 7022 de 2016 artículo 16 del Ministerio de Relaciones Exteriores)

ART. 5º—Deberes de las instituciones de educación superior. Teniendo en cuenta que la autorización para adelantar prácticas estudiantiles o pasantías en el Ministerio de Relaciones Exteriores tiene una connotación pública, la institución de educación superior, deberá:

1. Suscribir un convenio con el Ministerio de Relaciones Exteriores.

2. Designar un coordinador o una persona como enlace entre la institución de educación superior y el Ministerio de Relaciones Exteriores, que mantenga permanentemente el canal de comunicación entre las dos entidades.

3. Enviar la documentación prevista en el artículo cuarto de la presente resolución, cuando la misma le sea solicitada por el Ministerio de Relaciones Exteriores.

4. Mantener y ejercer un continuo seguimiento al desempeño del practicante o pasante autorizado. Para tal efecto deberán programarse reuniones presenciales o teleconferencias entre el coordinador de las prácticas estudiantiles de la institución de educación superior y el funcionario del ministerio designado como supervisor del estudiante.

5. Supervisar el cumplimiento de todos los requisitos y los deberes de los estudiantes practicantes o pasantes autorizados.

6. Informar al Ministerio de Relaciones Exteriores de cualquier situación de la que tenga conocimiento, que se encuentre por fuera de lo normal y que afecte el desempeño de las actividades del practicante o pasante.

7. Colaborar con el Ministerio de Relaciones Exteriores en lo relacionado con el buen desarrollo de las prácticas estudiantiles y pasantías.

8. Anexar copia o certificado de la póliza de responsabilidad civil extracontractual tomada por la institución de educación superior que presenta al estudiante, que indique la vigencia y las coberturas de la misma. La institución de educación superior se compromete a mantener actualizada y vigente la póliza durante todo el plazo pactado en el respectivo convenio suscrito con el Ministerio para coordinar el programa de prácticas estudiantiles o pasantías.

(Nota: Derogado por la Resolución 7022 de 2016 artículo 16 del Ministerio de Relaciones Exteriores)

ART. 6º—Deberes de los estudiantes. Teniendo en cuenta que la autorización de prácticas estudiantiles o pasantías en el Ministerio de Relaciones Exteriores, tiene una connotación pública, los estudiantes bajo la supervisión de la institución de educación superior deberán mantener una conducta ejemplar y asumir responsablemente la ejecución de las actividades a desarrollar, cumpliendo los siguientes deberes:

1. Cumplir con el horario que sea asignado por el supervisor de su práctica estudiantil o pasantía.

2. Cumplir con las actividades y compromisos asignados, siempre y cuando las mismas, se ajusten a lo señalado en la carta de autorización de la práctica estudiantil o pasantía, el acta de acuerdo, presentado y aprobado al inicio de la misma. Atender los requerimientos formulados por el supervisor de la práctica estudiantil o pasantía.

3. Mantener siempre una excelente presentación personal y un comportamiento responsable, decoroso y respetuoso en el lugar de realización de sus prácticas estudiantiles.

4. Dirigirse a terceros siempre con respeto y educación.

5. Hacer uso adecuado de los elementos entregados para el desarrollo de su práctica o pasantía.

6. Mantener la confidencialidad de la información entregada para el desarrollo de su práctica o pasantía.

7. Elaborar un informe sobre las actividades desarrolladas y su apreciación personal sobre la experiencia y los conocimientos adquiridos durante su práctica o pasantía. El informe deberá presentarse al supervisor, máximo una semana después de finalizada la práctica o pasantía. El supervisor, enviará una copia del informe a la secretaría general.

8. Asumir todos los gastos, costos de traslado y manutención en el ejercicio de su práctica o pasantía. Por la naturaleza de la misma, la cual no corresponde a una relación laboral ni a un contrato de aprendizaje o prueba, los estudiantes durante el desarrollo de sus prácticas no recibirán ninguna remuneración, ni se configurará ninguna relación laboral con el Ministerio de Relaciones Exteriores.

9. Respetar las normas y usos del Estado donde realiza la práctica o pasantía. El incumplimiento de este deber es causal para su terminación inmediata.

10. Los estudiantes que adelanten la práctica o pasantía en las dependencias del Ministerio de Relaciones Exteriores, misiones diplomáticas y oficinas consulares se abstendrán de recibir dádivas, obsequios o cualquier otra clase de remuneración en dinero o en especie por parte de terceros, de los usuarios o finales receptores de los servicios o actividades desarrolladas.

11. Mantener actualizada la dirección de residencia y teléfonos de contacto.

12. En el momento en que el estudiante culmine la práctica o pasantía o esta sea cancelada por alguna de las causales previstas en la presente resolución deberá hacer entrega física de los bienes muebles y elementos que le fueron entregados y facilitados para desarrollar sus actividades y de la credencial o carné que lo acredita como pasante y le autoriza su ingreso a las instalaciones del ministerio.

(Nota: Derogado por la Resolución 7022 de 2016 artículo 16 del Ministerio de Relaciones Exteriores)

ART. 7º—Deberes del Ministerio de Relaciones Exteriores. A través de los supervisores designados para el seguimiento de los estudiantes que adelantan la práctica o pasantía en el ministerio, se establecen los siguientes:

1. Realizar una inducción al pasante sobre las actividades desarrolladas en la dependencia asignada, indicándole sus responsabilidades y el funcionario que realizará su supervisión durante el término de duración de su práctica o pasantía.

2. Asignar las actividades y responsabilidades al practicante o pasante, teniendo en cuenta el programa académico que adelanta, el proyecto de grado, el acta de acuerdos y el plan de trabajo, presentado y suscrito al inicio de la misma.

3. Suministrar a los estudiantes los recursos técnicos, bibliográficos a fin de que puedan adelantar sus actividades.

4. El supervisor del estudiante deberá realizar un seguimiento continuo de las actividades asignadas, el logro de los objetivos propuestos, y prestar su colaboración para el normal desempeño de las actividades asignadas a los estudiantes.

5. El supervisor deberá coordinar las reuniones de evaluación de desempeño con el estudiante y la coordinación de pasantías de la institución de educación superior.

6. En caso que el supervisor evidencie actos, omisiones, situaciones o conductas que configuren alguna causal de pérdida o cancelación de la práctica estudiantil o pasantía, deberá informar inmediatamente a la secretaría general y adoptará las medidas tendientes para la suspensión de la misma, desde el momento en que tenga conocimiento de las circunstancias, y hasta tanto, la secretaría general del Ministerio de Relaciones Exteriores emita un pronunciamiento definitivo sobre la situación del estudiante.

7. El supervisor deberá remitir a la secretaría general del ministerio una evaluación analítica global de las actividades desarrolladas y de los logros obtenidos por el estudiante, a la cual se acompañará una copia del informe presentado por este último. La evaluación contendrá una recomendación sobre los términos en que debe expedirse la certificación final.

8. El supervisor del estudiante deberá diligenciar los formatos y anexos que la institución de educación superior remita y solicite para el cumplimiento de los requisitos exigidos para la aprobación de la práctica estudiantil o pasantía como requisito de grado.

(Nota: Derogado por la Resolución 7022 de 2016 artículo 16 del Ministerio de Relaciones Exteriores)

ART. 8º—Confidencialidad. Al inicio de la práctica o pasantía los estudiantes deberán suscribir un documento por el cual se comprometen a guardar la reserva y confidencialidad que exigen las actuaciones diplomáticas y respecto de los asuntos y actividades asignados al estudiante, e igualmente, a no hacer uso personal de cualquier información que hayan conocido con ocasión del ejercicio de sus funciones y actividades. Así mismo, no podrán obtener copias de documentos ni archivos digitales o magnéticos. Las bases de datos y archivos, según su naturaleza, estarán restringidos cuando se considere necesario, en especial en las misiones diplomáticas u oficinas consulares acreditadas en el exterior.

PAR. —Se prohíbe asignar al estudiante que adelanta la práctica estudiantil o pasantía, actividades relacionadas con temas cuya documentación este amparada bajo reserva legal o alta confidencialidad.

(Nota: Derogado por la Resolución 7022 de 2016 artículo 16 del Ministerio de Relaciones Exteriores)

ART. 9º—Cancelación o pérdida de la pasantía. Los estudiantes durante el término de duración de la práctica estudiantil o pasantía deberán observar en todo momento una conducta respetuosa y responsable, acatando la reglamentación interna, las normas y principios que rigen la función de los servidores públicos y las representaciones del Estado colombiano. El no cumplimiento de sus deberes y actividades satisfactoriamente, la falta al compromiso de reserva y confidencialidad, el mal uso de la información conocida, para bien propio o de un tercero, o la realización de cualquier actividad que atente contra el ordenamiento jurídico, la normatividad interna del Ministerio de Relaciones Exteriores o la moralidad y seguridad pública, será causal de cancelación de la práctica estudiantil o pasantía.

PAR. —En el caso de configurarse una causal de cancelación o pérdida de la pasantía el estudiante deberá devolver el carné o credencial que lo acreditaba como estudiante que adelanta la práctica estudiantil o pasantía en el Ministerio de Relaciones Exteriores, así como todos los elementos y documentos de trabajo asignados, y en caso de estar en una misión diplomática en el exterior, se reportará la cancelación de la pasantía al Estado receptor y se sugerirá el regreso inmediato del estudiante al país, una vez sea comunicada la decisión de cancelación y pérdida de la pasantía.

(Nota: Derogado por la Resolución 7022 de 2016 artículo 16 del Ministerio de Relaciones Exteriores)

ART. 10.—Prohibición. No se autoriza que estudiantes de instituciones de educación superior, adelanten prácticas estudiantiles o pasantías en las siguientes dependencias del Ministerio de Relaciones Exteriores:

—Despacho del Ministro de Relaciones Exteriores.

—Dirección de soberanía territorial y desarrollo fronterizo, incluidos los grupos internos de trabajo.

—Despachos de los viceministros.

—Despacho de la secretaría general.

—Grupo territorio insular colombiano.

—Grupo Ecuador.

(Nota: Derogado por la Resolución 7022 de 2016 artículo 16 del Ministerio de Relaciones Exteriores)

ART. 11.—De la vigencia y derogatoria. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las circulares internas 056 de 2005 y 054 de 2008, y demás normas que le sean contrarias.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 22 de diciembre de 2010.

(Nota: Derogada por la Resolución 7022 de 2016 artículo 16 del Ministerio de Relaciones Exteriores)