RESOLUCIÓN 5578 DE 2007 

(Noviembre 13)

“Por la cual se adoptan el Manual de Normalización de Documentos y la Cadena de Valor para el Instituto de Desarrollo Urbano y se deroga la Resolución 1804 del 27 de abril de 2006”.

La Directora General del Instituto de Desarrollo Urbano de Bogotá, D.C.,

en ejercicio de sus facultades legales y en especial las señaladas en la Ley 872 de 2003, los acuerdos distritales 122 de 2004, 387 de 2004, el Decreto 4110 de 2004 y,

CONSIDERANDO:

Que según lo dispuesto por el artículo 209 de la Constitución Política de Colombia, la función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad.

Que el artículo 4º literal b) de la Ley 87 de 1993 “Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones”, señala que toda entidad bajo la responsabilidad de sus directivos, debe implementar procedimientos para la ejecución de los procesos, como uno de los elementos básicos del sistema de control interno.

Que mediante el Decreto 4110 de 2004 se reglamentó la Ley 872 de 2003 “Por la cual se crea el sistema gestión de calidad de la rama ejecutiva del poder público y en otras entidades prestadoras de servicios” y se adoptó la norma técnica de calidad en la gestión pública (NTCGP 1000:2004), determinando los presupuestos generales y los requisitos mínimos para establecer, documentar, implementar y mantener un sistema de gestión de la calidad, consagrando la obligatoriedad de su aplicación para todos los organismos, entidades y agentes previstos en el artículo 2º de la misma.

Que el Concejo Distrital mediante el Acuerdo 122 de 2004, adoptó para el Distrito Capital el sistema de gestión de calidad, el cual fue reglamentado mediante el Decreto 387 de 2004 expedido por el Alcalde Mayor, asignándole a la secretaría general la orientación y coordinación de la implementación del sistema a nivel distrital, a través de dirección de desarrollo institucional.

Que en la norma NTC-ISO 9001:2000 y/o la norma calidad equivalente NTCGP-1000:2004 y el MECI 1000:2005 para entidades del Estado, se establece el elemento 4.2 gestión documental donde se determinan los requisitos y estándares para cada uno de los niveles requeridos para la documentación de los sistemas de gestión de calidad de la entidad y el elemento 2.2 componente de información y control.

Que el Decreto 1599 de 2005 “Por el cual se adopta el modelo estándar de control interno para el Estado colombiano”, en su artículo 1º señala que el modelo estándar determina las generalidades y la estructura necesaria para establecer, documentar, implementar mantener un sistema de control interno en las entidades y agentes obligados conforme al artículo 5º de la Ley 87 de 1993.

Que los manuales de procedimientos son una herramienta de control que ayuda a la aplicación coherente y armónica de los instrumentos de gestión, al identificar la secuencia y los contenidos fundamentales de las actividades que la soportan.

Que los manuales de procedimientos agilizan las actuaciones administrativas, dan transparencia y claridad a los procesos y garantizan el cumplimiento de los principios constitucionales y legales.

Que los procesos y procedimientos responden a una dinámica particular, articulada para el cumplimiento de la misión institucional, lo cual implica un mejoramiento continuo de los mismos.

Que el mejoramiento continuo es la parte del desarrollo organizacional del instituto, a través del cual busca optimizar, estandarizar y ajustar las actividades y procesos que se desarrollan en cada una de las dependencias de la entidad con el fin de proporcionarle una mayor eficacia y eficiencia a través de las oportunidades de mejora para su gestión y desempeño en sus procesos.

Que mediante la Resolución 1804 de abril 27 de 2006, expedida por la dirección general del IDU, se estableció la norma fundamental como herramienta de control y estandarización de los documentos que se generaran en los sistemas de gestión integrados.

Que el modelo de operación por procesos es el estándar organizacional que soporta la operación de la entidad pública, integrando las competencias constitucionales y legales que rigen la entidad con el conjunto de planes y programas necesarios para el cumplimiento de su función y misión, orientada a una gestión por procesos, la cual hace parte del componente de direccionamiento estratégico del modelo estándar de control interno MECI 1000:2005.

Que el programa de calidad total desarrollado por el Instituto de Desarrollo Urbano, en su objetivo de gestión de calidad, plantea establecer los lineamentos y políticas para la elaboración, publicación, aplicación divulgación de procesos y procedimientos, con el fin de estandarizar los requerimientos y requisitos para la documentación, identificación, trazabilidad, control, gestión de documentos y registros generados por los procesos de la cadena de valor del IDU.

Que se hizo necesario rediseñar dicha norma fundamental, para estructurar adecuadamente las diferentes herramientas requeridas por el sistema de gestión de calidad NTCGP 1000:2004 y el modelo estándar de control interno MECI 1000:2005, razón por la cual se adoptarán de manera separada el manual de normalización de documentos y la cadena de valor del Instituto de Desarrollo Urbano.

Que la cadena de valor es una herramienta de análisis para la planificación estratégica, cuyo objetivo es maximizar la creación de valor mediante la identificación de los procesos estratégicos, misionales y apoyo de la entidad, con el fin de lograr el cumplimiento de metas y objetivos institucionales, brindarle un mayor beneficio para la ciudadanía.

En mérito de lo expuesto, la directora general del Instituto de Desarrollo Urbano IDU,

RESUELVE:

ART. 1º—Adoptar el manual de normalización de documentos para el Instituto de Desarrollo Urbano, el cual se anexa y hace parte integral de este acto administrativo.

ART. 2º—Adoptar la cadena de valores del Instituto de Desarrollo Urbano, la cual se anexa y hace parte integral de este acto administrativo.

ART. 3º—Los contenidos y estándares fijados en el manual de normalización de documentos serán implementados con base en criterios de priorización según las necesidades de actualización o documentación de manuales de gestión, procesos, procedimientos, protocolos de trabajo, guías, instructivos y formatos.

ART. 4º—Modificación y/o actualización. El manual de normalización de documentos y la cadena de valor podrán ser modificados y/o actualizados únicamente por la dirección general del IDU, con base en estudio técnico previo, realizado por la subdirección técnica de desarrollo de la organización.

ART. 5º—Validez de actos anteriores: Los manuales, procedimientos, protocolos, cartillas, cuadernillos, instructivos y formatos adoptados con anterioridad a la firma de la presente resolución y vigente a la fecha, conservarán la plenitud de sus efectos jurídicos y en consecuencia la obligatoriedad en su aplicación y cumplimiento.

ART. 6º—La subdirección técnica de desarrollo de la organización debe velar por la implementación del manual de normalización de documentos y de la cadena de valor del Instituto de Desarrollo Urbano, con el fin de asegurar el adecuado uso de esta herramienta para la interacción con los demás elementos de la gestión por procesos, establecidos por el sistema de gestión de calidad NTCGP 1000:2004 y el modelo estándar de control interno MECI 1000:2005.

ART. 7º—La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación en la Gaceta Distrital y deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial las contenidas en la Resolución 1804 del 27 de abril de 2006, expedida por la dirección general. Así mismo, será publicada en la intranet del IDU.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 13 de noviembre de 2007.

NOTA: El anexo que hace parte integral de la presente resolución puede ser consultado en el Instituto de Desarrollo Urbano de Bogotá, D.C.

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