RESOLUCIÓN 558 DE 2004 

(Enero 30)

El Subdirector de Recaudación de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales,

en uso de las facultades legales conferidas en los artículos 20, numeral 17 del Decreto 1265 del 13 de julio de 1999 y 25 de la Resolución Ministerial 8 de enero 5 de 2000, y

CONSIDERANDO:

Que para garantizar la seguridad y la reserva de la información de acuerdo a los parámetros tecnológicos definidos por la subdirección de recaudación y la oficina de servicio a la información de la DIAN, optimizar la función de recaudo y mejorar la prestación del servicio a los contribuyentes y usuarios aduaneros, se hace necesario implementar un sistema integral para la administración de la información relacionada con los formularios y el recaudo de los impuestos de competencia de la DIAN,

RESUELVE:

1. Las entidades autorizadas para recaudar deben ajustar los sistemas de todas sus oficinas y sucursales de acuerdo con los requisitos tecnológicos y operativos exigidos por la DIAN para la recepción de los formularios, recaudo y entrega de información relacionada con los impuestos administrados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

2. El ajuste tecnológico consiste en un software en caja de cada oficina o sucursal de las entidades autorizadas para recaudar que garantice la verificación y generación de datos y la correcta transmisión de información de las declaraciones de impuestos nacionales y tributos aduaneros y de los recibos de pago utilizando el aplicativo denominado “archivo de recaudo en caja”.

3. A partir del dos (2) de febrero de 2004, todas las entidades autorizadas para recaudar tienen la obligación de generar y transmitir a la DIAN un archivo de datos de la transacción de recepción y recaudo por cada declaración o recibo de pago en registro individualizado con la siguiente estructura y contenido:

I. Encabezado

Dato.

Tipo de remitente.

Código del remitente.

Tipo de destinatario.

Código del destinatario.

Código de operación.

Código del formato.

Versión del formato.

Año de envío.

Número de envío.

Fecha de envío.

Cantidad de transacciones.

Valor total.

Número de control del encabezado, NCE.

II. Contenido

Dato.

NIT.

Año.

Concepto.

Período.

Número de identificación del documento.

Código de la administración.

Código título.

Valor pagado.

Número de autoadhesivo.

Fecha efectiva de la transacción.

Número de transacción de recaudo.

Número de control del documento, NCD.

III. Consecutivo de envío por fecha de recepción y recaudo

Esta gestión se denominará “generación del archivo de recaudo en caja” y tiene que ser identificada con un código de control de manera consecutiva por oficina o sucursal, generado automáticamente en la operación de acuerdo con las especificaciones técnicas definidas por la DIAN y con fecha de inicio a 1º de enero de cada año salvo para el año 2004 que tendrá como fecha de inicio el dos (2) de febrero.

4. La verificación y generación se realizarán mediante la lectura óptica de los códigos de barras, “PDF”, o los que se definan para identificar los datos del documento y del contribuyente o usuario aduanero.

5. Los datos generados en los archivos referidos en la presente resolución como “archivo de recaudo en caja” tienen que ser enviados mediante transmisión electrónica el mismo día de la recepción y recaudo con vencimiento del plazo a las 6:00 a.m. del día siguiente, con la frecuencia que determine la DIAN y tendrán carácter contable. Con base en esta información se verificarán y controlarán todos los documentos que tengan relación con estas transacciones.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 30 de enero de 2004.

Nota: El cuadro de clasificación arancelaria año 2003, anexo a la presente resolución, puede ser consultado en la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN.