RESOLUCIÓN ORGÁNICA 5580 DE 2004 

(Mayo 18)

“Por la cual se reglamenta la metodología de los planes de mejoramiento y se modifica parcialmente la Resolución Orgánica 5544 de 2003”.

(Nota: Derogada por la Resolución 5774 de 2006 artículo 6º de la Contraloría General de la República)

El Contralor General de la República,

en uso de sus atribuciones constitucionales y legales, y

CONSIDERANDO:

Que los numerales 4º y 11 del artículo 268 de la Constitución Política, prescriben que son atribuciones del Contralor General de la República exigir informes sobre su gestión fiscal a los empleados oficiales de cualquier orden y a toda persona o entidad pública o privada que administre fondos o bienes de la Nación y presentar informes al Congreso y al Presidente de la República sobre el cumplimiento de sus funciones y la certificación sobre la situación de las finanzas del Estado, de acuerdo con la ley;

Que el numeral 6º del artículo 268 de la Constitución Política establece como una de las atribuciones del Contralor General, la de conceptuar sobre la calidad y eficiencia del control fiscal interno de las entidades y organismos del Estado;

Que el artículo 95 del Decreto 111 del 15 de enero de 1996 establece que la Contraloría General de la República ejercerá vigilancia fiscal de la ejecución del presupuesto sobre todos los sujetos presupuestales;

Que el artículo 35 del Decreto-Ley 267 del 22 de febrero de 2000, preceptúa dentro de las atribuciones del Contralor General de la República, fijar las políticas, planes, programas y estrategias para el desarrollo de la vigilancia de la gestión fiscal, del control fiscal del Estado y de las demás funciones asignadas a la Contraloría General de la República, de conformidad con la Constitución y la ley;

Que los planes de mejoramiento son instrumento indispensable para procurar el buen uso de los recursos públicos y garantizar la eficacia del proceso auditor, cuando en el mismo se determinen hallazgos administrativos negativos en la gestión fiscal de los sujetos de vigilancia y control fiscal;

Que resulta conveniente desarrollar una metodología que facilite la presentación de los hallazgos y de las acciones correctivas que permitan la objetiva evaluación del cumplimiento de los planes de mejoramiento;

Que la consolidación de los resultados de la evaluación y seguimiento del cumplimiento de los planes de mejoramiento le permitirá a la Contraloría General de la República determinar, en evaluaciones sectoriales, las fallas y avances en las acciones de mejora de la gestión pública;

Que como consecuencia del incumplimiento de los planes de mejoramiento, es preciso determinar las sanciones que proceden contra los responsables de los sujetos de control, de conformidad con la Ley 42 de 1993 y Resolución Orgánica 5554 del 11 de marzo de 2004 o las normas que las modifiquen o adicionen;

Que se hace necesario reglamentar las condiciones y requisitos para la presentación y evaluación de los planes de mejoramiento; sobre la base de una metodología clara y precisa, que resulte benéfica tanto para los sujetos de vigilancia y control fiscal como para la Contraloría General de la República;

Que, para el adecuado desarrollo de los fines anteriores, se impone la modificación parcial de la Resolución Orgánica 5544 de 17 de diciembre de 2003 en sus artículos 22, 45 y 46;

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

CAPÍTULO I

Objeto y ámbito de aplicación

ART. 1º—Objeto y ámbito de aplicación. La presente resolución tiene por objeto prescribir los métodos para la presentación, declaración de conformidad, evaluación del cumplimiento de los planes de mejoramiento y las posibles sanciones por su incumplimiento.

Las disposiciones contenidas en la presente resolución se aplican a todas las entidades del orden nacional y a los particulares que administren o manejen fondos, bienes o recursos públicos de la Nación, o que vigila la Contraloría General de la República, y a las cuales se les practique la auditoría gubernamental con enfoque integral.

(Nota: Derogada por la Resolución 5774 de 2006 artículo 6º de la Contraloría General de la República)

CAPÍTULO II

Los planes de mejoramiento y su presentación

ART. 2º—Plan de mejoramiento. Se entiende por plan de mejoramiento, el conjunto de acciones que ha decidido adelantar un sujeto de control fiscal, tendientes a subsanar o corregir hallazgos negativos de orden administrativo que hayan sido identificados en ejercicio de la auditoría gubernamental con enfoque integral, con el fin de adecuar la gestión fiscal a los principios de economía, eficiencia, eficacia, equidad o a mitigar el impacto ambiental.

(Nota: Derogada por la Resolución 5774 de 2006 artículo 6º de la Contraloría General de la República)

ART. 3º—Obligación de presentarlo. Todo sujeto de control fiscal, deberá presentar un plan de mejoramiento para subsanar y corregir los hallazgos administrativos negativos formulados en el informe de auditoría emitido por la Contraloría General de la República.

PAR. 1º—En cada sujeto de control fiscal, existirá un plan de mejoramiento único que se actualizará con ocasión de nuevos informes de auditoría.

PAR. 2º—En el caso del control excepcional la Contraloría General de la República, requerirá el plan de mejoramiento, en los mismos términos y condiciones como se le solicita a sus sujetos de control, dando traslado inmediato a las contralorías territoriales respectivas para su seguimiento. Igualmente para el ejercicio del control concurrente y prevalente se aplicará la presente resolución.

(Nota: Derogada por la Resolución 5774 de 2006 artículo 6º de la Contraloría General de la República)

ART. 4º—Responsabilidad. El jefe de entidad, el representante legal, o quien haga sus veces en los sujetos de control donde la Contraloría General de la República haya practicado una auditoría gubernamental con enfoque integral, deberá suscribir y presentar un plan de mejoramiento consolidado por entidad, entendiéndose que debe incluir todos aquellos planes de mejoramiento que hayan elaborado y presentado los puntos de control como producto de una auditoría. Esta responsabilidad de suscribir el respectivo plan es intransferible e indelegable a funcionarios de la respectiva entidad.

PAR.—Las oficinas de control interno apoyarán al jefe de la entidad o representante legal en la formulación de los planes de mejoramiento y en su seguimiento. Los documentos que contengan los mismos serán suscritos de manera conjunta por el jefe de la entidad o representante legal y el jefe de control interno o quien haga sus veces.

(Nota: Derogada por la Resolución 5774 de 2006 artículo 6º de la Contraloría General de la República)

ART. 5º—Función de la contraloría. La Contraloría General de la República vigilará el cumplimiento de los planes de mejoramiento y sancionará su incumplimiento, de conformidad con lo que establece el título II, capítulo V de la Ley 42 de 1993 y el literal h) numeral 2º del artículo 4º de la Resolución Orgánica 5554 de 2004.

(Nota: Derogada por la Resolución 5774 de 2006 artículo 6º de la Contraloría General de la República)

ART. 6º—Contenido. El plan de mejoramiento elaborado por las entidades sujetos de control contendrá la siguiente información:

1. Períodos fiscales que cubre.

2. Relación de los hallazgos debidamente codificados y clasificados.

3. Descripción de las acciones correctivas que se desarrollarán para subsanar y corregir cada uno de los hallazgos administrativos negativos formulados en el informe de auditoría, con sus correspondientes objetivos, metas de acción, plazos y fechas de iniciación y terminación.

PAR. 1º—Para efecto de la aplicación del numeral tercero de este artículo entiéndase por: objetivo de las acciones correctivas el resultado cualitativo esperado de estas por meta, el producto que se espera lograr y que se pueda cuantificar, y por plazo de la acción, el número de semanas entre la fecha de iniciación y de terminación de la acción correctiva.

PAR. 2º—La información de que trata el presente artículo será presentada en el formato 1 del anexo 1 de esta resolución.

(Nota: Derogada por la Resolución 5774 de 2006 artículo 6º de la Contraloría General de la República)

ART. 7º—Presentación y plazo. El sujeto de control que tenga su sede principal en Bogotá, Distrito Capital, deberá presentar el plan de mejoramiento a la contraloría delegada, que le ejerza vigilancia y control fiscal en caso que el sujeto de control tenga su sede principal en ciudad diferente a Bogotá, deberá remitirse simultáneamente a la contraloría delegada y a la gerencia departamental respectiva. El plan de mejoramiento se presentará, en todos los casos en copia dura y medio magnético, en un plazo máximo de quince días, contados a partir de la presentación del informe definitivo de auditoría, según el anexo 1, formato 1 de esta resolución.

PAR.—El incumplimiento del plazo establecido por parte del sujeto de control, dará lugar a aplicar la sanción a que se refiere el título II, capítulo V, artículo 101 de la Ley 42 de 1993, y el literal h) numeral 2º del artículo 4º de la Resolución Orgánica 5554 de 2004.

(Nota: Derogada por la Resolución 5774 de 2006 artículo 6º de la Contraloría General de la República)

ART. 8º—Prórroga de los compromisos. La entidad podrá solicitar, por una sola vez debidamente justificado, en motivos de fuerza mayor o caso fortuito, prórroga del plazo para el cumplimiento de una determinada meta, que no será superior al plazo establecido inicialmente.

PAR.—La solicitud se deberá hacer ante el contralor delegado sectorial o gerente departamental respectivo, con una antelación no menor del 50% del tiempo restante para vencerse el plazo de la meta objeto de la prórroga.

(Nota: Derogada por la Resolución 5774 de 2006 artículo 6º de la Contraloría General de la República)

CAPÍTULO III

Declaratoria de conformidad

ART. 9º—Conformidad e inconformidad sobre las acciones de mejoramiento. La conformidad de las acciones de mejoramiento es la expresión de aceptación de la contraloría, cuando no tenga objeción alguna sobre la pertinencia de las acciones de mejoramiento ni sobre la razonabilidad de los plazos de las diferentes metas que ha propuesto el sujeto de control. El sentido contrario a esta definición es la inconformidad. En ningún caso, la conformidad de las acciones de mejoramiento se entenderá como aprobación o acuerdo respecto a la eficacia de dichas propuestas.

Dentro del mes siguiente a su recepción, la contraloría delegada sectorial o la gerencia departamental respectiva de la Contraloría General de la República, manifestará por escrito al representante legal de la entidad sujeto de control, su conformidad o inconformidad con el plan de mejoramiento.

PAR. 1º—Si transcurrido un mes desde la presentación oportuna del plan de mejoramiento, la contraloría delegada sectorial o gerencia departamental respectiva, no emiten su pronunciamiento, se entiende que ha sido dada la conformidad.

PAR. 2º—Se entiende por pertinencia la correspondencia entre la acción correctiva propuesta y la causa del hallazgo respectivo; y por razonabilidad del plazo, la duración apropiada para realizar la acción correctiva. El sentido contrario a estas definiciones es la impertinencia o la no razonabilidad del plazo.

PAR. 3º—Las objeciones de la contraloría general sobre la pertinencia de las acciones presentadas y la razonabilidad de los plazos contenidos en el plan de mejoramiento, deberán comunicarse al sujeto de control, dentro del mes posterior a su presentación. Recibidas las respectivas objeciones, el representante legal, o el jefe de la entidad, tendrá un plazo de siete (7) días hábiles para hacer las correcciones que sean necesarias. La contraloría delegada, o la gerencia departamental respectiva dispondrá de cinco (5) días hábiles para pronunciarse sobre los ajustes formulados.

Si persistiere la diferencia de opinión entre el sujeto de control y la contraloría delegada sectorial, o gerencia departamental el plan se pondrá en ejecución con las acciones restantes y la Contraloría General de la República dejará expresa la constancia de declaratoria de inconformidad por las acciones pendientes.

(Nota: Derogada por la Resolución 5774 de 2006 artículo 6º de la Contraloría General de la República)

ART. 10.—Persistencia en la diferencia sobre la acción correctiva. En el caso que, transcurrido un mes desde la declaratoria de no conformidad, persistan las diferencias entre el sujeto de control y las contralorías delegadas sectoriales, o gerencias departamentales, sobre la pertinencia de la acción correctiva o la razonabilidad del plazo, como lo establece el artículo 9º parágrafo 3º, de esta resolución, el despacho del contralor general delegará a un funcionario o a un grupo de trabajo para que dirima la controversia. Si el funcionario designado, el grupo de trabajo o el sujeto de control lo solicitan, convocarán a una audiencia con el sujeto de control y con la contraloría delegada sectorial o la gerencia departamental respectiva.

(Nota: Derogada por la Resolución 5774 de 2006 artículo 6º de la Contraloría General de la República)

CAPÍTULO IV

Clasificación de los hallazgos

ART. 11.—Clasificación de hallazgos administrativos negativos. Con el fin de lograr una mayor precisión en la presentación de los hallazgos administrativos negativos que hayan sido identificados en ejercicio del proceso auditor, el informe de auditoría que se le entrega al sujeto de control deberá contener una clasificación y codificación de dichos hallazgos, de conformidad con las instrucciones y códigos establecidos en el anexo 2 de esta resolución.

(Nota: Derogada por la Resolución 5774 de 2006 artículo 6º de la Contraloría General de la República)

ART. 12.—Hallazgo administrativo negativo. Se entiende por hallazgo administrativo negativo toda situación que haga ineficaz, ineficiente, inequitativa, antieconómica o insostenible ambientalmente, la actuación del sujeto de control o que viole la normatividad legal y reglamentaria.

PAR.—Cada hallazgo será motivo de una o varias acciones correctivas, de conformidad con sus causas.

(Nota: Derogada por la Resolución 5774 de 2006 artículo 6º de la Contraloría General de la República)

ART. 13.—Codificación. Se establece una codificación de los hallazgos administrativos negativos con siete dígitos. Los dos primeros dígitos se refieren a las grandes áreas de la administración; los dos siguientes a las subáreas y los tres últimos a las actividades específicas de acuerdo con lo establecido en el anexo 2 de la presente resolución.

(Nota: Derogada por la Resolución 5774 de 2006 artículo 6º de la Contraloría General de la República)

CAPÍTULO V

Informes de avance y evaluación del cumplimiento de los planes de mejoramiento

ART. 14.—Informes de avance. En cumplimiento de las directivas o instrucciones que se emiten por parte del Gobierno Nacional, los exámenes sobre los planes de mejoramiento que lleven a cabo las juntas, los comités o las instancias que tengan la función directiva de las entidades del orden nacional o los comités coordinadores de control interno serán remitidos por el representante legal de cada entidad, al Contralor General de la República dentro de los plazos que determinan tales directivas o instrucciones. Los representantes legales de cada entidad serán responsables de la publicación en la página web de dichos informes.

PAR.—Respecto de los exámenes sobre los planes de mejoramiento de que trata la Directiva Presidencial 8, el interés de la Contraloría General de la República es contar con un informe ejecutivo sobre las fechas de reuniones del nivel directivo en las cuales se haya examinado el cumplimiento de los planes de mejoramiento, así como las principales apreciaciones y observaciones del nivel directivo, respecto del avance y cumplimiento de los mismos.

(Nota: Derogada por la Resolución 5774 de 2006 artículo 6º de la Contraloría General de la República)

ART. 15.—Evaluaciones periódicas. La Contraloría General de la República hará evaluaciones sobre el cumplimiento del plan de mejoramiento vigente a la fecha de evaluación. Esta evaluación se realizará con base en el informe enviado por la oficina de control interno de los sujetos de control, conforme al formato 2 del anexo 1 de esta resolución con corte a junio 30 y diciembre 31, dentro de los 15 días hábiles siguientes, con el fin de determinar si el sujeto de vigilancia de control fiscal está cumpliendo su plan de mejoramiento.

PAR.—Se entiende por cumplimiento del plan de mejoramiento el logro de las metas propuestas dentro de los plazos establecidos.

(Nota: Derogada por la Resolución 5774 de 2006 artículo 6º de la Contraloría General de la República)

ART. 16.—Características de la evaluación. La evaluación semestral determina el grado de cumplimiento y de avance del plan de mejoramiento, con base en el examen de las metas cuyos plazos hayan vencido y tiene por objeto determinar el grado de compromiso de la administración del sujeto de control y permitir a la Contraloría General de la República la elaboración de un informe semestral sobre el cumplimiento y grado de avance de los planes de mejoramiento.

La Contraloría General de la República, podrá hacer verificaciones para corroborar la calidad y veracidad de la información en desarrollo de la auditoría gubernamental con enfoque integral.

PAR.—En el caso de que existan acciones correctivas que tengan una duración superior a un año, se deberán determinar metas con plazos iguales o inferiores a un año.

(Nota: Derogada por la Resolución 5774 de 2006 artículo 6º de la Contraloría General de la República)

CAPÍTULO VI

Método de evaluación del cumplimiento de los planes de mejoramiento

ART. 17.—Método de evaluación. En la evaluación se determina el porcentaje de cumplimiento de las metas físicas propuestas cuyo plazo de ejecución se encuentre vencido a la fecha de evaluación. La duración en semanas de cada meta, se utilizará como factor ponderador de la importancia específica de cada meta, dentro del plan de mejoramiento, atribuyendo un punto a cada una de las metas propuestas por cada semana de duración de las mismas.

(Nota: Derogada por la Resolución 5774 de 2006 artículo 6º de la Contraloría General de la República)

ART. 18.—Variables de evaluación. Para efectos de la comprensión de las fórmulas y métodos de calificación, a continuación se definen las siguientes variables:

MPi = Meta i propuesta en el plan de mejoramiento en unidades físicas.

MLi = Meta i lograda en unidades físicas al momento de la evaluación.

CMi = Cumplimiento de la meta i.

PAMi = Puntaje atribuido a la meta i, igual a las semanas de duración propuestas para la meta i.

PAMVi = Puntaje atribuido a la meta i cuyo plazo de ejecución se encuentra vencido, igual a las semanas de duración propuestas para la meta i.

PBEA = Puntaje base de evaluación del avance global del plan, igual a la sumatoria de los puntajes atribuidos a cada una de las metas del plan.

PBEC = Puntaje base de evaluación de cumplimiento del plan, igual a la sumatoria de los puntajes atribuidos a cada una de las metas cuyo plazo de ejecución se encuentra vencido al momento de la evaluación.

POMi = Puntaje obtenido por la meta i.

POMVi = Puntaje obtenido por la meta i cuyo plazo de ejecución se encuentra vencido.

CPM = Cumplimiento del plan de mejoramiento.

AP = Avance del plan de mejoramiento.

(Nota: Derogada por la Resolución 5774 de 2006 artículo 6º de la Contraloría General de la República)

ART. 19.—Puntajes base de evaluación del plan de mejoramiento. El puntaje base para la evaluación del cumplimiento del plan de mejoramiento a la fecha de evaluación, es la sumatoria de los puntajes atribuidos a cada una de las metas cuyo plazo de ejecución se encuentra vencido al momento de la evaluación, de acuerdo con la siguiente fórmula:

 

El puntaje base para la evaluación del avance del plan de mejoramiento es la sumatoria de los puntajes atribuidos a todas las metas que comprenden dicho plan, de acuerdo con la siguiente fórmula:

 

(Nota: Derogada por la Resolución 5774 de 2006 artículo 6º de la Contraloría General de la República)

ART. 20.—Cumplimiento individual de las metas. Es el resultado de dividir cada meta lograda por la respectiva meta propuesta en unidades físicas (dimensión de la meta), multiplicado por 100, de acuerdo con la siguiente fórmula:

 

(Nota: Derogada por la Resolución 5774 de 2006 artículo 6º de la Contraloría General de la República)

ART. 21.—Puntaje obtenido por cada meta. Para determinar el puntaje obtenido por cada una de las metas, se multiplica el porcentaje de cumplimiento de cada una de ellas por el puntaje atribuido a cada una de las metas (semanas de duración propuestas para las metas) y dividido por 100, de acuerdo con la siguiente fórmula:

 

(Nota: Derogada por la Resolución 5774 de 2006 artículo 6º de la Contraloría General de la República)

ART. 22.—Cumplimiento del plan de mejoramiento a la fecha de evaluación. Se calcula como el cociente resultante de la sumatoria de los puntos obtenidos por las metas cuyo plazo de ejecución se encuentra vencido dividido por el puntaje base para la evaluación del cumplimiento del plan de mejoramiento, multiplicado por 100, de acuerdo con la siguiente fórmula:

 

(Nota: Derogada por la Resolución 5774 de 2006 artículo 6º de la Contraloría General de la República)

ART. 23.—Grado de avance del plan a la fecha de evaluación. Se calcula como el cociente de la sumatoria de los puntos obtenidos por las metas del plan dividido por el puntaje base para la evaluación del avance, de acuerdo con la siguiente fórmula:

 

(Nota: Derogada por la Resolución 5774 de 2006 artículo 6º de la Contraloría General de la República)

ART. 24.—Consolidación de resultados. Las contralorías delegadas sectoriales presentarán semestralmente a la oficina de planeación de la Contraloría General de la República, la consolidación por áreas y subáreas del cumplimiento de los planes de mejoramiento. La oficina de planeación hará la consolidación general de los resultados.

(Nota: Derogada por la Resolución 5774 de 2006 artículo 6º de la Contraloría General de la República)

CAPÍTULO VII

Sanciones

ART. 25.—No presentación del plan de mejoramiento. Cuando las entidades no cumplan con la presentación oportuna del plan de mejoramiento se les iniciará el proceso sancionatorio al representante legal o a quien haga sus veces según lo señalado en el título II, capítulo V, artículo 101 de la Ley 42 de 1993 y en el capítulo II de la Resolución Orgánica 5554 de 2002 o las normas que modifiquen estas disposiciones.

PAR.—También se iniciará el proceso al jefe de la oficina de control interno que no cumpla con la presentación del informe de avance.

(Nota: Derogada por la Resolución 5774 de 2006 artículo 6º de la Contraloría General de la República)

ART. 26.—Incumplimiento del plan de mejoramiento. En los casos de incumplimiento del plan, determinados en las evaluaciones desarrolladas de acuerdo con la metodología establecida en esta resolución, al representante legal y a los responsables del área respectiva según las circunstancias en cada caso en particular, se les iniciará las actuaciones sancionatorias previstas en título II, capítulo V, artículo 101 de la Ley 42 de 1993, en concordancia con el literal h) del numeral 2º del artículo 4º de la Resolución Orgánica 5554 de 2004 o las normas que modifiquen estas disposiciones.

(Nota: Derogada por la Resolución 5774 de 2006 artículo 6º de la Contraloría General de la República)

ART. 27.—Graduación de la sanción. La tasación de la multa se realizará según los criterios de discrecionalidad y proporcionalidad previstos en el artículo 36 del Código Contencioso Administrativo, tomando como base de la sanción un salario mensual devengado, aplicándole una proporcionalidad de cumplimiento del plan según el grado de avance. En el evento de no presentarse oportunamente el plan de mejoramiento o su informe de avance se considerará una sanción de 15 días de salario mensual devengado.

(Nota: Derogada por la Resolución 5774 de 2006 artículo 6º de la Contraloría General de la República)

CAPÍTULO VIII

Disposiciones generales

ART. 28.—Armonización. De conformidad con los numerales 1º, 2º y 12 del artículo 268 de la Constitución Política, las contralorías territoriales podrán adoptar, mediante acto administrativo, la presente resolución orgánica en las materias de su competencia, acorde con su estructura orgánica y la naturaleza de sus sujetos de control.

(Nota: Derogada por la Resolución 5774 de 2006 artículo 6º de la Contraloría General de la República)

ART. 29.—Adopción al sistema de gestión de calidad. La oficina de planeación adelantará los trámites pertinentes en un período no mayor a diez (10) meses contados a partir de la publicación de la presente resolución, para estandarizar dentro del sistema de gestión de calidad el procedimiento contenido en esta resolución y la incorporación en la auditoría gubernamental con enfoque integral audite.

(Nota: Derogada por la Resolución 5774 de 2006 artículo 6º de la Contraloría General de la República)

ART. 30.—Derogatorias y vigencia. La presente resolución sustituye los artículos 22, 45 y 46 y los formatos 15 y 15A de la Resolución Orgánica 5544 de 17 de diciembre de 2003 y demás disposiciones que le sean contrarias y rige a partir de la fecha de su publicación. Los anexos 1 y 2 son parte integrante de esta resolución.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 18 de mayo de 2004.

NOTA: Los formatos anexos a la presente resolución, pueden ser consultados en la Contraloría General de la República.

(Nota: Derogada por la Resolución 5774 de 2006 artículo 6º de la Contraloría General de la República)

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