RESOLUCIÓN 5592 DE 2008 

(Octubre 28)

“Por la cual se determinan las funciones y actividades a cargo de los supervisores y/o interventores en la ejecución de los contratos y/o convenios suscritos por el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio”.

El Ministro de Relaciones Exteriores,

en ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales, en especial las conferidas en el numeral 3º del artículo 59 de la Ley 489 de 1998, y

CONSIDERANDO:

Que el numeral 3º del artículo 59 de la Ley 489 de 1998, establece como una de las actividades a cargo de los ministerios cumplir las funciones y atender los servicios que les están asignados y dictar, en desarrollo de la ley y de los decretos respectivos, las normas necesarias para tal efecto;

Que de conformidad con lo dispuesto en el artículo 3º de la Ley 80 de 1993, los servidores públicos tendrán en consideración que al celebrar contratos y con la ejecución de los mismos, las entidades buscan el cumplimiento de los fines estatales, la continua y eficiente prestación de los servicios públicos y la efectividad de los derechos e intereses de los administrados que colaboran con ellas en la consecución de dichos fines.

Que el artículo 4º de la Ley 80 de 1993, señala que es deber de la entidad, exigir al contratista la ejecución idónea y oportuna del objeto del contrato.

Que el numeral 1º del artículo 26 de la Ley 80 de 1993, establece que los servidores públicos están obligados a buscar el cumplimiento de los fines de la contratación, a vigilar la correcta ejecución del objeto contratado y a proteger los derechos de la entidad, del contratista y de los terceros que puedan verse afectados por la ejecución del contrato;

Que el numeral 4º del artículo 26 del Decreto 110 de 2004, establece como una de las funciones a cargo de la dirección administrativa y financiera del Ministerio de Relaciones Exteriores, ejercer la interventoría de todos los contratos suscritos por el Ministerio de Relaciones Exteriores o su Fondo Rotatorio o delegar el ejercicio de la misma;

Que la supervisión y/o interventoría corresponde a una exigencia legal, que tiene como propósito asegurar el máximo cumplimiento del objeto contractual, de los fines de la contratación y de la satisfacción de los intereses de la entidad, mediante la obtención del fin perseguido;

Que se hace necesario determinar las funciones, actividades y demás aspectos necesarios para el ejercicio de la supervisión y/o interventoría de los contratos y/o convenios que suscriba el Ministerio de Relaciones Exteriores o su Fondo Rotatorio, con el fin de garantizar la debida ejecución de la actividad contractual, establecer los correctivos e imponer las sanciones a los contratistas cuando a ello hubiere lugar;

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—Definición. La supervisión y/o interventoría es el seguimiento, control y vigilancia integral realizada por una persona natural o jurídica, a los diferentes aspectos que intervienen en el desarrollo de un contrato o de un convenio, que se ejerce a partir del perfeccionamiento del mismo y hasta su liquidación definitiva, bajo la observancia de los principios que rigen la función administrativa, la contratación pública y demás disposiciones legales y reglamentarias.

ART. 2º—Objeto. El objeto de la supervisión y/o interventoría consiste, hacer cumplir la totalidad de obligaciones establecidas en los contratos o convenios celebrados, a fin de garantizar al Ministerio de Relaciones y a su Fondo Rotatorio la satisfacción del fin perseguido.

ART. 3º—Ejercicio de la supervisión y/o interventoría. Por regla general la supervisión y/o interventoría de los contratos será ejercida por funcionarios del Ministerio de Relaciones Exteriores y/o su Fondo Rotatorio. Eventualmente podrá ser ejercida por contratistas en los siguientes casos:

a) Cuando esta actividad se incluya dentro de las obligaciones del contrato;

b) Cuando la naturaleza del contrato a supervisar sea eminentemente técnica y el Ministerio y/o su fondo no cuenten con la infraestructura necesaria y/o con los funcionarios que posean los conocimientos especializados;

c) Cuando se trate de contratos de obra que hayan sido celebrados como resultado de un proceso de licitación pública, de conformidad con lo señalado en el artículo 32 de la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y Decreto 2474 de 2008.

PAR.—De conformidad con lo dispuesto en el Decreto 110 de 2004, el director administrativo y financiero podrá delegar la supervisión y/o interventoría de los contratos que celebre el Ministerio de Relaciones exteriores o su Fondo Rotatorio, mención que se hará en el respectivo contrato y se notificará al funcionario delegado.

ART. 4º—Aspectos de la supervisión/interventoría. La interventoría o supervisión se ejerce de manera integral y conlleva al control sobre los aspectos jurídicos, técnicos, administrativos y financieros del contrato o convenio desde el inicio del mismo hasta su liquidación.

• La interventoría sobre los aspectos jurídicos consiste en el control y supervisión del cumplimiento de las normas, actos administrativos y en general del marco jurídico en el que se desarrolla el contrato o convenio.

• La interventoría técnica es el control, supervisión y verificación de la ejecución de las obligaciones propias del contrato o convenio pactadas en el cuerpo de los mismos, en el pliego de condiciones y en la propuesta, según el caso.

• La interventoría administrativa y financiera consiste en el seguimiento a la ejecución de los recursos financieros de los convenios o contratos con el fin de que los pagos o desembolsos se efectúen en los términos y por las sumas pactadas en las cláusulas contractuales y evitando pagos adicionales o mayores valores ejecutados sin soporte presupuestal.

ART. 5º—Funciones del supervisor y/o interventor. El interventor y/o supervisor de un contrato o convenio en ejercicio de sus funciones dentro del marco de los principios constitucionales contenidos en el artículo 209 y de manera especial en los mandatos de la Ley 80 de 1993 y sus decretos reglamentarios, deberá:

1. Verificar que se hayan cumplido todos los requisitos de perfeccionamiento y ejecución del contrato, para dar inicio del mismo.

2. Suscribir conjuntamente con el contratista el acta de iniciación del contrato, cuando a ello hubiere lugar, y remitirla a la coordinación de licitaciones y contratos o a la dependencia encargada de la contratación al interior de la entidad.

3. Hacer seguimiento al cumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista, lo cual incluye la revisión de las especificaciones previstas en la oferta, catálogos, pliego de condiciones, según el caso, y las inherentes o propias de los bienes o servicios contratados, además de las obligaciones previstas en el contrato.

4. Hacer requerimientos oportunos, por escrito, al contratista sobre el cumplimiento de las obligaciones contractuales.

5. Vigilar el cumplimiento de los plazos contractuales con el fin de que el objeto contractual se cumpla dentro del término previsto para tal fin.

6. Prestar colaboración y orientación al contratista, sobre las acciones y medidas que debe adoptar para la correcta y debida ejecución del objeto contractual e informarlo sobre los trámites, procedimientos y reglamentos internos de la entidad.

7. Llevar a cabo, cuando haya lugar a ello, reuniones con el contratista para analizar el estado de avance de la ejecución del contrato, las dificultades que se presenten y adoptar los correctivos necesarios para el cumplimiento de los fines de la contratación.

8. Expedir la certificación de cumplimiento de las obligaciones del contrato con la periodicidad indicada en el mismo, así como presentar los informes que se soliciten sobre el estado de avance del contrato, y remitir estos documentos a la coordinación de licitaciones y contratos o el área encargada de la contratación al interior de la entidad, a efectos de que hagan parte del expediente contractual.

9. Verificar la calidad de los bienes y/o servicios adquiridos.

10. Observar el procedimiento establecido en el respectivo contrato para la imposición de las multas, garantizando el debido proceso al contratista, emitiendo los correspondientes conceptos técnicos dentro de los términos establecidos en dicho procedimiento y recomendar la imposición de cualquier sanción contractual a que haya lugar.

11. Analizar, evaluar y conceptuar sobre las solicitudes, peticiones, consultas y recomendaciones que haga el contratista y velar por que las mismas se resuelvan dentro de los términos legales.

12. Hacer seguimiento a la ejecución de los recursos entregados al contratista en calidad de anticipo, cuando haya lugar a ello, cumpliendo con las siguientes actividades: a) Revisar el plan de inversión presentado por el contratista. b) Abrir conjuntamente con el contratista una cuenta en la que se manejará el dinero entregado como anticipo. c) Verificar que todos los desembolsos estén ligados al plan de inversión previamente aprobado. d) Avalar con su firma todos y cada uno de los desembolsos a efectuarse. e) En el evento que los recursos depositados en la cuenta bancaria produzcan rendimiento, verificar que los mismos sean girados al tesoro.

13. Llevar el control presupuestal y de los desembolsos de los recursos del contrato, así como vigilar que el suministro de bienes o servicios se haga sin exceder el valor del contrato, esto es, hasta la concurrencia del valor contratado.

14. Revisar los documentos y facturas presentados por el contratista, junto con los informes que de acuerdo con las obligaciones del contrato deba rendir, para garantizar que los pagos se ajusten a lo ejecutado y remitirlos a la coordinación de licitaciones y contratos o a la dependencia encargada de la contratación al interior de la entidad.

15. Verificar que el contratista acredite para cada pago que se encuentra al día en los aportes al sistema general de seguridad social en salud y pensiones o parafiscales, para lo cual deberá tener en cuenta lo señalado en el artículo 21 de la Ley 1150 de 2007, el cual dispone que “El servidor público que sin justa causa no verifique el pago de los aportes a que se refiere el presente artículo, incurrirá en causal de mala conducta, que será sancionada con arreglo al régimen disciplinario vigente”.

16. Remitir a la coordinación de licitaciones y contratos o a la dependencia encargada de la contratación al interior de la entidad, con destino a la carpeta original del contrato, los informes periódicos que se generen con ocasión de la ejecución del mismo, así como el informe final de interventoría y los correspondientes documentos que se expidan certificando el cumplimiento de las obligaciones a cargo de los contratistas y demás documentos propios de la ejecución del contrato.

17. Llevar un archivo ordenado cronológicamente de todos los documentos del contrato y de la correspondencia que se produzca en desarrollo de la ejecución del mismo, sin perjuicio de lo estipulado en el numeral anterior.

18. Solicitar con mínimo cinco (5) días hábiles de anticipación a la dirección administrativa y financiera, las modificaciones contractuales a que haya lugar, aportando la debida justificación y los documentos necesarios para dicho fin, así como emitir concepto sobre la recomendación técnica de la viabilidad de adicionar, modificar, suspender o prorrogar.

19. En el caso de solicitar modificaciones a los convenios remitir un documento justificando la relación costo - beneficio de los ajustes solicitados.

20. Suscribir cuando haya lugar a ello las actas de entrega parcial o de recibo definitivo de los bienes o servicios contratados.

21. Servir de enlace entre el contratista y las dependencias del Ministerio de Relaciones Exteriores y/o su Fondo Rotatorio para despejar cualquier inquietud que se presente en la ejecución del contrato.

22. Emitir los conceptos necesarios tendientes a preparar las respuestas a los requerimientos o información solicitada por entes de control internos y externos así como por la justicia ordinaria.

23. Dar aviso de cualquier eventualidad que pueda afectar el equilibrio económico del contrato, con el fin de precaver eventuales reclamaciones en contra del Ministerio de Relaciones Exteriores y/o su Fondo Rotatorio.

24. Notificar cualquier cambio de régimen tributario del contratista con el fin de proceder a realizar los ajustes correspondientes.

25. Verificar previo a la liquidación del contrato, las vigencias de los amparos en la garantía única constituida, solicitando la ampliación de los que se requieran.

26. Remitir a la coordinación de licitaciones y contratos o a la dependencia encargada de la contratación al interior de la entidad el informe final de interventoría, máximo dentro del mes siguiente a la finalización del contrato, el cual debe contener como mínimo el balance del cumplimiento de las obligaciones a cargo de las partes incluyendo la relación de los productos esperados, la mención de las modificaciones realizadas al contrato principal (otrosís, prórrogas, adiciones), así como el balance económico en el que se incluya el valor total del contrato, el valor ejecutado, pagado o pendiente por cancelar, los saldos no ejecutados y la indicación de reconocimientos adicionales o liberaciones, cuando haya lugar a ello.

ART. 6º—Documentación empleada para el ejercicio de la supervisión o interventoría. El interventor o supervisor debe consultar permanentemente el contrato o convenio objeto de su interventoría copia del cual es remitido por parte de la coordinación de licitaciones y contratos una vez perfeccionado y cumplidos los requisitos de ejecución establecidos en el artículo 41 de la Ley 80 de 1993, consistentes en el registro presupuestal y aprobación de las garantías constituidas por el contratista. La documentación soporte de la interventoría, necesaria para ejercer sus funciones es la siguiente:

• Pliego de condiciones junto con los estudios y diseños previos, cuando el contrato sea consecuencia de una convocatoria pública.

• Copia del contrato o convenio.

• Acta de inicio.

• Informes de seguimiento.

• Solicitud de modificaciones al contrato (otrosís, prórrogas, adiciones).

• Actas de suspensión.

• Certificación a satisfacción de la entrega de los bienes o de la prestación del servicio y en general del cumplimiento del objeto contractual a satisfacción.

• Facturas o cuentas de cobro.

• Correspondencia cruzada.

• Notificaciones.

• Informe final de interventoría.

• Acta de liquidación del contrato o de terminación del convenio, cuando haya lugar a ello.

• La demás que se requieran para el ejercicio de la función de interventoría o supervisión.

ART. 7º—Prohibiciones. Son prohibiciones de los interventores y supervisores:

1. Autorizar la iniciación de las actividades propias del convenio o contrato sin el cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y ejecución.

2. Autorizar cambios o modificaciones a lo pactado en el contrato.

3. Autorizar mayores o menores cantidades de bienes o servicios.

4. Autorizar la ejecución de asuntos pendientes del contrato una vez expirada la duración del mismo.

5. Transar de manera directa las diferencias que se presenten en la ejecución o durante el término de ejecución del contrato o convenio.

6. Conciliar divergencias que surjan de la ejecución del contrato.

ART. 8º—Responsabilidad. Los interventores externos responderán civil y penalmente tanto por el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de interventoría, como por los hechos u omisiones que le fueren imputables y que causen daño o perjuicio a las entidades, derivadas de la celebración y ejecución de los contratos, respecto de los cuales, haya ejercido funciones de interventoría.

Los servidores públicos que ejerzan funciones de interventoría, tienen las mismas responsabilidades y además responden disciplinariamente, de conformidad con la Ley 734 de 2002, en cuyo artículo 48, numeral 34, prevé como falta gravísima para los interventores: “No exigir, el interventor, la calidad de los bienes y servicios adquiridos por la entidad estatal, o en su defecto, los exigidos por las normas técnicas obligatorias, o certificar como recibidas a satisfacción, obra que no ha sido ejecutada a cabalidad”.

ART. 9º—La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga la Resolución 4647 del 3 de octubre de 2005 y las demás disposiciones que le sean contrarias.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 28 de octubre de 2008.

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