Ministerio de Relaciones Exteriores

RESOLUCIÓN 5620 DE 2010 

(Diciembre 30)

“Por la cual se crea el Comité de Archivo del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su Fondo Rotatorio y deroga la Resolución 1860 de 2002”.

La Viceministra de Asuntos Multilaterales encargada de las funciones del Despacho de la Ministra de Relaciones Exteriores,

en uso de sus facultades legales y, en especial las conferidas por el artículo 115 de la Ley 489 de 1998 y el artículo 6º, numeral 13, del Decreto 3355 de 2009 y el Decreto 4758 del 23 de diciembre de 2010,

CONSIDERANDO:

Que la función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones.

Que la Ley 594 de 2000 denominada “Ley General de Archivos” contiene las pautas generales sobre la forma y procedimientos para la organización y planeación de archivos al interior de las entidades del Estado en todos sus órdenes y niveles.

Que de conformidad con el literal e) del artículo 4º de la Ley 594 de 2000, se establece que: “El Archivo General de la Nación es la entidad del Estado encargada de orientar y coordinar la función archivística para coadyuvar a la eficiencia de la gestión del Estado y salvaguardar el patrimonio documental como parte integral de la riqueza cultural de la Nación, cuya protección es obligación del Estado, según lo dispone el título I de los principios fundamentales de la Constitución Política”.

Que “los secretarios generales o los funcionarios administrativos de igual o superior jerarquía, pertenecientes a las entidades públicas, a cuyo cargo estén los archivos públicos, tendrán la obligación de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo y serán responsables de su organización y conservación, así como de la prestación de los servicios archivísticos”, conforme con lo dispuesto en el artículo 16 de la Ley 594 de 2000.

Que la Ley 80 de 1989, señala las funciones del Archivo General de la Nación, entre ellas la de fijar las políticas y expedir los reglamentos necesarios para organizar la conservación y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nación, de conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la junta directiva.

Que el artículo 4º del Acuerdo 12 de 1995 señala que “Cada entidad establecerá un comité de archivo legalizado mediante el acto administrativo correspondiente, como un grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos”.

Que a través del Decreto 3355 de 2009, se modificó la estructura del Ministerio de Relaciones Exteriores, en consecuencia, se hace necesario, conformar el precitado comité conforme con la actual estructura.

Que en consecuencia de lo anterior,

RESUELVE:

ART. 1º—Crear el comité de archivo del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su fondo rotatorio.

PAR.—El comité de archivo será el órgano asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos, en el Ministerio de Relaciones Exteriores y su fondo rotatorio.

ART. 2º—El comité de archivo estará integrado por los siguientes miembros, con derecho a voz y voto:

a) El secretario general o su delegado;

b) El director administrativo y financiero;

c) El jefe de la oficina asesora jurídica interna;

d) Jefe de la oficina asesora de planeación y desarrollo organizacional;

e) El coordinador del grupo interno de trabajo de archivo.

PAR. 1º—El comité podrá invitar a las sesiones a funcionarios del Ministerio de Relaciones Exteriores, de otras entidades estatales y a particulares, cuya presencia sea conveniente para la mejor ilustración de los diferentes temas de competencia del comité, o para aportar elementos de juicio necesarios en las sesiones correspondientes. Los mismos tendrán derecho a voz pero no a voto.

PAR. 2º—El comité de archivo será presidido por el secretario general del Ministerio de Relaciones Exteriores o su delegado.

PAR. 3º—La secretaría del comité de archivo estará a cargo del coordinador del grupo interno de trabajo de archivo del Ministerio de Relaciones Exteriores.

PAR. 4º—Las sesiones del comité de archivo podrán adelantarse virtualmente, pero independientemente del medio en que se realicen, deberá elaborarse por la secretaría del comité un acta escrita, en la que conste la verificación del quórum decisorio, el cual corresponde a un mínimo de tres (3) miembros, y las decisiones se adoptarán, bajo la metodología de la mayoría simple.

PAR. 5º—El comité de archivo del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su fondo rotatorio, realizará reuniones y sesionará cada vez que las mismas sean convocadas con una antelación no inferior a cinco (5) días hábiles. Las sesiones se convocarán por lo menos una vez cada seis (6) meses o cada vez que se considere necesario evaluar un tema de competencia del comité o implementar una nueva norma o directriz emitida por el Archivo General de la Nación, su junta directiva o cualquier otro órgano con facultades reglamentarias sobre la materia.

ART. 3º—Serán funciones del comité de archivo del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su fondo rotatorio, las siguientes:

a) Aprobar y adoptar las políticas y planes para la correcta ejecución del sistema de archivo en el Ministerio de Relaciones Exteriores y su fondo rotatorio;

b) Aprobar los planes de trabajo acorde con las nuevas tecnologías, las disposiciones legales sobre la materia y los acuerdos y directrices impartidos por el Archivo General de la Nación y su junta directiva;

c) Aprobar y ajustar las tablas de retención documental para el Ministerio de Relaciones Exteriores y su fondo rotatorio, presentando las recomendaciones pertinentes;

d) Recomendar a la señora ministra, la expedición de normas y reglamentos generales sobre la organización, administración, y gestión de los documentos del Ministerio de Relaciones Exteriores y su fondo rotatorio;

e) Elaborar, y someter a consideración de la señora ministra el manual de archivo del Ministerio de Relaciones Exteriores.

ART. 4º—La secretaría del comité de archivo ejercerá las siguientes funciones:

a) Facilitar la comunicación con los miembros del comité para lo cual proporcionará la información necesaria a efecto de plantear situaciones de interés para sus integrantes;

b) Dar el carácter de confidencialidad a los documentos que lo requieran, conforme con los preceptos legales;

c) Convocar a las sesiones del comité;

d) Preparar y presentar la agenda o el orden del día de las sesiones del comité previa convocatoria;

e) Elaborar dentro de los cinco (5) días siguientes a la correspondiente sesión la respectiva acta. La que deberá suscribirse por los miembros asistentes;

f) Realizar el seguimiento al cumplimiento de las decisiones y compromisos adquiridos en cada comité por cada uno de los miembros, una vez aprobada y suscrita la respectiva acta. En caso de ser necesario, solicitará la correspondiente información sobre la ejecución de los mismos;

g) Manejar sistemas de alerta que permitan llamar la atención de los integrantes al comité a efecto de obtener respuestas oportunas;

h) Mantener actualizado el marco jurídico y las directrices del Archivo General de la Nación;

i) Custodiar los archivos pertinentes.

ART. 5º—La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación, deroga la Resolución 1860 de 2002 y las disposiciones que le sean contrarias.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 30 de diciembre de 2010.