Ministerio de Relaciones Exteriores

RESOLUCIÓN 5653 DE 2018

(Julio 6)

“Por la cual se deroga la Resolución 9708 del 5 de diciembre de 2017 y se delegan algunas funciones”.

La Ministra de Relaciones Exteriores,

en ejercicio de las facultades constitucionales conferidas por los artículos 208 a 211 y legales, especialmente las conferidas por el artículo 3º del Decreto 20 de 1992, el artículo 12 de la Ley 80 de 1993, el artículo 37 del Decreto 2150 de 1995, el artículo 110 del Decreto 111 de 1996, el artículo 9º y numeral 3º del artículo 59 de la Ley 489 de 1998, el Decreto 1083 de 2015, el Decreto 869 de 2016, y demás normas concordantes, y

CONSIDERANDO:

Que el Ministerio de Relaciones Exteriores conforme el artículo 209 de la Constitución Política desarrolla su función administrativa bajo los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización de funciones, correspondiéndole a la ley, fijar las condiciones dentro de las cuales las autoridades puedan delegar en sus subalternos la atención de ciertos asuntos.

Que el artículo 211 de la Constitución Política autoriza a los ministros, para que puedan delegar en sus subalternos o en otras autoridades las funciones que expresamente les señala la ley.

Que el artículo 12 de la Ley 80 de 1993 faculta a los jefes y a los representantes legales de las entidades para delegar total o parcialmente la competencia para celebrar contratos y desconcentrar la realización de licitaciones, en los servidores públicos que desempeñan cargos del nivel directivo.

Que el artículo 110 del Decreto 111 de 1996, permite a quien está en cabeza de la ordenación del gasto, delegarla en los funcionarios del nivel directivo o quien haga sus veces, teniendo en cuenta las normas consagradas en el estatuto general de contratación de la administración pública y en las disposiciones legales vigentes.

Que en desarrollo de lo anterior, el artículo 9º de la Ley 489 de 1998 dispone que los ministros, directores de departamento administrativo, superintendentes y, en general, los representantes legales de organismos o entidades con autonomía administrativa, podrán delegar la atención y decisión de los asuntos a ellos confiados, en los empleados públicos de los niveles directivo y asesor vinculados al respectivo organismo o entidad.

Que mediante el Decreto 869 de 2016, se modificó la estructura del Ministerio de Relaciones Exteriores asignando algunas funciones a cada una de las direcciones y dependencias del ministerio, y evidenciándose la necesidad de actualizar y complementar la delegación de facultades, la atención y decisión de asuntos propios de la actividad del Ministerio de Relaciones Exteriores, con el ánimo de propender por la eficiencia, celeridad y oportunidad de la actuación de la administración pública.

Que en desarrollo de los principios orientadores de la función pública y del servicio en el exterior y con el fin de optimizar el cumplimiento de los mismos, se hace necesario delegar algunas funciones en áreas del Ministerio de Relaciones Exteriores.

Que en aras de actualizar y adecuar los procesos administrativos y el desarrollo de las funciones de las distintas dependencias del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, se hace necesario derogar la Resolución 9708 de 2017, para de este modo asegurar el cumplimiento de los principios de eficacia, economía y celeridad establecidos en el artículo 209 de la Constitución Política.

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—Delegar en el secretario general del Ministerio de Relaciones Exteriores, las siguientes funciones:

1. Ejercer la representación legal del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores.

2. Asignar los recursos a las embajadas y oficinas consulares, con excepción de los relacionados con el personal local del Estado receptor.

3. Dirigir los procesos contractuales del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, así como suscribir los actos contractuales que se deriven de estos, con excepción de los asuntos delegados a otras dependencias, embajadas y oficinas consulares de la República de Colombia acreditadas en el exterior.

4. Ordenar el trámite de expedición de los certificados de disponibilidad presupuestal a la dirección administrativa y financiera, en los temas de su competencia con excepción de los que se celebren por las embajadas y oficinas consulares de la República de Colombia acreditadas en el exterior.

5. Autorizar y justificar en los términos del artículo 2.8.4.4.5 inciso 3º del Decreto 1068 de 2015, la celebración de contratos cuando existan relaciones contractuales vigentes con objeto igual al del contrato que se pretende suscribir.

6. Solicitar autorización previa al director administrativo de la Presidencia de la República, de las comisiones aprobadas en el exterior de los servidores públicos del Ministerio de Relaciones Exteriores de que trata el artículo 2.2.5.5.23 del Decreto 1083 de 2015 o las normas que lo regulen.

7. Conferir las comisiones de servicio al interior del país para el director de talento humano del Ministerio de Relaciones Exteriores.

8. Dar posesión a los funcionarios del Ministerio de Relaciones Exteriores del nivel directivo y asesor de libre nombramiento y remoción.

9. Conceder permiso escrito a los funcionarios que pertenezcan a la carrera diplomática y consular y, en general, para los funcionarios del servicio exterior, para ejecutar las disposiciones contenidas en el artículo 80 del Decreto-Ley 274 de 2000.

10. Designar y trasladar los coordinadores de los grupos internos de trabajo.

11. Aprobar las asignaciones de prima técnica concedidas a los empleados públicos del Ministerio de Relaciones Exteriores.

12. Autorizar las vacancias temporales en los casos de vacaciones, incapacidades o permisos a los encargados de negocios o encargados de funciones de oficinas consulares.

ART. 2º—Delegar en el director administrativo y financiero del Ministerio de Relaciones Exteriores, las siguientes funciones:

1. Ordenar el gasto y los pagos del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio por todo concepto y cuantía con excepción de lo delegado a otras dependencias.

2. Expedir los actos administrativos correspondientes a los índices de paridad de poder adquisitivo y tasas de cambio necesarias para calcular la prima de costo de vida.

3. Expedir los actos administrativos correspondientes a los multiplicadores de costo de vida establecidos por la Organización de las Naciones Unidas para calcular la prima de costo de vida de acuerdo con la normatividad vigente.

4. Tramitar todo el proceso contractual de mínima cuantía regulados en el artículo 94 de la Ley 1474 de 2011 y demás normas que la modifiquen, adicionen o deroguen, del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su Fondo Rotatorio, así como los actos que se deriven de estos.

5. Llevar el control y seguimiento de los contratos suscritos por las misiones diplomáticas y oficinas consulares de Colombia acreditadas en el exterior.

6. Efectuar los trámites administrativos ante las entidades financieras, en los asuntos e intereses que correspondan en representación del Ministerio de Relaciones Exteriores y el Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores.

7. Legalizar y ordenar el reembolso de todas las cajas menores cualquiera que sea su cuantía.

8. Ordenar el gasto, el pago y demás trámites relacionados con impuestos, tasas y contribuciones, de conformidad con las disposiciones en materia tributaria y presupuestal.

9. Ordenar el gasto y los pagos de sentencias y acuerdos de conciliación judicial, extrajudicial y laudos arbitrales, adelantadas en el territorio nacional, de conformidad con las disposiciones legales que regulan la materia.

10. Dar de baja los elementos del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, dentro del territorio nacional previa recomendación formulada por el comité de bienes y en el exterior previa recomendación del jefe de la misión y el mismo comité.

11. Autorizar los desplazamientos al interior del país para los contratistas del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su Fondo Rotatorio, cuando se haya pactado en el respectivo contrato, previa solicitud del supervisor del contrato y para los funcionarios del Ministerio de Relaciones Exteriores previa autorización del jefe inmediato.

12. Conferir, previa aprobación del jefe de gabinete del Ministerio de Relaciones Exteriores, las comisiones de servicio al exterior, y del exterior al interior, y entre países para los funcionarios y contratistas del Ministerio de Relaciones Exteriores.

13. Ordenar el pago de viáticos y gastos de viaje según lo contratado, y los que no estén con cargo a la caja menor, de conformidad con las normas presupuestales vigentes.

PAR.—Cuando los desplazamientos se requieran al exterior del país, se deberá contar adicionalmente con el visto bueno del jefe de gabinete, de acuerdo con la política de austeridad en el gasto decretada por el Gobierno Nacional.

ART. 3º—Delegar en el director de talento humano del Ministerio de Relaciones Exteriores, las siguientes funciones:

1. Ordenar el gasto y los pagos inherentes a la nómina del Ministerio de Relaciones Exteriores, incluyendo sus contribuciones, así como los que deban reconocerse por concepto de servicios personales de los servidores del Ministerio, y expedir los actos administrativos necesarios para su cumplimiento, cuando a ello hubiere lugar.

2. Ordenar el gasto y los pagos por concepto de prestaciones sociales y demás acreencias laborales por razones del retiro del servicio del personal del Ministerio de Relaciones Exteriores.

3. Ordenar el pago por toda cuantía y reconocer los gastos de lo concerniente a bienestar social, capacitación y estímulos.

4. Conferir, previo visto bueno del secretario general, las comisiones para desempeñar cargos de libre nombramiento y remoción, a los funcionarios del Ministerio de Relaciones Exteriores, cuando a ello hubiere lugar.

5. Asignar los recursos a las oficinas consulares y embajadas para el pago de servicios del personal local.

6. Suscribir el convenio de que trata el artículo 7º de Decreto 1050 de 1997, modificado por el inciso 2 del artículo 1º del Decreto 3555 de 2007.

7. Aprobar las pólizas de seguro que deban constituir los funcionarios del Ministerio de Relaciones Exteriores en comisión de estudios.

8. Ordenar el gasto y los pagos de las vacaciones a los funcionarios del Ministerio de Relaciones Exteriores, previa aprobación del superior inmediato y en los casos de los jefes de misión diplomática y de oficina consular, previa aprobación del jefe de gabinete del Ministerio de Relaciones Exteriores.

9. Asignar la prima técnica de que trata el artículo 5º del Decreto-Ley 1661 de 1991, a los empleados públicos del Ministerio de Relaciones Exteriores, previa aprobación del secretario general, de conformidad con las disposiciones legales vigentes, así como expedir los actos administrativos con ocasión de la pérdida de la misma y resolver las solicitudes y recursos a que haya lugar.

10. Autorizar las prórrogas de los términos para tomar posesión, de acuerdo con las normas legales vigentes.

11. Autorizar el descanso compensatorio o el pago de horas extras de los funcionarios del Ministerio de Relaciones Exteriores, de acuerdo con la normatividad vigente.

12. Dar posesión a los funcionarios del Ministerio de Relaciones Exteriores en planta interna, del nivel asesor, profesional, técnico y asistencial.

13. Autorizar y suscribir los actos administrativos de traslado, ubicación y reubicación de personal en las dependencias de la planta interna.

14. Conceder comisión de estudio a los funcionarios que prestan sus servicios en la planta interna del ministerio y que deban adelantar los cursos de capacitación y presentar el examen de idoneidad.

15. Conceder comisión por situaciones especiales a los funcionarios que presten sus servicios en el exterior y que deban adelantar los cursos de capacitación y presentar examen de idoneidad profesional, conforme a lo estipulado en los artículos 46 y 53 literal f) del Decreto 274 de 2000.

16. Convocar a elecciones de los representantes de los empleados ante la comisión de personal de carrera administrativa, con una antelación no inferior a treinta días hábiles del vencimiento del respectivo período.

17. Convocar a elecciones del representante de los funcionarios ante la comisión de personal de carrera diplomática y consular.

18. Ordenar el gasto y pagos de los viáticos y menajes de ida y regreso, prima de instalación que trata el artículo 62 del Decreto-Ley 274 de 2000.

19. Certificar, en los términos del artículo 2.8.4.4.5 del Decreto 1068 de 2015, la existencia o no de personal de planta con capacidad para realizar actividades que se requieran contratar a través de contratos de prestación de servicios.

20. Autorizar a través de un acto administrativo, la modificación del horario laboral de los funcionarios que lo soliciten, previo estudio de la viabilidad para concederlo.

21. Adelantar los estudios y demás trámites administrativos ante otras entidades tendientes a modificar la estructura de las plantas de personal del Ministerio de Relaciones Exteriores.

22. Velar por la implementación, actualización y mantenimiento del sistema de seguridad y salud en el trabajo.

ART. 4º—Delegar en los jefes de misiones diplomáticas, en los jefes de delegaciones permanentes y en los jefes de oficinas consulares de Colombia en el exterior, las siguientes funciones:

1. Ordenar el gasto y los pagos en nombre del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su Fondo Rotatorio de los gastos de sostenimiento, servicios y demás conceptos inherentes a la función diplomática y consular.

2. Celebrar, terminar, modificar, adicionar prorrogar y supervisar los contratos, en nombre y representación del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su Fondo Rotatorio, con excepción de los contratos a ser celebrados y ejecutados en el territorio nacional.

3. Ejercer la representación judicial de los procesos ante las diferentes jurisdicciones, así como en las actuaciones extrajudiciales y administrativas en los cuales sea parte las misiones diplomáticas, delegaciones permanentes u oficinas consulares de Colombia en el exterior, para lo cual podrá otorgar poderes dentro de la jurisdicción de la misión u oficina consular.

4. Celebrar contratos con las personas nacionales o residenciadas de manera permanente en el país en el que se encuentra ubicada la respectiva misión u oficina consular; suscribir las modificaciones, adiciones, prórrogas, suspensiones temporales de los contratos y declarar la terminación y liquidación de los mismos, de acuerdo con las necesidades del servicio y con sujeción a la legislación laboral del país receptor, así como afiliar a los trabajadores locales al sistema de seguridad social que el país receptor imponga a los empleadores, dando aplicación y cabal cumplimiento a la Convención de Viena sobre Asuntos Diplomáticos de 1961, la Convención de Viena sobre Asuntos Consulares de 1963, el artículo 88 del Decreto-Ley 274 de 2000, el artículo 5º del Decreto 2078 de 2004, el artículo 1º del Decreto 3357 de 2009 y el parágrafo del artículo primero del Decreto 2348 de 2014 y demás normas que lo modifiquen, adicionen o deroguen.

5. Ejercer las funciones de supervisión e interventoría de los contratos autorizados por el Ministerio de Relaciones Exteriores, velando por el estricto cumplimiento del objeto contenido en los mismos.

6. Abstenerse de asignar a los contratistas autorizados por el Ministerio de Relaciones Exteriores, funciones que correspondan a personal de servicio exterior de la República y todas aquellas actividades que vayan en contra de la naturaleza de dichos contratos.

7. Posesionar a los funcionarios del Ministerio de Relaciones Exteriores que hayan sido designados a prestar sus servicios en la misión diplomática, delegación permanente u oficina consular bajo su dirección.

8. Acudir a los mecanismos alternativos de solución de controversias para dirimir los conflictos que se originen en desarrollo de la relación laboral, previa autorización del comité de conciliación del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio.

9. Ordenar el gasto y los pagos de sentencias y acuerdos de conciliación judicial y extrajudicial, adelantadas en el territorio de la jurisdicción de la misión que dirige, de conformidad con las disposiciones legales que regulan la materia.

ART. 5º—Delegar en el director de asuntos jurídicos internacionales del Ministerio de Relaciones Exteriores la siguiente función:

1. La atención de todos los procesos que se relacionen con la Dirección de Asuntos Jurídicos Internacionales, especialmente las intervenciones ante la Corte Constitucional con ocasión de la defensa de la constitucionalidad de los tratados internacionales aprobados por ley.

ART. 6º—Delegar en el jefe de la oficina asesora jurídica interna del Ministerio de Relaciones Exteriores, las siguientes funciones:

1. Ejercer la representación judicial del Ministerio de Relaciones Exteriores y del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores, en aquellos procesos judiciales, extrajudiciales, administrativos y laudos arbitrales en que el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio adscrito, hagan parte a nivel nacional. Para los fines anteriormente señalados, el jefe de la oficina asesora jurídica interna tendrá las facultades otorgadas por la ley y expresamente las de notificarse y otorgar poderes a los abogados que hagan parte de la oficina asesora jurídica interna.

ART. 7º—Delegar en el director de asuntos culturales del Ministerio de Relaciones Exteriores, la siguiente función:

1. Suscribir todos los trámites y actos de exportación e importación de material cultural y promocional de Colombia, incluidos los mandatos a nombre del Ministerio de Relaciones Exteriores y/o su Fondo Rotatorio.

ART. 8º—Delegar en el jefe de la oficina asesora de planeación y desarrollo organizacional, la siguiente función:

1. Elaborar, implementar y hacer seguimiento a los programas de gestión ambiental del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio.

ART. 9º—En virtud de lo dispuesto en el artículo 211 de la Constitución Política y el artículo 12 de la Ley 489 de 1998, el Ministro de Relaciones Exteriores podrá, en cualquier momento, reasumir la competencia y revisar los actos expedidos por el delegatario, en ejercicio de las funciones delegadas por la presente resolución.

ART. 10.—De la vigencia y derogatoria. La presente resolución rige a partir de su publicación y deroga la Resolución 9708 del 5 de diciembre de 2017.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 6 de julio de 2018.