RESOLUCIÓN 5694 DE 2009 

(Julio 24)

“Por la cual se reglamenta el sistema de planeación, seguimiento y evaluación de la gestión y sus resultados y se adopta el manual de indicadores de gestión y resultado por procesos y la matriz de indicadores en la Superintendencia de Notariado y Registro”.

(Nota: Derogada en lo pertinente por la Resolución 2100 de 2014 artículo 1° de la Superintendencia de Notariado y Registro)

El Superintendente de Notariado y Registro,

en uso de las facultades conferidas por el artículo 13 del Decreto 412 de 2007, y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 267 de la Constitución Política de 1991 preceptúa que “(...) La vigilancia de la gestión fiscal del Estado incluye el ejercicio de un control financiero, de gestión y de resultados, fundado en la eficiencia, la economía, la equidad y Ia valoración de los costos ambientales”;

Que la Ley 87 de 1993, por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones, señala en su artículo 4º, la responsabilidad de los directivos de las entidades públicas en la fijación de (i) objetivos y metas tanto generales como específicos y la formulación de los planes operativos que sean necesarios; (ii) en la implementación de sistemas modernos de información que faciliten la gestión y el control; (iii) en la organización de métodos confiables para la evaluación de la gestión; y (iv) en el establecimiento de mecanismos que faciliten el control ciudadano a la gestión de las entidades (lits. a, h, i, j). Así mismo, asigna al representante legal, la obligación de “velar por el establecimiento formal de un sistema de evaluación y control de gestión, según las características propias de la entidad” (art. 8º);

Que la Ley 190 de 1995, por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la administración pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción administrativa, dispone en su artículo 48, que a más tardar el treinta y uno (31) de diciembre de cada año, todas las entidades públicas deberán establecer “los objetivos a cumplir para el cabal desarrollo de sus funciones durante el año siguiente, así como los planes que incluyan los recursos presupuestados necesarios y las estrategias que habrán de seguir para el logro de esos objetivos, de tal manera que los mismos puedan ser evaluados de acuerdo con los indicadores de eficiencia que se diseñen para cada caso...”, así como también, “diseñarán y revisarán periódicamente un manual de indicadores de eficiencia para la gestión de los servidores públicos, de las dependencias y de la entidad en su conjunto, que deberán corresponder a indicadores generalmente aceptados”.

Que el artículo 27 de la Ley 489 de 1998, por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales y se dictan otras disposiciones, creó el sistema nacional de control interno, “conformado por el conjunto de instituciones, instancias de participación, políticas, normas, procedimientos, recursos, planes, programas, proyectos, metodologías, sistemas de información, y tecnología aplicable, inspirado en los principios constitucionales de la función administrativa cuyo sustento fundamental es el servidor público”;

Que el Decreto 1599 del 20 de mayo de 2005, establece la obligación de adoptar el modelo estandar control interno para el Estado colombiano MECI 1000:2005, el cual determina las generalidades y la estructura necesaria para establecer, documentar, implementar y mantener un sistema de control interno en las entidades públicas conforme a la Ley 87 de 1993, que el artículo 2º precisa que el establecimiento y desarrollo, del sistema de control interno será responsabilidad de la máxima autoridad de la entidad y de los jefes de cada dependencia, así como de los demás funcionarios de la misma.

Que dentro de la estructura del modelo estándar de control interno MECI 1000:2005, existe un componente denominado actividades de control, el cual forma parte del subsistema de control de gestión y que dentro de este se deben desarrollar cinco (5) elementos de control: Políticas de operación, procedimientos, controles, indicadores y manual de operación (procesos y procedimientos);

Que la Ley 872 del 30 de diciembre de 2003 crea el sistema de gestión de la calidad en la rama ejecutiva del poder público y en otras entidades prestadoras de servicios;

Que el artículo 2º de la Ley 872, establece, que “el sistema de gestión de la calidad se desarrollará y se pondrá en funcionamiento en forma obligatoria en los organismos y entidades del sector central y del sector descentralizado por servicios de la rama ejecutiva del poder público del orden nacional (...)”.

Que el parágrafo primero del artículo 4º de la Ley 872 del 30 de diciembre de 2003, prescribe: “Este sistema tendrá como base fundamental el diseño de indicadores que permitan, como mínimo, medir variables de eficiencia, de resultado y de impacto que faciliten el seguimiento por parte de los ciudadanos y de los organismos de control, los cuales estarán a disposición de los usuarios o destinatarios y serán publicados de manera permanente en las páginas electrónicas de cada una de las entidades cuando cuenten con ellas”;

Que el numeral 5º del artículo 6º de la Ley 872, dispone que la norma técnica expedida por el gobierno deberá contener el tema relativo a “Las variables mínimas de calidad que deben medirse a través de los indicadores que establezca cada entidad”;

Que el Decreto 4110 del 9 de diciembre de 2004, reglamenta la Ley 872 de 2003 y adopta la norma técnica de calidad en la gestión pública -NTCGP 1000:2004, la cual forma parte integral del mismo;

Que el artículo 2º del Decreto 4110 de 2004, estipula que el establecimiento y desarrollo del sistema de gestión de la calidad, “será responsabilidad de la máxima autoridad de la entidad u organismo correspondiente y de los jefes de cada dependencia de las entidades y organismos, así como de los demás funcionarios de la respectiva entidad”;

Que el artículo 3º del Decreto 4110 de 2004 preceptúa que para facilitar la evaluación por parte de la alta dirección, de los ciudadanos y de los organismos de control, cada entidad deberá diseñar un sistema de seguimiento que incluya indicadores de eficacia eficiencia y efectividad;

Que en cumplimiento de las obligaciones establecidas en el modelo estándar de control interno MECI 1000:2005, y de manera específica en el componente actividades de control, se estructuraron tanto los indicadores del plan estratégico institucional como de cada uno de los procesos del modelo de operación de la Superintendencia de Notariado y Registro con el propósito de contar con un instrumento de medición;

Que en la Superintendencia de Notariado y Registro se observa la planeación como un componente fundamental en la intervención social en cuanto permite reducir la incertidumbre y organizar en el tiempo las tareas que le competen de acuerdo con la misión y los objetivos institucionales establecidos en su plan estratégico institucional 2007-2011;

Que la planeación, el seguimiento y la evaluación de la gestión y resultados tienen como objeto central determinar la ruta a seguir por la Superintendencia de Notariado y Registro, en el marco de las políticas establecidas por el Gobierno Nacional;

Que el sistema de planeación, seguimiento y evaluación es una estrategia de la gerencia moderna que permite conocer la marcha del proyecto institucional, valorar el cumplimiento de los objetivos propuestos, proporcionar información oportuna y suficiente para la toma de decisiones, permitiendo efectuar ajustes en la marcha y sistematizar la experiencia;

Que la Superintendencia de Notariado y Registro, se propuso implementar el sistema de planeación, seguimiento y evaluación, para lo cual ha venido adelantando una serie de acciones encaminadas a impulsar el cambio cultural de los funcionarios, frente a la adopción de la planeación como estrategia de trabajo sistemático e impersonal;

Que el superintendente encargó a la oficina asesora de planeación, la realización del diagnóstico y evaluación del sistema de indicadores y de los procesos de planeación de la Superintendencia de Notariado y Registro, cuya conclusión fue: (i) la falta de planeación y diseño para la elaboración y manejo de los indicadores; (ii) falta de capacitación en todos los niveles para la planeación de la gestión y elaboración de indicadores; y (iii) la falta de reglamentación y sanción sobre procedimientos en materia de planeación, seguimiento y evaluación de la gestión y resultados, los cuales no permiten la configuración de un sistema de planeación, seguimiento y evaluación de la gestión y sus resultados“ eficiente;

Que como resultado del diagnóstico y en desarrollo de la Ley 87 de 1993 “Por la cual se establecen normas para el ejercicio de control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones”, la oficina asesora de planeación recomendó, entre otros aspectos, el ajuste y reglamentación del “sistema de planeación, seguimiento y evaluación de la gestión y sus resultados”;

Que el Superintendente de Notariado y Registro y su equipo directivo reconocen tanto el sistema de control interno (MECI 1000:2005), como el sistema de gestión de la calidad (NTCGP 1000:2004) como unas herramientas de control y gestión sistemáticas y transparentes que permiten dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios;

Que igualmente, el Superintendente de Notariado y Registro y su equipo directivo reconocen que dichos sistemas estarán enmarcados en el plan estratégico institucional PEI 2007-2011 y que además adoptarán un enfoque basado en los procesos que se surten al interior de la misma y en las expectativas de los usuarios, destinatarios y beneficiarios del servicio que presta.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

TÍTULO PRIMERO

Del sistema de planeación, seguimiento y evaluación de la gestión y sus resultados

ART. 1º—El sistema de planeación, seguimiento y evaluación de la gestión y sus resultados está conformado por los siguientes elementos:

• Acciones de planeación.

• Plan anual de gestión.

• Acciones de seguimiento o monitoreo y subsistema de indicadores.

• Acciones de comparación o evaluación.

• Acciones de corrección o regulación.

CAPÍTULO I

De las acciones de planeación

ART. 2º—Las acciones de planeación son el conjunto de acciones necesarias, continuas y permanentes con el propósito de prever el futuro de Ia prestación del servicio registral y la orientación, inspección, vigilancia y control de la gestión notarial. Es un acto de “imaginación” y creación de futuro, es una visión sistémica del contexto futuro y de la entidad, con una actitud creativa, innovadora, dinámica y adaptativa. Es decir, se hace un análisis completo del entorno.

ART. 3º—Las acciones de planeación utilizan articuladamente los procesos de planeación estratégica y los procesos de planeación operativa y su articulación con la visión, la misión y los objetivos estratégicos de la entidad.

Proceso de planeación estratégica: Es la formulación de acciones futuras a largo plazo en función del análisis del entorno. Se fundamenta en brindar alternativas de futuro para la prestación del servicio y en el análisis de variables externas, su contexto, su relación, impacto y priorizaci6n, para generar escenarios futuros que se convierten en resultados claves para las acciones de la entidad.

Proceso de planeación operativa: Es la formulación de acciones futuras a corto plazo en función del análisis de los recursos disponibles. Es la materialización de la planeación estratégica de la entidad, mediante planes de corto plazo —planes anuales de gestión—, metas e indicadores que contribuyen al seguimiento de la gestión de la entidad y al cumplimiento de la visión, la misión y los objetivos estratégicos.

ART. 4º—Los procesos de planeación se fundamentan en cinco (5) fases:

Fase de diagnóstico: Es la acción de conocer los problemas mediante la observación de las señales, signos y síntomas. Se analizan variables críticas tanto internas como externas, para observar la realidad del negocio o servicio, sus tendencias y enfocar hechos posibles, si las condiciones permanecen más o menos constantes.

Fase de análisis de causalidad: Es el estudio de los problemas y sus causas. La relación causa - efecto.

Fase de pronóstico: Es la inferencia de los efectos o consecuencias que tiene o tendrá la evolución de un problema y/o la meta de solución que se quiere dar al problema.

Fase de análisis estratégico: Es el estudio hacia el interior de la organización o de la dependencia y de su entorno para establecer la estrategia; es decir, las posibilidades de acción, el planteamiento del cómo atacar la causa de los problemas; y la forma de corregir los pronósticos negativos o reforzar los pronósticos positivos. Es la revisión de las estrategias de la entidad.

Fase de propuesta: Es la formulación de acciones futuras y el presupuesto de recursos que desarrollarán la estrategia. Es brindar alternativas para el futuro del negocio o servicio.

CAPÍTULO II

Del plan anual de gestión

ART. 5º—El plan anual de gestión es el documento que materializa el plan estratégico institucional plurianual, refleja la gestión de la entidad en una vigencia fiscal y son retroalimentados por las acciones de seguimiento, comparación o evaluación, metas e indicadores.

ART 6º—Los planes anuales de gestión tendrán los siguientes niveles:

• Primer nivel: Es el documento que integra el plan anual de gestión institucional. Es la base para el informe de gestión anual de la entidad.

• Segundo nivel: Son los planes anuales de gestión por áreas de responsabilidad de acuerdo con la estructura organizacional, integrada por las superintendencias delegadas, las direcciones, las oficinas y sus grupos de trabajo, además, de las oficinas de Registro de Instrumentos Públicos.

ART. 7º—Son responsables de la formulación de los planes anuales de gestión:

• Primer nivel: el superintendente y el equipo directivo en coordinación con el directivo responsable de liderar la planeación estratégica de la entidad.

• Segundo nivel: los superintendentes delegados, los directores, los jefes de oficina, los coordinadores de grupo y los registradores de instrumentos públicos.

CAPÍTULO III

Acciones de seguimiento o monitoreo y subsistema de indicadores

ART. 8º—Las acciones de seguimiento y el subsistema de indicadores, son todas aquellas acciones para observar atentamente y retroalimentar la formulación y el desarrollo de los planes anuales de gestión en sus diferentes niveles y medir la eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos, metas y objetivos estratégicos.

ART. 9º—Las acciones de seguimiento serán de dos (2) tipos:

Internas: Son todas las acciones de seguimiento del plan, que ejecutan directamente los responsables de la formulación de los planes de acción y cuya compilación es liderada por la oficina asesora de planeación, mediante informes trimestrales en cada vigencia.

Externas: Son aquellas acciones de seguimiento que hace el Ministerio del Interior y de Justicia y los entes de control.

ART. 10.—Son responsables de las acciones de seguimiento:

Externo: El Ministerio del Interior y de Justicia y los entes de control.

Interno: El superintendente, el equipo directivo en coordinación con el jefe de la oficina asesora de planeación.

CAPÍTULO IV

De las acciones de comparación o evaluación

ART. 11.—Las acciones de comparación o evaluación son todas aquellas acciones en las cuales se examina, estudia y analiza la información recogida a través del subsistema de indicadores (de seguimiento) y de las instrucciones o información aportada de niveles superiores o de staff y cuyo propósito es evaluar el plan de acción correspondiente y retroalimentar el proceso de planeación.

ART. 12.—Son responsables de las acciones de comparación o evaluación.

En primera instancia: Las personas que tienen a su cargo la formulación y seguimiento interno del plan anual de gestión.

En segunda instancia: El equipo directivo de la entidad.

CAPÍTULO V

De las acciones de corrección o regulación

ART. 13.—Las acciones de corrección o regulación, son todas aquellas acciones que se emprenden para corregir el curso del desarrollo del plan de anual gestión que está en marcha o para ajustar la formulación del plan, cuando este se encuentra fuera de los esquemas fijados por la alta dirección o para corregir cualquier desviación que afecte el cumplimiento de la visión, la misión y objetivo estratégicos.

PAR.—Cuando se trata de las acciones de corrección o regulación del plan anual de gestión, el referente es el plan estratégico institucional, el cual está articulado con el plan nacional de desarrollo o por políticas del Gobierno Nacional.

ART. 14.—Son responsables de las acciones de corrección o regulación:

En primera instancia: El responsable de la formulación y ejecución del plan anual de gestión correspondiente.

En segunda instancia: El equipo directivo de la entidad.

TÍTULO SEGUNDO

Del subsistema de indicadores

ART. 15.—El subsistema de indicadores de la Superintendencia de Notariado y Registro —SNR— es el conjunto clasificado y articulado de criterios de medición que permiten valorar, analizar y evaluar el comportamiento y ejecución del plan estratégico, el plan anual de gestión, los objetivos estratégicos, los procesos, los proyectos y las diferentes metas trazadas por la entidad; es decir los componentes, características elementos y actores que conforman el objetivo de los planes, programas y proyectos tanto estratégicos y operativos como administrativos y financieros, e igualmente permite medir la eficiencia eficacia, y efectividad del modelo de operación por procesos (estratégicos, misionales, de apoyo y de evaluación y control).

ART. 16.—El subsistema de indicadores está compuesto por los siguientes elementos:

• Plan de indicadores.

• Registro único de indicadores.

• Administración del subsistema de indicadores.

• Vigilancia del subsistema de indicadores.

• Responsables del subsistema de indicadores.

CAPÍTULO VI

Del plan de indicadores

ART. 17.—El plan de indicadores es la previsión que se realiza con anterioridad a la ejecución de los planes anuales de gestión. Proyectos procesos y metas, en las cuales se incluyen los elementos relacionados con los registros de los hechos producto de la gestión para el cumplimiento de la visión y misión de la entidad (datos, hechos, información, frecuencia, meta y fuente) para construir los indicadores, así como la definición de los responsables de su administración y seguimiento.

ART. 18.—Para crear, modificar o cancelar un indicador de un plan, proyecto o proceso se debe diligenciar una ficha de inscripción en el registro único de indicadores-RUI.

ART. 19.—Los elementos mínimos que debe contener la ficha de inscripción del indicador son:

Ficha de inscripción en el registro único de indicadores

Información del responsable de la formulación del indicador
Responsable:Cargo:Dependencia:
Plan o proyecto:Proceso:
Fecha solicitud inscripción:Firma superior jerárquico que aprueba:
Fecha aprobación inscripción:Firma del encargado de la oficina asesora de planeación:
Creación de un indicador
Elementos del indicador:Preguntas guía
Código indicador:Número asignado en el registro único de indicadores
Nombre del indicador:¿Qué medir?
Objetivo del indicador:¿Para qué medir?
Variables del objetivo a medir:¿Cuál es la magnitud a medir? y ¿Cuál es su unidad de medida?
Datos:¿Qué datos se requieren para medir la magnitud de la variable?
Cálculos:¿Qué operaciones necesito determinar a partir de los datos?
Fuentes de datos:¿En dónde consigo los datos?
Periodicidad y generación datos:¿Cada cuánto se generan los datos?
Responsable generador de datos:¿Quién genera los datos?
Periodicidad recolección de datos:¿Cada cuánto necesito recoger los datos?
Responsable recolector datos:¿Quién va a recoger los datos?
Periodicidad de la tabulación:¿Cada cuánto se van a incorporar los datos?
Responsable tabulador de datos:¿Quién tabula los datos?
Estructura de datos:¿Cómo organizar los datos?
Base o banco de datos:¿Dónde guardar los datos?
Periodicidad del indicador:¿Cada cuánto medir?
Responsable de definer el indicador:¿Quién define el indicador?
Criterios de interpretación:¿Cómo se debe entender el resultado del indicador?
Modificación de un indicador
Justificación modificación:
Fecha solicitud modificación:Firma superior jerárquico que aprueba:
Fecha aprobación modificación:Firma del encargado de la oficina asesora de planeación:
Cancelación de un indicador
Justificación cancelación:
Fecha solicitud modificación:Firma superior jerárquico que aprueba:
Fecha aprobación modificación:Firma del encargado de la oficina asesora de planeación:

CAPÍTULO VII

Del registro único de Indicadores

ART. 20.—Para clasificar y articular los indicadores aprobados en los diferentes planes anuales de gestión, proyectos y procesos de la Superintendencia de Notariado y Registro —SNR—, el jefe de la oficina asesora de planeación o quién este delegue, llevará un registro único de indicadores para lo cual deberá cumplir:

• Codificación de un indicador.

• Aprobación del registro único de indicadores.

• Inscripción del indicador.

ART. 21.—Codificación de un indicador:

• Cada indicador tendrá un código, con el cual se reconocerá como indicador formal de la entidad.

• Los indicadores formales servirán para elaborar los informes de gestión de la entidad, para ser presentados a los organismos de control.

• Los indicadores que no cumplan los anteriores requisitos se considerarán indicadores informales y no podrán hacer parte de los informes de gestión.

• El código del indicador será asignado únicamente por el jefe de la oficina asesora de planeación o por quien este delegue.

• Existirá una base de datos de indicadores (conjunto de datos almacenados, en forma manual o automatizada de acuerdo con la estructura de datos) como instrumento para la toma de decisiones en la entidad, que será administrada por el jefe de la oficina asesora de planeación o por quien este delegue.

• En cada área de responsabilidad de la SNR debe construirse un banco de datos de indicadores, con los cuales se mide la gestión del área de acuerdo con los procesos, proyectos, metas y objetivos estratégicos.

ART. 22.—Aprobación de un indicador para incorporarse al registro único de indicadores:

• Existirá una ficha por cada indicador.

• La ficha por indicador· debe ser presentada al superior jerárquico del área de responsabilidad para su estudio y aprobación.

• La ficha aprobada debe ser enviada el jefe de la oficina asesora de planeación, para su inscripción en el registro único de indicadores de la SNR.

ART. 23.—Inscripción al registro único de indicadores:

• Cada vez que se cree, modifique o cancele un indicador se debe formalizar a través de la ficha de inscripción en el registro único de indicadores de la SNR.

• La oficina asesora de planeación, aprobará la ficha de inscripción, modificación o cancelación del indicador.

• De la ficha formalizada el jefe de la oficina asesora de planeación o quien este delegue, deberá enviar copia al jefe de la oficina de control interno para su seguimiento y evaluación.

CAPÍTULO VIII

De las funciones en la administración del subsistema de indicadores

ART. 24.—Son funciones de los responsables de la administración del subsistema de indicadores:

• Generar datos o información al inicio, ejecución y finalización de un plan, proyecto, proceso o meta.

• Recolectar datos o información suministrada por el generador de información, revisar y controlar la veracidad, el cumplimiento en las fechas de presentación según el plan de indicadores o reglamento.

• Tabular datos o información: Recibir, organizar y registrar la información suministrada por la fuente, en una base de datos manual o automatizada, que alimentará el banco de datos del área de responsabilidad.

• Confrontar el indicador: Analizar los reportes de la base de datos suministrada por el tabulador y determinar el estado del plan, proyecto o proceso y emitir las señales de alarma, viabilidad o avance.

ART. 25.—La asignación de los responsables de las funciones de generar, recolectar y tabular datos o información y confrontar el indicador, se hará por memorando escrito del superior jerárquico y deberán ser registrados en la ficha de inscripción al registro único de indicadores que lleva la oficina asesora de planeación.

CAPÍTULO IX

De la vigilancia y evaluación del subsistema de indicadores

ART. 26.—Cada dependencia existirá un responsable de la vigilancia y evaluación del subsistema de: Indicadores, quien deberá cuidar que se estén cumpliendo las funciones.

ART. 27.—Para la vigilancia y evaluación del subsistema de indicadores el comparador o evaluador del indicador deberá verificar periódicamente que:

• Se generen los datos o información.

• Se recolecten los datos o información.

• Se tabulen los datos o información, y

• Se conforme el indicador, de acuerdo a los parámetros y responsabilidades fijadas en el plan de indicadores, la ficha de registro único de indicadores y este reglamento de indicadores.

ART. 28.—El comparador o evaluador del indicador será aquel que designe el jefe de la dependencia.

CAPÍTULO X

De la regulación o corrección al subsistema de indicadores

ART. 29.—En cada dependencia existirá un responsable de la regulación o corrección al subsistema de indicadores quien deberá:

• Tomar las acciones correctivas si falla algún elemento del plan de indicadores con base en la señal del evaluador o por investigación propia.

• Liderar el efectivo cumplimiento al plan de indicadores e informar al superior jerárquico por los incumplimientos presentados para efectos de generar acciones correctivas.

ART. 30.—Son responsables de la regulación o corrección del subsistema de indicadores:

• En primera instancia: el jefe de la dependencia.

• En segunda instancia: el superior jerárquico.

CAPÍTULO XI

De las responsabilidades en el subsistema de indicadores

ART. 31.—El jefe de la oficina asesora de planeación o quien este delegue, será responsable de:

• Crear, actualizar y mantener el registro único de indicadores de la SNR.

• Aprobar la ficha para crear modificar o cancelar un indicador.

• Apoyar y verificar el diseño del plan de acción y del plan de indicadores de cada nivel de la SNR en coordinación con el jefe de la oficina de control interno.

• Apoyar las modificaciones del plan de acción y del plan de indicadores de acuerdo a la evolución de los procesos y actividades de la SNR.

• Presentar al superintendente, a más tardar el 30 de diciembre de cada año el consolidado de los planes de acción y planes de indicadores de la SNR para la vigencia del año siguiente.

ART. 32.—El jefe de la oficina de control interno será responsable de:

• Apoyar el diseño del plan de indicadores y del plan de acción de los diferentes niveles de la SNR como parte de las actividades de fomento de la cultura del control interno.

• Analizar, evaluar y hacer las observaciones y recomendaciones al plan de indicadores y a los planes anuales de gestión de la entidad.

• Apoyar a la oficina de informática para la creación de un sistema automático de seguimiento al plan de acción y al plan de indicadores de cada nivel, para uso del superintendente y como parte del sistema de planeación, seguimiento y evaluación de la gestión y sus resultados de la SNR.

• Evaluar el funcionamiento de la totalidad del subsistema de indicadores.

• Presentar al superintendente las observaciones y recomendaciones del sistema de planeación seguimiento y evaluación de las dependencias de SNR.

• Verificar que los responsables implementen las recomendaciones y correcciones, hechas por la oficina de control interno, necesarias para el buen funcionamiento del sistema de planeación, seguimiento y evaluación de la gestión y sus resultados.

ART. 33.—El jefe de la oficina de informática será responsable de:

• Asesorar el diseño de las bases de datos o información de las dependencias de la SNR.

• Apoyar a la oficina asesora de planeación en el diseño del registro único de indicadores de la SNR.

• Asesorar la creación del sistema automático de seguimiento aI plan de acción y al plan de indicadores de cada nivel de la SNR, para uso del superintendente y como parte del sistema de planeación, seguimiento y evaluación de la gestión y sus resultados de la SNR.

• Promover la capacitación para el diseño de estructuras y bases automatizadas, que requieran las dependencias.

• Hacer una evaluación periódica una vez se diseñe el sistema automático de seguimiento a los planes anuales de gestión e indicadores.

ART. 34.—Los superintendentes delegados, directores, jefes de oficina y los registradores de instrumentos públicos serán responsables de:

• Diseño y cumplimiento de la gestión del subsistema de indicadores.

• Nombrar por memorando escrito:

— Los responsables de generar los datos o información.

— Los responsables de recolectar datos o información.

— Los responsables de tabular datos e información y,

— Los responsables de diseñar el indicador

• Aprobar la ficha del indicador y enviar para su inscripción al registro único de indicadores.

• Presentar a más tardar el 15 de diciembre de cada año, el plan anual de gestión con su respectivo plan de indicadores para la vigencia del año siguiente.

• Evaluar los informes de gestión del área de su responsabilidad, para que formen parte del proceso de evaluación del desempeño de funcionarios o supervisión contractual.

• Elaborar periódicamente el informe de evaluación de la gestión y sus resultados de los planes anuales de gestión e indicadores.

• Enviar informe de evaluación de la gestión y sus resultados, a la oficina asesora de planeación y a la oficina de control interno, dentro de los términos y formatos establecidos para cada periodo.

ART. 35.—Los coordinadores de grupos de trabajo serán responsables de:

• Diseñar y evaluar sus propios indicadores, teniendo en cuenta Ias actividades específicas y los planes, programas y procesos del área de responsabilidad, para integrar el plan del área.

• Presentar al superior jerárquico, a más tardar el 10 de diciembre de cada año, el plan anual de gestión con su respectivo plan de indicadores para incorporar al plan del área para la vigencia del año siguiente.

• Efectuar los correctivos, ajustes y modificaciones al plan anual de gestión, que establezcan con el superior jerárquico de acuerdo a los informes de gestión e informes de evaluación de la gestión y sus resultados.

TÍTULO TERCERO

De los informes

ART. 36.—Para la valoración del cumplimiento del plan anual de gestión y del plan de indicadores se requerirá la presentación de dos tipos de informes:

• Informes de gestión.

• Informes de evaluación de la gestión y sus resultados.

CAPÍTULO XII

De los informes de gestión

ART. 37.—El informe de gestión es la acción de dar cuenta sobre la evolución del plan anual de gestión.

ART. 38.—Existen dos tipos de informe de gestión.

Ordinario: El que cada grupo o dependencia debe remitir al superior jerárquico en periodos mínimos de un mes y máximos de tres meses de acuerdo con lo que este último establezca.

Extraordinario: El que pida el director (a), el jefe de la oficina de control interno, o el jefe del nivel jerárquico superior, cuando las circunstancias lo exijan.

ART. 39.—La presentación al superior jerárquico o supervisor del contrato, del informe de gestión ordinario, se hará dentro de los cinco (5) días siguientes al vencimiento del período establecido.

ART. 40.—El incumplimiento a la presentación del informe de gestión en las fechas estipuladas, será causal de sanción disciplinaria conforme a la Ley 734 de 2002 y será considerado como una infracción dentro de la evaluación del desempeño del funcionario o la evaluación contractual para el caso de los contratistas.

ART. 41.—Los elementos mínimos que debe contener el informe de gestión son:

• Descripción de las actividades ejecutadas en desarrollo del plan anual de gestión.

• Descripción del proceso adelantado.

• Análisis de logros y dificultades.

• Recursos aplicados a la fecha del informe o presupuesto ejecutado en el último período y acumulado en la vigencia del plan anual de gestión.

• Reporte de los valores obtenidos en los indicadores (mínimo de los que están inscritos en el registro único de indicadores) durante el periodo a informar.

• Recomendaciones y ajustes al plan anual de gestión y/o al plan de indicadores, debidamente justificados.

CAPÍTULO XIII

De los informes de evaluación de la gestión y sus resultados

ART. 42.—El informe de evaluación de la gestión y sus resultados es el dictamen hecho por los responsables de las acciones de evaluación, sobre el cumplimiento del plan anual de gestión y el proceso de planeación.

ART. 43.—Los responsables de la evaluación, deberán presentar al superintendente con copia al jefe, de la oficina asesora de planeación o quien este delegue y al jefe de la oficina de control interno, dos tipos de informes de evaluación de la gestión y sus resultados:

• Ordinarios: Presentados trimestralmente.

• Extraordinarios: Los que requiera el superior jerárquico cuando una circunstancia específica y externa a la entidad así lo exija.

ART. 44.—El superior jerárquico debe evaluar el plan anual de gestión y presentar su informe de evaluación de la gestión y sus resultados, teniendo en cuenta los siguientes elementos mínimos:

• Dictamen de la evolución del plan anual de gestión.

• Dictamen sobre logros y dificultades.

• Directrices de sostenibilidad, corrección o ajustes al plan anual de gestión.

CAPÍTULO XIV

De los protocolos en los informes

ART. 45.—Todos los informes de que trata esta resolución deberán presentarse por escrito, en hoja tamaño carta y en letra arial 12.

ART. 46.—Para la validez de los informes se requerirá de la firma de los responsables y de la fecha y hora de entrega o recibo.

ART. 47.—Cada responsable del nivel correspondiente deberá mantener bajo su custodia y disponible en la entidad, en archivo magnético los informes para consolidar otros informes cuando se soliciten.

ART. 48.—Cada superior jerárquico debe llevar un expediente de los informes de gestión e informes de evaluación de la gestión y sus resultados para la presentación de informes a los organismos de control externo, la supervisión a la ejecución de servicios de contratistas y la evaluación del desempeño de los funcionarios.

TÍTULO CUARTO

De la evaluación del desempeño laboral

ART. 49.—Los informes de gestión del evaluando y los informes de evaluación de la gestión y sus resultados del evaluador, deberán cumplir con los requisitos establecidos en esta resolución y harán parte de la evaluación del desempeño laboral de los funcionarios o de la supervisión contractual de los particulares que ejerzan funciones públicas en forma permanente o transitoria.

ART. 50.—Todos los superiores jerárquicos tendrán la obligación de considerar la evaluación del plan anual de gestión, como parte de la evaluación del desempeño laboral de los funcionarios y/o supervisión contractual del personal a su cargo.

ART. 51.—La evaluación del desempeño laboral o supervisión contractual se hará conforme a la evolución del plan anual de gestión, los logros a destacar, las dificultades técnicas, administrativas y personales a mejorar, el cumplimiento de las modificaciones acordadas entre evaluado y evaluador y el resultado de los indicadores.

ART. 52.—El incumplimiento del plan anual de gestión solo podrá justificarse con razones objetivas y suficientes, de aquello que sea consecuencia de hechos, acciones, omisiones, obstáculos y sorpresas ajenos a la gobernabilidad del responsable de dicho plan, y que se presenten durante el desarrollo de las actividades. De todas formas deberá informar con un mínimo de dos meses de anticipación al vencimiento del compromiso o actividad del plan.

ART. 53.—Se considerará incumplimiento no justificado del plan de acción, todo aquello que no tenga la característica anterior y que existiendo acciones posibles diligentes no se realizaron por parte del responsable del plan anual de gestión.

ART. 54.—El superior jerárquico responsable de la evaluación del desempeño laboral, registrará en los respectivos formatos los hechos agravantes o atenuantes por el incumplimiento no justificado a un plan anual de gestión.

TÍTULO QUINTO

Adopción del manual de indicadores de gestión y resultados por procesos y la matriz de indicadores por procesos

ART. 55.—Adóptense el manual de indicadores de gestión y resultados por procesos y la matriz de indicadores por procesos, los cuales forman parte integral de la presente resolución.

TÍTULO SEXTO

Sanciones

ART. 56.—El incumplimiento al artículo 48 de la Ley 190 (evaluar los objetivos y planes con los indicadores de eficiencia que se diseñen para cada caso, y diseñar y revisar periódicamente un manual de indicadores de eficiencia para la gestión) dará mérito a sanción disciplinaria conforme lo establece la Ley 734 de 2002 (constituye falta disciplinaria y por lo tanto da lugar a acción e imposición de la sanción correspondiente el incumplimiento de los deberes y son también deberes de los servidores públicos los indicados en la Ley 190 de 1995).

ART. 57.—El incumplimiento injustificado a las obligaciones del sistema de planeación seguimiento y evaluación de la gestión y sus resultados y el incumplimiento a la presente resolución se considerará una falta disciplinaria.

ART. 58.—El informe de evaluación de la oficina de control interno hará parte del proceso disciplinario (L. 87/93, art. 14), así como también los informes de evaluación de la gestión y sus resultados del superior jerárquico.

ART 59.—La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga todas las normas de igual o menor jerarquía que le sean contrarias.

Comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a los veinticuatro días del mes de julio de 2009.

(Nota: Derogada en lo pertinente por la Resolución 2100 de 2014 artículo 1° de la Superintendencia de Notariado y Registro)

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