Instituto Colombiano de Bienestar Familiar

RESOLUCIÓN 575 DE 2016 

(Enero 18)

“Por la cual se establecen los lineamientos para efectuar el control de la adecuada, completa y oportuna liquidación de las contribuciones parafiscales a favor del ICBF por parte de los aportantes y una adecuada colaboración interinstitucional con la UGPP”.

La Directora General del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar Cecilia de la Fuente de Lleras,

en uso de sus facultades constitucionales y legales, en especial las conferidas por el literal b) del artículo 28 de la Ley 7a de 1979, el artículo 78 de la Ley 489 de 1998, y los decretos 4156 de 2011 y 987 de 2012, y

CONSIDERANDO:

Que de conformidad con el artículo 78 de la Ley 489 de 1998, le corresponde a la dirección general, del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar Cecilia de la Fuente de Lleras (ICBF) ejercer las funciones relacionadas con la autonomía administrativa y financiera de que goza en su condición de establecimiento público del orden nacional.

Que una de las fuentes de recursos económicos del ICBF es el aporte parafiscal del 3% sobre las nóminas mensuales de salarios pagados por todos los empleadores públicos y privados, conforme a lo ordenado por el artículo 1º de la Ley 89 de 1988, que no se encuentren exonerados, de acuerdo con lo señalado en el artículo 25 de la Ley 1607 de 2012.

Que el artículo 156 de la Ley 1151 de 2007 estableció en cabeza de la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social (UGPP) las tareas de seguimiento, colaboración y determinación de la adecuada, completa y oportuna liquidación y pago de las contribuciones parafiscales de la protección social, a cuyo efecto recibirá los hallazgos que deberán enviarle las entidades que administran sistemas de información de contribuciones parafiscales de la protección social y podrá solicitar a empleadores, afiliados, beneficiarios y demás actores de esos recursos la información que estime conveniente para establecer la ocurrencia de los hechos generadores de las obligaciones respectivas, así como ejercer funciones de cobro coactivo en armonía con las demás entidades administradoras.

Que mediante las resoluciones 384 de 2008 y 2868 de 2011, la dirección general del ICBF estableció el reglamento interno de recaudo de cartera y los lineamientos para adelantar el proceso de fiscalización y cobro del aporte parafiscal del 3%.

Que el artículo 178 de la Ley 1607 de 2012 estableció la competencia de la UGPP para la determinación y cobro de las contribuciones parafiscales de la protección social respecto de los omisos e inexactos sin necesidad de actuaciones persuasivas previas. Las administradoras, de acuerdo al parágrafo 1º, continuarán adelantando el cobro de la mora registrada de sus afiliados; en esas acciones deberán aplicar los estándares de procesos que fije la UGPP, que conserva la facultad de adelantar el cobro en los casos en que considere conveniente hacerlo de forma directa y preferente, sin que por esto las administradoras se eximan de las responsabilidades fijadas legalmente por la omisión en el cobro de los aportes. En virtud del parágrafo 2º, la UGPP podrá iniciar las acciones sancionatorias y de determinación de esas contribuciones, con la notificación del requerimiento de información o del pliego de cargos, dentro de los cinco años siguientes a la fecha en que el aportante debió declarar y no declaró, lo hizo por valores inferiores a los establecidos o se configuró el hecho sancionable. En los casos de declaración extemporánea o de corrección de la inicial, el término de caducidad se contará desde la presentación de la declaración extemporánea o corregida.

Que el artículo 6º del Decreto 575 de 2013 estableció las funciones de la UGPP entre las que se cuentan: “18. Implementar mecanismos de seguimiento y mejoramiento de los procesos de reconocimiento pensional, determinación y cobro de contribuciones parafiscales de la protección social que adelanten las administradoras incluida la definición de estándares y mejores prácticas a los que deberán guiar dichos procesos” y “22 Adelantar las acciones de determinación y cobro de las contribuciones parafiscales de la protección social de acuerdo con las competencias establecidas en la ley”.

Que la Resolución 444 de 2013 de la UGPP establece los estándares de cobro que deben observar las administradoras del sistema de la protección social. Los artículos 8º y siguientes, de conformidad con la ley, regulan diversos aspectos de la realización del cobro tanto persuasivo como coactivo de los aportes insolutos, la definición de los respectivos criterios por las administradoras y la posibilidad de que estas celebren convenios o se asocien para realizar el cobro en forma unificada.

Que el Decreto 3033 de 2013, al reglamentar los artículos 178 y 179 de la Ley 1607 de 2013, expresa en su artículo 2º que la UGPP efectuará las labores de determinación y cobro de las contribuciones parafiscales de la protección social, en los casos de omisión, inexactitud y mora por acción preferente y que cuando se adelante un proceso de determinación de obligaciones parafiscales y detecte omisión, inexactitud y mora, así mismo asumirá la gestión integral de determinación y cobro de los valores adeudados; dispone en el parágrafo que los procesos de determinación y cobro en materia de inexactitud iniciados por el SENA, el ICBF, y demás administradoras de naturaleza pública con anterioridad a la fecha de expedición de la Ley 1607 de 2012, deberán ser culminados por dichas entidades, sin perjuicio de las competencias que sobre esta materia ostenta la UGPP. A su vez el artículo 3º establece el deber de las administradoras de verificar la exactitud y consistencia de la información contenida en las declaraciones de autoliquidación de aportes de las contribuciones que administran, asignándoles las facultades necesarias, y que de no lograr tal fin deberá informarse del hecho a la UGPP.

Que el artículo 10 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, establece el deber de las autoridades de aplicar las disposiciones constitucionales, legales y reglamentarias de manera uniforme a situaciones que tengan los mismo supuestos fácticos y jurídicos, estableciendo la obligación de tener en cuenta las sentencias de unificación jurisprudencial del Consejo de Estado en las que se interpreten y apliquen dichas normas.

Que la sentencia de unificación jurisprudencial de la Sección Tercera del Consejo de Estado de 19 de noviembre de 2012, expediente 73001-23-31-000-2000-03075-01(24897), con ponencia del consejero doctor Jaime Orlando Santofimio Gamboa estableció que todas las situaciones de enriquecimiento sin justa causa de la administración deben ser tratadas en la vía contenciosa a través de la actio in rem versum que se tramitan con el medio de control de reparación directa, es decir, que se puede solicitar a la administración que se restituya el patrimonio empobrecido dentro de los dos (2) años siguientes.

Que en los casos donde los aportantes hayan realizado pagos de mayores valores a los realmente adeudados, se constituye enriquecimiento sin justa causa a favor de la entidad y un empobrecimiento correlativo del aportante, constituyéndose la obligación de restituir los dineros pagados en exceso dentro del término del medio de control de reparación directa conforme a la sentencia de unificación jurisprudencial.

Que teniendo en cuenta que han surgido cambios legales que modifican las competencias para la determinación y el cobro de las contribuciones parafiscales de la protección social, según lo previsto en los artículos 20, 24, 25, 178, 179 y 180 de la Ley 1607 de 2012, y en los artículos 50, 55, 56, 57, 58 y 59 de la Ley 1739 del 2014 se hace necesario realizar modificaciones a los procedimientos internos del ICBF para dar cumplimiento a lo dispuesto en la norma.

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

CAPÍTULO I

Generalidades

ART. 1º—Lineamientos. Para realizar el control de la adecuada, completa y oportuna liquidación de las contribuciones parafiscales, los servidores públicos competentes del ICBF se regirán por las disposiciones establecidas en la presente resolución, en las leyes 1607 de 2012 y 1739 de 2014, sus decretos reglamentarios y las resoluciones y circulares pertinentes

ART. 2º—Ámbito de aplicación. Las disposiciones de esta resolución se aplicarán para culminar los trámites de fiscalización iniciados por el ICBF con anterioridad a la expedición de la Ley 1607 de 2012, para realizar el control de la adecuada, completa y oportuna liquidación y pago de las contribuciones parafiscales que le corresponden en los eventos surgidos con posterioridad a su vigencia o el traslado por competencia para la determinación a la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Parafiscal UGPP, y para el cobro de los aportes ordinarios que se encuentren en mora.

ART. 3º—Definiciones. Para efectos de la presente resolución, se definen los siguientes términos:

Contribuciones parafiscales: son los pagos que deben realizar los usuarios de determinados organismos públicos, mixtos o privados para asegurar el financiamiento de ciertas entidades de manera autónoma. Es una obligación económica establecida por ley y de carácter obligatorio.

Administradoras: para el caso, la categoría comprende las entidades administradoras de pensiones del régimen solidario de prima media con prestación definida, administradoras de pensiones del régimen de ahorro individual con solidaridad, promotoras de salud (EPS),o a las que hagan sus veces, a las entidades obligadas a compensar y demás entidades autorizadas para administrar los regímenes contributivo y subsidiado del Sistema General de Seguridad Social en Salud (SGSSS), las entidades Administradoras de Riesgos Laborales (ARL), las cajas de compensación familiar, el ICBF y el SENA.

Empleador: toda persona natural o jurídica, pública, privada o de economía mixta, sin límite alguno en cuanto a capital y tamaño, que tenga como mínimo un trabajador a su servicio.

Trabajador: es la persona natural que presta su servicio personal a otro, denominado empleador, mediando una subordinación respecto de este y a cambio de una remuneración denominada salario.

Salario: constituye salario no solo la remuneración ordinaria, fija o variable, sino todo lo que recibe el trabajador en dinero o en especie como contraprestación directa del servicio, sea cualquiera la forma o denominación que se adopte, como primas, sobresueldos, bonificaciones habituales, valor del trabajo suplementario o de las horas extras, valor del trabajo en días de descanso obligatorio, porcentajes sobre ventas y comisiones”. Artículo 127 Código Sustantivo del Trabajo modificado por el artículo 14 de la Ley 50 de 1990.

Aportante moroso: es el empleador que no realiza de manera regular y oportuna el pago de aportes a favor del ICBF según lo dispuesto por la ley o no ha presentado la autoliquidación ni efectuado el pago de los aportes a su cargo.

Asesor de aportes: es el servidor público del ICBF que realiza la verificación de la exactitud y consistencia de la información contenida en las declaraciones de autoliquidación de aportes parafiscales a favor del ICBF.

Novedad: es la justificación válida y pertinente de la falta de pago del aporte parafiscal del 3% a favor del ICBF presentada por el empleador por alguna de las siguientes razones:

El aportante está exonerado del pago del aporte parafiscal a favor del ICBF.

El aportante canceló su matrícula mercantil o tiene acta final de liquidación.

El aportante no generó gasto de nómina por retiro del(os) empleado(s).

Solicitud de documentos para verificación: comunicación escrita por medio de la cual el ICBF solicita al aportante los documentos necesarios para verificar la exactitud y consistencia de la información contenida en las declaraciones de autoliquidación del aporte parafiscal a favor del ICBF, con el fin de que explique las inconsistencias detectadas.

Verificación: revisión documental y cálculos matemáticos que permiten establecer la exactitud y consistencia de la información de pago del aporte parafiscal a favor del ICBF contenida en las declaraciones de autoliquidación.

Acta de verificación: es el documento suscrito por el asesor de aportes del ICBF y el representante legal o delegado del aportante debidamente autorizado, en el cual se expresa el resultado final de la revisión documental y los cálculos matemáticos, se consigna la existencia de una inconsistencia en los aportes parafiscales a favor del ICBF, se solicita su corrección mediante la normalización del pago por planilla PILA y se informa al aportante que la falta de corrección en el término señalado conducirá al reporte a la UGPP. Si como resultado de la verificación no aparece inconsistencia alguna, se dejará constancia de este resultado en el acta.

Normalización de pagos con el ICBF: actividad mediante la cual el aportante realiza la declaración y el pago mediante planilla PILA de la inconsistencia detectada en el proceso de verificación.

Planilla Integral de Liquidación de Aportes (PILA): es un formulario inteligente que permite a los responsables liquidar y pagar los aportes al sistema de la protección social de manera integral.

Cartera parafiscal presunta: corresponde al cálculo de los aportes parafiscales a favor del ICBF que no han surtido el agotamiento de la actuación administrativa.

Cartera parafiscal: corresponde al valor de las obligaciones por aportes parafiscales a favor del ICBF, constituidas mediante título que presta mérito ejecutivo, emitido por el ICBF.

Acción de cobro persuasivo: actuación de la administración tendiente a la recuperación total e inmediata de las obligaciones a su favor, previa a la ejecución por cobro coactivo.

Promoción del recaudo: es el conjunto de actividades mediante las cuales el ICBF, utilizando diferentes estrategias, garantiza la orientación e información a los aportantes para promover el pago adecuado y oportuno del aporte parafiscal sobre el valor de la nómina mensual de salarios, dándoles a conocer la obligatoriedad de su pago y la inversión que se hace de los mismos en la asistencia social a niños, niñas, jóvenes y familias colombianas que lo requieran.

CAPÍTULO II

Competencias

ART. 4º—Grupo de recaudo de la dirección financiera de la sede de la dirección general. Al grupo de recaudo de la dirección financiera de la sede de la dirección general le corresponde:

a) En cumplimiento de las funciones establecidas en el numeral 8º de la Resolución 60 del 2013, establecerán los lineamientos para la aplicación de las políticas previamente determinadas por la dirección general en cuanto a la verificación de la exactitud y consistencia de la información contenida en las declaraciones de autoliquidación de aportes de las contribuciones parafiscales que el ICBF administra;

b) En cumplimiento de las funciones establecidas en el numeral 3º de la Resolución 60 de 2013, establecerán los lineamientos para realizar el cobro de las obligaciones en mora, aplicando los estándares de procesos que fije la UGPP;

c) En cumplimiento de las funciones establecidas en el numeral 3º de la Resolución 60 de 2013, ejercerá control sobre la gestión de los canales de captación relacionados con los ingresos de los aportes parafiscales en coordinación con el grupo de tesorería;

d) En cumplimiento de las funciones establecidas en el numeral 6º de la Resolución 60 de 2013, consolidará la información relacionada con la administración de aportes parafiscales con destino al ICBF originada en cada una de las regionales y emitir informes que permitan evaluar el cumplimiento de los estándares de proceso que fije la UGPP respecto de las acciones de cobro de la mora;

e) En cumplimiento a las funciones establecidas en el numeral 7º de la Resolución 60 de 2013, tramitará ante la dirección de información y tecnología (DIT) los ajustes por saneamiento de cartera parafiscal remitidos por la oficina asesora jurídica con el propósito de actualizar los sistemas de información de recaudo.

ART. 5º—Dirección de Información y tecnología sede de la dirección general. A la dirección de información y tecnología sede de la dirección general le corresponde:

a) En cumplimiento de las funciones establecidas en el numeral 1º del artículo 22 del Decreto 987 de 2012, adelantarán las acciones tendientes a garantizar que el ICBF pueda acceder a la información del recaudo de los aportes parafiscales de forma sistematizada, realizando los desarrollos informáticos que permitan dar cumplimiento a la normativa vigente y dar respuesta a los entes de control internos y externos;

b) En cumplimiento de las funciones establecidas en el numeral 3º del artículo 22 del Decreto 987 de 2012, generará los reportes de información por aporte parafiscal en los términos y parámetros requeridos por la DIAN, CGN, UGPP, Congreso de la República y otros, garantizando la entrega oportuna de estos;

c) En cumplimiento a las funciones establecidas en el numeral 5º del artículo 22 del Decreto 987 de 2012, realizará los desarrollos informáticos que permitan y faciliten el registro de los ajustes de ingresos y cartera derivados del cobro de los aportes parafiscales remitidos por el grupo de recaudo de la sede de la dirección general y por la oficina asesora jurídica;

d) En cumplimiento a las funciones establecidas en el numeral 4º del artículo 22 del Decreto 987 de 2012, garantizará la seguridad de la información por aportes parafiscales a favor del ICBF, contenida en los aplicativos de recaudo y realizar los back-ups que permitan guardar los registros históricos;

e) En cumplimiento de las funciones establecidas en el numeral 4º del artículo 22 del Decreto 987 de 2012, realizará las acciones tendientes a garantizar la transmisión del conocimiento en cuanto a la construcción, actualización y administración de los aplicativos que contienen la información de aportes parafiscales a favor del ICBF.

ART. 6º—Directores regionales, coordinadores financieros y coordinador del grupo de recaudo de la dirección regional Bogotá. En cumplimiento a la Resolución 2859 de 2013, a los directores regionales, coordinadores financieros y coordinador del grupo de recaudo de la dirección regional Bogotá les corresponde:

a) Adelantar las acciones de cobro de las obligaciones en mora aplicando los estándares de procesos que fije la UGPP;

b) Coordinar, organizar y dar aplicación a los lineamientos establecidos en materia de control de la adecuada, completa y oportuna liquidación y pago de las contribuciones parafiscales con destino al ICBF;

c) Garantizar que en sus dependencias se realicen las acciones tendientes a verificar la exactitud y consistencia de la información contenida en las declaraciones de autoliquidación de aportes de las contribuciones parafiscales con destino al ICBF solicitando a los aportantes las explicaciones y correcciones sobre las inconsistencias detectadas y expidiendo las respectivas actas de verificación;

d) Certificar la falta del pago de normalización del que habla el parágrafo 2º del artículo 14 de la presente resolución;

e) Informar a la UGPP de la falta de corrección de inconsistencias detectadas o de respuesta a las explicaciones solicitadas a los aportantes de su regional, por medio del traslado de las actas de verificación de acuerdo con lo solicitado por esta entidad;

f) Enviar a los coordinadores jurídicos de las regionales las actas de verificación para que ellos o sus delegados representen administrativa o judicialmente al ICBF en los procesos de reestructuración de pasivos, reorganización, liquidación judicial, tomas de posesión para liquidar, liquidaciones decretadas por acto administrativo, liquidaciones voluntarias y en general cualquier proceso concursal, actualizado a la fecha de entrega del expediente, con el fin de que sea reconocido el crédito dentro del proceso correspondiente;

g) Cuando un empleador se encuentre en alguno de los procesos antes referidos y tenga sucursales o filiales en diferentes ciudades del país, la representación del ICBF estará a cargo de la dirección regional donde aquel tenga su domicilio principal. Para tales efectos, si hubiere obligaciones registradas en otras direcciones regionales, estas remitirán el expediente en original al coordinador del grupo jurídico competente, quien deberá acumular el proceso, presentar el crédito a favor del ICBF para ser reconocido en el auto de calificación y graduación del crédito y realizar los registros contables pertinentes. La dirección regional titular del crédito que se persiga en proceso concursal en ciudad distinta del domicilio principal del aportante efectuará los registros contables pertinentes y seguirá conociendo del mismo hasta su finalización;

h) Dar traslado al grupo jurídico, del expediente que contenga una resolución de determinación de deuda debidamente ejecutoriada, junto con la certificación de pagos, si los hay y la actualización de los saldos de capital e intereses a la fecha de envío, para que se inicie el respectivo proceso de cobro administrativo coactivo, para los eventos que se hayan generado con anterioridad a la expedición de la Ley 1607 de 2012;

i) Conjuntamente con el contador de la dirección regional, asegurar la clasificación, registro, control y conciliación de la cartera constituida, en los estados financieros, en cumplimiento de lo establecido en la resolución de lineamientos financieros y el SIIF Nación II;

j) Garantizar el oportuno registro y actualización en los aplicativos de recaudo respecto de las novedades válidas surgidas de las acciones establecidas en el artículo 11 de la presente resolución;

k) Expedir el paz y salvo de que habla el parágrafo 1º del artículo 14 de la presente resolución;

l) Las demás que sean necesarias por disposición de la ley para el cabal cumplimiento de los procesos de recaudo del aporte parafiscal con destino al ICBF.

ART. 7º—Coordinadores jurídicos. En cumplimiento de las funciones establecidas en la Resolución 2859 de 2013 artículo 12, corresponde a los grupos jurídicos de las direcciones regionales:

a) Cuando el ICBF tenga conocimiento de la apertura de un proceso de liquidación voluntaria conforme al Código de Comercio, remitirá a la UGPP copia del acta de verificación que contenga la obligación, con el fin de que esa unidad realice determinación de deuda que incluya las del ICBF y de las demás administradoras del sistema de seguridad social y su respectivo seguimiento;

b) Si la acreencia se encuentra en cobro administrativo coactivo, una vez que se tenga conocimiento de la apertura del proceso concursal será responsabilidad del funcionario ejecutor proferir auto de suspensión del trámite coactivo y remitir el expediente al competente con el fin de garantizar la presentación del crédito para su pago. También deberá poner a disposición del mismo las medidas cautelares que haya adoptado para tal fin;

c) Los coordinadores jurídicos deberán presentar trimestralmente al área de recaudo de las direcciones regionales un informe sobre el estado procesal de las obligaciones derivadas de aportes parafiscales demandadas ante las jurisdicciones ordinaria y laboral, así como los procesos concursales, coactivos o de cualquier otra naturaleza que estén a su cargo, registrando la última actuación según formato que establezca el grupo de recaudo de la dirección financiera, en cumplimiento de los estándares de cobro de cartera definidos por la UGPP;

d) Los coordinadores jurídicos, funcionarios ejecutores y coordinadores de grupo financiero deberán realizar conciliación mensual de las obligaciones que estén a su cargo. De ella se enviará certificación suscrita por los funcionarios encargados de la oficina asesora jurídica y la dirección financiera de la sede de la dirección general;

e) Reportar mensualmente los casos de saneamiento de cartera parafiscal a la oficina asesora jurídica de la dirección general para su seguimiento y control;

f) Las demás que sean necesarias por disposición de la ley para el cabal cumplimiento de los procesos de recaudo del aporte parafiscal con destino al ICBF.

CAPÍTULO III

Proceso de promoción

ART. 9º (sic)—Proceso de promoción. El grupo de recaudo de la dirección financiera de la sede de la dirección general, en coordinación con las direcciones regionales, determinará los componentes y acciones de orientación y atención al aportante y aprobará conjuntamente con la oficina asesora de comunicaciones y atención al ciudadano los documentos o formatos que permitan materializar la aplicación de las normas, la orientación y la asistencia que requieran los aportantes.

CAPÍTULO IV

Competencia del ICBF para adelantar el proceso de fiscalización y determinación de deuda

ART. 10.—Competencia del ICBF. El ICBF conserva la competencia para culminar los procesos de fiscalización y determinación de la deuda iniciados con anterioridad a la expedición de la Ley 1607 de 2012, para lo cual actuará conforme a lo previsto en los artículos 9º a 21 de la Resolución 2868 de 2011 y con lo establecido en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, en los términos establecidos en el artículo 22 de esta resolución.

El ICBF continuará adelantando las acciones de cobro de la mora registrada de sus aportantes, aplicando los estándares de proceso que fije la UGPP, en concordancia con el parágrafo 1º del artículo 178 de la Ley 1607 de 2012 y lo dispuesto en el Decreto 3033 de 2013.

CAPÍTULO V

Control de la adecuada, completa y oportuna liquidación de aportes parafiscales con destino al ICBF

ART. 11.—Control de la adecuada, completa y oportuna liquidación del aporte parafiscal con destino al ICBF. El ICBF, en su condición de entidad administradora del sistema de la protección social y en cumplimiento de lo señalado en el artículo 3º del Decreto 3033 de 2013, realizará el control de la adecuada, completa y oportuna liquidación y pago de las contribuciones parafiscales con destino al ICBF en los procesos iniciados con posterioridad a la expedición de la Ley 1607 de 2012 aplicando los estándares de procesos que fije la UGPP.

A partir de las solicitudes de los aportantes y las entidades de control, o de los avisos de incumplimiento en el pago del aporte o del cobro de la mora que el ICBF reciba o detecte, se procederá a analizar si es simplemente un reporte de novedad la cual deberá actualizarse en los sistemas de recaudo, y finalizará el proceso.

Cuando la comunicación no corresponda a las novedades establecidas en el artículo tercero (3º) de la presente resolución, y para los casos que el ICBF reciba o detecte, la regional deberá verificar la exactitud y consistencia de la información contenida en las declaraciones de autoliquidación de aportes, del periodo informado o detectado, solicitando al aportante las explicaciones sobre las inconsistencias detectadas. De este proceso se emitirá la respectiva acta de verificación, la cual será puesta en conocimiento del aportante para que realice la normalización del aporte; en caso de que no lo haga, se informará de este hecho a la UGPP respecto de los omisos e inexactos para que conforme con sus competencias, políticas, estrategias y procedimientos adelante las acciones a que hubiere lugar.

En los casos en que se detecte mora, dentro del mes siguiente a la certificación de no ingreso de los pagos por los períodos establecidos en el acta de verificación, el servidor público responsable del área de recaudo deberá proyectar la resolución de cobro de la mora registrada para que sea suscrita por el director regional en un lapso no mayor a cinco (5) días, previo control de legalidad emitido por el coordinador del grupo jurídico de la regional y se realizarán las actuaciones administrativas relativas a los recursos previstos en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo (CPACA). Terminadas estas actuaciones se entenderá constituida la cartera de la mora registrada por aportes parafiscales del 3% a favor del ICBF.

Las regionales realizarán las gestiones tendientes a la verificación y cobro de la mora, priorizando las mayores cuantías y la antigüedad. Se considera como menor cuantía los valores inferiores a 4.3 salarios smmlv. La misma priorización se realizará para la verificación de omisos e inexactos.

ART. 12.—Solicitud de documentos para verificar la exactitud y consistencia de la información contenida en las declaraciones de autoliquidación de aportes. Para realizar el proceso de verificación establecido en el artículo 11 de la presente resolución, los funcionarios de recaudo generarán comunicación escrita de solicitud de documentos dirigida al aportante mediante correo certificado consignando en ella de manera expresa, que dicha actuación se ejecutará en cumplimiento del control de la adecuada, completa y oportuna liquidación y pago de los aportes parafiscales con destino al ICBF señalada en el artículo 3º del Decreto 3033 de 2013, así como los documentos necesarios para realizar la verificación y el plazo para su entrega, el cual será de treinta (30) días contados a partir del día siguiente al recibo de la comunicación; igualmente se le informará que el procedimiento tiene como propósito establecer el valor de los aportes parafiscales adeudados al ICBF por causa de las inconsistencias detectadas, a efectos de normalizar sus obligaciones mediante el uso de la Planilla de Autoliquidación de Aportes (PILA), y que la falta de respuesta ocasionará el reporte a la UGPP. La comunicación deberá ir firmada por el coordinador del grupo financiero de la regional, y en el caso de la regional Bogotá, por el coordinador del grupo de recaudo.

PAR.—En el caso en el que el aportante suministre información incompleta o cuando la que envía siendo toda la requerida necesite explicaciones o documentos adicionales, esta se solicitará al aportante, quien contará con 5 días hábiles para su entrega.

ART. 13.—Documentos requeridos para verificar la exactitud y consistencia de la información contenida en las declaraciones de autoliquidación de aportes 3%. El asesor de aportes solicitará los siguientes soportes:

1. Certificado de existencia y representación legal actualizado, expedido por la autoridad competente. En el caso de las personas naturales, copia de la cédula de ciudadanía o extranjería.

2. Registro Único Tributario (RUT) y fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal de la empresa.

3. Balance general y estado de resultados con auxiliares a 6 dígitos, con corte a 30 del mes del periodo por verificar, firmados por el representante legal y contador público o revisor fiscal según disponga la ley.

4. Copia de las declaraciones de renta de las vigencias por verificar, con los respectivos anexos de las deducciones solicitadas.

5. Planillas mensuales de autoliquidación de aportes a la seguridad social (PILA).

6. Copias de las nóminas.

7. Recibos de consignación de aportes parafiscales o comprobantes de pago electrónico.

8. Certificación del contador o revisor fiscal sobre las vacaciones pagadas, compensadas y de salario integral de cada uno de los trabajadores, vigencia y fotocopia de la tarjeta profesional con certificación de antecedentes disciplinarios de quien expide dicha certificación.

9. Copia de los contratos de trabajo, pactos de desalarización, convenciones colectivas, pactos colectivos y similares, según sea el caso.

10. Constancia de renovación del registro mercantil, en los casos previstos en la Ley 1429 de 2010.

PAR.—Respecto de las entidades del sector público, no es procedente solicitar los documentos citados en el numeral 1º y será optativo el requerimiento de los documentos del numeral 3º, pero se les deberá solicitar, adicionalmente a los anteriores documentos, los siguientes:

— Resolución de nombramiento y acta de posesión del representante legal.

— Ejecución presupuestal de gastos de cada vigencia fiscal, al nivel más detallado de ejecución.

— Otros documentos que permitan inferir que existen pagos salariales.

ART. 14.—Resultado del proceso de verificación de la exactitud y consistencia de la información contenida en las declaraciones de autoliquidación de aportes. El servidor público una vez recibidos los documentos solicitados al aportante, contará con máximo treinta (30) días para realizar la verificación, terminados los cuales procederá a diligenciar el documento denominado acta de verificación, en el que informará al aportante la conclusión del proceso y lo invitará a la normalización con el ICBF mediante el pago por el sistema PILA cuando haya lugar a ello. Adicionalmente, informará al aportante que si pasados 30 días no se ha realizado el pago, el ICBF dará traslado a la UGPP identificando plenamente la condición de omiso o inexacto según corresponda, para que esta entidad, en ejercicio de las competencias y facultades sancionatorias establecidas en los artículos 178, 179 de la Ley 1607 de 2012 y 50 de la Ley 1739 de 2014, realice el proceso de liquidación oficial o la resolución de sanción.

Los hallazgos de la revisión documental se consignarán en el acta de verificación que deberá darse a conocer al aportante, en caso de que quien atienda el resultado de la revisión no la firme, se dejará constancia en la misma y se remitirá por correo.

Si como resultado del control de la adecuada, completa y oportuna liquidación de aportes parafiscales con destino al ICBF se comprueba que no existe deuda, en el acta de verificación se manifestará que el aportante se encuentra al día en el pago respecto de los periodos verificados. Con base en este resultado, el instituto expedirá la certificación de paz y salvo por los periodos verificados.

PAR. 1º—En cuanto a los aportantes que tengan cartera constituida por aportes parafiscales a favor del ICBF, que se encuentren en etapa de cobro jurídico: jurisdicción coactiva, concursal u ordinaria, el paz y salvo deberá ser suscrito por el coordinador jurídico o el funcionario ejecutor de la dirección regional. En las regionales que no cuenten con funcionario ejecutor lo hará el funcionario ejecutor de la oficina asesora jurídica.

PAR. 2º—El ICBF certificará la falta de ingreso del pago de normalización antes del envío a la UGPP. La certificación solo podrá ser emitida una vez pasado el cierre de ingresos de SIIF Nación del mes inmediatamente siguiente a la fecha en que se cumplan los 30 días del plazo otorgado al aportante para realizar el pago de normalización.

PAR. 3º—Cuando del proceso de verificación de exactitud y consistencia, resulten periodos con saldos a favor y periodos con saldo en contra del aportante, se dejará constancia de este hecho en el acta de verificación y el aportante deberá realizar la solicitud de devolución de los mayores valores pagados, conforme al capítulo VI de la presente resolución.

CAPÍTULO VI

Devolución de mayor valor pagado

ART. 15.—Solicitud. Para dar trámite a las reclamaciones de los aportantes por mayores valores pagados por concepto de aportes parafiscales del 3% con destino al ICBF, debe mediar solicitud escrita del aportante ante la dirección regional donde el aportante tenga el domicilio principal, esta debe contener el valor y el periodo solicitado en devolución, adjuntando los documentos solicitados en el artículo 13 que permitan comprobar el mayor valor pagado, dentro del término de dos (2) años contados a partir del momento en que realizó el pago por mayor valor.

ART. 16.—Trámite y decisión. El encargado de las funciones de recaudo en la dirección regional solicitará al asesor de aportes, realizar el proceso de verificación de la exactitud y consistencia de la información suministrada por el aportante de acuerdo con los artículos 11 a 14 de la presente resolución y emitirá el acta de verificación.

Emitida el acta de verificación, el director regional, mediante resolución motivada, ordenará el pago del valor a devolver que aparezca establecido en ella. Si de la verificación de exactitud y consistencia resulta que no existe mayor valor pagado, también mediante resolución se resolverá no reconocer la reclamación. En caso de que el resultado final de la verificación sea un valor a pagar a favor del ICBF, se procederá de acuerdo con lo establecido en el artículo 14 de la presente resolución.

En el evento en que el aportante no adjunte con la solicitud de devolución los documentos definidos para realizar el proceso, estos serán requeridos por escrito dentro de los (10) diez días siguientes a la fecha de radicación de la solicitud para que los allegue en un término máximo de un (1) mes, luego del cual se considerará que ha desistido de su petición y se le informará al respecto mediante resolución motivada de acuerdo con lo establecido en el artículo 17 de la Ley 1755 del 2015. El peticionario podrá solicitar antes del vencimiento del plazo concedido la prórroga del mismo hasta por un término igual.

PAR. 1º—Cuando el aportante tenga obligaciones por aportes parafiscales a favor del ICBF se expedirá la resolución de devolución, ordenando suspender el giro de los recursos hasta tanto se normalice la obligación o se autorice la compensación a solicitud del aportante.

PAR. 2º—Cuando se realicen solicitudes por devolución de mayores valores después de transcurridos los dos (2) años de haberse realizado el pago en exceso, inmediatamente se devolverá la documentación al peticionario indicando que el medio de control para este tipo de actuaciones es el establecido para la reparación directa y ya se encuentra caducado.

CAPÍTULO VII

Procedimientos especiales de acciones para el reporte de información y de acuerdo con los estándares al proceso de cobro de la cartera determinados por la UGPP

ART. 17.—Reportes de información. La actualización de los datos de ubicación y contacto de aportantes, el reporte consolidado y desagregado de cartera parafiscal y el aviso de incumplimiento en el pago del aporte, se ejecutarán conforme con lo establecido en los estándares al proceso de cobro de la cartera determinados por la UGPP. Con tal propósito el grupo de recaudo de la dirección financiera consolidará y trasmitirá la información requerida del total de las regionales.

PAR.—El envío de las actas de verificación a la UGPP de que habla el inciso e) del artículo 6º de la presente resolución se realizará una vez al mes, el último día hábil de este, de acuerdo con los parámetros definidos por ella.

CAPÍTULO VIII

Formación de expedientes, controles, evaluación y otras disposiciones

ART. 18.—Expedientes. De conformidad con las normas del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, se formará un solo expediente con todos los documentos que sirvieron de fundamento para la verificación del correcto pago de aportes parafiscales y control de la adecuada, completa y oportuna liquidación y pago de las contribuciones parafiscales con destino al ICBF, según las normas y procedimientos previstos en el Acuerdo 5 de 2013 del Archivo General de la Nación, la Ley 594 de 2000 y la aplicación de tabla de retención documental y organización de archivos de gestión en el ICBF.

ART. 19.—Controles. El grupo de recaudo de la dirección financiera y la oficina asesora jurídica, en lo que respecta a sus competencias, establecerán los controles administrativos necesarios y puntos de verificación de la información que garanticen la correcta aplicación de esta resolución y de los procedimientos internos de ella surgidos sin perjuicio de las competencias asignadas a la oficina de control interno, según lo establecido en la Ley 87 de 1993.

ART. 20.—Responsabilidad. En todo caso, para dar cumplimiento a lo previsto en esta resolución, el seguimiento, control y evaluación serán responsabilidad de los directores regionales.

ART. 21.—Vigencia. La presente resolución rige a partir de su publicación en el Diario Oficial.

ART. 22.—Derogaciones. Derógase todas las disposiciones internas que sean contrarias a esta resolución, en especial la Resolución 327 del 1997. La Resolución 2868 de 2011 quedará vigente de forma transitoria y únicamente en sus artículos 9º a 21, hasta que se termine el inventario de procesos iniciados antes de la vigencia de la Ley 1607 de 2012.

Dada en Bogotá, D.C., a 18 de enero de 2016.