RESOLUCIÓN 5778 DE 2005 

(Noviembre 17)

“Por la cual se establecen las funciones de los supervisores para el programa de pavimentación de infraestructura vial de integración y desarrollo-Plan 2500”.

El Director General del Instituto Nacional de Vías,

en ejercicio de las facultades legales en especial las conferidas en el Decreto 2056 de 2003 y la Ley 80 de 1993, y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 4º de la Ley 80 de 1993, establece los derechos y deberes de las entidades estatales, para la consecución de sus fines;

Que el artículo 14 de la Ley 80 de 1993, establece que las entidades estatales tendrán la dirección general y las responsabilidad de ejercer el control y vigilancia de la ejecución de los contratos estatales;

Que se hace necesario establecer las funciones que deben cumplir los supervisores del programa de pavimentación de infraestructura vial de integración y desarrollo–plan 2500;

Que mediante Resolución 4787 del 5 de noviembre de 2004, se ordenó la apertura de la licitación pública DG-164-2004 con el fin de celebrar contratos que tienen como objeto integral el diseño, la pavimentación y/o repavimentación y el mantenimiento rutinario de 3.006 km de vía o su equivalente, agrupados en 88 grupos de tramos incluidos en el programa de pavimentación de infraestructura vial de integración y desarrollo;

Que mediante Resolución 1072 del 15 de marzo de 2005, se ordenó la apertura del concurso público SGT-013-2005 para el programa de pavimentación de infraestructura vial de integración y desarrollo, interventoría de San Andrés etapa I;

Que mediante Resolución 968 del 9 de marzo de 2005, se ordenó la apertura del concurso público SGT-008-2005 para la interventoría de los contratos que surjan de la licitación pública DG-164-2004, agrupados en 91 grupos de tramos incluidos en el programa de pavimentación de infraestructura vial de integración y desarrollo;

Que mediante Resolución 1073 del 15 de marzo de 2005, se ordenó la apertura de la licitación pública SGT-014-2005 para el programa de pavimentación de infraestructura vial de integración y desarrollo, San Andrés etapa I;

Que mediante Resolución 002335 del 2 de junio de 2005, se ordenó la apertura de la licitación pública SGT-084-2005 para el programa de pavimentación de infraestructura vial de integración y desarrollo, en el departamento del Valle del Cauca etapa I;

Que mediante Resolución 2336 del 2 de junio de 2005, se ordenó la apertura de la licitación pública SGT-085-2005 para el programa de pavimentación de infraestructura vial de integración y desarrollo obra San Andrés etapa II;

Que mediante Resolución 2431 del 13 de junio de 2005, se ordenó la apertura del concurso público SGT-086-2005 para la interventoría del programa de pavimentación de infraestructura vial de integración y desarrollo en el departamento del Valle del Cauca etapa I;

Que mediante Resolución 2432 del 13 de junio de 2005, se ordenó la apertura del concurso público SGT-087-2005 para el programa de pavimentación de infraestructura vial de integración y desarrollo interventoría de San Andrés etapa II;

Que mediante Resolución 2948 del 13 de julio de 2005, se ordenó la apertura de la licitación pública SGT-109-2005 para el programa de pavimentación de infraestructura vial de integración y desarrollo, en el departamento del Valle del Cauca, etapa II;

Que mediante Resolución 2949 del 13 de julio de 2005, se ordenó la apertura de la licitación pública SGT-110-2005 para el programa de pavimentación de infraestructura vial de integración y desarrollo, en el departamento del Tolima;

Que mediante Resolución 3891 del 19 de agosto de 2005, se ordenó la apertura de la licitación pública SGT-135-2005 para la interventoría del programa de pavimentación de infraestructura vial de integración y desarrollo, en los departamentos del Tolima y del Valle del Cauca etapa II;

Que mediante Resolución 2028 del 19 de mayo de 2005, se ordenó la apertura del concurso público SGT-072 para la consultoría de apoyo a la gestión para la ejecución del programa de infraestructura vial de integración y desarrollo regional plan 2500;

Que se requiere que las diferentes dependencias del Instituto Nacional de Vías presten el apoyo necesario a los supervisores designados, para que ejerzan las funciones con eficiencia y eficacia;

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—La supervisión del programa de pavimentación de infraestructura vial de integración y desarrollo-plan 2500 se efectuará a través de los funcionarios del Invías o particulares contratados para tal fin que tendrán las siguientes funciones:

1. Supervisión de zona

1.1. Respecto a la consultoría de apoyo.

1.1.1. Efectuar seguimiento de la elaboración, suscripción y legalización del contrato de consultoría de apoyo de la zona a su cargo. (Incluye evaluación documentación del numeral 5.2 de los términos de referencia).

1.1.2. Elaborar para firma del secretario general técnico, el documento mediante el cual se imparte la orden de iniciación del contrato de consultoría de apoyo.

1.1.3. Gestionar y efectuar el seguimiento ante la subdirección financiera de la expedición de certificados de disponibilidad presupuestal y registros presupuestales que requiera el contrato de consultoría de apoyo de la zona a su cargo.

1.1.4. Vigilar que el consultor de apoyo cumpla con las funciones asignadas.

1.1.5. Revisar, refrendar y tramitar ante el secretario general técnico, las actas de costos de personal del consultor de apoyo conforme a lo pactado contractualmente.

1.1.6. Revisar, refrendar y tramitar las actas de modificación de costos de personal, solicitadas por el consultor de apoyo.

1.1.7. Revisar, refrendar y tramitar las solicitudes de prórroga en plazo, adición en valor, suspensión y reanudación del respectivo contrato de consultoría de apoyo.

1.1.8. Presentar ante el comité técnico de adiciones y prórrogas, las solicitudes de prórroga, en plazo y adición en valor del contrato de consultoría de apoyo.

1.1.9. Solicitar al SGT, para adelantar las acciones que conduzcan a formalizar el trámite de multas establecido en la Resolución 227 del 26 de enero de 2004 o caducidad del contrato, si es del caso, cuando ocurra incumplimiento por parte del consultor de apoyo. Así mismo, gestionar y hacer seguimiento de los actos administrativos mediante los cuales se imponen las sanciones.

1.1.10. Elaborar y vigilar el estricto cumplimiento del programa anual de caja PAC, de los contratos de consultoría de apoyo a cargo.

1.1.11. Analizar y preparar los conceptos y respuestas (derechos de petición) relacionados con la ejecución del contrato de consultoría de apoyo.

1.1.12. Efectuar visitas periódicas para evaluar en forma integral el desarrollo de los proyectos que tiene a cargo la consultoría de apoyo.

1.1.13. Recopilar y remitir copia de los documentos generados en la etapa precontractual, así como los generados en desarrollo del contrato de consultoría de apoyo, al margen de los documentos que reposan en el archivo general y remitirlos al archivo de gestión de la secretaría general técnica, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la legalización de los mismos.

1.1.14. Participar en el recibo final de los trabajos ejecutados por parte de la consultoría de apoyo.

1.1.15. Gestionar, efectuar seguimiento, solicitar la documentación necesaria y elaborar el proyecto de acta de liquidación del contrato de consultoría de apoyo dentro del plazo establecido para ello.

1.1.16. Colaborar y apoyar a la oficina jurídica aportando la información requerida para atender los procesos iniciados en contra del Instituto Nacional de Vías como consecuencia de la ejecución del contrato de consultoría de apoyo, o en su defecto los procesos en los cuales la entidad es accionante.

1.1.17. Elaborar y presentar al secretario general técnico, un informe sobre el estado de los contratos objeto de la supervisión a su cargo, cuando por necesidades del servicio fuere reemplazado por otro funcionario y hacer entrega del archivo actualizado de los documentos propios del contrato, que cada supervisor debe mantener.

1.1.18. Cumplir y hacer cumplir el manual de interventoría.

1.1.19. Realizar todas las funciones asignadas y que no sean contrarias a la naturaleza de su cargo.

1.1.20. Hacer seguimiento para mantener actualizado el sistema de información contractual (Sico) de los contratos de consultoría de apoyo de la zona a su cargo.

1.2. Respecto a los convenios, contratos de obra e interventoría.

1.2.1. Efectuar seguimiento de los proyectos del plan 2500 de la zona a su cargo, a través de los supervisores de departamento.

1.2.2. Efectuar seguimiento y suministrar información al coordinador de convenios con entes territoriales, respecto de los contratos de obra e interventoría sujetos a los mismos en la zona a su cargo.

1.2.3. Efectuar reuniones periódicas con los supervisores de departamento para coordinar las acciones a seguir respecto de los proyectos de la zona a cargo.

1.2.4. Servir de apoyo al SGT y al coordinador del programa respecto de los actos administrativos que se generen en desarrollo de los contratos de obra e interventoría.

1.2.5. Efectuar reuniones periódicas con los directores territoriales de la zona a su cargo con el fin de evaluar los contratos de obra e interventoría que se ejecutan en su jurisdicción, incluidos los proyectos de los convenios.

2. Supervisor de departamento

2.1. Efectuar seguimiento de la elaboración, suscripción y legalización de los contratos que componen los proyectos del departamento a su cargo, en coordinación con las dependencias del Instituto Nacional de Vías, de acuerdo con su competencia.

2.2. Gestionar y efectuar el seguimiento ante la subdirección financiera de la expedición de certificados de disponibilidad presupuestal y registros presupuestales que requieran los proyectos a su cargo.

2.3. Revisar y tramitar para aprobación del secretario general técnico los documentos necesarios para impartir la orden de iniciación de los contratos del departamento a su cargo.

2.4. Revisar y tramitar el documento mediante el cual se imparte la orden de iniciación de estudios y diseños, de obra y de interventoría de los contratos del departamento a su cargo, para firma del secretario general técnico.

2.5. Informar veraz y oportunamente a la comunidad sobre los proyectos del departamento a su cargo.

2.6. Informar oportunamente al supervisor de la zona sobre situaciones de incumplimiento de las funciones del consultor de apoyo respecto a los contratos del departamento a su cargo.

2.7. Solicitar a los coordinadores de la consultoría de apoyo la información pertinente de los proyectos del departamento a su cargo.

2.8. Verificar que los requerimientos ambientales de los proyectos del departamento a su cargo se cumplan.

2.9. Revisar y tramitar ante el secretario general técnico las actas mensuales de obra, actas de ajuste y actas de costos de personal, conforme a lo pactado contractualmente, en los proyectos del departamento a cargo.

2.10. Revisar y tramitar ante el secretario general técnico las actas de modificación de cantidades de obra y precios no previstos, solicitados por el contratista, previo concepto de la interventoría debidamente refrendadas por el consultor de apoyo, en los proyectos del departamento a cargo.

2.11. Revisar y tramitar las actas de modificación de costos de personal, solicitadas por el interventor, debidamente refrendadas por el consultor de apoyo, en los proyectos del departamento a cargo.

2.12. Presentar ante el comité de técnico de adiciones y prórrogas, las solicitudes de prórroga en plazo y adición en valor de los respectivos contratos, previo concepto del interventor y del consultor de apoyo, de los proyectos del departamento a su cargo.

2.13. Solicitar al secretario general técnico adelantar las acciones que conduzcan a formalizar el trámite de multas establecido en la Resolución 227 del 26 de enero de 2004 o caducidad de los contratos de los proyectos del departamento a su cargo. Así mismo, gestionar y hacer seguimiento de los actos administrativos mediante los cuales se imponen las sanciones a contratistas e interventores.

2.14. Hacer seguimiento y vigilar el cumplimiento del programa anual de caja, PAC, de los proyectos del departamento a su cargo.

2.15. Efectuar visitas periódicas para evaluar en forma integral el desarrollo de los proyectos del departamento a su cargo.

2.16. Recopilar y remitir copia de los documentos generados en la etapa precontractual, estudios técnicos, así como los generados en desarrollo del contrato, al consultor de apoyo de los contratos del departamento a su cargo, al margen de los documentos que reposan en el archivo general y remitirlos a su vez, al archivo de gestión de la secretaría general técnica. Enviar los originales de los documentos de los contratos al archivo general del Instituto Nacional de Vías.

2.17. Participar en el recibo final de obra y la interventoría de acuerdo con lo pactado en los contratos del departamento a su cargo.

2.18. Gestionar para la firma del secretario general técnico, las actas de liquidación de los contratos del departamento a su cargo, dentro del plazo establecido para ello.

2.19. Colaborar y apoyar a la oficina jurídica aportando la información requerida para atender los procesos iniciados en contra del Instituto Nacional de Vías como consecuencia de la ejecución de los contratos del departamento a su cargo, o en su defecto en los procesos que la entidad participe como accionante.

2.20. Elaborar y presentar al secretario general técnico, un informe sobre el estado de los proyectos a su cargo, cuando por necesidades del servicio fuere reemplazado por otro supervisor, y hacer entrega del archivo actualizado de los documentos propios de los contratos.

2.21. Cumplir y hacer cumplir el manual de interventoría.

2.22. Realizar las funciones asignadas y que no sean contrarias a la naturaleza de su cargo.

2.23. Efectuar reuniones periódicas con los directores territoriales del departamento a su cargo con el fin de evaluar los contratos de obra e interventoría que se ejecutan en su jurisdicción, incluidos los proyectos de los convenios.

2.24. Efectuar reuniones periódicas con los supervisores de zona para coordinar las acciones a seguir respecto de los proyectos del departamento a cargo.

2.25. Hacer seguimiento para mantener actualizado el sistema de información contractual (Sico) de los proyectos del departamento a su cargo.

3. Direcciones territoriales

3.1. Respecto de los convenios con entidades territoriales.

3.1.1. Conocer todos los documentos inherentes al desarrollo del convenio, a efectos de realizar la supervisión a su cargo.

3.1.2. Ejercer el control sobre el cumplimiento de todas las obligaciones del convenio supervisado.

3.1.3. Informar veraz y oportunamente a la comunidad de las obras objeto de los convenios que se están ejecutando.

3.1.4. Revisar y ajustar el programa de trabajo e inversión presentado por el ente territorial. Además, tramitar por intermedio del coordinador de convenios, la aprobación del mismo por parte del secretario general técnico.

3.1.5. Elaborar y tramitar ante el coordinador del plan el programa anual de caja, PAC, del convenio respectivo y hacer seguimiento a su ejecución.

3.1.6. Informar al coordinador de convenios acerca de las posibles modificaciones o adiciones del convenio que supervisa.

3.1.7. Realizar visitas a las zonas de las obras que se ejecutan con recursos del proyecto y presentar informe de las mismas.

3.1.8. Efectuar reuniones periódicas con los entes territoriales con el fin de evaluar los proyectos generados en desarrollo de los convenios.

3.1.9. Efectuar reuniones periódicas con los supervisores que hacen parte de la consultoría de apoyo, con el fin de evaluar la ejecución de los convenios de la territorial a su cargo.

3.1.10. Preparar y entregar informes que solicite la secretaría general técnica, respecto de la ejecución de los convenios que se desarrollen en la dirección territorial a su cargo.

3.1.11. Preparar la documentación necesaria y elaborar el acta de liquidación de convenio respectivo.

3.2. Respecto de los contratos de obra, interventoría y consultoría de apoyo.

3.2.1. Hacer seguimiento a las labores desarrolladas por los supervisores que hacen parte de la consultoría de apoyo de la territorial a su cargo, con el fin de evaluar la ejecución de los contratos de obra e interventoría.

3.2.2. Hacer seguimiento a las labores ejecutadas por el contratista e interventor en la territorial a su cargo.

3.2.3. Informar al secretario general técnico, de cualquier situación relevante relacionada con los contratos ejecutados en la dirección territorial a su cargo.

3.2.4. Participar en los comités de obras o reuniones que se celebren cada vez que se estime conveniente, con el contratista, el interventor y la consultoría de apoyo, para analizar los diferentes aspectos técnicos y administrativos relacionados con el proyecto, de las cuales se levantarán actas.

3.2.5. Realizar visitas a las zonas de las obras que se ejecutan en jurisdicción de la dirección territorial y presentar informe de las mismas.

3.2.6. Preparar y entregar informes que solicite la secretaría general técnica, respecto de la ejecución de los contratos de obra, interventoría y consultoría de apoyo que se desarrollan en su dirección territorial.

3.2.7. Efectuar reuniones periódicas con el supervisor de zona y de departamento con el fin de analizar aspectos técnicos y administrativos de los contratos que se ejecutan en su jurisdicción.

3.2.8. Coordinar con las gobernaciones el desarrollo del plan.

3.2.9. Informar veraz y oportunamente a la comunidad de los contratos de obra e interventoría que se están ejecutando.

4. Coordinador de convenios territoriales

4.1. Entregar al director territorial los documentos necesarios que dieron origen al convenio a efectos de que pueda realizar la supervisión respectiva.

4.2. Coordinar con los directores territoriales el seguimiento de los convenios a cargo, en cada departamento.

4.3. Informar oportunamente a la SGT, sobre los incumplimientos en que incurra el ente territorial.

4.4. Elaborar los informes que solicite la SGT, para el control de los convenios a cargo.

4.5. Presentar ante el comité de adición y prórrogas, para su aprobación, las prórrogas y adiciones que soliciten los entes territoriales a los convenios suscritos.

4.6. Realizar visitas a la zona de las obras.

4.7. Asistir a los comités operativos, tal como está establecido en las obligaciones del convenio.

4.8. Llevar el control de las actas y documentos que se generen en los comités operativos.

4.9. Enviar al archivo de gestión las copias de los documentos que se generen con ocasión del convenio suscrito con el ente territorial, así como los originales al archivo general del instituto.

4.10. Preparar informes mensuales acerca del estado en que se encuentra cada convenio.

4.11. Vigilar que se cumplan las obligaciones establecidas en los convenios.

4.12. Coordinar con las consultorías de apoyo, el seguimiento de las obras que se ejecutan a través de convenios con los entes territoriales.

4.13. Tramitar, para cada convenio, ante la subdirección financiera el programa anual de caja - PAC, de acuerdo con lo solicitado por los directores territoriales.

4.14. Tramitar ante el SGT, el acta de liquidación de los convenios.

5. Consultoría de apoyo a la gestión

Las funciones de la consultoría de apoyo a la gestión están consignadas en los términos de referencia del concurso público SGT-072 de 2005 y en los contratos suscritos entre el instituto y los consultores de apoyo a la gestión.

ART. 2º—La designación de los supervisores de zona y departamento se efectuará mediante resolución expedida por el secretario general técnico.

ART. 3º—La designación de los directores territoriales o funcionarios de las territoriales como supervisores de convenios interadministrativos suscritos entre el Invías y los entes territoriales, y que tengan relación con la ejecución del plan 2500, se hará mediante resolución expedida por el secretario general técnico.

ART. 4º—La designación del coordinador de convenios interadministrativos suscritos entre el invías y los entes territoriales relacionados con la ejecución del plan 2500, se efectuará mediante resolución expedida por el secretario general técnico.

ART. 5º—La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 17 de noviembre de 2005.

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