Instituto Colombiano de Bienestar Familiar

Dirección General

RESOLUCIÓN 5786 DE 2010 

(Diciembre 17)

“Por la cual se crea el comité estratégico regional en las direcciones regionales del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar Cecilia de la Fuente de Lleras y se deroga una resolución”.

La Directora General del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, Cecilia de la Fuente de Lleras,

en uso de sus facultades legales y estatutarias, en especial las conferidas en el artículo 78 de la Ley 489 de 1998 y el artículo 36 del Decreto 117 de 2010, y

CONSIDERANDO:

Que la Constitución Política, título XII, régimen económico y de hacienda pública, establece las directrices para la construcción de los planes de desarrollo, la conformación del presupuesto y la distribución de los recursos.

Que la Ley 87 de 1993, en su artículo 13, establece que los organismos y entidades de las ramas del poder público, en sus diferentes órdenes y niveles, deberán establecer, al más alto nivel jerárquico, un comité de coordinación del sistema de control interno, de acuerdo con la naturaleza de las funciones propias de la organización.

Que la Ley 152 de 1994, “ley orgánica del plan de desarrollo”, establece las directrices para la construcción de los planes de desarrollo nacional y territorial y las autoridades e instancias para su planeación, así como los procedimientos para su construcción, aprobación, ejecución y evaluación.

Que el Decreto 2145 de 4 de noviembre de 1999 dispone, en su artículo 15, que el comité de coordinación de control interno de la entidad evalúa, decide y adopta oportunamente las propuestas de mejoramiento del sistema, con base en los informes que le presente la oficina de control interno.

Que la Ley 872 de 2003, en su artículo 1°, crea el sistema de gestión de la calidad (SGC) de las entidades del Estado como una herramienta de gestión sistemática y transparente que permita dirigir y evaluar el desempeño institucional en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios.

Que el artículo 35 del Decreto 117 del 21 de enero de 2010, “por el cual se aprueba la estructura del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar Cecilia de la Fuente de Lleras, ICBF y se determinan las funciones de sus dependencias”, estableció las funciones de las direcciones regionales, entre las cuales encontramos: “4. asumir las responsabilidades de programación, organización, control, gestión, identificación de programas, proyectos, beneficiarios, servicios administrativos y financieros, y los demás que determine el director general mediante delegación y que se requieran para garantizar el cumplimiento de la misión, objetivos, funciones y obligaciones del instituto”.

Que el artículo 47 del Acuerdo 004 de 18 de febrero de 2010, “por el cual se adopta el código de buen gobierno del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar Cecilia de la Fuente de Lleras, debidamente ajustado de conformidad con el Decreto 117 del 21 de enero de 2010”, definió el comité de gobierno y planeación estratégica como la máxima instancia de decisión y coordinación institucional.

Que mediante la Resolución 2222 del 31 de mayo de 2010 se adoptaron los procesos y procedimientos para el ICBF, y entre ellos, el de direccionamiento estratégico, cuyo objetivo es “definir y establecer las políticas, estrategias y acciones para la formulación y desarrollo de la planeación institucional, la focalización, identificación y registro de la población; el anteproyecto de presupuesto, la asignación de recursos y verificación de la ejecución en términos de programación de metas, la promoción de investigaciones, la innovación, diseño y el desarrollo de productos y servicios, para el cumplimiento de la misión institucional”.

Que la dirección de información y tecnología ha planeado, desarrollado, implementado, administrado y renovado la infraestructura tecnológica de hardware, software y comunicaciones, para fortalecer y soportar los procesos y procedimientos de la entidad.

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—Crear en cada una de las direcciones regionales del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar Cecilia de la Fuente de Lleras, ICBF, el comité estratégico regional, con el fin de promover, posibilitar y articular la acción de las direcciones regionales con el direccionamiento estratégico y el código de buen gobierno que orienta la gestión pública del instituto, para garantizar el adecuado funcionamiento del sistema integrado de gestión — SIGE, orientado a resultados y hacia los niños, niñas, adolescentes y familias colombianas.

El comité estratégico tiene como objeto fortalecer el proceso de direccionamiento estratégico por medio del análisis, planeación, coordinación, control y evaluación de las políticas, objetivos y lineamientos para la focalización, registro y programación de los beneficiarios del Instituto; la implementación y uso de los sistemas de información; el comportamiento financiero de la dirección regional; la implementación, seguimiento, control y evaluación de los programas y servicios del instituto y la gestión de desarrollo del talento humano de cada una de las direcciones regionales, así como de los demás procesos definidos para el ICBF.

PAR.—El comité estratégico regional hará las veces del comité de coordinación del sistema de control interno, establecido en el artículo 13 de la Ley 87 de 1993.

ART. 2º—Integración del comité estratégico regional. El comité estratégico regional, en su conformación básica, estará integrado por los siguientes miembros:

1. El director regional, quien lo presidirá.

2. El coordinador del grupo de planeación y sistemas o quien haga sus veces.

3. El coordinador del grupo jurídico o quien haga sus veces.

4. El coordinador del grupo de asistencia técnica o quien haga sus veces.

5. El coordinador del grupo financiero o quien haga sus veces.

6. El coordinador del grupo administrativo o quien haga sus veces.

7. El coordinador del grupo de talento humano, en la dirección regional Bogotá.

8. El coordinador del grupo de protección, en las direcciones regionales Bogotá, Antioquia y Valle.

9. El coordinador de grupo de prevención, en las direcciones regionales Bogotá, Antioquía y Valle.

10. El coordinador del grupo de recaudo, en la dirección regional Bogotá.

11. Un representante de los coordinadores zonales de la dirección regional.

PAR.—El comité estratégico regional estará integrado, en la modalidad ampliada, con la participación de todos los coordinadores de los centros zonales.

ART. 3º—Reuniones. El comité estratégico regional, previa convocatoria de la secretaría técnica, se reunirá en su conformación básica, de manera ordinaria, cada quince (15) días y en su conformación ampliada, mínimo cada dos (2) meses de manera ordinaria, y extraordinariamente cuando el director regional lo considere conveniente, dependiendo de las necesidades, condiciones y circunstancias de los asuntos a cargo deja dirección regional.

PAR.—El comité en su modalidad ampliada podrá fijar una menor periodicidad de reuniones cuando a juicio de la dirección regional se estime factible y conveniente, de conformidad con la dinámica y requerimientos de la dirección regional y con las temáticas a tratar.

ART. 4º—Funciones. El comité estratégico regional tendrá a cargo las siguientes funciones, de acuerdo con los siguientes temas:

Acciones estratégicas

1. Alinear y articular el direccionamiento estratégico institucional con los planes, programas, proyectos, procesos y políticas requeridos para la operación de los procesos de la dirección regional.

2. Analizar y controlar la implementación de los lineamientos, estrategias y planes establecidos por la dirección general o por el comité de coordinación del sistema integrado de gestión — SIGE del ICBF, para el mantenimiento y el mejoramiento continuo del sistema integrado de gestión a nivel regional y zonal.

3. Promover la divulgación y aplicación, a nivel regional y zonal, de las políticas, objetivos, manuales, mapas de procesos, procedimientos, indicadores, mapas de riesgo y demás aspectos que surjan en desarrollo del sistema integrado de gestión.

4. Fortalecer el sistema integrado de gestión — SIGE — mediante la mejora continua de procesos, el servicio, los resultados y el alto desempeño organizacional.

5. Revisar el estado de ejecución de los objetivos, políticas, planes, metas y procesos que corresponden a cada dirección regional y tomar las decisiones relacionadas con la mejora institucional.

Registro único de beneficiarios y programación de metas sociales y financieras

1. Promover el acceso, uso y aprovechamiento de la información del registro único de beneficiarios del ICBF, para la toma de decisiones por parte de los responsables de la operación y evaluación de los programas y servicios del Instituto.

2. Revisar el seguimiento, evaluación y monitoreo de las metodologías, procedimientos, instrumentos y planes de acción para la captura, consolidación y reporte de información de beneficiarios.

3. Analizar la consistencia de los informes de ejecución presupuestal y evaluación financiera, frente a las metas sociales y financieras programadas, evaluando el cumplimiento de las metas frente a los objetivos de, la entidad, dentro de los planes y políticas sectoriales, e indicar los correctivos necesarios para su cumplimiento.

Sistemas de Información

1. Revisar y evaluar el desempeño de los proyectos informáticos al interior de la dirección regional, de acuerdo con los lineamientos dados por la dirección de información y tecnología.

2. Establecer estrategias para la adopción, adaptación, optimización y utilización de los sistemas de información en la ejecución de los procesos, controlando y evaluando su correcta utilización.

3. Generar las estrategias al interior de la dirección regional para implementar las políticas y lineamientos establecidos por la dirección general o por la dirección de información y tecnología para el manejo de la información y desarrollo de los sistemas tecnológicos.

4. Velar por el adecuado uso de los recursos tecnológicos con los que cuenta la dirección regional.

Gestión financiera

1. Analizar y evaluar la implementación de políticas y estrategias para el recaudo, administración, gestión, control y registro de los recursos financieros de la dirección regional.

2. Evaluar el cumplimiento de los lineamientos establecidos para la aplicación de las políticas que establezca la dirección general para la promoción, fiscalización, cobro y administración de la cartera por aportes parafiscales del ICBF y tomar decisiones relacionadas con la mejora institucional.

3. Revisar y analizar las cifras financieras de la dirección regional que serán presentadas a la dirección general.

Talento humano

1. Orientar la aplicación de los planes definidos por el proceso gestión humana.

2. Analizar y evaluar los resultados de los planes y programas de capacitación, salud ocupacional, bienestar e incentivos y tomar decisiones relacionadas con la mejora institucional.

3. Analizar los resudados de la evaluación del desempeño de los servidores públicos asignados a la dirección regional, para la definición coordinada de acciones de mejora y crecimiento personal y profesional de ellos.

Además de las anteriores, tendrá las siguientes funciones:

1. Promover, dirigir y garantizar la adopción y aplicación de las políticas nacionales y regionales en materia de atención a los niños, niñas, adolescentes y familias, para la prestación del servicio público de bienestar familiar.

2. Analizar la información correspondiente a las medidas de austeridad del gasto o aquellas que por necesidades del servicio o por reglamentación externa se requieran, y tomar las acciones de mejora a que haya lugar.

3. Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la comunicación regional interna y externa.

4. Realizar seguimiento, en la modalidad ampliada, del estado de los servicios no conformes y la implementación de las acciones correctivas derivadas de las auditorías SIGE internas y externas, así como las demás acciones correctivas y preventivas, registrando la información en la respectiva acta de comité.

5. Revisar mensualmente el cumplimiento y avance del plan de mejoramiento suscrito con la Contraloría General de la República, emprendiendo las acciones correctivas a que haya lugar para garantizar su cumplimiento y dejando constancia de las decisiones y compromisos en las respectivas actas del comité.

6. Analizar y tomar decisiones respecto de los informes sobre el estado y mantenimiento del sistema integrado de gestión regional, presentados por el grupo de planeación y sistemas de la dirección regional.

7. Analizar y tomar medidas respecto de los informes sobre el resultado de la aplicación de la guía de Supervisión de los contratos de aporte.

8. Analizar y tomar medidas respecto del avance del plan regional de sostenibilidad y mejoramiento del sistema integrado de gestión — SIGE.

9. Los directores regionales deberán realizar trimestralmente, en comité estratégico de la dirección regional, seguimiento de los informes de supervisión e interventorías del PAE, así como de las quejas, reclamos y denuncias de la comunidad en general, y tomar las acciones correctivas pertinentes.

10. Realizar la revisión semestral del sistema integrado de gestión — SIGE, analizar su desempeño y emprender acciones para su mejoramiento.

ART. 5º—La secretaría técnica del comité estratégico regional será desempeñada por el coordinador del grupo de planeación y sistemas. En las direcciones regionales en donde no exista este cargo, será desempeñada por el coordinador del grupo de asistencia técnica.

ART. 6º—Funciones de la secretaría técnica. Son funciones de la secretaría técnica del comité estratégico regional:

1. Convocar a sesiones ordinarias y extraordinarias.

2. Elaborar la agenda de los temas por tratar en cada una de las reuniones, la cual, una vez aprobada por el director regional, deberá ser enviada con la convocación, mínimo cinco (5) días hábiles antes de la fecha de reunión.

3. Elaborar las actas de cada sesión, las cuales deberán ser suscritas por los integrantes y contener los aspectos tratados y acordados.

4. Hacer seguimiento de las decisiones, recomendaciones y compromisos acordados por el comité. El resultado de la verificación del cumplimiento de los compromisos establecidos en los comités quedará registrado en las respectivas actas.

5. Registrar, custodiar, archivar y conservar la documentación del comité.

6. Colocar el archivo magnético de cada acta de comité en el sitio asignado a la dirección regional en la Intranet del ICBF dentro de los ocho (8) días siguientes a cada sesión del comité, con el fin de facilitar el conocimiento y el uso adecuado de la información por parte de los líderes del proceso en el nivel nacional, especialmente en los temas de su competencia, permitiendo retroalimentación oportuna hacia el nivel regional.

7. Las demás que le sean asignadas por el comité.

ART. 7º—La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga la Resolución 2020 de 29 de septiembre de 2003 y demás disposiciones que le sean contrarias.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C, a 17 de diciembre de 2010.