RESOLUCIÓN 588 DE 2002 

(Mayo 3)

“Por medio de la cual se crea el comité de archivo de la Secretaría de Hacienda”.

(Nota: Derogada por la Resolución 240 de 2007 artículo 3º de la Secretaria de Hacienda Distrital)

(Nota: Modificado por la Resolución 7 de 2005 artículo 1º de la Secretaría de Hacienda Distrital)

El Secretario de Hacienda de Bogotá, D.C.,

en uso de sus atribuciones legales, y en especial las conferidas en el artículo 2º del Decreto 270 del 5 de abril de 2001,

CONSIDERANDO:

Que en el artículo 19 del Acuerdo 7 de 1994, expedido por la junta directiva del Archivo General de la Nación, por medio del cual se adopta, y se expide el reglamento general de archivos, modificado por el artículo 4º del Acuerdo 12 de 1995, se señala que: "Cada entidad establecerá un comité de archivo legalizado mediante el acto administrativo correspondiente, como un grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos";

Que en el parágrafo del artículo mencionado en el párrafo anterior, se establece lo siguiente: "EI comité de archivo estará conformado, entre otras por las siguientes personas: el funcionario de nivel directivo o ejecutivo del más alto nivel jerárquico de quien dependa de forma mediata el archivo de la entidad (secretario general o subdirector administrativo, entre otros), o su delegado, quien lo presidirá; el jefe de la oficina jurídica o su delegado; el jefe de la oficina de planeación o su delegado; el jefe de la unidad de organización y métodos o su delegado; el jefe de la dependencia productora de los documentos que se evaluarán y el jefe de la unidad administrativa u operativa del archivo, quien actuará como secretario. Además podrán asistir como invitados aquellos funcionarios o particulares que puedan aportar elementos de juicio necesarios en las sesiones correspondientes (jefe de la unidad de control interno, técnicos, historiadores o usuarios externos, entre otros) (...)”;

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—Crear el comité de archivo de la Secretaría de Hacienda de Bogotá, D.C., como grupo asesor, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.

(Nota: Derogada por la Resolución 240 de 2007 artículo 3º de la Secretaria de Hacienda Distrital)

ART. 2º—El comité de archivo de la Secretaría de Hacienda de Bogotá, D.C., estará integrado por:

a) El director administrativo y financiero o su delegado, quien lo presidirá.

b) El director jurídico o su delegado.

c) El director distrital de contabilidad o su delegado.

d) El director de sistemas e informática o su delegado.

e) El director distrital de impuestos o su delegado.

f) El subdirector administrativo.

g) El coordinador del grupo de archivo, quien actuará como secretario.

(Nota: Derogada por la Resolución 240 de 2007 artículo 3º de la Secretaria de Hacienda Distrital)

ART. 3º—El comité de archivo deberá ser convocado por su presidente cada vez que las circunstancias lo requieran y como mínimo dos (2) veces al año. De cada reunión se levantará el acta correspondiente, la cual será firmada por el presidente, el secretario y los asistentes al comité.

PAR. 1º—Los delegados de los directores deberán ser como mínimo subdirectores, jefes de grupo o profesionales, toda vez que le corresponderá al comité adoptar medidas y tomar decisiones de importancia para la entidad.

PAR. 2º—A las reuniones del comité de archivo podrán asistir como invitados los funcionarios de la Secretaría de Hacienda y otras personas que el comité estime conveniente, teniendo en cuenta la naturaleza de los asuntos a tratar, además es obligatorio invitar al director respectivo, cuando se evalúen o definan parámetros archivísticos de la documentación de su dirección.

(Nota: Derogada por la Resolución 240 de 2007 artículo 3º de la Secretaria de Hacienda Distrital)

ART. 4º—Las funciones del comité de archivo serán las siguientes:

1. Establecer su propio reglamento.

2. Analizar, aprobar y adoptar políticas, planes y programas que regulen la función archivística de la entidad de acuerdo con las disposiciones legales existentes sobre la materia, buscando el mejoramiento de los procesos administrativos y técnicos del archivo de la Secretaría de Hacienda.

3. Definir las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.

4. Analizar y aprobar, en primera instancia la tabla de retención documental, tabla de valoración documental y sus respectivas actualizaciones.

5. Expedir la reglamentación técnica y legal para el desarrollo de la función archivística.

6. Unificar y aprobar las formas, procedimientos y normas sobre organización, administración, gestión, transferencias, consulta, retención, selección y conservación de documentos.

7. Servir de órgano consultivo a los directivos de la Secretaría de Hacienda y otras entidades del Distrito o la Nación, si es el caso.

8. Estudiar y aprobar las propuestas de selección y eliminación, de conformidad con lo establecido en la tabla de retención documental y la tabla de valoración documental de la entidad.

9. Analizar y aprobar las tecnologías de avanzada en la administración y conservación de archivos, que empleen cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático, que se requieran incorporar en la entidad, siempre y cuando las mismas, cumplan con los requisitos establecidos en las disposiciones legales pertinentes.

10. Las demás que sean requeridas, o le sean asignadas por norma legal o autoridad competente.

(Nota: Derogada por la Resolución 240 de 2007 artículo 3º de la Secretaria de Hacienda Distrital)

ART. 5º—La presente resolución deberá ser comunicada a los integrantes que conforman el comité de archivo de la entidad.

(Nota: Derogada por la Resolución 240 de 2007 artículo 3º de la Secretaria de Hacienda Distrital)

ART. 6º—La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial las correspondientes a la Resolución 445 del 4 de junio de 1996.

Comuníquese, publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 3 de mayo de 2002.

(Nota: Modificado por la Resolución 7 de 2005 artículo 1º de la Secretaría de Hacienda Distrital)

(Nota: Derogada por la Resolución 240 de 2007 artículo 3º de la Secretaria de Hacienda Distrital)

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