Unidad Administrativa Especial para la Consolidación Territorial

RESOLUCIÓN 599 DE 2015 

(Diciembre 9)

“Por la cual se modifica la Resolución 114 de 2015 que adoptó el Programa de Gestión Documental de la Unidad Administrativa Especial para la consolidación territorial”

El Director General de la Unidad Administrativa Especial para la Consolidación Territorial,

en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial las conferidas por los numerales 14 y 22 del artículo 8º del Decreto 4161 de 2011, en concordancia con los artículos 15 y 16 de la Ley 1712 de 2014, y

CONSIDERANDO:

Que mediante la Resolución 114 del 19 de marzo de 2015, se adoptó el Programa de Gestión Documental de la Unidad Administrativa Especial para la consolidación territorial, el cual es de obligatorio cumplimiento;

Que la Ley General de Archivos 594 de 2000, establece las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado; define la gestión documental como el “conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación”; y, dispone que los programas de gestión de documentos que elaboren las entidades públicas pueden contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deben observarse los principios y procesos archivísticos;

Que conforme a lo dispuesto por el artículo 15 de la Ley 1712 de 2014 de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional, el Programa de Gestión Documental que establece los procedimientos y lineamientos necesarios para la producción, distribución, organización, consulta y conservación de los documentos públicos, debe integrarse con las funciones administrativas de la respectiva entidad; observando los lineamientos y recomendaciones que el Archivo General de la Nación y demás entidades competentes expidan en la materia;

Que para contribuir tanto a la eficacia y eficiencia del Estado en el servicio al ciudadano, como a la promoción activa del acceso a la información pública, el artículo 16 de la precitada ley, establece que las entidades deben asegurar la existencia de procedimientos claros para la creación, gestión, organización y conservación de sus archivos;

Que de acuerdo con el artículo 44 del Decreto 103 de 2015 que reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014, el Programa de Gestión Documental es un “plan elaborado por cada sujeto obligado para facilitar la identificación, gestión, clasificación, organización, conservación y disposición de la información pública, desde su creación hasta su disposición final, con fines de conservación permanente o eliminación”;

Que por su parte, el Decreto 1080 de 2015 Único Reglamentario del Sector Cultura en su artículo 2.8.2.5.10 establece la obligatoriedad del Programa Gestión Documental como instrumento archivístico para la gestión documental en las entidades públicas, en los siguientes términos: “Todas las entidades del Estado deben formular un Programa Gestión Documental (PGD), a corto, mediano y largo plazo, como parte del Plan Estratégico Institucional y del Plan de Acción Anual”;

Que el artículo 15 de la Ley 489 de 1998 define el Sistema de Desarrollo Administrativo como “un conjunto de políticas, estrategias, metodologías, técnicas y mecanismos de carácter administrativo y organizacional para la gestión y manejo de los recursos humanos, técnicos, materiales, físicos, y financieros de las entidades de la Administración Pública, orientado a fortalecer la capacidad administrativa y el desempeño institucional, de conformidad con la reglamentación que para tal efecto expida el Gobierno nacional”. Por su parte, el Decreto número 2482 de 2012 estableció los lineamientos generales para la integración de la planeación y la gestión, adoptando las políticas de desarrollo administrativo;

Que mediante la Resolución 338 de 2013 se adoptó el modelo integrado de planeación y gestión de la entidad y se conformó el Comité institucional de desarrollo administrativo. Por el artículo tercero del mencionado acto administrativo se adoptaron las políticas de desarrollo administrativo, entre las que se encuentra la eficiencia administrativa orientada a identificar, racionalizar, simplificar y automatizar trámites, procesos, procedimientos y servicios, así como optimizar el uso de recursos; la cual incluye entre otros, los temas relacionados con gestión de calidad, eficiencia administrativa y cero papel, racionalización de trámites, modernización institucional, gestión de tecnologías de información y gestión documental;

Que el numeral 22 del artículo 8º del Decreto 4161 del 3 de noviembre de 2011, contempla que es función del director general de la Unidad Administrativa Especial para la consolidación territorial, dirigir la implementación del Sistema Integrado de Gestión (SIG) y de mejoramiento continuo con el fin de garantizar la calidad en la prestación de los servicios de la unidad;

Que mediante Resolución 427 de 2014 se adoptó el Sistema Integrado de Gestión (SIG) de la entidad, conformado por los Sistemas de Calidad, de Control Interno y de Desarrollo Administrativo; se asignaron funciones al Comité Institucional de Desarrollo Administrativo y se modificó la Resolución 338 de 2013;

Que el Programa de Gestión Documental ilustra de manera detallada los pasos que deben seguirse en la gestión de correspondencia y durante las etapas del ciclo vital del documento (archivo de gestión, archivo central y archivo histórico), que permitan la adecuada producción, recepción, distribución, trámite, organización, clasificación, consulta, conservación y disposición final, de tal forma que la información institucional sea recuperable para uso de la administración, el servicio al ciudadano y como fuente de consulta e historia de la entidad, de conformidad con lo previsto en la Ley 594 de 2000 “Ley General de Archivo” y las normas complementarias establecidas por el Archivo General de la Nación;

Que para garantizar la adecuada organización y conservación del patrimonio documental de la Unidad Administrativa Especial para la Consolidación Territorial, se hace necesario modificar la Resolución 114 de 2015 por la cual se adoptó el Programa de Gestión Documental (PGD), con el fin de incorporarlo al Sistema Integrado de Gestión (SIG);

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—Modificar el artículo primero de la Resolución 114 de 2015, el cual quedará así:

“ART. 1º—El Programa de Gestión Documental (PGD) de la Unidad Administrativa Especial para la Consolidación Territorial será de obligatoria observancia y aplicación para todos los procesos, dependencias y grupos internos de trabajo de la entidad; el cual hace parte integral del presente acto administrativo.

PAR.—El Programa de Gestión Documental (PGD), hará parte del Sistema Integrado de Gestión (SIG) de la Unidad Administrativa Especial para la Consolidación Territorial; como herramienta de gestión dentro del funcionamiento armónico de los Sistemas que lo componen, por lo cual se articulará y alineará con los compromisos, actividades y lineamientos del SIG-UACT, generando acciones relacionadas con el mantenimiento del PGD y el mejoramiento permanente de la gestión por procesos”.

ART. 2º—Modificar el artículo segundo de la Resolución 114 de 2015, el cual quedará así:

“ART. 2º—El cumplimiento obligatorio del Programa de Gestión Documental estará bajo la responsabilidad directa de los líderes de cada uno de los procesos de la Unidad Administrativa Especial para la consolidación territorial; a la secretaría general le corresponde la implementación del PGD y promover su debida aplicación; y, el grupo de gestión documental de la entidad coordinará su ejecución y seguimiento.

PAR.—El Comité Institucional de desarrollo administrativo como instancia asesora de la alta dirección, en lo relacionado con la gestión documental tiene la responsabilidad de apoyar la definición las políticas, planes y programas relativos a la función archivística, conforme a la normatividad vigente, los lineamientos y recomendaciones que el Archivo General de la Nación y demás entidades competentes.

ART. 3º—Administración del riesgo. La administración del riesgo de la entidad se realizará de forma integral, por lo que es responsabilidad de cada uno de los sistemas, programas y políticas que componen el Sistema Integrado de Gestión (SIG), recomendar al competente el conjunto de acciones respecto a la identificación, análisis y valoración, así como el tratamiento de los riesgos, seguimiento y evaluación en los instrumentos que para el procedimiento de administración del riesgo establezca la oficina asesora de planeación y gestión de la información. En consecuencia, el Programa de Gestión Documental (PGD) se articulará con el procedimiento de administración del riesgo y la documentación necesaria para gestionar los riesgos asociados al PGD. La oficina asesora de planeación y gestión de la información (OAPGI) se encargará de su armonización.

ART. 4º—La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación, modifica los artículos primero y segundo de la Resolución 114 de 2015 y deroga las disposiciones que le sean contrarias.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá D.C., a 9 de diciembre de 2015.