Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía

RESOLUCIÓN 6 DE 2012 

(Enero 10)

“Por la cual se adoptan políticas para la recepción de trámites de pago y devolución de aportes, reconocimiento y pago de subsidios de vivienda, retiro parcial y definitivo de cesantías descritos en el formulario único de pago de la Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía”.

El Gerente General de la Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía,

en uso de las facultades legales, estatutarias y reglamentarias, conferidas por el Decreto-Ley 353 de 1994, modificado por la Ley 973 de 2005, y

CONSIDERANDO:

Que la Ley 973 del 21 de julio de 2005, transformó a la Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía creada por la Ley 87 de 1947, en una empresa industrial y comercial del Estado de carácter financiero del orden nacional, organizada como establecimiento de crédito, de naturaleza especial, dotada de personería jurídica, autonomía administrativa y capital independientes, vinculada al Ministerio de Defensa Nacional y vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia.

Que conforme al artículo 1º del Decreto-Ley 353 de 1994, modificado por el artículo 1º de la Ley 973 de 2005, el objeto de la Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía es facilitar a sus afiliados la adquisición de vivienda propia y administrar y manejar las cesantías del personal de la Fuerza Pública.

Que de conformidad con el artículo 209 de la Constitución Política de Colombia, la función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad.

Que en virtud de los principios citados las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado.

Que de conformidad con el artículo 15 de la Constitución Política, todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. Así mismo, toda persona tiene derecho a la información, según lo establecido en el artículo 20 de la Carta Política, particularmente en relación con la información financiera, crediticia y comercial.

Que mediante la Ley 1266 de 2008, se dictaron disposiciones generales referentes al hábeas data y se reguló el manejo de la información contenida en bases de datos personales, en especial la financiera, crediticia y comercial.

Que en virtud del artículo 4º de la citada Ley de Hábeas Data, se estableció el principio de confidencialidad, el cual preceptúa que toda persona natural o jurídica que intervenga en la administración de datos personales está obligada en todo tiempo a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende la administración de datos.

Que a través del capítulo noveno del título primero de la Circular Básica Jurídica 7 de 1996, la Superintendencia Financiera de Colombia impartió obligaciones especiales a la entidades vigiladas en relación con la reserva bancaria, indicando que es deber de los funcionarios de la entidades guardar reserva y discreción sobre los datos de sus clientes o sobre aquellos relacionados con la situación propia de la empresa, que conozcan en desarrollo de su profesión u oficio, recordando las consecuencias penales, laborales y administrativas que incurrirá el infractor por el incumplimiento a lo preceptuado.

Que mediante el numeral 4.1 del citado capítulo, la Superfinanciera solicita la adopción de mecanismos de control sobre el acceso a la información a fin de evitar la fuga de esta por parte de los funcionarios de las entidades vigiladas.

Que según lo dispuesto en el numeral 2.14 del capítulo décimo segundo del título primero de la citada circular básica jurídica, en concordancia con el artículo 15 de la Constitución Política, se considerará confidencial toda aquella información amparada por la reserva bancaria v.gr. número de cuenta, número de identificación personal, número de tarjeta física, información sobre depósitos o inversiones de cualquier tipo, créditos, saldos, cupos y movimientos de cuenta. Así mismo, dispuso que las entidades podrán clasificar como confidencial otro tipo de información.

Que las entidades vigiladas deben observar las instrucciones proferidas por la Superintendencia Financiera de Colombia. En desarrollo de lo dispuesto en los artículos 102 a 107 del estatuto orgánico del sistema financiero, ha impartido en materia de administración del riesgo de lavado de activos y de la financiación del terrorismo, Sarlaft. En efecto, el título primero, capítulo décimo primero de la circular básica jurídica (Circular Externa 7/96), contiene los criterios mínimos que ellas deben observar en la adopción del Sarlaft, entre los cuales prevé que para efectos del conocimiento del cliente resulta indispensable que se adopten mecanismos que permitan su identificación.

Que el capítulo XI del título primero de la Circular Básica Jurídica 7 de 1996, dispone:

4.2.2.1.1. Conocimiento del cliente.

El Sarlaft debe contar con procedimientos para obtener un conocimiento efectivo, eficiente y oportuno de todos los clientes actuales y potenciales, así como para verificar la información y los soportes de la misma. El conocimiento del cliente implica conocer de manera permanente y actualizada, cuando menos, los siguientes datos:

a) Identificación. Supone el conocimiento y verificación de los datos exigidos en el formulario que permiten individualizar plenamente la persona natural o jurídica que se pretende vincular.

(...).

4.2.2. Procedimientos.

Las entidades deben establecer los procedimientos aplicables para la adecuada implementación y funcionamiento de los elementos y las etapas del Sarlaft.

Los procedimientos que en esta materia adopten las entidades deben cumplir, como mínimo, con los siguientes requisitos:

(...).

g) Prever procesos para llevar a cabo un efectivo, eficiente y oportuno conocimiento de los clientes actuales y potenciales, así como la verificación de la información suministrada y sus correspondientes soportes, atendiendo como mínimo los requisitos establecidos en el presente instructivo.

Que conforme al Concepto 2010007753-001 de fecha 22 de febrero de 2010 emitido por la Superintendencia Financiera de Colombia, cada entidad vigilada goza de plena autonomía y libertad para adoptar los mecanismos de seguridad que, a su juicio y por virtud del profesionalismo y conocimiento de los riesgos que comporta la actividad que le es característica, estime suficientes pata minimizar la ocurrencia de situaciones que afecten el normal desarrollo de sus operaciones o los intereses de sus clientes y usuarios.

Que en virtud de la Circular Externa 52 de 2007, la Superintendencia Financiera de Colombia estableció una serie de medidas encaminadas a fortalecer la seguridad y la calidad en el manejo de la información de los clientes y usuarios de las entidades vigiladas, bien sea que acudan directamente a las oficinas, a cualquiera de los medios (tarjetas débito y crédito) o de los canales (cajeros automáticos, receptores de cheques, receptores de dinero en efectivo, datáfonos, sistemas de audio respuesta, IVR, centros de atención telefónica —Call center, contac center— sistemas de acceso remoto para clientes, Internet y dispositivos móviles) a través de los cuales estas prestan sus servicios.

Que conforme a la Circular Externa 41 de 2007, también expedida por la Superintendencia Financiera de Colombia, las entidades por ella vigiladas deben llevar un registro de sus eventos de riesgo operativo, con el propósito de identificar, prevenir, mitigar y corregir las causas que los produzcan. Lo anterior constituye un avance en materia de administración y control de los riesgos operativos de estas entidades.

Que teniendo en cuenta la naturaleza jurídica de la entidad, como Empresa Industrial y Comercial del Estado de carácter financiero del orden nacional, organizada como establecimiento de crédito, de naturaleza especial, vinculada al Ministerio de Defensa Nacional y vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia, se repite, se debe dar cumplimiento a las disposiciones proferidas por el citado ente de control.

Que el artículo 83 de la Ley 190 de 1995, “por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la administración pública y se fijan disposiciones”, con el fin de facilitar las relaciones entre el Estado y los ciudadanos y erradicar la corrupción administrativa, facultó al Gobierno por el término de 6 meses para expedir normas con fuerza de ley para suprimir o reformar regulaciones procedimientos o trámites innecesarios, existentes en la administración pública.

Que en virtud de la citada ley, se profirió el Decreto 2150 de 1995, estableciendo en su artículo 32 la creación de ventanilla únicas, para la recepción de documentos, solicitudes y atender requerimientos, debiendo los despachos públicos disponer de oficinas o ventanillas únicas en donde se realice la totalidad de la actuación administrativa que implique la presencia del ciudadano.

Que con base en la necesidad de facilitar y fortalecer el servicio que brinda Caprovimpo a sus afiliados y de optimizar los siete (7) modelos de atención implementados para solución de vivienda y manejo y administración de cesantías, con gran éxito se ha desarrollado el proceso de desconcentración del servicio, contando en la actualidad, a parte de las instalaciones de la sede principal en la ciudad de Bogotá, con seis (6) puntos de atención a nivel nacional, ubicados en las principales ciudades del país, además de contar, con un punto alterno de continuidad del servicio en la ciudad de Bogotá.

Que en virtud de la Resolución 318 de 2008 se reglamentó la identificación, conocimiento y actualización de la información del afiliado, modificada mediante la Resolución 379 de 2009.

Que de acuerdo con el análisis jurídico pertinente, y con el fin de proteger y salvaguardar los recursos de los afiliados y de la entidad, evitar suplantaciones y fraudes, en contra de los mismos, se determinó que se hace necesario, conveniente y procedente, crear mecanismos tendientes a controlar los trámites para solución de vivienda y devolución de aportes descritos en el formulario único de pago, adelantados ante la Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía.

Que el gerente general está facultado para expedir los actos administrativos y adoptar los reglamentos necesarios para el eficiente desarrollo y cumplimiento de las actividades de la entidad, de conformidad con el numeral 1º y 13 del artículo 10 del Decreto-Ley 353 de 1994, modificado por la Ley 973 de 2005, en concordancia con el Acuerdo 8 de 2008, por el cual se adoptó el estatuto interno de la Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía.

Que en este orden de ideas, se hace necesario adoptar políticas y directrices para la recepción de trámites de pago y devolución de aportes, reconocimiento y pago de subsidios de vivienda, retiro parcial y definitivo de cesantías, trámites descritos en el formulario único de pago de Caprovimpo.

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ART. 1º—Identificación biométrica. Para adelantar un trámite de pago y devolución de aportes, reconocimiento y pago de subsidios de vivienda, retiro parcial y definitivo de cesantías ante la Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía, el afiliado o beneficiario debe estar debidamente identificado biométicamente(sic) en el sistema de información implementado para el efecto.

ART. 2º—Recepción de trámites de forma personalizada. La recepción de documentos de trámite para pago y devolución de aportes, reconocimiento y pago de subsidios de vivienda, retiro parcial y definitivo de cesantías descritos en el formulario único de pago ante la Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía, deberá adelantarse de forma personalizada en las instalaciones de la sede principal de Caprovimpo o en los puntos de atención a nivel nacional directamente por parte del afiliado o beneficiario, con el fin de verificar y validar la identificación biométrica, salvaguardar los recursos de los afiliados y evitar suplantaciones y fraudes, en concordancia con la parte motiva. Con excepción del personal secuestrado por un grupo armando al margen de la ley, privado de la libertad y residenciado por fuera del país.

ART. 3º—Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las demás disposiciones que le sean contrarias.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 10 de enero de 2012.