Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales

RESOLUCIÓN 6004 DE 2018

(Agosto 2)

“Por la cual se establecen los documentos del Modelo Integrado de Planeación y Gestión en la UAE Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN)“.

El Director General de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, 

en uso de sus facultades legales, en especial las que le confieren el numeral 22 del artículo 6º del Decreto 4048 de 2008,

CONSIDERANDO:

Que el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015, por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2014-2018 “Todos por un nuevo país”, integró en un solo sistema de gestión los sistemas de desarrollo administrativo y de gestión de la calidad, previstos en las leyes 489 de 1998 y 872 de 2003, respectivamente, el cual deberá articularse con el sistema de control interno consagrado en la Ley 87 de 1993 y en los artículos 27 al 29 de la Ley 489 de 1998.

Que mediante el Decreto 1083 de 2015, Único Reglamentario del Sector Función Pública, modificado por el 1499 de 2017, se actualizó el modelo integrado de planeación y gestión del que trata el título 22 de la parte 2 del libro 2 del mencionado decreto.

Que en la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN, según lo dispuesto en el numeral 22 del artículo 6º del Decreto 4048 de 2008 que modifica la estructura orgánica interna, le corresponde a la dirección general, impartir instrucciones de carácter general sobre aspectos referentes a la planeación, dirección, organización, supervisión, control, información y comunicación institucional.

Que mediante Resolución 29 del 9 de mayo de 2018 se adopta el modelo integrado de planeación y gestión (MIPG), se reglamentan las disposiciones relativas al Sistema Institucional de Control Interno y se crea un Comité en el Nivel Local de la UAE Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN.

Que, en cumplimiento de las disposiciones legales enunciadas, se hace necesario establecer los documentos que permitan mantener y controlar la información documentada en la UAE Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN.

Que en cumplimiento de lo dispuesto en el numeral 8º de la Ley 1437 de 2011, el proyecto fue publicado en el sitio web de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN, del 3 al 9 de abril de 2018 para comentarios del público en general.

Con fundamento en las anteriores consideraciones,

RESUELVE:

ART. 1º—Ámbito de aplicación. La presente resolución establece los documentos del Modelo Integrado de Planeación y Gestión MIPG, que facilitan la ejecución de los procesos en la UAE Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN.

ART. 2º—Tipos de documentos del modelo integrado de planeación y gestión MIPG. Los documentos del Modelo Integrado de Planeación y Gestión se tipifican según su origen, así:

1. Documentos externos: Son los emitidos por entes externos públicos o privados y que son utilizados para la ejecución de los procesos de la UAE Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).

2. Documentos internos: Son aquellos documentos emitidos por la UAE Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, que son utilizados para la ejecución de sus procesos.

ART. 3ºClasificación de los documentos internos del modelo integrado de planeación y gestión MIPG. los documentos internos del Modelo Integrado de Planeación y Gestión se clasifican así:

1. Código: Documento mediante el cual la alta dirección establece lineamientos, directrices, políticas y pautas sobre un tema específico, tienen su origen en disposiciones legales o normas técnicas que se utilicen en el desarrollo de sistemas de gestión o se requieran para acreditación.

En esta categoría se encuentra el Código de Ética y de Buen Gobierno que es el documento que establece políticas, valores éticos y pautas de comportamiento de los servidores públicos de la Entidad.

La competencia para la aprobación de este documento corresponde a la dependencia que las disposiciones legales ordenen o al director general.

2. Manual: Documento que contiene en forma explícita, ordenada y sistemática información sobre objetivos, políticas, atribuciones, organización y procedimientos de la entidad, el cual tiene su origen en disposiciones legales o normas técnicas que se utilicen en el desarrollo de sistemas de gestión o se requieran para acreditación o para la implementación de buenas prácticas internacionales.

La competencia para la aprobación de este documento corresponde al director general cuando las disposiciones legales lo ordenen, o al director de gestión o jefe de oficina responsable del proceso(s).

3. Manual de usuario: Documento que describe la forma de utilización de sistemas de información o herramientas tecnológicas.

La competencia para la aprobación de este documento corresponde al director de gestión o subdirector de gestión o jefe de oficina responsable del sistema de información o de las herramientas tecnológicas.

4. Caracterización de procesos: Documento que identifica los aspectos fundamentales de un proceso y sus principales características e interrelaciones, con el fin de facilitar su entendimiento, gestión y control. Los procesos están integrados por varios procedimientos.

La competencia para la aprobación de este documento corresponde al director general o director de gestión y/o jefe de oficina responsable del proceso.

5. Procedimiento: Documento que describe las actividades secuenciales o complementarias, necesarias para cumplir un objetivo y obtener un resultado a partir de unas entradas específicas.

La competencia para la aprobación de este documento corresponde al director de gestión o jefe de oficina y/o defensor del contribuyente y del usuario aduanero responsable del proceso.

6. Instructivo: Documento en el cual se enuncian los pasos secuenciales de cómo realizar una o varias actividades descritas en un procedimiento, con el fin de detallarlas. En ningún caso, este documento modifica o adiciona un procedimiento.

La competencia para la aprobación de este documento corresponde al director de gestión o jefe de oficina o subdirector de gestión y/o defensor del contribuyente y del usuario aduanero según corresponda.

7. Formato: Documento que tiene como objetivo estandarizar la presentación o contenido de información de acuerdo con la forma y las características técnicas previamente definidas; son utilizados para registrar información requerida o generada por los procesos y deben estar asociados a una o varias actividades descritas en uno o más procedimientos. Debe incluir las instrucciones de diligenciamiento.

La competencia para la aprobación de este documento corresponde al director de gestión o jefe de oficina o subdirector de gestión o defensor del contribuyente y del usuario aduanero según corresponda.

8. Formulario: Es el formato para que los contribuyentes o responsables, agentes de retención y usuarios en general presenten las declaraciones y paguen los impuestos en cumplimiento de las obligaciones tributarias, aduaneras o cambiarias. Debe incluir las instrucciones de diligenciamiento y si es del caso, incluir cartilla.

La competencia para la aprobación de este documento corresponde al director general.

9. Cartilla: Documento que contiene orientaciones pedagógicas y/o metodológicas sobre el adecuado uso de los formularios o sobre temas relacionados con la ejecución de un proceso o procedimiento.

La competencia para la aprobación de este documento corresponde al director de gestión o jefe de oficina o subdirector de gestión o defensor del contribuyente y del usuario aduanero.

10. Otros documentos: Se podrán elaborar otros documentos que sean requeridos por disposiciones legales, por normas técnicas que se utilicen en el desarrollo de sistemas de gestión o que se requieran para obtener una acreditación o para la implementación de buenas prácticas internacionales.

La competencia para la aprobación de este documento se debe realizar según lo ordenado en las disposiciones legales, en caso de no estar establecida corresponde al director general o director de gestión o jefe de oficina responsable del proceso.

ART. 4º—Responsabilidades generales para la elaboración y administración de los documentos del modelo integrado de planeación y gestión (MIPG). La elaboración, modificación, inactivación, administración y control de los documentos del modelo integrado de planeación y gestión (MIPG) se debe realizar en cumplimiento del procedimiento establecido para el efecto por la dirección de gestión organizacional.

Los directores de gestión, jefes de oficina, subdirectores de gestión y defensor del contribuyente y del usuario aduanero, responsables de procesos y/o procedimientos deben garantizar la permanente revisión y actualización de los documentos, de acuerdo con las necesidades de la entidad y los requisitos legales, reglamentarios y normativos que le apliquen. Adicionalmente, deben realizar la divulgación correcta y oportuna de los documentos.

La responsabilidad sobre el contenido de la información en los documentos, así como los requisitos que se establezcan en estos, estará a cargo de quien apruebe cada documento.

Los directores de gestión, jefes de oficina, subdirectores de gestión y defensor del contribuyente y del usuario aduanero no deben definir procedimientos mediante memorando, circular u otro documento distinto a los establecidos en el artículo 3° de la presente resolución.

ART. 5º—Publicación de los documentos del modelo integrado de planeación y gestión MIPG. Los documentos del modelo integrado de planeación y gestión (MIPG) debidamente aprobados, deben ser publicados en la página de intranet en el listado maestro de documentos, el cual será administrado, actualizado y controlado por la coordinación de organización y gestión de calidad o quien haga sus veces.

La publicación en la página web de la entidad, se realiza cuando sea requerida, de acuerdo con las disposiciones legales.

Los documentos internos, definidos en el artículo 3° de la presente resolución, para ser utilizados en la ejecución de los procesos y/o procedimientos de la entidad, deben cumplir con el requisito de publicación, y son obligatorios a partir de la fecha de publicación.

ART. 6º—Publicar de conformidad con el artículo 65 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.

ART. 7º—Vigencia y derogatorias. La presente resolución rige a partir de su publicación y deroga la Resolución número 159 de 2012, Resolución 285 de 2013, Resolución 116 de 2014, Resolución 20 de 2016 y las demás que le sean contrarias.

Publíquese y cúmplase.

Dada en Bogotá, D.C., a 2 de agosto de 2018.